SKILLNADEN MELLAN FYSISKA OCH VIRTUELLA FÖRETAGSMÖTEN
En kvalitativ fallstudie
THE DIFFERENCE BETWEEN PHYSICAL AND VIRTUAL
ORGANIZATIONAL MEETINGS
A qualitative case study
Examensarbete inom huvudområdet företagsekonomi
Grundnivå nivå 15 Högskolepoäng Vårtermin 2021
Emma Dahlberg Hermansson Louise Lundin
Handledare: Christoffer Axell Examinator: Torbjörn Ljungkvist
2 Företagsmöten
Examensrapport inlämnad av Emma Dahlberg Hermansson och Louise Lundin till Högskolan i Skövde, för Kandidatexamen (BSc) vid Institutionen för handel och företagande.
2021-05-28
Härmed intygas att allt material i denna rapport, vilket inte är vårt eget, har blivit tydligt identifierat och att inget material är inkluderat som tidigare använts för erhållande av annan examen.
Signerat: ____________________________ Signerat: ____________________________
Emma Dahlberg Hermansson Louise Lundin
3
Förord
Inledningsvis vill vi tacka företaget och alla medverkande respondenter för deras deltagande i studien. Det har möjliggjort att studien blev berikad med intressanta upplevelser, utan er hade inte studien blivit genomförbar. Vi vill även passa på att tacka vår fantastiska handledare Christoffer Axell som har under uppsatsens skrivande öppnat
upp våra tankegångar och gett värdefulla kommentarer. Vi vill tacka vår examinator Torbjörn Ljungkvist för konstruktiv feedback som har varit givande.
Skövde, våren 2021
Emma Dahlberg Hermansson & Louise Lundin
4
Sammanfattning
Bakgrund: det organisationer har gemensamt är att människor sätts systematiskt samman för att gemensamt lösa en uppgift. Möten är en av de vanligaste händelserna i organisationen och är ständigt återkommande. Idag behöver inte möten vara platsbundet till ett fysiskt rum utan kan genomföras genom digitala verktyg. I samband med den rådande pandemin (Covid-19) har det skett en omställning från kontorsarbete till hemarbete vilket har resulterat i att allt fler möten hålls virtuellt. Det innovativa sättet att arbeta virtuellt medför utmaningar för organisationer. Vidare finns det en svårighet att förmedla känslor via digitala verktyg samt att avsaknaden av fysiska möten påverkar interaktionen mellan medarbetare och ledare. Det kan då komplicera förståelse och som i sin tur påverkar meningsskapande i möten. Möten är viktiga platser för bland annat kommunikation, gruppbeslut och problemlösning. Vidare är möten en ekonomisk investering för företag och upptar deltagarnas tid från andra produktiva aktiviteter. Det blir då av vikt att möten är relevanta och resurseffektiva ur ett företagsperspektiv.
Syfte: syftet med studien är att bidra med en djupare förståelse för den upplevda skillnaden mellan fysiska och virtuella möten hos anställda inom ett programutvecklingsföretag.
Studien syftar till att bidra med rikliga beskrivningar för de människor som är i liknande kontext. Vidare ska upplevelsen av skillnader studeras utifrån sensemakingteorin. Det finns en förhoppning om att uppsatsen kan ge andra forskare ett bedömningsunderlag om det går applicera studiens resultat i ett annat sammanhang.
Metod: studien baseras på en kvalitativ metod med semistrukturerade intervjuer och har fallstudie som forskningsstrategi. Fallstudien har genomförts hos ett företag inom programutveckling och har erfarenhet av både fysiska möten och virtuella möten.
Respondenterna består av nio medarbetare som ger berättelser och beskrivningar utifrån deras upplevelser av möten. Vidare har organisatoriska dokument använts för att säkerställa studiens trovärdighet.
Empiri och slutsats: studien visar på att det finns upplevda skillnader mellan fysiska och virtuella möten. Det kan konstateras att beroende på vilket sorts möte som ska genomföras så passar olika forum. Mötens meningsskapande kan återspeglas i att det ska gynna både organisationen och medarbetarna genom att det ska leda till en output.
Nyckelord: Sensemaking, möten, virtuella möten och digitalisering
5
Abstract
Background: what organizations have in common are people that put together systematically to solve a task. Meetings are the most common occurrence in organizations and are recurrent. The meetings today, don’t have to be bound to a physical room.Digital platforms have made it possible to meet virtually. In connection with the current pandemic, there has been a shift from office work to homework which has resulted in more and more meetings being held virtually. The innovative way of working virtually creates challenges for organizations. For instance, there is a difficulty in conveying emotions through digital tools and the lack of physical meetings affects the interaction between employees and leaders. That can complicate understanding and complicate the creation of meaning in meetings. Meetings are important places for communication, group decisions and solving problems. Moreover, meetings can be seen as a financial investment for companies and take up time for participants' other productive activities. It is important from a company perspective that meetings are relevant and efficient for resources.
Purpose: The purpose of the study is to obtain a deeper understanding of the difference in the experience between physical meetings and virtual meetings at a software development company. The study aims to contribute with more detailed descriptions for people who are in a similar context. Furthermore, the experience of differences will be studied on the basis of sensemaking theory. Hopefully the study can provide other researchers with an assessment basis if it is possible to apply the results of the study in other contexts.
Methods: the study is based on a qualitative method with semi-structured interviews and the research strategy is to study a case. The case study is conducted at a company that works with software development. The company has experience of both physical and virtual meetings. The respondents are nine employees who gave stories and descriptions based on their experiences of meetings. Furthermore, organizational documents have been used to ensure the credibility of the study.
Results and conclusion: the study shows that there are perceived differences between physical and virtual meetings. It can be stated that depending on the type of meeting to be held, different forums are suitable. The sensemaking of the meetings can be reflected in the fact that it will benefit both the organization and the employees by giving an output for the organization.
Keywords: Sensemaking, meetings, virtual meetings och digitalization
6
Innehåll
1. Inledning 8
1.1 Bakgrund 8
1.2 Problemdiskussion 9
1.3 Frågeställning 10
1.4 Syfte 10
1.5 Avgränsning 11
1.6 Uppsatsens tillvägagångssätt 11
2. Referensram 12
2.1 Begrepp 12
2.1.1 Digitalisering 12
2.1.2 Möte 12
2.1.3 Virtuella möten 13
2.1.4 Sensemaking 13
2.2 Tidigare studier 13
2.2.1 Virtuella mötens svårigheter 13
2.2.2 Sensemaking 14
2.3 Teori 15
2.3.1 Karl Weicks sensemakingteori 15
2.3.2 Sammanfattning av referensram 16
3. Metod 18
3.1 Metodval 18
3.2 Forskningsstrategi 19
3.2.1 Fallstudie 19
3.2.2 Företagsbeskrivning 19
3.3 Datainsamling 20
3.3.1 Framtagning av teoretisk referensram 20
3.3.2 Urval 21
3.3.3 Respondenterna 21
3.3.4 Intervjuer 22
3.4 Etiska aspekter 23
3.5 Analysmetod 24
3.6 Studiens trovärdighet 25
7
3.7 Metodkritik 25
4. Empiri 27
4.1 Respondenter 27
4.2 Organisatoriska dokument 28
4.3 Meningsfulla möten 28
4.3.1 Summering av meningsfulla möten 29
4.4 Fysiska möten 30
4.4.1 Summering av fysiska möten 34
4.5 Virtuella möten 34
4.5.1 Summering av virtuella möten 38
4.6 Sammanfattning av empiri 39
5. Analys 40
5.1 Identitetskonstruktion 40
5.2 Retrospektiv 41
5.3 Konstruktion av omgivning 42
5.4 Social aktivitet och pågående 44
5.5 Signaler 45
5.6 Driven av sannolikhet snarare än noggrannhet 46
6. Diskussion 48
7. Slutsatser 50
7.1 Slutsatser 50
7.2 Studiens bidrag 51
7.3 Kritik mot studien 52
7.4 Metodreflektion 53
7.5 Förslag till vidare forskning 53
8. Litteraturförteckning 54
9. Bilagor 58
9.1 Bilaga 1 – Informationsmejl 58
9.2 Bilaga 2 - Intervjuguide 59
9.3 Bilaga 3 - Individuella reflektioner 60
8
1. Inledning
I inledningskapitlet presenteras uppsatsen ämne som sedan preciseras. Utifrån bakgrund och diskussion introduceras det valda ämnet som studeras genom problemformuleringen.
Vidare förklaras syftet med studien och vilken avgränsning som vidtogs.
1.1 Bakgrund
Det organisationer har gemensamt är att de består av människor som sätts samman på ett systematiskt sätt för att lösa en uppgift (Jacobsen & Thorsvik, 2008). I organisationer sker möten såväl mellan anställda, chefer och externa parter. Enligt Schwartzman (1986) är möten något av de vanligaste händelserna i organisationer och innan Schwartzman har inte forskare ägnat uppmärksamhet till detta fenomen. Anledningen till att mötesforksningen har förbisetts, är att möten är genomgripande i organisationer och förgivettagande (Schwartzman, 1986). Även Rogelberg et al. (2006) förklarar att fenomenet möten, tjugo år senare, fortfarande är en försummad social form inom organisationsstudier. Det kan förklara varför forskning inom möten inte har en historisk bakgrund. Därav kommer uppsatsen studera mötens betydelse i organisationer och undersöka vad som bidrar till meningsfulla möten. Vidare förklarar författaren Schwartzman (1986) att möten kan ge en bakgrundskontext för en mängd olika utredningar i beslutsfattande och studier om små grupper. Det påvisar att möten har betydelse för organisationer. Bland annat så förklarar Romano och Nunamaker (2001) att chefer inom stora organisationer tillbringar mer än 75 procent av sin tid på att förbereda, delta och leda möten, samt att möten är en plats där organisationer utför mycket av sitt arbete. Även Allen och Rogelberg (2013) hänvisar till att chefer ägnar upp till 80% av sin arbetstid på möten.
Niemantsverdriet och Erickson (2017) beskriver att mötens betydelse för organisationer kan återspeglas i dess kvantitet, mångfald och att de är ständigt återkommande. Idag behöver inte möten vara platsbundet till ett fysiskt rum. Genom användning av virtuella verktyg i exempelvis mötesplatserna Zoom och Microsoft Teams, kan människor mötas obegränsat mellan tid och rum. Richter (2020) beskriver att virtuellt arbete har funnits i flera decennier, däremot under år 2020 med den rådande pandemin (Covid-19) har det skett en snabb omställning till digitala mötesplatser. Fysiska möten har ersatts av digitala mötesrum och det har möjliggjort att organisationer kan fortsätta bedriva sin verksamhet (Richter, 2020).
9 Under våren 2020 beslutar folkhälsomyndigheten (HSLF-FS 2020:12) att arbetsgivare bör se över om det finns möjlighet för personal att arbeta hemifrån för att minska smittspridningen av Covid-19. Det har medfört att stora kontorslokaler står i dagsläget tomma. Innan restriktionerna trädde i kraft fanns möjligheten att bedriva möten i konferensrum eller delta i möten på annan ort med 20 deltagare i samma rum. Richter (2020) förklarar att anställda inom kontorsarbeten har förflyttat mötesrummen till videokonferenser och digitala plattformar. Det leder till att virtuella möten sker avlägset från kollegor och anställda sitter ensamma framför datorn med sitt kaffe i handen.
1.2 Problemdiskussion
Enligt Rogelberg et al. (2012) är möten viktiga platser för bland annat kommunikation, gruppbeslut och problemlösning. Vidare förklarar författarna att möten är en ekonomisk investering för företag och upptar deltagarnas tid från andra produktiva aktiviteter (Rogelberg et al., 2012). Det blir då av vikt att möten är relevanta och resurseffektiva ur ett företagsperspektiv (Allen & Rogelberg, 2013). Det innovativa sättet att arbeta virtuellt medför utmaningar för organisationer (McCann & Kohntopp, 2019; Raišienė et al., 2020).
En förekommande problematik som inte anses resurseffektivt, är att det finns en tendens att uppmärksamheten sjunker under mötestiden på grund av att deltagarna multitaskar (Niemantsverdriet & Erickson, 2017).
Oeppen et al. (2020) förklarar att vid virtuella möten blir multitasking mindre synligt för övriga deltagare. Multitasking kan exempelvis manifesteras när medarbetare svarar på mail samtidigt under mötet. Det i sin tur kan skapa distraktioner för deltagare, vilket påverkar mötens användbarhet och deltagande i samtal. Enligt Weick (1995) är meningsskapande vid sociala processer beroende av signaler från andra människors beteenden eller närvaro.
Därmed kan bristande närvaro i möten leda till att diskussioner om viktiga frågor minskas samt att tolkning av signaler som är viktiga för meningsskapande blir ineffektiva.
Informella samtal som har betydelse för relationer kan bli frånvarande eller ineffektiva i den virtuella världen (McCann & Kohntopp, 2019). Niemantsverdriet och Erickson (2017) beskriver att efter mötets avslutande sker sociala samtal mellan deltagarna, bland annat småprat relaterat till vad som togs upp på mötet. Den typen av interaktion anses vara användbart för spontana uppföljningar av nya möten (Niemantsverdriet & Erickson, 2017).
Det kan innebära att dessa samtal, som har en betydande funktion för verksamheten och
10 meningsskapande, försvinner vid virtuella mötens avslutande. Detta genom att när deltagarna loggar ut från den digitala mötesplatsen, sitter de ensamma på sina hemmakontor, vilket försvårar möjligheten att utbyta idéer samt att vara kreativ med övriga kollegor efter mötet.
En process för förståelse och meningsskapande i en situation benämner Weick et al. (2005) som sensemaking. Den sociala egenskapen av sensemakingprocessen är beroende av människors interaktioner (Weick, 2001). Det kan finnas utmaningar i sensemaking när fysiska möten ersätts av virtuella möten. Det förklarar Allen och Rogelberg (2013) handlar bland annat om att deltagarna i virtuella möten är mindre synliga. Det kan resultera i begränsningar av deltagande i diskussion och möjligheten att bygga vidare på andras idéer.
Oeppen et al. (2020) förklarar att det finns svårighet att förmedla känslor via digitala verktyg samt att avsaknaden av fysiska möten påverkar interaktionen mellan deltagare i mötet. Det kan då komplicera förståelse, som i sin tur påverkar meningsskapande i möten.
Exempelvis kan kroppsspråk signalera om en person antingen är lugn eller stressad. Weick (1995) menar att tolkandet av signaler kan ge ledtrådar för att skapa förståelse för den sociala omgivningen.
Enligt Oeppen et al. (2020) är virtuella möten inget nytt, däremot i samband med rådande pandemi (Covid-19) och fysisk distansering har virtuella mötesplatser expanderat och kommer sannolikt bli en normalitet som fortsätter användas efter pandemin. Därav är möten ett aktuellt ämne. Under uppsatsens genomförande har uppsatsens författare inte kommit över studier som innefattar en kontext som studerar upplevelsen av skillnaden mellan fysiska virtuella möten inom IT-branschen.
1.3 Frågeställning
Utifrån ovanstående diskussion formuleras följande frågeställning:
● Hur upplevs skillnaden mellan fysiska- och virtuella möten hos anställda inom ett programutvecklingsföretag?
1.4 Syfte
Syftet med studien är att bidra med en djupare förståelse för den upplevda skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten hos anställda inom ett programutvecklingsföretag. Studien syftar till att bidra med rikliga beskrivningar för de människor som är i liknande kontext. Vidare ska upplevelsen av skillnader studeras utifrån
11 sensemakingteorin. Det finns en förhoppning om att uppsatsen kan ge andra forskare ett bedömningsunderlag om det går applicera studiens resultat i ett annat sammanhang.
1.5 Avgränsning
Studien är avgränsad till en fallstudie av ett programutvecklingsföretag i privat sektor som har genomgått en snabb omställning från kontorsarbete till hemarbete. Företaget kommer studeras utifrån hur de har upplevt skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten.
1.6 Uppsatsens tillvägagångssätt
Tillvägagångssättet för uppsatsen visas i figur 1. Studiens inledande kapitel behandlar bakgrund och problemdiskussion, vilket leder till uppsatsens frågeställning och syfte.
Teoretiska referensramen presenterar begrepp för att få ökad förståelse och sedan ges genomgång av tidigare studier och teori. I metodkapitlet beskrivs hur informationsinsamlingen har genomförts och vilken analysmetod som används. Tematisk analys användes för att bearbeta empiriska resultatet. Beskrivningar från nio respondenter presenteras i empirin. Beskrivningarna analyseras sedan utifrån teoretiska referensramen.
I studiens slutsats besvaras frågeställning som presenterades i inledningskapitlet.
Figur 1 Uppsatsens tillvägagångssätt
12
2. Referensram
Detta kapitel inleds med beskrivning av begrepp för att ge en ökad förståelse för digitalisering, mötesformerna och sensemaking. Sedan presenteras tidigare studier och teori för att uppnå studiens syfte och besvara uppsatsens problemformulering. Vidare presenteras en modell som en förklaring till hur referensramen hänger samman.
2.1 Begrepp
2.1.1 Digitalisering
Den digitala utvecklingen har inneburit flertalet förändringar i människors arbetsliv och har möjliggjort flexibilitet i arbete på distans. Den spanska sociologen Castells (1999) förutsåg en digital förändring som påverkar människors levnadssätt i takt med teknikutvecklingen. Det möjliggör att yrkesliv, privatliv och umgänge kan förflyttas till internet. Tiden och rummets sociala betydelse förändras allteftersom informationsteknologin utvecklas. Administrativa arbeten som tidigare var bundna till en fysisk plats behöver numera inte vara platsbundet utan kan utföras i icke fysiska rum.
Gemenskapen kan därmed ske i virtuella sammanhang (Castells, 1999).
Digital transformation
Verksamhetsområden som rör mänskliga aktiviteter påverkas av digital teknik (Schwertner, 2017). Schwertner (2017) beskriver att innebörden av transformering är att företag går från ett tillstånd till ett annat. Organisationer måste integrera de digitala teknikerna i nya områden och processer för att hänga med i den föränderliga världen. De företag som har genomgått en form av digital transformering på grund av rådande pandemin (Covid-19) innebär att de platsbundna mötena genomförs istället virtuellt med digitala verktyg. Vidare förklarar Schwertner (2017) att det är fördelaktigt att genomföra strategier och utforma planer för hur digitala tekniker ska användas innan implementering.
2.1.2 Möte
Tidigare beskrivningar av fysiska möten förekommer i Schwartzman (1986) definition om möten som innefattar människors sammankomst med en fokuserad interaktion. Möten är en social form som upprättas under en tid med ett specifikt fokus för kognitiv och visuell uppmärksamhet. Auger (1979) förklarar att en diskussion mellan två människor vanligtvis inte definieras som ett möte. Möten specificeras som sammankomsten mellan tre eller flera individer vars syfte är att kommunicera relaterat till organisationen eller en grupps funktion
13 (Schwartzman, 1986). Allen och Rogelberg (2013) beskriver möten som en primär plats som ledare och medarbetare träffas. Möten kan klassificeras efter mötessyftet eller antal deltagare (Frankelius & Vogel, 2009). Wildhuss (2004) förklarar att möten utformas avsett till att ge budskap, meddelande eller informationsdelning mellan deltagarna.
2.1.3 Virtuella möten
Virtuella möten sker via digital teknik med hjälp av ljud- och videosamtal, vilket kan ersätta fysiska möten. Virtuella möten kan möjliggöra att upprätthålla affärsrelationer med ett geografiskt avstånd. För organisationer är minskandet av affärsresor en förutsättning då det både sparar tid och pengar. En annan effekt av virtuella möten är att de påverkar arbetssättet då det inte är bunden till tid och rum, utan samarbetsrelationer kan ske utanför organisationsgränser med hjälp av teknik. Kontakt med kunder och kollegor kan utföras inom kortare cykler och mer kontinuerligt (Lindeblad et al., 2016).
2.1.4 Sensemaking
Sensemaking är ett begrepp som hjälper till att förstå hur meningsskapande sker i organisationer. På arbetsplatsen är möten ett forum som sensemaking kan ske.
Sensemaking är processen för att uppnå förståelse av en situation. Sensemaking framträder när en process av organisatoriska omständigheter omvandlas till ord. Vidare kan sensemaking ske när medarbetare kommunicerar kring ett problem eller utvecklar olika lösningar. Anledningen till sensemaking är att skapa mening som ett sätt att hantera tvetydigheter. I möten kan individer lösa situationer genom kommunikation som skapar mening och på så sätt röra sig mot ett gemensamt mål (Weick et al., 2005).
2.2 Tidigare studier
2.2.1 Mötens svårigheter
Som nämnt förklarar Oeppen et al. (2020) att virtuella mötesplatser har expanderat.
Resultatet av detta är ökad användning av bland annat den virtuella mötesplatsen Microsoft Teams. Utifrån en tidigare studie genomförd av Alexander et al. (2012) synliggjordes att virtuella mötens konversationstid varade längre än under direkt samarbete. Anledningen kan bero på att det krävs något utöver den virtuella mötestekniken och hanteringen av den.
Allen och Rogelberg (2013) förklarar att psykologisk meningsfullhet och främjandet av engagemang är relaterat till mötestidshantering och mötets relevans. Möten som upplevs
14 som användbart för medarbetare kan skapa intresse och delaktighet till skillnad från ett irrelevant möte som snarare kan upplevas som slöseri med tid (Allen & Rogelberg, 2013).
I virtuella möten saknas vissa icke-verbala kommunikationsgester, som används vid fysiska möten, vilket kan skapa svårighet att förmedla budskap och påverkar beslutsfattande (Oeppen et al., 2020). Under virtuella möten på hemmakontoret likväl som i fysiska möten, kan upprepade avbrott uppstå i form av att svara på brådskande mail, telefonen ringer eller att en familjemedlem kräver uppmärksamhet. Vidare kan distraktioner leda till att viktiga agendor missas eller förlust av förståelse för vad som diskuteras under mötet (Oeppen et al., 2020). Vidare förklarar Lindeblad et al. (2016) att implementering av virtuella arbetsmetoder avser ändringar i människors beteenden i organisationen. För att virtuella möten ska implementeras framgångsrikt krävs ett ansvar över utveckling av mötespolicyer och riktlinjer (Lindeblad et al., 2016).
2.2.2 Sensemaking
Utifrån en tidigare studie av Li (2014) beskrivs sensemaking som meningsskapande och en strävan att uppnå en konstruktion eller förståelse av verkligheten genom språkliga diskurser. Organisationer kan förstås genom deras sociala system som kontinuerligt samlar in information om miljön för att skapa konsensus om sociala verkligheten. Människor blir då medskapare av mening som sker i organisationen genom utbyte av kommunikation och tolkningar av omgivningen. Sensemaking kan hjälpa till att förstå hur människor handlar i deras kontext utefter kognition (Li, 2014).
Sensemaking i möten
Utifrån Huisman (2001) studie om möten har språkliga och sociala interaktioner en central del för beslutsfattande i möten. Det språkliga innehållet av ett beslut är formulerat efter hur de involverade har tolkat detta. Vidare kan beslut vid möten betyda olika saker för olika deltagare, eftersom deltagarna har olika roller, bakgrunder och intressen som leder till att de vidtar egna perspektiv till vad beslutet ska leda till (Huisman, 2001). Ett kriterium för att uppnå meningsfulla möten är att det ska finnas ett klart definierat mål (Auger, 1979).
Målet syftar till att utbytet av den investerade tiden ska leda till förändring i sinnestillstånden hos deltagarna. Möten blir då en process, liksom sensemaking, att uppmärksamma fenomen såväl åstadkomma ett värde för medarbetarnas tankar om deras arbete. Wildhuss (2004) beskriver att möten kan bidra till att uppnå nya lärdomar eller få tidigare kunskap bekräftad. Det ska sedan resultera i att deltagarna genomför handlingar i arbetet.
15
2.3 Teori
2.3.1 Karl Weicks sensemakingteori
Ett av de mest framgångsrika exemplen inom sensemaking är Karl Weicks sensemakingteori som innehåller socialkonstruktionistiska och tolkande innebörder inom organisationsvetenskapen (Sutcliffe et al., 2006). Weick (1979) förklarar sensemaking som en ständigt pågående kognitiv process (se figur 2) som innebär att människor skapar föreställningar i den omvärld de möter för att bilda en ordning i vardagen. Processen kan ses som en växelverkan mellan kaos och ordning när förändringar sker. De föreställningar som anses vara relevanta grupperas sedan in i olika kategorier. “Antaganden” består av tidigare erfarenheter och beskrivs som en omedveten process när allt går smidigt i vardagen. När en förändring, skillnad eller variation uppstår skapas tvetydigheter. Det är då uppmärksamheten blir aktiv, en medveten process för sensemaking, som engagerar människor till att skapa ordning. Antaganden uppstår genom att organisera de olika variationer som människan upplever och är direkt involverad av den externa miljön.
“Selektion” handlar om att införa olika strukturer för att minska tvetydigheter och involverar val av olika tolkningar från tidigare erfarenheter. Tolkningarna ska även kunna användas för om liknande händelser i framtiden uppstår. “Retention” innebär lagring av de antaganden som har varit framgångsrika för sensemaking och blir en antagande miljö. En antagande miljö kan beskrivas som ett resultat av organisering av tolkningar (Weick, 1979).
Figur 2 Egen illustration av Karl Weicks modell 1979
Weick (1995) beskriver sju karaktärsdrag för att förklara processen för meningsskapande, dessa skiljer sig från andra förklarande processer såsom förståelse, tolkning och attribution.
De sju olika karaktärsdragen representerar rationella sekvenser av hur en särskild företeelse kan relateras utifrån de sju olika egenskaperna. Frekvensen av dessa sju är oberoende och de kan fungera som riktlinje för uppsatsens undersökning av sensemaking i möten. I tabellen nedan presenteras Weicks (1995) sju karaktärsdrag.
16 Tabell 1 Weicks (1995) sju teoretiska karaktärsdrag.
1. Identitetskonstruktion Kontinuerlig definiering av “jaget” och upprätthållandet av en identitet som är en pågående process för interaktion.
Sensemaking i organisationer påverkas av individuella behov såsom behov av självförstärkning, uppfattas som
kompetent/effektiv och önskan om att uppleva koherens och kontinuitet.
2. Retrospektiv Meningsfullhet kan skapas av tidigare erfarenheter, all tolkning sker genom minnen från tidigare händelser samtidigt som nuet uppfattas och tolkas. Vid felaktigheter kan erfarenheterna rekonstrueras även om dessa inte var kända vid utförandet.
3. Konstruktion av omgivning
Människor i organisationer är skapande av den del av miljön de möter. De agerar och därmed skapar miljöer som ger
begränsningar och möjligheter i sitt handlande.
4. Social aktivitet Sensemaking är en social process som skapas i andra individers fysiska eller upplevda närvaro. I en organisation kan beslut fattas tillsammans med andra eller på grund av vetskapen att det som ska implementeras påverkar andra. Sensemaking är aldrig ensamt utan uppstår i samverkan med andra.
5. Pågående Sensemaking börjar aldrig, orsaken till det är för att det aldrig slutar. Människan är alltid i ständig rörelse och är en pågående process.
6. Signaler Sensemaking genom människors tolkande av signaler och
ledtrådar. Signaler och ledtrådar fungerar som en viktig kraftkälla till att rikta uppmärksamheten på. Kan användas i organisationen i syfte att kontrollera vad som ska uppmärksammas.
7. Driven av sannolikhet snarare än
noggrannhet
Noggrann märkning innebär att det finns en mångfald
informationsingångar av saker och ting vilket gör det svårt att tolka något korrekt. I sensemaking är noggrannhet sekundärt, istället handlar sensemaking om trolighet, rimlighet och överensstämmelse. Människor tenderar att uppmärksamma det som upplevs känslomässigt tilltalande eller intressant.
2.3.2 Sammanfattning av referensram
Figur 3 syftar till att illustrera upplevelsen av skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten samt vilka faktorer de har gemensamt. Modellen grundas utifrån referensramen och illustrerar huvuddragen av de teman som studeras utifrån uppsatsen syfte och frågeställning. De tre huvudsakliga teman som berörs är sensemaking, virtuella möten och fysiska möten. Stjärnan ligger i skärningspunkten av de tre cirklarna och illustrerar upplevelsen, vilket skiljer beroende på mötesform. Det är i skärningspunkten problemen
17 upplevs, vilket uppsatsen ägnar att studera genom problemformuleringen. Sensemaking benämns även som meningsskapande genomgående i uppsatsen. Modellen studeras utifrån hur respondenterna hos programutvecklingsföretaget upplever skillnaden mellan fysiska och virtuella möten samt skapa förståelse för hur meningsskapande processer sker i de olika mötesformerna. De tre huvuddragen samspelar med varandra och utifrån de olika berättelserna från respondenterna kan Weicks (1995) sju karaktärsdrag anta olika perspektiv för hur de manifesteras i förhållandet till varandra.
Vid användningen av modellen kan de två mötesformerna synliggöra skillnader mellan att ha fysiska och virtuella möten. Cirkeln sensemaking som illustreras i figur 3 hjälper till att förklara hur sensemaking uppstår i både fysiska och virtuella möten, men att det kan även ske utanför mötestiden eller dagligen i organisationen.
Figur 3 Egenillustrerad sammanfattning av referensram
18
3. Metod
I följande kapitel presenteras studiens metodval och vilken forskningsstrategi som använts.
Vidare beskrivs hur informationsinsamlingen har genomförts med hjälp av intervjuer och vilken analysmetod som använts. Avslutningsvis diskuteras studiens trovärdighet och etiska aspekter.
3.1 Metodval
Författarna har valt att använda en kvalitativ metod för att få en djupare förståelse av den upplevda skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten. Anledningen till kvalitativa metodvalet är att den utgår från respondenternas perspektiv till skillnad från en kvantitativ forskning, som utgår från forskarens perspektiv (Bryman & Bell, 2013). En kvalitativ metod kan ge detaljerade beskrivningar om fenomen som studeras utifrån den kontext som studien berör och skapa en helhet (Bryman & Bell, 2017). Ytterligare en anledning till valet av kvalitativa metoden är att den är flexibel i förhållandet till möjligheten att ändra riktning (Bryman & Bell, 2017). Det gjorde att författarna hade möjlighet att gå tillbaka till undersökningsmaterialet för justeringar av intervjufrågor.
För att få fram information om upplevelsen av skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten har författarna valt semistrukturerade intervjuer som en kvalitativ forskningsmetod. Möjligheten med intervjuer är att författarna kan samla in berättelser av organisationsmedlemmar och hur mening skapas i de olika mötesformerna. Czarniawska (2004) förklarar att berättelser kan bidra till att transportera kunskap till personer privat och inom organisationer. Uppsatsens kan då generera kunskap för personer och organisationer inom samma bransch. Den kan också bidra till att undersöka vilka faktorer som motverkar effekterna av meningslösa möten och mötens betydelse i organisationer. Den kvalitativa forskningsmetoden enligt Bryman och Bell (2017) kan ge redogörelser och beskrivningar som respondenter hänvisar till deras sociala verklighet. Det faller inom ramen för uppsatsens syfte att skapa djupare förståelse kring ämnet. Vidare är intervjuer en förutsättning till studiens begränsade tidsram, då intervjuer enligt Bryman och Bell (2017) är anpassningsbara till den tidsaspekt som kvalitativa studier ska förhålla sig till.
Syftet med studien är även att förstå hur sensemaking sker i möten, vilket Alvehus (2019) förklarar är en central del i den kvalitativa metoden om att intressera sig för vad människor upplever i en social konstruerad verklighet.
19
3.2 Forskningsstrategi
3.2.1 Fallstudie
Studien har fallstudie som forskningsstrategi. Fallstudie som en forskningsstrategi innebär att göra detaljbeskrivningar genom en ingående analys i ett enda fall (Bryman & Bell, 2017). I detta fall kommer studien utgå utifrån ett programutvecklingsföretag vars anställda ägnar en stor del av sin arbetstid på möten och genomgått en omställning från fysiska till virtuella möten. Fallstudier genomförs även utifrån forskarens intresse att studera unika drag (Bryman & Bell, 2017). En av fördelarna med en fallstudie är att det leder till en koncentration av det empiriska materialet och organisering av arbetet kan studeras utifrån sitt specifika sammanhang (Alvehus, 2019). Det kan ge olika berättelser om arbetet som gäller inom samma skeenden och personer (Alvehus, 2019). Det ger en möjlighet till att skapa realistiska beskrivningar om möten för uppsatsen inom den kontext som studeras.
Studien ägnas åt att komplettera den befintliga mötesforskningen och teori vilket kan härledas till Bryman och Bell (2017) påstående om att fallstudier kan bland annat användas för att hänvisa till existerande teori istället för att ta fram en helt ny teori. Målet med en fallstudieanalys förklarar Bryman och Bell (2013) bör vara att skapa en djupare förståelse för det unika fallets komplexitet. Vidare har studien använt företagsdokument för att ge en kompletterande bild av studien och skapa ökad trovärdighet. Detta med hänsyn till Yin och Nilsson (2007) förklaring om att en fallstudie bör innehålla olika insamlingsmetoder som ger studien olika typer av empiriskt material som kan komplettera varandra, eftersom olika källor har både styrkor och svagheter. Det kallas enligt Bryman och Bell (2017) för en triangulering och skapar en ökad trovärdighet i studien. Dokumentet är på en sida och innehåller riktlinjer och rutiner för möten. Detta för att mötet ska vara relevant, effektivt och meningsfullt att delta.
3.2.2 Företagsbeskrivning
Uppsatsen syftar till att studera ett programutvecklingsföretag med anställda som är insatta i teknik och ofta sitter i möten. Det kan finnas förutfattade meningar om att de hanterar mötestekniken och vet hur möten uppnår meningsfullhet. Därav valde författarna studera denna kontext och dessutom har författarna inte kommit över några tidigare studier som relaterar till den branschen. Den valda organisationen är en av de största i norden inom e- tjänster för alla olika företag. Deras kunder är företag, stora som små och inom olika
20 branscher. De arbetar bland annat med att ta fram tekniska lösningar och utvecklar effektiva processer för att minska olika typer av administration för företag. Deras möten är både interna och externa. De anställda är cirka 100 stycken till antalet och arbetar på olika geografiska platser i Sverige, men deras huvudkontor är beläget i Skövde. I det valda fallet handlar de anställdas arbete bland annat om att samarbeta, utbyta idéer och kunskaper för att kunna utveckla dessa processer. Det gör att deras sociala interaktioner har betydelse för deras gemensamma arbete, vilket kan relateras till studiens syfte att skapa förståelse för hur sensemaking manifesteras. Omställningen från fysiska möten till virtuella innebär att de anställda måste arbeta på ett annorlunda sätt jämfört med tidigare. Det går i linje med studiens syfte är att förklara upplevelsen av skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten.
3.3 Datainsamling
3.3.1 Framtagning av teoretisk referensram
För att skapa ökad förståelse för det valda ämnet påbörjades studien med sökningar efter tidigare forskning i Högskolan i Skövdes databaser. Det gjordes också för att se över vilka frågor inom ämnet som har behandlats tidigare. De databaser som användes inför studien var Google Scholar, Emerald, Web of Sience, LibSearch och Business Source Premier. För att få fram relevant forskning användes nyckelorden “meeting in organisations”,
“organizational sensemaking”, “virtual meetings” och “group-meeting”. Dessa sökord användes i olika kombinationer och var för sig för att sedan ta fram artiklar som berörde uppsatsens forskningsområde. I de framsökta artiklarnas referenslista kunde även ytterligare forskning inom området tas fram. Anledningen till användandet av vetenskapliga artiklar är att de är granskade och håller en god kvalité för uppsatsen innehåll.
Vidare användes offentliga författningssamlingar för att skapa en problembakgrund tillsammans med tidigare studier och artiklar.
Som ett komplement till de vetenskapliga artiklarna används även litteratur från Högskolan i Skövdes bibliotek samt Jönköpings Högskolebibliotek för att skapa en bredare förståelse för forskningsområdet. Utifrån referensramen har en sammanfattningsmodell tagits fram för uppsatsens forskningsfråga.
21 Källkritik
Teorier är främst baserade på vetenskapliga artiklar. Endast artiklar som är peer-reviewed har använts för att säkerställa att uppsatsens trovärdighet. Dessutom har författarna granskat citeringar för valda artiklar, alltså att artiklarna är citerade i tidigare utgivna skrifter. Argumentation kring att vissa är något gamla går att föra, att informationen inte längre är aktuell. Så är inte fallet i denna studie eftersom författarna inte funnit teorier som motbevisar sensmakingteroin, dessutom återfinns den i nyare artiklar, vilket kan öka trovärdigheten. Den litteratur som använts metodkapitlet är främst kurslitteratur vilket kan ge en viss trovärdighet då de behandlade teorier som är relevanta för valt ämne.
3.3.2 Urval
Författarna har tillämpat målstyrt urval vilket Bryman och Bell (2017) förklarar syftar till att kunna besvara forskningsfrågorna utifrån ett strategiskt val av fall. Anledningen till målstyrt urval är författarnas syfte med studien att ge en djupare förståelse för en social företeelse i ett specifikt fall. Urvalet som studien ägnas åt är ett företag som har relevans för uppsatsens innehåll för att kunna besvara studiens frågeställning. Kriterierna för urvalet av respondenter utgick från att de besitter erfarenhet av både fysiska och virtuella möten.
Detta för att den insamlade empirin ska kunna redogöra den upplevda skillnaden.
I studien värvades tolv respondenter genom att företagets HR-chef tilldelade författarna personer som var villiga att delta i studien och som sitter regelbundet i möten. Uppsatsen innehåller olika individer som kan anta olika perspektiv på möten. Valet av antalet respondenter har gjorts med hänsyn till den tid som fanns tillgänglig för uppsatsen. Enligt Bryman och Bell (2017) tar kvalitativa intervjuer omfattande tid. Målet med antalet respondenter var att uppnå en mättnad, vilket Bryman och Bell (2017) förklarar är att ingen ny information från respondenterna tas upp. I studien uppnåddes det en mättnad efter genomförandet av nio intervjuer och de resterande tre respondenterna meddelades med ett tack för visat intresse.
3.3.3 Respondenterna
De nio anställda som intervjuades hade roller som chefer, teamledare, Partner Account Manager, Key Account Manager, Ekonomiassistent och Enterprise Support. De ägnar olika stor del av sin arbetstid på möten, vilket varierar från olika dagar och händelser i
22 organisationen. Flera av respondenterna arbetar med kundkontakt och har därmed både externa och interna möten. Tabell 2 under avsnitt 4.1 beskriver antalet möten respondenterna deltar i genomsnitt per dag.
3.3.4 Intervjuer
Första kontakten med företagets HR-chef inleddes med ett videomöte för att beskriva studiens syfte och upplägg. Det gavs även en förståelse för hur företaget uppfattar värdet av möten och hur de har upplevt omställningen till virtuella möten. Författarna intervjuade nio respondenter inom företaget som var villiga att delta i en intervju. Inför intervjun skickades ett informationsmail (se bilaga 1) till respondenterna för beskrivning av området för studien och ungefärlig varaktighet på intervjustudien. Detta i beaktande till Lantz (2007) påstående, vetskapen om intervjuns tema kan minska anspänningen genom att ge en förutsägbarhet. Intervjuerna tog mellan 30-40 minuter för varje respondent. På grund av den rådande pandemin (Covid-19) utfördes alla intervjuer digitalt. Fördelar med digitala intervjuer är att de är mer flexibla än personlig direkt intervju, för exempelvis sista minuten-justeringar, besparingar på pengar och tid samt lättare tillgänglighet (Bryman &
Bell, 2017).
Respondenterna gav medgivande till författarna att spela in, orsaken till att inspelning användes var för att minska behovet av att föra anteckningar. Det underlättar en naturlig samtalskontakt med personen som intervjuas (Jacobsen, 2002). Vidare kan inspelningen ge en fullständig redogörelse för utbyten om vad som sägs och bidra till en utförlig analys (Bryman, 2018). Om tillåtelse för inspelning inte skulle ges var författarna redo att föra anteckningar för att säkerställa att informationen skulle tillhandahållas.
Intervjumallen (se bilaga 2) utformades som semistrukturerad intervju för att tillhandahålla detaljerade och utförliga svar. Det gav respondenterna frihet till att besvara frågorna utifrån deras tankar och författarna hade möjlighet till att ställa följdfrågor för att skapa ytterligare förståelse. Vid en semistrukturerad intervju kan specifika teman beröras, genom att bestå av öppna eller bredare frågor som centrerar teman i samtalet (Alvehus, 2019; Bryman &
Bell, 2013). Det gav möjlighet att leda respondenterna till att illustrera konkreta händelser som de har upplevt vid virtuella och fysiska möten. Semistrukturerade intervjuer kan möjliggöra att besvara frågeställningen med ett bedömningsunderlag som bidrar till att analysera individens upplevelser och ge en helhetsbild som studieområdet berör.
23 Framtagning av intervjufrågor
Intervjufrågor formulerades med avsikt till att få redogörelser för hur skillnaden mellan fysiska möten och virtuella möten upplevs. Följdfrågor belyste termer som “varför och
“hurdant” för att få ytterligare förståelse. Intervjufrågorna behandlade även hur meningsskapandet sker i fysiska möten och virtuella möten. Dessa frågor användas för att analysera meningsfulla möten utifrån Weicks (1995) modell för sju karaktärsdrag inom sensemaking. Intervjun inleddes med frågor som berör möten generellt för att få en förståelse för respondenternas syn på möten. Exempel på en sådan fråga är:
● Vad syftar dessa möten till?
För att få fram skillnaden mellan upplevelsen av möten på plats och virtuella möten formulerades bland annat följande frågor:
● Skulle du kunna beskriva ett fysiskt möte?
● Skulle du kunna beskriva ett virtuellt möte?
Det första karaktärsdraget i tabell 1 är identitetskonstruktion, som Weick (1995) beskriver är identitetsskapande i den pågående processen vid interaktion. Exempel på sådana frågor som belyser detta är:
● Vad innebär möten för dig?
● Hur tycker du att man ska tänka som deltagare i ett möte?
Följdfrågor gav respondenterna möjlighet att ge konkreta händelser de har upplevt inom möten, fysiska som virtuella. Målet med dessa frågor var att få beskrivningar på de fenomen som studiens forskningsfråga berör.
3.4 Etiska aspekter
De forskningsetiska frågorna som är väsentliga för studien är frivillighet, integritet, konfidentialitet och anonymitet (Lind, 2019; Bryman & Bell, 2017). Kravet på frivillighet handlar om att respondenterna ger samtycke för deltagande i studien och information om att de får avbryta närsomhelst under intervjun. Respondenternas integritet värnas genom konfidentialitet och anonymitet, personuppgifter behandlas på ett respektfullt sätt och materialet förvaras så inga obehöriga kan ta del av det (Lind, 2019). Författarna valt att anonymisera fallet och respondenterna så de inte går att härledas till de specifika personerna och företaget vilket förhåller sig till anonymitetskravet. Detta för att undvika
24 konsekvenser att någons identitet tar skada av att studien misslyckas avidentifiera personen tillräckligt. Respondenterna informerades hur hantering och delning av deras berättelser kommer gå till, vilket går i linje med samtyckeskravet enligt Bryman och Bell (2017). I enlighet med vetenskaplig forskning får inte undersökningspersonerna tilldelas falska förespeglingar eller bli tilldelade felaktig information om undersökningen (Bryman & Bell, 2017). Samtliga respondenter tilldelades information innan genomförande av intervjun.
Författarna gav fullständig information om forskningens syfte och ändamål, detta för att personerna skulle ha tillräcklig grund för att acceptera eller neka deltagande i undersökningen.
3.5 Analysmetod
Efter genomförandet av intervjuerna transkriberade uppsatsens författare dessa utifrån inspelningarna för att säkerställa relevanta resultat. Vidare kommenterade författarna nyckelord för att sammanställa relevanta teman som antyddes i den insamlade informationen och dokumenten. Detta för att ta fram väsentlig information som syftar till att kunna besvara uppsatsens frågeställning. Tematisk analys är en flexibel metod inom kvalitativ forskning, som används för att identifiera, analysera, organisera och beskriva teman från informationsinsamlingen (Nowell et al., 2017). De teman som analyserades utgick från figur 3 sammanfattning av referensram, vilket är virtuella möten, fysiska möten och sensemaking, samt dess skillnader och skapandet av meningsfulla möten. Genom kategorisering av teman och nyckelord har empirin beskrivits utifrån respondenternas upplevelser. Enligt Bryman och Bell (2017) kan teoretiska referensramen syfta till att vägleda forskaren vid analys av information. En begränsning med tematisk analys är att tolkningsutrymmet är relativt smalt om det inte finns en tillräcklig bakomliggande teori (Braun & Clark, 2006). Med hänsyn till detta har empirins teman analyserats utifrån sensemakingteorin för att koppla till uppsatsens referensram. Analysen har strukturerats upp med hjälp av de teoretiska karaktärsdragen i Tabell 1. Det kan dock vara problematiskt med att kategorisera in delar av empirin i Karl Weicks sju karaktärsdrag, då företeelser av samma händelse kan ses utifrån olika synvinklar eller att tolkningar utifrån dessa teoretiska attribut kan överlappa varandra. Utifrån diskussion har de olika beskrivningarna så har dessa kategoriserats in i det mest passande karaktärsdraget för att beskriva meningsskapande processer i möten utifrån empirin, samt de skillnader och likheter som ter sig mellan mötesformerna.
25 Vidare förklarar Nowell et al. (2017) att en tematisk analys är en användbar metod för att belysa olika perspektiv av skillnader och meningsfullhet, vilket går i linje med uppsatsens syfte.
3.6 Studiens trovärdighet
För att öka trovärdigheten i studien utgick uppsatsens författare från fyra kriterier då studien har ett kvalitativt fokus. Det går i linje med Lincoln och Guba (1988) samt Guba och Lincoln (1994) som framför att sannolikheten att det endast finns en absolut sanning i kvalitativa studier är liten. Därav föreslås att kvalitativa studier ska bedömas utifrån kriterierna tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet och konfirmering för öka trovärdigheten.
Studiens empiri samlas in från respondenterna, då är det av vikt att insamlade intervjumaterialet överensstämmer med respondenternas verklighet, enligt Trost (2010) kan det öka trovärdigheten. Därav transkriberades alla intervjuer utifrån inspelningarna för att ta fram relevant och korrekt resultat i enlighet med tillförlitlighetskriteriet (Bryman &
Bell 2017). Författarna valde att fokusera på att få djupare och detaljrikare förklaringar från respondenternas beskrivningar. Det kan hänvisas till Bryman och Bell (2017) som menar om att överförbarheten kan öka om forskare inom kvalitativa studier hänvisas till att göra redogörelser av fylligare slag. Vilket är i enlighet med Bryman och Bells (2017) överförbarhetskriterium. Delkriteriet pålitlighet beaktades genom att författarna har antagit ett granskande synsätt. Båda författarna har medverkat vid samtliga intervjuer, lyssnat på inspelningarna och tagit del av alla transkriberingar. Därutöver har forskningsprocessen förklarats tydligt i metodkapitlet vilket går i linje med Bryman och Bells (2017) förklaring om ökad pålitlighet. Författarna har insikt om att ett fullständigt objektivt synsätt inte är möjligt, men antog ett objektivt synsätt som möjligt vid behandling av empirin. På det sättet tas de sista kriteriet i beaktning (Bryman & Bell, 2017).
3.7 Metodkritik
Uppsatsens författare har förförståelse av fenomenet möten och studien kan påverkas av vad författaren anser är viktigt och betydelsefullt. Det går i linje med Brymans (2018) förklaring om att den kvalitativa forskningsmetoden har kritiserats för att vara alldeles för subjektiv och forskares resultat bygger på personliga uppfattningar kring ämnet.
Forskarens personliga kontakt till undersökningspersonerna kan också påverka
26 utformningen av studiens resultat (Bryman, 2018). Den kvalitativa forskningsmetoden har även blivit kritiserad för svårigheten för att generalisera resultatet till andra miljöer. Då den kvalitativa forskningen som ingriper intervjuer med fåtal individer i en viss organisation, kan vara svåra att generalisera utöver den kontext som studeras. Liksom kritik av den kvalitativa metoden är en förekommande kritik enligt Alvehus (2019) för fallstudier, att möjligheten att göra empirisk generalisering är svår. Eftersom uppsatsens syfte är att beskriva upplevelsen av möten, därav kommer inte studien generaliseras. Författarna är även medvetna om att studien kan få ett annorlunda resultat om en annan kontext studeras.
Däremot finns förhoppning om att de rikliga beskrivningarna kan ge andra forskare ett bedömningsunderlag om det går applicera studiens resultat i ett annat sammanhang. Enligt Bryman och Bell (2017) kan redogörelser av fylligare slag öka överförbarheten. De överväganden som gjordes inför urvalet baserades på att respondenterna är ingripande i upplevelsen av de olika mötesformerna och kan därför bidra med olika åsikter eller idéer om det. Vidare har författarna av denna uppsats presenterat tillvägagångssättet och insamlandet av empiri, som ligger till grund för analysen, så tydligt som möjligt för att öka transparensen. Detta eftersom den kvalitativa metoden kritiseras för att ha bristande transparens (Bryman, 2018). Det innebär bristande information om vilka människor som valdes för intervju och hur forskaren konkret dragit sina slutsatser.
På grund av rådande pandemin (Covid-19) genomfördes intervjuerna digitalt. De begränsningar som Bryman och Bell (2017) tar upp gällande digital uppkoppling är att det kan bli kvalitetsförsämringar i sändning och mottagning. Av den anledningen såg författarna till att det digitala mötesrummet fungerade inför varje intervju och att uppkopplingen till nätverket var stabilt. En nackdel med inspelning av intervjun är att intervjupersonerna kan bli självmedvetna eller oroade över att deras berättelser kommer bevaras i eftervärlden, därför kan inspelade intervjuer leda till att färre intressanta aspekter tas upp (Bryman, 2018). Av den anledningen informerades respondenterna om att studiens inspelade material endast kommer användas för hantering av information som berör studiens forskningsområde och förvaras på ett säkert sätt som inga obehöriga kan ta del av.
Detta för att även ta hänsyn till anonymiseringsaspekten, vilket Lind (2019) förklarar innefattar värnandet av respondenternas integritet.
27
4. Empiri
I följande kapitel redogörs information som tagits fram från intervjuerna. Inledningsvis presenteras studiens respondenter och dokument. Kapitlet redogör temat meningsfulla möten för att skapa förståelse för företaget och deras begrepp. Vidare beskrivs empirin utifrån teman fysiska och virtuella möten. Författarnas egna tolkningar av empirimaterialet synliggörs i summeringen efter respektive tema. För att upprätthålla anonymitetskravet benämns respondenternas namn med “Respondent” och siffrorna 1–9.
I kapitlets avslutande del återfinns en sammanfattande bild av empirimaterialet.
4.1 Respondenter
Tabell 2 En illustration och sammanställning av intervjumaterialet.
Intervjupersoner Antal möten per dag Roll i företaget
Respondent 1 0,5 gånger/dag Ekonomiassistent
Respondent 2 2–6 gånger/dag Key Account Manager
Respondent 3 1–3 gånger/dag Enterprise Support
Respondent 4 5–8 gånger/dag Chef
Respondent 5 4–7 gånger/dag Business Analyst
Respondent 6 1–3 gånger/dag Key Account Manager
Respondent 7 5–6 gånger/dag Partner Account Manager
Respondent 8 4–8 gånger/dag Key Account Manager
Respondent 9 2–3 gånger/dag Teamledare
Eftersom respondenterna tillhör samma företag förekom flera beskrivningar som liknande varandra. Däremot beroende på vilken roll de har i företaget förekom även beskrivningar på externa möten. Dessa gäller de respondenter som har kontakt med företagets kunder, vilket gör att de även intar ett annat perspektiv på möten. Under intervjuernas genomförande synliggörs även gemensamma begrepp bland alla respondenter. De begrepp som ofta förekom vid diskussioner kring möten, vilka var “agenda”, “interna och externa möten” och “output”.
28
4.2 Organisatoriska dokument
Organisationen har en nyetablerad rutin för hur möten ska gå till. Denna rutin har författarna tagit del av ett av deras organisatoriska dokument. Rutinens första punkt handlar om att deltagarna ska vara förberedda genom att läsa den agenda som finns inför mötet. I agendan ska det framgå tydligt vad som ska diskuteras samt att den ska vara utskickad i god tid till alla deltagare. Agendan ska dessutom vara utformad efter vilken typ av möte som avhålls. Vilken typ av möte bör utlysas med agendan. Enligt den nya rutinen är en punkt att komma i tid. Deltagare ska acceptera eller avböja inbjudan samt respektera den avsatta tiden. Om korrigeringar skulle förekomma ska dessa skickas ut så snart de är kända.
Det ska även råda respekt för alla deltagare men även för den som sammankallat mötet.
Vid mötet ska ett protokoll finnas och ska anpassas efter agendan. Mötesordförande ska sammanställa och dela ut protokollet efter mötet är slut. Vidare framgår det av den nyetablerade rutinbeskrivningen att rätt personer för mötet ska sammankallas. Detta för att deltagare som inte har relevans för mötet inte ska behöva avsätta tid. Vid fysiska möten ska även lokal och utrustning bokas efter behov. Rollerna ska anpassas utefter mötet och behov. Det framgår att mötesordförande och sekreterare alltid bör finnas men att på mindre möten kan detta vara en och samma person. Ytterligare en punkt på rutinen är att alla deltagare ska få komma till tals, detta är en viktig uppgift för mötesledaren att se till. Till sist framgår det att det är mobilförbud på mötet.
4.3 Meningsfulla möten
Vid intervjuerna berördes teman som meningsfulla möten och vad möten innebär för människan samt organisationen i stort. Det som ofta diskuterades av de anställda var att mötestiden skulle värdesättas samtidigt som det ska leda till någon form av “output”. Det var gemensamt för både fysiska och virtuella möten. Förklaringar till vad möten innebär för organisationen och anställda:
“(...) det är att något ska lösas, något ska göras, något ska säljas, det finns alltid en tanke i vad mötet ska mynna ut i och att det ska leda någonstans.”
(Respondent 2)
“Oftast är det ju att man vill ha en output från mötet.”
(Respondent 5)
