Slutsatser och förslag

Sammanfattningsvis visar resultaten av kartläggningen att medicinska fakultetens administ-ration och organisation är mångfacetterad och komplex, med betydande otydligheter på flera nivåer. Effektivisering och optimering kräver att fakultetsledningen tar ett helhetsgrepp på problematiken. Det är nödvändigt att identifiera och beskriva de administrativa processerna genom hela fakultetsorganisationen och vi rekommenderar att processägarskapet för per-sonaladministration, ekonomiadministration, utbildningsadministration och administrativ service definieras och fastställs. I nuläget är det således inte möjligt att rekommendera neddragning i termer av antal befattningar. Det är mer komplicerat än så, men de åtgärder vi föreslår kommer sannolikt att leda till besparingar och effektivitetsökning. Eftersom många

28 administrativa befattningshavare har många olika slags arbetsuppgifter bör arbetet med att

tydliggöra varje befattningshavares tyngdpunkt omgående påbörjas, särskilt mot bakgrund av åldersstrukturen bland fakultetens administrativa personal. Alla administrativa befattningar som blir vakanta måste således omprövas och värderas innan eventuell tillsättning av ny personal görs. Det krävs en betydligt högre grad av samordning och översyn av fakultetens administrativa arbete och resursanvändning, vilket förutsätter tydligt processägarskap genom hela fakultetsorganisationen under kvalificerat administrativt ledarskap med väl definierat ansvar och beslutsbefogenheter. Resultaten visar också att det finns gråzoner mellan den administrativa och den akademiska delen av fakultetsorganisationen. Det är en utmaning att eliminera dessa gråzoner och våra förslag innebär dessutom att den akademiska delen av organisationens inflytande över de administrativa processerna minskas till förmån för det administrativa ledarskapet. Utredningen visar således på behovet av att klargöra gränssnittet mellan den akademiska och den administrativa delen av organisationen genom att identifiera och optimera de administrativa processerna. Vidare har vi kommit fram till en prioriterings-ordning mellan och karaktäristik av utvecklingsbehoven inom de olika delprocesserna:

Den ekonomiadministrativa processen har högsta prioritet för genomgång och åtgärder.

Fakultetens ekonomiadministration karaktäriseras av hög detaljeringsgrad och komplexa tilldelningsmodeller. Processen är splittrad, bl a genom att de ekonomer som hanterar ekonomin för utbildning på grund- och avancerad nivå inte tillhör fakultetskansliets

ekonomiavdelning. Vidare är ekonomiprocessen inte enhetlig genom fakultetsorganisationen eftersom den största institutionen inte genomfört den förändring av

kostnadsställeindelningen som föreskrevs i Medfak 2005.

Den utbildningsadministrativa processen för utbildning på grund- och avancerad nivå har också högsta prioritet för genomgång och åtgärder. Här råder betydande otydligheter och sannolikt är denna process inte optimalt effektiv. Fakultetsledningen bör allvarligt överväga om den nuvarande organisationen av utbildningsadministrationen är den bästa, eller om det kan finnas andra alternativ utan att fördenskull gå ifrån grundtanken med en nämndsstyrd utbildningsorganisation skiljd från institutionsorganisationen. Den förändring som krävs bör snarare innebära centralisering än decentralisering. För ett bättre resursutnyttjande vid arbetstoppar bör möjligheten att organisatoriskt föra alla utbildningsadministratörer till Fakultetskansliets Utbildningsavdelning övervägas, dvs även de som idag finns inom institutionsorganisationen. I nuvarande organisation av utbildningsadministrationen råder dock ett märkligt förhållande mellan nämnderna och fakultetskansliets Utbildningsavdelning eftersom det är nämnderna som styr dimensionering och budget för den administrativa service som ges på fakultetsnivå. Om denna organisationsform fortsatt ska gälla bör därför fakultetsstyrelsen redan i sitt budgetbeslut tilldela Fakultetskansliet medel för den

utbildningsadministrativa service som ska ges av Utbildningsavdelningen. Först med ett sådant förfaringssätt kan kanslichefen fungera som processägare för den utbildnings-administrativa processen för utbildning på grund- och avancerad nivå, vilket är nödvändigt om verksamheten fortsatt ska ingå i Fakultetskansliet. Ett annat alternativ är att överväga att genomföra en organisation av den utbildningsadministrativa processen baserad på det förslag om s k utbildningsadministrativ nod som framfördes i Medfak 2005 men aldrig

effektuerades. I en sådan organisation skulle merparten av den utbildningsadministrativa service som idag tillhandahålls av Fakultetskansliet istället underställas nämndsorgani-sationen. Det ska dock poängteras att såväl de ekonomer som hanterar GU-ekonomin som en väl avvägd resurs för ledningsstöd i utbildningsfrågor bör tillhöra Fakultetskansliet. Oavsett vilket av alternativen man väljer måste Utbildningschefens roll klargöras.

Den utbildningsadministrativa processen för utbildning på forskarnivå förefaller däremot fungera tillfredsställande och har i dagsläget lägre prioritet för genomgång. I det fall GU-delen av den utbildningsadministrationen omorganiseras enligt alternativet som beskrivits ovan måste naturligtvis även FU-delens organisatoriska tillhörighet övervägas.

29 Även den personaladministrativa processen har lägre prioritet för genomgång, men vi vill poängtera att dess effektivitet – mot bakgrund av de stora personalomställningar som blir nödvändiga med tanke på fakultetens allvarliga ekonomiska situation - är ytterst viktig för fakulteten under de närmaste åren. De förändringar som kartläggningen indikerar behov av rör decentralisering och förenkling av en del administrativa rutiner.

Den administrativa processen för övrig service är komplex och bör också gås igenom, dock med prioritetsnivå två. Den största utmaningen härvidlag är att konstruktivt kritiskt granska olika befattningars innehåll; kartläggningen visar att särskilt

forskningsadministratörer har en splittrad arbetssituation. Arbetet med att ge varje befattning en tydlig tyngdpunkt bör påbörjas snarast; särskilt i samband med nytillsättningar bör sådana aspekter uppmärksammas och leda till förändringar.

Avslutningsvis föreslår vi att:

ƒ fakultetsledningen definierar ett uppdrag för fakultetskansliet och dess olika funktioner, att fastställas av fakultetsstyrelsen. Kanslichefen ges det

övergripande tillsynsansvaret för de administrativa processerna i hela fakultetsorganisationen.

ƒ fakultetsledningen ger kanslichefen i uppdrag att leda arbetet med att ta fram en strategi för fakultetens bemanning med administrativ personal, på kort och lång sikt.

ƒ fakultetsledningen tydliggör den administrativa organisationens ansvar för utredning och beredning av olika frågor och handläggning av ärenden i förhållande till den akademiska organisationens ansvar.

ƒ beakta och vidta åtgärder för att eliminera problematiken med gråzoner mellan den administrativa och akademiska organisationen.

ƒ kanslichefen förtydligar, formaliserar och utvecklar Fakultetskansliets interna organisation och samarbete.

ƒ kanslichefen bereder och förelägger fakultetsledningen ett förslag angående vilka administrativa processer som skall prioriteras för genomgång.

Processgenomgångarna leds och samordnas av kanslichefen som ges det övergripande funktions- och tillsynsansvaret för de administrativa processerna.

Berörd personal inom fakultetskansliet deltar aktivt i processgenomgångarna och ger instruktioner till hur olika processer skall hanteras genom hela organi-sationen.

ƒ ett nytt ansvar för de olika administrativa processerna genom hela fakultetsor-ganisationen, s k processägarskap, införs. Processägarskapet kan organiseras på olika sätt, där det framförallt är viktigt att tydligt definiera gränssnittet för ansvarsfördelningen mellan fakultetskansliet och institutionsorganisationen. Ett första, nödvändigt steg är att tydliggöra processen som sådan; först därefter kan gränssnittet definieras och fastställas. Gränssnittet kan se olika ut för de olika administrativa processerna och det kan också förändras över tid.

ƒ vid genomgång av de administrativa processerna särskilt beakta de akademiska beslutens påverkan på ärendehantering och möjligheter till förenkling, t ex genom användande av schabloner och minskad grad av tilldelning efter särskilda beslut.

ƒ tid som efter effektivisering av de administrativa processerna kan frigöras på fakultetskansliet istället läggs på proaktivt processägarskap och controlling.

ƒ benämningar för administrativa befattningar fortsätter att standardiseras och att det upprättas generella befattningsbeskrivningar som i grova drag reglerar befattningarna.

ƒ samtliga institutioner organiseras med ett institutionskansli med en administrativ chef med såväl ledarskapskompetens som kompetens inom något administrativt huvudområde, underställd prefekten. Den administrative chefen är chef över all

30 administrativ personal inom institutionen, samtidigt som forskar-/

utbildnings-gruppernas behov av administrativ service tillgodoses på ett effektivt sätt.

ƒ ekonomi- och personaladministrativa rutiner även fortsättningsvis hanteras av personal som är samlokaliserade till institutionskanslier och att denna

uppdelning omgående genomförs inom samtliga institutioner.

De åtgärder som prioriteras högst bör genomföras inom ramen för ett tidsbegränsat,

etappindelat projekt, förslagsvis i en första etapp under perioden 2007-05-01 – 2007-12-31, med en akademisk företrädare för fakultetsledningen som projektägare och kanslichefen som projektledare. Vi föreslår att en styrgrupp bestående av personal från olika enheter inom fakulteten leder arbetet. Det kan också vara av värde att knyta en extern konsult till styr-gruppen. Styrgruppen tillsätter en projektgrupp med deltagare från Fakultetskansliet samt en referensgrupp från övriga delar av fakulteten. Avrapportering sker löpande till

fakultetsledning och –styrelse som inför 2008 föreslås ta ställning till genomförandet av ytterligare åtgärder, inom ramen för ytterligare etapper av projektet.

UPPDRAG

BILAGA 1

M:A214 1041/2006

1

2006-09-29

M e d i c i n s k a f a k u l t e t e n s k a n s l i D e k a n u s B o A h r é n

Effektivisering av Medicinska fakultetens organisation och administration

Universitetsledningen har från Medicinska fakulteten begärt in en åtgärdsplan för att komma i ekonomisk balans. En av de tre uppgifter fakulteten ålagts är att förändra intern struktur och organisation så att administrativa besparingar uppnås. Föreliggande uppdrag utgör en del av den handlingsplan

fakultetsledningen upprättat för att komma i ekonomisk balans. Målet för uppdraget är att ta fram ett beslutsunderlag för att reducera kostnaderna för fakultetens administrativa stödfunktioner med minst 10% samt att tydligt definiera ansvar och befogenheter inom fakultetsorganisationen. Den

grundläggande strategin ska vara samordning och hög kvalitet, samtidigt som ambitionsnivån sannolikt måste sänkas i en del avseenden.

Härmed uppdras åt prodekanus Susanne Iwarsson att med hjälp av en extern arbetsgrupp genomföra en kartläggning och analys av Medicinska fakultetens administrativa och organisatoriska roller och rutiner. Arbetet utgör en

fördjupning av den utredning som genomfördes under våren 2006.

Arbetsgruppen består av personalsamordnare Susann Bönnemark, Inst. för hälsa, vård och samhälle (visstidsanställd 50% av heltid under perioden 2006-10-01 – 11-30), bitr. sjukhusdirektör Lars Kristensson (inom ramen för samverkan mellan Medicinska fakulteten och Region Skåne) och enhetschef Kristina Olsson, KIA-konsult – Kvalitetsutveckling i administrationen (Lunds universitet). Eftersom Kristina Olsson inom kort avgår med pension knyts ytterligare en person från KIA-konsult till arbetsgruppen. Uppdraget ska genomföras i nära samverkan med kanslichef Magnus Lundin och utbildningschef Göran Thomé.

Uppdraget omfattar fakultetens centrala kansli, de sex institutionerna, Stamcellscentrum och grundutbildningsorganisationen. Uppdraget omfattar också att upprätta förslag till ett åtgärdsprogram, inklusive förslag till tidplan och resursbehov för dess genomförande. Utgångspunkten för arbetet är att Medicinska fakultetens samlade verksamhet kontinuerligt ska ha tillgång till kostnadseffektivt och professionellt administrativt stöd av högsta kvalitet.

Fakultetskansliets och kanslichefens roll ska utredas och definieras. Vidare ska särskild uppmärksamhet riktas mot administrativa roller och flöden inom och mellan institutionerna, grundutbildningsorganisationen och fakultetens centrala kansli, inklusive ekonomi. Dessutom ingår i uppdraget att se över de

organisatoriska nivåerna inom institutions- och

grundutbildningsorganisa-Postadress Box 117 Besöksadress St Algatan 4 Telefon dir 046-222 80 84, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 45 40 E-post bo.ahren@med.lu.se Internet http://www.med.lu.se

tionen, inklusive t ex delegationsordningar och kostnader för uppdragstillägg

2

och intrångsersättningar till lärare/forskare med ledningsuppdrag. Häri ingår att utreda parallelliteten mellan administration och organisatoriska funktioner som upprätthålls av lärare/forskare samt ta fram underlag för beslut om en tydlig beslutsordning för Medicinska fakulteten, i enlighet med universitetets nya delegationsordning.

Arbetsgruppen rapporterar muntligt och skriftligt till fakultetsledningen 2006-11-27.

Bo Ahrén, dekanus

Exp:

Bo Ahrén

Susanne Iwarsson

Susann Bönnemark

Kristina Olsson

Lars Kristensson

Magnus Lundin

Göran Thomé

P r o d e k a n u s , p r o f e s s o r S u s a n n e I w a r s s o n

1 1 BILAGA 2

Utredning av administrativa och organisatoriska roller:

Institutionsorganisationen enligt MedFak 2005

Sammanfattning

Syftet med föreliggande utredning är att kartlägga administrativa och organisatoriska roller inom fakulteten, med fokus på hur intentionerna i MedFak 2005 operationa-liserats i institutionernas interna organisation. Målet är att identifiera tillgångar och brister och att föreslå åtgärder för att komma till rätta med de problem som iden-tifieras. Utredningen omfattar inte GU-organisationen; den utreds f n av vicedekanus Bengt Jeppsson.

Under april månad har jag besökt prefekter och administrativa samordnare för fakultetens sex institutioner. Inför besöken bad jag om skriftligt underlag i form av organisationsskisser, delegationsbeslut, uppdragsbeskrivningar, mm, vilket inkom från samtliga institutioner. Under besöken (som tog 1-1 ½ timme i anspråk) diskuterade vi institutionens nuvarande organisatoriska struktur, rollfördelning mellan olika upp-dragsinnehavare och administrativ personal, identitetsfrågor, gränssnitten mellan insti-tutionsorganisationen och GU-organisationen samt mellan instiinsti-tutionsorganisationen och fakultetskansliet, mm. Under processens gång tog jag successivt med intrycken från tidigare besök till nästa och kunde därmed efterhand ställa alltmer specifika frå-gor. Inför den sammanfattande analysen och de därpå följande åtgärdsförslagen kon-sulterade jag miljöchef Elisabet Girov och Jonas Ahrberg vid universitetets intern-revision. Jag har också överlagt med vicedekanus Bengt Jeppsson i frågor där utred-ningen överlappar med GU-utredutred-ningen. Slutligen har denna sammanfattning revide-rats efter det att samtliga prefekter beretts möjlighet att kommentera och verifiera den.

Sammanfattningsvis konstaterar jag att samtliga prefekter och deras administrativa samordnare gjort betydande ansträngningar för att omsätta intentionerna från MedFak 2005 i den interna institutionsorganisationen. Resultatet är dock en mycket varierad bild, där alla sex institutionerna utvecklats olika. Fem av prefekterna leder sin ins-titution genom s k prefektstyre, medan en prefekt valt att inrätta insins-titutionsstyrelse.

Fem av sex institutioner har i hög grad centraliserat administrativa funktioner, medan den största institutionen valt att behålla en del administrativa resurser på sektions- eller avdelningsnivå.

I vilken grad intentionerna i MedFak 2005 kunnat fullföljas verkar dels beror på respektive institutions huvudsakliga inriktning, dels på dess storlek. Huvudintrycket är att samtliga prefekter är positiva till grundtankarna i MedFak 2005, men de uttrycker på olika sätt och i olika avseenden kritik mot att organisationen sjösatts utan att grundläggande krav på och förutsättningar för administrativa och organisatoriska roller klargjorts. Samtliga prefekter efterlyser tydliga riktlinjer, beslut och effektivt stöd för

Postadress Box 157, 221 00 Lund Besöksadress Baravägen 3 Telefon dir 046-222 19 40, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 19 34

2 att säkerställa att grundläggande krav på ekonomi-, personal- och arbetsmiljöansvar i

linjeorganisationen uppfylls.

Följande brister har identifierats:

• En av de roller framstår som odefinierade och oklara är sektionschefens.

Flertalet institutioner har skriftliga delegationsbeslut och/eller uppdragsbesk-rivningar för sektionschefer, men flera uttrycker betydande osäkerhet dels av-seende deras formella riktighet, dels avav-seende effektivt resursutnyttjande.

MedFak 2005 ger följaktligen otillräckliga riktlinjer för sektionschefens upp-drag i förhållande till forskargruppschefens. Vidare går uppfattningarna mellan de sex prefekterna isär avseende om sektionschefer ska ha uppdrags-tillägg eller ej, vilket resulterat i att man i nuläget tillämpar olika lösningar.

• Den del av den interna institutionsorganisationen enligt MedFak 2005 som uppenbarligen varit svårast att omsätta på ett tydligt och effektivt sätt i prakti-ken är sektionsnivån. Flera prefekter ställer sig också frågan: ”Behövs sektio-nerna – i så fall, vilken är deras roll?” Prefekterna för de största institutiosektio-nerna poängterar dock att de behöver en nivå mellan sig själva och forskargrupperna, annars blir ledningsuppdraget orimligt omfattande och krävande. Samtidigt konstaterar de att det är svårt att omsätta sektionsnivån i praktiken eftersom såväl ekonomi- som personalansvar enligt MedFak 2005 ligger på forskar-gruppsnivå. Följaktligen uppfattas sektionsnivån av flertalet som otydlig och/eller svårhanterlig, vilket bl a resulterat i att delegationsbeslut från prefekt till sektionschefer och forskargruppschefer formulerats på vitt skilda sätt. Flera av delegationsbesluten är i strid med såväl universitetsövergripande beslut som internrevisionens rekommendationer och ej optimala vad gäller arbetsmiljölagstiftningen. Vid en av institutionerna (den största) finns dessutom nivån ”avdelning” mellan sektion och forskargrupp. Intern-revisionen konstaterar att det förefaller som om flera av institutionerna är för stora för att kunna fungera effektivt med en så platt organisation som MedFak 2005 innebär.

• Merparten av prefekterna anser att det är en bra grundtanke att eftersträva överensstämmelse mellan fakultetens organisation och sjukhusorganisationen (enligt MedFak 2005 en anledning till att sektionsnivå infördes), men flera menar samtidigt att det viktigaste är att vara representerade i varandras beslu-tande organ – organisatorisk överensstämmelse på sektionsnivå är svår att uppnå och upplevs inte som nödvändig. Här finns det dock skillnader mellan prefekterna, eftersom andra poängterar att överensstämmelse mellan fakul-tetens och sjukvårdens organisation är helt nödvändig.

• Den andra rollen som är mycket otydlig för flertalet prefekter och administ-rativa samordnare är biträdande prefekt med GU-ansvar. Vid flera av institu-tionerna har uppdragsinnehavarna själva successivt försökt definiera sitt upp-drag, men denna process är inte slutförd. Det förefaller som om uppdraget bäst kunnat definieras vid de institutioner som har förhållandevis lite GU – där har biträdande prefekten en reell möjlighet att konkret samordna institu-tionens insatser inom ramen för sitt uppdrag. Vid de största, mest GU-intensiva institutionerna förefaller det mycket svårt/omöjligt för biträdande prefekten för GU att hantera ett så omfattande uppdrag. Flera prefekter poängterar att det p g a otydligheterna kring uppdraget för biträdande prefekt för GU f n utförs mycket ”dubbelarbete” inom institutions- och nämndsorga-nisation.

• Ett annat problemområde är dimensionering och rollfördelning av administ-rativa resurser på institutions- respektive fakultetsnivå, där flera administadminist-rativa

3 samordnare poängterar att den nya GU-organisationen kräver orimligt mycket

administrativa resurser, särskilt för ekonomihanteringen.

• Man är i grunden positiv till den nya k-ställestrukturen och de förbättrade möjligheter till uppföljning den medför, men flera institutionsledningar understryker att den inte är optimal i förhållande till verksamhetens krav.

Flertalet prefekter och deras administrativa samordnare poängterar att mäng-den k-ställen ökat mäng-den administrativa bördan på institutionen. Enligt internrevisionen är det i strid med centrala universitetsbeslut att delegera eko-nomiska beslutsbefogenheter vidare från prefekt till forskargruppschef.

• Vidare efterlyser ett par av prefekterna tydliggörande av prefektens befogen-heter att ingripa i de fall forskargruppschefer inte lyckas hålla sin budget. Det är sannolikt nödvändigt att fakultetsledningen följer upp hur och i vilken mån budgetbeslut omsätts i praktiken; ett exempel som lyfts upp under utred-ningens gång är årets neddragning av finansieringen av lärarlönerna till 76%.

• En helt annan organisatorisk aspekt rör identitet, där intrycket av fakulteten i sin helhet, med institutionerna och dess undernivåer, GU-programmen, programområdena och flera enheter direkt underställda fakultetsstyrelsen är mycket splittrat. Flera prefekter påpekar att det fakultetsstyrelsebeslut som fastställde institutionsbenämningar på svenska och engelska endast delvis efterföljts. Vidare är floran av beteckningar av undernivåer inom institu-tionerna mycket varierad. Ett viktigt påpekande som framförts är att splitt-ringen också leder till allvarliga problem i samband med bibliometriska mät-ningar. Samtliga prefekter menar att identitetsfrågan är viktig, men meningar-na går något isär vad gäller nödvändigheten av likriktning inom fakulteten.

• Flertalet prefekter och administrativa samordnare anser att kommunikationen med fakultetskansliet fungerar tillfredsställande. Samtidigt framför majorite-ten konstruktiv kritik avseende fakultetskansliets förutsättningar att stödja verksamheten på det sätt man har behov av, brist på tydlighet, kvalitet och effektivitet. Flera prefekter och administrativa samordnare efterlyser därför åtgärder för att effektivisera fakultetskansliet.

Min slutsats av utredningen är att det är nödvändigt att upprätta en handlingsplan för att åtgärda de brister som identifierats. Åtgärderna bör samordnas med de åtgärder som blir aktuella med anledning av utredningarna av GU-organisationen och av fakul-tetens ekonomi.

Lund 2006-05-05

Susanne Iwarsson Prodekanus

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

BILAGA 3

INTERN STYRNING OCH KONTROLL:

INFÖRANDE AV BESLUTSORDNING FÖR MEDICINSKA FAKULTETEN

2007-01-01 – 2007-06-30

1

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

FÖRORD

Universitetsstyrelsen har uppdragit åt Medicinska fakulteten att bl a vidta och redovisa åtgärder för att förändra den interna strukturen inom institutionerna och att redovisa hur fakultetens administrativa organisation, på olika nivåer, totalt skall kunna minskas för att uppnå besparingar.

En grundläggande och nödvändig åtgärd är att förbättra intern styrning och kontroll och ett led i detta arbete är att ta fram och besluta om en beslutsordning för Medicinska fakulteten.

Uppgiften är komplex och innebär ett omfattande arbete. För att nå målet är det viktigt att föra dialog med många medarbetare på olika nivåer inom fakulteten, men också med studenter och med företrädare för universitetets centralförvaltning. Det är en stor utmaning eftersom en besluts-ordning för förbättrad intern styrning och kontroll måste baseras på aktuella lagar, förbesluts-ordningar, lokala beslut och avtal, mm. Det är således många olika styrdokument involverade, av olika årgång och aktualitet. Den omfattande omorganisation som fakulteten genomgått under de senaste två åren är på flera sätt otraditionell, vilket innebär att det krävs fördjupade diskussioner med olika aktörer för att finna lösningar som dels följer aktuella styrdokument, dels kan fungera på ett optimalt sätt för Medicinska fakulteten.

Föreliggande dokument har i en preliminär version presenterats för prefekterna, fakultetssty-relsen, vid informationsmöten och har efter information till de fackliga organisationerna enligt MBL §19 fastställts av dekanus. Föreliggande version av beslutsordningen gäller under perioden 2007-01-01 - 2007-06-30. Avsikten är att under våren pröva tillämpningen av beslutsordningen för två av fakultetens organisatoriska områden, nämligen Institutionsorganisationen och Nämndsorganisationen för utbildning på grund- och avancerad nivå. De förändringar som föranleds av föreliggande beslutsordning får införas successivt, men ska vara genomförda senast 2007-03-01.

Under denna period kommer samtidigt övriga delar av beslutsordningen att utvecklas och för-ankras i organisationen. Med utgången av mars månad kommer också resultat och åtgärdsförslag baserade på utredningen ”Effektivisering av Medicinska fakultetens organisation och administration”

att presenteras, vilka sannolikt kommer att påverka den slutgiltiga utformningen av beslutsordningen.

Dessutom uppmanas fakultetens medarbetare och studenter att inkomma med synpunkter och kommentarer baserade på de erfarenheter som görs under prövoperioden. Konkreta förslag till förändringar ska genomarbetas och förankras inom berörd enhet. Synpunkter och underlag med förslag till förändringar skickas till prodekanus’ sekreterare, karin.reinisch@med.lu.se , telefon 046/222 18 73, senast 2007-04-15.

Beslutsordningen kommer att fastställas av fakultetsstyrelsen vid sammanträdet 2007-05-24 och kommer därefter att gälla tills vidare fr o m 2007-07-01.

Lund 2006-12-27

Bo Ahrén Susanne Iwarsson

Dekanus Prodekanus

2

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

INNEHÅLL FÖRORD INLEDNING

1. RIKTLINJER FÖR OMRÅDESNIVÅN FAKULTETSSTYRELSE

Dekanus/ställföreträdande dekanus (prodekanus)

Vice dekanus

Kanslichef

Avdelningschef

2. RIKTLINJER FÖR INFRASTRUKTURORGANISATIONEN ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR LOKALSAMORDNING Ordförande för husstyrelse

Driftchef

ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR IKT & BIBLIOTEK Chef för IKT & bibliotek

ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR BIOMEDICINSK SERVICE Chef för biomedicinsk service

3. RIKTLINJER FÖR INSTITUTIONSORGANISATIONEN STYRFORM

Prefekt/ställföreträdande prefekt Biträdande prefekt

Ekonom med administrativt samordningsansvar

Avdelningsföreträdare

Chef för forskargrupp/undervisningsgrupp

4. RIKTLINJER FÖR NÄMNDSORGANISATIONEN FÖR UTBILDNING PÅ GRUND- OCH AVANCERAD NIVÅ

NÄMNDSORDFÖRANDE Programdirektör

5. RIKTLINJER FÖR FRISTÅENDE ENHETER/MOTSVARANDE FÖRESTÅNDARE/KOORDINATOR

3

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

INLEDNING

MÅL OCH OMFATTNING

Ledningen ansvarar för att formerna för intern styrning och kontroll är tydliga, effektiva och i enlighet med gällande lagstiftning och andra regelverk, beslut och avtal. Beslutsordningen införs med målet att förbättra intern styrning och kontroll, öka tydligheten i fakultetsorganisationen samt skapa förutsättningar för effektivisering av administrationen. Beslutsordningen omfattar fem olika områden som täcker in hela fakultetens verksamhet, samt de befattningar/uppdrag som innebär ansvar och beslutsbefogenheter (se Innehållsförteckning).

Beslutsordningen avses vara giltig under en längre tidsperiod, vilket innebär att den medvetet avgränsas till att precisera grundläggande ansvar och befogenheter. För samtliga uppdrag krävs därutöver mer detaljerade arbetsbeskrivningar, men för att verksamheten kontinuerligt ska kunna utvecklas och anpassas till förändrade krav måste sannolikt sådana dokument förändras oftare.

Det åligger samtliga befattningshavare med övergripande ansvar för något av fakultetens fem organisatoriska områden att tillse att sådana arbetsbeskrivningar för befattningar/uppdrag som innebär ansvar och beslutsbefogenheter inom aktuellt område och enhet upprättas och kontinuer-ligt uppdateras.

UNDERLAG

Beslutsordningen utarbetas successivt under perioden 2006-09-01 – 2007-04-30 med följande underlag som bas:

ƒ Gällande lagar, förordningar, beslut och avtal

ƒ Internrevisionens riktlinjer för intern styrning och kontroll

ƒ MedFak 2005

ƒ Medicinska fakultetens Strategiska Plan 2007-2011

ƒ Handlingsplanen ”Vägen mot framtiden”

ƒ Resultat av administrativt utredningsarbete 2006-2007, inklusive avstämning med enhetschef/biträdande enhetschef KIA-konsult och extern expert

ƒ Avstämningar med nyckelpersoner inom universitetets centralförvaltning (ekonomichef, chef för internrevisionen, chefjurist, miljöchef, handläggare på Personalenheten, m fl)

ƒ Diskussioner och avstämningar i fakultetsledningen, prefektrådet, utbildningschefen, personalchefen, ekonomer, m fl nyckelpersoner inom Medicinska fakulteten

ANSVARSOMRÅDEN

Befattningshavare med ledningsansvar enligt Medicinska fakultetens beslutsordning ska verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten inom tillämpliga delar av följande nio ansvars-områden:

• Verksamhetsansvar

• Förvaltningsansvar

• Ekonomiskt ansvar

• Personalansvar

• Ansvar för lokaler, inredning & utrustning

• Ansvar för miljön enligt miljölagstiftningen

• Arbetsmiljöansvar

• Säkerhetsansvar

4

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

• Speciallagstiftning

Ansvar för miljön enligt miljölagstiftningen, Arbetsmiljöansvar och Säkerhetsansvar förs numera samman under beteckningen Hälsa, Miljö & Säkerhet (HMS).

Innehållet i de nio ansvarsområdena finns beskrivet på Internrevisionens webbplats

(http://www.irev.lu.se). Där återfinns också länkar till gällande lagstiftning och regelverk inom respektive område.

DELEGERING

Befattningshavare med övergripande ansvar för något av fakultetens fem organisatoriska områden är alltid oavsett delegeringar ansvarig för intern styrning och kontroll. Ansvar kan följaktligen inte delegeras, medan rätt att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter kan delegeras till anställd med för ändamålet lämplig kompetens och ansvarsställning inom organisationen. Den som delegerar ansvarar för att regelbundet följa upp hur delegationen utnyttjas och ansvarar för delegerade bes-lut såsom för egna. Delegation från befattningshavare med övergripande ansvar får inte delegeras vidare. I den mån kunskaperna, resurserna och befogenheterna för att fullgöra delegationen inte räcker till ska frågan skriftligen hänskjutas till befattningshavaren med övergripande ansvar som i det fallet återtar delegationen.

All delegation ska vara skriftlig och undertecknas av befattningshavare med övergripande ansvar och den person till vilken beslutsbefogenheter och/eller uppgifter delegeras. Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen. Delegationsbeslut ska arkiveras. För delegation avseende behörighet att förfoga över myndighetens medel genom godkännande av beställning/anskaff-ningsbeslut och attest av leverantörsfaktura gäller särskilda dokumentations- och arkiveringsregler (Dnr I A 35 4924/2006).

Delegationsbeslutet inom Medicinska fakulteten ska struktureras i enlighet med de nio ansvars-områden som listats ovan. Internrevisionens webbplats innehåller grundläggande information om vilken typ av ansvar och uppgifter som ingår i respektive område och ska användas för att upprät-ta delegationsbeslut. Observera att delegationsbeslut måste formuleras på ett sådant sätt att dele-gationen inte avser delegation av ansvar utan av rätten att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter.

För vissa uppdrag finns aktuella riktlinjer för uppdragen preciserade i separata dokument som styr utformningen av delegationsbeslut, vilket framgår av hänvisningar i föreliggande beslutsordning. I den mån befattningshavare med övergripande ansvar för något av fakultetens fem organisatoriska områden har önskemål om mer detaljerade anvisningar för delegationsbeslut för ytterligare upp-drag kommer sådana dokument att tas fram i samverkan med berörda. Önskemål om sådana, mer detaljerade anvisningar för delegationsbeslut framförs till prodekanus och kanslichef.

5

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

1. RIKTLINJER FÖR OMRÅDESNIVÅN

FAKULTETSSTYRELSE

Dekanus/ställföreträdande dekanus (prodekanus)

Vice dekanus

Kanslichef

Avdelningschef

Utvecklas inför beslut i MFS 2007-05-24

………

………

………

2. RIKTLINJER FÖR INFRASTRUKTURORGANISATIONEN

ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR LOKALSAMORDNING Ordförande för husstyrelse

Driftchef

ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR IKT & BIBLIOTEK Chef för IKT & bibliotek

ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR BIOMEDICINSK SERVICE Chef för biomedicinsk service

Preliminär struktur: utvecklas inför beslut i MFS 2007-05-24

………

………

………

6

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

3. RIKTLINJER FÖR INSTITUTIONSORGANISATIONEN STYRFORM

Lunds universitets styrelse beslöt 1993-02-08 att det ska finnas institutioner vid universitetet och att dessa ska ledas av en styrelse och under denna en prefekt. Rektorsämbetet utfärdade 1993-06-24 föreskrifter för institutioner och enligt dessa beslutar områdesstyrelserna om hur institutioner-na ska ledas och om hur styrelserinstitutioner-na ska vara sammansatta.

När det finns särskilda skäl kan institutionen ledas bara av en prefekt, s k prefektstyre. Man kan ha olika ledning vid olika institutioner inom fakulteten, men fakultetsstyrelsen beslutar om styr-formen för respektive institution.

Övergångsbestämmelse: Under 2007 tillämpas prefektstyre vid fem av Medicinska fakultetens ins-titutioner, medan en leds av institutionsstyrelse (beslut i MFS 2007-01-30). Inför 2008 kommer institutionsorganisationen att revideras och beslut om styrform för kommande mandatperiod för prefekter fattas av MFS i oktober 2007.

Institutionsstyrelse

Institutionsstyrelsen har ledningsansvaret för institutionen inom de nio ansvarsområden som lis-tats ovan (se http://www.irev.lu.se). Huvuduppgifterna är att:

ƒ Besluta om riktlinjer för institutionens verksamhet och resursanvändning.

ƒ Följa upp verksamheten vid institutionen, analysera resultaten och se till att resurserna används effektivt.

ƒ Besluta i frågor som överlämnats till styrelsen.

Prefekten är ordförande i institutionsstyrelsen, med ställföreträdande prefekten som suppleant.

Högskoleförordningens föreskrifter om studentinflytande gäller för alla beredande och beslutande organ. Alla ärenden vid Lunds universitet ska avgöras efter föredragning. Alla beslut skall vara skriftliga, diarieförda och gärna motiverade samt arkiveras. Vid varje sammanträde ska man följaktligen föra ett beslutsprotokoll som ska justeras av ordföranden och en eller flera juste-ringspersoner. Originalprotokollen ska arkiveras på institutionen i enlighet med gällande arkiv-regler.

Mer information finns i informationshäftet ”Handledning för ledamöter i institutionsstyrelser”

(Personalenheten, 1998). Häftet innehåller Rektorsämbetets föreskrifter som bl a reglerar ins-titutionsstyrelsens sammansättning. Det är värt att notera att de föreskrifter och uppgifter som finns i häftet är baserade på ett beslut av Universitetsstyrelsen från 1993, vilket innebär att de inte fullt ut kan tillämpas i dagens verksamhet. Ett exempel är att institutionsstyrelsernas roll i planering och kvalitetsutveckling av grundutbildning poängteras, vilket inte är tillämpligt i Medicinska fakultetens nuvarande organisation. Samtidigt är stora delar av informationen fortfarande tillämpbar.

Under institutionsstyrelsen har prefekten operativt ledningsansvar med bl a följande uppgifter:

ƒ Främja goda arbetsförhållanden samt ett gott samarbete inom institutionen.

ƒ Vara arbetsledare för personalen och fördela göromålen mellan arbetstagarna.

ƒ Ansvara för den ekonomiska förvaltningen inom institutionen.

ƒ Yttra sig över tillsättning av ledig befattning vid institutionen där förslag inte upprättats av annat organ.

7

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

ƒ Se till att institutionsstyrelsens beslut verkställs.

ƒ Fullgöra de uppgifter som i övrigt åvilar prefekt enligt gällande föreskrifter eller universitetsmyndighets beslut.

Prefektstyre

Prefektstyre innebär att ledningsansvaret för institutionen helt vilar på prefekten, inom samtliga nio ansvarsområden (http://www.irev.lu.se). Alla ärenden vid Lunds universitet ska avgöras efter föredragning, vilket följaktligen också måste tillämpas vid prefektstyre. Alla beslut skall vara skrift-liga (undertecknade av föredragande tjänsteman samt prefekt), diarieförda och gärna motiverade samt arkiveras.

En grundläggande förutsättning för utövandet av prefektstyre inom Medicinska fakulteten är att lednings- och samrådsgrupper formaliseras. Högskoleförordningens föreskrifter om studentinf-lytande i alla beredande och beslutande organ gäller även vid prefektstyre. Prefekten ansvarar för att regelbundna, protokollförda möten genomförs med en institutionsledningsgrupp, sammansatt på ett sådant sätt att kommunikation och informationsöverföring mellan olika samrådsgrupper inom institutionen garanteras, nämligen:

ƒ Prefekten (ordförande med ställföreträdande prefekt som suppleant)

ƒ Företrädare för lärarna

ƒ Företrädare för teknisk/administrativ-personal

ƒ Företrädare för yngre forskare (dvs visstidsanställd, disputerad personal)

ƒ Företrädare för studenter (inkl doktorander)

ƒ Företrädare för sådana anställda inom sjukvården som berörs (kliniskt anställda forskare) Därutöver kan det finnas ett antal samrådsgrupper, t ex:

ƒ Samrådsgrupp för utbildningsverksamhet, grund- och avancerad nivå

ƒ Samrådsgrupp för utbildningsverksamhet, forskarnivå

ƒ Samrådsgrupp för forskningsverksamhet

ƒ Samrådsgrupp yngre forskare (dvs visstidsanställd, disputerad personal)

ƒ Samrådsgrupp för teknisk/administrativ verksamhet

ƒ Samrådsgrupp för samverkan med det omgivande samhället, varvid särskilt samverkan med hälso- och sjukvården ska beaktas (Region Skåne, kommunal hälso- och sjukvård).

Institutionsledningsgruppens och samrådsgruppernas sammansättning ska dokumenteras skriftligt och godkännas av dekanus.

RIKTLINJER FÖR INSTITUTIONENS INTERNA ORGANISATION PREFEKT

Prefekten har det yttersta ansvaret för all verksamhet inom institutionen, inom de nio ansvars-områden som tidigare listats. Ställföreträdande prefekt har motsvarande ansvar och fullgör prefekts arbetsuppgifter när denne inte är tillgänglig, t ex vid semester, sjukdom, tjänsteresa.

Prefekt och ställföreträdande prefekt utses av fakultetsstyrelsen.

Uppdragstillägg utgår till prefekt och ställföreträdande prefekt enligt gällande avtal (Personal-enheten LU, 2003-02-03), vilket innebär att 80% av prefektarvodet utbetalas till ställföreträdande då prefekten är frånvarande en månad eller mer. Beslut om uppdragstillägg som överstiger avtalets högsta tilläggsnivå fattas av rektor.

8

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

Ekonomiskt ansvar

Det ekonomiska ansvaret preciseras på Internrevisionens webbplats (http://www.irev.lu.se). Enligt gällande delegationsbeslut (Dnr I A 35 4924/2006) har prefekten behörighet att förfoga över myndighetens medel genom godkännande av beställning/anskaffningsbeslut och attest av leverantörsfaktura avseende institutionens utgifter. Beslut som rör prefekten personligen fattas av kanslichefen. Ställföreträdande prefekt äger rätt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera enbart när ordinarie prefekt inte är tillgänglig.

Övriga ansvarsområden

Ansvaret inom övriga områden preciseras på Internrevisionens webbplats.

Delegering

Prefekten är alltid oavsett delegationer ansvarig för intern styrning och kontroll av institutionens verksamhet. Enligt gällande delegationsordning avseende behörighet att förfoga över myndig-hetens medel (Dnr I A 35 4924/2006) kan prefekten delegera till biträdande prefekt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura. Denna rätt kan också delegeras till verksamhetsledare som har ett övergripande ansvar och budgetansvar för verksamhet på kostnadsställe/n eller aktivitet/er. Inom Medicinska fakulteten får sådant ansvar endast delegeras till ekonom med administrativt samordningsansvar (endast avseende administrativ verksamhet) och chef för forskar-/undervisningsgrupp.

Ovanstående gäller även för delegation av rätt att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter inom övriga ansvarsområden, i alla sammanhang där delegationen kan innebära ekonomiska åtaganden.

Rätt att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter som inte kan innebära ekonomiska åtaganden kan däremot delegeras till annan anställd med för ändamålet lämplig kompetens och ansvarsställning.

Delegation av behörighet att förfoga över myndighetens medel till annan än biträdande prefekt ska för att vara giltig godkännas av kanslichefen.

BITRÄDANDE PREFEKT

Biträdande prefekt utses av fakultetsstyrelsen efter förslag från prefekt och fullgör vissa arbetsuppgifter och har vissa befogenheter som normalt ligger på prefekt. Arbetsfördelning mellan prefekt och biträdande prefekt ska dokumenteras skriftligt och gäller oavsett om prefekt är tillgänglig eller ej. Biträdande prefekt äger enbart befogenheter som specificerats i särskilt delegationsbeslut.

En av institutionens biträdande prefekter utses att också vara ställföreträdande prefekt och övertar vid prefektens bortavaro fullt ansvar, samtliga befogenheter och arbetsuppgifter (se ovan).

Uppdragstillägg utgår till biträdande prefekt enligt gällande avtal (Personalenheten LU, 2003-02-03). Enligt avtalet får uppdragstillägget för biträdande prefekt som högst uppgå till 50% av prefektens uppdragstillägg. Uppdragstillägg för biträdande prefekt differentieras baserat på upp-dragets art och omfattning och beroende på om en eller flera personer utses till biträdande prefekt. Uppdragstillägg får dock inte delas mellan flera befattningshavare, ej heller relateras till tjänstgöringsgrad. Beslut fattas av fakultetsstyrelsen.

9

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

Ekonomiskt ansvar

Prefekten kan delegera till biträdande prefekt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura. Även andra delar inom det ekonomiska ansvarsområdet kan dele-geras, se Internrevisionens webbplats. Sådan delegation ska godkännas av kanslichefen.

Övriga ansvarsområden

Även inom övriga ansvarsområden kan prefekt delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter till biträdande prefekt, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden.

Inom Medicinska fakulteten ska det inom varje institution finnas biträdande prefekt för sam-ordning av utbildning på grund- och avancerad nivå. Inom institutioner med omfattande ut-bildningsverksamhet kan det vara nödvändigt att utse två eller flera biträdande prefekter inom detta ansvarsområde. Uppdragets omfattning (% av heltid) relateras till utbildningsbudgetens storlek och antalet lärare inom institutionen. Uppdraget (befattningsfinansiering och upp-dragstillägg) finansieras via anslaget för utbildning på grund- och avancerad nivå samt den institutionsoverhead som genereras av statsbudgetanslaget för utbildning.

Biträdande prefekt för samordning av utbildning på grund- och avancerad nivå ska i samverkan med programdirektörer för aktuella utbildningsprogram upprätta förslag till personalplan för lärarinsatser inom utbildning på grund- och avancerad nivå. Prefekten kan delegera besluts-befogenheten för fastställande av institutionens personalplan för lärarinsatser till biträdande prefekt. Observera att personalplanen för utbildning på grund- och avancerad nivå för att vara giltig också ska fastställas av berörd/a utbildningsnämnd/er. Ytterligare befogenheter och uppgifter som ska ligga till grund för delegationsbeslut preciseras i separat dokument fastställt av Utbildningsrådet.

Inom varje institution ska det också finnas biträdande prefekt för samordning av utbildning på forskarnivå. Uppdragstagaren skall ha lägst docentkompetens, dvs vara kompetent att vara huvudhandledare för doktorander. Uppdraget (befattningsfinansiering och uppdragstillägg) fi-nansieras av institutionsoverhead genererad av statsbudgetmedel för forskning och forskarut-bildning. Uppdragets omfattning (% av heltid) fastställs i förhållande till forskarutbildningens omfattning vid respektive institution. Uppdragstillägg utgår enligt avtal, varvid tilläggsnivån fastställs av fakultetsstyrelsen. De befogenheter och uppgifter som ska ligga till grund för delegationsbeslut preciseras i separat dokument fastställt av forskarutbildningskommittén.

För de största institutionerna kan det vara ändamålsenligt att utse ytterligare biträdande prefekter med definierade och dokumenterade uppgifter och beslutsbefogenheter, reglerade i delegations-beslut.

10

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

EKONOM MED ADMINISTRATIVT SAMORDNINGSANSVAR

Inom institution ska det finnas ett institutionskansli som leds av en ekonom med administrativt samordningsansvar. Uppdragstillägg kan inte utgå till innehavare av denna slags befattning.

Ekonomiskt ansvar

Prefekten kan delegera till ekonom med administrativt samordningsansvar att godkänna be-ställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura för medel som avser institutions-kansliet. Även andra beslutsbefogenheter och uppgifter inom området ekonomiskt ansvar kan delegeras, se Internrevisionens webbplats. Sådan delegation ska godkännas av kanslichefen.

Personalansvar

Prefekten kan delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter inom området personalansvar till ekonom med administrativt samordningsansvar, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden.

Övriga ansvarsområden

Även inom övriga ansvarsområden kan prefekt delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter till ekonom med administrativt samordningsansvar, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden.

AVDELNINGSFÖRETRÄDARE

Institutioner inom Medicinska fakulteten ska organiseras i avdelningar. En avdelning består av två eller flera forskar-/undervisningsgrupper. Avdelningen är inte en formell ledningsnivå i linje, men kan vara ändamålsenlig exempelvis för kongruens mot hälso- och sjukvårdens organisation och/eller för att sammanföra forskar-/undervisningsgrupper med likartade inriktningar till en organisatorisk enhet. Avdelningen utgör således främst en ämnes- och intressegemenskap och är identitetsbärande.

Avdelningarna representeras av en avdelningsföreträdare som utses av prefekten efter förslag från berörda forskar-/undervisningsgrupper. Avdelningsföreträdaren utses för en begränsad tidsperiod, förslagsvis två år. Prefekten kan delegera vissa uppgifter till avdelningsföreträdaren, företrädesvis inom ansvarsområdena lokaler, inredning & utrustning, hälsa, miljö & säkerhet, personal samt verksamhet. Beslutsbefogenheter eller uppgifter som kan innebära ekonomiska åtaganden får inte delegeras till avdelningsföreträdare.

Uppdraget ska preciseras i delegationsbeslut och avgränsas på ett sådant sätt att det kan fullgöras inom ramen för den andel av lärares arbetstid som utgörs av administrativa åtaganden; uppdraget får inte vara så omfattande att det därutöver krävs särskilt avsatt tid. Observera att ansvar för planering och samordning av lärarinsatser inom utbildningsverksamheten inte får delegeras till avdelningsföreträdare. Sådana uppgifter ska delegeras till biträdande prefekt, i enlighet med riktlinjer fastställda av Utbildningsrådet respektive Forskarutbildningskommittén.

Uppdragstillägg utgår inte till avdelningsföreträdare.

11

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

CHEF FÖR FORSKARGRUPP/UNDERVISNINGSGRUPP

Forskare/lärare som uppfyller av fakultetsledningen fastställda kriterier har rätt att bilda och leda en forskargrupp med eget kostnadsställe. För forskargrupp som ej uppfyller kriterierna krävs beslut av dekanus. Forskargruppen består av lärare/forskare samt teknisk personal. Även administrativ personal kan ingå i en forskargrupp.

Inom institutioner med betydande utbildningsverksamhet och ett större antal lärare som i huvudsak arbetar med undervisning kan dessutom undervisningsgrupper formas. Prefekten utser då en av lärarna till chef för undervisningsgruppen. Även teknisk och administrativ personal kan ingå i en undervisningsgrupp. Undervisningsgrupp tilldelas eget kostnadsställe och återfinns därmed på samma organisatoriska nivå som forskargrupp. I de fall uppdraget är så omfattande att det motiverar befattningsfinansiering (% av heltid) finansieras denna med institutionsoverhead genererad av berörd verksamhetsgren.

Uppdrag som chef för forskar/undervisningsgrupp ska preciseras i delegationsbeslut. Uppdrags-tillägg utgår inte till chef för forskar-/undervisningsgrupp.

Ekonomiskt ansvar

Prefekten kan delegera till chef för forskar-/undervisningsgrupp att godkänna beställning/an-skaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura. Även andra beslutsrättigheter och uppgifter inom området ekonomiskt ansvar kan delegeras, se Internrevisionens webbplats. Sådan delegation ska godkännas av kanslichefen.

Personalansvar

Prefekten kan delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter inom området personalansvar till chef för forskar-/undervisningsgrupp, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden.

Ansvar för planering och samordning av lärarinsatser på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå ska dock delegeras till biträdande prefekt, i enlighet med riktlinjer fastställda av Utbildningsrådet respektive Forskarutbildningskommittén.

Övriga ansvarsområden

Även inom övriga ansvarsområden kan prefekt delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter till chef för forskar-/undervisningsgrupp, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden.

12

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

4. RIKTLINJER FÖR NÄMNDSORGANISATION FÖR UTBILDNING PÅ GRUND- &

AVANCERAD NIVÅ NÄMNDSORDFÖRANDE

Fakultetsstyrelsen utser ordföranden för aktuella nämnder för utbildning på grund- och avancerad nivå.

Mandattiden är två år.

Uppdragets omfattning (% av heltid) fastställs av fakultetsstyrelsen. Uppdragstillägg utgår efter beslut av rektor. Uppdraget (befattningsfinansiering och uppdragstillägg) finansieras via stats-budgetanslaget för utbildning på grund- och avancerad nivå.

Verksamhetsansvar

Nämndsordföranden leder nämnd för utbildning på grund- och avancerad nivå, som ansvarar för ledning, planering, uppföljning och kvalitetsutveckling av fakultetens utbildningar på grund- och avancerad nivå.

Ekonomiskt ansvar

Dekanus kan delegera till nämndsordföranden att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura för verksamhet som finansieras av respektive nämnds kostnadsställe.

Programdirektör

Fakultetsstyrelsen utser, efter förslag från nämnderna för utbildning på grund- och avancerad nivå, programdirektörer (PD) för aktuella utbildningsprogram och fristående kurser inklusive mas-tersutbildning. Mandattiden är två år.

Programdirektör arbetar på uppdrag av nämnden. Uppdragets omfattning (% av heltid) bestäms i relation till utbildningsuppdraget för respektive utbildningsprogram och fastställs av fakultetsstyrelsen. Uppdragstillägg utgår enligt avtal (Personalenheten LU, 2003-02-03), se

”Studierektor/utbildningsledare och motsvarande). Inplacering i tilläggsgrupp baseras på res-pektive utbildningsprograms omfattning och organisation och fastställs av fakultetsstyrelsen.

Verksamhetsansvar

Programdirektören svarar inom fastställda budgetramar och andra anvisningar för operativ led-ning, planering, genomförande och kvalitetsutveckling av utbildningsprogram och fristående kurser på grund- och avancerad nivå i enlighet med beslutade utbildnings- och kursplaner. PD ska skapa en ändamålsenlig och effektiv organisation för utbildningen inom sitt ansvarsområde och för att utbildningen bedrivs i enlighet med lagar och förordningar samt universitetets riktlinjer. PD ska ge de anställda och studenterna möjlighet till inflytande över utbildningen.

13

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

Ekonomiskt ansvar

Programdirektören ska i samverkan med kurs-, termins- och/eller fasgruppsansvariga och ekonom med ansvar för utbildning på grund- och avancerad nivå upprätta budgetförslag för aktuellt utbildningsprogram. Vidare ska PD i samverkan med kurs-, termins- och/eller fasgruppsansvariga och berörda biträdande prefekter för utbildning på grund- och avancerad nivå upprätta förslag till personalplan för lärarinsatser för aktuella utbildningsprogram/kurser. Budgetförslag fastställs av vederbörande nämnd för utbildning på grund- och avancerad nivå, medan personalplan för lärarinsatser fastställs av såväl vederbörande nämnd som berörda prefekter (eller biträdande prefekt med sådan beslutsbefogenhet enligt delegationsbeslut). Vid oenighet fastställs perso-nalplan för lärarinsatser av vice dekanus för utbildning på grund- och avancerad nivå.

Dekanus kan delegera till PD att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leve-rantörsfaktura för verksamhet som finansieras av respektive utbildningsprograms kostnadsställe.

14

DOKUMENT GILTIGT 2007-01-01 - 2007-06-30 Version 2006-12-27, S. Iwarsson

5. RIKTLINJER FÖR FRISTÅENDE ENHETER/MOTSVARANDE FÖRESTÅNDARE/KOORDINATOR

Utvecklas inför beslut i MFS 2007-05-24

………

………

………

15

Bilaga 4 - Kartläggningsverktyget

Kort beskrivning av hur verktyget används:

På blanketten ”Vilka administrativa roller har jag?” ombeds administratören kryssa för de roller de anser sig ha idag med hänsyn till rollbeskrivningarna som finns under ”Arbetsuppgifter som kan ingå i de olika administrativa rollerna”. Om man har någon av de beskrivna arbetsuppgifterna så sätter man ett kryss i kolumn 1.

I kolumn 2 fyller man sedan i hur stor andel av sin tjänst som man lägger ner på de olika rollerna - % av heltid per roll. Detta görs på ett ungefär och genom en uppskattning över ett års tid dvs inte hur

rollfördelningen ser ut just när man fyller i verktyget - detta kan variera mycket över året beroende på kursstarter, konferenser odyl.

Vilka ADMINISTRATIVA roller har jag?

Service till utländska gäster och anställda Allmän trivselroll Roll Lägga in GU-uppgifter i Ladok Roll Tentamensadm

Övergripande adm roll för utbytesstudenter Socialt kommunikativ roll

Övergripande studieadministrativ roll för FU Roll Lägga in FU-uppgifter i Ladok TILLÄGG

KIA/050406/ko

Vilka IT/Web- roller har jag?

Jag arbetar med dessa IT/WEB- roller % av heltid Namn:

Befattning:

ROLL 1 2 Kommentar

IT/Webb

Övergripande IT-roll Systemadministratör Nätverkstekniker IT-tekniker - server Backup

Licensadministratör

IT-tekniker - användarsupport Distansutbildningssupport Informationsroll

Webbredaktör Webbmaster TILLÄGG

KIA/061205/mh/ko

1

I rollen kan ingå följande arbetsuppgifter

• Bistå i anställningsärenden genom att känna till handläggningsordning, kontaktpersoner och regelverk

• Delta i handläggningen av ledigkungörande, ansökningar, intervjuer och förhandling

• Bistå utländska gästforskare i frågor rörande visum, uppehållstillstånd, skatt m.m.

• Delta i ärenden rörande omplacering av personal och anställnings upphörande

• Ta fram underlag för personalplanering, ekonomisk planering och lönestatistik

• Delta i institutionens arbete med att utforma och följa upp verksamhetsmål, personalplan och jämställdhetsplan

• Bistå vid rehabiliteringsutredningar och krishantering

• Behärska och vidareförmedla gällande regler för ledigheter, arvoden och övriga ersättningar

• Bevaka semesteruttag

• Informera i personaladministrativa frågor

• Utforma och dokumentera interna rutiner för personaladministration

• Vara institutionens resursperson i PA-frågor

Sjukkontaktroll

I rollen kan ingå följande arbetsuppgifter

• Ta emot sjukanmälan och informera berörda

• Vidarebefordra sjukanmälan till personalenheten

• Hålla kontakt med den sjukskrivne

• Bevaka kritiska tidpunkter vid sjukledighet

• Informera om - karensdagar - krav på läkarintyg

- ersättning för läkarvård och medicin

- blanketter och handläggningsordning för dessa

Sekretariatsroll (gemensam med adm service)

I rollen kan ingå följande arbetsuppgifter

• Informera om handläggningsordning vid olika ledigheter

• Informera om PA-blanketter (inklusive sökvägar LU hemsida)

• Bistå anställd med att fylla i PA-blanketter

• Flextidsadministration

• Bevaka ärenden, deadlines och dyl.

• Hantera inbokningar i ledningens kalender

• Hantering av underskrifter

• Renskriva manus

• Diktamen

• Hantering av institutionens egna sammanträdesutrymmen

Roll Resebeställare

I rollen kan ingå följande arbetsuppgifter

• Informera om regelverk för resor

• Informera om reseförsäkringar

• Boka/beställa resor och boka hotellrum

• Bistå vid hantering av reseförskott

• Bistå vid konferensanmälan

• Bistå med att upprätta resplan

• Bistå med kunskap om Tur&Retur

Roll Resegranskare

I rollen kan ingå följande arbetsuppgifter

• Granska reseräkningar

• Godkänna reseräkningar i Tur&Retur

• Arkivera reseräkningar

KIA/060201/k olsson

2

Arbetsuppgifter som kan ingå i de olika administrativa rollerna

ROLL

Ekonomiadministration

ARBETSUPPGIFTER

Ekonomiadministration Övergripande ekonomiroll I rollen kan ingå följande arbetsuppgifter

• Ekonomisk planering och budgetering av helhet och delar (projekt, kurser o.dyl.)

• Kalkylera och beräkna kostnader för projekt/uppdrag

• Kalkylera och beräkna kostnader för projekt/uppdrag

In document "Effektivisering av Medicinska fakultetens organisation och administration" (Page 27-87)