Förstudie till implementering av ISO 14001:2015 : Examensarbete 2020

Förstudie till implementering

av ISO 14001:2015

Framework for implementing ISO 14001:2015

Examensarbete 2020

HUVUDOMRÅDE: Industriell organisation och ekonomi, inriktning

logistik och ledning.

FÖRFATTARE: Jakob Hoffsten & Fredrik Holmström

HANDLEDARE:David Eriksson

Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom [se huvudområde på föregående sida]. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat. Examinator: Leif-Magnus Jensen

Handledare: David Eriksson Omfattning: 15 hp (grundnivå) Datum: 2020-06-07

Abstract

Purpose – The purpose of this study is to examine and identify critical factors as well as solutions to overcome these. The results will then be used to create a framework for small businesses to use when implementing the environmental management system ISO 14001:2015.

Method – To reach the purpose of this study, a literature review has been conducted in order to establish a theoretical framework. The purpose of the theoretical frameworks was to identify critical factors when implementing ISO 14001:2015. A case study has also been conducted on a manufacturing company in order to collect empirical data. The methods used in the case study were interviews, surveys and observations. The empirical data and the theoretical framework were later compared and analysed to answer the study’s purpose and research questions.

Findings – In the theoretical framework and the case study, five critical factors were identified: knowledge and competence, involvement of employees, resources, identifying environmental goals and the company’s environmental impact and corporate culture. The commitment of the senior management was also identified as a critical factor, but was strongly related to knowledge and competence, and therefore it was included in that critical factor. To overcome the critical factors, solutions to each critical factor was identified. With all the solutions identified, it was concluded that all the critical factors are strongly related. Furthermore, the solutions to overcome the critical factors were similar, where training and education of employees was a key solution to overcome the critical factors.

Implications – The study can be used as a framework and provide help for small business that want to implement ISO 14001:2015. The study has identified critical factors in the implementation and how to overcome these, regardless of the area that companies work within and can therefore be used by different types of companies. Limitations – Because of the restrictions in the society following the COVID-19 pandemic, the amount of observations and interviews that should have been conducted was limited and therefore the credibility of the study was affected in a negative way. More observations and interviews would have given a more credibly result.

Keywords – Critical Factors, EMS, Environmental Management System, Implementation, ISO 14001: 2015.

Sammanfattning

Syfte – Syftet med studien är att skapa ett underlag för små företag som ska implementera ISO 14001, genom att undersöka och identifiera kritiska faktorer samt lösningar för att överkomma dessa. Resultatet av studien kommer sedan användas för att skapa ett ramverk till små företag när de implementerar miljöledningssystemet ISO 14001:2015.

Metod – För att nå studiens syfte, har en litteratursökning utförts för att etablera ett teoretiskt ramverk. Syftet med detta var att identifiera kritiska faktorer när en implementering av ISO 14001:2015 utförs. En fallstudie har även utförts på ett tillverkande företag för att kunna samla in empiriska data. Metoderna som har använts i studien är intervjuer, enkäter och observationer. Den empiriska data och det teoretiska ramverket jämfördes och analyserades för att svara på studiens syfte och frågeställningar.

Resultat – I det teoretiska ramverket och fallstudien, identifierades fem kritiska faktorer; kunskap och kompetens, involvering av anställda, resurser, identifiering av miljömål och företagets miljöpåverkan och företagskultur. Engagemanget från ledningen på företaget identifierades även som en kritisk faktor, men var starkt kopplat till kunskap och kompetens. Faktorn valdes därför att inkluderas i kunskap och kompetens. För att överkomma dessa, identifierades lösningar till dem kritiska faktorerna. Resultatet av lösningarna var att alla kritiska faktorer har en stark korrelation med varandra och att lösningarna var liknande. Träning och utbildning av dem anställda var en nyckel-lösning för att lösa dem kritiska faktorerna.

Implikationer – Studien kan användas som ett ramverk och bidra som underlag till små företag som vill implementera ISO 14001:2015. Studien har identifierat kritiska faktorer vid implementeringen och hur man överkommer dessa, oavsett vilken bransch som företagen arbetar i, vilket gör att studien kan användas av olika typer av företag. Begränsningar – Eftersom restriktionerna som samhället har satt på grund av COVID-19 pandemin, har antalet observationer och intervjuer blivit begränsade. Detta har vidare påverkat trovärdigheten på studien negativt. Fler observationer och intervjuer hade gett ett mer trovärdigt resultat.

Nyckelord – ISO 14001:2015, Miljöledningssystem, MLS, Implementering, Kritiska faktorer

Tackord

Vi vill rikta ett stort tack till HYAB Magneter AB för att de tillät oss att genomföra denna fallstudie hos dem. Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare, David Eriksson som har hjälpt oss genom detta examensarbete.

X

Jakob Hoffsten

X

Innehåll

1

Introduktion ... 1

1.1 BAKGRUND ... 1

1.2 PROBLEMBESKRIVNING ... 2

1.3 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2

1.4 OMFÅNG OCH AVGRÄNSNINGAR ... 3

1.5 DISPOSITION ... 4

2

Metod och genomförande ... 5

2.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METOD ... 5

2.2 ARBETSPROCESSEN ... 6

2.3 DATAINSAMLING ... 8

2.4 DATAANALYS ... 9

2.5 TROVÄRDIGHET ... 10

3

Teoretiskt ramverk ... 12

3.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH TEORI ... 12

3.2 SMÅ FÖRETAG ... 12

3.3 ISO14001:2015 ... 13

3.4 FRÅGESTÄLLNING 1 ... 14

3.5 FRÅGESTÄLLNING 2 ... 16

3.5.1 KOMPETENS OCH UTBILDNING ... 19

3.5.2 INVOLVERANDE AV ANSTÄLLDA ... 20

3.6 SAMMANSTÄLLNING TEORETISKT RAMVERK ... 21

4

Empiri ... 23

4.7 SLUTSATS ... 27

5

Analys ... 28

5.1 FRÅGESTÄLLNING 1: VILKA ÄR DE KRITISKA FAKTORERNA SOM SMÅ FÖRETAG KAN STÅ INFÖRVID EN IMPLEMENTERING ISO14001:2015? ... 28

5.1.1 FÖRETAGSKULTUR ... 28

5.1.2 KUNSKAP OCH KOMPETENS ... 28

5.1.3 INVOLVERING AV ANSTÄLLDA ... 29

5.1.4 RESURSER ... 30

5.1.5 HÖGSTA LEDNINGEN ENGAGEMANG ... 30

5.1.6 IDENTIFIERING AV MILJÖMÅL OCH FÖRETAGETS MILJÖPÅVERKAN ... 31

5.2 FRÅGESTÄLLNING 2:VAD FINNS DET FÖR LÖSNINGAR TILL DEM KRITISKA FAKTORER SOM SMÅ FÖRETAG KAN STÅ INFÖR VID EN IMPLEMENTERING AV ISO14001:2015? ... 31

5.2.1 FÖRETAGSKULTUR ... 31

5.2.2 KOMPETENS OCH UTBILDNING ... 32

5.2.3 INVOLVERING AV ANSTÄLLDA ... 32

5.2.4 RESURSER ... 32

5.2.5 IDENTIFIERING AV MILJÖMÅL OCH FÖRETAGETS MILJÖPÅVERKAN ... 33

6

Diskussion och slutsatser ... 34

6.1 RESULTATDISKUSSION ... 34

6.2 IMPLIKATIONER ... 34

6.3 BEGRÄNSNINGAR ... 35

6.4 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 35

6.5 METODDISKUSSION... 35 6.5.1 LITTERATURSTUDIE ... 35 6.5.2 FALLSTUDIE ... 36 6.5.3 INTERVJUER ... 36 6.5.4 OBSERVATIONER ... 37 6.6 FORSKNINGSETIK ... 37 6.7 VIDARE FORSKNING ... 37

7

Litteraturförteckning ... 38

Bilagor ... 40

Figur 1. Studiens Omfång. Figuren beskriver processen för implementeringen av ISO 14001.3 Figur 2. Koppling mellan frågeställningar och metod . Fel! Bokmärket är inte definierat.

Figur 3. Arbetsprocessen. ... 6

Figur 4. Hur mycket kunskap har du om ISO 14001:2015? ... 24

Figur 5. Är du bekant med svensk lagstiftning inom miljö och hållbarhet? ... 24

Figur 6. Är du bekant med EU:s klimatmål? ... 24

Figur 7. Är du bekant om vilken miljöpåverkan HYAB har? ... 25

Figur 8. Känner du till miljöledningssystemet ISO 14001:2015? ... 25

Figur 9. Är du intresserad att lära dig mer om miljöfrågor och HYABs miljöpåverkan? ... 26

Figur 10. Skulle du kunna tänka dig att gå utbildningar för att lära dig mer om miljöfrågor? ... 27

Tabell 1. Sökord och Kombinationer ... 7

Tabell 2. Trovärdighet, baserad på (Eriksson, 2014). ... 11

Tabell 3. Fem inriktningar ... 17

Tabell 4. Kritiska faktorer enligt svenska institutet för standarder. ... 19

Tabell 5. Träningsmodul för små företag, tolkning av Sammalistu och Brorsons (2008) modell. ... 21

1

Introduktion

Detta kapitel ger en bakgrund till studiens problemformulering. I detta avsnitt presenteras även studiens syfte och frågeställningar, samt studiens omfång och avgränsningar.

1.1

Bakgrund

ISO14001 är en internationell standard inom miljöledning, där 55 olika miljökrav undersöks, revideras och sedan certifieras. För att få en godkänd certifiering av standarden måste ett ackrediterat certifieringsorgan granska huruvida organisationen uppfyller kraven. Exempel på ett svenskt certifieringsorgan är SWEDAC. Med hjälp av ISO 14001:2015 kan företaget få en arbetsmodell att arbeta med mot hållbar utveckling (Svenska institutet för standarder, 2015).

För att uppfylla definitionen “hållbar utveckling” (WCED, 1987) måste en balans mellan miljö, samhälle och ekonomi skapas. Med hjälp av en implementering av ISO 14001:2015, skapas ett miljöledningssystem som organisationen kan följa. Med detta ramverk kan organisationen undersöka vilka processer som behöver förbättring och förändra dem (Svenska institutet för standarder, 2015).

Denna studie fokuserar enbart på små företag som definieras enligt Europeiska unionens och EU kommissionens direktiv (Europeiska Unionen, 2003) följande:

Inom kategorin för små till medelstora företag, definieras små företag som företag som sysselsätter färre än 50 personer och vars årliga omsättning och/eller årliga

balansräkning inte överstiger tio miljoner euro.

Med en ökad efterfrågan av hållbara produkter från konsumenter, samt hårdare krav på företag från länders lagstiftning, ställs det krav på företag att bli mer hållbara (Kara, Ibbotson, & Kayis, 2014). Den ökade efterfrågan av hållbara produkter och tjänster på marknaden öppnar även upp för nya möjligheter för företag att dra nytta av den ökade efterfrågan på denna typ av produkter och tjänster (De Nadae, Carvalho & Vieira, 2019; Chen, Lai & Wen, 2006). Företag som implementerat miljöledningssystem såsom ISO 14001:2015 visar på en ökning i vinst på upp till 2,9% efter implementeringen, samt att de företagen gjorde högre vinster på upp till 31 miljoner dollar jämfört med deras konkurrenter som inte implementerat ISO 14001:2015 (Lo, Yeung, & Cheng , 2012). Samtidigt visar studien att det positiva resultatet uppnås tre år efter implementeringen och fram till dess är effekterna försumbara. För små företag som vill implementera kan det vara svårt att motivera varför ISO 14001:2015 är nödvändig då den innebär höga kostnader för att implementera och vinsten kan dröja.

Hos företag som implementerat ISO 14001:2015 går det att se att produktiviteten i den operativa kärnan har ökat vilket leder till en ökad avkastning (Treacy, Humphreys, McIvor, & Lo, 2019). Däremot belyser även Treacy et al. (2019) att produktiviteten hos dem anställda dem första åren minskar jämfört med innan implementeringen. På lång sikt har en implementering av ISO 14001:2015 en positiv effekt på företagets resultat, men kortsiktig är resultatet av en implementering negativt och vinsten minskar. Det kan ta upp till fem år efter implementeringen innan de positiva effekterna börja märkas, medan dem första tre år kan implementeringen leda till försämrat resultat (De Jong, Paulraj, & Blome, 2013). För små företag med mindre marginaler och färre resurser, kan det vara svårt att vänta på vinsten och förlusterna kan vara svåra att hantera.

För att uppnå en ISO 14001:2015 certifiering krävs det kunskap inom hållbarhet och mer specifikt miljöaspekten. Detta är eftersom mycket fokus ligger på att upprätthålla vissa mängder av utsläpp från företaget och påverkan på omgivningen (Chiarini, 2019). En implementering av ISO 14001:2015 och påvisandet av att företaget tar ett socialt ansvar i samhället för sin påverkan, kan leda till företaget blir mer attraktivt för jobbsökare (Backhaus, Brett, & Heiner, 2002). För att fylla dem kunskapsluckor som finns hos dem nuvarande anställda finns möjligheten att rekrytera nya människor in i företaget, men detta kostar pengar och är en tidskrävande process.

Implementeringen av ISO 14001:2015 är en tidskrävande process som kräver högt engagemang av hela organisationen för lyckas (Sorooshian & Yee, 2019). Då detta kan vara en fördel för små företag där den högsta ledningen är relativt nära dem anställda och det inte finns en hög hierarkiers ordning. Detta kan leda till bra transparens och i sin tur högt engagemang inom organisationen. Däremot kan det även leda till att andra aktiviteter inom organisationen behöver prioriteras bort av ledningen, då det är relativt få anställda och i och med det blir implementeringen av ISO 14001:2015 lidande.

1.2

Problembeskrivning

I dagens samhälle ställs det tuffare krav från både konsumenter och lagstiftning på att företag tar sitt sociala ansvar och arbetar med att bli mer hållbara. För att göra detta ser många företag mot att implementera miljöledningssystemet ISO 14001:2015. Det finns positiva effekter av implementering av ISO 14001:2015, som Lo et al. (2011) belyser i deras studie att det ger en ökning i vinst. En implementering av ISO 14001:2015 kan vara en stark konkurrenskraft gentemot konkurrenter (De Nadae, Carvalho & Vierira, 2019; Chen, Lai & Wen, 2006).

Samtidigt för små företag kan det vara ett stort steg och det kan vara svårt att motivera till varför det är nödvändigt. Eftersom tidigare studier även påvisar att det kan ge ett negativt resultat de första åren efter implementeringen och produktiviteten inom företaget kan minska (De Jong, Paulraj & Blome, 2013; Treacy, Humphreys, McIvor & Lo, 2019). Små företag som vill implementera ISO 14001:2015 står inför ett antal utmaningar och hinder att överkomma för att lyckas. Implementeringen av ISO 14001:2015 är en lång och kostsam process, som inte direkt ger positiva effekter och det är en process som kräver kunskap inom ämnet. För små företag med begränsade resurser, lågt antal anställda och en kostsam process, kan det vara svårt att lyckas med implementeringen.

1.3

Syfte och frågeställningar

Som det beskrivs i bakgrunden och problemformuleringen ökar kraven på företag att arbetat hållbart från konsumenter och länders lagstiftning, vilket medför att företag behöver ställa om för att möta kraven. Detta erbjuder även nya möjligheter för företag att dra nytta och göra vinster i att arbeta mer hållbart (De Nadae, Carvalho & Vierira, 2019; Chen, Lai & Wen, 2006). Att implementera ISO 14001:2015 är en lösning som många företag använder för att möta kraven, men det är en lång och svår process som kräver resurser och kunskap inom området, därav blir syftet för detta examensarbete följande:

För små företag som vill implementera miljöledningssystemet ISO 14001:2015 är det väsentligt att förstå vilka utmaningar företaget står inför gällande de krav som finns i ISO 14001:2015 standarden. Därför kommer kraven i ISO 14001:2015 att analyseras för att tillsammans med teoretisk och empiriska data möjliggöra identifieringen av de kritiska faktorerna, vilket leder till den första frågeställningen:

Frågeställning 1: Vilka är de kritiska faktorerna som små företag kan stå inför vid en implementering ISO 14001:2015?

När de kritiska faktorerna som finns för små företag i implementeringen är identifierade, kommer dessa analyseras för att erhålla lösningar till företagen för att lyckas med implementeringsprocessen. Studiens andra frågeställning lyder:

Frågeställning 2: Vad finns det för lösningar till dem kritiska faktorer som små företag kan stå inför vid en implementering av ISO14001:2015?

För att besvara frågeställningarna och syftet kommer en litteraturstudie och en fallstudie genomföras på ett industriföretag i Sverige.

1.4

Omfång och avgränsningar

Studien kommer fokusera på att skapa ett underlag för små företag som vill implementera ISO 14001:2015, som sedan ska kunna användas av företag som ett hjälpmedel i implementeringsprocessen. Dem avgränsningar som gjorts har valts för att minska omfånget för att kunna skapa ett mer specifikt resultat lämpat för små företag. Omfånget på denna studie kommer vara små företag, med färre än 50 anställda och en omsättning på under 10 miljoner euro, vilket i svenska kronor är 105 640 tkr. Fokus kommer ligga på kritiska faktorer, samt dem lösningar som är relevant för små företag för att studien ska kunna användas och generaliseras för olika små företag. Omfånget är avgränsat till förstudien vid implementering, och innefattar inte företaget som bestämt att en implementering ska göras och inte heller när implementeringen startar, se Figur 1.

Figur 1. Studiens Omfång. Figuren beskriver processen för implementeringen av ISO 14001:2015.

1.5

Disposition

Inledningsvis presenteras den metod som använts i studien. I kapitlet beskrivs även den litteraturstudie som genomfördes, samt intervjuer och observationer för att samla in relevant data. Avslutningsvis i kapitlet diskuteras studiens trovärdighet.

Efter det beskrivs det teoretiska ramverket, där studiens teoretiska bakgrund beskrivs. Det teoretiska ramverket innehåller fyra underrubriker; småföretag, ISO 14001:2015, frågeställning 1 och frågeställning 2. Under rubriken små företag beskrivs hur företag klassificeras som små företag samt vad det innebär. Under ISO 14001:2015 beskrivs vad ISO 14001:2015 är och kravlistan som ska uppfyllas för en implementering återges i sin ursprungsform. Under rubriken frågeställning 1 presenteras teorier kopplade till kritiska faktorer som företag kan stå inför vid en implementering av ISO 14001:2015. Under rubriken frågeställning 2 presenteras teorier kopplade till lösningar på dem kritiska faktorer som finns i frågeställning 1 och utifrån empiriska data.

I efterföljande kapitel presenteras studiens insamlade empiriska data. Detta kapitel har delats upp i sex underrubriker; företagsbeskrivning, företagskultur, kompetens, involvering av anställda, resurser och utbildning. Under dessa rubriker redovisas den insamlade empirin från fallföretaget rörande kategorin.

I kapitlet analys kopplas den insamlade teoretiska bakgrunden till den insamlade empiriska data för att besvara studiens frågeställningar. Kapitlet är uppdelat i frågeställning 1 och frågeställning 2.

Slutligen i studien följer kapitlet diskussion och slutsats. Där diskuteras först studiens resultat utifrån analysen. Efter det följer implikationer och begränsningar och sist diskuteras vidare forskning följt av studiens metoddiskussion.

2

Metod och genomförande

Detta avsnitt behandlar det tillvägagångssätt den studie har genomförts med och vilken metod som använts i datainsamlingen. Vidare behandlas hur den valda metoden kopplas till syftet och frågeställningarna samt en utförlig genomgång av arbetsgången som följt genom arbetet, för att ge en tydlig bild över den metod som använts. Avslutningsvis hanteras trovärdigheten i studien.

I forskningen särskiljs ofta två separata angreppssätt för vad som ska uppnås med datainsamlingen, kvalitativ- och kvantitativ forskning. Kvalitativ forskning är lämpligt att använda när ett specifikt fenomen ska studeras och förklaras, då det ger möjligheten att analysera fenomen på djupet. Vanliga tillvägagångssättet i kvalitativ forskning är observationer och intervjuer. Motsatsen till detta är kvantitativforskning som är lämpligt att använda när ett mer omfattande fenomen undersöks, och vanligt är användandet av stora mängder statistik, insamlat på ett standardiserat tillvägagångssätt (Johnson & Onwuegbuzie, 2004). Denna studie har baserats på ett kvalitativt angreppssätt, då studien ämnar förklara ett specifikt fenomen; implementeringen av ISO 14001:2015 hos ett företag. För insamlandet av empiriska data är den valda metoden för denna studie en fallstudie. En fallstudie innebär att en undersökning utförs på en mindre avgränsad grupp, i detta fall ett företag. Fallstudier lämpar sig att använda när processer och förändringar ska studeras, och ämnar till att ge djup förståelse om denna avgränsade grupp (Patel & Davidsson, 2011). För att samla in den empiriska data har intervjuer och observationer använts, för att ge en utförlig bild av det fall som studeras.

Utöver fallstudien har en litteraturstudie genomförts för att samla in teoretiska data från forskning och tidigare studier inom området. Litteraturstudien ämnar till att ge stöd åt den empiriska data som insamlats för att ge förankring i forskning.

2.1

Koppling mellan frågeställningar och metod

Frågeställning 1: Vilka är de kritiska faktorer som små företag kan stå inför vid en implementering ISO 14001:2015?

För att besvara studiens första frågeställning, har teori tagits fram som beskriver kritiska faktorer. Dessa kommer sedan jämföras med dem kritiska faktorer som fallföretaget har stött på.

Frågeställning 2: Vad finns det för lösningar till dem kritiska faktorer som små företag kan stå inför vid en implementering av ISO14001:2015?

Den andra frågeställningen besvarades genom att gå igenom dem kritiska faktorer som hittades i första frågeställningen. Med teoretisk bakgrund har lösningar identifierats och applicerats på fallföretaget för att bekräfta att om teorin fungerade i praktiken. De kritiska faktorer som hittades på fallföretaget användes även för att kunna hitta förslag till lösningar.

2.2

Arbetsprocessen

Figur 2. Arbetsprocessen. Steg 1: Litteratursökning

I studiens första skede användes en litteratursökning, där första steget var att skapa förståelse kring ISO 14001:2015 och vilka riktlinjer som finns hos svenska institutet för standarder. Erhållandet av den information skedde via svenska institutet för standarders plattform där ISO 14001:2015 kravlista finns att tillgå. Kravlistan består av ett längre dokument där de kraven som ska uppfyllas och förklaring till dessa redovisas (Svenska institutet för standarder, 2015). Förståelsen för vad ISO 14001:2015 innebär och vilka krav det ställer på företaget är grundläggande för denna studie, då studien utgår från dessa.

Nästa steg efter detta var att finna relevanta teorier kopplade till ämnet. Fokus i detta låg på att samla in tidigare forskning inom ämnet. Syftet bakom detta var att kunna använda tidigare forskning för att identifiera kritiska faktorer för implementering av ISO 14001:2015, för att sedan kombinera dessa teorier med empiriska data. Insamlingen av litteratur skedde via databasen Scopus. Vid sökningen i denna databas användes sökord som kombinerades på olika sätt, se Tabell 1. Sökorden identifierades genom att relevanta nyckelord för ämnet testades och de med bra utfall behölls efter sökningen medan dem med mindre lyckat utfall förkastades. För att finna den relevanta och eftersökta informationen i databaserna kombinerades sökorden med varandra, i olika konstellationer. Anledningen bakom detta var att olika sökord tillsammans ger olika utfall, och för att hitta den informationen som var relevant för denna studie var det en process av att testa tills godtyckligt resultat var uppnått.

Relevanta teorier insamlades även genom användandet av Jönköping Universitys högskolebibliotek, där fokus låg på handböcker och dylikt. Dessa böcker ligger inte till

grund för denna studie, utan användes mer som komplement till studien för att skapa förståelse kring ämnet.

Tabell 1. Sökord och Kombinationer Steg 2: Insamling av empiriska data

För insamlandet av den empiriska data genomfördes observationer och intervjuer på ett fallföretag. För att genomföra detta användes de teorier som insamlats under litteraturstudien som en grund, där de kritiska faktorer som identifierats i litteraturen testades hos ett fallföretag. Syftet med detta var att testa om de insamlade teorierna stämde även på ett fallföretag och därför kunde användas för att besvara frågeställningarna i denna studie. Tillvägagångssättet för detta steg var att områden av intresse hos fallföretaget observerades med utgångspunkt i dem tidigare identifierade kritiska faktorer. Genom detta kunde det identifieras om dem teoretiska kritiska faktorerna återfanns även hos fallföretaget.

För att komplettera observationerna utfördes kortare intervjuer, där relevanta personer på fallföretaget frågades. Urvalet för vilka som intervjuades var baserat på deras position inom företaget, där det var intressant för studiens syfte att intervjua personer från alla delar av företaget. Dessa frågor rörde fenomen som ej kunde besvaras genom observationerna. En enkät utfördes med frågor rörande dem kritiska faktorerna. Enkäten skickades till alla anställda på företaget. Detta genomfördes för att få svar på

Sökord

Environmental management Financial impact

Sökords kombinationer

EMS, implementation, critical factors EMS, implementation, standardization

ISO 14001, environmental management, small companies ISO 14001, EMS, implementation, critical factors

ISO 14001, EMS, implementation, cost ISO 14001, Financial impact

Small companies

ISO 14001, Implementation, EMS, ISO 14001, EMS, Cost

ISO 14001, EMS, implementation

ISO 14001, implementation, critical factors ISO 14001

Implementation Cost

EMS (environmental management systems) Standardization

frågor som rörde hela organisationen, och inte enbart ledningen. Frågorna var formulerade att kunna besvaras med hjälp av flersvarsalternativ.

Steg 3: Kompletterande litteratursökning

Efter att den förberedda teorin testats på fallföretaget och nya data samlats in, utfördes en kompletterande litteratursökning. Den kompletterande litteratursökningens uppgift kommer in i studien efter att den tidigare insamlade litteratur jämförs den med empiriska data. Detta genomfördes eftersom den empiriska datainsamlingen ofta hittar anomalier mot teorin som samlades in i steg 1. Detta kan antingen ske när teorierna är utdaterade eller när den empiriska data som samlats in motsäger teorin.

Steg 4: Insamling av teorier och empiriska data angående frågeställning 2

Steg 4 är en utveckling av steg 1, där frågeställning 2 berörs. Frågeställning 2 kompletterar frågeställning 1:

Frågeställning 1 - “Vilka är de kritiska faktorer som små företag kan stå inför vid en

implementering av ISO 14001:2015?”, kopplas till steg 1, där eventuella problem togs

upp i teorin. Här var uppgiften att ta fram ett underlag för vad studien behöver undersöka för att uppfylla syftet.

Frågeställning 2 - “Vad finns det för lösningar till dem kritiska faktorerna som små

företag kan stå inför vid en implementering av ISO14001:2015?” kopplas mer till steg

4, där all teori och empiriska data bör vara insamlad. När detta är färdigt, kan det sista steget i metoden börja.

Steg 5: Analys av empiriska data och teorier

Sista steget bestod av en analys av den insamlade empiriska data och teorierna. Detta utfördes genom att undersöka och analysera dem teorier och den empiriska data som samlats inför att kunna besvara frågeställning 2.

Metoden som studien använt för datainsamling är en kombination av fallstudie och litteraturstudie, där data samlats in i en kvalitativ form.

2.3

Datainsamling

Metoden för datainsamling var en fallstudie som kombinerades med en litteraturstudie. Tillvägagångssättet för fallstudien var genomförandet av intervjuer, enkäter och observationer. En fallstudie är lämpligt att använda när en undersökning genomförs på en mindre, avgränsad grupp och är användbart när det som ska studeras är en process eller förändring (Patel & Davidsson, 2011). Därav var fallstudie den mest lämpliga metoden för insamlingen av den empiriska data i denna studie. Under fallstudien tillämpades intervjuer, observationer och en enkät för insamlingen av den relevanta data.

Intervjuerna skedde löpande under insamlingen av den empiriska data, och genomfördes primärt över email, men även på plats hos fallföretaget. Typen av intervju var kvalitativa intervjuer, där intervjuerna hade en låg grad av strukturering och

standardisering innebär att frågorna som ställdes inte var på förhand bestämda (Patel & Davidsson, 2011). Intresset i denna studie var att samla in så mycket relevant data som möjligt inom ämnet och därför var det av intresse att låta den intervjuade parten beskriva utförligt i sina svar. Ämnena som intervjuerna berörde var direkt kopplat till vart studien tidsmässigt befann sig och intervjuernas frågeantal varierade oftast inom spannet två till tre frågor. Därav skedde ett stort antal mindre intervjuer.

Observationerna genomfördes på plats hos fallföretaget, där fenomen av intresse för studien observerades. Observationernas tillvägagångssätt var att fenomen som ansågs intressanta för att besvara frågeställningarna valdes på förhand för att sedan under obestämd tid observeras. Det fenomen som framförallt observerades var fallföretagets företagskultur. Dessa fenomen ansågs vara lämpliga att observera, för att kunna kombineras med intervjuer. Observationer är framförallt lämpliga att använda när just syftet är att samla information kring ett beteende i en avgränsad miljö, där beteende uppstår i naturlig form (Patel & Davidsson, 2011).

Utöver intervjuerna och observationerna genomfördes en enkät. Enkätens syfte var att nå ut till så många som möjligt på företaget, för att få en uppfattning om kunskapen dem anställda har om ISO 14001. Respondenterna gavs flertalet svarsalternativ på varje fråga, för se en fördelning av resultatet av svaren. Med användandet av enkät möjliggör det en anonymitet hos respondenterna, vilket kan ge upphov till mer ärliga svar.

2.4

Dataanalys

Metoden för dataanalysen i denna studie var primärt en kvalitativ dataanalys, vilket innebär att den insamlade data analyserades i mindre grad löpande under insamlingen av data. Detta skiljer sig från en kvantitativ dataanalys där analysen sker efter all relevant data har insamlats, då det ofta är avgörande för att kunna göra en analys, exempelvis när den insamlade data är i form av statistik. Det genomfördes även en större analys av all insamlade data i samband med denna studie.

Processen för dataanalysen går att jämföra med Hypotheses coding, vilket enligt Miles och Hubermann (1994) beskrivs som när ett antal förutbestämda variabler/fenomen tagna från teorier och kvalitativa gissningar jämförs med den insamlade data för att bekräfta om de är korrekta eller ej. Detta används sedan för att besvara studiens frågeställningar. För att genomföra dataanalysen och besvara denna studies frågeställningar samlades teorier in. Det utfördes även en noggrann genomgång av kravlistan för ISO 14001:2015, för att finna kritiska faktorer som kan påverka företagets implementering av miljöledningssystemet. Dessa kritiska faktorer jämfördes sedan med fallföretaget för att bekräfta eller avfärda huruvida dessa är applicerbara och faktiska kritiska faktorer för fallföretaget. Dem kritiska faktorerna har sedan analyserats för att kunna besvara studiens frågeställning 1, som sedan kopplades till att besvara frågeställning 2.

För att besvara studiens frågeställning 2, samlades relevanta teorier och empiri in kopplade till dem olika kritiska faktorerna för att kunna finna lösningar på dessa. Analysen på frågeställning 2 utgick från att den insamlade empiriska data och teoretiska data från frågeställning 1, som sedan med nya insamlade data jämfördes för att identifiera lösningar på dem kritiska faktorerna.

2.5

Trovärdighet

För att säkerställa en hög trovärdighet har denna studie utgått från Guba och Lincoln (1982). Detta tillvägagångssätt utgår från ett antal kriterier som ska uppfyllas för att uppnå en hög grad av trovärdighet. För att säkerställa trovärdigheten i en studie behöver fyra kriterier enligt Lincoln och Guba (1982) uppnås. Dessa är kredibilitet, transferabilitet, pålitlighet och anpassningsbarhet.

Kredibilitet utgår från att den insamlade data representerar verkligheten på ett korrekt sätt, och att den på så sätt är trovärdig att använda. Transferabilitet innebär att den insamlade data är generaliserbar och representerar källan för datainsamlingen på ett korrekt sätt. Anpassningsbarhet innebär att studien är replikerbar och kan återupprepas med samma resultat, men med en annan källa och en annan tidpunkt. Pålitlighet innebär huruvida den insamlade data är pålitlig och att dess pålitlighet kan bekräftas, oavsett vem den insamlade data insamlats av och att den personen är pålitlig eller ej.

För att uppfylla dessa fyra kriterier finns det ett antal medel att använda, som beskrivs i Tabell 2 och hur denna studie har tillämpat dessa för att uppnå trovärdighet.

Tabell 2. Trovärdighet, baserad på (Eriksson, 2014). Förklaring

Spendera tillräckligt lång tid observera och förstå kontexten kring det empiriska området

som undersökas.

Spendera tillräcklig lång tid i att förstå djupet i det som ska undersökas.

Använda flertalet data källor i

undersökningen för att förklara och förstå den insamlade datan. Enligt Denzin (1978) och Patton (1999) finns det fyra typer av triangulering; Metoder, Källor, Analyser och Perspektiv.

En process för att exponera forskarna och forskningsmaterialet om de aspekter i forskningen som enbart funnits i forskarnas egna tankar.

Söka och diskutera efter delar i forskningen som ej stödjer eller motsäger resultatet av studien.

Identifiera en mängd data som ej analyseras , för att sedan i slutet av analysen använda detta för att validera resultatet.

Låta medverkarande personer läsa igenom och analysera deras svar i den datan som samlats in.

Beskriva i vilken kontext den insamlade datan har samlats in genom att ge utförliga detaljer om händelseförloppet och påverkan faktorer.

Låta en extern forskare analysera resultatet och processen av forskningen.

Låta en extern forkskare utfråga studiens forskare om resultatet av studien får stöd i tidigare forskning.

En tydlig beskrivning av de olika stegen som forskaren tagit i processen från start till slut. Användandet av flertalet olika källor för at uppnå förståelse.

Perspektivet som foskaren håller kommer påverka hur hen väljer att angripa studien, och kommer påverka resultatet, där av vill forskaren upprätthålla en attityd som inte påverkar studien.

Studiens Angrepssätt

- Utförligt genomföra en litteratursökning.

- Genomför en litteratur undersökning i kombination med

observationer och intervjuer.

Reflexivitet Deltagar avcheckning Utredningsrevision Bekräftberhetsrevision Verifieringskedja Triangulering Långvarigt engagemang Ihållande observationer Triangulering Utomstående utfrågning Trovärdighetskriteria

Detaljerad beskrivning av fallstudien Negativ fallstudie

- Granska studien utifrån ett akademiskt perspektiv. - Användandet av flertalet källor

för att ge stöd i teori.

Tekniker för att säkerställa kredibilitet

Tekniker för att säkerställa pålitlighet

Tekniker för att säkerställa anpassningsbarhet Tekniker för att säkerställa transferbilitet

- Utförlig förklaring av händelseforloppet av insamlandet av empirisk data.

Referens validering

- Ej Applicerbar

- Ej Applicerbar

- Tydlig beskriving i vilka steg som studien genomförts. - Jämförande insamlad empirisk

data med teoritisk data. - Användadet av olika källor för

att förklara samma fenomen.

- Studenter som granskar studien.

- Sätta teorier motvarandra för att säkerställa relevansen.

-Ej Applicerbar

- Fallföretaget och berörda personer har läst igenom studien.

3

Teoretiskt ramverk

Detta kapitel beskriver hur studiens frågeställningar kopplas till den teoretiska bakgrunden, och hur den teoretiska bakgrunden används för att besvara studiens syfte och frågeställningar. Sedan beskrivs den teoretiska bakgrunden, där den delats upp avsnitten; små företag, ISO 14001:2015, frågeställning 1 och frågeställning 2. Hur dessa är kopplade till frågeställningarna beskrivs nedan.

3.1

Koppling mellan frågeställningar och teori

De insamlade teoretiska grunderna i det teoretiska ramverket låg till grund för att besvara frågeställning 1 och 2. Detta kapitel innefattar teorier kring små företag, ISO 14001:2015, kritiska faktorer vid implementeringen av ISO 14001:2015 och lösningar till dessa kritiska faktorer.

De insamlade teorier kring små företag användes för att förklara vad som klassificerar företag som små företag, eftersom studien fokuserar på denna grupp av företag. Det är en viktig avgränsning då företag har olika möjligheter beroende på storlek när det kommer till implementeringen av ISO 14001:2015. De teorierna kring små företag användes för att besvara frågeställning 1 och frågeställning 2.

För att skapa en förståelse kring ISO 14001:2015 sammanfattades kravlistan för standarden från svenska institutet för standarder och presenteras i avsnittsmå företag. Det är relevant för studien då kravlistan för ISO 14001:2015 ligger till grund för att besvara frågeställning 1 och frågeställning 2.

Frågeställning 1 besvarar vilka kritiska faktorer företag som vill implementera ISO 14001:2015 kan stå inför och därför samlades relevanta teorier in som berör kritiska faktorer. Dessa teorier innefattar tidigare studier och forskning inom ämnet. Teorierna ställs mot varandra för att bekräfta dess relevans för studien och trovärdighet i vad som beskrivs. Dessa teorier finns under avsnittet frågeställning 1.

De insamlade teorierna som ligger till grund för frågeställning 2 är samlade under rubriken frågeställning 2. Dessa teorier innefattar lösningar till de kritiska faktorer som går att hitta under rubriken frågeställning 1 och i den insamlade empiriska data. Dessa teorier utgår från tidigare studier och forskning på lösningar till de kritiska faktorer som framkom av frågeställning 1. Därav används teorierna under rubriken frågeställning 1 också till att besvara frågeställning 2.

3.2

Små företag

Enligt Europeiska unionen (2003) definieras små företag som företag som sysselsätter färre än 50 personer och vars omsättning eller balansomsättning inte överstiger 10 miljoner euro per år. Denna definition är satt utifrån personalstyrka och finansiella trösklar. För att beräkna dessa har statistik hämtats från senast godkända räkenskapsår och det beräknas löpande efter varje år. Om tidigare två års statistik inte uppfyller kraven för dessa förlorar företaget sin status att definieras som små företag. Om företaget är nystartat ska företaget definieras utifrån en skälig uppskattning på denna statistik. Personalstyrkan beräknas utifrån antalet heltidsanställda på företaget som arbetat hela året på företaget.

3.3

ISO 14001:2015

ISO 14000 är, enligt svenska institutet för standarder (2015), en samling av standarder med inriktning på miljöledning. Med hjälp av standarderna kan verksamheter implementera miljöledningssystem. Standarderna och miljöledningssystemet ger sedan vägledning till hur ständiga förbättringar kan göras för att uppnå en extern certifiering inom ISO 14001:2015. Standarderna uppdateras bitvis, vilket årtalet efter standarden innebär, där årtalet står för när standarderna uppdaterades senast. ISO 14001:2015 standarden bygger på ett antal områden som företaget ska arbeta med för att utveckla organisationen och uppnå en certifiering. Dessa områden är:

Organisationens förutsättningar

- Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och som påverkar dess förmåga att nå dem avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem. Sådana frågor ska omfatta miljöförhållanden som påverkas av eller som kan påverka organisationen (Svenska institutet för standarder, 2015, s. 5).

Ledarskap

- Högsta ledningen ska tydligt visa ledarskap och åtagande i fråga om miljöledningssystemet.

- Högsta ledningen ska upprätta, införa och underhålla en miljöpolicy inom den definierande omfattningen av organisationens miljöledningssystem.

- Högsta ledningen ska säkerställa att relevanta roller har tilldelats ansvar och befogenheter och att dessa är kommunicerade inom (Svenska institutet för standarder, 2015, s. 7).

Planering

- Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de processer som behövs för att uppfylla kraven när miljöledningssystemet planeras.

- Inom miljöledningssystemets omfattning ska organisationen fastställa miljöaspekterna för sådana aktiviteter, produkter och tjänster som den kan styra och sådana som den kan påverka, samt deras miljöpåverkan, under beaktande av ett livscykelperspektiv (Svenska institutet för standarder, 2015, s. 8).

Stöd

- Organisationen ska bestämma och tillhandahålla de resurser som behövs för att upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra sitt miljöledningssystem. - Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de processer som behövs för intern och extern kommunikation som är relevant i fråga om stöd till miljöledningssystemet.

- Dokumenterad information av externt ursprung, som organisationen har bestämt är nödvändig för planering och användning av miljöledningssystemet, ska i lämplig utsträckning identifieras och styras (Svenska institutet för

Verksamhet

- Organisationen ska styra planerade ändringar och granska konsekvenserna av oavsiktliga ändringar samt vid behov vidta åtgärder för att motverka negativa effekter.

- Organisationen ska säkerställa att ut kontrakterade processer är styrda eller påverkade. Typ och omfattning av den styrning eller påverkan som ska tillämpas på processerna ska definieras inom miljöledningssystemet.

- Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de processer som behövs för att förbereda sig för och agera vid potentiella nödlägen.

- Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att processerna har utförts som planerat (Svenska institutet för standarder, 2015, s. 13).

Utvärdering av prestanda

- Organisationen ska övervaka, mäta, analysera och utvärdera sin miljöprestanda.

- Organisationen ska både intern och externt kommunicera relevant information rörande miljöprestandan, enligt vad som är fastställt i organisationens

kommunikationsprocesser och enligt vad som erfordras i bindande krav (Svenska institutet för standarder, 2015, s. 14).

Förbättringar

- Organisationen ska fastställa möjligheter till förbättring och genomföra erforderliga åtgärder för att uppnå avsedda resultat med sitt

miljöledningssystem.

- Organisationen ska, för att förbättra miljöprestandan, ständigt förbättra

lämpligheten, tillräckligheten och verkan av sitt miljöledningssystem (Svenska institutet för standarder, 2015, s. 16).

3.4

Frågeställning 1

För en lyckad implementering av ISO 14001:2015, finns det ett antal faktorer som kommer vara kritiska att överkomma vid en implementering. Detta avsnitt ämnar till att belysa dessa faktorer och dess relevans för implementeringen.

Enligt Chiarini (2019) påverkas resultatet av primärt tre faktorer; involverande av anställda, högsta ledningens engagemang och kunskap inom miljöfrågor. Involverandet av de anställda är väsentligt för implementeringen då det i slutändan är de anställda i den operativa kärnan som utfört arbetet. Därav behöver de vara involverade, dels för att minska motståndet i förändringen, men framförallt så de är medvetna om vad som ska uppnås. De anställda är primärt dem som kommer behöva ändra sitt sätt att arbeta på för att uppnå nya miljömål och resultat. Detta är nära sammankopplat med den kritiska faktorn kunskap inom miljöfrågor. De anställda behöver erhålla den rätta kunskapen och kompetensen inom miljöfrågor för att kunna upprätthålla miljömålen och kunna utföra arbetet på rätt sätt. Slutligen behöver ledningen vara engagerad i hela processen för att kunna erbjuda den rätta vägledningen för dem anställda och kunna avsätta den rätta mängden resurser för exempelvis utbildning. Samtidigt menar Chiarini (2019) på att det ekonomiska resultatet, identifieringen av miljömål och företagets miljöpåverkan

samt involverandet av intressenter har liten eller ingen effekt alls på resultatet av implementeringen.

Babakri et al. (2002) menar på att det största hindret och den mest väsentliga faktorn för en lyckad implementering är den ekonomiska resurstillgången. I snitt tar en implementering av miljöledningssystemet 8 till 19 månader, och under den tiden krävs det ett högt engagemang och fokus från alla inom företaget. Processen kräver även mycket resurser i form av tid, som behöver avsättas till utbildningar, dokumentation, planering samt för att uppnå en implementering behöver en tredje parts utredare inhyras för att utvärdera processen. Detta belyses även som en väsentlig faktor av Waxin, et al. (2019), där även kostnaderna för utbildning, dokumentation och inhyrande av tredjeparts utredare ses som hindrande faktorer för företag.

Samtidigt menar även Babakri et al. (2002) att identifieringen av miljömål och företagets miljöpåverkan är en kritisk faktor, till skillnad från vad Chiarini (2019) menar. Detta eftersom det är en tidskrävande process som ligger till grund för de miljömål som ska sättas för att uppnå identifieringen. Detta stöds även av Waxin et al. (2019) som identifierar att det är ett hinder för många företag att hitta de rätta mätpunkterna för denna process. Detta är en följd av bristande kunskap och erfarenhet av liknande situationer.

De tre faktorerna; involverande av anställda, kunskap inom miljöfrågor och högsta ledningens engagemang belyses som viktigt enligt såväl Chiarini (2019), Babakri et al. (2002) och Waxin et al. (2019).

Hillary (2004) delar upp hindren för små och medelstora företag som ska implementera ISO 14001:2015 i interna och externa hinder. De interna hindren för små och medelstora företag är resurser, förståelse och uppfattning, implementeringen och företagets kultur. Rörande resurser belyses framförallt bristen på mänskliga resurser som problematiskt. Eftersom små och medelstora företag har ett färre antal anställda ställs det krav på att de anställda har kunskap inom flertalet olika områden, till skillnad från större företag med ett större antal anställda. Hillary (2004) belyser att små och medelstora företag överlag saknar kunskap inom ISO 14001:2015 och dess innebörd, som en följd av bristande information angående miljöledningssystemet riktat till denna sektor. Detta leder även till en negativ kultur hos företagen angående miljöledningssystem och ISO 14001:2015 och ett litet intresse från ledningen på företagen att implementera det. Som en konsekvens av detta har små och medelstora företag större problem att implementera ISO 14001:2015, på grund av den bristande kunskapen och förståelsen för vad som ska uppnås. Det finns även rädsla för att uppnå en certifiering för att sedan bli av med den.

Externa hinder enligt Hillary (2004) är certifierare, hög ekonomisk kostnad, institutionella svagheter och bristande hjälp och vägledning. Bristen på tillgång till certifierare och den höga summan ekonomiskt för inhyrande av certifierare får många små och medelstora företag att inte implementera ISO 14001:2015. Studien av Hillary (2004) visade även att små och medelstora företag är osäkra på den ekonomiska vinningen av att implementera ISO 14001:2015 och över hälften av tillfrågade små företag i studien uppgav att de inte upplevt en ekonomisk vinning av att implementera ISO 14001:2015. En bristande hjälp och vägledning från dem ansvariga organen för

miljöledningssystemet upplevs också som problematiskt, där små och medelstora företag behöver mycket hjälp med processen att identifiera och upprätthålla miljömål. Enligt Piper et al. (2004) är den största konsekvensen vid implementeringen av ISO 14001:2015 att företaget ständigt behöver arbeta med att förbättra miljöprestandan inom företaget. Det är ett krav inom standarden för ISO 14001 att företaget kontinuerligt uppdaterar och förbättrar mängden miljöpåverkan som företaget har. Detta innebär att det är ett fortlöpande projekt, trots att företaget uppnått en godkänd certifieringen, vilket är tidskrävande på företaget. ISO 14001:2015 standarden sätter höga krav på att detta uppnås kontinuerligt.

3.5

Frågeställning 2

Svenska institutet för standarder beskriver fem inriktningar som är viktiga under implementeringsfasen, där varje inriktning är avgörande för att standarden ska kunna implementeras (Svenska institutet för standarder, 2015).

• Resurser

o Organisationen ska bestämma och tillhandahålla de resurser som behövs för att upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra sitt miljöledningssystem.

• Kompetens - Organisationen ska:

o avgöra vilken kompetens som är nödvändig hos den eller de personer som arbetar inom eller åt organisationen och som påverkar dess miljöprestanda och dess möjligheter att uppfylla sina bindande krav; o säkerställa att dessa personer är kompetenta baserat på lämplig

utbildning, upplärning eller erfarenhet;

o fastställa utbildningsbehov kopplade till miljöaspekterna och miljöledningssystemet;

o vidta åtgärder, där så är tillämpligt, för att införskaffa den nödvändiga kompetensen och utvärdera verkan av de vidtagna åtgärderna.

• Medvetenhet - Organisationen ska säkerställa att personer som arbetar inom eller åt organisationen ska vara medvetna om:

o miljöpolicyn;

o Betydande miljöaspekter och tillhörande faktisk eller potentiell miljöpåverkan som är förenad med deras arbete;

o Sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem, inklusive fördelarna med att miljöprestanda förbättras;

o Konsekvenserna av att inte uppfylla kraven i miljöledningssystemet, inklusive att inte uppfylla organisationens bindande krav.

• Kommunikation - Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de processer som behövs för intern och extern kommunikation som är relevant i fråga om miljöledningssystemet, vilket innefattar:

o Vad kommunikationen ska handla om; o När kommunikationen ska ske;

o Med vem kommunikationen ska ske o Hur kommunikationen ska ske

• Dokumenterad information - Organisationens miljöledningssystem ska innefatta;

o Dokumenterad information som krävs enligt denna standard;

o Dokumenterad information som organisationen har bestämt är nödvändig för ett väl fungerande miljöledningssystem

o Organisationens storlek och dess slag av aktiviteter, processer, produkter och tjänster;

o Behovet att visa att bindande krav uppfylls; o Processernas komplexitet och samverkan;

Tabellen nedan är en sammanställning av 5 inriktningar som beskrivs av svenska institutet för standarder (2015) samt dem utmaningar som finns kopplade till varje inriktning. Utmaningarna har tagits fram från studier av Sorooshian & Yee (2019) och Sammalistu och Brorson (2008).

Inriktningar Utmaningar Källa

Resurser Bristen på resurser är den

näst viktigaste barriären att arbeta mot vid en implementering av ISO 14001:2015. Den största barriären är den höga kostnaden för själva implementeringen.

(Sorooshian & Yee, 2019)

Kompetens & Medvetenhet

Den största utmaningen vid en implementering är otillräckligt engagemang från anställda. Bristen av utbildad personal är en stor del av de interna utmaningarna där kompetensen är ytterst viktig.

(Sorooshian & Yee, 2019)

Kommunikation Distribueringen av

information är en faktor som placeras ungefär i mitten i skalan på viktiga barriärer. Det är något som organisationen inte kan missa att fokusera på, men det är heller inte en av de viktigaste

fokusgrupperna.

(Sorooshian & Yee, 2019)

Dokumenterad information Dokumenterad information är en viktig implementeringsprocesse n, då det är en av byggstenarna till en lyckad implementering. (Svenska institutet för standarder, 2015)

(Sammalistu & Brorson, 2008)

Nedan förklaras de avgörande faktorerna som svenska institutet för standarder har tagit fram. Varje förklaring och lösning är grundad ur tidigare studier som testats och diskuterats.

Avgörande faktorer Förklaring Lösning Källa

Involvering av anställda Medarbetare på en studies fallföretag beskrev att implementeringen inte skett på ett sådant sätt att man involverat

medarbetarna individuellt. Detta ansåg de anställda som ineffektivt, som istället hade föredragit en central koordinering av implementeringen. En lösning är att hålla en två-vägskommunikation mellan de anställda och organisationens ledning. När en förändring sker hos ena parten, är det viktigt att den andra parten också är med på noterna. En andra lösning är att etablera en “mellanman” som hanterar kommunikationen mellan parterna. (Hagelin & Åhlman, 2013) (Perron , Cote, & Duffy, 2006, s. 552)

(Zuthsi & Sohal, 2004) Högsta ledningens engagemang Ledningen har en nyckelroll i implementeringsp rocessen genom att tillförsäkra varaktighet och utveckling av miljöledningssyste met. “Ökad involvering i implementeringen uppifrån verkar både efterfrågas av

medarbetare och stödjas av teorin som ett sätt att effektivisera implementeringsproc essen. (Hagelin & Åhlman, 2013) Kunskap inom miljöfrågor För kunskap inom miljöfrågor, krävs 2 typer av utbildning hos de anställda: - Allmän utbildning i miljöfrågor - Kunskap om vilken miljöpåverkan deras arbetsuppgifter har. - Organisationen ska säkerställa att alla medarbetare har fått en allmän utbildning i miljöfrågor och i hur organisationens miljöledningssystem fungerar - Medarbetare som utför arbetsuppgifter som skulle kunna ha en betydande

miljöpåverkan, skall ha kunskap om vilka miljöaspekter som deras verksamhet ger upphov till och hur arbetsuppgifterna

(Piper, Ryding, & Henricson, 2004) (Hagelin & Åhlman, 2013)

skall kunna utföras för att miljöpåverkan ska bli så liten som möjligt, s.k. funktionsspecifik utbildning. Rädsla för höga kostnader Kostnaden för certifieringen är det största bekymret som chefer ser vid implementering av miljöledningssyste met ISO 14001:2015. Kostanden för certifiering kan sänkas genom att ha ett nätverk av företag som delar sina tillvägagångssätt att implementera förändringar mot certifieringen. I nuläget hjälper europeiska myndigheter att sänka kostnader för certifiering genom att bistå med teknisk assistans till företag att implementera ISO 14001:2015 för att kunna uppnå de satta klimatmål som EU kommissionen har. Vidare kan företag utveckla ISO 14001:2015 till EU:s egna miljöledningssystem “EMAS”. (Franchetti, Bennett, & Babakri, 2003)

Tabell 4. Kritiska faktorer enligt svenska institutet för standarder.

3.5.1

Kompetens och utbildning

Enligt Perron et al. (2006) är utbildning och träning inom miljöfrågor och miljömedvetenhet för dem anställda avgörande för en lyckad implementering av ISO 14001:2015 och liknade miljöledningssystem. För att uppnå den önskade graden av kunskap inom miljöfrågor hos dem anställda behöver ledningen på företagen noggrant planera hur de ska gå tillväga.

Till att börja med behöver de anställda involveras i processen och upplysas hur de kan komma att bidra till en lyckad implementering. Detta för att skapa ett engagemang hos dem anställda och förstå vad som efterfrågas, då det i slutändan är upp till dem anställda att utföra nya arbetssätt och uppfylla nya målsättningar. Utbildning och träning kan också bidra till ett ökat engagemang hos dem anställda att vilja förbättras och bidra till en mindre miljöpåverkan. Utbildningen och träningen ska beröra företagets

miljöpåverkan och problemen som företaget har, samt upplysa dem anställda om deras roll i att förbättra det. För att uppnå en lyckad träning behöver företagen lägga stor vikt vid investeringen av resurser i den och se den som lika viktig som andra investeringar inom företaget. Det är viktigt att noggrant planera före utbildningen angående vad den ska innehålla samt noggranna och utförliga uppföljningar av resultatet av utbildningen och träningen. Företagen ska heller inte se utbildningen och träningen som en engångshändelse, utan det är något som behöver kontinuerligt följas upp och genomföras.

Hale (1995) delar upp träningen i fyra kategorier angående vad som de måste innehålla för en lyckad utbildning och träning inom miljöfrågor och miljömedvetenhet;

- Miljömedvetenhet om hur miljöproblem påverkar företaget.

- Etablera och använda system för att hantera företagets miljöpåverkan. - Miljörevisioner.

- Specialisträning för anställda.

Dessa bryts sedan ner i 15 punkter, då det är viktigt att utbildningarna belyser hur företaget påverkar miljön. Dessa är viktiga för att i grunden förändra kulturen på företaget och är något som de anställda behöver gå igenom.

- Övergripande medvetenhet.

- Miljömedvetenhet om vad som påverkar företaget. - God miljö hantering.

- Grundläggande kunskap om miljöskydd och utsläppskontroller. - Grundläggande kunskap om miljölagar.

- Miljörevisioner. - Miljöbedömningar. - Avfallshantering.

- Utsläppsförebyggande och utsläppsminskande funktioner. - Specifika procedurer för miljöskydd.

- Övervakande och beräknande tillvägagångssätt. - Tillstånds procedurer.

- Användandet och förvarningen av kemikalier. - Träning för miljöpersonal.

- Träning för ledning, nödfalls procedurer, revisioner, träning för leverantörer, träning inom nya tekniker.

Piper et al. (2004) beskriver att det finns företag som skjuter upp sin implementering av ett miljöledningssystem, då kostnaden för att utbilda all personal anses vara för stor. Författarna jämför att en tretimmars utbildning har en liknande kostnad som för exempelvis en personalträffar vid jul och andra tillfällen.

3.5.2

Involverande av anställda

Zutshi och Sohal (2004) menar på att involverandet av anställda och övriga intressenter för implementeringen av ISO 14001:2015 är avgörande för att lyckas. Dem anställda behöver såväl vara involverade i implementeringen som i det fortsätta arbetet att upprätthålla certifieringen efter godkännande. För en lyckad implementering är det viktigt för företaget att upplysa vad som är målen med miljöledningssystemet, hur det

och förslag från de anställda samt att erbjuda dem anställda den rätta kunskapen i form av utbildning. Det pålyses även som viktigt enligt Perron et al. (2006) som också menar på att de anställdas åsikt i processen är viktig för företaget att ta hänsyn till och att involverandet av anställda och erbjudandet av utbildning och träning är nära sammankopplat.

Tabellen nedan är en tolkning av Sammalistu och Brorsons (2008) modell, där träningsmoduler beskrivs. Syftet med modellen är att företag ska kunna applicera en träningsmodul och veta vilket stöd som rekommenderas för att klara modulen. Den här tabellen är omformulerad för att kunna appliceras för små företag.

Träningsmodul Syftet med träningen Stöd

Motivation till hållbart arbete och introduktion till ISO 14001:2015, certifiering och miljörevidering.

Förse med en introduktion till certifieringsprocessen tillsammans med

ledningen.

Seminarium med alla anställda med genomgång av träningsmodulen.

Beskrivning av alla berörda arbetsmoment och stationer på företaget.

Lära sig vilka processer på företaget som behöver förbättring och hur de påverkar miljön.

Guidad tur genom företagets olika

avdelningar tillsammans med ledningen.

Beskrivning hur en certifiering kommer ske på olika avdelningar och på hela företaget.

Involvera och förbereda de anställda.

Träning och kommunikation av miljöfrågor och hur man kan förbättra sin

arbetsprocess.

Förbereda den ansvarige för implementering inför träning till anställda och främja kommunikationen mellan avdelningar. Förbereda inför en utvärdering av arbetsprocesserna. Ta fram en gemensam grund för en utvärdering av miljöfaktorerna. Etablera en plan för utvärdering tillsammans med en extern konsult. Miljöpolicy och mål för

företaget.

Förbereda en reviderad översikt av nuläget till ledningen.

Peka ut och rangordna de arbetsprocesser som behöver mest fokus.

Förbereda ett förslag till ledningen hur man ska gå tillväga inför certifiering Miljörevisioner. Vidare internt revidera

arbetsplatser och medarbetare.

Fortsatt utbildning för ansvariga för olika avdelningar.

Tabell 5. Träningsmodul för små företag, tolkning av Sammalistu och Brorsons (2008) modell.

3.6

Sammanställning teoretiskt ramverk

Enligt Chiarini (2019) är de kritiska faktorerna för företag som vill implementera ISO 14001:2015; involvering av anställda, högsta ledningens engagemang och kunskap

inom miljöfrågor. Babakri et al. (2002) tillägger att resurser och identifiering av miljömål och företagets miljöpåverkan även är kritiska faktorer.

För att överkomma dem kritiska faktorerna belyser Perron et al. (2006) att genomförandet av utbildningar och träning för anställda på företaget är viktigt. Hale (1995) går igenom en modell som företag kan följa för att utbilda och träna anställda inom miljöfrågor och miljömedvetenhet. Enligt Hagelin och Åhman (2013) bör företag som ska implementera ISO 14001:2015 upprätthålla en tvåvägs kommunikation mellan anställda och ledning, för att undvika missnöje och motstånd från anställda. Den kritiska faktorn, involvering av anställda, belyses som den mest väsentliga för en lyckad implementering (Perron, Cote & Duffy, 2006; Zuthsi & Sohal, 2004).

4

Empiri

Detta kapitel beskriver den insamlade empiriska data som tillsammans med den teoretiska bakgrunden utgör underlag för att besvara studiens syfte och frågeställningar. Först följer en beskrivning av fallföretaget, följt av den insamlade empiriska data som delats upp i avsnitt rörande vilket ämne det berör.

4.1

Företagsbeskrivning

Insamlandet av den empiriska data för studien genomfördes hos industriföretaget HYAB Magneter AB i Bromma, Stockholm. HYAB Magneter arbetar med att konstruera, designa och producera magnetsystem till kunder i olika branscher såsom gruvindustrin och stålindustrin. De arbetar även med att erbjuda kundunika lösningar i mindre skala som alarm till butiker och medicinsk utrustning. HYAB Magneters motto är “as natural as it's simple: Nothing is impossible!” och företaget arbetar efter detta genom att erbjuda standard- och kundunika produkter. Företaget har 13 anställda och 2018 uppgick HYAB Magneters omsättning till 25 736 tkr. I dagsläget är HYAB Magneter certifierade mot den internationella standarden inom kvalitetsledning, ISO 9001 (HYAB Magneter AB).

4.2

Företagskultur

Vid besök på fallföretaget observerades företagskulturen, med utgångspunkt i huruvida fallföretagets kultur är öppen för förändring. Vid observationerna var det tydligt att det fanns distinkta rutiner och att kulturen på fallföretaget har utvecklats under en längre tid. De anställda på fallföretaget har även arbetat på företaget under en längre tid och har präglat företaget i dess rutiner. Det var uppenbart under dem observationer som genomfördes att sättet som företaget arbetade på kan vara svårt att ändra på, vilket även bekräftades under diskussioner med en anställd. Under diskussionerna påpekade den anställda att de alltid har gjort på ett särskilt sätt och vid en förändring kan det bli svårt att ändra på rutinerna.

Kulturen på företaget upplevdes under observationerna som väldigt avslappnad, där de anställda hade nära relationer med varandra och ingen distinkt hierarki utöver de faktiska chefspositionerna var noterbar. Vid observationer togs det del av en kaffepaus, där det tydligt kunde noteras den avslappande kulturen och de anställdas närhet till dem högre chefspositioner i och med att alla delade en kaffe tillsammans med diskussioner. Det gick inte att se någon tydlig avgränsning mellan chefspositionerna och de anställda i den operativa kärnan.

4.3

Kompetens

Kunskapen kring ISO 14001:2015 på fallföretaget var centrerad i stor omfattning runt ledningen och chefspositioner, specifikt till dem chefspositionerna med ansvar kring implementeringen av miljöledningssystemet. Exempelvis hade produktionschefen på fallföretaget också rollen som miljöchef. Vid diskussioner med anställda på fallföretaget upplevdes det som att det fanns bristande kunskap angående vad ISO 14001:2015 var och vad det innebar, vilket även bekräftades av svaren i enkäten utskickad till företagets anställda. På frågan om hur mycket kunskap de hade om ISO 14001:2015, svarade ingen att de hade mycket kunskap om ämnet, medan en svarade att de hade ganska mycket kunskap om ISO 14001:2015. Sju personer uppgav att de hade lite kunskap om ISO 14001:2015.

Figur 3. Hur mycket kunskap har du om ISO 14001:2015?

På frågan kopplat till kunskap om svensk lagstiftning angående miljö och hållbarhet svarade en av åtta att de var bekanta med svensk lagstiftning inom miljö och hållbarhet. Övriga sju svarade att de ej är bekanta med det på frågan.

Figur 4. Är du bekant med svensk lagstiftning inom miljö och hållbarhet?

Däremot svarade tre av åtta att de var bekanta med EU:s klimatmål, medan fem av åtta svarade att de inte var bekanta med EU:s klimatmål.

Figur 5. Är du bekant med EU:s klimatmål? 0 1 7 0 M Y C K E T G A N S K A M Y C K E T L I T E B A R A H Ö R T T A L A S O M 1 7 J A N E J 3 5 J A N E J

På frågan om huruvida de var medvetna om vilken miljöpåverkan HYAB hade, svarade fyra att de var medvetna och fyra att de inte var medvetna. Detta kopplades vidare till den kritiska faktorn hur mycket företaget har involverat sina anställda.

Figur 6. Är du bekant om vilken miljöpåverkan HYAB har?

4.4

Involvering av anställda

Vid observationerna noterades det att alla på företaget var öppna mot varandra och att det fanns nära relationer mellan ledning och anställda. Det noterades att det skedde ett nära utbyte av information, där det inte fanns någon tydlig barriär mellan dem i ledningen och anställda.

Med svaren på enkäten kunde studien fastställa att en stor majoritet av anställda på företaget kände till ISO 14001:2015. Dock visar Figur 4 att respondenterna inte hade vidare kunskap om ämnet. De anställda hade hört talas om att företaget skulle utföra en implementering av standarden, men visste inte mer om vad det innebar.

Figur 7. Känner du till miljöledningssystemet ISO 14001:2015?

Involveringen av anställda syns även i Figur 6 där hälften av respondenterna var bekanta med HYAB:s miljöpåverkan.

4 4

J A N E J

7

1