Digitaliseringens organisatoriska påverkan - En studie baserat på tio olika yrkesroller

Examensarbete

15 högskolepoäng, grundnivå

Digitaliseringens organisatoriska påverkan

En studie baserat på tio olika yrkesroller

Organizational impact of digitalization

A study based on ten different professional roles

Lisa Hansén

Emelie Jönsson

Examen: Kandidatexamen 180 hp Huvudområde: Informationssystem Program: Ekonomi & IT, Affärssystem Datum för slutseminarium: 2016-05-27

Handledare: Stina Stensson Andrabedömare: Helena Holmström Olsson Teknik och samhälle

Sammanfattning

Syftet med denna studie har varit undersöka hur individer inom olika yrkesroller upplever digitaliseringens organisatoriska påverkan. Med individuella semi-strukturerade intervjuer har vi på ett kvalitativt sätt samlat in och analyserat empiri för att kunna besvara syftet. Vår ansats har varit deduktiv och studien har lagts upp som en explorativ små-N studie.

Resultatet visar 1) att det finns skillnader mellan ett inifrån och individuellt perspektiv jämfört med ett utifrån och verksamhetsperspektiv när det gäller hur digitaliseringens organisatoriska påverkan uppfattas, 2) att respondenternas individuella upplevelse av digitaliseringens organisatoriska påverkan varierar för olika yrkesroller, 3) att det individuella perspektivet synliggör fler typer av digitaliseringens organisatoriska påverkan än vad som påvisats i tidigare forskning samt 4) att det finns arbetsprocesser inom individens yrkesroll som inte har digitaliserats.

Slutsatsen från studien är att digitaliseringen har en stor organisatorisk påverkan och en påverkan som, på den individuella nivån upplevs både som möjligheter och utmaningar. Vi föreslår att man borde fokusera på att använda utmaningarna som individen upplever som verktyg till att se på de områden inom digitalisering som behöver förbättras och utvecklas.

Abstract

The purpose of this study was to examine how individuals in different professions experiencing digitalization’s organizational impact. With individual semi-structured interviews, we have qualitatively collected and analyzed empirical data to answer the purpose. Our approach has been deductive and the study has been set up as an exploratory small-N study.

The results show 1) that there are differences between the inside and individual perspective compared to the outside and operational perspective as to how digitalization organizational impact is perceived, 2) that the respondents' individual experiences of digitalization organizational impact varies for different professional roles, 3) to the individual perspective reveals more types of digitalization organizational impact than shown in previous research, and 4) that there are processes within the individual's professional role that has not been digitalized.

The conclusion from the study is that digitalization has a huge organizational impact and an influence that, at the individual level is perceived as both opportunities and challenges. We suggest that one should focus on using the challenges that the individual experiences as tools to look at the areas of digitalization that need to be improved and developed.

Innehållsförteckning

1. Inledning ... 1

1.1 Digitaliseringens framfart ... 1

1.2 Digitaliseringens organisatoriska påverkan ... 2

1.3 Syfte ... 2

2. Bakgrund ... 3

2.1 Digitaliseringens möjligheter ... 3

2.2 Digitaliseringens utmaningar ... 3

2.3 Sammanställning möjligheter och utmaningar ... 4

3. Metod ... 6 3.1 Vetenskapligt förhållningssätt ... 6 3.2 Forskningsdesign ... 6 3.2.1 En deduktiv metodansats ... 6 3.2.1 En explorativ små-N-studie ... 6 3.2.3 En kvalitativ forskningsstrategi ... 6 3.3 Tillvägagångssätt ... 7 3.3.1 Litteraturundersökning ... 7 3.3.2 Källkritik ... 8 3.3.3 Urvalsprocess ... 9

3.3.4 De individuella semi-strukturerade intervjuerna ... 9

3.4 Analysprocessen ... 11

3.5 Validitet och reliabilitet ... 11

3.6 Forskningsetik ... 11 4. Empiri ... 12 4.1 Respondent A ... 12 4.2 Respondent B ... 14 4.3 Respondent C ... 16 4.4 Respondent D ... 18 4.5 Respondent E ... 20 4.6 Respondent F ... 22 4.7 Respondent G ... 24 4.8 Respondent H ... 26 4.9 Respondent I ... 28 4.10 Respondent J ... 30 5. Resultat av empiri ... 32 6. Analys ... 34 6.1 Hypotes 1 ... 34 6.2 Hypotes 2 ... 35 6.3 Hypotes 3 ... 37

6.4 Hypotes 4 ... 38 7. Slutsats ... 39 7.1 Avslutande diskussion ... 39 7.2 Kunskapsbidrag... 40 7.3 Vidare forskning ... 40 Referenslista... I Bilaga 1: Intervjuguide ... i

Tabeller

Tabell 3.1: Studiens vetenskapliga artiklar... 8

Tabell 3.2: Intervjuguide ... 10

Tabell 4.1: Sammanställning Respondent A ... 13

Tabell 4.2: Sammanställning Respondent B ... 15

Tabell 4.3: Sammanställning Respondent C ... 17

Tabell 4.4: Sammanställning Respondent D ... 19

Tabell 4.5: Sammanställning Respondent E ... 21

Tabell 4.6: Sammanställning Respondent F ... 23

Tabell 4.7: Sammanställning Respondent G ... 25

Tabell 4.8: Sammanställning Respondent H ... 27

Tabell 4.9: Sammanställning Respondent I ... 29

Tabell 4.10: Sammanställning Respondent J ... 31

Tabell 5.1: Sammanställning över alla respondenter ... 32

Tabell 7.1: Möjligheter och utmaningar utifrån individen ... 39

Figurer

1

1. Inledning

1.1 Digitaliseringens framfart

Digitaliseringen har kommit att bli den nya trenden. Enligt Fitzgerald, Kruschwitz, Bonnet och Welch (2014) genomgår världen en slags digital omvandling. Det finns två betydelser av begreppet digitalisering, informationsdigitalisering och samhällelig digitalisering (SOU 2014:13). Informationsdigitalisering innebär att analog information transformeras till digital, vilket gör att informationen blir strukturerad, sökbar samt tillgänglig via digitala kanaler. Den samhälleliga digitaliseringen innebär att det blir möjligt att kommunicera och utbyta information på nya sätt (SOU 2014:13). Enligt Yoo, Henfridsson och Lyytinen (2010) är digitalisering en del av den digitala innovationen, där digitalisering precis som Digitaliseringskommissionen (SOU 2014:3) definierar det innebär kodning av analog information till digital information. Digitalisering gör det möjligt för fysiska produkter att bli programmerbara, kommunicerbara, spårbara samt integreringsbara (Yoo et al., 2010). Enligt Digitaliseringskommissionen (SOU 2014:13) kan digitalisering och användning av informationsteknologiska lösningar bidra till att verksamheter och organisationer ökar sin tillgänglighet och effektivitet. För Sverige finns det ett IT-politiskt mål och det är att ”Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter” (SOU 2014:13).

Digital teknik har idag blivit allmänt accepterat för att förändra liv, ekonomier, kulturer och samhällen (Arts, van der Wal & Adams, 2015). Enligt Arts et al. (2015) utgör information den centrala komponent som digital teknik kretsar runt. Information spelar också en avgörande roll i vårt samhälle, där informationsteknologins påverkan och stödjande funktion fortsätter att öka (SOU 2014:13). utvecklingen tvingar verksamheter att använda sig av någon form av IT-tillämpning (Wallace, 2015). På grund av digitaliseringens snabba utveckling har det blivit globalt accepterat att den miljö som människor ingår i, skapar och delar information i, förändrats (Pérez-Escoda & Rodríguez-Conde, 2015). Även om digitaliseringen ökar är det enligt Iafrate (2015) fortfarande många organisationer som anstränger sig med sina processer när det gäller volym, format och hastighet av mängden information. Iafrate (2015) menar att de organisationer som inte har strukturerat eller transformerat sitt analoga material till digitalt kommer till slut bli överbelastade samt ha svårt att expandera och utnyttja informations teknologiska möjligheter i framtiden.

Även Coutinho (2013) menar att den globaliserade och högteknologiska värld vi lever i, tvingar organisationer att förbättra sina arbetsprocesser med hjälp av nya tekniker för att kunna stanna kvar på marknaden och överleva den tuffa konkurrensen. Coutinho (2013) talar även om att organisationer växer för varje dag som går, vilket gör att mängden information som produceras ständigt ökar. Informationsmängden gör att en digital omvandling är nödvändig för nästan alla organisationer som strävar efter tillväxt, expansion, kvalitet och hållbarhet (Shinde et al., 2014). Enligt Shinde et al. (2014) har det vuxit fram ett behov av digitala lösningar som kan ersätta pappersbaserade processer. Inom digitalisering och för en verksamhet till att anpassa sig och genomföra en digital omvandling, innebär det också en användning av den nya digitala teknologin (Fitzgerald et al., 2014). Med den nya teknologin syftar Fitzgerald et al. (2014) på social medier, mobil, analysfunktioner eller integrerade enheter.

2

1.2 Digitaliseringens organisatoriska påverkan

Eftersom digitaliseringen ökar inom organisationer har det uppstått en efterfrågan på forskning om vilka möjligheter och utmaningar den digital innovation innebär (Hylving, 2015). Detta är något som Hylving (2015) diskuterat efter att Yoo et al. (2010) uppmanat om mer forskning om organisationsfrågor kopplade till digital innovation och digitalisering. Enligt Hylving (2015) innehåller digital innovation komplexa processer som innebär både möjligheter och utmaningar för organisationerna. Eftersom Hylving (2015) forskar utifrån en helhetssyn och ett organisatoriskt perspektiv saknas det fortfarande forskning utifrån ett individuellt perspektiv. Det har redovisats forskningsresultat om allmänna möjligheter och utmaningar på grund av digitaliseringen men upplevs de lika för olika yrkesroller? Det framgår både av forskning samt Sveriges IT-politiska mål att digitalisering är den nya trenden och att den har haft en väldig framfart både på samhällsnivå och organisationsnivå, vilket ställt krav på allt fler papperslösa processer. Men är det verkligen så i praktiken och hur hanterar olika verksamheter detta? Finns det fortfarande något inom en verksamhet som inte digitaliseras och vad kan det då vara och hur kommer det sig att inte alla processer har digitaliserats? Utifrån teori och tidigare forskning om digitaliseringen har, som utgångspunkter för denna studie, följande fyra hypoteser utvecklats:

H1: Att det finns skillnader mellan ett inifrån och individuellt perspektiv jämfört med ett utifrån och verksamhetsperspektiv när det gäller hur digitaliseringens organisatoriska påverkan uppfattas.

H2: Att den individuella upplevelsen av digitaliseringens organisatoriska påverkan varierar för olika yrkesroller.

H3: Att ett individuellt perspektiv synliggör fler typer av digitaliseringens organisatoriska påverkan än vad som påvisats i tidigare forskning. H4: Att det finns arbetsprocesser inom individens yrkesroll som inte har digitaliserats.

1.3 Syfte

Syftet med studien är att undersöka hur individen inom olika yrkesroller upplever digitaliseringens organisatoriska påverkan.

3

2. Bakgrund

2.1 Digitaliseringens möjligheter

Digitalisering påverkar allt mer om hur allmänheten uppfattar, tänker och engagerar sig med den digitala tekniken (Arts et al., 2015). Skjelvan (2015) framhäver att digitaliseringen är mycket mer än bara ny teknologi. Möjligheterna som följer är om den nya teknologin utnyttjas kan det leda till att bibehålla konkurrenskraften gentemot både den lokala och globala konkurrensen (Skjelvan, 2015). Även Wallace (2015) menar att organisationer som har en god IT-tillämpning har möjligheten att förbättra och effektivisera sin verksamhet, för att på så sätt bli konkurrenskraftiga. De resurser som frigörs på grund av digitaliseringen menar Skjelvan (2015) att de kan investeras på tillväxt och innovation. Enligt Skjelvan (2015) är det många organisationer som är övertygade om att digitaliseringen kommer bidra till att öka lönsamheten, speciellt genom att minska kostnaderna men också möjligheter till ökade intäkter. Skjelvan (2015) menar också att digitalisering kan leda till effektivare processer, minskad risk av att förlora material, ökad kvalitet, bättre kundupplevelser, kompetensdelning och innovation inom organisationen. Enligt Sellæg och Brørs (2015) bidrar digitalisering med ökad noggrannhet av uppgifter och information. Sellæg och Brørs (2015) menar också att digitaliseringen medför bättre intern kontroll vilket reducerar antalet fel och ger mer tid att utföra andra uppgifter. Digitalisering bidrar även till kontinuerlig processförbättring och att hitta fel som annars inte skulle upptäckas (Sellæg & Brørs, 2015). Enligt Sellæg och Brørs (2015) kan digitaliseringen även leda till att kompetensen och förståelsen för verksamheten ökar.

Möjligheterna med digitaliseringen är enligt Yoo et al. (2010) att det ger upphov till en ny produktarkitektur. En arkitektur som innebär att fyra olika komponenter sammanbinds: enheter, nätverk, tjänster och innehåll som skapats av den digitala tekniken (Yoo et al., 2010). Där menar Yoo et al. (2010) på att Apples iPhone och Amazons Kindle exemplifierar hur digitaliseringen av väletablerade produkter såsom böcker, nu mera e-böcker, förändrar konkurrensläget och därmed suddar ut verksamhetsgränserna. Syuntyurenko (2015) benämner denna trend med digitaliseringen som den nya digitala miljön, som även innebär ett tekno-ekonomiskt paradigm. Den digitala miljön omfattar alla komponenter och helheten av dator- och nätverksteknik (Syuntyurenko, 2015). Den nya digitala miljön bidrar till fler och större arbetsmiljöer på grund av olika segment (Syuntyurenko, 2015). Olika segment kan vara 1) sociala nätverk och plattformar, 2) mobila applikationer såsom smartphone och surfplattor, 3) nätbetalningar, exempelvis PayPal, SWIFT och Bitcoin (Syuntyurenko, 2015).

2.2 Digitaliseringens utmaningar

Enligt Yoo et al. (2010) innebär digitaliseringen att gränserna mellan de olika verksamheterna suddas ut och det blir större konkurrens. Det här ses som en möjlighet för vissa verksamheter men för andra kan det innebära en utmaning. För verksamheten som har låg kompetens inom digitaliseringen och låg digital innovation kan det bli en utmaning att bibehålla sin verksamhet och konkurrenskraft (Yoo et al., 2010). Det som sker genom digitaliseringen gör att organisationers digitala information ökar i volym och enligt Syuntyurenko (2015) ökar det med ungefär 40 procent per år. Det som också ökar är mängden IT-brott som sker (Syuntyurenko, 2015). Experter menar på att de globala skador som orsakats av datorrelaterade brott hitintills har kostat ungefär 600 billioner dollar och en kostnad som kommer att öka med tiotals procent per år (Syuntyurenko, 2015).

4

Enligt Skjelvan (2015) är bristande standardisering hos organisationer en av de största utmaningarna för digitalisering. Skjelvan (2015) menar att brist på standardisering innebär utmaningar som rör interaktion (samverkan), utbyte av information (semantik) och funktionell interaktion (processer). Utmaningar som bidrar till att standardiseringen hämmar integrering av kommunikation mellan system och resulterar i ökade kostnader och extra arbete genom digitalisering (Skjelvan, 2015). Enligt Skjelvan (2015) upplever en del verksamheter att deras komplexa processer är av sig själv en utmaning, och att de utmaningar som finns med standardiseringen ökar med komplexiteten i system och processer. Skjelvan (2015) menar att ju större en verksamhet är, desto mer sannolikt är det att verksamheten kommer att uppleva att deras processer, systemkomplexitet och integration av andra system som en utmaning på grund av digitaliseringen. Det är också rimligt att anta att större och mer komplexa verksamheter har mer egenutvecklade affärssystem som är anpassade för de interna processerna, vilket hämmar digitaliseringsprocessen ytterligare (Skjelvan, 2015). Enligt Skjelvan (2015) är det även många verksamheter som har upptäckt att systemleverantörer skapar tunga, slutna system som inte interagerar på ett enkelt sätt vilket också skapar utmaningar för digitaliseringen.

Skjelvan (2015) talar även om att en av tre organisationer upplever brist på kunskap som en utmaning för digitaliseringen. Kunskapsbrist påverkar alla delar av arbetet med digitaliseringen, från att identifiera möjligheter till förvärv, implementering och drift av lösningar (Skjelvan, 2015). Skjelvan (2015) menar att digitaliseringen kräver nya roller och erfarenhet som många verksamheter saknar. Det betyder att vissa verksamheter har ett behov av att rekrytera in ny personal som besitter kunskap inom digitalisering (Skjelvan, 2015). De verksamheter som inte skaffar sig tillräckligt med kunskap kommer förmodligen att fortsätta arbeta på ett mer traditionellt sätt menar Skjelvan (2015). Enligt Skjelvan (2015) är informationssäkerheten ytterligare en utmaning för digitaliseringen. Nya digitala lösningar ställer höga krav på att hantera information på ett korrekt och säkert sätt än traditionella analoga lösningar (Skjelvan, 2015). Riskerna med att information hamnar i fel händer ökar i och med digitaliseringen, eftersom att informationen blir mer lättåtkomlig än vid analogt material (Skjelvan, 2015).

2.3 Sammanställning möjligheter och utmaningar

Tabell 2.1: Digitaliseringens möjligheter och utmaningar

Källa Möjligheter Utmaningar

Arts et al. (2015)  Accepterat att förändra liv, _{ekonomier, kulturer och} samhällen.

 Påverkar allmänheten.

Coutinho (2013)

 Ständigt förbättra: prestera bättre och snabbare.  Överleva den tuffa

konkurrensen.  Organisationer växer

snabbare, mängden data ökar.

5

Digitaliserings-kommissionen (SOU 2014:13)

 Analog blir digitalt

 Information blir strukturerad och sökbar.

 Tillgänglig via digitala kanaler.  Nya sätt att kommunicera och

utbyta information.  Ökad tillgänglighet och

effektivitet.

 ITs påverkan och stödjande funktion fortsätter att öka.

Hylving (2015)  Digital innovation.  Digital innovation. Iafrate (2015)

 Volymen, format och

hastigheten av all mängd data som tillkommer.

 Strukturera digital data. Pérez-Escoda och

Rodríguez-Conde (2015)

 Ny miljö där information delas

och skapas.  Ökad datamängd.

Sellæg och Brørs (2015)

 Processförbättringar.  Ökad förståelse för

verksamheten.

 Bättre intern kontroll.  Mer tid till att utföra andra

uppgifter. Shinde et al.

(2014)

 Tillväxt, expansion, kvalitet och hållbarhet.

 Ersätta pappersbaserade processer.

 Snabb inmatning av data.

 Informationsmängden, som gör digital omvandling ett måste.

Skjelvan (2015)

 Ökad lönsamhet.  Resurser som frigörs.  Konkurrenskraftiga.  Minskad risk att förlora

material.

 Effektivare och enklare arbetsprocesser.  Ökad kvalitet.  Bättre kundupplevelser,  Kompetensdelning och innovation inom verksamheten.

 Svårt att integrera till befintliga affärssystem och standardiseringar.

 Kunskapsbrist.  Kräver ny kompetens.  Kräver ny personal eller nya

roller.

Syuntyurenko (2015)

 Fler arbetsmiljöer med hjälp av till exempel mobila applikationer så som smartphone.

 Tillväxten av IT-brott.  Ökade kostnader.

 Digital data ökar i volym. Wallace (2015)

 Förbättra och effektivisera sin

verksamhet.  IT utvecklingen tvingar organisationer att använda sig av någon form av

IT-tillämpning. Yoo et al. (2010)  Nya produktarkitektur.  Konkurrenskraftiga.  Produkter blir programmerbara, känsliga, fysiska kommunicerbara, minnesvärda, spårbara samt anknytbara.

 Större konkurrens och suddar ut gränserna mellan

6

3. Metod

3.1 Vetenskapligt förhållningssätt

Valet av det vetenskapliga förhållningssättet är betydelsefullt, då det sedan kommer att ha en påverkan på undersökningsdesignen samt de metoder och det praktiska tillvägagångsättet som väljs för studien (Björklund & Paulsson, 2012). För denna studie är det ett hermeneutiskt, det vill säga ett tolkningsbaserat synsätt som anses vara mest lämpligt. Detta val baseras på att studien kommer att skapas i samspel med människor där tolkningar av deras uppfattningar behövs för att kunna beskriva digitaliseringens påverkan. Eriksson och Wiedersheim-Paul (2011) förklarar att hermeneutik omfattar tolkningar för att kunna tolka och beskriva subjektiva uppfattningar. Denna studie har som syfte att tolka och beskriva den påverkan som digitaliseringen har på olika yrkesroller, vilket kräver ett tolkande förhållningssätt.

3.2 Forskningsdesign

Figur 3.1: Forskningsdesignen (egen figur)

3.2.1 En deduktiv metodansats

Det finns två huvudsakliga inriktningar gällande val av metodansats. Det som skiljer dem åt är om empirin är utgångspunkten (induktiv) eller om undersökningen utgår från befintliga begrepp och teorier (deduktiv) (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2011). För denna studie är det ett deduktivt angreppssätt som har valts och det baseras på att det finns begrepp och teorier om digitaliseringen. Vilket innebär att denna studie börjar med en insamling av befintliga begrepp och teorier. Utifrån denna insamling görs sedan förutsägelser om empirin som sedan skall verifieras med hjälp av insamlad data (Björklund & Paulsson, 2012). Vi har valt att använda oss av hypoteser i denna studie som våra förutsägelser. Hypoteser som formulerats utifrån teori och tidigare forskning om digitalisering och som kommer att verifieras eller falsifieras utifrån insamlad data från respondenterna.

3.2.1 En explorativ små-N-studie

En explorativ ansats har valts för denna studie. Valet baseras på Björklund och Paulsson (2012) som skriver att en explorativ studie är lämplig när syftet med en studie är att undersöka samt att utveckla en förståelse inom ett område. Vid en explorativ studie krävs en metod som får fram många nyanser och som går in på djupet, något som vanligen kräver att man koncentrerar sig på ett fåtal enheter (Jacobsen, 2002). En små-N-studie innebär att ett antal enheter väljs ut, ofta inte fler än fem eller tio, för att sedan kunna gå lite djupare med varje enskild enhet (Jacobsen, 2002). För denna studie är det tio enheter som valts ut från olika yrkesroller och därmed kan ett bredare perspektiv av digitaliseringens organisatoriska påverkan undersökas och beskrivas.

3.2.3 En kvalitativ forskningsstrategi

En studie kan välja mellan att ha en kvantitativ eller kvalitativ forskningsstrategi (Björklund & Paulsson, 2012). Då denna studie är explorativ och har ett hermeneutiskt synsätt är det en kvalitativ forskningsstrategi som har valts. Skillnaden mellan de två strategierna är att data inom kvantitativa studier kan mätas eller värderas numeriskt och inom kvalitativa studier kan data användas för att

Hermenuetik Deduktiv Explorativ

7

skapa djupare förståelse av ett fenomen (Björklund & Paulsson, 2012). Den data som samlas in utifrån de valda antal enheterna i en små-N-studie är kvalitativ. En av fördelarna med att välja en kvalitativ forskningsstrategi är enligt Jacobsen (2002) att skillnaden mellan planering, genomförande och analys är förhållandevis liten. Med det menar Jacobsen (2002) att det går att planera och genomföra empirisk insamling samt analysera denna, för att sedan återgå till planeringen, förändra uppläggning och eventuellt samla in kompletterande empiriskt material. Vid en kvalitativ forskningsstrategi kan metoden anpassas utifrån kunskap som erhålls under undersökningsprocessens gång (Jacobsen, 2002). Enligt Jacobsen (2002) är faserna parallella vid kvalitativ forskningsstrategi, vilket gör det möjligt att låta ny kunskap som formas under processens gång, forma fortsatt analys och presentation.

3.3 Tillvägagångssätt

Figur 3.2: Studiens tillvägagångssätt (egen figur)

3.3.1 Litteraturundersökning

Studien började med en litteraturundersökning, där olika sökord för digitalisering gjorts via både Malmö högskolas databas Summon, Google Scholar, Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) och Association for Computing Machinery Digital Library (ACM). För studien har det varit viktigt att källorna kommit från lämpliga publikationer. Med lämpliga publikationer menas att artiklar inte hämtats från journaler inom andra studieområden än som kan kopplas till datavetenskap. Litteraturundersökningen gjordes för att få en insikt om vad som har publicerats om begreppet digitalisering under den senaste tiden, från år 2013 och framåt. Genom litteraturundersökningen fann vi ett konferensbidrag av Lena Hylving, där Hylving (2015) bland annat tar upp att forskning om vilka möjligheter och utmaningar som den digitala innovationen innebär inte är tillräckligt beforskat. Hylvings (2015) konferensbidrag blev starten för denna studie, där fler sökningar gjordes för att finna vad forskning har sagt om möjligheter och utmaningar med digitalisering inom organisationer. Tabell 3.1 redovisar vilka sökord som använts för att finna våra vetenskapliga artiklar och i vilken databas som dessa är publicerade.

Steg 1 • Litteraturundersökning

Steg 2 • Urvalsprocessen

Steg 3

• Strukturering av intervjuguide • Genomförandet av intervjuerna

• Transkribering och sammanställning av intervjuerna

Steg 4

• Analys

• Respondenternas syn jämförs med tidigare forskning

Steg 5

• Slutsats

8 Tabell 3.1: Studiens vetenskapliga artiklar

Författare & Årtal Databas Sökord Artikel

Arts et al. (2015) _{SpringerLink Digital technology} Digital technology and the conservation of nature Coutinho (2013) _ACM Digitalization

Business

Digital Preservation of Business Assets as a Risk

Management Strategy Fitzgerald et al.

(2014) ProQuest Digital technology Embracing digital technology: _{A new strategic imperative} Hylving (2015) _{IEEE Digitalization} Competing Values in the Era

of Digitalization. Pérez-Escoda och

Rodríguez-Conde

(2015) ACM Digital age

Digital Literacy and Digital Competences in the Educational Evaluation: USA

and IEA Contexts. Sellæg och Brørs

(2015) Summon Digitalisering _{regnskapsfunksjonen} Automatisering av Shinde et al. (2014) _ACM Digitalization

transform

mKRISHI BAIF: Digital transformation in livestock

services.

Skjelvan (2015) _{Summon Digitalisering Hindre for digitalisering} Syuntyurenko

(2015) SpringerLink Digital risks

The digital environment: The trends and risks of

development Yoo et al. (2010) _JSTOR Digital

innovation

The new organizing logic of digital innovation: An agenda

for information systems research.

3.3.2 Källkritik

Syftet med källkritik enligt Eriksson och Wiedersheim-Paul (2011) är att bestämma om en källa är valid, har relevans samt att den är reliabel. Källkritik är en urvalsmetod enligt Eriksson och Wiedersheim-Paul (2011) som innebär att utifrån en egen bedömning av det insamlade materialet, tar bort det som anses som irrelevant och använder det som anses som acceptabelt. Vi har varit källkritiska genom att under insamlingen av material varit noga med att kontrollera källans ursprung samt källans publikations år. Detta eftersom att säkerställa att källan var relevant till studien och att vi inte refererade till något som kan anses som för gammalt, då digitaliseringen och den digitala tekniken ständigt utvecklas. Vi anser att det är viktigt att ha en teoretiskförankring i de argument som man för, därför har vi varit noga med att referera löpande i texten. Genom att referera löpande i texten visar vi även tydligt vilken källa som står bakom påståendet. I referenslistan har vi på ett tydligt sätt strukturerat upp alla våra referenser enligt referenssystemet American Psychological Association systemet (APA). Med APA som referenssystem kan läsaren lätt söka upp de källor vi har använt med hjälp av den källinformation som vi presenterar i referenslistan. Eftersom att läsaren får ta del av bland annat källornas författare, publikationsform, årtal och titel, blir relevanskriteriet också tydligt för dem.

9

3.3.3 Urvalsprocess

Syftet med studien är att undersöka hur individen inom olika yrkesroller upplever digitaliseringens organisatoriska påverkan. Då det är en små-N-studie har tio respondenter med olika yrkesroller valts ut som enheter. Vid val av respondent finns det olika urvalskriterierna (Jacobsen, 2002) och för denna studie har vårt urval av respondenter baserats på bredd och variationskriteriet samt informationskriteriet. Kriterier som innebär att respondenterna som valts ut är på grund av de bidrar med bredd och variation genom att de har olika yrkesroller. Då respondenterna har haft denna yrkesroll i några år ansåg vi därför också att de kunde bidra med riklig och god information om vad digitaliseringen har för organisatorisk påverkan. Det var viktigt att de respondenter som vi valde att kontakta använda sig av digital teknik inom sin verksamhet, men vi hade inga krav på vilken typ av verksamhet som respondenterna skulle arbete inom, mer än att de skulle skilja sig åt mellan de olika respondenterna.

3.3.4 De individuella semi-strukturerade intervjuerna

Val av intervju som insamlingsmetod

När en studie har ett hermeneutiskt synsätt och en kvalitativ forskningsstrategi är det lämpligast att samla in data via intervjuer eller observationer (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2011). För denna studie var inte observationer något som ansåg som användbart och lämpligt eftersom observationer är väldigt tidskrävande, därför beslutades det att intervjuer skulle användas för att samla in primärdata. Fördelarna med att intervjua är enligt Björklund och Paulsson (2012) bland annat att man får tillgång till information som är av direkt relevans för studiens syfte.

När det kommer till hur en intervju ska vara strukturerad finns det tre olika varianter att utgå ifrån, strukturerad, semi-strukturerad och ostrukturerad (Björklund & Paulsson, 2012). För denna studie är det semi-strukturerade intervjuer som har genomförts. Semi-strukturerade intervjuer innebär att ämnesområdena är bestämda och att frågorna formuleras efter hand och tas upp när det anses som lämpligt under intervjun (Björklund & Paulsson, 2012). Studiens ämnesområden och frågor finns bifogat i bilaga 1. Semi-strukturerad intervju valdes för att låta respondenterna uttrycka sig fritt för att komma åt unik och ny information om digitaliseringens påverkan. Om vi hade valt en strukturerad intervju med givna svarsalternativ fanns det en risk att vi endast hade fått en bekräftelse på den allmänna påverkan som forskning redan säger. Om en ostrukturerad intervju hade genomförts hade vi inte kunnat jämföra respondenternas svar med den tidigare teorin inom ämnet. Samt hade vi heller inte haft någon struktur på arbetet och respondenternas svar hade kanske blivit irrelevanta får vår studie. Enligt Björklund och Paulsson (2012) måste det också bestämmas om intervjun ska genomföras med en person, individuella intervjuer eller med flera personer samtidigt, gruppintervju. De semi-strukturerade intervjuerna har för denna studie varit individuella eftersom att minimera påverkan mellan respondenterna samt för att lättare kunna transkribera.

Intervjuguide

För de semi-strukturerade har en intervjuguide skapats, där de bestämda ämnesområdena är uppsatta och alternativa frågor till varje ämnesområde är formulerade. Utgångspunkten för intervjuguidens ämnesområden och frågor är tabell 2.1 om digitaliseringens möjligheter och utmaningar men även vad som framgår genom informationen i inledningen. Utifrån inledningen och tabell 2.1 klargjordes sju ämnesområden (se tabell 3.2), ämnesområden som vi ansåg som intressanta och

10

relevanta för att kunna undersöka studiens syfte. Tabell 3.2 klargör först ämnesområdet och sedan de frågor som finns till ämnesområdet. Sista kolumnen visar referenser till tidigare forskning som behandlar ämnesområdet.

Tabell 3.2: Intervjuguide

Ämnesområde Antal frågor Koppling till referens Användning av digital teknik Åtta frågor Alla referenser som används, tar upp ämnet om användning av

digital teknik. Resurser Fyra frågor  Skjelvan (2015)

Arbetsprocesser Tio frågor

 Coutinho (2013)  Digitaliseringskommissionen (SOU 2014:13)  Iafrate (2015)  Sellæg och Brørs (2015)  Shinde et al. (2014)  Skjelvan (2015)  Wallace (2015) Digital kompetens Fyra frågor  Coutinho (2013) _{ Skjelvan (2015)}

Kontroll och kvalité Tre frågor

 Coutinho (2013)  Digitaliseringskommissionen (SOU 2014:13)  Iafrate (2015)  Sellæg och Brørs (2015)  Shinde et al. (2014)  Skjelvan (2015)  Wallace (2015) IT-brott och

informationssäkerhet Tre frågor  Syuntyurenko (2015) Roller Tre frågor  Skjelvan (2015)

Genomförandet av intervjuerna

De individuella och semi-strukturerade intervjuerna började med att respondenterna fick information om studien och dess syfte. Vi fick sedan respondenternas samtycke till att spela in intervjuerna. Men alla respondenterna gav inte samtycke till att deras namn skulle vara synligt, därav tog vi ett beslut om att alla respondenterna skulle vara anonym och endast hänvisas som Respondent A – Respondent J. Med hjälp av både vår intervjuguide och att vi kunde spela in intervju, blev det ett bra flyt i dialogen med respondenterna. De individuella intervjuerna genomfördes efter intervjuguiden, med hjälp av intervjuguiden kunde relevanta frågor ställas men respondenterna hade en stor möjlighet att prata fritt, vilket också innebar att alla våra frågor inte behövde ställas då respondenterna under sin beskrivning ibland kom in på fler ämnesområden än det aktuella som diskuterades. Vilket innebär att vi inte följde vår intervjuguide från början till slut, utan ämnena och frågorna ställdes utifrån vad som ansågs som relevant och passande för stunden. Efter varje utförd intervju, genomförde vi transkriberingen för intervjun, detta eftersom att det var tio intervjuer som genomfördes ville inte transkribera alla på samma gång, då en intervju i sig tar sin tid. Efter transkriberg och renskrivning av respondenternas intervju resulterade det i att ungefär två sidor av respondenters uppfattning av digitaliseringens organisatoriska påverkan nu återges i kapitel fyra.

11

3.4 Analysprocessen

Det har skett två analysprocesser i studien, en innan insamling av empiri samt en efter insamling och sammanställning av empiri. Första analysprocessen i studien gjordes efter att ha sammanställt digitaliseringens möjligheter och utmaningar utifrån ett verksamhetsperspektiv (se tabell 2.1). Med hjälp av tabell 2.1 analyserades vilka möjligheter och utmaningar som vi ville studera djupare och därmed definierats som ett ämnesområde för intervjuguiden. Den andra analysprocessen som har genomförts i studien är vår analys av den insamlade empirin. I vår analys (kapitel 6) har vi valt att endast fokusera på de fyra hypoteserna, som varit våra utgångspunkter för studien. Hypoteserna har analyserat med hjälp av tidigare forskning och jämförelser mellan respondenterna. Genom att strukturera analysen utifrån våra fyra hypoteser har vi på ett konkret och tydligt sätt kunnat verifiera eller falsifiera de uppsatta hypoteserna. Argumentationen som följer efter varje hypotes baseras på vår tolkning av empirin och vad den tidigare forskningen påvisat.

3.5 Validitet och reliabilitet

Validitet och reliabilitet är aspekter som i vetenskapligt sammanhang behövs att beaktas (Björklund & Paulsson, 2002). Validitet som innebär att det som skall mätas verkligen mäts och reliabilitet som avser att det som mäts ger tillförlitliga och stabila resultat (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2011). Validitet uppnås genom att vi har format vår intervjuguide utifrån våra fyra hypoteser. Validitet har även uppnåtts genom att vi har haft personliga intervjuer som har gjort det möjligt att förklara för respondenten om något varit otydligt. Eftersom att vi grundar vår studie utifrån tidigare teori och forskning inom digitaliseringen, gör att vi har skaffat oss en förkunskap inom ämnet som behövs för att avgöra att vi verkligen mäter de som vi har för avsikt att mäta. Med kunskap inom digitaliseringen kan vi avgöra vilka frågor som är relevanta att ställa för att kunna beskriva olika yrkesrollers organisatoriska påverkan av digitaliseringen. Reliabilitet uppnås i studien eftersom att vi frågar de tilltänkta respondenterna om de anser att de har kunskap inom digitalisering och om de kan bidra något till vår studie. Vissa av våra tilltänkta respondenter har varit osäkra på om de kan tillföra ett tillförlitligt resultat därav valdes de bort i vår studie.

3.6 Forskningsetik

Att förhålla sig till en god forskningsetik gällande studien, har vi gjort genom att bland annat referera löpande i studien för att visa vem som påstår vad. Då det har skett en ökning gällande plagiat och medvetet fusk i forskning (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2011). Det förekommer även etiska dilemman i en forskning och det finns tre grundläggande krav som en undersökning bör försöka att uppfylla (Jacobsen, 2002). 1) Informerat stycke som innebär att respondenterna som valts ut för studien har kompetens och förståelse för ämnet och sen även att full information om studien är tillgängligt och att deltagandet är frivilligt (Jacobsen, 2002). 2) Rätten till privatliv innebär för denna studie att respondenterna skall hållas anonyma och att den information som samlas in skall inte kunna återkopplas till dem. 3) Krav på riklig presentation av data innebär att den data som samlats in skall återges fullständigt och i rätt sammanhang (Jacobsen, 2002). Vilket denna studie gör genom att varje respondent får sitt avsnitt och där även citat från respondenterna återges.

12

4. Empiri

4.1 Respondent A

Respondent A är undersköterska och aktivitetsledare inom LSS (Lagen om Särskilt Stöd) vård och omsorg. Respondenten har som uppgift att bland annat aktivera personer med funktionshinder.

Under en dag lägger respondenten ungefär två timmar på digital teknik såsom dator och mobil. Datorn används för att kunna dokumentera, läsa mail och för att ta emot beställningar. För respondenten har digitaliseringen inneburit flera förändringar ”förr fanns det inga bärbara datorer eller mobiler och Internet var inte något som var tillgängligt för alla som det är idag inom verksamheten”. Förutom då att mer teknik har tillkommit till verksamheten har det också blivit lag på att allt inom verksamheten skall dokumenteras och att all dokumentation ska vara digital. Respondenten förklarar det som att ”all information skall vara samlad och tillgänglig för alla”. Inga större resurser har frigjorts på grund av digitaliseringen, utan respondenten upplever istället att digitaliseringen inneburit en belastning. Men förklarar det som en positiv belastning, ”all information är nu samlad på ett ställe, vilket innebär att det är lättare att få fram information om en brukare och sparar därför in en del tid på detta”.

Arbetsprocesserna har förändrats för respondenten genom att all den dokumentation som tidigare skedde med hjälp av papper och penna, nu sker via särskilda program via Internet. En process som enligt respondenten innebär ”mindre tid hos brukarna och mer tid framför datorn”. Det negativa som respondenten också upplever med de nya digitaliserade processerna är att det sker större kontroll uppifrån om dokumentationerna, såsom att de görs i exakt rätt tid och är korrekt gjorda.

Vart tredje till vart fjärde år får verksamheten nya program, i samband med det erbjuds det också kurser för att lära sig de nya programmen. Oftast är det några stycken som väljs ut för att gå på kursen som sedan får ansvaret att förmedla kunskapen vidare till sina kolleger. Därför är det inte alltid alla som erbjuds en kurs men alla får kunskap om de nya programmen på ett eller annat sätt. Respondenten var väldigt tydlig med att ny kunskap har krävts för att anpassa sig till digitaliseringen inom verksamheten. Det har erbjudits datorkurser som respondenten har deltagit i, som har varit både gratis och obligatoriska för alla inom verksamheten. För den digitaliseringen som sker inom verksamheten känner respondenten att tillräcklig kunskap finns, men om det är något som respondenten inte kan och behöver hjälp med, ber respondenten om hjälp. Respondenten säger också i frågan om mer kunskap önskas ”att det finns inget intresse för att lära mig mer heller, utan den kunskapen som jag har räcker”.

På grund av att lagen säger att all dokumentation ska vara digital är det inte många processer inom verksamheten idag som är pappersbaserade. Men en process gällande brukarnas genomförandeplan som dokumenteras digitalt måste skrivas ut. Dokumentet skall skrivas under av brukaren och sättas in i deras pärm, då det är en rättighet för dem. Då allt är digitalt förklara respondenten det som att ”jag väljer själv det som jag vill skrivas ut och det jag vill spara på papper”. Kommunen där verksamhet finns har tagit en del beslut om besparingar som kan kopplas till digitaliseringen. För respondenten och andra i samma verksamhet innebär det att personliga ärenden så som lönerapport, ledighet och olika blanketter hanteras nu digitalt. Dessa processer hanterades förr analogt. Det innebär att respondenten har

13

ingen möjlighet att komma åt denna information hemifrån, då uppkopplingen inte går att göra utifrån på en extern dator. Men som respondenten beskrev det ”när jag lämnar mitt arbete så är jag ledig”.

När det kommer till hur digitaliseringen har påverkat kontrollen och kvaliteten inom verksamheten, menar respondenten på att det har blivit bättre. Kontrollen har blivit bättre på grund av att den digitala kommunikationen har blivit åtkomlig för alla behöriga, vilket gör att det är lättare för respondenten att ha kontroll över brukarnas välmående. Digital dokumentation möjliggör även att man kan få information, där man själv inte kunnat närvara, vilket respondenten anser bidra till bättre kontroll. På grund av lagen om digital dokumentation, har bidragit till att det är bättre kvalitet på den dokumentation som görs och det innebär också att alla dokumenterar på ett korrekt och liknande sätt. Då verksamheten är kommunal tillhör därför kommunens IT-avledning dem också, respondenten förklarar det som att IT sköter allt ”om något går fel eller förlorat så fixar dem det, man behöver aldrig vara orolig, man ringer bara IT”. Av säkerhetsskäl byter alla inom verksamheten lösenord var tredje månad. När personer har samma för- och efternamn, har det hänt att information hamnat i fel händer. Då personer som vill kontakta dem och skicka information har de missat att det finns två med det namnet och att de därför har fått en siffra efter sitt namn bland kontakterner.

Respondenten känner att digitaliseringen har gjort att man känner ett högre ansvar. Dels på grund av att alla nu inom verksamheten har en egen dator att ta ansvar över, men också på grund av att all dokumentation om brukarna är tillgänglig. Även fast digitaliseringen har blivit en stor del av verksamheten och att all dokumentation skall vara digital. Berättar respondenten att det främsta sättet att kommunicera och utbyta information sker på deras arbetsplatsmöten (APT-möte). Dessa ATP-möten anordnas varannan vecka där alla inom verksamheten träffas, de veckor man inte träffar alla i verksamheten arrangeras satellit-möten i mindre grupper.

Tabell 4.1: Sammanställning Respondent A

Yrkesroll Möjligheterna Utmaningarna

Undersköterska och aktivitetsledare

inom LSS

 All information är samlad och tillgänglig för alla.

 Lättare att få fram information och sparar därför in tid.

 Erbjudits datorkurser  Verksamhetsbesparingar  Ingen åtkomst hemifrån, blir

tydligare gräns mellan arbete och fritid.

 Bättre kontroll, digital data åtkomlig för alla berörda.

 Bättre kvalité på grund lagen om digital dokumentation.

 Mindre tid hos brukaren och mer tid framför datorn.  Kräver ny kompetens.  Ingen åtkomst hemifrån.

14

4.2 Respondent B

Respondent B är jurist och Compliance officer. Respondenten arbetar inom ett teknikkonsult- och arkitektbolag och har som uppgift att säkra att organisationen följer alla lagar och regler som finns på det aktuella området.

Under en dag lägger respondenten ungefär sex timmar på digital teknik såsom dator och smartphone. Datorn används för att kunna arbeta med Microsoft Office Program, som Word och PowerPoint, men även Outlook och Internet. Smartphonen använder respondenten till att hantera mail, SMS, elektroniska möten (istället för personliga möten) och mötesplanering. När det gäller den interna kommunikationen inom företaget används främst mail eller digitala möten genom Skype. Respondenten berättar att det var något som hanterades mer fysiskt innan, det vill säga genom personliga möten, samtal ansikte mot ansikte och planering i papperskalendrar. Respondenten anser att många förändringar har skett i och med digitaliseringen. Respondenten säger att ”numera hanterar jag aldrig några papper, nästan allt sker digitalt”. Respondenten förklarar vidare att datorerna kom först att ta över halva arbetet, sedan kom smartphonen att ta över den andra halvan, varför allt nu sker digitalt.

De resurser som har frigjorts i och med digitalisering anser respondenten är platsutrymme och tid. Respondenter pointerar dock att ”det gör inte att man är ledig mer utan att man producerar mer på samma tid som innan”. De utrymme som frigjorts har används till att förtäta kontoren, ”jag sitter trängre och trängre med mina kollegor ju mer digitaliseringen har utvecklats”. Respondenten förklarar att istället för arkivskåp, som används för att arkivera papper, sätts det istället dit ett skrivbord. Den tiden som frigjorts används till att producera mer per timme och arbetet blir därför effektivare förklarar respondenten. På frågan om hur mycket resurser som frigjorts svarar respondenten; ”jag behöver 50 procent mindre yta än vad jag tidigare behövde och jobbet går dubbelt så fort än tidigare i och med digitaliseringen”. För verksamheten har digitaliseringen inneburit att respondenten har kunnat leverera mer åt verksamheten än tidigare när digitala lösningar inte var lika vanligt.

Arbetsprocesserna har förändrats för respondenten på det sättet att de har blivit mer informella. Med det menar respondenten ”att jag kan sitta varsomhelst även utanför kontoret och fatta beslut, som jag sedan kan snabbt meddela till massor av människor”. Respondenten upplever att betydligt mycket mer arbete kan hinnas med på grund av digitaliseringen. Respondenten uttrycker det som en enorm skillnad än tidigare. De positiva förändringar som respondenten upplever i och med digitaliseringen är att respondenten känner sig mycket friare, ”jag kan jobba var och när jag vill”. De negativa förändringar som respondenten upplever i och med digitaliseringen ”är precis samma sak som de positiva, den stress som uppstår när fritid och arbetstid glider ihop och att ständigt vara uppkopplad är negativt”.

Vartannat år får verksamheten nya program som kräver ny inlärning. Respondenten upplever att ny kunskap har behövt att skaffas för att anpassa sig till digitaliseringen. De nya kunskaperna har handlat väldigt mycket om inställningar i olika program, det vill säga att kunna dra nytta av de inställningar som olika program innehåller. Respondenten har behövt gå på PowerPoint utbildningar för att lära sig att illustrera juridiska frågor i bild. PowerPoint utbildningarna har handlat om hur PowerPoint kan utnyttjas i arbetet på ett tillfredställande sätt. Respondenten har även gått på utbildningar om att göra sökningar i rättsdatabaser, för att lära sig ny teknik för att hitta gamla rättsfall. Även om respondenten har behövt utbilda sig inom vissa program och teknologier, anser respondenten själv ha tillräckligt med kompetens för

15

att hantera den digitalisering som sker. Respondenten har inga arbetsprocesser som är pappersbaserade. Respondenten skulle inte heller vilja omvandla någon av det som idag är digitaliserat till pappersbaserat. ”Varför? Digitalt material är enklare att arbete med, allt är lättare, det är till exempel lättare att kommentera i texten och lättare att spara för att sedan fortsätta arbeta med senare”. Enligt respondenten har digitaliseringen gjort att respondenten känner sig mera stressad inom arbetet. Respondenten anser även att arbetet också blivit mera enformigt och monotont. När det kommer till hur digitaliseringen har påverkat kontrollen och kvaliteten inom verksamheten, menar respondenten på att det är samma, det vill säga ingen skillnad än tidigare. Respondenten medger dock att det givetvis blir mer strukturerat och sökbart, ”men eftersom jag arbetar med så mycket mer i och med digitaliseringen (hanterar mer data och material) känner jag att kontrollen bli splittrad ändå”. Respondenten upplever att kvalitén på arbetet har blivit bättre på grund av digitaliseringen. Respondenten kan nu använda sig mycket mer av standardiserade svar och lösningar. ”Det blir mycket kopiera och klistra in som gör att arbetet effektiviseras”. Respondentens arbete har blivit helt beroende av digitaliseringen, om tekniken skulle vara nere en dag skulle respondenten ha väldigt lite att göra.

När det gäller IT-brott och informationssäkerhet upplever respondenten ingen oro över att förlora digitalt material. Respondenten berättar dock om en incident när materialet förlorades. ”Jag fick en hårddiskkrasch och den raderade tre års arbete, som inte gick varken att rädda eller återställa”. Respondenten har även blivit utsatt för att information har hamnat i fel händer som när arbetsdatorn blev stulen. Respondenten säger ”jag vet inte om det fick tag i mitt material men det material som var på datorn var företagshemligheter och intern information som absolut inte får spridas”. Respondenten upplever händelsen som mycket obehaglig eftersom att avsikten eller motivet till att stjäla datorn är oklart. Eftersom att respondenten har en hög position i sin verksamhet kan det finnas ett intresse av att komma åt respondentens information och material.

I och med digitaliseringen berättar respondenten att ett nytt yrke uppstår som har med juridiken att göra. Det nya yrket handlar om att köra digitala avtals-förhandlingar. Det finns programvaror som används för att förhandla avtal och blir man duktig på den programvaran blir man också duktig på avtalsförhandling, det i sig har kommit att bli ett nytt yrke. Enligt respondenten har det även uppstått nya roller, ”faktum är att när mina medarbetare har tekniska problem med sina datorer brukar de gå till mig. Jag har fått rollen som ”teknisk support” utan att jag själv har valt den”.

Tabell 4.2: Sammanställning Respondent B

Yrkesroll Möjligheterna Utmaningarna

Jurist och Compliance

officer

 Elektroniska möten  Effektivare arbetsprocesser  Kan arbete när och var som.

 Enklare att arbete med digitalt material.  Arbetet har blivit mer strukturerat och

sökbart.

 Bättre kvalité på arbetet.

 Standardiserade svar och lösningar

 Uppstår nya yrken och roller.

 Trånga arbetsplatser  Stressigt när gränsen mellan

arbete och fritid blir otydlig.  Ständig uppkoppling, gör att

man aldrig blir ledig.  Mer stressad inom arbetet.  Mer enformigt och monotont.  Blivit beroende av tekniken.  Digitalt material kan gå

16

4.3 Respondent C

Respondent C är Mönsterkonstruktör och graderingsansvarig på ett stort klädföretag. Respondenten har som uppgift att rita mönster och prova på modeller och provdockor tillsammans med sitt designteam, för att skapa kläder med rätt passform, silhuett och funktion.

Under en dag lägger Respondent C ungefär sex timmar på digital teknik såsom dator. Datorn används för att kunna arbeta med CAD program, vilket är ritprogram i 2D som används bland annat av arkitekter och designers. Respondenten använder sig även av olika Adobe program, Microsoft Office och Castor, som är ett orderprogram. Respondenten förklarar att för att kunna producera en produkt krävs material, allt material som krävs till denna produkt samlas i programmet Castor. Respondenten använder sig även av en databas som kallas iSize, ”i iSize söker jag efter kroppsmått som jag använder till mina mönster”. Respondenten anser att många förändringar har skett i och med digitaliseringen och att det har gått jättefort. Respondenten ger ett exempel på denna förändring i ritprogrammet CAD som har gått ifrån ”Classic” till ”Expert”. Vilket har medfört ny teknik och ett nytt sätt att konstruera mönster på. Respondenten förklarar att programmet ”Classic” var betydligt lättare och simplare. Det nya systemet ”Expert” har krävt många internatutbildningar, med en utbildningstid som har sträckt sig på flera veckor. Respondenten menar dock att ”fördelen med det nya systemet är att när man väl har lärt sig det så går det att arbeta snabbare i jämförelse med det äldre systemet”. Den interna kommunikationen sker genom personliga och webbaserade möten, mail och via intranät.

De resurser som har frigjorts i och med digitalisering anser respondenten är platsutrymme, miljö och tid. Innan digitaliseringen ritade respondenten mönster på stora papper vilket krävde stora ritbord och stora ytor. Respondenten förklarar ”sen vek man ihop mönstret och stoppade det i ett kuvert för att sedan skicka det till ett produktionskontor, sen fick vi vänta på svar”. Idag gör respondenten samma process som tidigare men med hjälp av datorn, vilket gör att det går betydligt snabbare och kräver mindre platsutrymme. Det tidigare arbetssättet krävde mycket papper och material därför anser respondenten att miljöaspekten har blivit bättre på grund av digitaliseringen. De resurser som har frigjorts används istället till att hinna arbeta mer under arbetstid och platsutrymmet används till att minska kontoren. Respondenten vågar inte uttrycka sig om hur de miljöresurser som har frigjorts används istället, men tror att det kan användas för att reducera kostnaderna för

verksamheten samt användas för att visa samhället att företaget tar ett miljöansvar. Arbetsprocesserna har förändrats för respondenten på det sättet att de har förkortats

och att det har blivit mer tekniskt, ”förr behövde jag fler pennor”. Respondenten säger att digitaliseringen har gjort att respondenten har blivit mindre fysisk i sitt arbete och mer stillasittanden. Respondenten upplever att respondenten hinner med betydligt mycket mer i arbete på grund av digitaliseringen. Respondenten berättar även att digitaliseringen har medfört att fler saker kan göras samtidigt och att flera arbeten kan vara på gång samtidigt. Vilket gör att det blir mer komplexitet i arbetet. Respondenten uttrycker det som en enorm skillnad än tidigare. De positiva förändringar som respondenten upplever i och med digitaliseringen är att det går att få bra struktur på sitt arbete och det underlättar att förändra och göra ändringar i sitt arbete. De negativa förändringar som respondenten upplever i och med digitaliseringen är att det har blivit mer stillasittande arbetsuppgifter. Samt ett större beroende av den digitala tekniken, om programmet eller datorn inte fungerar medför det att arbetet inte kan utföras och därmed hamnar arbetet efter.

17

Minst en gång om året får verksamheten nya program som kräver ny inlärning. Respondenten upplever att ny kunskap har behövts att skaffas för att anpassa sig till digitaliseringen. För att skaffa sig ny kunskap har det behövts ske nya utbildningar både interna och externa. Utbildningar som har krävts för att annars kan inte de program som används dagligen i respondentens arbete förstås eller användas. Utbildningarna har varit i datasal med en intern eller extern lärare som har haft kurser. Respondenten berättar att ”jag har även hållit i kurser själv för personer som är mindre erfarna. Jag och mitt team håller även kurser för våra produktionskontor så att vi delar med oss av våra kunskaper inom företaget”. Även om respondenten har behövt utbilda sig inom vissa program och teknologier upplever respondenten att respondenten skulle behöva betydligt mycket mer kunskap för att kunna använda sina program ännu bättre. Respondenten har inga arbetsprocesser som är pappersbaserade. Respondenten skulle inte heller vilja omvandla någon av det som idag är digitaliserat till pappersbaserat. Digitaliseringen har dock skapat några hinder i arbetet för respondenten, ”när jag suttit hemma och inte fått kontakt med servern på jobbet. Det är ett hinder som inte hade funnits om jag hade arbetat på papper som tidigare”.

När det kommer till hur digitaliseringen har påverkat kontrollen och kvaliteten inom verksamheten, menar respondenten på att respondenten har mer kontroll för att det är lättare att arbeta digitalt och det går snabbare att ändra om något blir fel. Respondenten berättar att arbetet kan struktureras bättre vilket respondenten upplever bidrar till bättre kontroll. När det gäller kvalitén i arbetet anser respondenten att den har framförallt har blivit bättre. Men respondenten medger även att ibland när kunskapen om ett program är lägre än vad som krävs, har det bidragit till att arbetskvalitén blivit sämre. Respondentens arbete har blivit nästan helt beroende av digitaliseringen, om tekniken skulle vara nere en dag skulle respondenten ha väldigt lite att göra. Det finns dock några praktiska sysslor som respondenten skulle kunna arbeta med, men det skulle inte driva arbetet framåt i den mån som behövs.

När det gäller IT-brott och informationssäkerhet upplever respondenten ingen direkt oro över att förlora digitalt material. Respondenten berättar dock om att material har gått förlorat, det har främst inträffat när ett program har kraschat och där arbetet inte varit sparat, ”så då får man bara börja om från början helt enkelt”. Respondenten har inte blivit utsatt för olaga intrång eller att information har hamnat i fel händer. I och med digitaliseringen berättar respondenten att verksamheten har fått en hel ny supportorganisation som arbetar med tekniken. Det har därför skapats nya yrken och företaget har behövt rekrytera ny personal.

Tabell 4.3: Sammanställning Respondent C

Yrkesroll Möjligheterna Utmaningarna

Mönsterkonstruktör och graderingsansvarig

 Bättre system och program  Effektivare arbetsprocesser  Göra fler arbetsuppgifter

samtidigt.

 Bra struktur på sitt arbete, lättare att göra ändringar.  Bidrar till bättre kontroll

 Nya yrken

 Mer stillasittande.  Dator och program kan

krångla

 Krävs ny kompetens

 Serverproblem, som innebär ingen åtkomst hemifrån.  Arbetskvalitén kan påverkas.

18

4.4 Respondent D

Respondent D är Customer service management (kundservicechef) på företagssidan inom ett ledande bolag inom Telecom. Andra företag (kunderna) skall kunna ringa in och få hjälp med olika lösningar för exempelvis IP och bredband respondenten är även ansvarig för rekryteringen.

Respondenten använder digital teknik hela tiden för sitt arbete och den digitala tekniken används i stort sett inom alla områdena för respondentens verksamhet. Om respondenten pratar ansikte-mot-ansikte med någon måste det som diskuteras sedan dokumenteras och digitaliseras, för att kunna bli tillgänglig för andra inom verksamheten. Respondenten berättar sig vara väldigt beroende av sin Outlook, ”Outlook är mitt liv, fungerar inte den är jag körd”. Då Outlook berättar allt vad respondenten skall göra, finnas, hinna med och deadlines som ska hållas. Ligger tekniken nere räddas respondenten av att Outlook också finns i telefonen, men när datorerna och systemen inte fungerar blir det svårare för respondenten att utföra sitt arbete. Mail och chatt är det som används mest inom verksamheten, ”men man ska inte underskatta de snabba besluten vid kaffekokaren. Alla de email som man skickar och tar emot, gör att man blir så trött på dem, man går ut till kaffeautomaten, tittar varandra i ögonen och säger: är vi eniga om detta? Bra då kör vi på det!”.

De resurser som har frigjorts på grund av digitaliseringen är mest administrativa tjänster (BackOffice). Förr var det någon som gjorde de administrativa momenten men nu kan respondenten utföra momenten själv, ”nu säkerställer man att informationen kan matas in direkt i systemet medan man prata med kunden och att systemet tar hand om informationen åt dig”. Inom Human Resources (HR-avdelningen) har digitaliseringen underlättat rekryteringsprocesserna, innan skickades det in med post eller mail nu sker ansökningarna via portaler och karriärsajter.

Om digitaliseringen gör att respondenten hinner med mer eller mindre arbete, upplever respondenten som något som skiljer sig från dag till dag. ”Ibland kan jag tycka att digitaliseringen gör att jag kan jobba effektivare, eftersom att jag kan läsa på inför ett möte då allt finns digitalt dokumenterat”. Men på grund av att allt också är dokumenterar idag skapar det ett ”administrativt träsk, i form av email”. Respondenten mottager själv ungefär 350 mail per dag och tycker att det dokumenteras väldigt mycket nuförtiden. Men beroende på vilken tjänst man har kan ett överflöd av information skapa bättre kontroll och översikt, men det är också mycket irrelevant information som man får ta del av. Det sker inte många nya implementeringar av system inom verksamheten, utan mest uppdateringar och förbättringar av befintliga. För denna typ av verksamhet är det oftast slutkunden som styr hur deras system skall se ut enligt respondenten. Som respondenten tycker är jättesmart med digitaliseringen ”för de innebär att vi kan matcha kundens behov och systemet kan därmed leva upp till förväntningarna”.

Ny kunskap krävs för att anpassa sig till digitaliseringen och enligt respondenten är det en helt ny profil som krävs ”som innebär att, nu drar jag alla över samma kam oavsett ålder”. Ett påstående baserat på att digitaliseringen medför att generationerna nu förväntas att driva en chatt eller kommunicera via sociala medier med kunden. Respondenten menar att hos de flesta företag förväntas man ha en viss datorkunskap och datorvana. Respondenten vill själv dock inte påstå ha den kompetens som säkert krävs inom den digitaliseringens som sker. ”Jag tror att man kan jobba ännu smartare alltid på något sätt”. Respondenten tror att om några år kommer mer och mer uppgifter att göras av datorn och att roboten inte är särskilt långt borta. ”Behöver jag kunna mer för att vi skall ta oss framåt? Nej, men nästa

19

generation kommer att behöva, mina barn som växer upp kommer efter gymnasiet behöva vara redo för att programmera saker”.

Den process som är kvar som pappersbaserad är när den faktiska signaturen behövs, det vill säga namnteckningen. Både internt och inom HR-avdelningen är signaturen pappersbaserad, men ut till kund erbjuds det tre möjligheter för underskrift. 1) Kunden spelas in, ”hej kära kund, här spelar vi in ett muntligt avtal” och kunden får svara på lite olika frågor. Det är likvärdigt ett riktigt avtal. 2) Det andra är att fysiskt skicka ut avtalet till kunden för signatur, för att kunden sedan ska skicka tillbaka avtalet påskrivet. Men denna lösning försvinner mer och mer, då man inte har tid att vänta. 3) Elektronisk signering, (ungefär som BankID) skickas till kunden och via en digital stämpel i datorn. Det skickas sedan tillbaka med en signatur på dokumentet, vilket verifierar att det är slutkunden som faktiskt har skrivit under.

I stort sett har allt i verksamheten digitaliserats, även respondentens privata information exempelvis lönespecifikationen är numera digital. För lönen finns det också en särskild mobilapplikation, som innebär att respondenten kan se sin lön via mobilen och även med hjälp av applikationen kalkylera och räkna ut semesterdagar. En applikation finns även för respondenten när det ska arbetas hemifrån, då jobbdatorn inte accepterar uppkoppling till ett annat nätverk. Applikationen fungerar då som en säkerhetsdosa. Digitaliseringen innebär för respondenten bättre kontroll över arbetet, men respondenten menar att digitaliseringen ställer krav på struktur. ”Har man ingen struktur över informationen, blir det en mardröm”. Respondenten upplever att kvalitén också har blivit bättre för att det är svårare på grund av digitaliseringen att göra något halvfärdigt. ”Jag lägger mer mycket mer tid nu på ett digitalt dokument och är mer noggrann än när man skrev ner det med papper och penna”. Det finns särskilda servrar som respondenten skall använda för att säkerställa att digitalt material inte ska gå förlorat, för då har IT-avdelningen en möjlighet via backup att hämta tillbaka det.

Tabell 4.4: Sammanställning Respondent D

Yrkesroll Möjligheterna Utmaningarna

Customer service management

 Information kan förmedlas fortare.  Färre administrativa tjänster, kan

skötas själv istället.

 System tar hand om information  Underlättar rekryteringsprocesser.  Effektivare i arbetsprocesserna.  Mängden tillgänglig information

bidrar till större översikt och kontroll.

 Systemen blir kompatibla.  Papper och penna behövs inte.  Utbildningsmaterial sker digitalt.  Automatiserade arbetsuppgift.  Applikationer, lönesystem och arbeta

hemifrån.

 Bättre kontroll pga. strukturering.  Bättre kvalité, inget blir halvfärdigt.  Backuper, bidrar till att digitalt

material inte går förlorat.

 Beroende av Outlook.  Stor tillit på tekniken.  Informationsöverflöd  Saknas datorkompetens,

klarar man inget inom ett företag idag.

 Kunskapsbrist gör att teknik inte utnyttjas fullt ut.  Signaturen inte är fullt ut

digital.

 Digitaliseringen kräver att man är strukturerad.

 Digital kommunikation blir enformig och icke