4.1 Allmänt om statliga ramavtal
Ett ramavtal är en generell överenskommelse mellan en myndighet och en leverantör. Ett problem med begreppet ramavtal är att det inte tycks vara entydigt i alla EU-länder, utan tolkas olika mot bakgrund av nationella rättsregler och traditioner. I LOU40 definieras ramavtal som avtal som ingås mellan en upphandlande enhet och en eller flera leverantö- rer i syfte att fastställa samtliga villkor för de avrop som görs under en viss period. Definitionen i LOU torde i första hand avse avtal som träffas för att tillgodose en enskild upphandlande enhets behov. Det finns emellertid inget som motsäger att ett ramavtal kan användas för att täcka flera myndigheters behov, på det sätt som ramavtal av tradition har använts i Sverige. Detta måste dock framgå av anbudsförutsättningarna. (Statlig
inköpssamordning, 2003)
Ramavtal träffas alltså av en myndighet med en leverantör för statens räkning. Flera statliga myndigheter kan sedan anskaffa sina varor och tjänster utan att tillämpa de särskilda upphandlingsreglerna i LOU för varje anskaffning. Det är istället ramavtalen som upphandlas enligt reglerna i LOU. Ramavtalens syfte är alltså att reglera en
avropsrutin. (Statlig inköpssamordning, 2003) Detta innebär att avtalen skall omfatta alla väsentliga villkor för en eventuell affär. Där skall regleras vilka produkter och/eller tjänster som ramavtalsleverantören ska kunna leverera samt priser och övriga villkor som skall gälla vid avrop (Statskontoret, 2000). Endast beställningens omfattning och
leveranstid kan lämnas utanför avtalet eftersom dessa uppgifter utgör avrop (Statlig inköpssamordning, 2003).
Upphandlingar brukar resultera i ett eller flera ramavtal för ett visst produkt- eller tjänsteområde (ramavtalsområde). Ramavtalen sluts vanligen för två år i taget. Under ramavtalens giltighetstid uppdateras både priser och produkter och tjänster enligt fastställda villkor. Innan ett ramavtal upphör att gälla sker i regel en ny upphandling. (Statskontoret, 2000) Enligt svensk rätt är leverantören bunden av sina åtaganden under ramavtalets hela giltighetstid medan köparen i regel inte bundit sig civilrättsligt för att ovillkorligen använda avtalet (Statlig inköpssamordning, 2003).
Meningen är att ramavtal alltid skall användas när sådana finns. Enligt förordningen om statlig inköpssamordning41 har statliga myndigheter och affärsdrivande verk en skyldighet att använda de statliga ramavtalen. Undantag kan endast göras om den upphandlande organisationen finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. I dessa fall skall Statskontoret underrättas, enligt förordningen42.
40
LOU 1 kap. 5 §
41
3 § förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
42
4 § förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
Statliga myndigheter är myndigheter under regeringen, inklusive försvarets myndigheter och de affärsdrivande verken, d.v.s. de statliga verksamheter som ingår i rättssubjektet svenska staten.43 Ramavtalen kan således per automatik användas av samtliga statliga myndigheter och affärsdrivande verk. (Statlig inköpssamordning, 2003) Verksamheter som kan likställas med myndigheter och som inte finns under regeringen, t.ex. allmänna försäkringskassor, riksdagen och dess myndigheter och statliga stiftelser, kan inte utan vidare använda ramavtalen, men bör kunna ingå i samordningen på egen begäran.44 (Statlig inköpssamordning, 2003) Kommuner och landsting berörs inte av förordningen och ingår därför normalt inte i inköpssamordningen. Men kommuner och landsting kan avropa från ett ramavtal om de givit Statskontoret fullmakt att genomföra ramavtalsupp- handlingen även för deras räkning. (Statskontoret, 2000) Det är vanligt att kommuner och landsting deltar i inköpssamordningen, t.ex. i de ramavtal på IT-området som Statskonto- ret upphandlar (Pedersen, 2002). Ju fler myndigheter som står bakom och använder sig av ramavtalen desto starkare ställning får de gentemot leverantörerna.
4.2 Ramavtalsupphandling och avrop
Ramavtalsupphandlingarna genomförs, som nämnts, enligt LOU. Det innebär att
upphandlingarna annonseras och därefter publiceras förfrågningsunderlaget. Intresserade leverantörer lämnar sedan in anbud och utifrån dessa skiljer den upphandlande myndighe- ten ut de företag som är tillräckligt kvalificerade. Efter detta värderas anbuden och de leverantörer som väljs ut för att slutligen teckna ramavtal avgörs av kravuppfyllnaden.45 (Statskontoret, 2000)
Innan ramavtalsleverantörer eller återförsäljare tar emot ett konkret avrop från en beställare så har det ofta föregåtts av en s.k. avropsförfrågan. Genom avropsförfrågan undersöker beställaren hur ett behov kan uppfyllas och utnyttjar samtidigt den konkurrens som finns mellan ramavtalen. Avropsförfrågan kan bland annat innehålla en beskrivning av vad beställaren behöver, hur beställaren vill ha det levererat och en begäran om prisuppgift. Beställaren bör ställa förfrågan så att samtliga ramavtalsleverantörer har möjlighet att svara. (Statskontoret, 2000)
När parterna kommit överens om vad som skall levereras, skriver beställaren det formella avropet. Ramavtalens villkor skall följas, men de är inte tillräckliga i alla hänseenden. Beställaren måste tillsammans med leverantören bl.a. specificera vilka produkter och tjänster som skall levereras, vilka garantinivåer/underhållsnivåer som ska gälla,
leveransadress och avtalad leveransdag. Dessutom måste man ange vilket ramavtal som avropet sker från. Dessa frågor är beställarspecifika och går därför inte att reglera i ramavtalet. Det är däremot inte möjligt att gå så långt att man inför villkor som avviker
43
En förteckning över de statliga myndigheter och affärsdrivande verk som skall använda ramavtalen finns under punkt 1 på www.avropa.nu/html/myndigheter_alla.htm
44
Förteckningar över de myndigheter och organisationer som kan delta i den statliga inköpssamordningen finns under punkt 2-4 på www.avropa.nu/html/myndigheter_alla.htm
45
En förteckning över de statliga ramavtalen med ramavtalsområden, leverantörer och slutdatum finns på www.avropa.nu/html/avropare.htm
från ramavtalens villkor. Då säljer man inte längre enligt ramavtalet och beställaren gör inte längre ett avrop, utan en separat upphandling. (Statskontoret, 2000)
4.3 Statlig inköpssamordning
Statlig inköpssamordning regleras, som nämnts, i förordningen om statlig inköpssamord- ning46. Med statlig inköpssamordning avses i första hand inköpsaktiviteter som syftar till att staten skall kunna anskaffa varor och tjänster till fördelaktigare villkor än varje myndighet kan göra var för sig. Verktyget för detta är, som beskrivits, ramavtal eller andra gemensamma avtal. Avtalen bör täcka de mest angelägna områdena för samord- ning, t.ex. homogena och standardiserade varor och tjänster som upphandlas i stor omfattning, men även sådana som är svåra eller resurskrävande att upphandla.
Statskontoret har enligt förordningen ansvar för att sådana avtal träffas och för samord- ningen och uppföljningen av inköpsverksamheten. Statskontorets uppgift är att se till att det finns avtal på sådana varor och tjänster som efterfrågas av myndigheterna. Det innebär dels att initiera nya avtalsområden och dels att i samarbete med övriga ramavtals- ansvariga myndigheter utveckla befintliga avtal, men även att föreslå avveckling av avtal som inte efterfrågas i tillsäckligt stor omfattning. Det är däremot inte Statskontorets uppgift att upphandla avtal, utan upphandlingarna skall genomföras av den bäst lämpade myndigheten. Dessa ramavtalsansvariga myndigheter är i regel myndigheter med stor egen upphandling eller med särskild kompetens inom området. (Statlig inköpssamord- ning, 2003) Dessa är: Arbetsmarknadsstyrelsen (AMS) Ekonomistyrningsverket (ESV) Domstolsverket Fortifikationsverket Försvarets materielverk (FMV)
Försvarsmaktens Logistik (FMLOG)
Lantmäteriverket Riksgäldskontoret (RGK) Rikspolisstyrelsen (RPS) Riksskatteverket (RSV) Statskontoret Verket för högskoleservice (VHS)
46
4 § förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
46 46