Sammanfa&ning
Effektiv logistik är ofta nyckeln bakom framgångsrika företag. Då logistik är ett väldigt komplext problemområde har det blivit nödvändigt att utveckla intelligenta system som hjälpmedel vid beslutsfattande. Klassi@iceringssystem av artiklar är ett sådant system, vilket ska underlätta att @lytta fokus från den enskilda artikeln till artiklar som kräver extra mycket uppmärksamhet.
En stor del forskning har utförts inom klassi@iceringsområdet de senaste åren. Denna har dock varit av ren matematisk karaktär där olika lösningar presenterats vilka i grund och botten behandlat skapande av en artikelrangordning utifrån en samling parametrar.
Hur parametrarna väljs och vilka implikationer valet av matematisk modell får är ännu obehandlat ur ett logistiskt perspektiv. Denna rapport syftar till att påbörja fyllandet av den lucka som åter@inns inom klassi@iceringsområdet. Detta innebär framtagande av ett systematiskt förhållningssätt vid byggande av ett klassi@iceringssystem, där val av parametrar och matematisk modell utgår från företagets behov och förutsättningar.
Parametrarna att bygga klassi@iceringen på är systemets verkliga kärna och utgör därmed grunden för de beslut som fattas utifrån det. För att klassi@iceringen på ett effektivt sätt ska kunna ligga till grund för beslutsfattande inom ramen för logistik krävs att hänsyn tas till företagets hela logistiska verksamhet. Parametrarna identi@ieras därför genom att analysera en artikels huvudsakliga kontaktytor med en organisation, där rapporten avgränsas till inköp, lager och kund. Vid de tre stegen identi@ieras parametrar vilka är mått på de direkta såväl som indirekta kostnader förknippade med de olika artiklarna, samt hur stort värde de tillför organisationen i stort. Valet av matematisk modell får implikationer både för det slutgiltiga klassi@iceringssystemets precision såväl som hur stor kostnad skapandet utgör, där mer komplexa modeller ger ett mer pålitligt klassi@iceringssystem samtidigt som de är mer resurskrävande att implementera.
Genom att följa rapportens riktlinjer kan ett klassi@iceringssystem byggas vilket möjliggör en differentierad materialhantering där operativa och strategiska beslut är väl underbyggda, och där de resurser som förbrukas i och med hanteringen av de olika artiklarna får maximal utdelning.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
____________________________________
1. Inledning
5___________________________________________________________________________
1.1 Bakgrund 6
________________________________________________________________________________
1.2 Syfte 7
___________________________________________________________________
1.3 Frågeställningar 7
________________________________________________________________________
1.4 Avgränsning 7
_________________________________________________________________________
1.5 Disposition 7
___________________________
2. Studiens utförande
8______________________________________________________
2.1 Val av teoretisk referensram 9
________________________________________________
2.2 Insamling av empiriskt material 11
_________________________________________________________________
2.2.1 Intervjuer 11
_____________________________________________________________
2.2.2 Respondenter 12
____________________________________
3. Teracom
14__________________________________________________________
3.1 Teracoms material@löde 14
__________________________________________________________
3.2 Klassi@iceringssystemet 16
___________________________
4. Tidigare forskning
18________________________________________________________
4.1 Den logistiska processen 18
______________________________________________________________________
4.1.1 Inköp 19
______________________________________________________________________
4.1.2 Lager 20
_______________________________________________________________________
4.1.3 Kund 21
__________________________________________________________
4.2 Klassi@iceringsmodeller 23
_______________________________________________________________
4.2.1 ABC-analys 23
__________________________________________________
4.2.2 Analys av kritiskt värde 25
_____________________________
4.2.3 Dominerande klassiEiceringsmodeller idag 25
_________________________________________
4.3 Sammanfattning av tidigare forskning 27
_________________________________________________
4.3.1 Den logistiska processen 27
__________________________________________________
4.3.2 KlassiEiceringsmodeller 28
____________
5. Att bygga ett klassificeringssystem
30 ___________________________________________________5.1 Identi@ierande av parametrar 31
______________________________________________________________________
5.1.1 Inköp 31
______________________________________________________________________
5.1.2 Lager 32
_______________________________________________________________________
5.1.3 Kund 33
_____________________________________________________
5.2 Val av klassi@iceringsmodell 35
__________________________________________________________
5.3 Huvudsakliga riktlinjer 36
______________________________
6. I Teracoms fall
38_______________________________________________________________________
6.1 Parametrar 38
_____________________________________________________________________________
6.2 Modell 40
_____________________________________________________________________
6.3 Klassi@icering 40
____________________________________________
6.4 Sammanfattning och fortsatt arbete 46
__________________________________
7. Slutsatser
47_________________________________________________________________
7.1 Vidare forskning 48
___________________________________
Referenser
49_________________________________________________________________________
Tryckta källor 49
________________________________________________________________
Elektroniskt material 50
_____________________________________________________________________________
Intervjuer 50
______________________________________
Bilaga 1
51______________________________________
Bilaga 2
52"The ofEicer who doesn't know his communications and supply as well as his tactics is totally useless."
-‐ Gen. George S. Patton, USA
1. Inledning
General Pattons ord som fått inleda denna rapport väger tungt än idag, och då även inom näringslivet där effektiv logistik ofta är en av nycklarna bakom framgångsrika företag. De mest lönsamma företagen inom respektive bransch är ofta de som på allvar satsat på skapande av effektiva material@löden (Bjørnland et al, 2003). En professor i logistik vid Linköpings universitet menar att "om logistiken sköts på rätt sätt är det en källa till lönsamhet över tid som klarar såväl hög- som lågkonjunkturer" (Matthis, 2007).
Dell, H&M och IKEA är några exempel på branschledande företag som tidigt tagit logistik på allvar. Att just dessa företag är ledare inom respektive bransch är inte någon slump.
Efter att en studie av företagen genomförts har klara likheter kunnat påvisas vilka alla bottnar i hanteringen av det logistiska @lödet (Matthis, 2007).
Logistik är dock ett väldigt komplext problemområde och det har därför blivit nödvändigt att utveckla intelligenta system som hjälpmedel för beslutsfattande.
Klassi@iceringssystem av artiklar är ett sådant system, vilket ska underlätta att @lytta fokus från varje enskild artikel till artiklar som kräver extra mycket uppmärksamhet (Boylan, et al, 2005). Klassi@iceringssystem byggs typiskt upp genom rangordning av artiklar efter hur mycket resurser de bör tilldelas. Utifrån denna rangordning kan företag effektivisera sin artikelhantering genom att satsa extra mycket resurser på artiklar som är viktiga för företaget och följaktligen lägga mindre resurser på de som anses mer marginella (Tsai & Yeh, 2008).
En stor del forskning har utförts inom klassi@iceringsområdet de senaste åren. Denna har dock varit av ren matematisk karaktär där olika lösningar presenterats vilka i grund och botten behandlat skapande av en artikelrangordning utifrån en samling parametrar.
Hur parametrarna väljs och vilka implikationer valet av matematisk modell får är ännu obehandlat ur ett logistiskt perspektiv. Detta försvårar processen för företag att skapa en artikelklassi@icering, och behov @inns därmed av ett systematiskt förhållningssätt att utgå från där både parameter-‐ och modellval görs utifrån företagets behov och förutsättningar.
1.1 Bakgrund
Det statliga företaget Teracom är ett exempel på ett företag vilket står inför en omklassi@icering av sitt lagerförda material. Företaget började först 2001 att aktivt fokusera på logistik som en del av verksamheten, och även om man kommit långt på vägen upplever man fortfarande stora möjligheter till förbättring. Ett av dessa områden är just artikelhanteringen, där man vill frångå dagens arbetssätt som främst bygger på den erfarenhet och kunskap personalen besitter, till ett mer strukturerat förhållningssätt för att underlätta vid de beslutssituationer företaget ställs inför (Intervju 3).
Som Sveriges största medieoperatör har Teracom som huvudsaklig affärsidé att tillhandahålla infrastruktur för distribution av media inom Sverige och på sikt även utanför landets gränser. Företaget både bygger och underhåller @lera sändningsstationer över hela landet och har med sitt huvudlager i Borlänge en uppsjö av olika artiklar till hands för dessa ändamål. Idag är det lagerförda materialet klassi@icerat ur ett tekniskt perspektiv och har kategoriserats efter dess huvudsakliga användningsområde. Ur klassi@iceringen kan ingen intressant information av ekonomisk karaktär utvinnas vilket kraftigt begränsar möjligheter till strategier i det logistiska arbetet inom företaget (Intervju 2 & 3).
Denna rapport är skriven för Teracom och utifrån rapporten ska företaget på ett tillfredsställande sätt kunna arbeta fram en god klassi@icering av sitt lagerförda material.
Eftersom tidigare forskning inom klassi@iceringsområdet visat sig vara inriktad uteslutande på den matematiska delen av klassi@icering @inns ett behov av ett systematiskt förhållningssätt vid skapande av ett klassi@iceringssystem. Att framarbeta riktlinjer för både framtagande av parametrar och val av matematisk modell har därmed varit studiens mål. På detta vis kan rapporten underlätta för såväl Teracom som för andra företag vilka står inför liknande problematik.
1.2 Sy6e
Denna rapport syftar till att ta fram riktlinjer för skapandet av en artikelklassi@icering som speglar det logistiska @lödet av material inom ett företag. Detta ska underlätta en differentierad hantering av materialet där klassi@iceringen ska fungera som underlag vid fattandet av såväl operativa som strategiska beslut inom ramen för logistik.
1.3 Frågeställningar
Utifrån studiens syfte bryts arbetet ned i två huvudsakliga steg, där svar söks till följande frågor:
-‐ Vad måste en artikelklassiEicering ta hänsyn till för att fungera som beslutsunderlag för operativa och strategiska beslut inom ramen för logistik?
-‐ Vilka implikationer får valet av matematisk modell för klassiEiceringssystemets funktion som beslutsunderlag, såväl som för skapandet av detsamma?
1.4 Avgränsning
Rapporten avgränsas till företag utan egen produktion eller förädling av artiklar.
Därmed blir en artikels väg genom organisationen i någon mån deterministisk och tämligen okomplicerad. I och med detta faller @lera delar av området logistik utanför rapporten. Fokus läggs på de delar av det logistiska @lödet vilka spelar en avgörande roll på artikelnivå; inköp, lager, samt kund.
1.5 DisposiDon
Rapporten är uppbyggd av sju kapitel, vilka i sig är uppdelade i mindre avsnitt. Kapitel två behandlar hur arbetsprocessen sett ut, vilka beslut författarna ställts inför och hur dessa fattats. Kapitel tre ger en överblick över Teracom där företagets situation idag beskrivs och med det vilka problem man upplever med dagens klassi@iceringssystem.
Kapitel fyra är en genomgång av tidigare forskning inom logistikfältet. Kapitlet är uppdelat i två delar där den första behandlar en artikels väg genom en organisation, medan den andra presenterar matematiska modeller för artikelklassi@icering. Kapitel fem presenterar riktlinjer för skapandet av ett klassi@iceringssystem, vilka sedan tillämpas genom ett praktiskt exempel med utgångspunkt i det studerade företaget i kapitel sex. Det sista kapitlet i rapporten, kapitel sju, sammanfattar rapportens slutsatser samt ger förslag på fortsatta studier inom området.
2. Studiens uEörande
De riktlinjer denna rapport mynnar ut i ska underlätta för företag ståendes inför en klassi@icering av en samling artiklar som antingen saknar klassi@icering ur ett logistiskt perspektiv, eller har en klassi@icering vilken visat sig undermålig eller på annat sätt ej önskvärd att behålla. Den tidigare forskningen inom området har resulterat i en rad algoritmer för hur klassi@iceringssystem skapas rent matematiskt, oberoende av vilka parametrar som bygger upp klassi@iceringen. Modellerna saknar klara direktiv för hur parametrarna väljs, något som blir kritiskt då syftet med en klassi@icering är att fungera som underlag vid fattande av beslut inom ramen för logistik.
I och med att de beslut som fattas med utgångspunkt i klassi@iceringssystemet påverkar hela organisationen studeras artikelns samtliga kontaktytor med företaget för att @inna parametrar att bygga en klassi@icering på. I linje med rapportens avgränsning görs nedslag i delarna inköp, lager och kund. Detta angreppssätt framkom efter studerande av en rad vetenskapliga artiklar inom matematisk klassi@iceringsteori. Även om dessa i huvudsak diskuterar den tekniska sidan av problemet förekommer allt som oftast korta avsnitt där det framgår att parametrarna som väljs ska vara intressanta ur ett logistiskt perspektiv. Valet att studera hela den logistiska kedjan gjordes därmed för att framarbeta riktlinjer för hur intressanta parametrar kan identi@ieras. Rapporten diskuterar även ett urval av dessa matematiska klassi@iceringslösningar för att underlätta för företag att välja en modell lämpad för företagets behov och förutsättningar. Med detta holistiska perspektiv på problemet fungerar de riktlinjer rapporten mynnar ut i som ett systematiskt förhållningssätt för företag som står inför en artikelklassi@icering.
Dessa riktlinjer gäller således även för Teracom, som varit rapportens beställare. Att i detalj genomföra själva indelningen av företagets artiklar ligger i ett senare skede och omfattas därmed inte av denna rapport. Rapporten avslutas dock med ett konkret exempel på hur de framarbetade riktlinjerna kan tillämpas i praktiken med utgångspunkt i Teracoms logistiska verksamhet. Med detta upplägg är ambitionen att visa på en praktisk tillämpning av det generella resonemang som förs under studien, samt ge Teracom ett konkret förslag på hur en klassi@icering kan byggas upp i det speci@ika fall företaget utgör.
Att rapporten är skriven på direkt uppdrag av Teracom har inte spelat någon betydande roll för studiens utförande. Huvuddelen har utförts fristående från företaget och den vägledning som getts med risk att påverka rapportens metodik har främst handlat om vilka personer inom organisationen som varit aktuella att intervjua. Hur dessa personer identi@ierades behandlas under avsnitt 2.2.2.
2.1 Val av teoreDsk referensram
Merparten av det material som utgör grunden för analys i denna rapport baseras på forskning inom områdena logistiskt @löde och matematiska klassi@iceringsmodeller. I och med att studien enbart fokuserar på färdiga artiklar som ej genomgår ytterligare förädling eller anpassning kommer den logistiska processen förenklas för att enbart spegla en artikels väg genom en organisation. Flera modeller över den logistiska processen @inns att tillgå och denna rapport utgår från en modell hämtad från Storhagen (2003) vilken förenklats för att fokusera på just artikeln och de moment som blir viktiga för dess @löde genom en organisation. Detta illustreras i @igur 1 nedan.
Figur 1. Den logis/ska processen såsom behandlad i denna rapport.
En artikel köps in från en leverantör för att sedan transporteras vidare till ett lager och slutligen hamna hos en kund. Huruvida försäljning föregår inköpet beror på artikelns lagerstatus hos företaget. I det fall artikeln lagerförs kommer i normalfallet inköpet före försäljningen, medan det motsatta gäller för en artikel som ej är lagervara eller av annan anledning inte @inns att skicka direkt från lager.
Inköp, lager och kund är således primära begrepp för denna rapport och är även grundläggande inom det företagsekonomiska fältet. Med syfte att undvika feltolkning visas dock här hur författarna valt att de@iniera begreppen:
Inköp avser processen att anskaffa en artikel från uppkommet behov tills dess att artikeln är det köpande företaget tillgängligt.
Lagret de@inieras som den plats vilken utgör förvaringen av företagets artiklar.
Kunden kan dels avse slutet på distributionskedjan och med det parten vilken får artikeln levererad till sig, och dels den part vilken köper en vara eller tjänst av det levererande företaget. I rapportens olika delar framgår tydligt vilken typ av kund som avses.
För att på ett så utförligt och relevant sätt som möjligt presentera den teoretiska grund som @inns tillhanda idag utgår rapporten från grundläggande böcker inom logistik och har teoretiska resonemang och modeller från dessa som bas. Dessa utvecklas vidare med vetenskapliga artiklar vilka berör de mest intressanta områdena på mer detaljerad nivå. Genom detta upplägg är ambitionen att ge en mycket utförlig bild av vad ett klassi@iceringssystem måste ta hänsyn till för att kunna användas som beslutsunderlag vid fattande av operativa och strategiska beslut inom ramen för logistik.
Som tidigare nämnts har en hel del studier gjorts av den rent tekniska delen av klassi@icering, det vill säga hur man praktiskt bygger upp ett klassi@iceringssystem i matematiska termer. I nära nog samtliga fall söker man poängsätta artiklar med ett brett underlag av påverkande faktorer och bottnar allt som oftast i någon form av multivariat analys. En översikt av denna forskning presenteras i rapporten, här med fokus på modellernas respektive tillämpbarhet snarare än de speci@ika matematiska lösningar som framarbetats. Liksom genomgången av den logistiska processen är grunden härvid lagd med heltäckande böcker inom logistik, vilka sedan kompletterats med artiklar kring speci@ika lösningar.
Utöver den teoretiska genomgången presenteras även empiriskt material från Teracom där företagets logistiska @löde behandlas, tillsammans med en översikt över dagens klassi@iceringssystem. Hur insamlingen av detta material gått till påvisas under nästa avsnitt.
2.2 Insamling av empiriskt material
Målet med det insamlade empiriska materialet är att påvisa den problematik Teracom upplever idag, samt bygga upp en förståelse såväl för hur organisationen fungerar i stort som för hur logistikavdelningen arbetar i praktiken. Detta för att utgöra grund för rapportens avslutande konkretisering av de framarbetade riktlinjerna.
För att kunna måla upp en så utförlig bild av verksamheten som möjligt tedde sig intervjuer som den mest lämpade formen för insamling av material. I och med detta kunde en dialog föras mellan utredare och respondent, vilket möjliggjorde ställande av följdfrågor samt utvecklingar av svar. Vid kontakt med en av företagets anställda (leveransledaren) gällande komplettering och förtydligande av uppgifter upplevdes inget behov av en formell intervju. I och med detta sändes frågor istället via e-‐post. Även om detta innebär att informationen som framkom genom kontakten var mindre nyanserad, motiveras tillvägagångssättet av den ringa mängd frågor som var aktuella.
2.2.1 Intervjuer
Intervjufrågorna utformades alltså för att komma till insikt i hur Teracom och i synnerhet hur företagets logistikavdelning fungerar. Detta särskilt med avseende på hur material@lödet ser ut och hur medarbetarna i de olika positionerna kommer i kontakt och arbetar med artiklarna och klassi@iceringssystemet.
Beroende på respondent lades fokus på mer speci@ika delar av den logistiska processen, inköp, lager och kund. Rörande inköp ställdes framförallt frågor kring vilka variabler som anses viktiga vid beslut om inköp och val av leverantörer, samt huruvida det @inns någon strategi bakom inköpen. Vid frågor kring lagret undersöktes hur man avgör vad som ska lagerföras, hur beställningspunkter sätts samt de olika tidsintervallen inom material@lödet. Frågorna rörande kunden lade fokus på hur man arbetar mot de olika beställarna inom systemet, huruvida dessa prioriteras olika, samt hur kunderna kommer i kontakt med företagets material. Utöver detta ställdes frågor kring dagens klassi@iceringssystem, såväl som tankar och önskemål kring ett nytt sådant. Ett urval av dessa frågor åter@inns i bilaga 2.
Samtliga intervjuer avslutades med att respondenten @ick chans att uttrycka sig fritt i fall det var något denne ansåg borde tilläggas i sammanhanget. Vid de @lesta intervjuerna var båda författarna närvarande. Inga egentliga roller intogs utan båda fungerade som
intervjuare. Då intervjuerna präglades av dialog upplevdes att en för stel rollindelning (ställa frågor, anteckna) kunde hämma utbytet mellan utredare och respondent.
Intervjuerna spelades in efter samtycke med respondent och transkriberades sedan. I de fall frågor uppkom efter att intervjutillfället var över sändes följdfrågor till aktuell respondent via e-‐post.
2.2.2 Respondenter
Valet av respondenter framkom, som nämnts ovan, efter diskussion med företagets logistikchef. I huvudsak söktes personer som till stor del kommer i kontakt med artiklarna på en administrativ nivå i sitt dagliga arbete, i kombination med personer som besitter stor kännedom om artikel@loran och artikel@lödet. Utifrån dessa kriterier fanns personer i följande positioner lämpliga att intervjua:
Logistikchef med övergripande ansvar för lager, material@löden, transporter och operativt inköp. Fattar långsiktiga beslut inom ramen för denna verksamhet.
Materialplanerare som ansvarar för att säkerställa att det material som krävs för verksamheten beställs hem och fördelas så optimalt som möjligt.
Lagerpersonal som ansvarar för all lagerhantering, fysisk och administrativ.
Artikelansvarig som avgör vilka artiklar hos de olika leverantörerna som ska @innas tillgängliga för inköp. Bestämmer även benämningen av artiklarna som läggs upp i affärssystemet.
Leveransledare som ansvarar för hela leveransen mot kund.
Sammantaget ger dessa individer en överblick över hur Teracom köper in, lagerför och sköter leveranser av artiklar till slutliga användare, samt en förståelse för hur dagens klassi@iceringssystem är uppbyggt. Hur de olika respondenterna bidragit med information illustreras i @igur 2. Figuren avser påvisa hur logistikchef och artikelansvarig bistått med information kring Teracom och dess logistikavdelning i stort, medan övriga bidragit med mer speci@ik information kring de olika delarna i den logistiska kedjan.
Figur 2. Respondenter
Det är dock viktigt att påpeka att även om en respondent i huvudsak bidragit med information kring en viss del av företagets verksamhet, har detta inte uteslutit att denne även bistått med information kring andra delar. Speciellt information kring klassi@iceringssystemet har fåtts från samtliga av nämnda personer, bortsett från leveransledaren.
Följande kapitel går djupare in på företagets logistiska verksamhet som alltså fungerar som underlag för rapportens avslutande exempel.
3. Teracom
Teracom bestämde sig 2001 att mer aktivt börja arbeta med företagets logistik. Detta resulterade i att en ny avdelning skapades för att fokusera just på denna verksamhet.
Inom Teracoms logistikavdelning arbetar idag sammanlagt fem personer vilka har som huvudsakliga uppgift att ombesörja anskaffande och distribution av det material verksamheten kräver. Tillsammans strävar de även efter att effektivisera och minska kostnaderna för företagets material@löden. Eftersom det inom företaget inte @inns någon lång logistisk historia baseras än idag många av besluten knutna till verksamheten på personalens erfarenhet. Detta upplevs som ett problem då framförallt personalförändringar kan få stora konsekvenser om den kunskap och erfarenhet medarbetare besitter lämnar företaget (Intervju 3). I jakt på en ny klassi@icering presenteras här en studie av Teracoms material@löde på artikelnivå samt hur dagens klassi@iceringssystem är uppbyggt.
3.1 Teracoms materialflöde
Teracoms material@löde är relativt enkelt då företaget inte producerar något eget material utan köper in alla artiklar från utomstående leverantörer. Artiklarna köps in via en huvudleverantör, transporteras till centrallagret för att slutligen skickas ut till aktuell site1 (Intervju 2).
Teracom köper framförallt in artiklar vid behov, det vill säga när en kund beställt en tjänst som företaget tillhandahåller. Som nämndes inledningsvis bygger Teracom infrastruktur för distribution av media och deras kunder köper sig rätten att nyttja vissa delar av den. Många gånger @inns inte färdiga lösningar utan infrastrukturen måste anpassas för den enskilda kunden. Anpassning eller uppbyggnad av be@intlig respektive ny infrastruktur benämns av Teracom som projekt, där en leveransledare har som uppgift att leverera den tjänst projektet avser. Dessa projekt kan ha stor variation i hur lång tid de tar att slutföra där spannet ligger mellan allt från veckor till år. Eftersom en artikel inte köps in förrän en tjänst är såld de@inieras Teracoms material@löde utifrån de projekt företaget arbetar med för stunden samt projekt som måste underhållas under en längre tid (Intervju 1 & 6).
1 Begreppet site syftar på den fysiska plats ett projekt motsvarar. Detta kan exempelvis vara uppbyggnad eller reparation av en sändarstation.
För att ett projekt ska kunna bli färdigställt krävs att samtliga ingående komponenter
@inns tillgängliga, något som medför att inga enskilda artiklar prioriteras högre än andra inom ett projekt. I det fall det uppstår en brist på en artikel vilken ingår i mer än ett projekt prioriteras dessa utifrån hur viktigt projektet är för Teracom. Projekt knutna till kunder med högt anseende inom branschen prioriteras högre, då lyckad leverans av dessa ger ett mervärde i och med det stärkande av företagets varumärke en lyckad affär innebär (Intervju 4).
Det är logistikavdelningen som ansvarar för det operativa inköpet, vilket utförs av en materialplanerare som har till uppgift att se till att material @inns tillgängligt vid utsatt tid för de olika projekten. För att uppnå detta krävs en god insikt i artiklarnas ledtider vilka tillsammans med priser @inns de@inierade i de ramavtal som satts med företagets leverantörer. Dessa ledtider kan vara allt från en vecka till några månader beroende på artikel. Materialplaneraren gör inköp av artiklar efter framförallt två strategier, där storleken av projekten avgör vilken strategi som används. Vid inköp av identiska artiklar tillhörande mindre projekt kombineras dessa i samma order, medan varje order läggs separat vid större projekt. Detta för att underlätta den administrativa hanteringen av inköpen (Intervju 2 & 4).
Innan en artikel når sin slutdestination passerar den som regel företagets lager. Det har visat sig att man sparar administrativt arbete och minimerar fel vid artikelhanteringen om lagret får fungera som terminal för artiklar i transit (Intervju 2). Teracom har som mål att lagerföra så lite som möjligt för att undvika att binda upp kapital. Vilka artiklar som lagerförs beror på intensiteterna av material@lödet då man funnit ett större behov av att lagerföra artiklar med högre förbrukningstakt. Projektledare och tekniker kan även komma med förslag på vad de anser ska @innas på lager. Exempel på sådant material kan vara reparationsartiklar där snabb leverans är väldigt viktigt. Slutligen lagerförs även förbrukningsmaterial och för detta @inns beställningspunkter de@inierade i företagets affärssystem. Beställningspunkterna har funnits sedan tre år tillbaka och avgör när och hur mycket som ska köpas in av en viss artikel. Dessa beställningspunkter är idag baserade på logistikpersonalens erfarenhet (Intervju 2 & 4).
Från lagret skickas artikeln sedan vidare till aktuell site som i Teracoms fall utgör slutet på distributionskedjan då kunderna enbart köper en tjänst av företaget och inga fysiska artiklar. Eftersom Teracom är statligt ägt har företaget ett visst samhälleligt ansvar
vilket gör det viktigt att fel i näten snabbt åtgärdas, och det är leveransledaren som har det yttersta ansvaret att Teracom levererar den tjänst en kund köpt (Intervju 1 & 6).
Att det @löde av material som presenterats ovan fungerar på ett säkert och kostnadseffektivt sätt är av stor vikt och för att utveckla detta vidare söks ett konkret beslutsunderlag i form av en väl anpassad artikelklassi@icering (Intervju 1). Följande avsnitt presenterar det nuvarande systemet med dess upplevda begränsningar, samt de önskemål företaget har på ett nytt system.
3.2 Klassificeringssystemet
Som nämnts i inledningen till detta kapitel utgår många av de operativa och strategiska beslut logistikavdelningen ställs inför från personalens erfarenhet vilket upplevs som ett problem på längre sikt då verksamheten blir känslig för förändringar. Även om företaget har statistik lagrad kring de olika artiklarna, vilken skulle kunna ligga till grund för beslutsfattande, saknas verktyg för att behandla denna information.
Logistikchefens förhoppning är att en omstrukturering av klassi@iceringssystemet ska kunna vara till hjälp och fungera som det verktyg verksamheten saknar vid fattandet av operativa och strategiska beslut (Intervju 3).
Den främsta anledningen till att dagens klassi@iceringssystem inte fungerar för detta ändamål är att systemet är uppbyggt ur ett rent tekniskt perspektiv där fokus ligger på de enskilda artiklarnas funktionalitet och inte på logistikverksamheten i stort. Den struktur företaget använder sig av idag illustreras i @igur 3 där artiklarna är ordnande efter användningsområde i en trädstruktur med tre nivåer; klass, artikelgrupp 1 och artikelgrupp 2 (Intervju 1).
Figur 3. Ar/kelschema
Klassi@iceringssystemet skapades 2003 efter att företaget köpt in ett nytt affärssystem.
För att kunna hantera artiklar kräver affärssystemet att dessa tilldelas en klass och när artiklarna ursprungligen rapporterades in i systemet utgick man från en be@intlig
teknisk parameter för att skapa dessa klasser med respektive undergrupper. Företaget hade således ingen vidare ambition med systemet, dess skapande hade snarare undvikits om så varit möjligt (Intervju 5).
Det @inns personer på Teracom som kommer i kontakt med klassi@iceringssystemet, men enbart i periferin av deras arbete. Ingen inom företaget, undantaget artikelansvarig som sköter upplägg av nya artiklar, använder sig aktivt av klassi@iceringen utan stöter enbart på denna som en del i affärssystemet och skulle därmed inte drabbas av en omstrukturering (Intervju 2, 3, 4 & 5).
En omstrukturering av klassi@iceringssystemet ses ur logistikchefens perspektiv som nödvändig. För att logistikverksamheten ska kunna ta kliv framåt krävs ett verktyg som kan underlätta de operativa och strategiska besluten, exempelvis vilka artiklar som ska lagerföras och inte. Ambitionen är att statistiken från klassi@iceringen ska hjälpa företaget att uppnå målen knutna till att effektivisera och minska kostnaderna för material@lödet (Intervju 3).
Efter denna presentation av Teracoms logistiska verksamhet kommer nästa kapitel gå in på tidigare forskning inom ämnet, vilken sedan ligger till grund för skapandet av de riktlinjer rapporten mynnar ut i.
4. Tidigare forskning
Som nämnts i inledningen till denna rapport är logistik ett väldigt komplext problemområde och utifrån denna komplexitet har det blivit nödvändigt att utveckla intelligenta system som hjälpmedel för beslutsfattande. Klassi@iceringssystem av artiklar är ett sådant system, vilket ska hjälpa till att för@lytta fokus från varje enskild artikel till artiklar som kräver extra uppmärksamhet (Boylan et al, 2005). Enligt Partovi och Anandarajan (2002) ska ett klassi@iceringssystem hjälpa företag att undkomma att artiklar tagit slut i lager eller att artiklar har slutat tillverkats, samt hjälpa till att hålla inventeringskostnader på lägsta möjliga nivå. Ett vanligt sätt att bygga upp ett klassi@iceringssystem är att dela in artiklarna i olika grupper som är baserade på vissa speci@ika parametrar (Tsai & Yeh, 2008). Samtliga ovan refererade författare är skapare av olika matematiska klassi@iceringsmodeller i vars modellbeskrivningar det ej ingår hur parametrarna väljs. Den information som ges är att dessa ska utgå från nyckeltal som är intressanta ur ett logistiskt perspektiv.
För att lägga grunden för ett systematiskt framtagande av dessa parametrar behandlas därför den logistiska kedjan med artikeln i fokus. Denna de@inieras som funktionerna från första till sista ledet vid distribution av en vara eller tjänst (Segerstedt, 2009), och denna rapport fokuserar på tre av dessa för att klargöra vad i respektive moment som kan bygga upp en artikelklassi@icering. Följande avsnitt är en genomgång av dessa funktioner; inköp, lager, samt kund. Därefter ges en beskrivning av de två modeller som utgör grunden till modern artikelklassi@icering; ABC-‐analys och analys av kritiskt värde, och kapitlet avslutas med utvecklingar av dessa.
4.1 Den logisDska processen
Den logistiska processen beskrivs ofta som en uppsättning funktioner som tillsammans utgör den logistiska verksamheten inom ett företag. Detta har illustrerats i förenklad form i @igur 1 under avsnitt 2.1. Systemet är i sig inte linjärt och det ska således inte ses som att en funktion med nödvändighet föregår en annan. Denna rapport fokuserar dock på färdiga artiklar och dessa vandrar i regel en deterministisk väg genom organisationen, från inköp, via lager till kund (Storhagen, 2003).
Ett företags logistiska verksamhet ska spegla företagets syn på kund-‐ och leveransservice, vilka är grundläggande begrepp inom logistik. Kundservice är ett brett
begrepp som innefattar alla aktiviteter som på något sätt innebär kontakt med företagets slutkunder. Leveransservice mäter hur väl ett företag möter de krav som ställs av kunden, där ledtid kommer in som en viktig parameter. Ledtiden syftar på tiden det tar från att kunden beställer en vara/tjänst till att den är färdig att använda hos kunden. Upplägget av logistiken avgör vilken kund-‐ och leveransservice ett företag klarar av att åstadkomma gentemot sina kunder, något som blir kritiskt för hur ett företag står sig i konkurrensen mot andra företag (Segerstedt, 2009).
4.1.1 Inköp
Inköp är det första ledet i material-‐ och produktions@lödet inom det egna företaget. Ett dåligt inköpsbeslut får därför negativa konsekvenser för hela det fortsatta @lödet fram till slutkund (Storhagen, 2003). Idag utgår mycket inköpsteori från Kraljic (1983), som menar att inköpet ska behandlas olika beroende på hur kritisk artikeln är för verksamheten, i kombination med leverantörsmarknadens komplexitet. Hur kritisk en viss artikel är beror på @lera faktorer, där graden av värde artikeln tillför den egna verksamheten och hur stor del av totala inköpskostnader artikeln utgör är exempel på parametrar att ta i beaktning.
Leverantörsmarknadens komplexitet de@inieras utifrån ett @lertal faktorer. Dessa utgörs bland annat av tillgången på artikeln i fråga, graden av teknologisk utveckling, vad artikeln kostar att anskaffa i logistiska termer (exempelvis transportkostnad) samt huruvida det föreligger en oligopol-‐ eller
möjligen monopolsituation. Fler de@inierande parametrar än dessa är tänkbara beroende på situation (Kraljic, 1983). Beroende på hur inköpet graderas efter dessa två kriterier anammas olika inköpsstrategier, vilket illustreras i figur 4. Närmare beskrivning av dessa strategier är i sig inte relevanta för denna rapport, det läsaren bör ta med sig är själva tankesättet bakom hur artiklar kan skilja sig åt ur ett inköpsperspektiv.
Figur 4. Anpassad från Bjørnland et al, 2003.
Inköpsprocessen skiljer sig även åt beroende på den anskaffade artikelns typ. Grovt delas dessa in i råmaterial, förnödenheter och komponenter. Råmaterial och förnödenheter är de varor som används inom företagets egen förädling, respektive artiklar inom exempelvis kategorierna kontor samt städ-‐ och sanitet. En komponent är en artikel som på ett direkt sätt ingår i det köpande företagets egen tillverkning och förädlas ej på annat sätt än att den sammanfogas med andra artiklar för att bilda en slutprodukt. Vidare delas komponenter upp i två kategorier, special och standard. Köp av en specialkomponent kännetecknas av en omfattande upphandlingsfas där detaljerade kravspeci@ikationer tas fram för den artikel som ska köpas in. Ofta är @lera av det köpande företagets avdelningar involverade i processen och i vissa fall även leverantören. Detta för att säkerställa att den anskaffade artikeln motsvarar de speci@ika behov det köpande företaget har. Inköp av specialartiklar innebär ofta en mer komplicerad orderprocess än köp av standardkomponenter (Jonsson & Mattsson, 2005).
Inköp av standardkomponenter är ofta av repetitiv karaktär och utgörs typiskt av stora volymer sett över tid. Denna typ av inköp är i de @lesta fall av enkel karaktär och vanligtvis @inns långsiktiga leverantörsavtal att tillämpa för att underlätta orderläggning (Jonsson & Mattsson, 2005). Efter att en artikel köpts in är lagret nästa steg i den logistiska kedjan, vilket behandlas i följande avsnitt.
4.1.2 Lager
En viktig funktion för logistikverksamheten är att försöka minimera lager längs hela material-‐ och produktions@lödet. Lagerhållningskostnaderna är i många fall de största enskilda logistikrelaterade kostnadsposterna för företag och delas typiskt upp i tre delkostnader; kapitalkostnad, förvaringskostnad och osäkerhetskostnad.
Kapitalkostnaden motsvarar det avkastningskrav företaget ställer på kapital bundet i lagret, förvaringskostnaden den kostnad som uppstår i och med drift av lagret, och osäkerhetskostnaden utgörs av de risker förknippade med lagerhållning. Risk som åsyftas här är av typen att artiklar riskerar att gå sönder, blir så pass gamla att de tappar värde, risk för stölder eller olyckor, samt kostnader för försäkring av det lagerförda materialet. Kostnader i termer av kapitalbindning kommer att spela en relativt stor roll för denna rapport i och med att den är direkt mätbar. Ett typiskt mått på hur mycket kapital en artikel binder genom lagerföring är dess volymvärde, vilket de@inieras som artikelns monetära värde multiplicerat med hur stor del av det totala antalet artiklar
den utgör under en given tidsperiod (Jonsson & Mattsson, 2005). Ett vanligt sätt att använda denna information för att balansera lagernivåer samtidigt som en god leveransservice upprätthålls är genom tillämpning av ABC-‐analys, vilket kommer att diskuteras längre fram i rapporten (Storhagen, 2003).
Även om minimering av lagernivåer är eftersträvansvärt @inns skäl att lagerhålla. Dessa skäl grundar sig i en strävan att minska andra typer av risker på ett mer övergripande plan inom det logistiska arbetet. Genom att lagerhålla en artikel garderar sig företaget mot oförutsedda ned-‐ eller uppgångar i tillgång respektive efterfrågan. Kan denna problematik hanteras förbättras förutsättningarna för en god kund-‐ och leveransservice gentemot företagets kunder (Storhagen, 2003).
För att kunna hålla så låga lagernivåer som möjligt @inns tre huvudsakliga frågor som ska besvaras; när olika artiklar ska beställas från leverantör, hur mycket som ska beställas åt gången, samt hur man garderar sig mot osäkerheter. När och hur mycket som ska beställas är hårt sammankopplade med varandra där fasta eller @lytande beställningsintervall och -‐kvantiteter kan tillämpas beroende på hur företaget väljer att bygga upp lagerhållningen (Aronsson et al, 2004). En lämplig nivå på lagret kan vara svår att bedöma, det gäller att ha god insikt i ledtider och efterfrågan, samt inneha en god uppfattning om vilken leveransservice företaget vill uppnå. Artiklar med långa ledtider innebär att god framförhållning krävs för att undvika stopp i det logistiska
@lödet. I dessa fall kan lagerhållning motiveras för att garantera en viss nivå av leveransservice mot kunden. Det gäller inom hela det logistiska @lödet att försöka uppnå så god leveransservice till så låg kostnad som möjligt (Aronsson et al, 2004). Begreppet leveransservice är såsom visats ovan kopplat till hur väl företaget lyckas uppfylla de krav som ställs av kunden, vilket leder vidare till det sista steget i den logistiska kedjan.
4.1.3 Kund
Kunden har fått en växande betydelse inom den logistiska verksamheten. Det är kundens behov och önskemål som ska tillfredsställas och i grunden är det denne som påverkar hur @lödena inom en verksamhet styrs, har @lödet ingen kund bör det ifrågasättas. En kund kan lika väl vara en intern kund längs de olika del@lödena som en extern slutkund. Att sätta den interna kunden i fokus skapar möjligheten att ifrågasätta vad i @lödena som adderar värde och vad som inte gör det (Storhagen, 2003).
Sett ur kundens perspektiv är artiklar intressanta av andra anledningar än de som framkommer vid ett strikt säljarperspektiv. Då man som säljare tenderar att fokusera på variabler såsom vinst och omsättning är kunden mer intresserad av hur en artikel påverkar det egna företaget. Artikelns tillgänglighet i termer av exempelvis smidighet vid beställning och leveranstid är därmed intressanta variabler ur ett kundperspektiv.
Bloomberg et al presenterar en rad viktiga faktorer för företag som ämnar uppnå en hög grad av kundtillfredsställelse. Två av dessa lyfts här fram som särskilt intressanta för rapporten; artikelns tillgänglighet och orderns omloppstid. Artikelns tillgänglighet de@inieras som hur stor del av ordertillfällena en artikel @inns i lager, medan orderns omloppstid beskriver hur många tidsenheter som passerar från lagd order till ordermottagande. Övriga faktorer, som alltså inte behandlas här, inbegriper bland annat distributionssystemets @lexibilitet, funktionsstörningar i distributionssystemet, samt produktsupport efter säljtillfället (Bloomberg et al, 2002).
Sabath och Whipple har utvecklat en modell för hur kunder och produkter bör behandlas olika beroende på deras respektive värdeskapande för ett företag. Emfas bör läggas på de kunder och produkter som visar sig mest lönsamma. Modellen utgår från paretoprincipen2 där generellt 20 % av kunderna respektive produkterna antas stå för omkring 80 % av det totala vinstbidraget. Utifrån detta identi@ieras de kunder och produkter som utgör det största bidraget till vinst och dessa bör sedermera prioriteras högre i termer av hur mycket resurser de tilldelas (Sabath & Whipple, 2004).
Figur 5. Kund/Produkt-‐handlingsmatris, anpassad från Sabath & Whipple, 2004.
2 Paretoprincipen är en empirisk regel enligt vilken 20 % procent av orsakerna ofta står för 80 % av verkan. Principen är även känd som 80/20-regeln.
