Examensarbete
Kandidatexamen
”Jag tror ju att det mesta är vilja, vill du tillräckligt
mycket då kan du alltid lära dig”
En kvalitativ studie om kunskapsdelningens förutsättningar i
svensk tillverkningsindustri
Författare: Sanna Bäckius & Jennie Forsberg Handledare: Hans Lundkvist
Examinator: P-O Börnfelt
Ämne/huvudområde: Examensarbete inom personal och arbetsliv Kurskod: PA2008
Poäng: 15 hp
Examinationsdatum: 2020-06-04
Vid Högskolan Dalarna finns möjlighet att publicera examensarbetet i fulltext i DiVA. Publiceringen sker open access, vilket innebär att arbetet blir fritt tillgängligt att läsa och ladda ned på nätet. Därmed ökar spridningen och synligheten av examensarbetet. Open access är på väg att bli norm för att sprida vetenskaplig information på nätet. Högskolan Dalarna rekommenderar såväl forskare som studenter att publicera sina arbeten open access.
Jag/vi medger publicering i fulltext (fritt tillgänglig på nätet, open access):
Ja ☒ Nej ☐
Sammanfattning
”Jag tror ju att det mesta är vilja, vill du tillräckligt mycket då kan du alltid lära dig” - En kvalitativ studie om kunskapsdelningens förutsättningar i svensk tillverkningsindustri. Vår kandidatuppsats syftar till att bidra med ökad kunskap och förståelse om vilka förutsättningar och hinder som påverkar kunskapsdelningsprocessen.
Studiens teoretiska referensram baseras på teorier och tidigare forskning gällande kunskap som begrepp, förutsättningar och faktorer som påverkar kunskapsdelning samt Knowledge Management. Den teoretiska referensramen har utvecklats och omarbetats under studiens gång baserat på det empiriska materialet likt det abduktiva förhållningssättet. Metoden för studien var av kvalitativ karaktär med semi-strukturerande intervjuer som insamlingsmetod, där sex (6) av elva (11) anställda från en avdelning i den undersökta verksamheten deltog.
Studiens resultat visar att organisatoriska förutsättningar, relationer samt organisationskulturen har påtaglig inverkan på möjligheterna att dela kunskap och i de fall förutsättningarna inte är gynnsamma hindras processen avsevärt. Studien visar på att kunskapsdelning tydligt påverkas av sociala faktorer kopplade till medarbetarnas relationer och att den interpersonella kontexten är av central betydelse. Vidare framkommer att avsaknad av Knowledge Management är ett tydligt hinder för kunskapsdelning vilket synliggör behovet av att kunskapsdelning leds genom ett aktivt Knowledge Management.
Nyckelord: Kunskap, kunskapsdelning, Knowledge Management, förutsättningar och hinder för kunskapsdelning
Abstract
"I think most of it are will, if you want enough then you can always learn" - A qualitative study on the conditions of knowledge sharing in the Swedish manufacturing industry. Our bachelor's thesis aims to contribute with increased knowledge and understanding about the conditions and obstacles that affect the knowledge sharing process.
The theoretical frame of reference of the study is based on theories and previous research regarding knowledge as a concepts, conditions and factors that influence knowledge sharing and Knowledge Management. The theoretical frame of reference has been developed and revised during the study based on the empirical material similar to the abductive approach. The method of the study was of a qualitative nature with semi-structured interviews as a method of data-collection in which six (6) out of eleven (11) respondents from a department in the studied organization participated.
The results of the study show that organizational conditions, relationships, and organizational culture have a strong impact on the ability to share knowledge and in cases where the conditions are not favorable, the process is significantly hindered. The study shows that knowledge sharing is strongly influenced by social factors linked to employees' relationships and that the interpersonal context is of central importance. Furthermore, it emerges that the absence of Knowledge Management is a clear barrier to knowledge sharing, which highlights the need for knowledge sharing to be led through active Knowledge Management.
Keywords: Knowledge, Knowledge Sharing, Knowledge Management, enabling and constraining factors for Knowledge Sharing
Förord
Ni är flera som har möjliggjort färdigställandet av vårt examensarbete och utan er hade det inte varit möjligt. Stort tack!
Vi vill tacka samtliga respondenter för att ni valt att medverka i vår studie, speciellt under rådande omständigheter i samhället som krånglat till er vardag. Vi vill också rikta ett stort tack till vår kontaktperson som inte bara bidragit med viktiga synpunkter om verksamheten som vi fått reflektera över under arbetets gång, men också för att vi fått fria händer i genomförandet av denna studie. Det har varit ytterst värdefullt.
Ett speciellt tack till vår handledare Hans Lundkvist. Ditt engagemang och stöd har varit till stor hjälp och din input under studiens gång har fått både uppsatsen och oss att utvecklas och växa.
Vi vill också tacka våra kurskamrater för värdefulla diskussioner och utvecklande synpunkter på vårt arbete. Tack!
Tack till Calle Bernsand för din förmåga att se oss och peppa oss i stunder av tvivel, du har varit en sann inspirationskälla under hela vår studietid.
Stina och Nivin, er outtröttliga korrläsning av vårt arbete har varit ovärderlig och ni har verkligen bidragit till att göra hela vår studietid till något fantastiskt. Det finns inte nog med tack till er och vi kommer bära er med oss i våra hjärtan genom livet. Tack!
Sist men inte minst vill vi rikta vår tacksamhet till våra familjer som stöttat och funnits där för oss i stunder av tvivel och frustration. Utan er hade vi aldrig klarat det här!
Sanna Bäckius & Jennie Forsberg
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Syfte och frågeställningar ... 3
1.2 Verksamhetsbeskrivning ... 3 2. Teori ... 4 2.1 Typer av kunskap ... 4 2.2 Kunskapens livscykel ... 5 2.3 Kunskapsdelning ... 5 2.4 Knowledge Management ... 7
2.5 Förutsättningar för kunskapsdelning och faktorer som påverkar ... 8
2.5.1 Möjligheter till att dela kunskap ... 8
2.5.2 Organisationsstruktur ... 8
2.5.3 Maktförhållanden och motivation för kunskapsdelning ... 9
2.5.4 Belöningar ... 10 2.5.5 Förtroende ... 10 2.5.6 Ledarskap ... 11 2.5.7 Organisationskultur ... 11 2.6 Teoridiskussion ... 12 3. Metod ... 13 3.1 Metodval ... 13
3.2 Urval och avgränsningar ... 15
3.3 Forskningsetiska aspekter ... 16
3.4 Genomförande ... 17
3.5 Databehandling och analysmetod ... 19
3.6 Tillförlitlighet ... 19
3.7 Metoddiskussion ... 21
4. Resultat/Analys ... 24
4.1 Kunskapsdelning samt typ av kunskap som delas ... 24
4.1.1 Kunskapsdelning via instruktioner ... 24
4.1.2 Formella möjligheter till kunskapsdelning ... 25
4.1.3 Kunskapsdelning till nya medarbetare ... 26
4.1.4 Samarbete och delningsmöjligheter ... 27
4.1.6 Kunskapstyp ... 28
4.2 Förutsättningar och hinder som upplevs påverka kunskapsdelning ... 29
4.2.1 Organisationsstruktur ... 29
4.2.2 Knowledge Management ... 31
4.2.3 Belöningar ... 32
4.2.4 Motivation ... 33
4.2.5 Stöd och tid ... 34
4.2.6 Status och makt ... 35
4.2.7 Förtroende ... 36
4.2.8 Organisationskultur och ledarskap ... 37
5. Diskussion ... 40
6 Slutsatser ... 43
6.1 Kunskapsdelning och typ av kunskap ... 43
6.2 Faktorer som påverkar kunskapsdelning ... 43
6.3 Bidrag till praktikersamhället ... 44
6.4 Vidare forskning ... 44
Referenser ... 46 Bilagor
Bilaga 1 - Informationsbrev Bilaga 2 - Intervjuguide
1
1. Inledning
För att bidra till en organisations långsiktiga överlevnad är förvaltning och utveckling av medarbetarnas kunskap en central del i personalarbetet (Boxall & Purcell, 2016). Organisationer som har en effektiv förvaltning av humankapitalet skapar också hållbara konkurrensfördelar då medarbetarnas kunskap genererar ett värde för organisationen. Hållbara konkurrensfördelar beskrivs som unika, värdefulla samt svåra att imitera och organisationers medarbetare har potential att möta upp alla dessa kriterier (Boxall & Purcell, 2016).
Att aktivt arbeta med kunskapsdelning kan vara en strategi för att reducera organisationers sårbarhet eftersom kunskap som används i det dagliga arbetet riskerar att försvinna med medarbetarna om de lämnar sin anställning (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Cabrera & Cabrera, 2005; Ipe, 2003). Organisationers konkurrenskraft är således beroende av den egna förmågan att förvalta och använda medarbetarnas kunskap då de är fundamentet för att främja kunskapsflöden (Cabrera & Cabrera, 2005). Ur det perspektivet har kunskap blivit än mer betydelsefullt att förvalta (Boxall & Purcell, 2016). Davenport och Prusak (1998) formulerar insikten med följande:
Without knowledge, an organization could not organise itself; it would be unable to maintain itself as a functioning enterprise (Davenport & Prusak, 1998, s. 268)
En strategi för att vidmakthålla konkurrenskraften genom sina medarbetare är att skapa en medvetenhet om de förutsättningar och kontextuella faktorer som påverkar samt främjar kunskapsdelning mellan de anställda (Wang, Noe & Wang, 2014). Kunskapsdelning som en naturlig aktivitet i det dagliga arbetet gör det möjligt att skapa en organisatorisk kunskap som inte är bunden till enskilda medarbetare utan användbar för fler (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Riege, 2005; Wang et al., 2014). En organisatorisk medvetenhet om vad som främjar kunskapsdelning blir därför en viktig del i arbetet med Knowledge Management. Begreppet syftar till organisationers kunskapshantering gällande att skapa, dela och tillvarata den kunskap som behövs (Ipe, 2003). Ett medvetet angreppssätt kan långsiktigt stärka humankapitalet (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Wang et al., 2014).
2
Tidigare studier visar att kunskapsdelningsprocessen inte sker automatiskt i organisationer och att det därför behövs strategier inom Knowledge Management för att effektiv kunskapsdelning ska vara möjlig. Forskningen visar en komplex bild omfattande flertalet faktorer som kan främja eller hämma delningsprocessen (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Wang et al., 2014). Dessa faktorer är viktiga att beakta i organisationers Knowledge Management då de har en stark påverkan på varandra samtidigt som de behöver fungera var för sig för att ha effekt (Ipe, 2003). Ipe (2003) betonar att det är betydelsefullt att varje organisation identifierar sina egna faktorer som påverkar kunskapsdelningen då processen annars löper risk att misslyckas. Vidare framhålls att kunskapsdelning som engångsaktivitet, exempelvis när medarbetare lämnar sin anställning, inte är en framgångsrik metod för att tillvarata kunskap utan att kontinuerlig delning i det dagliga är mer fördelaktigt (Ipe, 2003). Befintlig forskning om förutsättningar för kunskapsdelning är huvudsakligen genomförd på stora, internationella och kunskapsintensiva organisationer (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Riege, 2005). Eftersom kontextens roll är avgörande och villkoren för kunskapsdelning skiljer sig åt finns behov av fortsatta studier i underforskade kontexter, så som mindre organisationer med regional förankring (Cabrera & Cabrera, 2005).
Ur personalvetarperspektiv är området Knowledge Management och kunskapsdelning komplext (Cabrera & Cabrera, 2005). Det är således av vikt att öka förståelsen för vilka strategier som är användbara för att Knowledge Management ska främja kunskapsdelning. Då tidigare forskning om kunskapsdelning och dess förutsättningar till övervägande del genomförts utanför Norden, på stora, internationella och kunskapsintensiva organisationer (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016) avser denna studie undersöka förutsättningar och hinder för kunskapsdelning inom svensk tillverkningsindustri av mindre karaktär. Således kan kunskapen ökas om vilka faktorer som är viktiga att beakta i denna kontext, samt bidra med djupare kunskap för ledning och HR om organisatoriska åtgärder som kan främja delning av kunskap mellan medarbetare. Svensk tillverkningsindustri står inför utmaningar med omfattande pensionsavgångar som kan leda till att kunskapen hos medarbetare med lång och gedigen erfarenhet går förlorad, vilket gör kunskapsdelning än mer intressant att studera. Mellan åren 2020-2024 beräknas 12 % av arbetstagarna inom den svenska industrin ha lämnat till följd av ålderspension, dock är utmaningarna mest framträdande på mindre orter (Arbetsförmedlingen, 2010). Något som förstärker behovet och intresset att studera villkoren för kunskapsdelning.
3
1.1 Syfte och frågeställningar
Syftet med denna uppsats är att bidra med ökad kunskap och förståelse om de förutsättningar och hinder som påverkar kunskapsdelning i svensk tillverkningsindustri samt urskilja hur kunskapsdelning kan främjas. Nedanstående frågeställningar används för att konkretisera syftet.
o Hur sker kunskapsdelning idag och vilken typ av kunskap delas?
o Vilka förutsättningar och hinder upplevs som påverkande för kunskapsdelning?
1.2 Verksamhetsbeskrivning
För att bemöta studiens syfte kontaktades en lämplig verksamhet för deltagande i studien. Kontakt etablerades med HR-chefen som har god kännedom om verksamheten och dess medarbetare.
Grundläggande information om den undersökta tillverkningsindustrin har inhämtats från organisationens hemsida samt delgivits av den kontaktade HR-chefen. Organisationen har begärt att hållas anonym vilket innebär en begränsning i hur specifik information som kan delges i verksamhetsbeskrivningen. Organisationen har ca 130 medarbetare och är en del av en global koncern med flera produktionsenheter som samtliga fungerar som egna autonoma enheter. Organisationen kan således klassas som en mindre svensk tillverkningsindustri enligt Tillväxtverkets (2020) klassificeringar. Organisationen kommer fortsättningsvis att kallas Industrin AB och studien har genomförts på en av Industrin ABs avdelningar vilken fungerar som stödfunktion för Industrin ABs produktionsenhet. Avdelningen ansvarar bland annat för produktionsplanering, kundkontakter, kundorder, råvaruinköp, kvalitetskontroller samt transporter av färdiga produkter. Produkterna säljs både på export och inom Sverige. Fortsättningsvis benämns den undersökta avdelningen som Avdelning X
Industrin AB är belägen på en mindre ort i Bergslagen och är en viktig aktör och arbetsgivare för lokalsamhället där verksamheten funnits sedan mer än 100 år tillbaka. Genom åren har flera ägarbyten skett och även fusioner med andra bolag. Industrin AB strävar efter att vara innovativa med en hög grad av kvalitet och service. Organisationens kultur ska präglas av värderingar med fokus på långsiktiga relationer, förtroende samt gemensamma mål. Industrin AB ska agera enat och stärka individen samt ha säkerhet i fokus.
4
2. Teori
Nedan följer en presentation av teorier samt tidigare forskning som är relevanta för studiens syfte och frågeställningar. För att förstå kunskapsdelningsprocessen och Knowledge Management inleds avsnittet med en beskrivning av begreppet kunskap då kunskap är grunden för kunskapsdelning. Därefter följer Knowledge Management samt faktorer som påverkar kunskapsdelningsprocessen. Då ingen tydlig översättning av begreppet Knowledge Management har framkommit valdes att behålla begreppet på engelska.
2.1 Typer av kunskap
Det finns ingen entydig definition av kunskap, utan kunskap som begrepp kan ses i många olika aspekter (Alvesson, 2004). Kunskap beskrivs som explicit eller implicit. Den explicita kan enkelt uttalas, dokumenteras och förklaras för andra. I organisatorisk kontext kan explicit kunskap betraktas som sparad data i form av exempelvis dokument med information som kodifierats, det vill säga information som översatts till ord och siffror. Informationen ses som synlig eller lättillgänglig då den kan lagras och användas vid olika tillfällen (Ipe, 2003; Nonaka & Takeuchi, 1995). Sparad data har dock inget egentligt värde förrän den ombildas till information av en användare (Davenport & Prusak, 1998). Kunskapen är således beroende av värdet som individen eller gruppen tillskriver informationen och hur användbar den är sett till kontexten (Ipe, 2003). Kunskapens användbarhet är också vad som skapar värde för organisationen och kan ses som en konkurrensfördel gentemot andra organisationer (Boxall & Purcell, 2016).
Implicit kunskap beskrivs som tyst och är bunden till en individs sinnen, färdigheter samt förmågor och kan inte på något enkelt sätt uttalas, dokumenteras eller förklaras (Nonaka & Takeuchi, 1995). Implicit kunskap ”sitter i ryggmärgen” och består av invanda mönster som genomförs utan närmare eftertanke och är förvärvad genom erfarenhet. Den kan därför vara svåråtkomlig även för individen som förfogar över den (Ipe, 2003). Skapande av kunskap är en aktiv handling bestående av både explicita och implicita dimensioner (Nonaka & Takeuchi, 1995). Engström (2014) menar att skapandet bygger på interaktionen mellan den uttalade (explicita) och den outtalade (tysta) kunskapen.
5
2.2 Kunskapens livscykel
Nonaka och Takeuchis (1995) modell (se figur 1) illustrerar hur kunskap kan skapas, utvecklas samt delas genom en ständigt pågående process och ett rörelsemönster. Organisationer som kan kontrollera denna process och stimulera kunskapsdelning kan använda modellen som ett strategiskt verktyg för att uppnå konkurrensfördelar. Modellen är indelad i fyra olika dimensioner av kunskapsskapande som organisationer går igenom.
Socialisering handlar om att dela erfarenheter
genom att kommunicera och interagera socialt med varandra, observera och imitera.
Externalisering av kunskap sker när det som
observerats genom socialiseringsprocessen omvandlas till handlingar, i ett försök att omvandla tyst kunskap till explicit kunskap. Detta beskrivs dock som en komplicerad process som kräver främjande organisatoriska förutsättningar som exempelvis tid och stöd. Kombinationsfältet innebär att sortera och kategorisera explicit kunskap för att göra den användbar för andra och även för att kunna utveckla den. Internalisering sker när explicit kunskap tillgodogörs och kontextualiseras av individen och är till exempel vanligt vid formell utbildning, kompetensutveckling eller utbildning på arbetsplatsen (Nonaka & Takeuchi, 1995).
2.3 Kunskapsdelning
Kunskapsdelning kan ske i flera olika sammanhang och situationer samt beskrivs som den process där kunskap delas från avsändare till mottagare och där individerna är drivkraften (Ipe, 2003). Det är viktigt att kunskapen som delas uppfattas som både värdefull och användbar av mottagaren. Det är även viktigt att poängtera att avsändaren i delningsprocessen inte förlorar sin egen kunskap genom att dela med sig (Ipe, 2003; Nonaka & Takeuchi, 1995). Delningsprocessen sker framförallt i sociala kontexter genom interaktion mellan individer. Processen bidrar till att förstå situationer, lösa problem eller finna nya tillvägagångssätt vilket gör den sociala interaktionen betydelsefull (Wang et al., 2014).
6
Synen på interaktionens betydelse för kunskapsdelning är enlig Ipe (2003) tudelad. Å ena sidan tycks interaktion inte vara en nödvändig förutsättning för kunskapsdelning då processen kan ske via exempelvis media och textdokument. Å andra sidan kan brist på interaktion medföra att kunskap går förlorad vilket i förlängningen kan påverka organisationens livsduglighet (Ipe, 2003). Kunskapsdelning sker främst via informella aktiviteter, som exempelvis spontana sammankomster på arbetsplatsen (Davenport & Prusak, 1998). Ipe (2003) samt von Krogh (1998) menar att det är en betydelsefull aktivitet i behov av värdesättas av HR och ledning samt uppfattas som en möjlighet till att dela kunskap och inte enbart betraktas som slöseri med tid. Formella aktiviteter kan exempelvis vara möten, utbildningar, workshops eller jobb-skuggning (job shadowing). Jobb-skuggning innebär att en medarbetare observerar en annan medarbetare för att lära sig hens arbetsuppgifter. Denna aktivitet kan vara av både kortsiktig och långsiktig karaktär, där en långsiktig aktivitet har ett övertag i att tillvarata implicit kunskap eftersom relationen mellan deltagarna fördjupas. En förutsättning är dock att mottagaren ges tid och utrymme till reflektion (Leonard, Barton & Barton, 2013).
Kunskapsdelningsprocesser påverkas av sociala band, relationer i arbetsgrupper och kunskapens komplexitet (Renzl, 2008). Arbetsgrupper som präglas av starka sociala band påverkar kunskapsdelningen på ett positivt sätt när kunskapen som ska delas är komplex. Om de sociala banden är svagare genereras delning av kunskap med låg grad av komplexitet (Renzl, 2008). En effektiv metod för kunskapsdelning, som också kan vara främjande för att stärka de sociala banden är ”communities of practices” (CoPs). CoPs beskrivs som en social praxisgemenskap där kunskap synliggörs och delas inom gemenskapen i exempelvis en arbetsgrupp. Därigenom utvecklas och delas kunskapen inom arbetsgruppen på ett sådant sätt som inte är möjlig vid delning mellan enbart två individer. Eftersom delning genom CoPs är en socialt konstruerad process ställs krav på sociala band i gruppen och att ledningen arbetar för att främja goda relationer (Wenger, 2000). Goda relationer stärker i sin tur möjligheterna att arbeta i team, något som främjar kunskapsflöden och delningsprocesser (Ipe, 2003).
Kunskapsdelning är även en förutsättning för att skapa lärande i organisationer och processen är viktig både för individuell och organisatorisk utveckling (Filstad, 2012; Senge, 1995). Processen sker inte automatiskt utan är beroende av flertalet faktorer och förutsättningar för att vara framgångsrik (Riege, 2005). För att bygga ett starkt humankapital och därmed en konkurrensfördel i organisationen behöver kunskap som främjar medarbetares förmågor och färdigheter underhållas och utvecklas. Ett sätt att göra detta är att hantera kunskap och
7
kunskapsutveckling på ett strategiskt och medvetet sätt i organisationer, även kallat Knowledge Management (Nonaka & Takeuchi, 1995).
2.4 Knowledge Management
Knowledge Management är de strategier samt åtgärder som används för att hantera kunskap och kompetens som finns inom en organisation och hos dess medarbetare (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016). Effektiv hantering av kunskap kräver att organisationer hanterar och betraktar kunskap som en viktig tillgång samt att de är rustade för att skapa och dela den (Nonaka & Takeuchi, 1995). För att lyckas behöver organisationsledningar utveckla Knowledge Management-strategier som både genomsyrar hela organisationen och är förankrade hos medarbetarna (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Renzl, 2008). En avgörande anledning till att kunskapsdelning misslyckas är att det saknas en tydlig koppling mellan organisationens mål och strategierna för Knowledge Management. För att organisationer ska kunna utveckla och förbättra sina Knowledge Management-strategier behöver frågan om villkoren för kunskapsdelning således prioriteras högre av HR och ledning (Riege, 2005).
Renzl (2008) menar att medarbetarnas förtroende för ledningen har positiva effekter på flertalet organisatoriska fenomen så som arbetstillfredsställelse, stress och produktivitet. Förtroende för ledningen har även positiva effekter för kunskapsdelningsprocessen eftersom det mellan ledning och medarbetare existerar en social utbytesprocess. Relationen behöver präglas av ett ömsesidigt utbyte och känsla av rättvisa mellan parterna. Medarbetare behöver dessutom känna trygghet i att ledningen värnar om deras intressen och att inte drabbas av åtgärder som påverkar dem negativt. En nyckelmekanism för att kunskap ska kunna delas är att det finns en frivillighet bland medarbetarna vilket därför blir viktigt att beakta ur ett ledningsperspektiv (Renzl, 2008). Positiva attityder inom organisationen gentemot kunskapsdelning har också positiv inverkan på medarbetarnas kunskapsdelningsbeteende (Cabrera & Cabrera, 2005). Att förstå dynamiken i kunskapsdelning är viktigt för att identifiera vilka managementstrategier som kommer att ha positiv effekt på kunskapsdelning bland medarbetarna. Ett synsätt som förekommer ur ledningsperspektiv är att den viktigaste kunskapen finns hos organisationens nyckelpersoner (Cabrera & Cabrera, 2005). Nonaka och Takeuchi (1995) menar dock att alla medarbetare besitter viktig kunskap som kan påverka verksamhetens produktivitet och de strategier för kunskapsdelning som används behöver således omfatta samtliga av organisationens medlemmar. Då delning av kunskap är beroende av det sociala samspelet mellan individer
8
framhåller Riege (2005) att mindre organisationer är mer beroende av att använda sina befintliga möjligheter till social interaktion för att möjliggöra kunskapsdelning. Villkoren för interaktion blir således mer betydelsefulla att använda och utveckla och bör få ett större fokus i HR och lednings arbete med att förbättra verksamhetens kunskapsdelningsprocesser (Riege, 2005).
2.5 Förutsättningar för kunskapsdelning och faktorer som
påverkar
Nedan presenteras de förutsättningar och faktorer som återfinns i tidigare forskning och som tydligast framträtt i empirin.
2.5.1 Möjligheter till att dela kunskap
För att kunna dela kunskap framhåller Ipe (2003) att det krävs tid samt att det finns organisatoriska möjligheter av både formell och informell karaktär. Till formella möjligheter räknas utbildningsprogram, strukturerade arbetsteam, möten och teknikbaserade system, vilka beskrivs som viktiga och ger individer en strukturerad miljö för kunskapsdelning (Ipe, 2003). Det är främst explicit kunskap som delas genom formella kanaler (Nonaka & Takeuchi, 1995). Majoriteten av kunskapsdelning sker dock i informella miljöer, där relationer och sociala nätverk spelar en central roll samt påverkar beteende och kunskapsdelning på ett positivt sätt (Filstad, 2012; Senge, 1995). Tidigare forskning indikerar att medarbetare är mer benägna att använda sig av det sociala utbytet i informella kanaler även om det konstruerats formella möjligheter till kunskapsdelning (Davenport & Prusak, 1998; Ipe, 2003). Trots detta tycks mindre organisationer sakna medvetenhet om värdet av att använda befintliga sociala nätverk som ett sätt att dela kunskap. Organisatoriska delningsmöjligheter styrs till viss del av strukturen i organisationen och är därför en viktig ledningsfråga samt centralt för HR att beakta (Riege, 2005).
2.5.2 Organisationsstruktur
Organisationsstrukturen är det sätt som organisationen samordnas, styrs och kontrolleras (Jacobsen & Thorsvik, 2014). Beroende på vilken struktur som anammats varierar möjligheterna till samarbete då tydlighet i mål och roller samt maktfördelningen skiljer sig åt.
9
Hierarkiska strukturer präglas av tydlighet i mål och roller men kan också ha en begränsning i medarbetarnas möjligheter att påverka sitt arbete. En platt struktur präglas istället av större möjligheter till självstyre och mandat att påverka men ställer betydande krav på samarbete och ledning för att nå gemensamma mål (Jacobsen & Thorsvik, 2014). Förutsättningarna för kunskapsdelning behöver matcha strukturen i organisationen. Till exempel kan det i en hierarkisk uppbyggnad vara fördelaktigt att använda IT-baserad lagring av exempelvis dokument med avsikt att sprida kunskap till följd av att strukturen genererar en tydlighet i arbetet. En platt struktur gynnas däremot av att använda social interaktion för att dela kunskap (McDermott & O´Dell, 2001). Riege (2005) menar att en tydlighet i mål och roller gynnar kunskapsdelningsprocessen oavsett hur organisationen är uppbyggd. Hierarkier kan dock utgöra ett hinder för delning av implicit kunskap om möjlighet till samarbete inte finns. En möjlighet som annars finns inbyggd i en platt organisation vilket visar att organisationsstrukturen främst påverkar delning av implicit kunskap (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016).
2.5.3 Maktförhållanden och motivation för kunskapsdelning
Kunskap är starkt förknippat med individers identitet och yrkesroll, något som kan medföra en motvilja att dela och bidra till att kunskapsdelningsprocessen inte fortskrider utan hinder (Davenport & Prusak, 1998). För att kunskapsdelning ska ske behöver individen således vara motiverad till att dela. Motiverande faktorer till kunskapsdelning mellan medarbetare kan vara av både intern och extern karaktär, där de interna faktorerna är relaterade till kunskapens värde och det resultat som delningen kan generera. Medan de externa motivationsfaktorerna för kunskapsdelning är knutna till förhållandet och relationen till mottagaren samt möjligheten att belönas för sin delning (Ipe, 2003).
Maktförhållanden i organisationer påverkar också delningsprocessen. Individuell kunskap som betraktas som värdefull kan resultera i att individen tillskrivs makt. Om vederbörande upplever sin kunskap som värdefull kan det resultera i att kunskapen skyddas istället för att delas (Davenport & Prusak, 1998). Beteendet att skydda sin kunskap kan i konkurrensutsatta miljöer enligt Ipe (2003) vara ett sätt för medarbetaren att uppnå individuella mål eller skydda sin position. Således kan individuell kunskap användas för både kontroll och försvar av den egna positionen. Makt och statusförhållanden kan även påverka hur kunskap delas. Medarbetare med hög status och makt delar främst kunskap med andra på samma nivå medan medarbetare med låg status och makt delar kunskap uppåt i hierarkin. Maktförhållanden blir därför en central
10
faktor att beakta ur ett ledningsperspektiv för att skapa gynnsamma förhållanden för kunskapsdelning (Ipe, 2003). Den makt och status som mottagaren har är tillsammans med förtroende två kritiska element som påverkar relationen mellan parterna och motivationen till att dela kunskap både på individ och gruppnivå (Ipe, 2003; Renzl, 2008).
2.5.4 Belöningar
Tidigare studier visar att individer är mer benägna att dela sin kunskap om de tror sig bli belönade för att dela med sig. I de fall motivation till att dela saknas och det råder brist på belöningar är det troligt att individen skyddar sin kunskap (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Ipe, 2003). Belöningar kan vara av både inre och yttre karaktär. Yttre belöningar är kopplade till finansiella incitament medan inre har en mer psykologisk karaktär. Olika typer av inre belöningar kan kopplas till en känsla av rättvisa, tillit och bekräftelse. Dessutom kan känslan av att själv bidra vara en inre belöning (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Ipe (2003) framhåller att det således krävs mer än enbart belöningar som incitament för att främja kunskapsdelning eftersom det finns individer som upplever sig bli belönade genom att själva bidra och dela sin kunskap. Medarbetare vars uppfattning istället baseras på att kunskapsdelningen inte bidrar till att uppnå egna mål påverkas inte positivt av belöningsincitament (McDermott & O'Dell, 2001). Cabrera och Cabrera (2005) menar att belöningar, för att vara effektfulla, bör baseras på grupprestationer för att reducera att medarbetare försvarar sin kunskap. Ett sådant förfaringssätt stärker också banden mellan medarbetarna i gruppen.
2.5.5 Förtroende
Enligt Ipe (2003) påverkas kunskapsdelningen av relationen mellan deltagarna i processen. Deltagarna behöver också uppfatta kunskapsdelning som en viktig process som är värd insatsen som krävs. Renzl (2008) förstärker resonemanget och menar att interpersonellt förtroende möjliggör för kunskapsdelning, framför allt när det kommer till delning av tyst kunskap. När medarbetare känner förtroende för kollegor och ledning, är de mer benägna att dela med sig av kunskap till organisationen och dess medlemmar. Dessutom anammar de ledningens direktiv på ett mer effektivt sätt (Renzl, 2008). Något som ökar individers vilja att delta vid kunskapsdelning och kan således överbrygga den risk och rädsla för exploatering som annars kan vara ett hinder. Medarbetares rädsla att förlora sitt värde genom att exempelvis bli missgynnad eller utbytt av organisationen kan övervinnas genom en förtroendefull relation till
11
ledningen. Förtroende för ledningen är även centralt för att ledningen styr hur belöningar i organisationen fördelas (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Ipe, 2003; Renzl, 2008).
2.5.6 Ledarskap
Ett centralt villkor för att stötta delningsprocessen är ett kontinuerligt stöd från ledningen och att ledarskapet präglas av att förespråka och skapa förutsättningar för kunskapsdelning (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016). En åtgärd som behöver initieras av ledningen för att stötta är att tid både behöver avsättas och legitimeras (Davenport & Prusak, 1998). I annat fall kan avsaknad av tid resultera dels i att kunskapsdelningen försvåras dels att relationerna blir lidande till följd av en ökad konkurrens mellan medarbetare. Detta genom att en ojämn arbetsbelastning ger medarbetarna olika möjligheter att själva avsätta tid för kunskapsdelning (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016). Ledarskap är en identifierad motivator som spelar en viktig roll i att värdesätta kunskapsdelningsaktiviteter. Det ligger i ledarens ansvar att utveckla förtroende hos medarbetarna samt motivera dem till att dela kunskap. Om ledaren aktivt deltar i beslutsfattande och visar omtanke för medarbetarna genom att exempelvis frigöra resurser och tid för deras utveckling påverkas kunskapsdelningen markant i positiv riktning (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016; Renzl, 2008). Ett undermåligt ledarskap som brister i stöd för medarbetarna och inte tydligt kommunicerar fördelarna med och värderar kunskapsdelning är ett hinder för en lyckad delningsprocess. Ledaren behöver i sin tur ett gott stöd av HR-funktionen samt organisatoriska förutsättningar som ger möjligheter att vara närvarade och tillgänglig (Riege, 2005). Ledarens beteende påverkar även starkt organisationens kultur (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016).
2.5.7 Organisationskultur
McDermott och O'Dell (2001) framhåller att organisationskulturen har en större påverkan på kunskapsdelning än andra organisatoriska åtgärder för att främja delning. Vidare belyser Ipe (2003) att kulturen återspeglas i organisationens normer och värderingar som i sin tur ligger till grund för att forma antaganden om önskvärda beteenden hos organisationsmedlemmarna. Normer och värderingar påverkar även vilken typ av kunskap som uppfattas som värdefull samt hur relationerna och den sociala interaktionen inom organisationen ser ut. Kulturen inverkar på den sociala interaktionen både horisontellt och vertikalt i organisationen (Ipe, 2003). Organisationskulturen kan bidra till att främja kunskapsdelning men den kan också utgöra ett hinder (De Long & Fahey ,2000). Även Nonaka & Takeuchi (1995) är av uppfattningen att kulturen kan vara ett hinder för kunskapsdelning och Davenport och Prusak (1998) menar att
12
organisationskulturen ligger till grund för att styra beteenden i kunskapsdelningsprocessen. Till följd av att subgrupper kan samexistera, med egna kulturer inom grupperna, menar McDermott och O'Dell, (2001) att organisationskulturen inte behöver vara homogen. Värderingar kring kunskapsdelning kan därför skilja mellan medarbetare i subgrupper och organisationen som helhet. Kunskapsdelningen blir då än mer komplex. Subgrupperingar kan således både betraktas främjande och hämmande (McDermott & O'Dell, 2001). För att skapa gemensamma värderingar och en kultur som främjar delning är det betydelsefullt att organisationens vision och mål genomsyrar alla led. Det stärker både samsynen och genererar gemensamma värderingar och ledaren har här en avgörande roll (Ipe, 2003).
Organisationskulturen påverkas även av det samhälleliga klimatet där organisationen är verksam (DeLong, 2004). De ekonomiska förhållandena i samhället i stort samt lokaliseringen kan ha en inverkan på medarbetarnas beteende som i sin tur påverkar kulturen inom organisationen. Om ekonomin är svag och arbetsmarknaden på orten är begränsad kan medarbetarna skydda sin kunskap för att försvara sin position (DeLong, 2004). Mångfald är en annan påverkansfaktor på kulturen (Benchop, 2001). Begreppet inkluderar mer än enbart kategorier som kön, etnicitet, ålder och klass, det inkluderar även dimensioner som utbildning, erfarenhet, jobb, åsikter och idéer. Organisationer som värdesätter och strävar efter mångfald når i stor utsträckning gynnsamma prestationer och resultat till följd av att kulturen påverkas positivt. En nyckelfaktor är att mångfald beaktas i samtliga strategier inom organisationen (Benchop, 2001).
2.6 Teoridiskussion
Knowledge Management och kunskapsdelning kan betraktas som komplexa processer med flertalet påverkansfaktorer (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016). Artiklar som sökts i arbetet med denna studie visar att tidigare forskning till övervägande del varit genomförd utanför Norden i kunskapsintensiva verksamheter, där villkoren för kunskapsdelning mellan nyckelpersoner är det centrala (Asrar-ul-Haq & Anwar, 2016). Trots att forskningen varit omfattande finns en avsaknad av studier genomförda i den svenska kontexten samt inom tillverkningsindustrin som bransch. Det framkommer ur tidigare forskning att kontexten har en avgörande roll vilket även kan tänkas inverka på överförbarheten av forskningens resultat till denna studie, framför allt då villkoren skiljer sig åt mellan olika länder och kulturer när det gäller Knowledge Management och kunskapsdelning (Cabrera & Cabrera, 2005)
13
3. Metod
Följande avsnitt beskriver studiens metodologiska tillvägagångssätt, urval och avgränsningar samt metoder för datainsamling och analys av insamlat material. Vidare presenteras studiens tillförlitlighet och giltighet samt avslutningsvis en diskussion gällande studiens utmaningar och möjligheter.
3.1 Metodval
Eftersom syftet med denna studie var att bidra med ökad kunskap och förståelse om de förutsättningar och hinder som påverkar kunskapsdelning i svensk tillverkningsindustri, baserades den på en kvalitativ forskningsansats med semistrukturerade intervjuer som insamlingsmetod. Ett fördelaktigt tillvägagångssätt för att få förståelse ur individers perspektiv enligt Bryman (2011) samt Kvale och Brinkmann (2014). Verklighetssynen inom kvalitativ forskning baseras på konstruktionism, vilket bidrar till en mer dualistisk syn på verkligheten. Kvalitativ forskningsmetod innebär att olika subjektiva verkligheter tolkas av forskaren och kunskapssynen vilar på empirism där forskaren tolkar verkligheten utifrån hur den socialt är konstruerad av människor och inte som en objektiv verklighet (Moses & Knutsen, 2007). Den kvalitativa forskningen har en hermeneutisk utgångspunkt med synen att verkligheten är socialt konstruerad utifrån forskarens och deltagarnas förståelse, vilket bidrar till att det inte enbart existerar en sann kunskap. Centralt i den hermeneutiska tolkningsläran är kontextens betydelse för att uppnå förståelse för olika fenomen samt att forskarens förförståelse påverkar tolkningen av det som studeras (Bryman, 2011). Hermeneutiken präglas av ett holistiskt synsätt som innebär att forskaren i sin tolkning pendlar mellan delarna och helheten för att skapa en helhetsbild (Patel & Davidsson, 2003).
Studiens syfte var inte att uppnå generaliserbara resultat eller finna en absolut sanning. Avsikten var att öka förståelsen för individers upplevelser i en specifik kontext vilket föranleder valet av kvalitativ forskningsmetod med hermeneutisk tolkningsansats. Då en studies syfte är att nå respondenternas upplevelser och erfarenheter menar Denscombe (2016), Yin (2013) samt Bjereld, Demker och Hinnfors (2018) att den lämpligaste metoden för detta är intervjuer eftersom de möjliggör för forskarna att få insikt i individers upplevelser. Något som förstärkte valet av att genomföra intervjuer som insamlingsmetod.
14
De genomförda intervjuerna var semistrukturerade då avsikten var att ha fördjupande samtal baserade på teman kopplade till studiens syfte. Semistrukturerade intervjuer baseras på teman där forskaren styr utgångspunkten i frågorna vilket har flera fördelar. Beroende på respondentens svar kan relevanta följdfrågor ställas och samtalet kan då ändra riktning och ge svar med flera perspektiv (Kvale & Brinkmann, 2014). Det möjliggjorde att få ett djup och en bredd i svaren samtidigt som samtalet kunde styras tillbaka till valda teman vilket var viktigt för att kunna tolka och förstå flera respondenters upplevelser av verkligheten. En utmaning med semistrukturerade intervjuer är att inte avvika från samtalets teman för att motverka risken att empirin blir svår att tolka i förhållande till studiens syfte och frågeställningar, vilket ställer höga krav på intervjuaren (Bryman, 2011; Denscombe, 2016; Trost, 2010). För att nå respondenternas upplevelser, åsikter och känslor krävs ett samspel mellan intervjuaren och respondenten vilket också kan betraktas som en utmaning med den semistrukturerade intervjun (Kvale & Brinkmann, 2014).
Denna studie har inspirerats av det fenomenologiska perspektivet för att skapa förståelse för individernas uppfattning av de processer som sker dagligen i den avsedda kontexten. Perspektivet kan ge en inblick i individers livsvärld och vad som uppfattas som meningsfullt samt ge en möjlighet att kunna belysa det studerade ur ett större perspektiv (Bryman, 2011; Kvale & Brinkmann, 2017; Langemar, 2008).
Tolkningsansatsen för denna studie har varit en växelverkan mellan empiri och teori vilket beskrivs som en abduktiv tolkningsprocess. Abduktion används då forskningsprocessen pendlar mellan teori och empiri i förhoppning om att nå mer kunskap och utveckla teorier (Backman, 2016; Bryman, 2011; Bjereld et al., (2018); Denscombe, 2016). Huvudargumentet att använda abduktion var att ett induktivt förfaringssätt inte var genomförbart på grund av vår förförståelse som baserades på en genomförd kunskapsöversikt. Dock har avsikten varit att låta empirin styra valet av teorier vilket resulterade i att vi under analysarbetet behövt komplettera med ytterligare teorier för att kunna dra grundliga slutsatser baserat på den empiri som samlats in. En deduktiv ansats var heller inte användbar då denna studie vare sig testat eller prövat hypoteser eller teorier. Något som Backman (2016) och Bryman (2011) menar är ett karaktärsdrag för deduktion.
15
3.2 Urval och avgränsningar
Urvalet för denna studie baserades på en explorativ och målinriktad urvalsmetod då studien inte hade för avsikt att generera några nya teorier eller generaliserbara resultat. En styrka med det explorativa urvalet är att det lämpar sig för småskaliga forskningsprojekt och i synnerhet om forskaren har för avsikt att uppnå förståelse för det som studeras (Denscombe, 2016). Baserat på examensarbetets syfte valdes respondenter med erfarenheter av kunskapsdelning i verksamheten och ett målinriktat urval var därför tillämpbart. Målinriktad och subjektiv urvalsmetod används när forskaren handplockar deltagare som anses vara lämpliga för studiens syfte och frågeställningar på ett icke slumpmässigt sätt. Något som rekommenderas av Bryman (2011) och Denscombe (2016) när intentionen är att nå respondenternas erfarenhet och kunskap om ämnet som studeras.
Eftersom studien var av mindre omfattning med begränsade resurser har urvalstekniken influerats av bekvämlighetsaspekter. Då vår kontaktperson i den aktuella verksamheten hade insikt i medarbetarnas erfarenheter var det hen som gav oss ett urval att tillfråga om medverkan i studien. Vägledande kriterier för urvalet var medarbetarnas erfarenhet då det varit centralt för studiens syfte. Ytterligare ett kriterium för att avgränsa urvalet var att respondenterna skulle vara verksamma inom samma enhet för att förutsättningarna för kunskapsdelning annars skulle vara för olika och bli svåra att tolka. Andra faktorer och kategorier som exempelvis ålder och kön betraktades inte som väsentligt för denna studie och utgjorde inget urvalskriterium. Med reservation för att skillnader kopplade till ovan nämnda kriterier kunde framkomma och därför påverka tolkningen av empirin.
På grund av den rådande Corona-pandemin i samhället 2020 (Folkhälsomyndigheten, 2020) uppstod begränsningar i antalet tillgängliga avdelningar och respondenter som uppfyllde kriterierna. Detta resulterade i att en avdelning med sammanlagt elva medarbetare fanns att tillgå varav sex respondenter tackade ja till medverkan. Ett mål med undersökande forskning är att uppnå teoretisk mättnad vilket innebär att inga nya och relevanta data framkommer samt en möjlighet att avgöra att urvalet är tillräckligt stort (Bryman, 2011). Det kan dock kräva en möjlighet att komplettera med fler intervjuer om det i analysarbetet framkommer att ingen mättnad uppnåtts. Då studien varit av mindre omfattning med endast sex respondenter och begränsade resurstillgångar har full mättnad inte uppnåtts vilket inte heller varit intentionen. De sex respondenter som deltog i studien arbetade inom samma avdelning och
16
hade varierande anställningstid och ålder. Både kvinnor och män fanns representerade och även personer i ledande befattning på avdelningen.
3.3 Forskningsetiska aspekter
I kvalitativa studier är det av vikt att respektera deltagarnas rättigheter och värdighet i forskningsprocessen samt värna om att deltagande i studien inte medför negativa konsekvenser. Det är också centralt att forskarna förhåller sig på ett sådant sätt som är ärligt och respektfullt gentemot deltagarnas integritet (Bryman, 2011; Denscombe, 2016). Det finns fyra forskningsetiska principer att förhålla sig till, dessa är; informationskravet, konfidentialitetskravet, nyttjandekravet och samtyckeskravet (Vetenskapsrådet, 2020).
För att fullgöra informationskravet har ett informationsbrev (bilaga 1) skickats ut till studiens respondenter samt lästs upp vid intervjutillfället för att säkerställa att de tagit del av informationen. Ändamålet med informationen i brevet var att delge de medverkande all relevant information för studien. Detta var viktigt för att respondenterna skulle kunna avgöra om de ville medverka eller ej samt ge dem kännedom om att deltagandet var frivilligt och när som helst kunde avbrytas utan närmare förklaring. Ett aktivt samtycke inhämtades från respondenterna för att följa samtyckeskravet. För att följa konfidentialitetskravet hölls all information och data som kunde kopplas till respondenterna konfidentiell genom hela studien vilket ligger i linje med Denscombes (2016) och Vetenskapsrådets (2020) riktlinjer för konfidentialitet samt dataskyddsförordningens (GDPR) riktlinjer att avidentifiera deltagarna (Dataskyddsförordningen, 2020).
För att möta upp kravet om konfidentialitet har den undersökta organisationen och dess deltagande medarbetare anonymiserats och insamlad empiri kasserats när studien avslutats. I citat som presenterats i studiens resultat har det nogsamt säkerställts att inte kompromissa med anonymiteten. Det skall dock framhållas att även då avsikten varit att genom hela forskningsprocessen förhålla oss strikt till anonymitetskravet finns begränsade möjligheter att utlova total anonymitet. Anledning till det var att vi som forskare haft vetskap om respondenternas identiteter. Således blir det mer en fråga om tystnadsplikt där det avgörande är att forskaren inte delger denna vetskap till andra (Trost, 2010). Inspelning och förvaring av data har skett på av Högskolan Dalarna godkända lagringsmedia och inget insamlat material har använts utanför studiens syfte och sammanhang som ett led i att garantera nyttjandekravet
17
som Denscombe (2016) och Vetenskapsrådet (2020) betonar som viktigt. Godkännande av studiens tänkta genomförande har även inhämtats från Högskolan Dalarnas dataskyddsråd.
3.4 Genomförande
Den empiriska datainsamlingen gjordes genom sex semistrukturerade intervjuer som i genomsnitt varade i 75 minuter. Fördelar med semistrukturerade intervjuer är möjligheten att nå en djupare förståelse till följd av att intervjuformen medför utrymme till fördjupande följdfrågor (Trost, 2010). Samtidigt har respondenten rum att utveckla och sätta sina egna ord på de upplevelser hen beskriver. Samtliga intervjuer spelades efter respondenternas aktiva samtycke in med mobiltelefon i offlineläge. Till följd av en medvetenhet hos respondenten om inspelningsmediets närvaro kan ljudinspelningar verka hämmande vid intervjuer då respondenten och intervjuaren befinner sig på samma plats. Denscombe (2016) menar dock att problemet undviks när intervjuer sker via internet eller telefon då inspelningsmediet inte uppfattas som närvarande av respondenten.
För att öka kvalitén på samtalen och fungera som stöd under intervjuerna användes en intervjuguide (bilaga 2) med teman och frågor utformade efter studiens syfte och frågeställningar. Dessa utgjorde basen i intervjun och användes för att styra tillbaka samtalet när det avvek från temat. Intervjuguiden testades och reviderades med hjälp av en oberoende part från en liknande verksamhet för att säkerställa att frågorna var tydligt formulerade. Trost (2010) menar att detta ökar kvaliteten på samtalet och är enligt Denscombe (2016) ett sätt att stärka studiens trovärdighet.
Sju dagar före intervjutillfället erhöll respondenterna informationsbrevet via mejl. Avsikten var att underlätta beslut om deltagande i studien samt ett ställningstagande till vår önskan om ljudinspelning under intervjun. För att inte i förväg påverka respondenterna och tillvarata spontana svar valdes att inte bifoga intervjuguidens teman. Ett sådant förfaringssätt kan enligt (Denscombe, 2016) verka kvalitetshöjande för studien och samtidigt öka djupet i svaren. Målsättningen var från början att genomföra intervjuerna i ett ostört utrymme i den undersökta verksamhetens lokaler för att främja respondenternas möjlighet att slappna av och känna sig bekväma i samtalsmiljön vilket Kvale och Brinkmann (2014) samt Trost (2010) framhåller som lämpligt.
18
Den rådande situationen med Corona-pandemin medförde dock att intervjuerna fick genomföras via länk och telefon. Två intervjuer genomfördes via telefon på grund av att dessa respondenter inte hade tillgång till dator vid intervjutillfället. Resterande intervjuer genomfördes via programvaran Zoom. Intervjuer i realtid via internet har fördelarna att de är kostnads- och tidseffektiva bland annat till följd av att resor kan uteslutas. Respondenterna kan dock välja sin egen plats för intervjun vilket gör det möjligt att skapa en trygg atmosfär. Nackdelar med denna intervjuform är att det kan krävas datakunskap som påverkar möjligheten att delta (May, 2011). Även telefonintervjuer ses som kostnads- och tidseffektiva samt som lättillgängliga för alla parter. En annan fördel med telefonintervjuer och intervjuer via internet är att intervjuarens personliga egenskaper inte kan uppfattas på samma sätt som vid en fysisk intervju vilket kan reducera påverkan på respondenten. En nackdel kan vara att intervjuaren går miste om kroppsspråk och miner som ger en annan substans till respondenternas utsago (Bryman, 2011; Denscombe, 2016).
Vi valde att endast använda en aktiv intervjuare under samtliga intervjuer med avsikt att minska en eventuell känsla av maktobalans som annars kan uppstå när flera intervjuare är lika aktiva. Den som inte var drivande i intervjun observerade och antecknade vilket främjade att relevanta följdfrågor kunde ställas. En observerande part har större möjlighet att reflektera över vad som framkommer i samtalet (Trost, 2010). Tillvägagångssättet stärker enligt Bryman (2011) och Denscombe (2016) tillförlitligheten i studiens resultat. En utmaning med intervjuer är intervjuareffekten som innebär att forskarens agerande färgar resultatet av en intervju. Det kan exempelvis handla om sättet på vilket frågor ställs, röstläge, attityd och hur känsligt ämnet är men också om exempelvis kön, ålder och andra faktorer som inte intervjuaren kan påverka (Bryman, 2011; Kvale & Brinkmann, 2014).
För att motverka intervjuareffekten utformades frågorna på ett icke ledande sätt samt att intervjuaren eftersträvade ett likvärdigt agerande i samtliga intervjuer. Respondenterna har också fått utrymme att tala fritt och utveckla sina svar, något som rekommenderas i intervjusammanhang enligt Kvale och Brinkmann (2014) samt Trost (2010). Examensarbetets avsikt har varit att söka förståelse för praktiska förfaranden i verksamhetens arbete. En praktisk inriktning på samtalen medför en möjlighet att undvika känsliga frågor som enligt Kvale och Brinkmann (2014) annars kan äventyra trovärdigheten i resultatet då känsliga ämnen kan medföra att respondenten undanhåller information.
19
3.5 Databehandling och analysmetod
Med intentionen att skapa förståelse för medarbetares förutsättningar för kunskapsdelning i en mindre svensk tillverkningsindustri har tematisk analys använts. Tematiska analyser innebär att organisera fynd, söka efter teman samt identifiera mönster i den insamlade empirin (Bryman, 2011; Denscombe, 2016).
Det abduktiva analysarbetet utgick från Denscombes (2016) och Langemars (2008) steg för tematisk analys, då denna metod möjliggjorde att tillvarata nyanser och variationer i empirin. I det första steget transkriberades intervjumaterialet, som utgjorde studiens empiri. Transkriberingsarbetet delades upp och det inspelade materialet skrevs ned ordagrant för att undvika olika förfaringssätt. Det transkriberade materialet lästes sedan grundligt flera gånger enskilt för att skapa en god överblick. Därefter söktes återkommande ord och fraser och markerades i texten för att utgöra nyckelord som var relevanta för studiens syfte. Dessa nyckelord sorterades och grupperades sedan gemensamt till preliminära teman. Utifrån dessa analyserades texten ytterligare för att identifiera och plocka ut data som var relevanta för temat. Slutligen definierades de preliminära temana och underliggande material sammanfattades med våra egna ord.
Under analysprocessen blev det tydligt att det teoretiska ramverket behövde kompletteras och justeras då empirin innehöll teman som inte tagits i beaktan. Ny teori lades till och icke relevant teori togs bort vilket resulterade i följande teman; typer av kunskap, kunskapens livscykel, kunskapsdelning och Knowledge Management. De förutsättningar som tematiserats är; möjligheter till att dela kunskap, struktur, maktförhållanden och motivation för kunskapsdelning, belöningar, förtroende, ledarskap samt organisationskultur. Temana användes sedan som analytiskt ramverk för att tolka empirin. Denna växelverkan mellan teori och empiri är en del av den abduktiva strategin Bryman (2011) beskriver. Relevanta citeringar användes för att förstärka och belysa betydelsen av det som sammanfattats, av hänsyn till forskningsetiken har de dock i vissa fall justerats från sin ursprungsform.
3.6 Tillförlitlighet
För att en studies resultat och slutsatser ska vara tillförlitligt och trovärdigt behöver forskaren förhålla sig till ett antal kriterier. Då kvalitativa studier är kontextberoende utan avsikt att skapa generaliserbara resultat används kriterierna trovärdighet, pålitlighet och överförbarhet för att
20
uppnå tillförlitlighet. Trovärdighet innebär att forskaren förhåller sig till och arbetar efter de regler som finns samt använder metoder för att bekräfta att resultatet är rätt tolkat (Bryman, 2011; Shenton, 2004). Detta har skett genom att kontinuerligt under intervjuerna försäkra oss om att vi uppfattat respondenternas utsagor på rätt sätt genom att sammanfatta deras svar samt ställa ytterligare uppföljningsfrågor för att förtydliga betydelsen. Ytterligare aktiviteter i processen med avsikt att stärka trovärdigheten har varit att vi båda har deltagit vid samtliga intervjuer samt att vi ordagrant transkriberat empirin för att undvika förlust av värdefulla data vid den gemensamma analysprocessen. Förfaringssättet rekommenderas av Denscombe (2016) och ses som godkända samt erkända metoder för verifiering av kvalitativa data.
Vi har genom hela studien strävat efter att ge en fullständig, tillgänglig och transparent redogörelse för alla faser i forskningsprocessen för att stärka pålitligheten i studiens genomförande och slutsatser. Det kan också ge möjligheter till en viss överförbarhet av studien inom den undersökta organisationen eller andra liknande verksamheter. Bryman (2011) samt Kvale och Brinkmann (2014) menar att detta är ett sätt att stärka pålitligheten i kvalitativa studier. Att respondenterna medverkat på frivillig basis samt haft möjlighet att själva välja plats för intervjun stärker tillförlitligheten i studien. Detsamma gäller att alla intervjuer spelats in vilket möjliggjort att få ett rikt material som innehöll respondenternas faktiska utsagor. Ett tillvägagångssätt som enligt Shenton (2004) stärker trovärdigheten.
Bryman (2011) menar att det är viktigt att forskare har en medvetenhet om sin förförståelse och strävar efter att sätta den åt sidan under forskningsprocessen för att stärka validiteten i kvalitativa studier. Denna studie baserades på en genomförd kunskapsöversikt vilken mynnade ut i en kunskapslucka. Genom denna har en viss förförståelse för ämnet kunskapsdelning skapats som kan ha varit både fördelaktig och begränsande i genomförandet av studien. Å ena sidan har förförståelsen underlättat i framställandet av relevanta intervjufrågor samt följdfrågor i förhållande till studiens syfte, å andra sidan kan den ha påverkat objektiviteten i tolkningen av empirin. Något som Denscombe (2016) och Trost (2010) lyfter som en risk vid tolkning av kvalitativa data. Vår medvetenhet om denna risk tros påverkat att förförståelsen inte styrt resultaten i en viss riktning och på så sätt skapat trovärdighet. Det ska dock framhållas att ingen av författarna haft någon förförståelse om den specifika verksamheten eller branschen där den är verksam vilket underlättat objektiviteten samt att följdfrågorna inte färgats av några förutfattade meningar.
21
3.7 Metoddiskussion
Metoden för denna studie har varit kvalitativ med semistrukturerade intervjuer eftersom det gav oss möjligheten att nå en djupare förståelse för medarbetarnas upplevelser, något vi skulle gå miste om vid valet av ett kvantitativt angreppssätt. Syftet har varit att bidra med ökad kunskap om vilka förutsättningar och hinder som påverkar kunskapsdelningsprocessen inom den svenska tillverkningsindustrin samt urskilja hur kunskapsdelning kan främjas. Den kvalitativa metoden tillät oss att komma nära respondenterna och deras uppfattningar om hur kunskap delas och vilka förutsättningar de ansett påverka processen. Hade vi istället valt att samla in kvantifierbara data skulle vi endast fått en ytlig bild och inte tillåtits gräva djupare i respondenternas upplevelser.
Den fenomenologiska ansatsen har varit en fördel eftersom vi avsett att söka förståelse för de organisatoriska faktorer som påverkat förutsättningar och hinder för kunskapsdelning i en specifik verksamhet. Eftersom studien varit inspirerad av det fenomenologiska perspektivet har vi genom individernas utsagor kunnat nå en djupare uppfattning om kontextens inverkan på förutsättningarna för kunskapsdelning likt Denscombe (2016) och Langemar (2008) betonat. Vi ser en utmaning med att vår kontaktperson haft stort inflytande över valet av respondenter då det föranlett en risk att hens uppfattning om lämplighet för deltagande kan ha färgat och begränsat resultatet. Då vi själva inte haft någon insikt i respondenternas erfarenheter har tillvägagångsättet ändock varit nödvändigt. En styrka med detta tror vi är att det underlättat anonymisering och minskat vår egen påverkan på resultatet då vi saknat förförståelse om respondenterna. I ett försök att utöka respondentantalet och minska risken för kontaktpersonens påverkan ombads deltagande respondenter att tillfråga övriga medarbetare på den aktuella avdelningen om deltagande. Försöket gav dock inget resultat då omständigheterna kring Corona-pandemin starkt begränsade möjligheterna till deltagande för de tillfrågade.
Eftersom examensarbetet endast haft sex respondenter har studien mest troligt inte uppnått mättnad vilket kan uppfattas som en brist. Vilken påverkan fler eller andra respondenter från Avdelning X skulle ha haft på studiens resultat är dock omöjligt att sia om men måste ändå tas i beaktan. Trots få respondenter var empirin omfattande och djup samt att de olika respondenternas upplevelser gav en enhetlig bild även om de hade olika perspektiv. Den sammantagna bilden är att studiens syfte bemötts på ett tillfredsställande sätt vilket vi ser som
22
en styrka trots de få deltagarna. Resultatet har även mynnat ut i nya forskningsfrågor som kan ligga till grund för vidare studier.
Nackdelar med semistrukturerade intervjuer är att data som samlats in baseras på vad människor säger att de gör och inte nödvändigtvis på faktiska handlingar. Det är inte alltid som uttryck och handling stämmer överens. Även samspelet mellan intervjuare och respondent samt kontexten för intervjun påverkar resultatet. Deltagarnas dagsform kan skapa olikheter i genomförandet och därmed också resultatet (Denscombe, 2016). Vi har under studien varit medvetna om dessa nackdelar och agerat för att minimera dess påverkan.
Det faktum att vi tvingades frångå vår inledande intention att genomföra intervjuerna på plats hos organisationen och istället fick använda digitala lösningar kan ha påverkat studiens resultat både i positiv och negativ riktning. Något som vi upplevde som en nackdel med digitala intervjuer var svårigheter i att läsa av respondenten under intervjutillfället, exempelvis att kunna avgöra när det var lämpligt att ställa följdfrågor då det vid några tillfällen förekom fördröjningar i ljud och bild. Fördelen var att respondenterna själva fick välja en bekväm plats samt en tid att bli intervjuade på. Det kan dock inte ses som en garanti för att platsen var den mest gynnsamma eftersom det låg utanför vår kontroll. Resultatet från intervjuerna tyder ändå på att det varit fördelaktigt då respondenterna varit frispråkiga i fråga om deras relationer och organisationskultur, något som vi tror hade kunnat begränsats vid fysiska intervjuer på plats i deras organisation.
Bryman (2011) och Shenton (2004) menar att triangulering kan stärka studiens trovärdighet, vilket även var vår målsättning då vi hade för avsikt att genomföra en observation på Avdelning X. På grund av besöksrestriktioner hos Industrin AB kopplade till Corona-pandemin var det inte genomförbart. Observation hade kunnat vara fördelaktigt för att komplettera de semistrukturerade intervjuerna och se om respondenternas utsagor stämde överens med deras handlingar. Om vi fått möjligheten att genomföra observation hade vi ändock fått ta hänsyn till att de observerade medarbetarna kanske hade anpassat sitt beteende till följd av vår närvaro. Det hade då inte blivit en skildring av verkligheten. En risk Kvale och Brinkmann (2014) betonat med observationer.
Den abduktiva forskningsstrategin har varit fördelaktig under studiens gång då den gett en flexibilitet och dynamik i forskningsprocessen då vi kontinuerligt behövt söka relevant teori i ämnet. Något som har breddat och gett djup till vår förståelse av kunskapsdelning. Kvale och
23
Brinkmann (2014) menar att det är omöjligt att helt bortse från sina egna erfarenheter och sin förförståelse i en kvalitativ studie. Vi har genom hela studien reflekterat över vår roll och försökt att undvika påverkan på processen. Ett tillvägagångssätt har varit att använda väl citerad forskning i våra teorier. Ett annat har varit att basera följdfrågor helt efter respondenternas svar och inte styras av vad vi tror att respondenten menar baserat på vår förförståelse samt att i kopplingen mellan empiri och teori utesluta egna värderingar. Om det lyckats eller inte går inte att försäkra men vi har haft för avsikt att mildra vår egen påverkan på processen samt att öppet och transparent beskriva tillvägagångssättet vilket enligt Denscombe (2016) kan öka tillförlitligheten och trovärdigheten. Under studiens gång har arbetet vid flera tillfällen granskats av handledare och opponenter vilkas synpunkter tagits i beaktan och gett anledning till ytterligare reflektion över vårt tillvägagångssätt. Det har föranlett justeringar under processen, vilket kan anses ha stärkt tillförlitligheten och trovärdigheten i studien.
Det går endast att spekulera i huruvida studiens resultat och slutsatser är överförbara till en annan kontext. Något som ändå ska tas i beaktan är att de sex respondenterna utgjorde en majoritet av medarbetarna på Avdelning X och att samtliga hade en enhetlig bild av hur kunskap delas samt förutsättningarna och hindren för kunskapsdelning. Vilket kan ses som en styrka och tyder på att resultatet kan ses som giltigt. Undersökningsmetoden skulle kunna användas i en annan avdelning eller organisation i syfte att förstå förutsättningarna för kunskapsdelning i den kontexten. Sett till att kunskapsdelning är starkt kontextberoende och socialt konstruerat är det dock troligt att förutsättningarna skulle variera och att resultatet kan bli ett helt annat. Bryman (2011) samt Kvale och Brinkmann (2014) menar att måttet av överförbarhet är ett riktmärke för hur pålitlig en studie är samtidigt som de betonar att överförbarheten i kvalitativa studier begränsas av kontexten.
24
4. Resultat/Analys
Utifrån ovan beskrivna tillvägagångssätt följer sammanställning och analys av det empiriska materialet som de sex intervjuerna resulterade i. Studiens frågeställningar används som huvudindelning och det empiriska materialet analyseras med utgångspunkt i det framskrivna teoretiska ramverket.
4.1 Kunskapsdelning samt typ av kunskap som delas
4.1.1 Kunskapsdelning via instruktioner
Respondenterna vittnar om att det existerar databaser med instruktioner för att utföra arbetsuppgifter och som hjälpmedel för att dela kunskap mellan medarbetare. Deras uppfattning är att ledningen vill att medarbetarna fokuserar på att utveckla instruktionerna i syfte att förbättra delningsprocessen. Något som respondenterna lyfter som en annan avsikt med att utveckla och förbättra instruktioner är att minska spänningar som finns i teamet då tydliga instruktioner tros, av ledningen, reducera missförstånd mellan medarbetare. I dagsläget har respondenterna ett eget ansvar att utforma och uppdatera instruktioner över sina egna arbetsuppgifter. Dels för att möjliggöra för ersättare vid sjukdom och semester dels för att instruktionerna ska användas som verktyg då medarbetare behöver lära sig nya arbetsuppgifter. Något som illustreras i följande citat:
Det sägs att man måste ta fram instruktioner osv hur man vill att ersättaren ska jobba när man är borta, så att det blir enkelt för en att komma tillbaka, det är en bra förutsättning för att kunna ta semester och känna sig trygg och inte behöva tänka på jobbet.
Det råder enligt respondenterna en enighet om att befintliga instruktioner inte är lättillgängliga samt att de finns i flera versioner. Instruktionerna upplevs även ha brister gällande användbarheten. Dels till följd av att de sparas ostrukturerat, dels för att innehållet inte är ett tillräckligt bra hjälpmedel. Majoriteten av respondenterna anser att instruktionerna endast ger en hjälplig bild av hur arbetsuppgifterna utförs i stora drag och är eniga om att de inte ger någon övergripande förståelse för helheten i uppgiften som ofta kan vara komplicerad. Detta har medfört att instruktioner och databaser inte används i den mån det är tänkt i vardagen och att
