Weick (1995) menar att sensemaking-processen består av sju nödvändiga principer som framträder under händelsen för att skapa mening. Varje beståndsdel utgör en viktig faktor inom sensemaking och tillsammans blir de processer som skapar mening för individen. De sju principerna är följande:
identitetsskapande, retrospektivt, agerande utifrån miljö, sociala processen, pågående process,
uthämtning av ledtrådar och drivet av sannolikhet snarare än noggrannhet. Kommande rubriker ger en förklaring på de sju principerna.
17
3.4.1 Sensemaking grundad i identitetsskapande
Enligt Weick (1995) har faktorer som format våra liv och vilka vi är, influerat till hur vi ser på världen. Sensemaking-processen börjar hos individen själv och hur vi uppfattar oss själva. Det gör i sin tur att det kan påverka hur andra individer ser oss, genom att antingen stabilisera eller destabilisera oss (Weick et al., 2005). Sensemaking och identitet är relaterade då identiteten omdefinieras konstant genom upplevelser och kontakter som man har gentemot andra individer (Jean et al., 2010). Det kan till exempel vara händelser inom arbete, skola, med vänner och familj som påverkar hur vi ser på olika situationer och vilket identitet individen väljer är lämpligast i kontexten. Valet som individen bestämmer har en avgörande roll i dess handlingssätt. Individens identitet kan ifrågasättas vid obekanta situationer vilket leder till att individen försöker att skapa mening och stimulans genom att skapa en historia som ökar deras känslor av självkänsla och självförtroende (Weick et al., 2005).
Individens självuppfattning och personliga identiteter formas även delvis av hur de tror att andra ser på organisationen som de arbetar för (Dutton & Dukerich, 1991 refererat i Weick, 1995). Det gör att individer motiveras av att bevara en positiv organisationsbild och förbättra en negativ anknytning genom deras handlingar. Ett exempel på en sådan situation är exempelvis då en medarbetare arbetar för en restaurang som har fått ett dåligt rykte. I det fallet kommer individen att försöka förbättra restaurangens bild genom deras handlingssätt gentemot egna kontakter och framtida gäster. Enligt Weick (1995) är hotbilden mot restaurangen (om någon inte gillar platsen) som påverkar individens syn på vad som finns där ute och dess betydelse mot ens egna identitet.
3.4.2 Retrospektiv process
Sensemaking är en retrospektiv process då individer efter händelser inträffar skapar förståelse eller förbinder en viss tolkning till en händelse (Kramer et al., 2016; Weick, 1995). Retrospektiva
processen med sensemaking grundar sig i att individer först vet vad som har skett efter de har agerat (Weick, 1995). Vilket Weick (1995) menar att individer inte kan skapa mening till en händelse som inte har inträffat ännu då individen inte kan veta i förväg utfallet av en handling. Weick (1995) beskriver även att individer förlitar sig på tidigare upplevelser för att tolka och skapa en ökad förståelse över nuvarande situationer. För att skapa sensemaking i en situation måste individen jämföra det med en familjär händelse från sitt förflutna och förlita sig på det för att få förståelse för det nya. Brown och Jones (1998 refererat i Jean et al., 2010) menar på att den retrospektiva karaktären inom sensemaking kan ha en stor inverkan vid misslyckande eller vid katastrofala händelser. Individer bygger sin förståelse av organisatoriska händelser genom att utelämna information för att inte förstöra sin självkänsla och kontroll. Förklaringar till misslyckanden görs efter händelsen då individen
försöker förstå vilka betydelser och möjligheter som finns för dem och på så sätt skapa mening till de nya upplevelserna (Brown och Jones 1998 refererat i Jean et al., 2010).
18
3.4.3 Individens agerande i miljöer
Weick (1995) menar på att människan inte kan kontrollera situationen som individen befinner sig i men att individen alltid har valmöjligheter för sitt agerande. Sensemaking-processen påverkas av hur individen agerar i olika sammanhang. Även genom att människor interagerar i samhällen hjälper det dem att förstå, kontrollera oförutsedda händelser och minska komplexiteten i situationer (Weick, 1995). Sensemaking inom miljöer handlar om att hitta mening i de olika utfallen som utspelas i en situation och som baseras på individen agerande. Jean et al. (2010) menar på att tidigare erfarenheter kan även avgöra vilket agerande individen väljer då de har sett det som “rätt” eller “fel” i en liknande situation. En sådan situation i relation till studiens forskningsområde kan exempelvis vara om en gäst är otrevlig mot medarbetaren. I det fallet kan individen reagera negativt utåt eller utifrån sina tidigare erfarenheter avgöra att ignorera och försöka förbättra händelsen i stället. I det fallet leder situationen till olika utfall beroende på individens agerande.
3.4.4 Sociala processen
I Weicks (1995) teori framgår det att interaktioner med andra individer är kopplat till individens sensemaking. Weick (1995) hävdar att organisationer är ett socialt nätverk och kännetecknas i en hög grad av delande meningar, gemensamt språk och av en social interaktion som leder till känslor, tankar och beteende påverkas av andra individer och vem interaktionen sker med. Sociala egenskaper och sensemaking är beroende av interaktioner oavsett om det är fysiskt närvarande eller inte (Jean et al., 2010). Sensemaking är en social process och förknippas med kommunikation och hur individer gemensamt skapar förståelse för sina upplevelser inom en organisation (Weick, 1995 refererat i Kramer et al., 2016). Organisationens regler, rutiner, språk och symboler har en påverkan på individens sensemaking och respektive aktiviteter som exempelvis rutiner gör att individen inom organisationen tillhandahåller ett lämpligt beteende. Om dessa rutiner byts eller inte längre existerar finns det risk att individen går tillbaka till sitt eget förnuftiga sätt att utgå ifrån. Det kan eventuellt skilja sig åt från organisationens värderingar (Jean et al., 2010).
3.4.5 Sensemaking är en pågående process
Sensemaking sker oavbrutet och löpande då individer frekvent blir utsatta för nya erfarenheter och behöver skapa mening kring dessa (Weick, 1995 refererat i Jean et al., 2010). Weick (1995) menar att sensemaking är en process som är pågående då individen befinner sig i en fortlöpande
förändringsprocess. Sensemaking är en pågående rutin och det är först när rutinen bryts som det leder det till att processen noteras och sensemaking uppstår (Weick, 1995). Sensemaking flöden är
konstanta enligt Weick (1995) och skapar en motsägelsefullhet genom att processen framkallas av oklarheter och chock. Det hävdas dock att individer förstår vad som händer runt omkring en hela tiden
19
och kan förstå den befintliga situationen genom ledtrådar och isolerade händelser (Weick et al., 2005 refererat i Jean et al., 2010). Vid det tillfället menar Weick (1995) att om en liknande situation uppstår kan individen använda sina tidigare känslor till liknande situation och relatera till det.
3.4.6 Uthämtning av ledtrådar för att stödja tolkning
Sensemaking berör fokusering på särskilda element och parallellt ignorerar andra element. Individen gör detta för att kunna stödja sin egen tolkning av en specifik händelse. Då sensemaking är
retrospektiv gör det att tidigare erfarenheter som inkluderar bestämmelser eller regler leder till att dessa aspekter bestämmer vilka ledtrådar individen kommer extrahera för att skapa mening kring situationen (Jean et al., 2010). Sensemaking fokuserar därmed på och av extraherade ledtrådar som gör att individen skapar generaliseringar kring upplevelsen då individen fokuserar på en viss
information som framställs och inte all information (Weick, 1995; Kramer et al., 2016). Det görs för att gynna deras tolkning av vad som har skett.
3.4.7 Driven av sannolikhet snarare än noggrannhet
Sensemaking-processen handlar inte om att hitta noggrannheten i ett agerande utan att agera utifrån det som anses vara sannolikt och rimligt. Kramer et al. (2016) menar på att agerandet i en händelse måste vara rimlig men behöver inte uppfylla sanningen för att accepteras. Vad som är rimligt och sannolikt kan variera mellan individer beroende på tidigare erfarenheter. Weick (1995) menar på att processen av att en individ väljer sannolikhet snarare än noggrannhet är då det finns en begränsad tid på att utvärdera tolkningar och valmöjligheter i en situation. Kramer et al. (2016) menar att drivet av att vi väljer sannolikt före noggrannhet beror på att individen inte förlitar sig på sanningen i deras uppfattningar. Individen letar efter faktorer som gör att valet verkar trovärdigt.