Flertal respondenter menar att mötet ska ha en betydelse för både organisationen och den anställde genom att mötet ska leda till något. Det handlar om mötets trolighet och innebär att mötet ska generera ett bidrag. Detta åstadkommer företaget genom användandet av agendor, vilket ska vara rimliga efter mötes relevans. En respondent förklarar att mötet blir mer konkret och kan dokumenteras, vilket handlar om att det som sägs ska överensstämma med det som protokollförs. Respondenterna hänför betydelsefulla möten till att mötet ska uppfylla en funktion i det dagliga arbetet. Det går i linje med Weick (1995) karaktärsdrag driven av sannolikhet snarare än noggrannhet, vilket innebär att människor tenderar att uppmärksamma det som upplevs trolighet, rimligt och överensstämmande.
Skillnader mellan fysiska och virtuella möten
Under intervjuerna framkom det att fysiska möten vid tilldelande av information kan anses lättare att se hur andra personer tolkar det, till skillnad från ett digitalt möte, ses inte
47 reaktionerna på samma sätt. Detta på grund av att deltagare i möten dels har sin kamera avstängd och dels för att det är svårare att tolka känslor, minspel och gester i det virtuella mötet. Det framkom i intervjuerna att det finns en hel del informationsingångar via datorn.
Därav förekommer multitasking främst vid de virtuella mötena, exempelvis ett mail som anses går att svara snabbt eller andra kanaler som finns tillgängliga, respondenter hänvisar till att det kan bli svårt att veta om deltagarna lyssnar eller om de arbetar med andra saker parallellt med möte. Därav är det av betydelse att mötena är meningsfulla och relevanta eftersom de avsätter tid och engagemang för mötet. Samtliga respondenter menar att det är av vikt att det finns en tydlig agenda som är relaterat till de deltagare som finns i mötet.
Detta för att mötet ska generera en output vilket går i linje med Allen & Rogelberg (2013) som menar att möten som anses vara användbara är de som skapar intresse. Det går även i linje med Weick (1995) som menar att människor tenderar att uppmärksamma det som upplevs intressant och känslomässigt tilltalande.
48
6. Diskussion
I detta kapitel kommer författarna föra diskussion utifrån studiens empiri och analys.
Vidare återkopplas till syftet med uppsatsen och vilka teman som har berörts i studien.
Syftet med uppsatsen är att studera den upplevda skillnaden mellan fysiska och virtuella möten samt vad som anses som meningsfulla möten. De tre teman som uppsatsen redogör för är fysiska möten, virtuella möten och meningsskapande möten. Meningsskapande aktiviteter kan ske i både mötesrummen däremot beroende på vad mötets syfte skapas mening på olika sätt. Exempelvis avverka en agenda, ett uppföljningsmöte eller kompensera för den avsaknaden av social kontakt när mötesdeltagarna inte möts i korridorerna eller hämtar kaffe tillsammans.
Det framgår i empirin att det finns upplevda skillnader mellan de olika mötesformerna. En skillnad är att informella samtal blir betydligt färre i ett virtuellt mötesrum, det påverkar bland annat kreativiteten och relationer mellan intressenter. Däremot möjliggör det mötets effektivitet. En anledning till att de informella samtalen blir allt färre i ett virtuellt mötesrum är på grund av att det är bara en person åt gången som kan prata och respondenter finner det svårt att föra diskussioner med flera deltagare samtidigt. Dessutom upplevs det som oartigt att avbryta i virtuellt mötesrum.
En annan anledning påstås vara svårigheten att läsa av sinnesintryck och känslor vilket kan komplicerar att ta kontakt med en person som de vill diskutera vidare med efter mötet.
Däremot upplevs virtuella möten som effektiva och håller sig inom ramen för agendan.
Medans i det fysiska mötet sker fler utsvävningar från agendan och diskussioner mellan flera mötesdeltagare samtidigt. Det kan resultera i längre möten men däremot hävdas att flera problem har löst inom organisationen genom de informella samtalen och kan skapa spontana uppföljningar på ämnen som anses värda att bygga vidare på. Utifrån retrospektivet kan uppföljningsmöte på arbete som genomförts skapa meningsfullhet genom att dela erfarenheter, tillsammans tolkar de tidigare händelser samtidigt som det diskuterar i nuet. Vid felaktigheter kan erfarenheterna rekonstrueras även om dessa inte var kända vid utförandet.
Det framgår att mötesdeltagarna anpassar sitt beteende beroende på om det är fysiskt möte eller virtuellt möte. I ett virtuellt möte upplevs möjligheten att svara på exempelvis mail
49 lättillgängligt medan i ett fysiskt möte anses det inte acceptabelt att ta upp telefonen. Det kan härledas till konstruktion av omgivningen, som innebär att människorna skapar miljöer för möjligheter och begränsningar vilket är en del av hur meningsskapande förhåller till sin omgivning (Weick, 1995). En begränsning i de fysiska mötena är att det sker fler utsvävningar genom informella samtalen kan upplevas som en nackdel för relevansen av mötet.
Analysen redogör för att de mentala förberedelserna är en upplevd skillnad mellan fysiska och virtuella möten. Förberedelsen till mötet visar på att meningsskapande sker även utanför mötesrummet. Eftersom virtuella möten sker allt oftare och med tätare mellanrum finns inte tillräckligt med tid för uppladdning inför mötet. Medans vid fysiska möten förflyttas individen från en plats till en annan och skapar en känsla inför mötet. Människor tolkar sin omgivning på ett helt annat sätt i det fysiska mötet eftersom det finns tydligare signaler och tolkningar som sänder ut budskap. Tolkning av signaler är en viktig del i sensemakingprocessen. I den virtuella mötesplatsen upplevs sinnesintryck som fragmenterat och kan skapa svårighet att förmedla budskap.
Figur 5 Återkoppling till egenillustrerad sammanfattning av referensram
50
7. Slutsatser
I följande kapitel presenteras studiens slutsats som svarar på frågeställningen. Vidare presenteras bidrag, kritik mot studien och förslag till framtida forskning.
7.1 Slutsats
Syftet med studien är att bidra med djupare förståelse för den upplevda skillnaden mellan fysiska och virtuella möten hos ett programutvecklingsföretag. Det som kan utläsas är att det finns upplevda skillnader av de olika mötesformerna. Utifrån problemdiskussionen och syfte har följande frågeställning formulerats:
● Hur upplevs skillnaden mellan fysiska- och virtuella möten hos anställda inom ett programutvecklingsföretag?
Studien syftar till att bidra med rikliga beskrivningar för de människor som är i liknande kontext. Flera respondenter har uttryckt att virtuella möten kommer att fortsätta efter pandemin, vilket Oeppen et al. (2020) förklarar kommer sannolikt bli en normalitet i framtiden. Därav kan studien bidra med en djupare förståelse för de olika företeelserna som upplevs i fysiska möten och virtuella möten. Utifrån det empiriska materialet och studiens referensram har författarna kunnat redogöra för de upplevda skillnaderna. Studien visar på att läsa av sinnesintrycken och tolka signaler utgör en upplevd skillnad mellan de olika mötesformerna. Kameran har en betydelse för hur vi interagerar med varandra samtidigt som det inte kan likställas med en fysisk kontext, då människan i fysiska möten har ett annat samspel med omgivningen. Flera respondenter förklarar att det finns en svårighet att läsa av sinnesintryck mellan människor i ett virtuellt mötesrum och kroppsspråk kan tolkas annorlunda till skillnad från ett fysiskt möte. Vår studie bekräftar därmed med Oeppen et al. (2020) påstående om att sinnesintryck fragmenteras i den virtuella världen. Det i sin tur påverkar tolkandet av signaler och budskap som har betydelse för meningsskapande.
En upplevd skillnad är att det blir fokus på den som pratar i ett virtuellt möte, till skillnad från ett fysiskt möte, där diskussioner kan föras naturligt med fler deltagare samtidigt. Ett förekommande fenomen i virtuella mötesrummet är att multitasking blir mer tillgängligt eftersom mötets deltagare sitter vid sin dator, vilket förklarades påverkar övriga deltagare och deltagande i diskussion. Det beskrev även Oeppen et al. (2020) att multitasking kan skapa distraktioner för deltagare, vilket påverkar mötens användbarhet och deltagande i
51 samtal. Det i sin tur kan kompletteras med Weicks (1995) förklaring om att meningsskapande blir ineffektivt vid bristande närvaro.
Det kan konstateras att beroende på vilket möte som ska genomföras, passar de för olika mötesforum. Flera respondenter förklarar agenda och output som två viktiga komponenter för att bedriva ett meningsfullt möte och för att upprätthålla mötets relevans. Virtuella möten är effektivare än fysiska möten eftersom informella samtal minskas och håller sig inom ramen för agendan. Det kan ses som både en möjlighet och en begränsning.
Möjligheten med virtuella möten som håller sig till agendan är att de anses vara relevanta samtidigt som det besparar mötets deltagares tid. Detta förklarar även Allen och Rogelberg (2013) att psykologisk meningsfullhet och engagemang är relaterat till mötestidshantering och mötesrelevans. Däremot när de informella samtalen försvinner tillsammans med kreativitet och innovation, kan det behöva skapas kreativa möten i det virtuella.
Det framgår i studie att figur 3 kan hjälpa till att förklara hur meningsskapande, utifrån Karl Weicks sensemakingteori, kan ske i både mötesformerna samtidigt som det sker utanför mötet eller dagligen i organisationen. Meningsskapande som sker utanför mötet kan studiens resultat påvisa genom respondenternas beskrivningar om att de kan träffas i korridorerna för att föra samtal eller ta kontakt med en person efter mötets avslutande för att diskutera en fråga. Det kan även konstateras att virtuella mötet på distans begränsar denna möjligheten till spontana interaktioner till skillnad från ett fysiskt möte, där det är lättare att läsa av människor.