Göteborgs universitets totala inköpsvolym uppgår till 1 242 miljoner kronor år 2016. Inköpen klassi-ficeras enligt nedan grupperingar:
• Köp från avtalsleverantörer
• Köp från stat, kommun, landsting m.fl. (offentlig verksamhet)
• Ej upphandlingsbart
• Direktupphandlingar
• Övriga inköp
Köp från avtalsleverantörer beräknas på summan av ramavtalsleverantörer, såväl egna som statliga ramavtal samt summan från leverantörer där separat upphandling skett för ett specifikt ändamål.
Volymen uppgår till 658 miljoner kronor, vilket utgör 53 procent av den totala inköpsvolymen för hela universitetet för året. Det är en ökning med 81 miljoner kronor, motsvarande 3 procent jämfört med förra året.
Köp från stat, kommun, landsting, det vill säga offentlig verksamhet, uppgår till 199 miljoner kronor, vilket utgör 16 procent av den totala inköpsvolymen för året.
Ej upphandlingsbart innefattar köp från Chalmers tekniska högskola och GU Ventures AB. En konkurrensutsättning av köpen bedöms inte vara möjlig i dagsläget. Summan uppgår till 108 miljoner kronor, vilket motsvarar 9 procent av den totala inköpsvolymen.
Direktupphandlingar innefattar köp genomförda av institution eller motsvarande i enlighet med riktlinjerna för direktupphandling, det vill säga dokumenterade och diarieförda direktupphandlingar över 53 000 kronor. Ramavtal saknas vid dessa köp varför direktupphandling är möjligt. Köpen redovisas till ekonomienheten och uppgår totalt till 26 miljoner kronor, motsvarande 2 procent av den totala inköpsvolymen. Det är första året siffran kan presenteras och innebär en förändring i den totala inköpsbilden till det bättre. Utöver dessa två procent redovisar institution eller motsvarande även inköp överstigande 300 000 kronor till ett totalbelopp på drygt 40 miljoner kronor. Dessa köp har en potential att förflyttas till andelen för direktupphandlingar alternativt till andelen för avtals-leverantörer.
Övriga inköp innefattar olika slags köp från leverantörer där ramavtal eller köpeavtal saknas.
Summan av övriga inköp uppgår till 251 miljoner kronor, vilket motsvarar 20 procent av den totala inköpsvolymen.
Hur inköpen fördelar sig under året illusterars i diagrammet nedan.
53%
16%
9%
2% 20%
Avtalsleverantör
Köp stat, kommun, landsting Ej upphandlingsbart
Direktupphandlingar Övriga inköp
Utöver mätning av leverantörstroheten har en övergripande spendanalys gjorts, där den totala inköps-volymen fördelats i logiska avtalskategorier. I spendanalysen går att utläsa inom vilka avtalskate-gorier den största inköpsvolymen finns. Under 2016 var de fem största avtalskateavtalskate-gorierna köp av olika slags tjänster, köp av laboratorieprodukter, köp inom personal och kompetensförsörjning, resor och boende samt anläggningar/inventarier.
De fem avtalskategorierna med högst andel köp hos avtalsleverantör är arbetsmiljö och hälsa, lokaler och avfall, möbler och inredning, post, gods och transport samt skydd och säkerhet. Motsvarande avtalskategorier där andelen övriga inköp är störst är böcker och tidskrifter, laboratorieprodukter, kategorin för tryck, reklam och PR, översättning, språkgranskning och tolktjänster samt övriga varor.
Figuren nedan visar avtalstroheten inom respektive avtalskategori.
Att öka andelen köp från avtalsleverantörer och samtidigt minska andelen övriga inköp innebär aktiviteter från olika infallsvinklar. Att informera om nya ramavtal och vara tydlig i policydokument, riktlinjer, webb samt att ha en bra dialog med verksamheten bidrar till en ökad förståelse och därmed ökad köptrohet.
Arbetet med att öka antalet ramavtalsområden och att göra avtalen så avändbara som möjligt för inköparna i kombination med att följa lagens ramar och att dessutom öka användandet av systemet pågår konstant. Inköpare ute i verksamheten erbjuds kontinuerligt utbildning i inköps-system samtidigt som inköparna rutinmässigt också bjuds in att delta i referensgrupper i samband med ramavtalsupphandlingar. Dessa personer tillför stor kunskap kring de olika produktområdena och behövs för att kunna ställa rätt krav i upphandlingen och även vara behjälpliga vid implemen-teringen av avtalen i verksamheten.
Inköpssystemet
Användningen av inköpssystemet har fortsatt öka och i genomsnitt läggs drygt 850 beställningar per månad. Det finns ramavtal på 130 produktområden varav 66 är beställningsbara.
De fyra fokusområden som identifierades under 2015, når målen under 2016. Det innebär att kontorspapper till 95 procent köpts via inköpssystemet, kontorsmaterial till 83 procent, kaffe till 86 procent och kringutrustning till datorer till 92 procent.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Avtalsleverantör Köp stat, kommun, landsting Ej upphandlingsbart Övriga inköp
Arbete pågår kontinuerligt med att förbättra användarvänligheten, ge utbildningar och information samt utveckla lathundar och manualer. Elektroniska blanketter är ett nytt användningsområde i inköpssystemet. Genom att göra dessa processer helt elektroniska undviks fysiska blanketter och attestförfarandet förenklas. Utöver vad som beställts i inköpssystemet bokades i genomsnitt 18 procent av alla resor under året i onlinesystemet för resebokningar vilket motsvarar 6 600 beställningar, vilket är en markant ökning från föregående år.
Samverkan utanför universitetet
Universitetet deltar i ett benchmarkingprojekt, tillsammans med universiteten i Lund, Uppsala och Stockholm. Syftet är att lära av varandra, tillvarata och implementera goda exempel från de andra lärosätena. En handlingsplan från varje lärosäte ska tas fram under 2017 som beskriver vilka förbättringsåtgärder som ger bäst effekt på universitetet som helhet, och som sektionen valt att gå vidare med att genomföra.
Universitetet samverkar med andra lärosäten vad gäller ramavtalsupphandlingar. Samverkan sker framförallt med Chalmers tekniska högskola genom att, när så är möjligt, genomföra gemensamma upphandlingar. Totalt har sex gemensamma upphandlingar genomförts under året. Utöver samverkan med Chalmers har universitetet samarbetsavtal med lärosäten i Västsverige kallat Västsvensk
Universitets Samverkan, kallad VUS17. De ingående lärosäten köper upphandlingstjänster från Göteborgs universitet och har möjlighet att, när behov finns, avropa från universitetets ramavtal.
Bilagor
I bilagor redovisas följande:
Bilaga 1
• Detaljerad information om utbildning, forskning, ekonomi samt personalekonomi per fakultet/motsvarande
• Sammanställning av fakulteternas och institutionernas balanserade kapital samt oförbrukade bidrag
Bilaga 2
• Jämförelsetal – kostnader för stödverksamhet i relation till totala verksamhetskostnader per fakultet och institution