Många exempel på samarbeten mellan kommunala planerare och väg- och järnvägsplanerare, samverkan med regionala aktörer och länsstyrelser m.m. finns beskrivna i olika utvecklingsprojekt från senare år. Läs t.ex. mer i de publikationer som omnämns i textrutan nedan. De utgår från de regler som gällde före ändringarna åren 2011 och 2013, men själva samarbetsfrågorna och hur man bygger upp strukturer för samverkan, både organisatoriskt och i de medverkan- des tänkesätt, är lika.
Erfarenheterna om betydelsen av att utveckla samverkansmeto- derna är samstämmiga. En väl utvecklad och aktuell kommunal planering som bas för samarbetet är grundläggande och viktig. Kon- tinuerliga samarbetsformer, arenor, för avstämning och information och för att kunna få igång särskilda samarbetsprojekt i tidiga skeden verkar också vara strategiskt. Länsstyrelsen som har en roll i olika processer kan i många fall fungera som värd för denna typ av samtal.
Inom ”Den Attraktiva Regionen” ska regional samverkan utvecklas
Projektet ”Den Attraktiva Regionen” ska pågå 2013– 2015 och är ett samverkans- projekt mellan Trafikverket, SKL, Boverket m.fl. Man ska utveckla samspelet kring ett transportsystem som bidrar till regional utveckling, miljöeffektiv rörlighet och social hållbarhet. Samspelet mellan rumslig utveckling och transportplanering är ett huvudtema. Samspelet mel- lan regionala och kommunala aktörer behöver utvecklas och även innefatta regio- nala trafikmyndigheter och transportoperatörer. Företrä- darskap och samsyn kräver väl utvecklade processer om de ska leda till bred enighet kring prioriteringar, hantering av konflikter och åtgärdsval inklusive en säkrad finansie- ring.
Tidigt, Tydligt, Transparent och Tillsammans
”4 T” (Tidigt, Tydligt, Transparent och Tillsammans) är en samman- fattning av framgångsfaktorer för en lyckad samordning enligt delprojektet inom SATSAprojektets idéskrift om effektiva plane- ringsprocesser som presenteras i rutan här intill.
Kvaliteten på samverkan samt projekt- och processledningen är avgörande för hur effektiv processen blir. Genom en medvetenhet om fallgroparna kan kulturskillnader och vanor överbryggas. Det behövs även mod för att man i samverkan ska kunna gå ut ur den egna komfortzonen. Och tänk på att ingen aktör ensam äger frågan!
Exempel på och erfarenheter av samverkan
”Att samordna kommunal planering med utbyggnad av vägar och järnvägar” gavs ut av Boverket 2009 och redovisar och kommente- rar både större och mindre väg- och järnvägsutbyggnader där den kommunala planeringen spelat en viktig roll. Framgångsfaktorer och svårigheter kommenteras. Se vidare: www.boverket.se/Om-Boverket/
Webbokhandel/Publikationer/2009/Att-samordna-kommunal-plane- ring-med-utbyggnad-av-vaga-och-jarnvagar
”Effektiva planeringsprocesser för transportinfrastruktur, verktyg för samverkan – en idéskrift”, utgiven 2012, är ett delprojekt inom ”SATSA”, Samverkan för effektivt transportsystem i Stockholmsre- gionen. I denna skrift beskrivs arbetssätt (i skriften kallade ”verktyg”) för effektiv samverkan i olika samverkansmoment. Dessa redovisas utifrån en indelning av planeringsprocessen från tidiga idéskeden fram till avtal om genomförande. Idéskriften finns att ladda ner från webbplatsen www.tmr.sll.se/satsa/Delprojekten/Delprojekt-SATSA-I/
Delprojekt-11/Rapporter
”Statligt stöd i infrastrukturplaneringen”, länsstyrelsen i Skåne län, trafikverket och Tyréns 2012. Här görs en redovisning av ett delpro- jekt inom ett tematiskt myndighetssamarbete kring tillgänglighet och regional tillväxt. Syftet var att hitta former för hur dialogen mellan stat, kommun och region kan utvecklas. Se vidare: www.lansstyrelsen.
se/skane/Sv/Publikationer
”Den Goda Staden” har varit ett samverkansprojekt mellan Jönköpings, Norrköpings och Uppsala kommun samt Boverket, Trafikverket och Sveriges Kommuner och Landsting. Projektet pågick under åren 2005–2010. Ambitionen har varit att genom samarbete utveckla ge- mensam kunskap och erfarenhet inom området stadsutveckling och transporter, för att ta sig förbi hinder och svårigheter. Projektet har utgått från konkreta delprojekt i de tre kommunerna och har där iden- tifierat kunskapsbehov. Seminarier och kunskapsrapporter är viktiga för att sprida den kunskap som projektet har genererat.
Rapporter och dokumentation från konferenser finns här:
Att skapa en gemensam målbild, och klargöra vilka roller och kompetenser som behövs i projektet, är betydelsefullt. En gemensam målbild ger intressenter och aktörer något att förhålla sig till, och agera utifrån.
Att förstå och hantera olika aktörers ståndpunkter är viktigt och att involvera intressenter som i senare skeden kan tänkas påverka utgången av projektet, kan vara angeläget.
I det avslutande skedet ska tidigare överenskommelser, tänkbara åtgärder samt ansvars- och kostnadsfördelningar formuleras till avtal. Att bjuda in berörda parter till förhandling bygger på ett givande och ett tagande. Därför är det viktigt att eftersträva vinna- vinna lösningar. I de fall där någon eller några parter måste göra eftergifter, kan man försöka hitta vägar fram genom kompensation, t.ex. genom ett ”bra” utfall i en annan fråga.
INFÖR AVTAL OM GENOM- FÖRANDE SKAPA FLYT I PROCESSEN HANTERA RISKER RIGGA PROJEKTET OCH SKAPA MÅLBILD RÄTT FRÅN BÖRJAN Hantera aktörsperspektiven
öppen dialog om roller, ansvar och förutsättningar, nyttor och mål
Vilken roll har du i din organisation? Vad har du fått för mandat från din organisation i det här projektet?
Hur ser beslutsgången ut i er organisation? Vilka mål arbetar ni utifrån?
Vilka är era ramar; tidsplaner, bemanning, budget? Vilken lagstiftning reglerar i huvudsak ert arbete? Vad är viktigast/mindre viktigt?
Gemensam avsiktsförklaring
en bekräftelse på parternas gemensamma intresse
1. Förankra i respektive organisation
2. Var tydlig med eventuella frågor som inte kunnat lösas i detta tidiga skede
3. Syfte – tänk på att avsiktsförklaringen ska hjälpa den kommande processen
4. Avgränsa – vilka frågor kan behöva avtalas om framöver
5. Följ upp – håll avsiktsförklaringen aktuell
Bjud in till förhandling
1. Sitt inte bara och prata - skilj mellan förhandling och planering!
Förhandling – vad vill vi uppnå, vad får det kosta, vilka värden frigörs, vem betalar vad?
Planering – möjliga lösningar, kreativitet? Förhandling – vilka lösningar genererar värden för alla parter?
Planering – utveckling av förhandlad lösning
2. Tydliggör parternas mandat
3. Redovisa intressen och förväntningar 4. Eftergifter i mindre viktiga frågor är nyckeln till värdskapande paketlösningar 5. Reglera tidplaner och respektive parts ansvar. Rutiner för uppföljning.
Exempel på arbetssätt i olika skeden av en process efter SATSA-projektets idébok om verktyg för samverkan.