Dekanus för Medicinska fakulteten uppdrog i beslut 2006-10-05 åt prodekanus Susanne Iwarsson att med hjälp av en extern arbetsgrupp genomföra en kartläggning och analys av Medicinska fakultetens administrativa och organisatoriska roller och rutiner (Bilaga 1).
Arbetet utgör en fördjupning av den förstudie som genomfördes under våren 2006 (Bilaga 2) och är en del av den handlingsplan fakultetsledningen upprättat för att komma i ekonomisk balans.
Arbetsgruppen har bestått av Susann Bönnemark, Institutionen för hälsa vård och samhälle, Lars Kristensson, Region Skåne samt Karin Ekborg-Persson och Kristina Olsson från universitetets KIA-konsult (Kvalitetsutveckling i administrationen).
Målet för uppdraget är att presentera
• ett beslutsunderlag för att reducera kostnaderna för fakultetens administrativa stödfunktioner med minst 10 % samt
• en tydlig definition av ansvar och befogenheter inom fakultetsorganisationen Uppdraget omfattar
• fakultetens centrala kansli
• de sex institutionerna och Stamcellscentrum samt
• nämndsorganisationen för utbildning på grund- och avancerad nivå
Uppdraget omfattar således inte Infrastrukturorganisationen och inte heller enheter direkt underställda fakultetsstyrelsen/dekanus.
I uppdraget ingår att
• kartlägga och analysera medicinska fakultetens administrativa och organisatoriska roller och rutiner
• upprätta förslag till åtgärdsprogram, inklusive förslag till tidplan och resursbehov för dess genomförande
• utreda och definiera fakultetskansliets och kanslichefens roll
• se över de organisatoriska nivåerna inom institutions- och grundutbildningsor-ganisationen, inklusive delegationsordningar och kostnader för uppdragstillägg och intrångsersättningar till lärare/forskare med ledningsuppdrag. Häri ingår att utreda parallelliteten mellan administration och organisatoriska funktioner som upprätthålls av lärare/forskare
• ta fram underlag för beslut om en tydlig beslutsordning för medicinska fakulteten.
5 3. Kort historik
Verksamheten inom Medicinska fakulteten är efter genomförandet av Medfak 2005 koncent-rerad till sex stora institutioner, medan ansvaret för planering och ledning av utbildning på grund- och avancerad nivå ligger i en separat Nämndsorganisation. Motsvarande ansvar för utbildning på forskarnivå ligger hos Forskarutbildningskommittén. Vidare finns det ett antal vetenskapliga programområden som skär över och genom institutionsgränserna (Figur 1).
Organisationen består alltså av en linje-/stabsorganisation som utgörs av fakultetsstyrelse, fakultetsledning, fakultetskansli och institutionerna, medan organisationen för utbildning och de vetenskapliga programområdena tillför de karaktäristika som kännetecknar en matrisorga-nisation. Såväl Nämndsorganisationen för utbildning på grund- och avancerad nivå som de vetenskapliga programområdena är dock inom sig organiserade enligt principerna för en linje-/stabsorganisation. Enligt Nationalencyklopedin (2003) är matrisorganisationen en
”organisationsform som frångår den traditionella regeln att varje anställd skall vara ansvarig inför enbart en chef”.
Medicinska fakultetens organisation har i grunden en låg grad av formell och dokumenterad intern styrning och kontroll. En betydande andel av det ansvar och de beslutsbefogenheter som utövas av nivåer under fakultetsstyrelsen saknar formella styrdokument.
Figur 1. Medicinska fakultetens organisation.
Enligt beslutet om Medfak 2005 skulle fakultetens administration organiseras i
Fakultetskansli, administrativa noder och institutionskanslier. Under genomförandeprocessen
6 utvecklades en något annorlunda modell som innebar att administrationen inom
institutionerna koncentrerades till institutionskanslier med administrativa funktioner för ekonomi- och personaladministration och en ekonom med administrativt samordningsansvar, underordnad prefekten. Organisationen av övrig institutionsadministration, dvs
utbildningsadministration och administrativ service, reglerades inte i Medfak 2005. De tilltänkta noderna etablerades aldrig. Den separata noden för utbildningsadministration, liksom biblioteksverksamheterna och delar av IKT, kom istället att inordnas i Fakultets-kansliet. Enligt Medfak 2005 skulle även den pedagogiska enheten och Enheten för utbildningslokaler ingå i noden för utbildningsadministration, men ligger idag direkt under fakultetsstyrelsen/dekanus. Beslutet om organisationsförändringen omfattade inte
Fakultetskansliet, men kanslichefen fick i uppdrag att utveckla en verksamhetsplan där särskilt fördelningen av arbetsuppgifter mellan de olika administrativa nivåerna skulle beaktas.
Under de två år som gått sedan Medfak 2005 infördes har därutöver successivt vissa föränd-ringar av organisationen genomförts. Idag består fakulteten av sex institutioner samt Stamcellscentrum, Infrastrukturenheter (bl a husstyrelser) och Fakultetskansli. Utöver detta finns Centrum för undervisning och lärande (MedCUL), Enheten för utbildningslokaler och Vårdalinstitutet, direkt underställda fakultetsstyrelsen/dekanus. Den organisationsskiss som finns på fakultetens webbplats (Figur 1) har inte reviderats i enlighet med förändringarna.
I september 2005 beslutade fakultetsstyrelsen om ytterligare förändringar av organisationen för utbildning på grund- och avancerad nivå. Bakgrunden var att Läkarprogrammet sedan 1991 och Biomedicinarprogrammet från starten 1996 funnits i en från institutionerna fristående organisation. Utvecklingen av dessa utbildningar ledde successivt fram till en resultatstyrd programorganisation. Enligt en extern revisionsrapport (Ernst & Young, 2002) fanns det dock organisatoriska och budgettekniska brister som konstaterades nödvändiga att komma tillrätta med (Bilaga 5). Den Nämndsorganisation för utbildning på grund- och avancerad nivå som trädde i kraft 2006-01-01 syftade till att harmonisera och samordna fakultetens utbildningsprogram, med den modell som utvecklats för Läkar- och
Biomedicinarprogrammen som grund. Inom Medicinska fakulteten finns idag tre nämnder för utbildning på grund- och avancerad nivå. Nämnderna arbetar på delegation av
fakultetsstyrelsen och handlägger ärenden rörande fakultetens utbildning på grund- och avancerad nivå. Nämnderna beslutar om programmens innehåll, ledning, planering, uppföljning och kvalitetsutveckling samt fastställer budget och beslutar om fördelning av budgeterade medel till institutionerna. Inom respektive nämnd finns en nämndsordförande och programdirektörer (PD), en per utbildningsprogram. PD har det operativa ansvaret för ledning, planering, genomförande och kvalitetsutveckling av utbildningsprogram och vissa fristående kurser i enlighet med beslutade utbildnings- och kursplaner. PD skall skapa en ändamålsenlig och effektiv organisation för utbildningen inom sitt ansvarsområde. Hur respektive programs nämndsorganisation under PD ser ut varierar mellan
utbildningsprogrammen. Vissa fristående kurser samt uppdragsutbildning hanteras dock av institutionerna och ingår därmed inte i Nämndsorganisationens uppdrag, förutom att relevant nämnd fastställer kursplanerna.
Inom varje institution finns en eller flera biträdande prefekter för utbildning på grund- och avancerad nivå (bitr prefekt för GU). Biträdande prefekt utses av fakultetsstyrelsen efter förslag från prefekt och fullgör vissa arbetsuppgifter och har vissa befogenheter som normalt ligger på prefekt. Bitr prefekt för GU skall i samverkan med PD för aktuellt
utbildningsprogram upprätta förslag till personalplan för lärarinsatser inom utbildning på grund- och avancerad nivå, men har i övrigt ingen påverkan på eller beslutsbefogenheter när det gäller utbildningen. Vidare finns det inom varje institution en biträdande prefekt med ansvar för utbildning på forskarnivå (bitr prefekt för FU).
7 Fakultetskansliets utbildningsavdelning sköter de delar av utbildningsadministrationen som
koncentrerats dit, medan administration på kursnivå sköts på institutionerna.
Fakultetskansliet administrerar antagningar, examensbevis, studievägledning,
internationalisering och ekonomi. Fakultetskansliet ansvarar också för information på hemsidorna, för remisshantering och andra övergripande frågor. Utbildningschefen har ett övergripande kvalitetsutvecklingsansvar.
Kursadministratörer återfinns på institutionsnivå, mestadels organisatoriskt placerade i forskar-/utbildningsgrupper, och arbetar bl a med schemaläggning, inrapportering till LADOK och utlämning av tentamina. De ger dessutom administrativ service till
kursansvariga och andra lärare. Särskilt inom de kliniska institutionerna utförs sådant arbete för fakulteten också av sjukvårdsanställda.
4. Genomförande
Arbetet har bedrivits i projektform med Susanne Iwarsson som projektledare med följande arbetsfördelning mellan arbetsgruppens medlemmar. Ansvaret för översyn av de organisato-riska nivåerna, delegationsordning och underlag för beslutsordning har legat på Susanne Iwarsson. Hon har också ansvarat för kommunikation och information till ledningsansvariga inom fakulteten, medarbetare, studenter och fackliga organisationer. Huvudansvaret för kartläggning och analys av grundutbildningsorganisationen har Susann Bönnemark haft medan Karin Ekborg-Persson och Kristina Olsson ansvarat för kartläggning och analys av det administrativa arbetet inom institutionerna och fakultetskansliet. Lars Kristensson har ffa fungerat som diskussionspartner och extern konsult.
Arbetsgruppen har under arbetets gång träffats regelbundet för avstämning och diskussion.
Fakta och kartläggningsdata har successivt samlats in under projektperioden, följda av ana-lyser och diskussioner inom arbetsgruppen. Under arbetets gång har prodekanus och medlemmar i arbetsgruppen stämt av med kanslichef och utbildningschef. Efter genomgång av kartläggningar, analyser och synpunkter från informations- och diskussionsmöten med olika intressenter har gruppen utarbetat det förslag till åtgärdsprogram som presenteras i föreliggande rapport.
4.1 Avgränsningar
Uppdragets tyngdpunkt är administrationen. Kartläggningen omfattar samtliga
befattningshavare som inte arbetar med lärar- eller forskaruppgifter. I kartläggningen ingår således personer som har administrativa arbetsuppgifter inom personal-, ekonomi- och utbildningsadministration samt administrativ service, dvs inom de fyra administrativa processer som definieras nedan. Även personer anställda inom sjukvårdsorganisationen som arbetar med administration för fakulteten ingår i materialet. Avgränsningen innebär att sådan teknisk/administrativ personal som i huvudsak arbetar med direkta undervisnings- och/eller forskningsuppgifter, t ex biomedicinska analytiker, forskningsingenjörer, statistiker m fl, inte omfattas.
Organisationsdelen av uppdraget finns med som en nödvändig förutsättning för att kunna belysa de administrativa stödfunktionerna. Utredningen har dock inte haft som mål att analysera och föreslå åtgärder som rör samtliga nivåer och aspekter av
fakultetsorganisationen. Det åtgärdsförslag som presenteras omfattar därför främst förslag till förändringar som rör administrativa delar av organisationen.
4.2 Definitioner och förkortningar
Administrativa processer: En beskrivning av vad som görs inom administrationen, i denna rapport indelat i fyra olika processer, nämligen personaladministration,
ekonomiadminist-8 ration, utbildningsadministration och administrativ service. Processbeskrivningen visar dels
händelseförloppet, dels de aktörer som är involverade i arbetet.
Back-office tjänster: Administrativa befattningshavare som arbetar med arbetsuppgifter som inte kräver direkt kontakt med lärare och forskare. Exempel på sådana arbetsuppgifter är hantering av inbetalningar och kundfakturor, anläggningsredovisning, viss del av boksluts-arbete, viss del av budgetarbete och personalplansboksluts-arbete, sjukkontakter, statistik, rapport-framtagning och utredningar.
Front-office tjänster: Administrativa befattningshavare som arbetar med arbetsuppgifter som kräver kontinuerlig kontakt med undervisnings- och forskargrupper. Exempel på sådana arbetsuppgifter är underlag för anställningar, budgetframtagning, bokslutförberedande diskussioner, ekonomisk återrapportering av projekt, ekonomisk rapportering och kommunikation om eventuella åtgärder.
HVS Institutionen för hälsa, vård och samhälle IKVL Institutionen för kliniska vetenskaper, Lund IKVM Institutionen för kliniska vetenskaper, Malmö EMV Institutionen för experimentell medicinsk vetenskap LMM Institutionen för laboratoriemedicin, Lund
LML Institutionen för laboratoriemedicin, Malmö HE Heltidsekvivalenter
PD Programdirektör
CRC Clinical Research Center, Malmö BMC Biomedicinskt Centrum, Lund VVH Vårdvetenskapens Hus, Lund
GU Utbildning på grund- och avancerad nivå FU Utbildning på forskarnivå
HÅS Helårsstudenter vg verksamhetsgren
4.3 Beslutsordning
Under projekttiden har prodekanus successivt utarbetat ett förslag till Beslutsordning.
Genomförande och resultat i form av en preliminär version framgår av Bilaga 3. Den
preliminära versionen av Beslutsordningen fastställdes av dekanus i december 2006, att gälla under första halvåret 2007. Förslaget prövas i verksamheten och synpunkter inhämtas fram till 2007-04-15. Därefter omarbetas och kompletteras Beslutsordningen, följt av MBL-förhandlingar inför fastställande i fakultetsstyrelsen 2007-05-25, att gälla fr o m 2007-07-01.
4.4 Administrativa befattningar inom fakulteten
Antalet administrativa befattningar inom fakulteten har sedan december 2004 minskat med 13 heltidsekvivalenter (7 %). Totalt sett har antalet heltidsekvivalenter inom fakulteten under samma period minskat med 62 (5 %) (Tabell 1). Åldersstrukturen har betydande skevhet mot personer i åldersintervallet 50 år och äldre (Figur 2).
9 Tabell 1. Utveckling av de administrativa befattningarna inom medicinska fakulteten
(heltidsekvivalenter), 2004-2006.
2004a 2005 a 2006 a Förändring
2004-2006
Totalt antal HE b 1188 1150 1126 -62 (-5%)
Administratörer inkl vaktmästeri
c
178 167 165 -13 (-7%)
Bibl och IT c 9 7 14 +5
a Utdrag ur Primula per december respektive år. b Samtliga anställda inom fakulteten. c Tabellen byg-ger på följande befattningshavare i Primula: Administratörer, ej IT och Bibliotekspersonal:
Administrationsansvarig, Administrativ assistent, Administrativ chef, Administrativ handläggare, Administrativ koordinator, Administrativ samordnare, Administratör, Anslagsadministratör, Assistent (administrativ), Assistent m utbild., Avdelningsdirektör, Byråassistent, Byrådirektör, Byråsekr 1:e, Byråsekreterare, Chef, biträdande, Controller, Ekonom, Ekonomiadministratör, Ekonomiassistent, Ekonomibiträde, Ekonomichef, Ekonomihandläggare, Ekonomisekreterare, Expvakt/vaktmästare, Fakultetssekreterare, Högskolesekreterare, Informationschef, Informatör, Institutionsadministratör, Institutionsekonom, Institutionssekreterare, Intendent, Internationell handläggare, Internationell koordinator, Kanslichef, Koordinator, Kursadministratör, Kurssekreterare, Nämndsekreterare, Personaladministratör, Personalchef, Personalsamordnare, Personalsekreterare, Projektadministratör, Receptionist, Rekryteringshandläggare, Sekreterare, Studievägledare, Utbildningsadministratör, Utbildningschef, Utbildningssamordnare. IT: Dataadministratör, Databasadministratör, Datatekniker, IT ingenjör, IT samordnare, IT-tekniker, IKT-ledare. Bibliotek: Bibliotekarie, Bibliotekarie 1:e, Biblioteksass, IT-Bibliotekarie.
Figur 2. Åldersstruktur för administrativa befattningar inom fakulteten, december 2006.
4.5 Urval
Inför kartläggningen ombads institutionernas ekonomer med administrativt
samordningsansvar att kalla samtliga befattningshavare med administrativa arbetsuppgifter till möten med KIA-konsults personal. En mycket hög andel av personalen deltog (94 %) (Tabell 2). Vid fakultetskansliet intervjuades, med några få undantag, all personal. Dessutom
Åldersstruktur administrativ personal (ej IT och bibliotek) Antal heltidsekvivalenter per åldersspann, december 2006
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-67 Antal
HE
Ålder
10 intervjuades dekanus. Därutöver har samtal förts med samtliga personalsamordnare och ett
stort antal enskilda administratörer.
Tabell 2. Antal personer som deltog i kartläggning av administrativa arbetsuppgifter inom institutioner/Stamcellscentrum.
Institution och enhet Antal kallade till kartläggning
Antal som deltagit i kartläggning
Labmedicin i Lund 12 12
Hälsa, Vård och Samhälle 32 29
Labmedicin i Malmö 9 9
Kliniska vetenskaper i Lund 36 32
Institutionen för
Kartläggningsarbetet genomfördes dels av Susann Bönnemark och dels av Kristina Olsson och Karin Ekborg-Persson genom intervjuer och samtal med medarbetarna på deras
arbetsplatser, individuellt eller i grupp. Inom institutionerna/Stamcellscentrum genomfördes kartläggningen av de administrativa arbetsuppgifterna och deras omfattning med hjälp av ett strukturerat verktyg som KIA-konsult tidigare använt på ett flertal institutioner inom
universitetet (Bilaga 4). Intervjuerna med fakultetskansliets personal genomfördes av Kristina Olsson och Karin Ekborg-Persson som strukturerade diskussioner, företrädesvis i grupper av personal sammansatta med utgångspunkt i den beskrivning av kansliets verksamhetsområden och personal som fanns på fakultetens hemsida. De viktigaste diskussionspunkterna var vilket uppdrag man har, vem som är uppdragsgivare, gränssnittet mot institutionerna, linjeorganisationen, de viktigaste processerna för respektive funktion samt för- och nackdelar med nuvarande organisation och arbetsfördelning. Susann
Bönnemark genomförde intervjuer med personer i olika funktioner inom fakulteten i öppen samtalsform.
Vidare har data hämtats från universitetets administrativa system och officiella statistik.
Information har också hämtats ur beslutsdokument inom fakulteten samt från fakultetens hemsidor.
Den information som samlats in har successivt sammanställts och bearbetats av arbetsgrup-pens medlemmar. Gruppen har träffats regelbundet för diskussioner och avstämningar, varvid materialet stegvis syntetiserats och kondenserats. Analysen baseras på samtliga insamlade data, vilket innebär att data från kartläggning, strukturerade och öppna intervjuer samt registerdata vägts samman i presentationen. Resultaten presenteras i två huvudavsnitt;
för de sex institutionerna samt Stamcellscentrum och för fakultetskansliet. Därutöver
presenteras en del organisatoriska och budgettekniska överväganden under en separat rubrik.
4.7 Dialog och information
Prodekanus har regelbunden informerat fakultetsledningen om uppdragets fortskridande.
Vidare har hon haft ett antal enskilda möten för information till personer med
11 ledningsuppdrag (prefekter, m fl), och telefonsamtal och e-postkorrespondens med ett stort
antal medarbetare. Därutöver har följande informations- och diskussionstillfällen anordnats:
• Delrapport till fakultetsledningen 2006-11-07
• Information vid prefektmöten 2006-11-27, 2006-12-11, 2007-03-26
• Informationsmöte för fakultetskansliets personal 2006-10-11
• Möten med bitr prefekter för GU 2006-10-18, 2006-11-21
• Informationsmöten för all personal 2006-12-04, 2006-12-06
• Medicinska fakultetens styrelse, 2006-12-05
• De fackliga organisationerna 2006-12-19
• Studentorganisationerna 2007-02-12 och 2007-03-19
• Informationsmöte för nämndsordf och programdirektörer inom GU 2007-01-16
• Informationsmöte för fasgrupps-/terminsansvariga inom GU 2007-01-23
• Diskussionsmöte med företrädare för SACO 2007-03-14
5. Administration inom fakultetens sex institutioner samt Stamcellscentrum
Fem av institutionerna har i stora drag genomfört de förändringar som fastställdes i beslutet om genomförandet av Medfak 2005. Några institutionskanslier innehåller även andra admi-nistrativa funktioner än de som föreskrivs i Medfak 2005, t ex informationshantering.
Den sjätte institutionen (IKVL) har också ett institutionskansli men man har inte samordnat all ekonomi- och personaladministration dit; många sådana ärenden hanteras istället av administrativ personal placerad i de olika forskargrupperna. Institutionen har inte heller anpassat sig till den kostnadsställestruktur som föreskrivs enligt Medfak 2005 som innebär att det ekonomiska ansvaret delegeras till chef för forskar-/utbildningsgrupp; man har istället bibehållit kostnadsställeansvaret på avdelningsnivå.
Kartläggningen av institutionernas administration visar att förändringarna i Medfak 2005 haft effekt på arbetsfördelningen inom institutionerna. Inom alla institutioner finns ett antal befattningar som är specialiserade inom ekonomi- eller personaladministration, vilket är hänförbart till den personal som arbetar på institutionskanslierna. Enligt intervjuer med bl a fakultetskansliets företrädare har kvaliteten och effektiviteten inom
institutionsorganisationen därmed ökat och kommunikationen med framförallt ekonomi- och personaladministratörer på institutionsnivå har förbättrats efter omorganisationen.
Förändringen uppges ha underlättat nätverksbyggande mellan fakultetskansliet och
institutionerna. En del företrädare för institutionerna inom personaladministrationen upplever att handlingsfriheten är beskuren i och med att dispensansökningar, löneförhandlingar, etc skall gå genom fakultetskansliet. Det anses ta onödigt mycket tid i anspråk och upplevs som byråkratiskt krångligt. Andra är helt nöjda med denna ordning och tycker att tydligheten ökat med Medfak 2005, dock tar en del handläggning – t ex dispenshanteringen – väldigt lång tid.
Gällande ekonomiadministrationen är det också en blandning av positiva och negativa kommentarer från institutionernas sida och det är främst GU-ekonomin som kommenteras (beskrivs närmare längre fram i rapporten). Det positiva med budgetmodellen är att man enkelt kan göra jämförelser mellan programmen och att kostnader tydliggjorts på ett annat sätt än tidigare. Dock upplevs modellen väldigt krånglig och tidskrävande.
12 Tabell 3. Fördelning av nedlagd arbetstid (% av heltid) på personal- respektive
ekonomiadministration inom institutionerna och Stamcellscentrum, samt ett antal nyckeltal.
Funktion Labmed
Antal HE dec 2006 (totalt antal anställda)
104 76 149 268 180 182 34
Antal HE/HE personaladm
79 76 67 77 45 74 62
Ekonomiadministration 428% 315% 404% 902% 768% 660% 153%
Antal personer
a Leverantörsfakturor, Inbetalningar, Kundfakturor, Anläggningsreg, Ombokningar
Kartläggningen visar att det, trots ambitioner att samordna denna del av administrationen, fortfarande finns många personer som hanterar personal- och ekonomifrågor (Tabell 3). Alla personer hanterar inte alla moment men uppfattar sig arbeta med någon del av dessa
processer. Nyckeltalen som anges i tabellerna syftar till att möjliggöra jämförelser mellan institutionerna, men det är viktigt att beakta den mängd faktorer som påverkar antalet administratörer, t ex institutionens storlek, institutionens komplexitet, antal forskargrupper, antal externa projekt, institutionens interna organisation och arbetsfördelning, rutiner, antal anställda, mm.
När det gäller personaladministration visar ett nyckeltal hur många anställda varje HE personaladministratör hanterar. Här är det relativt lika mellan institutionerna, men vid IKVM är nyckeltalet betydligt lägre vilket kan tyda på en lägre produktivitet/effektivitet i
hanteringen. Inom denna institution har 28 personer angett att de arbetar med personaladministration i någon form.
Ekonomiadministrationens produktivitet/effektivitet visas med hjälp av tre nyckeltal.
Omsättning i mkr/antal HE ekonomiadministratör visar bl a att man inom HVS,
Stamcellscentrum och EMV hanterar fler mkr/HE ekonomiadministratör än inom övriga institutioner. HVS har en större andel GU än övriga och därigenom en mindre komplex ekonomihantering i form av redovisning av forskningsprojekt, vilket bör kräva färre resurser i det avseendet. Å andra sidan kräver budgetmodellen för GU också ekonomiadministration, men denna handhas i större omfattning av lärarpersonal och framgår därför inte av vår kartläggning. Stamcellscentrum är betydligt mindre än övriga enheter och relativt nystartat vilket kan förklara att denna enhet uppvisar en högre produktivitet/effektivitet mätt med detta nyckeltal. EMV är en institution som under 2006 aktivt arbetat med arbetsfördelning och rutinöversyn vilket kan vara en förklaring till den högre produktivitet/effektivitet som indikeras av nyckeltalen. Även om man studerar antalet transaktioner/HE
ekonomiadministratör så ser man att Stamcellscentrum och EMV ligger högt medan HVS
13 hanterar färre transaktioner per administratör. Enligt detta nyckeltal ligger också IKVL högt
med 1 515 transaktioner per heltidsadministratör. Antal transaktioner är dock ett vanskligt mått när det gäller produktivitet/effektivitet eftersom ett stort antal verifikationer kan tyda på att ekonomiadministrationen och rutinerna lagts upp på ett alltför komplicerat sätt.
Nyckeltalet antal verifikationer/omsättning visar att Stamcellscentrum och IKVL har betydligt större andel transaktioner än övriga institutioner i relation till sin omsättning.
Det är viktigt att tillägga att en stor del av personal- och ekonomiadministration inte hänger samman med antal transaktioner. Transaktionshantering är en del av arbetet men en minst lika stor del är den ekonomiska planeringen och uppföljningen, rutinöversyn, diskussioner kring personalrekryteringar, osv. Dessa arbetsuppgifter ingår i kartläggningen men syns inte i ovan beskrivna nyckeltal. Erfarenhet från andra processgenomgångar visar att det finns behov av att omfördela tid som frigörs vid effektivisering från transaktionshantering till administrativt stöd vid ekonomisk planering, uppföljning och kommunikation gentemot forskargrupper/motsvarande, vilket sannolikt skulle leda till en administrativ avlastning för de chefer för forskar-/utbildningsgrupper som finns inom medicinska fakultetens
institutioner.
Enligt kartläggningen finns det ett antal befattningshavare i forskargrupperna, ofta med benämningen forskningsadministratör, som uppger att de arbetar inom alla de administrativa processer som kartläggningsverktyget omfattar, dvs personal-, ekonomi-, utbildnings-administration och administrativ service. Forskningsadministratörerna har därmed en splittrad arbetssituation genom att deras befattningar innehåller många olika administrativa roller, vilket också framgår av lönekonteringarna i bilaga 6. Det finns flest forsknings- och
Enligt kartläggningen finns det ett antal befattningshavare i forskargrupperna, ofta med benämningen forskningsadministratör, som uppger att de arbetar inom alla de administrativa processer som kartläggningsverktyget omfattar, dvs personal-, ekonomi-, utbildnings-administration och administrativ service. Forskningsadministratörerna har därmed en splittrad arbetssituation genom att deras befattningar innehåller många olika administrativa roller, vilket också framgår av lönekonteringarna i bilaga 6. Det finns flest forsknings- och