Kostnadsstyrning i projektering av byggnadsprojekt

Postadress: Besöksadress: Telefon:

Kostnadsstyrning i projektering av

byggnadsprojekt

Cost Control in Planning of Construction Projects

Elis Peterson

Jakob Selling

EXAMENSARBETE

Examinator: Martin Lennartsson Handledare: Amjad Al-musaed Omfattning: 15 hp

Abstract

Abstract

Purpose: In the design phase of a construction project, there are several different stages

that can be improved from an economic perspective in order to make construction projects more cost-effective and reach the project budget. Ineffective project planning and usage of active cost control can make it difficult for the product to meet the requirements and objectives of the project. The competence and ambition are there for a better work and cooperation with cost control to work, but development areas for improvement exist. The aim of the study is to study the design process and find opportunities for improvement with active cost control in the design phase, which can lead to building projects keeping a budget to a greater extent.

Method: To answer the questions and finally the goal, qualitative research has been

carried out through case studies in the form of interviews at planning companies and with four of the major client companies in Sweden. The study also carried out a document analysis and literature studies to analyse the empirical data.

Findings: Information about the project's final goals regarding economy and quality,

in the form of a more specified program work and total project budget, should be communicated as early as possible. It is important that the parties have the knowledge and trust in each other's competence to be able to accomplish projects with active cost control. Another improvement proposal is that after completion of planning and projects, follow-up meeting between parties need to take place, where the parties can analyze what kind of information that was good, for the use of cost control and what was missing.

Implications: What has been established in the study is that the design company needs

the necessary information regarding finances and quality as early as possible in order to achieve a more effective cost control in the planning process. The developer needs to establish a building program that more clearly specifies economy and quality. Involved actors should have the economic competence required to carry out the work, and trust between the parties is of great importance to make the work more efficient. Follow-up meetings and share of experience from previous projects should take place in order to pass on knowledge of the benefits of active cost control between actors.

Limitations: The authors find that a limitation may be that the study does not handle

different forms of procurement and does not look at questions regarding competition between parties. However, the authors believe that the improvement proposals can still be applied within planning companies, but that different conditions can be given depending on the form of procurement.

Keywords: Cost control, The design process, The construction process, The planners,

Sammanfattning

Syfte: I projekteringen av ett byggprojekt finns flera olika skeden som kan förbättras

ur ett ekonomiskt perspektiv för att fler byggprojekt ska bli mer kostnadseffektiva och nå projektbudget. En ineffektiv projektering och arbete med aktiv kostnadsstyrning kan försvåra att slutprodukten uppfyller krav och mål för projektet. Kompetensen och viljan finns för att ett bättre arbete och samarbete med kostnadsstyrning ska fungera men utvecklingsområden för förbättringar finns. Målet med studien är att studera projekteringsprocessen och hitta förbättringsmöjligheter med aktiv kostnadsstyrning i projekteringsfasen, vilket kan leda till att byggprojekt håller budget i större

utsträckning.

Metod: För att besvara frågeställningarna och slutligen målet har kvalitativ undersökning utförts genom fallstudier i form av intervjuer på projekteringsföretag och på fyra av de större beställarföretagen i Sverige. I studien har även en dokumentanalys och litteraturstudier genomförts för att analysera empirin.

Resultat: Information kring projektets slutmål gällande ekonomi och kvalité, i form av

ett tydligare programarbete och total projektbudget, bör förmedlas så tidigt som möjligt. Det läggs stor vikt vid att parterna har vetskap och förtroende av varandras kompetens för att genomföra ett arbete med aktiv kostnadsstyrning. Ytterligare ett förbättringsförslag är att efter avslutad projektering och projekt genomföra uppföljningsmöte mellan parter där parterna kan analysera vad för typ av information som varit bra, för användandet av kostnadsstyrning och vad som saknats.

Konsekvenser: Det som fastslagits i studien är att projekteringsföretaget behöver

nödvändig information gällande ekonomi och kvalité så tidigt som möjligt för att kunna effektivisera kostnadsstyrning i projekteringen. Beställaren bör arbeta fram ett program som tydligare specificerar ekonomi och kvalité. Inblandade aktörer bör ha den ekonomiska kompetens som krävs för att genomföra arbetet, och en tillit mellan parterna är av stor vikt för att arbetet ska kunna effektiviseras. Uppföljningsmöten och överföring av erfarenheter från tidigare projekt bör eftersträvas för att föra vidare kunskap om fördelarna med aktiv kostnadsstyrning mellan aktörer.

Begränsningar: Författarna finner att en begräsning är att studien inte tar upp olika

upphandlingsformer och inte ser på frågor gällande konkurrens mellan parter. Dock anser författarna att förbättringsförslagen ändå kan appliceras inom projekteringsföretag men att olika förutsättningar kan ges beroende på upphandlingsform.

Nyckelord: Kostnadsstyrning, Projekteringsprocessen, Byggprocess, Projektering,

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning

1

Inledning ... 1

2

Metod och genomförande ... 4

2.1 UNDERSÖKNINGSSTRATEGI ... 4

2.2 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METODER FÖR DATAINSAMLING ... 4

2.2.1 Hur ser samarbetet mellan beställare och projekteringsföretag i projekteringsfasen ut idag med avseende på kostnadsstyrning? ... 4

2.2.2 Vilka möjligheter ser beställare att kunna effektivisera projekteringsskeden med aktiv kostnadsstyrning? ... 5

2.2.3 Vilka förbättringsmöjligheter finns mellan beställare och projekteringsföretag för en effektivare kostnadsstyrning i projekteringsfasen? ... 5

2.3 LITTERATURSTUDIE ... 5

2.4 VALDA METODER FÖR DATAINSAMLING ... 6

2.4.1 Intervju ... 6

2.4.2 Dokumentanalys ... 7

2.5 ARBETSGÅNG ... 7

2.6 TROVÄRDIGHET ... 8

3

Teoretiskt ramverk ... 10

3.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH OMRÅDE ... 10

3.2 PROJEKTERINGSPROCESSEN ... 10

3.3 KOSTNADSSTYRNING I BYGGPROCESSEN ... 11

3.4 FÖRBÄTTRINGSMÖJLIGHETER FÖR EN EFFEKTIVARE PROJEKTERING ... 12

3.5 SAMMANFATTNING AV VALDA TEORIER ... 13

4

Empiri ... 14

4.1.1 Kostnadsbesparing ... 14

4.1.2 Förtroende mellan parter ... 15

4.1.3 Erfarenhet ... 15 4.1.4 Arbetsprocess ... 16 4.2 DOKUMENTANALYS ... 16 4.3 INTERVJU AV BESTÄLLARE ... 17 4.3.1 Dagslägets arbetsprocess ... 17 4.3.2 Ekonominsyn i projektering ... 17 4.3.3 Kostnadsstyrningens möjligheter ... 18

4.4 SAMMANFATTNING AV INSAMLAD EMPIRI ... 18

5

Analys och resultat ... 20

5.1 ANALYS ... 20

5.2 HUR SER SAMARBETET MELLAN BESTÄLLARE OCH PROJEKTERINGSFÖRETAG I PROJEKTERINGSFASEN UT IDAG, MED AVSEENDE PÅ KOSTNADSSTYRNING? ... 22

5.3 VILKA MÖJLIGHETER SER BESTÄLLARE ATT KUNNA EFFEKTIVISERA PROJEKTERINGSSKEDEN MED AKTIV KOSTNADSSTYRNING? ... 22

5.4 VILKA FÖRBÄTTRINGSMÖJLIGHETER FINNS MELLAN BESTÄLLARE OCH PROJEKTERINGSFÖRETAG FÖR EN EFFEKTIVARE KOSTNADSSTYRNING I PROJEKTERINGSFASEN? ... 22

5.5 KOPPLING TILL MÅLET ... 23

6

Diskussion och slutsatser ... 25

6.1 RESULTATDISKUSSION ... 25

6.2 METODDISKUSSION ... 25

6.3 BEGRÄNSNINGAR ... 26

6.4 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 27

6.5 FÖRSLAG TILL VIDARE FORSKNING ... 27

Referenser ... 28

Inledning

1 Inledning

Denna rapport är ett examensarbete vid Jönköping Tekniska Högskola. Rapporten omfattar 15hp och behandlar studie kring effektivisering av kostnadsstyrning i projekteringsfasen.

1.1 Bakgrund

Byggbranschen är en komplex bransch med många inblandade aktörer, i många olika skeden, under lång tid. Det är allt från beställare till en mängd olika konsulter och entreprenörer innan projektet tillslut når slutkunden. Genomtänkt projektering är av yttersta vikt för att ett projekt och slutprodukten ska bli lyckad. En effektiv projektering kan vara avgörande för om projektet ska nå sin projektbudget, då projekteringskostnaden i snitt är 10% av totala projektkostnaden (Hansson et al., 2015). I projekteringsstadiet ligger fokus och prioriteringar på projekttriangelns parametrar till grund, alltså Tid, Kvalité och Kostnad (Hansson et al., 2015). Dessa tre parametrar kommer projekteringsföretag ständigt att behöva kompromissa mellan för att uppnå bestämd projektbudget. Det finns olika sätt att arbeta och uppnå dessa parametrar, ett sätt är med kontinuerliga avstämningar kallad kostnadsstyrning där avstämningar görs för att se hur projekteringen ligger till i förhållande till budget (Nordstrand, 2008). I samarbete med White Arkitekter kommer arbetet handla om hur kostnadsstyrning i projektering av byggprojekt kan optimeras, och vara till nytta för projekteringsföretag och därmed beställaren av projektet. Problemets ursprung har uppdagats genom intervjuer med medarbetare på White arkitekter som menar att projekt har tendenser till att inte hålla budget och att nedprioriteringar av material, resurs och tid behöver göras i slutet av projektering då företaget inte från början haft tydlig kontroll och rätt information över kostnader som ritats in. Dem menar att omprojektering medför att projekteringskostnaden därmed blir högre, vilket även det påverkar den totala budgeten (S. Sydbom, personlig kommunikation, 19 november, 2019).

1.2 Problembeskrivning

Inom byggbranschen är god planering och uppföljning av pågående projekt viktigt i alla skeden, för att åstadkomma en välarbetad och fungerande slutprodukt för individen, branschen och samhället. Däribland projekteringen som i många fall kan vara svår att förutsäga vad den kommer att kosta. Men med god uppföljning av bland annat kostnaderna i form av aktiv kostnadsstyrning kan budget och mål med projektet bli enklare att uppfylla, och projekten hållas inom den uppsatta ramen av bland annat tid, kostnad och kvalité (Al-Tmeemy & Bassam, 2018; Lines et al., 2015).

Enligt S. Sydbom (personlig kommunikation, 19 november, 2019), Projekteringsledare White Arkitekter Linköping får dem inte rätt och tillräcklig information från beställaren i rätt tid vilket gör det mycket svårt att kostnadsstyra projekten i god tid. Detta leder till att det är mycket svårt för arkitekter och projekteringsledare att veta vilken nivå som utformningen ska läggas på vid ett tidigt skede (Grau & Abbaszadegan, 2015). Det hade, enligt S. Sydbom (personlig kommunikation, 19 november, 2019) varit bättre att beställaren vid ett tidigt skede gjort klart vilka ungefärliga priser och kvalitéer som kommer ligga till grund för projektet, vilket hade lett till att projekteringsledare varken hade överarbetat eller underarbetat projekteringen. Detta kan utföras med en aktiv kostnadsstyrning i projekteringen av byggnadsprojekt (Nordstrand, 2008).

Det kan vara till stor nytta att under ett tidigt skede börja med att kostnadsstyra byggprojekt enligt påverkans-/ resursdiagrammet (Gallstad & Ögård, 1999). Alltså att beställaren i ett tidigt skede informerar projekteringsföretag om vilken projektbudget som ligger till grund för projektet, för att enklare kunna förstå vilken nivå som utformningen ska ligga på. Detta leder till att projekteringsföretag aktivt kan följa upp kostnader för att åstadkomma mer exakta och tillförlitliga uppföljningar för pågående och framtida projekteringar av byggprojekt. Detta görs via tidig och löpande informering från beställarsidan och via aktiv uppföljning av kalkylingenjör på arkitektens sida.

Kostnadsstyrning innebär, på arkitektens sida, att en kalkylingenjör sitter med arkitekten under skapandeprocessen för att hålla koll på kostnaderna för projekteringen med hjälp av aktiv uppföljning av projekteringen i form av kostnadsstyrning. Arkitekterna får då löpande kontroll över hur dem ligger till i förhållande till budget, och kommer att kunna lämna säkrare och mer tillförlitliga budgetar till beställare i pågående och framtida projekt som kommer kunna vara en möjlighet till att byggprojekt enklare håller sig inom kostnads och tidsram (Sjögren, 1980; Al-Tmeemy & Bassam, 2018).

Projekteringsföretaget använder sig då av kostnadsstyrning, med hjälp av information från beställaren, för att hålla koll på och inte riskera att för dyra material eller för mycket tid läggs i början av ett projekt vilket leder till att resurserna inte räcker till hela projektet, och att projektet kan behöva omarbetas i slutskedet för att få det att matcha budget (Cao, 2018). Detta kan leda till att byggprojekt håller budget i större utsträckning. Undersökningen kommer att kartlägga hur projekteringsföretag arbetar med kostnadsstyrning idag, vad beställare tror om att optimera projekteringsskeden med kostnadsstyrning och vilka förbättringsmöjligheter som finns mellan parterna för att kunna utföra en effektivare kostnadsstyrning.

1.3 Mål och frågeställningar

Målet med studien är att undersöka arbetsprocessen och hitta förbättringsmöjligheter med aktiv kostnadsstyrning i projekteringsfasen. Målet med studien ska uppfyllas genom att följande frågeställningar besvaras.

§ Hur ser samarbetet mellan beställaren och projekteringsföretag i projekteringsfasen ut idag, med avseende på kostnadsstyrning?

§ Vilka möjligheter ser beställare att kunna effektivisera projekteringsskeden med aktiv kostnadsstyrning?

§ Vilka förbättringsmöjligheter finns mellan beställare och projekteringsföretag för en effektivare kostnadsstyrning i projekteringsfasen?

1.4 Avgränsningar

Studien avgränsades till att undersöka aktiv kostnadsstyrning i nyproduktion. Studien undersöker den svenska byggnadsprocessen. Studien tar inte hänsyn till vilken upphandlingsform som ligger till grund, och konkurrensen som det medför. Studien tar inte heller hänsyn till storlek på, eller geografisk plats där aktörer verkar.

Inledning

1.5 Disposition

Metod och genomförande

I detta avsnitt presenteras de metoder som användes för att samla in empiri till studien och på vilket sätt de användes.

Teoretiskt ramverk

Teoriavsnittet innehåller valda teorier som skapar en vetenskaplig grund till arbetet. Avsnittet innehåller teorier kring projekteringsprocessen, kostnadsstyrning i byggprocessen och förbättringsmöjligheter för en effektivare projektering.

Empiri

I empiriavsnittet presenteras material från fallstudier i forma av intervjuer och dokumentanalys.

Analys och resultat

Avsnitt analyserar den insamlade empirin tillsammans med teoretiska ramverket för att besvara frågeställningarna och redogöra för hur studiens mål uppnåtts.

Diskussion och slutsats

I det sista avsnittet förs en diskussion kring resultatet i förgående avsnitt, metoder som använts för att genomföra studien och begränsningar i studien. Därefter presenteras de slutsatser som studien resulterat i utifrån föregående avsnitt. Avsnittet avslutas med att utifrån studien ge förslag till vidare forskning i ämnet.

2 Metod och genomförande

Kapitlet tar upp de olika metoder som användes och sedan en argumentation kring de valda metoderna. Avslutningsvis diskuteras trovärdigheten kring metodvalen.

2.1 Undersökningsstrategi

Det huvudsakliga angreppssättet är en kvalitativ studie i undersökningen, där intervjuer och litteraturstudier genomförts. Syftet med undersökningen var att få en bild över hur projekteringsföretag arbetar med kostnadsstyrning idag och vilka förbättringsmöjligheter som finns med processen. Även att kartlägga vilka möjligheter beställare ser med kostnadsstyrning för att få fram förbättringsmöjligheter i arbetsprocessen. Då denna undersökning grundas i hur aktörerna upplever situationer är intervjuer den bäst lämpade metoden för att utvinna empiri från respondenter (Patel & Davidsson, 2011).

Undersökningen består av kvalitativa intervjuer, dokumentanalys och litteraturstudier. Med dessa metoder lämpar sig en fallstudie då den har en förmåga att hantera många olika former av empiriska data (Starrin & Svensson, 1994). Fallstudie är en lämplig metod då det blir möjligt att i detalj undersöka en unik företeelse i sin naturliga miljö (Säfsten & Gustavsson, 2019). Majoriteten av empirin samlades in genom intervjuer då frågeställningarna är utformade för tolkning av verkligheten genom upplevelser. Dokumentanalysen fungerar som ett komplement till intervjuerna genom att se skillnader och likheter från de olika undersökningarna.

Litteraturstudier användes för att undersöka problemområdet och låg även som underlag till framställning av intervjuer. Vidare genomfördes litteraturstudier genom ytterligare sökningar som resulterade i undersökningens teoretiska ramverk.

2.2 Koppling mellan frågeställningar och metoder för

datainsamling

I avsnittet presenteras vilka kopplingar som finns mellan frågeställningarna och de metoder som användes i undersökningen, se figur 1.

Figur 1, Koppling mellan frågeställning och datainsamlingsmetod.

2.2.1 Hur ser samarbetet mellan beställare och projekteringsföretag i projekteringsfasen ut idag med avseende på kostnadsstyrning?

För att besvara ovan nämnd frågeställning genomfördes intervjuer tillsammans med olika projekteringsledare och kalkylingenjörer inom fallföretaget. Detta genomfördes för att få en förståelse och inblick i projekteringsföretagets situation idag och identifiera vad som i processen med kostnadsstyrning skulle kunna bli mer effektivt. Intervjuer genomfördes även för att förstå och kartlägga vilka delar som var relevanta att

Frågeställning 1 Frågeställning 2 Frågeställning 3 Dokumentanalys Litteraturstudier Intervjuer

Metod och genomförande

undersöka och förstå hos beställaren för en effektivare kostnadsstyrningsprocess. Interndokument från projekteringsföretag studerades för att skapa en större förståelse och insyn i hur aktiv kostnadsstyrning är tänkt att fungera enligt projekteringsföretaget.

2.2.2 Vilka möjligheter ser beställare att kunna effektivisera projekteringsskeden med aktiv kostnadsstyrning?

För att besvara den ovan nämnda frågeställningen genomfördes intervjuer med fyra aktörer på beställarsidan. Med hjälp av svar utifrån frågor till projekteringsföretag och dokumentanalysen ställs frågor till beställarföretag för att se på möjligheter beställare ser med aktiv kostnadsstyrning och hur det kommer kunna förbättra projekteringen. Inför intervjuer med väletablerade beställarföretag presenterades kostnadsstyrning i syfte att säkerställa en samsyn gällande undersökningen mellan intervjuare och respondent. Efter intervjuer studerades tydliga likheter för att ge svar åt frågeställningen och bidra till förbättringsmöjligheter i frågeställning tre.

2.2.3 Vilka förbättringsmöjligheter finns mellan beställare och projekteringsföretag för en effektivare kostnadsstyrning i projekteringsfasen?

Frågeställningen besvarades genom att problem och uppmaningar från respondenter på beställarföretag och projekteringsföretag sammanvägdes med teorier. Dessa problem och uppmaningar beskrivs sedan som orsaker som kommer kunna förbättras för att skapa möjlighet till att kunna genomföra en allt mer tillförlitlig och kostnadseffektiv projektering med hjälp av aktiv kostnadsstyrning.

2.3 Litteraturstudie

Litteraturstudier har genomförts för att få ökad kunskap och förståelse inom ämnet som utretts, även för att bygga en vetenskaplig grund till den utförda studien. Informationen till de teorier som använts kommer från vetenskapliga artiklar, tryckt litteratur och ämnesartiklar. De vetenskapliga artiklar som använts är granskade av sakkunniga och inte äldre än fem år. Detta för att säkerställa att de vetenskapliga artiklar som används är relevanta och tillför med tillförlitlig kunskap till arbetet (Eriksson et al., 2013). Strategin som använts för att genomföra litteraturstudien var att göra breda sökningar med många olika sökord i flera olika databaser och böcker. Därefter smalna ner och hitta de sökord och publikationer som är kopplat till det som är relevant för denna undersökning. Detta för att kartlägga de områden som är kopplat till ämnet och sortera bort de sökord och publikationer som inte relaterar till ämnet (Patel & Davidson, 2011). Efter att relevanta sökord fastslagits började en kartläggning av artiklar och teorier som skulle ligga till grund för teoriavsnittet. Det sökverktyg som användes för kartläggning var Primo där vetenskapliga artiklar från olika databaser kunde hittas. De databaser som vetenskapliga artiklar hämtats ifrån är EDP Sciences, ProQuest, Atlantis Press och Taylor & Francis Online.

Då kostnadsstyrning är ett relativt nytt arbetssätt i Sverige finns inte många svenska vetenskapliga artiklar då forskning ännu inte genomförts i Sverige på området. Sökningen fick istället vända sig mot andra länder där kostnadsstyrning används i en större utsträckning, för att kunna hitta vetenskapliga artiklar om kostnadsstyrning. På grund av detta förekommer sökord på både svenska och engelska.

Sökord: § Projekteringsprocessen § Effektivisering § Byggprocessen § Kostnadsstyrning § Cost control § Project management § Construction planning § Construction project

2.4 Valda metoder för datainsamling

Följande kommer de valda metoder som har använts för att samla in empiri att presenteras.

2.4.1 Intervju

I kvalitativa undersökningar är intervju en bra undersökningsmetod då frågor som handlar om människors upplevelser och uppfattning enklast tolkas genom ett samtal med respondenten och att verkligheten därmed speglas (Gillham & Jamison Gromark, 2008). I denna undersökning intervjuades båda parter i projekteringen, projekteringsföretag och beställare. På projekteringsföretaget intervjuades två projekteringsledare och två kalkylingenjörer. Valet av de två olika representantgrupperna genomfördes i syfte att få en representativ bild över arbetet med aktiv kostnadsstyrning då det är dessa som arbetar med processen dagligen. På beställarföretagen intervjuades två projektchefer och två affärsområdeschefer. Respondenterna på beställarföretagen representerar fyra olika väletablerade beställarföretag och innehar en tjänst med stort budgetansvar och överblick över verksamheten vilket genomfördes i syfte att få en representativ bild över vad branschens beslutsfattare tycker i processen. Detta presenteras i tabell 1 med signatur på respektive respondent.

Intervjuerna utformades, som Patel & Davidsson (2011) väljer att benämna det, med semistrukturerade frågor. Detta innebär att huvudämnen som bör kontrolleras finns fastställda men respondenten har stor frihet i utformning av svar. De två olika intervjuformulären, som skapades till de olika aktörsidorna i undersökningen, innehöll samma standardisering och semistrukturella uppbyggnad för att förenkla generalisering av resultat (Patel & Davidson, 2011). Det innebär att alla respondenter på projekteringsföretaget besvarar samma frågor för att förenkla jämförelser och att urskilja svar. Samma tillvägagångsätt genomfördes med beställarföretagen.

För att intervjuerna ska hålla en hög nivå det vill säga att den information som kan utvinnas från dessa är utav den karaktär som kan generera ett resultat som är av värde, krävs en god vetenskaplig grund över problemet, arbetsprocesser och hur de olika skedena ser ut i arbetet med kostnadsstyrning. För att öka skribenternas förståelse för problemområdet genomfördes litteraturstudie, för att kunna utföra mer realistiska och trovärdiga intervjuer som säkerställer ett trovärdigt resultat (Gillham & Jamison Gromark, 2008).

Metod och genomförande

Tabell 1, Tabell över respondenter i undersökningen.

2.4.2 Dokumentanalys

En dokumentanalys har genomförts för att kartlägga information om arbetssättet från olika källor. För att få en grundläggande förståelse över de krav som finns och hur processen ser ut i arbetet med kostnadsstyrning, är dokumentanalys en bra metod för att skaffa sig den kunskapen (Wallén, 1996). Det arbetssätt som finns idag på projekteringsföretaget gällande aktiv kostnadsstyrning finns angivet i ett dokument och presenteras vidare i empiriavsnittet. Där beskrivs hur processen ser ut och vilka fördelar som finns med en implementering av arbetssättet.

2.5 Arbetsgång

Arbetet inleddes genom samtal med handledaren på fallföretaget för att kartlägga problemområdet och få en bild över vad som skulle kunna förbättras. Därefter kopplades en expert, gällande kostnadsstyrning, in från fallföretaget för att diskutera vad som var av stor betydelse för förbättring. När problemområdet var fastställt tillsammans med fallföretaget genomfördes en litteratursökning dels för att ge en förståelse för problemet men även för att forma det teoretiska ramverk som användes i undersökningen. För redogörelse över litteraturstudie se avsnitt 2.3.

Efter en första litteratursökning skrevs ett utkast på intervjufrågor som konsulterades tillsammans med handledare på fallföretaget för att säkerställa att de frågor som tagits fram skulle leda fram till målet med studien. I utformningen av intervjufrågor till projekteringsföretag användes tryckt litteratur för att säkerställa att undersökningsmetoden utformades och att genomförandet skulle bli korrekt. Därefter Bilaga 2

Intervjuer projekteringsföretag och beställarföretag

Innehåller matris över respondenter och transkriberingar över genomförda intervjuer.

Yrkesroll Tidigare yrkesroll Erfarenhet Längd Metod Sign Projekteringsföretag Pilotintervju Kalkylingenjör Byggnadsingenjör/ kalkylingenjör 15 år 22 min GSM P1 Gruppchef/ projektledare Kalkylingenjör, entreprenad 17 år 44 min Skype P2 Kalkylingenjör Magisterexamen i företagsekonomi 25 år 40 min Teams P3 Stf. gruppchef/ projektledare Arkitekt 15 år 33 min Skype P4 Beställarföretag Pilotintervju Projektchef Projektledare 20 år 45 min Teams B1 Projektchef Platschef 22 år 43 min Teams B2 Affärsområdeschef Projektledare 12 år 41 min GSM B3 Affärsområdeschef Marknadsområdeschef 23 år 24 min Skype B4

genomfördes en pilotintervju på en testperson på fallföretaget för att kontrollera intervjufrågor och säkerställa att respondenten förstod frågorna och att svaren var av rätt kvalitativa karaktär.

Därefter genomfördes fyra intervjuer med projekteringsföretag, där samtliga intervjuer transkriberades till text för att enklare kartlägga likheter mellan olika frågor. Ett dokument, från projekteringsföretaget, gällande kostnadsstyrningens process och hur företaget vill att den ska verka, överlämnades till författarna och användes i undersökningen tillsammans med intervjuer. Utifrån de svar som gavs i intervjuer med projekteringsföretaget och dokumentanalys utformades frågor till beställarföretag. Samma genomförande med metodlitteratur och pilotintervju användes i skapandet av intervjufrågorna. Därefter kontaktades fyra beställare och intervjuerna som genomfördes transkriberades likt intervjuer med projekteringsföretag.

Samtliga genomförda intervjuer spelades in för att underlätta vidarearbete med empirin. Den insamlade empirin strukturerades upp efter gemensamma nämnare. Därefter analyserades empirin mellan projekteringsföretag och beställarföretag tillsammans med det teoretiska ramverket för att uppnå målet med studien och besvara studiens frågeställningar.

2.6 Trovärdighet

För att studien som genomfördes skulle vara trovärdig, var det viktigt att valda metoder i studien genomfördes på korrekt sätt. Både intervjuer, litteraturstudier och dokumentanalys. Genomgående under arbetet eftersträvades det att uppnå god validitet och reliabilitet i samtliga delar. Detta uppnåddes genom att arbetet genomfördes neutralt från skribenternas sida, och inga vinklingar kring undersökningar gjordes för att få ett visst önskat. De litteraturstudier som genomfördes och användes i arbetet, var trovärdiga källor som är granskade och opponerade och därför ökades validiteten även på dessa (Eriksson et al., 2013).

Validitet innebär att det som ska mätas faktiskt mäts (Säfsten & Gustavsson, 2019). Arbetets validitet höjdes genom att fallstudie genomfördes i form av intervjuer med respondenter som har hög kompetens i området. Det betyder då att man tittar på verkligheten och vad respondenterna anser om den (Patel & Davidson, 2011). Standardisering av intervjufrågor genomfördes då det enligt Patel & Davidsson (2011) underlättar generaliserbarheten till andra fall än det undersökta fallet. Intervjufrågor togs fram tillsammans med sakkunnig inom projekteringsprocessen vilket även det bidrar till en stärkt validitet (Patel & Davidson, 2011).

En pilotintervju utformades och genomfördes för att testa om det var något som respondenten tyckte var oklart eller som intervjuarna tyckte blev fel och då gavs möjlighet till att omformulera frågorna så att dem skulle uppfattas på korrekt sätt och ge ett trovärdigt resultat (Kvale et al., 2014). En sammanfattning av kostnadsstyrning och vad arbetsprocessen innebär presenterades för respondenter på beställarsidan innan intervjuerna i syfte att säkerställa att det fanns en samsyn över kostnadsstyrning och att det som ska mätas verkligen mäts (Säfsten & Gustavsson, 2019).

Den inre validiteten stärktes då intervjupersonerna hade olika bakgrund och olika yrkesroller inom företagen. Respondenternas olika erfarenheter gav svar på frågorna utifrån olika synvinklar på aktiv kostnadsstyrning och dess process. Byggbranschen och dess projekteringsprocess är en stor bransch och det kan vara svårt att se att fallstudien

Metod och genomförande

skulle gälla för alla projekteringsföretag (Kvale et al., 2014). Eftersom projekteringsföretag enligt Hansson et al. (2015) arbetar på liknande sett oavsett storlek kan man se att även den yttre validiteten stärktes (Gillham & Jamison Gromark, 2008). Med en ökad hög reliabilitet ökar man trovärdigheten genom att samma resultat återfås vid upprepande av intervjun (Patel & Davidson, 2011). Därför utformades intervjufrågor och ställdes till personer med samma arbetsuppgift på olika kontor på fallföretaget och på olika beställarföretag. Det kan dock vara svårt att uppnå hög reliabilitet då respondentens sinnesstämning vid kvalitativa datainsamling som intervju kan variera enligt Starrin & Svensson (1994). Men denna kan ökas genom att flertal intervjuer genomförs och mönster hittas, där nyckelord sedan analyseras med teorier. Samma tillvägagångsätt genomfördes med projekteringsföretag och beställarföretag.

3 Teoretiskt ramverk

Denna studie om effektiviserad aktiv kostnadsstyrning undersöktes med hjälp av teorier från områden som projekteringsprocessen, kostnadsstyrning i byggprocessen och effektiviseringsåtgärder för en förbättrad projektering. I avsnitt presentas de nämnda teorierna för en ökad förståelse kring processen. I avsnittet presenteras även studiens koppling mellan frågeställningar och teori, för att visa på hur teorierna användes i analysen av studien.

3.1 Koppling mellan frågeställningar och område

De teorier som ligger till underlag för undersökningen presenteras i figur 2 med koppling till frågeställningarna. I undersökningen studerades kostnadsstyrning i projekteringsprocessen mellan projektörer och beställare, därför var det av stor vikt med en ökad förståelse och grund för hur processen såg ut, och vilka skeden som kunde förbättras. Kostnadsstyrning är en teori som undersökts i kapitlet för att få en ökad förståelse för hur den används och i vilka skeden det finns möjligheter att påverka ett projekts kostnader. Effektiviseringsåtgärder i byggprocessen studerades även för att få en bild över hur tidigare forskning har sett på problemen och vad som kunde tillämpas i denna studie.

Figur 2, Koppling mellan frågeställning och teori.

3.2 Projekteringsprocessen

Rapporten bygger på att hitta vilka möjligheter beställarsidan har att kunna ge ytterligare information för att kunna effektivisera projekteringsprocessens del eller delar, med avseende på kostnadsstyrning. Det är därför relevant att fördjupa sig i hur projekteringsprocessen ser ut, samt vilka olika roller och åtaganden beställaren och projekteringsgruppen har. Nordstrand (2008) menar på att projektering innebär att skapa ett byggnadsverk som uppfyller byggherrens alla önskemål och krav i form av bygghandlingar som ska ligga till grund för uppförandet av byggnaden. Projekteringsprocessen är uppdelad i tre skeden, se figur 3. Dessa skeden består av Gestaltning, Systemutformning och Detaljutformning. I dessa tre skeden arbetas olika handlingar fram, vilka är Förslagshandlingar, Systemhandlingar och Bygghandlingar (Hansson et al., 2015). Frågeställning 3 Frågeställning 2 Frågeställning 1 Effektiviseringsåtgärder för en förbättrad projektering Kostnadsstyrning i byggprocessen Projekteringsprocessen

Teoretiskt ramverk

Figur 3. Projekteringsprocessen (Nordstrand, 2008).

För att arkitekten, i gestaltningsskedet, ska kunna arbeta fram ett förslag som uppfyller de krav och önskemål som beställaren ställer bör ett byggnadsprogram arbetas fram av beställaren (Ryd, 2017). Därefter skissar arkitekten på olika förslag hur byggnaden kan komma att se ut. För att denna metod ska fungera kräver det ett nära samarbete mellan arkitekt och beställare. När ett huvudförslag är framarbetat presenteras detta för beställaren i form av förslagshandlingar (Nordstrand, 2008).

När förslagshandlingarna är godkända av beställaren börjar en systemutformning att arbetas fram. I skedet fastställs konstruktionssystem, installationssystem i linjer med bygghandlingen för att uppfylla beställarens samtliga krav. När systemutformningen är klar redovisas detta i systemhandlingar som ger beställaren en aktuell bild över hur projektet blir (Nordstrand, 2008). I skedet kan beställaren kontrollera att samtliga krav från bygghandlingen uppfyllts.

Detaljutformning är skedet där detaljprojekteringen genomförs och bygghandlingar som kommer att användas av byggentreprenörerna arbetas fram. Bygghandlingarna ska vara utförda på ett sätt att entreprenören kan uppfylla byggherrens krav för byggnaden (Nordstrand, 2008).

3.3 Kostnadsstyrning i byggprocessen

Ett sätt att ha kontroll på att projektet följer budgetens ramar är att kontinuerligt kostnadsstyra. Genom att tidigt i ett projekt börja styra mängder och kvalitéer kan sannolikheten öka att projektet håller budget (Al-Tmeemy & Bassam, 2018). Det finns flera olika sätt att använda sig av kostnadsstyrning i projekteringen av ett byggprojekt. Det kan ske genom kostnadskontroll i slutet av projekteringen, periodvisa kontroller av totalkostnaden under projekteringen och genom att följa upp en detaljerad budget med avseende på̊ mängd, kvalitet och kostnad som byggnaden kommer att bestå av (Nordstrand, 2008).

Med en kostnadskontroll i slutskedet av projekteringen finns en risk att projekteringsgruppen inte planerat byggnaden på så sätt att den håller projektbudgeten. Detta kan bli problematiskt och leda till att budgeten inte håller ram eller att kvaliteten inte kvarstår. Ett alternativ till detta kan då vara att använda sig av kostnadsstyrning (Al-Tmeemy & Bassam, 2018).

Genom att kontinuerligt under hela projekteringsfasen kontrollera projektet med en detaljerad kostnadsstyrning med avseende på tid, mängder och kvalitéer blir det svårare

att inte uppfylla projektets krav på budgeten (Al-Tmeemy & Bassam, 2018). Aktiv kostnadsstyrning kan genomföras genom att projekteringsgruppen arbetar ihop med en kalkylingenjör som kontinuerligt räknar på vad som projekteras, och stämma av mot gällande budget. På så sätt kan projekteringsgruppen i ett tidigare skede upptäcka kostnadsökningar och åtgärda detta innan det hinner påverka kvalitén av byggnadsprojektet. Cao (2018) menar på att de största möjligheterna att påverka ett projekts kostnader är genom att kontrollera kostnaderna i projektets inledande skede vilket även illustreras i figur 4.

Figur 4. Möjligheter att påverka ett byggprojekt (Nordstrand, 2008).

3.4 Förbättringsmöjligheter för en effektivare projektering

Rapporten syftar till att effektivisera projekteringen med hjälp av kostnadsstyrning. För att kostnadsstyrning ska fungera behövs en välfungerande projektering. Arbetet med kostnadsstyrning kräver att projekteringsföretag har rätt förutsättningar och att samarbetet mellan projekteringsföretag och beställare fungerar på bästa möjliga sätt. Enligt Carlsson och Josephson (2001) kan viktiga förbättringar i projekteringen skapas genom att greppa de programfrågor som inte är lösta när projekteringsskedet påbörjas. I en studie, utförd på Sveriges sex tyngsta aktörer i branschen på både beställare och konsultsidan, undersöktes det hur en effektivare byggprocess och en bättre slutprodukt genom förbättrad kommunikation kunde skapas. I studien fastslogs ett antal förbättringspunkter som några kommer att presenteras och jämföras med vetenskapliga referenser.

§ Välja ut personer för uppdraget efter kompetens inte efter pengar § Ordna med samordningsmöte vid skedesstart

§ Låt byggherren ta ansvar för att definiera produkten § Ta processen med nyttjaren på större allvar

§ Låta fler projektörer delta i programskedet i komplicerade projekt § Trycka hårdare på programskedet

Teoretiskt ramverk

En förbättringsåtgärd som rekommenderas för en generellt bättre projektering är att trycka hårdare på programskedet, med mer information i programhandling vilket leder till mindre kommunikation och oklarheter som kan bidra till effektivare process (Cao, 2018). Ytterligare en förbättringsåtgärd är att se till att projekteringskompetens medverkar i programskedet, särskilt i komplicerade projekt och att projektörerna har rätt kompetens. Detta för programmet ska innehålla information och den kompetens som är viktig för att projekteringen därefter ska kunna genomföras (Grau & Abbaszadegan, 2015). En annan åtgärd är att byggherren bör ta mer ansvar att definiera produkten, för att få klara ramar över vilken kvalité och pris som gäller för produkten (Hansson et al., 2015). Ordna med samordningsmöten är en av förbättringsåtgärderna som 96 % av respondenterna i Carlsson och Josephson (2001) undersökning presenterar. Där beskrivs det som en bristfällig kunskapsöverföring mellan byggprojektens olika skeden. Ett sätt att hantera det problemet är med erfarenhetsåterföring genom att föra vidare kunskap från tidigare projekt till nya, men även mellan olika skeden (Meiling & Lundkvist, 2011).

3.5 Sammanfattning av valda teorier

Teorin om projekteringsprocessen förklarar de olika skeden som finns i projektering och vilka krav som ställs på respektive aktör. Här kan man se en likhet till kostnadsstyrningen som tar upp hur processen fungerar och hur den tillämpas mest optimalt i skeden som beskrivs i projekteringsskedet. Gällande effektiviseringsåtgärder för en förbättrad projektering är det en teori som arbetet i stort grundar sig i, denna teori har ingen direkt koppling till övriga teorier men kommer vara av yttersta vikt för att beskriva förbättringsåtgärder.

Kostnadsstyrning i projektering innebär att man kontinuerligt under hela projekteringsfasen kontrollerar och kalkylerar i projekteringen med avseende på tid, mängder och kvalitéer. På så sätt blir det svårare att inte uppfylla projektets krav på budgeten Al-Tmeemy och Bassam (2018), men även att man kan identifiera en kritisk punkt då det enligt Cao (2018) finns störst möjligheter att påverka projektets kostnader i det inledande skedet. De mest väsentliga förbättringsåtgärder i byggprocessen enligt Carlsson och Josephson (2001) var att trycka hårdare på programskedet och beställaren, ställa högre krav på beställaren att bestämma produkten, involvera projekteringsföretag tidigt i komplicerade projekt även att förbättra samordningen genom att föra vidare kunskap från tidigare projekt.

4 Empiri

Empiriska data som samlades in till arbetet för att ge svar åt frågeställningarna är semistrukturerade intervjuer och dokumentanalys. Intervjuer har genomförts både på projekteringsföretag och på beställarföretag för att ta del om synpunkter och iakttagelser på båda aktörsidor. Dokumentanalysen innebär insamlade data kring information från projekteringsföretaget gällande aktiv kostnadsstyrning och dess mål med processen.

4.1 Intervjuer vid projekteringsföretag

De fyra intervjuerna på projekteringsföretaget har transkriberats och materialet återfinns i bilaga 2. Intervjuer har genomförts på fallföretaget för att få en större förståelse över situationen och få svar på frågor gällande projekteringsföretagens arbetsprocess, och vilka förbättringsmöjligheter, och synpunkter som är tydliga att urskilja. Intervjuerna har genomförts med kalkylatorer och projekteringsledare på projekteringsföretag. Genom intervjuerna har tydliga likheter hos respondenterna urskilts vilket kommer att presenteras vidare i kommande avsnitt.

4.1.1 Kostnadsbesparing

Ett centralt begrepp var kostnadsbesparing som samtliga respondenter såg som en av de största fördelarna med aktiv kostnadsstyrning. Respondenterna menar att det är grunden i varför de vill börja använda aktiv kostnadsstyrning och även varför företaget vill få in beställaren och dess samarbete mellan aktörerna i ett tidigt skede vid projekteringen. Både projekteringsledare och kalkylatorer upplever att beställaren i tidigt skede vill ha mer kvalité på byggnaden än vad de i slutändan kommer ha råd med. Det blir problem då arkitekterna i tidigt skede ritar efter de riktlinjer som beställaren ger och stor möjlighet för egen tolkning ges, enligt projekteringsledarna. Detta leder i många fall till att projekteringsföretaget behöver rita om sina förslag och i ett sent skede vilket kan innebära försening för projektet, vilket blir kostsamt i intäktsförluster för beställaren. Även att projektet behöver omprojekteras och allt som arbetats fram behöver göras igen fast med nya förutsättningar, vilket betyder att omprojektering kommer kosta pengar för beställare menar respondenterna på projekteringsföretaget. Ett större fokus på kalkyltimmar och kalkyleringsarbete strategiskt och kontinuerligt bör ligga centralt under arbetsprocessen. Detta för att ge incitament för om arbetsprocessen kan fortlöpa likt tidigare. Eller om den behöver förändras i avseende på kvalité, och ge en ökad eller minskad kvalité, eller om andra åtgärder behöver vidtas för att minimera risken för att vid ett senare skede riskera att behöva göra omprioriteringar. Även för att minimera risken att omarbeta delar som redan har projekterats och ritats av arkitekterna. För att göra detta möjligt krävs ett stort fokus på budgetarbete från både beställarens och projekteringsföretaget sida enligt kalkylatorerna. Projekteringsföretag behöver ha kontroll över kostnader, för att kunna stämma av och även kunna presentera kostnader inför framtida avstämningar inför beställaren, menar samtliga respondenter. Enligt kalkylatorerna är beställarens projektbudget en av de mest centrala för att kunna genomföra en godtycklig aktiv kostnadsstyrning. Projekteringsledarna betonar även att information gällande ekonomi är av stor vikt för att projektering ska kunna genomföras på ett effektivt sätt, något som är en avsaknad i dagsläget.

Enligt respondenterna är projekteringsföretagens problem i många fall att de inte vet vad det har att förhålla sig till, då ett tydligt program, med preciserad kvalitetsnivå för

Empiri

projektet saknas. Det är svårt att veta vilken nivå gällande, resurs och kvalité som slutprojektet skall landa på, mycket av detta är att nyckeltal och riktlinjer inte ges i tidigt skede utan kommer löpande och i många fall så pass sent att mycket av tidigare arbete behöver omprojekteras, enligt projekteringsledare. En tydligare insyn i beställarens budget, eller andra nyckeltal som kvm-pris skulle enligt respondenterna på projekteringsföretagen öka effektiviteten och sänka projekteringens totalkostnad i projektbudgeten.

4.1.2 Förtroende mellan parter

Vid intervju med respondenter i olika roller på projekteringsföretag var ett centralt begrepp förtroende mellan parterna. Samtliga respondenterna menar att information från beställare är inget man bara får utan något man förtjänar genom långvariga kontakter och samarbete. Kostnadsstyrningens effektivitet bygger mycket på tillit och att arbetet sker strategiskt och strukturerat för att möta de förväntningar som beställare ställer på projekteringsföretaget och personen i fråga, enligt projekteringsledarna. Förtroende handlar mycket om personlig kontakt och namnet på företaget spelar en betydligt mindre roll, enligt respondenterna. Respondenterna menar att om parterna tidigare arbetat tillsammans i projekt och känner till varandras potential och arbetsprocess, har dem tydligt märkt att det blir tryggare för beställaren att kunna ge ifrån sig information gällande ekonomi och budget, och därmed veta att projekteringsföretaget kan förvalta informationen på ett nyktert och affärsmässigt sätt. Om de olika aktörer kan samarbeta och lita på varandra kommer förtroendet öka och mer information och önskemål kommer kunna tillgodoses från beställaren till projekteringsföretaget, hävdar samtliga respondenter på projekteringsföretaget.

4.1.3 Erfarenhet

Erfarenhet har ständigt varit återkommande hos respondenterna under intervjugenomförandet. Hos parterna krävs stor erfarenhet kring de delar man arbetar med, inte minst kostnadsstyrning och därmed frågor gällande ekonomi och förståelse kring dess centrala delar för projektet och projekteringen. Det finns tillfällen där projekteringsföretag är för upptagna med en viss syssla och ekonomin och dess vikt av avstämningar bortprioriteras i vissa projekt, anser projekteringsledare och kalkylatorer. Det handlar även om erfarenhet gällande kalkyl hos kalkylatorerna som inom aktiv kostnadsstyrning har en avsevärt central roll inom ämnet och arbetsprocessen. Det är viktigt att projekteringsföretag sitter med kompetent personal med hög grad erfarenhet för att kostnadsstyrning skall kunna bli genomförbar på det sätt som beställaren och projekteringsföretag självt önskar. Enligt respondenterna behövs erfarenhet från flertalet tidigare projekt för att skapa sig en stor förståelse och erfarenhet för kostnader kring olika material och kvalitéer i ett projekt. Detta för att kunna vara med och hjälpa beställare att kunna fatta rätt beslut i rätt riktning som har stor fördel för projekteringen och projektet. Det är en utmaning inom denna arbetsmetod som är av stor vikt att ta hänsyn till vid kostnadsstyrning menar respondenterna

Det handlar i många fall att få beställaren att lita på och kunna se tidigare projekt vad som gått bra med arbetsmetoden. Om man en gång har valt att testa och sedan sett fördelarna med kostnadsstyrning för projektet, kommer det bli enklare att våga visa upp budget och övrig information för projekteringsföretaget i kommande nya projekt menar respondenterna. Under intervjuerna uppgav respondenter att man upplevde en brist av tillvaratagande av goda erfarenheter från tidigare projekt när man arbetat på ett visst

sätt, och att man gärna såg en förbättring på återgivningen av erfarenheter till nya projekt med aktiv kostnadsstyrning.

4.1.4 Arbetsprocess

Vid intervju med projekteringsföretag har frågor gällande aktuell arbetsprocess studerats. Vid frågor gällande hur arbetet sker idag är svaren mycket likvärdiga hos samtliga respondenter. Idag arbetar man på olika sätt beroende på projekt. I större nyproduktionsprojekt är behovet av aktiv kostnadsstyrning stort och även något som projekteringsföretag eftersträvar att få arbeta med eftersom dem ser positiva effekter över att ständigt ha dagsfärska priser över vad projektet kommer att kosta, och därmed minska risken för omprojektering. Tidigare har kalkylatorerna på projekteringsföretaget arbetat med aktiv kostnadsstyrning i delar av skeden men det som är nytt nu är att man tillsammans med arkitekterna ska kunna genomföra aktiv kostnadsstyrning redan från början i projekteringen. Respondenterna menar att det är bra att det finns erfarenhet över hur arbetsprocessen fungerar men ställer sig frågande till vilka fördelar beställare ser med kostnadsstyrningen, och hur väl branschen förstår de fördelar som projekteringsföretag självt sett med kostnadsstyrning. Det som varit gemensamt vid samtliga intervjuer är att projekteringsföretag vill ha mycket information som möjligt tidigt vid arbeten och då främst gällande ekonomi och kvalité. Respondenterna menar att det skulle ha stor betydelse för projektets helhet och att projektering skulle kunna utföras mer effektivt med sådan information.

4.2 Dokumentanalys

Projekteringsföretaget innehar dokument gällande aktiv kostnadsstyrning (se bilaga 1), och är framtaget av ledningsgruppen tillsammans med spetskompetens inom området i företaget. Materialet och informationen beskriver de fördelar som projekteringsföretag ser med aktiv kostnadsstyrning. Aktiv kostnadsstyrning är ett val för att öka den ekonomiska hållbarheten i projekten som genomförs. Samtidigt som den arkitektoniska kvalitén i projekten kan upprätthållas. De mest centrala delar gällande fördelar med aktiv kostnadsstyrning är, enligt projekteringsföretagets dokument, följande fem.

§ Upprätthålla arkitektonisk kvalité § Fullständig medvetenhet om kostnader § Fördyrad omarbetning undviks

§ Bättre styrning mot mål

§ Kalkylatorn arbetar tillsamman under hela processen

Företaget vill arbeta med de ovan fem punkterna i fokus. Det handlar om att från start tillsammans med kunden ta fram en förenklad målbild, med vision och mål med projektet och dess projektering. Aktiv kostnadsstyrning skall vara ett hjälpmedel redan i förstudien och sedan fortlöpa under Programhandling, Systemhandling och till sist leda fram till en Bygghandling på ett kostnadseffektivt sätt. Syftet är då att tillsammans med kunden arbeta tidigt med gällande ekonomiska ramar som projektet och dess gällande aktörer har att förhålla sig till. Genom att tidigt arbeta med kostnadsramar kommer projekteringsföretaget, tillsammans med kunden, kunna identifiera aktuell kostnadsmedvetenhet vilket leder till att projektgruppen tillsammans kan hitta lösningar som möjliggör att projektet kan behålla en hög arkitektonisk kvalité. En ytterligare central del i arbetet med en aktiv kostnadsstyrning är kontinuerliga uppföljningar mellan beställare och projekteringsföretaget. Detta betyder att en ekonomisk och kontinuerlig uppföljning sker av valda kvalitéer, vilket i sin tur leder till att

Empiri

avstämningar minimerar risken för att omarbetande av projektering behöver ske och därmed ofrivilliga kvalitetssänkningar i ett sent skede. Som både kan innebära försening av projektet och kostnader gällande omprojektering.

4.3 Intervju av Beställare

För att ge svar åt frågeställning gällande beställares syn på aktiv kostnadsstyrning och möjlighet att förbättra projekteringen och att skapa en ökad förståelse och insyn i beställares arbetssätt och erfarenheter kring aktiv kostnadsstyrning, har fyra intervjuer genomförts med beställare på fyra olika företag. Dessa intervjuer har genomförts med projektchefer och affärsområdeschefer på väl etablerade beställarföretag i Sverige. Dessa intervjuer har spelats in för att sedan transkriberas och återfinns som bilaga 2. Vid genomförandet av intervjuer och transkribering har sedan starka likheter hos respondenterna urskiljs och dessa presenteras vidare i kommande avsnitt.

4.3.1 Dagslägets arbetsprocess

Vid intervju med olika beställarföretag har beskrivning av aktuellt arbetssättet varit mycket likvärdigt gällande dess arbetsprocess tillsammans med projekteringsföretaget. Beställarna börjar att arbeta med budgetarbete och ekonomi kring projektering i olika steg beroende på typ av projekt. Först genom att bedöma platsen, kostnadsläget och vilka förväntade intäkter som kan komma att bli aktuella. Därefter går arbetet vidare i olika steg med mer noggranna metoder ju längre projektet fortlöper. När beställarföretaget väl bestämt sig för att göra en förstudie kontaktas projekteringsföretag som då ritar förslag på projektet utifrån den information som beställarna givit om exempelvis, typ av byggnad förväntade slutkunder. Här menar respondenterna att ett större fokus kan läggas på att ge mer information. Respondenterna betonar att mer information om kvalité och priser i form av nyckeltal kan förmedlas till projekteringsföretaget. Detta för att förenkla projekteringsprocessen och ge projekteringsföretaget möjlighet att kunna rita en bättre produkt som uppfyller förväntningar som finns på projekteringsföretag gällande kvalité och ekonomi.

Efter att förstudien har genomförts kan beställaren ta ytterligare beslut om projektet ska fortsätta eller inte. I detta skede återupptas kontakten med projekteringsföretag och programhandlingar arbetas fram. I detta skede ges enligt samtliga beställare inte mycket information om ekonomi och budget utan fokus ligger på vilken kvalitetsnivå som ska uppfyllas. Respondenterna menar att dem i detta skede ser en möjlighet att kunna ge mer information kring ekonomiska förutsättningar. Det betonas hos samtliga respondenter att beställare vill förstå vad informationen som lämnas ska användas till. B1och B4 ställer sig även frågande till om projekteringsföretag besitter den kompetens som faktiskt krävs. B2 och B3 ser en problematik i att en allt för transparent budget kan medföra att beställarföretaget marginaler och buffertar blir allt för kända på marknaden vilket kan försämra för beställarföretag mer än vad det hjälper. Beställarna ser vikten i att projekteringsföretag förvaltar den information som ges nyktert och att information kan ges som bidrar till en effektivare projektering.

4.3.2 Ekonominsyn i projektering

Gemensamt för samtliga respondenter på beställarsidan var att de anser att de var för dåliga på att ge ut ekonomisk information i tidiga skeden av projekteringen till projekteringsföretag. Den information som ges i tidiga skeden är inte tillräckligt precis utan består av grova uppskattningar eller generella kvm priser som inte tillförde tillräcklig precision. Respondenterna upplevde att de har möjlighet att ge en mer

detaljrik budget, som de besitter i detta skede. Men även att de borde bli bättre på att specificera målet med projektet i tidigare skede. Respondenterna medgav även att det är möjligt att delge mer information om projektbudgeten, att ha en större transparens angående budget. B3 betonar att det måste ske under rätt förhållanden då alla siffror inte bör spridas för att just undvika att få in anbud som kunde varit lägre, om budgeten inte var känd. I intervjuerna betonade respondenterna att det är av stor vikt att projekteringsföretaget besitter den ekonomiska kompetens som krävs för att genomföra arbetet med kostnadsstyrning. Det framgick även att det finns en strävan efter mer transparens och att det kan vara bra att bygga upp förtroendet mellan konsulter och beställare för att öka ekonomiinsynen mellan parterna.

4.3.3 Kostnadsstyrningens möjligheter

De respondenter som blev intervjuade kände till begreppet kostnadsstyrning och hur processen verkar. Respondenterna upplevde att det som projekteras inte alltid uppfyllt budget för projektet, det kan handla om att det projekterats för dyra material eller att kvalitetsnivån blev högre än vad som var tänkt i utformningen vilket i sin tur leder till bantningar i projekt sent i projektering och omprojektering kan bli aktuell.

Omprojektering är något som samtliga beställare upplever sker i nästan varje projekt. Det som skiljer mellan respondenterna i frågan är frekvensen av omprojektering, då en del upplever att det sker mer ofta än andra och att omprojekteringens omfattning varierar beroende på projekt. Respondenterna upplever att omprojektering kostar mycket och är en avgörande post för projektbudgeten. I frågan om vad som kan göras för att arbeta bort ändringar sent i projekteringen svarade respondenterna att det krävs att man gör ett bättre och tydligare programarbete. Beställarna menar på att programhandlingar skulle kunna specificera produkten mer noggrant och innehålla mer specifik information som skulle kunna vara till användning för kostnadsstyrning som innefattar bättre riktlinjer gällande ekonomi och kvalitet.

Respondenterna tycker alla att det är av stor vikt att någon aktör följer upp ekonomin i projekteringen för att säkerställa att budgeten hålls och om arkitekterna har kompetensen kan beställare tänka sig använda denna resurs. B4 betonade även vikten med att använda kostnadsstyrning då man kan styra ekonomin medan man ritar vilket skulle innebära kortare väg till beslut.

4.4 Sammanfattning av insamlad empiri

Vid intervjuer genomförda på projekteringsföretaget och beställarföretaget, samt dokumentanalys från projekteringsföretaget har olika kopplingar i empirin studerats. Intervjuer har genomförts med kalkylatorer och projekteringsledare på projekteringsföretaget. Deras syn på aktiv kostnadsstyrning och hur deras arbetsprocess fungerar idag föll samman med varandra likvärdigt. Det centrala var kostnadsbesparing som både projekteringsledare och kalkylatorer ansåg var en central fördel med aktiv kostnadsstyrning. Gällande beställarens inställning till aktiv kostnadsstyrning var även här att aktiv kostnadsstyrning är bra för att undvika omprojektering och att därmed göra projekteringen mer kostnadseffektiv.

Förtroende mellan de inblandade aktörerna är något som både projekteringsföretag och beställare betonar vikten av och en stark koppling kunde urskiljas. Projekteringsföretag har betonat att när man arbetar med beställare man känner sedan tidigare har det varit enklare att få information gällande ekonomi och budget. Här kunde man även se att

Empiri

beställare kan tänka sig att tillgodose information till projekteringsföretag men att det är av stor vikt att personen kan förvalta den information som ges och att beställarna ska förstå vad projekteringsföretag ska använda informationen till. Här fanns då en tydlig koppling och samsyn mellan aktörerna, angående förtroende mellan parter.

Gällande arbetsprocessen gick det tydligt att urskilja hur de olika beställarföretagens arbetsprocess föll samman med projekteringsföretagets arbetsprocess. Angående dokumentanalysens förklaring av aktiv kostnadsstyrning kunde man även se hur de båda aktörsidor hade samma syn på aktiv kostnadsstyrning och dess fördelar och utmaningar.

5 Analys och resultat

Genom att det teoretiska ramverket sammanvägs tillsammans med kapitlet empiri kommer frågeställningarna att besvaras i detta kapitlet. Genom de svar som givits vid intervjuerna, dokumentanalysen och det teoretiska ramverket besvarades frågeställningarna som slutligen ledde fram till att uppfylla målet med studien. Analys av empirin utfördes i detta kapitel och ledde fram till svar till målet med studien.

5.1 Analys

Vid intervju med beställare och projekteringsföretag har frågor kring deras arbetsprocess, inställning till kostnadsstyrning och samarbete idag i olika skeden med avseende på ekonomiska frågor studerats. Precis som Nordstrand (2008) beskriver projekteringsprocessen är det i gestaltningsskedet som det första samarbetet sker i de allra flesta fall. I förstudien ska även den, enligt projekteringsföretag, information som är nödvändig för att kunna genomföra en aktiv kostnadsstyrning på det mest optimala sättet förmedlas. Detta stöds även av teorin kring att det finns större möjlighet att påverka ett projekt tidigt med en mindre mängd resurser (Cao, 2018). Desto längre man kommer i projektet ju mer resurser kommer att behövas för att göra ändringar. Grau och Abbaszadegan (2015) menar på att beslutsfattare behöver ha viktig information tidigt för att processen ska vara så effektiv som möjligt. Det är även i detta skede projekteringsföretag vill se en ökad och mer tillförlitlig ekonomisk informationsgivning för att kunna genomföra en mer tillförlitlig kostnadsstyrning av det som skall ritas. Det är även något som beställarföretag anser sig kunna bli bättre på att förmedla i ett tidigt skede.

Användandet av aktiv kostnadsstyrning som verktyg är inte fullt utbrett idag hos varken beställarföretag eller projekteringsföretag men arbetet fortlöper med att kunna effektivisera arbetsprocessen, något som både respondenter på projekteringsföretag och beställarföretag ställer sig positiva till. Det har varit tydligt i empirin att det finns en avsaknad av förtroende mellan beställare och projekteringsföretag gällande ekonomisk kompetens. Projekteringsföretagen anser sig ha kompetens inom just ekonomi, något som beställares ställer sig tveksamma till, vilket kan vara en orsak som försvårar användandet av aktiv kostnadsstyrning. Stor vikt läggs hos respondenter på både projekteringsföretag och beställarföretag vid att erfarenhet och samarbete från tidigare projekt mer borde utnyttjas för att diskutera vad som varit bra och vad som varit dåligt med arbetsprocessen. Respondenterna på projekteringsföretaget menar även på att uppföljningsmöten mellan aktörer efter avslutat projekt är mycket givande och önskar se det mer i kommande projekt. Detta är något som skulle kunna medföra att beställare ser de positiva fördelarna med kostnadsstyrning. Detta bekräftas och är viktigt i projektgrupper för att föra vidare kunskap och erfarenheter till nya projekt men även mellan projekt (Meiling & Lundkvist, 2011). Enligt både projekteringsföretag och beställare finns strävan att kunna arbeta med aktiv kostnadsstyrning och kunna tillämpa de fördelar som Al-Tmeemy & Bassam (2018) beskriver det, att kunna genomföra ändringar som är av stor ekonomisk betydelse tidigt i byggprojekten, och aktivt följa upp kostnader för byggnadsprojektet.

Enligt dokumentanalysen på projekteringsföretaget beskrivs tjänsten och tillvägagångsättet med aktiv kostnadsstyrning som ett verktyg och arbetsprocess att använda för att upprätthålla den arkitektoniska kvalitén samtidigt som man under projekteringen kan ha kontroll över ekonomin. Denna typ av tillvägagångsätt motsvarar de steg som finns i Nordstrands (2008) modell för projekteringsprocessen. Principen

Analys och resultat

gällande att kunna styra projekten i rätt riktning med aktiv kostnadsstyrning motsvarar det som Al-Tmeemy och Bassam (2018) beskriver som aktiv avstämning av kostnader. Processen med aktiv kostnadsstyrning och dess möjlighet att få kontroll på kostnader tidigt är även något som beställare återkommande har betonat vikten av, att ändringar av större karaktär i största mån ska ske tidigt då de i sent skede kan komma att ha stor betydelse för om projektbudgeten ska uppnås (Cao, 2018). Enligt Al-Tmeemy och Bassam (2018) kan kostnadsstyrning ske på olika sätt, med periodvis uppföljningar, i slutet av ett projekt eller som i detta fall är aktuellt med aktiv kostnadsstyrning. Respondenter vid projekteringsföretag betonar vikten av att de sett en minskning av omprojektering då aktiv kostnadsstyrning har använts eftersom beställaren får uppdatering om prisnivån och arkitekten kan anpassa kvalitén på projektet.

Respondenterna på beställarföretagen ställer sig positiva till om omprojektering, på grund av dåliga informationsförutsättningar, kan undvikas. Man kan här se att beställare har den grundtanke om aktiv kostnadsstyrning som Grau och Abbaszadegan (2015) beskriver med att förutsättningar gällande ekonomisk information bör ges tidigt i projekt för att kunna få större genomslagskraft gentemot resursåtgången. Det är dock inte alltid beställare ger all denna typ av information gällande kvalitets- och kostnadsnivå om projektet tidigt i projekteringen, vilket även beror på avsaknad tillit mellan aktörer.

Beställare menar att dem borde kunna bli bättre på att ge information i tidigt skede, för att effektivisera projekteringen. Denna åtgärd stöds enligt det Nordstrand (2008) beskriver att det är i gestaltningsskedet som arkitekten och beställaren ska utforma de krav som ställs kring kvalitéer på byggnader som arkitekten i förslagshandlingarna skall tillgodose. Det är även i detta skede som information gällande ekonomi, enligt projekteringsföretag, kan mottas. Carlsson och Josephson (2001) betonar vikten av att byggherren ska definierar produkten och att låta fler projektörer medverka i programskedet av projekten. Cao (2018) menar på att ökad effektivitet i tidigt skede kan öka sannolikheten till en effektivare projektering. Man kan tydligt se hos respondenterna på projekteringsföretaget och via dokumentanalysen att det är enligt denna metod de vill arbeta och kunna förenkla gestaltningsskedet, systemhandlingsskedet och dataljutformningsskedet med hjälp av aktiv kostnadsstyrning. Det är i dessa skeden som beställarna gemensamt menar att dem kan bli bättre på att konkretisera ekonomiska aspekter såsom projektbudget och pris per kvadratmeter för att arkitekten skall kunna tillgodose de kvalitéer som beställaren vill se. Detta görs då som Al-Tmeemy och Bassam (2018) beskriver det med uppföljning av kostnader löpande. Beställarna kan tänka sig att öppna upp sin budget men det är då av stor betydelse att projekteringsföretag kan förvalta dessa uppgifter och göra sig förtjänt av att kunna arbeta utifrån de ramar som tidigare är satta.

Vid intervju med beställare har svar gemensamt varit att de ser ett stort intresse i att kunna använda sig av aktiv kostnadsstyrning. Beställarna säger även vid intervjuerna att kostnadsstyrning kan komma att vara avgörande för hur ett projekt kan komma att bli lyckat eller inte eftersom omprojektering enligt samtliga respondenter är vanligt förekommande. Men även att om fler projekt har använt arbetsmetoden eller att kvalitetsnivån har varit för hög i enighet med den gällande budgeten som beställaren har för byggprojektet. Det är således samtliga projekteringsskeden som kan komma att förbättras med hjälp av aktiv kostnadsstyrning enligt beställarna. Det menar även Cao