Struktur och avstämningar i arbetsprocessen

Strävan i arbetet har varit att deltagarna ska uppfatta att de har initiativet och mandatet att driva arbetet. Gruppen har varit relativt stor och för att få fatt i varje deltagares tankar genomförde jag avstämningar vid några tillfällen. Det har gett en bild av tankar hos både individ och grupp, samtidigt som det varit ett konkret underlag för fortsatt arbete.

Deltagarna har kommit att träffas med 5-6 veckors mellanrum under en period av ca ett och ett halvt år. Återkopplingar har skett från gång till gång av mig som ledare. På det sättet formades en struktur som höll ihop arbetet.

Deltagarträffarna och mina återkopplingar har legat till grund för val av avstämningar och tekniker under arbetsprocessen.

Det empiriska materialet består av de avstämningar jag initierat i funktionen som processledare. Regelbundna återkommande frågor till deltagarna om hur de uppfattat arbetet och hur deras behov sett ut, har varit kärnan i min arbetsmetod. Till detta kommer kontinuerliga anteckningar baserade på observationer och reflektioner. Vid fem tillfällen har jag genomfört en systematisk avstämning av läget. Varje sådan avstämning har sammanställts av mig som ledare och återkopplats till deltagarna. Förutom att utgöra arbetsunderlag har materialet också uppmärksammat deltagarna på reflektionens betydelse i en arbetsprocess. För att ge utrymme för reflektion har informationen samlats in individuellt, skriftligt under väl tilltagen avsatt tid. För mitt uppdrag att leda arbetet har avstämningarna varit ett sätt att kvalitetssäkra processen på individnivå där jag kan följa hur varje individ uppfattat arbetet.

Strukturen för de fem systematiska dokumenterade avstämningarna beskrivs nedan med de syften och frågeställningar som gavs till deltagarna.

1. De första arbetsdagarna i processen (mars, år 1)

Den första avstämningen var en form av kartläggning som inledde arbetsprocessen och syftet var att:

- få fatt i deltagarnas förståelse av utvecklingsarbetet och tydliggöra likheter och skillnader mellan deltagares förståelse inom gruppen.

- inventera utgångsläget vad gäller kunskaper och erfarenheter - inventera frågeställningar för fortsatt arbete

Två öppna frågor besvarades genom dialog i mindre grupper:

Vad vet vi?

Vad behöver vi veta mera om?

2. En arbetsprocess igång (september år 1)

Efter ett sommaruppehåll genomfördes en enkätundersökning med öppna frågeställningar. Den syftade till att:

- återkoppla erfarenheter och lärdomar från vårens arbete - fånga upp nya frågeställningar för fortsatt arbete

- vara en avstämning för hur arbetssättet uppfattades av deltagarna Frågorna i enkäten var:

Vad lärde du dig under våren?

Hur tänker du om det här projektet?

Vad vill du lära dig mer om under hösten?

Hur ska det gå till?

Något du vill lägga till?

3. Avstämning efter ytterligare ett halvårs arbete (november år1) Fem öppna frågor formulerades i en enkät och besvarades individuellt.

Den avstämningen syftade till att:

- undersöka graden av upplevt aktionslärande - inventera kunskapsbehov

- undersöka lärandet i gruppen

- undersöka utbildningens relation till ledarens vardag Frågorna i enkäten var:

Vad har du lärt dig om problemområdet?

Anser du att ni ledare i din verksamhet är inne i en aktionslärandeprocess?.

Motivera ditt svar

Vad behövs för att förbättra aktionslärandet i din ledargrupp?

Vad har du lärt av de andra ledarna så här långt?

Har du förändrat ditt sätt att arbeta som ledare? Hur?

4. Litteraturseminarium (februari år 2)

Deltagarna valde olika böcker som var och en läste individuellt. Frågor bildade underlag för en dialog i mindre grupper. Enkäten innehöll tre öppna frågeställningar. Syftet var att:

- förbereda ett litteraturseminarium

- skapa reflektion hos varje deltagare som förberedelse för dialog i grupp - att undersöka deltagarnas uppfattning av litteraturens betydelse Frågorna som ställdes var:

Vad i boken relaterar du till det här utvecklingsarbetet?

Vad i boken relaterar du till uppdraget som ledare mer generellt?

Vilka nya tankar fick du från boken?

5. Avslutande kartläggning (juni, respektive november år 2)

Syftet med en avslutande undersökning var att försöka få deltagarnas beskrivning av arbetsprocessen i sin helhet. För att ta reda på hur deltagarna uppfattat vårt gemensamma arbete beslutade jag att genomföra en avslutande informationsinsamling med så öppen teknik som möjligt. Jag ville undersöka hur denna relativt långa period med vårt gemensamma arbete uppfattats av dem utan att jag påverkade inriktningen på deras tankar med konkreta frågor. Mitt uppdrag och förvaltningsledningarnas ambition var att använda en arbetsform som inte karaktäriserades av ett traditionellt kurstänkande och frågan var nu hur arbetet hade framtonat hos ledargrupperna. Jag valde därför att använda mig av brevmetoden. Metoden innebär att deltagaren skriver ett brev, signerat eller anonymt, där brevet utgår från en öppen grundläggande fråga. Brevens innehåll utgör rådata och bildar ett underlag för bildande av kategorier för att därefter kunna sammanställa materialet. På detta sätt fick deltagarna möjlighet att med egna ord uttrycka sin uppfattning om arbetsprocessen. Instruktionen till brevet hade följande lydelse:

Som uppföljning av det här gemensamma arbetet så skulle jag uppskatta om du tog dig tid att beskriva för mig vad du uppfattar att du har varit med om. Tänk dig att du skulle beskriva det för någon som var intresserad av att få veta. Se det som ett brev till mig där du redogör för, men också tillåter dig att värdera arbetet. Det skulle vara värdefullt om du avslutar med några tankar om hur du tror att fortsättningen kommer att te sig om och hur du i så fall kommer att bygga vidare på det arbete vi gjort tillsammans.

3.5.2 Mina tankar, farhågor och frågor inför att leda