Hur en upphandling rent praktiskt bör gå till Förstudie

Dnr UAN 2011/0285 2012-04-16 8 (53)

Av proportionalitetsprincipen följer att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

Principen om ömsesidigt erkännande innebär bland annat att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna

Myndighetens förfrågningsunderlag ska bestå av:

 Kravspecifikation

 Kommersiella villkor, det vill säga kontraktsvillkoren

 Administrativa bestämmelser om vad som gäller för anbudets avlämnande etcetera

 Utvärderingskriterier

De krav som ställts får inte ändras under upphandlingen.

Den upphandlande enheten ska i annonsen eller i förfrågningsunderlaget ange vilka krav som ställs på entreprenörerna för att dessa ska komma ifråga. Här ska också anges vilka certifikat, intyg med mera som entreprenörerna ska lämna för att visa att dessa uppfyller de ställda kraven. De ställda kraven måste dock ha ett naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.

Då anbud ska antas finns det två utvärderingsprinciper som myndigheten kan använda sig av. Vilken av dessa som valts måste framgå i förfrågningsunderlaget. De två utvärderingsprinciperna är:

 Det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget såsom pris, driftskostnader, kvalitet, service och underhåll.

Utvärderingskriterierna bör om möjligt vara rangordnade.

 Det anbud som har det lägsta priset.

Inget anbud får antas som inte uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget. Ingen prövning får göras mot kriterier som inte finns med i förfrågningsunderlaget.

Under hela den pågående upphandlingen är anbudsansökningar och anbud hemliga. Normalt blir alla dokument offentliga handlingar då tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt tydligt är avslutad.

2.3 Hur en upphandling rent praktiskt bör gå till Förstudie

Upphandlingsprocessen startar när ansvarig nämnd fattar beslut om att en förstudie ska göras. I förstudien ska följande punkter redovisas:

 Syfte

 Intressenter

 Hur ser den aktuella marknaden ut?

 Egna och andras erfarenheter

 Kvalitetskrav inkluderande konsekvenser för deltagarna

 Konsekvenser för personalen

 Konsekvenser i den egna organisationen och påverkan på övriga nämnders verksamhet

 Ekonomiska kalkyler

 Tidsplan

36

UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADS- FÖRVALTNINGEN

Förstudie

Dnr UAN 2011/0285 2012-04-16 9 (53)

Förstudien utgör nämndens beslutsunderlag när beslutet om att genomföra en upphandling tas.

Förstudien är en allmän handling och berörda bör ta del av dokumentet.

Kommunikationsplan

I anslutning till att nämnden fattar beslut om en förstudie ska en kommunikationsplan utarbetas.

Kommunikationsplanen ska redovisa aktiviteter och tider för hur arbetet ska kommuniceras med intressenterna.

Definitioner

Förfrågningsunderlaget är det dokument som kommunen tar fram och som entreprenörerna ska svara på. Kravspecifikation är kravet på den tjänst som kommunen önskar köpa, det vill säga en del av förfrågningsunderlaget. Anbud är det svar som entreprenörerna lämnar.

Förfrågningsunderlag

När nämnden fattat beslut om att gå vidare i en upphandling påbörjas arbetet med att ta fram ett förfrågningsunderlag. Förstudien är underlag för arbetet.

En projektgrupp tillsätts som arbetar med upphandlingen hela vägen fram till dess att tilldelningsbeslut fattas. Det ska vara en så liten grupp som möjligt, med deltagare som har olika kompetens. Gruppens deltagare måste sammantaget ha kunskap om olika aspekter på tjänsten liksom upphandlingsformalia.

Gruppen har möjlighet att vid behov adjungera personer till sig. Det är dock viktigt att själva projektgruppen är liten med tanke på sekretessregler. Under arbetet med förfrågningsunderlaget är det möjligt att lämna synpunkter till projektgruppen, exempelvis förslag på kvalitetskrav. Projektgruppen får dock inte kommentera eller berätta om innehållet i förfrågningsunderlaget. Det är inte heller möjligt att sända förfrågningsunderlaget på remiss i verksamheten eller att samverka med de fackliga organisationerna. Entreprenörerna måste behandlas lika vilket innebär att förfrågningsunderlaget ska publiceras samtidigt för alla.

När förfrågningsunderlaget är klart och beslutat ska upphandlingen annonseras och materialet blir offentligt.

Annonsering och anbudstid

Huvudregeln är att all offentlig upphandling ska annonseras. Syftet är att alla entreprenörer, inte bara de på orten eller i det egna landet, ska få kännedom om kommande upphandlingar och kunna vara med och lämna anbud. LOU reglerar anbudstidens längd. I denna typ av upphandling ska tiden vara skälig, det vill säga cirka en och en halv till två månader. Intresserade entreprenörer ska också under anbudstiden få möjlighet att göra studiebesök för att se lokalerna.

Utvärdering

En upphandlande enhet kan inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget, och inte heller pröva anbudet mot andra kriterier än de som angivits i förfrågningsunderlaget. Om den upphandlande enheten under upphandlingens gång vill ändra, ta bort eller lägga till något krav eller utvärderingskriterium måste upphandlingen normalt avbrytas och göras om.

När anbuden kommit och sista anbudsdag passerat öppnas anbuden vid en förrättning där minst två medarbetare ska delta. Protokoll förs över inkomna anbud.

37

UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADS- FÖRVALTNINGEN

Förstudie

Dnr UAN 2011/0285 2012-04-16 10 (53) I ett första steg prövas entreprenörerna; uppfyller entreprenörerna de krav som ställts upp, exempelvis avseende finansiell styrka och tekniska krav. Samtliga entreprenörer som klarar kraven går vidare till nästa steg i utvärderingen. Nu prövas om anbudet uppfyller alla obligatoriska krav som ställts. De anbud som klarat alla så kallade skall-krav går vidare till nästa steg, val av bästa anbud. I detta sista steg väljs de anbud ut som bäst svarar mot de i förfrågningsunderlaget angivna utvärderingskriterierna.

Anbuden ska jämföras med förfrågningsunderlaget. I det här skedet är det lagt kort som ligger. Beslut om bästa anbud är inte ett politiskt beslut utan ett beslut som tas av projektgruppen. Ett orimligt lågt anbud får förkastas, dock först sedan man skriftligen begärt förklaring till det låga anbudet och inte fått ett tillfredsställande svar. Det finns dock ingen skyldighet att förkasta låga anbud.

Tilldelningsbeslut och rätt till överprövning

När utvärderingen är klar fattas ett så kallat tilldelningsbeslut. Beslutet undertecknas av den tjänsteman som har erforderlig delegation. Samtliga anbudslämnare ska få information om beslutet och skälen till det. En tidsfrist om tio dagar börjar löpa och entreprenörerna har rätt att ansöka om överprövning av beslutet hos förvaltningsrätten. Avtal får inte tecknas förrän denna tid löpt ut.

En överprövning kan leda till att upphandlingen måste göras om eller rättas till.

Avtalstid

När avtalet är tecknat är det viktigt att de antagna entreprenörerna får tid på sig att starta upp verksamheten, så kallad implementeringstid.

Uppföljning och utvärdering

Det är viktigt att man inte lämnar upphandlingen därhän när avtalet är påskrivet och driften kommit igång. Avtalsuppföljning och utvärdering ska ske löpande under avtalstiden. Det ska framgå av avtalet hur detta ska gå till och en organisation som har ansvaret för detta måste finnas.

Skadestånd

När upphandlingen är avslutad och avtal är tecknat kan en entreprenör som anser sig lida skada föra talan hos tingsrätten om skadestånd.

Sekretess

Att alla entreprenörer ska behandlas lika, den så kallade likabehandlingsprincipen, gör att uppgifter som rör arbetet med förfrågningsunderlaget inte får spridas.

Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten har beslutat om att tilldela kontraktet till vissa entreprenörer, eller att alla anbuden offentliggjorts eller enheten på annat sätt avslutat upphandlingen. Efter denna tidpunkt omfattas handlingarna av de vanliga reglerna om offentlighet och sekretess.

38

UTBILDNINGS- OCH