Statsbidrag inom flyktingmottagandet

Staten kompenserar kommunerna för vissa kostnader förknippade med flyktingmottagandet genom vissa statsbidrag.

När det gäller asylsökande ersätts kommunernas kostnader enligt förordning

(2017:193) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. För utbildning ersätts kommunen med en schablon medan för placering av barn och ungdom i familjehem eller institution ersätts de faktiska kostnaderna.

Kommuner kan få ersättning för vissa kostnader de har för nyanlända med uppehållstillstånd i Sverige. Exempelvis kan ersättning beviljas, givet vissa

förutsättningar, för bland annat ekonomiskt bistånd, hemtjänst och LSS-insatser. En del av kommunens kostnader ersätts genom en schablon som betalas ut automatiskt. När det gäller ensamkommande barn gäller särskilda regler.

Ersättning lämnas i flera fall efter särskilt ansökningsförfarande. En del ersättningsbeslut kan överklagas av kommunen.

GR - ansökan om statsbidrag_Åstorps kommun.docx 5

© 2020 KPMG AB. All rights reserved.

Document classification: KPMG Public

Åstorps kommun Ansökan om statsbidrag

2020-06-08

statsbidrag riktade till olika målgrupper och för varje bidrag finns det krav för vad huvudmannen behöver göra för att få ta del av ersättningen. Det finns även bidrag som inte kräver en inskickad ansökan, såsom lärarlönelyftet, men även dessa bidrag kräver viss arbetsinsats.

Många bidrag kräver att man efter avslutat bidragsår redovisar hur pengarna har använts. Har inte hela bidraget använts eller om det använts på fel sätt kan

huvudmannen tvingas återbetala beloppet. Skolverket kontrollerar och följer upp att statsbidrag inom skolan används på ett korrekt sätt.

Av de riktade statsbidragen till kommunerna går merparten till skolan. Under de senaste åren har det handlat om 40-60 olika bidrag, vilket motsvarar över 15 miljarder kronor. Fler av bidragen är riktade för särskilda ändamål. Det största statsbidraget till skolhuvudmännen är ”statsbidrag för stärkt likvärdighet och kunskapsutveckling” till vardags benämnt ”likvärdig skola”. Totalt avsattes 2019 3 500 mnkr. Åstorps kommun beviljades drygt 9,5 mnkr. I Åstorp har bidraget bland annat använts till

personalförstärkningar inom elevhälsa och skolbibliotek samt för hälsofrämjande insatser och undervisningsmateriel såsom NTA-lådor¹. Beslut om hur pengarna skulle användas fattades av nämnden vid sammanträdet den 27 februari 2019. Utifrån ett förvaltningsförslag gjordes en omfördelning motsvarande 400 tkr.

3.3 Bildningsnämnden

3.3.1 Handläggning och ansvar

För arbetet med statsbidrag finns inga riktlinjer eller rutiner. Frågor om statsbidrag behandlas inte heller i nämndens delegeringsordning.² Enligt förvaltningschefen har två personer i staben särskilt ansvar för statsbidragshantering. Det gäller dels en

ekonomiassistent/systemansvarig, dels förvaltningsekonom. Rektor för

gymnasieskolan och vuxenutbildningen ansvarar själv för statsbidragshanteringen.

Ekonomiassistentens tjänst omfattar till hälften arbete med statsbidrag. I arbetsbeskrivningen framgår att ekonomiassistenten ska

⎯ administrera statsbidrag från Skolverket,

⎯ administrera bidrag från Boverket,

⎯ administrera statsbidrag från Migrationsverket, och

⎯ arbeta med fördelning och uppföljning av migrationsmedel.

I intervju framför ekonomiassistenten att uppdraget är tydligt och att hon också har förutsättningar att klara uppdraget. Hon har utarbetat egna rutiner både för att hålla sig uppdaterad om nyheter inom området samt för hur arbetet med ansökningar,

uppföljningar och redovisningar ska ske. Nyheter inom området följer hon i Skolverkets statsbidragskalender och information om förändringar kommer också direkt från

Skolverket till hennes e-post. I det digitala systemet ProCapita följer hon till exempel antalet nyanlända i kommunen och när deras status ändras från asylsökande till person med uppehållstillstånd. Vid behov tas direktkontakt med Migrationsverket.

1 NTA-naturvetenskap och teknik för alla. Materiel för laborationer med mera.

2 Bildningsnämndens delegationsordning2016-11-30

Bildningsnämnden söker alla statsbidrag som fungerar för verksamheten och som är i linje med utvecklingsarbetet, menar förvaltningschefen. Vilka statsbidrag som sökes avgörs av förvaltningschefen i samråd med skolledarna. Beslutet har föregåtts av kommunikation mellan ansvarig ekonomiassistent och skolledare. Ekonomiassistenten menar att alla tillgängliga statsbidrag gås igenom. Stora statsbidrag diskuteras på ledningsgrupp och mindre statsbidrag direkt med berörda rektorer. Utgångenspunkt för beslut är de behov som finns. Intervjuade rektorer menar att nämnden söker de

statsbidrag som är relevanta.

Vid nämndens sammanträde i februari 2020 redovisades, under rubriken delgivningar, ansökningar om statsbidrag, rekvisition av statsbidrag och redovisningar. Av protokollet framgår följande:

⎯ ansökan elevhälsa och specialpedagogik

⎯ ansökan högskolestudier i specialpedagogik

⎯ rekvisition kvalitetssäkrande åtgärder 2020

⎯ ansökan läslyft 2020/21

⎯ ansökan läxhjälp 2020

⎯ ansökan omsorg under kvällar, nätter och helger 2020

⎯ redovisning fler anställda i lågstadiet 2018/19

⎯ rekvisition likvärdig skola 2020

⎯ redovisning kvalitetssäkrande åtgärder 2019

Bildningsnämndens presidium känner sig mycket trygg med förvaltningens hantering av statsbidrag. Ledamöterna pekar på den kompetens som enskilda tjänstepersoner med ansvar för statsbidrag besitter. Förvaltningschefen delar nämndens bild.

Ansvarsfördelningen är tydlig och de ansvariga arbetar också efter egna rutiner som säkerställer att kunskapen om statsbidrag är hög och hanteringen av desamma sköts effektivt enligt lag och förordning.

Bedömning

I vår granskning kan vi se att det finns en struktur för arbetet med statsbidrag vad gäller att uppmärksamma, söka och redovisa. Ansvarsfördelningen på verksamhetsnivå är tydlig. Det kan dock finnas skäl att i en rutin dokumentera arbetet från att upptäcka statsbidrag till beslut efter redovisning av erhållna statsbidrag. Det är en inte försumbar risk att förlita sig på enskilda tjänstepersoner kompetens.

Vi anser att beslut om att söka statsbidrag eller inte är en fråga för bildningsnämnden

GR - ansökan om statsbidrag_Åstorps kommun.docx 7

© 2020 KPMG AB. All rights reserved.

Document classification: KPMG Public

Åstorps kommun Ansökan om statsbidrag

2020-06-08

Vi konstaterar att ansökningar av statsbidrag utgår från bedömda behov, vilket därmed betyder att nämnden inte söker alla tillgängliga statsbidrag. Det behöver i sig inte vara ett problem om besluten är välgrundade och inte främst beror bristande administrativt stöd.

3.3.2 Uppföljning

Bildningsnämnden har alltså inga nedskrivna rutiner utan arbetet bedrivs utifrån tjänstepersonernas enskilda rutiner i enlighet med fastställd ansvarsfördelning. I ekonomisystemen ges varje statsbidrag ett eget kontonummer till vilket intäkter och kostnader förs. Ekonomiassistenten samlar all dokumentation i en mapp för varje statsbidrag. En sammanställning av samtliga statsbidrag och vilka som

bildningsnämnden har ansökt om uppdateras kontinuerligt. Förvaltningsekonom och ekonomiassistent följer upp dessa i det löpande arbetet. Förvaltningschefen är trygg med att de kostnader som följer på insatser utifrån respektive statsbidrag kommer att godtas av Skolverket, även om det kan finnas tolkningsutrymme. De insatser som vidtas utifrån respektive satsning är i hög grad planerade i samband med ansökan. Om nämnden räknar med att erhålla ansökta statsbidrag bokas det som en intäkt i budget;

om det är mer osäkert om kraven kommer att uppfyllas bokas det inte upp i budget.

Under de senaste två åren, 2018 och 2019, har kommunen blivit återbetalningsskyldig vid tre tillfällen. För 2018 fick kommunen lämna tillbaka statsbidrag för en satsning inom elevhälsan. Nämnden kunde tidigt konstatera att det skulle bli svårt att uppfylla kraven och bokade inte upp bidraget i budget. För 2019 fick kommunen betala tillbaka bidrag för högskolestudier i specialpedagogik, då medarbetaren som var tilltänkt att deltaga inte togs in på utbildningen. Drygt en kvartsmiljon kronor fick också betalas tillbaka för mindre barngrupper i förskolan. Vid en förskoleenhet hade barnantalet ökat med tretton barn utan att grupperna hade blivit fler. Skolverkets beslut om

återbetalningsskyldighet har aldrig kommit som en överraskning för nämnden, enligt intervjuad ekonomiassistent.

Nämndens ordförande påpekar att intäkterna från statsbidrag utgör en stor del av nämndens resurser. Nämnden borde dock ha fått ta del av ytterligare resurser som kommunen har fått i generella statsbidrag, till exempel för vuxenutbildning. Risken med generella statsbidrag är att de inte går dit regeringen avsett utan används för att klara underskott i andra verksamheter i kommunen, enligt presidiet. En rektor pekar på att den generella ökningen av bidrag till kommunerna (välfärdssatsningen) får till

konsekvens att statsbidragen för lärarassistenter försvinner. Om kommunen inte fördelar resurserna ut i verksamheten kommer personal att behöva sägas upp.

Bildningsnämnden kan idag inte bedriva sin verksamhet utan statsbidrag. I takt med att statsbidragen från Migrationsverket har minskat och upphört påverkas

förutsättningarna att ge elever som har varit nyanlända det stöd som de behöver till exempel genom undervisning i mindre grupper, extra modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål. Statsbidragens utformning påverkar

ekonomistyrningen i kommunen. Förvaltningschef och rektorer har inte möjlighet att vidta vilka åtgärder som helst för att komma till rätta med eventuella underskott utan måste tänkta på hur kraven på att erhålla statsbidrag är utformade för att inte riskera att göra kommunen återbetalningsskyldig. Enligt nämndens ordförande redovisar förvaltningen vad olika besparingar i verksamheten kan få för konsekvenser på statsbidragen.

vore en skriftlig rutin, som en del i en sammanhållen statsbidragsrutin, att föredra för att säkra hanteringen vid eventuella personalförändringar. I våra intervjuer framkommer för övrigt inte annat än att nämnden har kontroll över ansökta bidrag och hur de har använts.