Ett tema som berördes under intervjun var fysiska möten. Vid intervjuerna fick respondenterna beskriva vad som är utmärkande för fysiska möten, varav olika roller hos respondenterna i företaget beskrev fysiska möten på olika sätt.
De anställda som arbetar med sälj och kunder förklarade att deras externa möten sker oftare på kundens arbetsplats, vilket var innan restriktionerna införde distansarbete på grund av den rådande pandemin (Covid-19). Dessa kundmöten utmärkte sig ha betydelse för relationsbyggandet mellan kund och säljare. Det förklarades även att kundmötena började långt innan mötestiden för säljaren mentalt. En respondent beskrev processen från säljarens färd till kundens arbetsplats till mötets öppnande:
“Mötet börjar ju redan innan man kommer till företaget, eftersom mötet brukar oftast ske på plats hos kunden. Då kanske man åker till Stockholm och då börjar
mötet redan långt innan man sätter sig på plats liksom. Det börjar med att man ser företagsloggan, man kommer till receptionen, man kanske hämtar lite kaffe tillsammans med kunden och då kan det hända att sportsnacket kommer igång.
Redan då börjar man bygga på relationen och lära känna kunden. Småsnacket kanske fortsätter 5–10 minuter innan mötet börjar drar igång i konferensrummet.
De får en annan känsla av mig samtidigt som jag får en annan känsla för hur de fungerar som personer.”
(Respondent 6)
Citatet ovan beskriver den miljön de möter och hur interaktionerna i ett fysiskt möte har betydelse. Något annat som uppmärksammades under intervjun var att dessa fysiska kundmöten även gav förutsättning till att förmedla andra sorts budskap till kunden.
Budskap som visar på att kunden är viktig för företaget och att de anstränger sig för kundens skull. Anledningen till att en sådan insats kan förmedlas genom ett fysiskt möte beskriver en respondent genom följande:
31
“Ett fysiskt möte säger något, exempelvis när man träffar en kund som har ett stort geografiskt avstånd. Genom att då faktiskt uppoffra tid att åka hela vägen dit
säger någonting också. Det betyder att kunden vet att jag kommer sitta i en bil i 4 timmar för att de är viktiga för oss och ger ett ställningstagande där man faktiskt
visar ansträngningen.”
(Respondent 8)
Citatet ovan beskriver hur ett fysiskt möte kan ge förutsättningar till att visa sitt ställningstagande och förmedla budskap genom handlingar. De fysiska mötena hos företaget beskrevs även inom ramen för de interna mötena. Vidare diskuterades olika aspekter gällande fysiska möten vid intervjuerna. Dessa aspekter handlar om kommunikation, relationer, sinnesintryck och kroppsspråk samt kreativitet och innovation, vilket hade en betydelse i det fysiska mötet.
Kommunikation
Flertalet respondenter upplever att kommunikationen får ett annat flyt i det fysiska mötet, eftersom mötesdeltagarna har mer förståelse för när det är möjligt att flika in i en diskussion och hänvisar till att handuppräckning inte krävs på samma sätt som i ett virtuellt möte.
Vidare förklaras att möten med fler mötesdeltagare är de fysiska mötena att föredra när det kommer till kommunikationen och deltagande mentalt. Eftersom deltagarna blir synliga på ett annat sätt i det fysiska rummet. Exempelvis om deltagarna är närvarande eller om de sitter och gör annat, vilket påverkar i sin tur kommunikationen. En respondent förklarar att samspelet och diskussionen fungerar bättre i ett fysiskt möte genom fullt närvarande och kan leda till nya tankesätt.
Däremot finns det andra respondenter som upplever att kommunikationen vid fysiska möten tenderar att bli mer spretiga och kan lätt hamna utanför ramen för mötets syfte. En respondent förklarar att det beror på att det blir mer kallprat vid ett fysiskt möte. Ett exempel på hur kommunikationen i ett fysiskt möte kan bli svävande:
“(...) jag upplever att andra personer kan ha lite svårt för att låta andra prata till punkt. Jag tänker att jag ska låta personen prata till punkt, men då är det någon
annan som bryter in och så drar de iväg på ett annat stickspår. Det gör att tillfället att flika in med sin kommentar kanske kommer en kvart senare. Det är lite typiskt på våra interna möten för att samtalen brukar flyga ganska mycket. Vi
32 har många kreativa och innovativa personer som har många roliga idéer.”
(Respondent 3)
Att kommunikationen tenderar att bli mer svävande i ett fysiskt möte var något som uppmärksammades av flera intervjupersoner. Det förekom olika synpunkter gällande om det var till mötes fördel eller nackdel. En del anställda upplevde att det förekom kallprat särskilt i början eller i slutet av mötestiden. Kallprat vid möten beskrevs under intervjuerna ha betydelse för bland annat lösa problem:
“(...) det kan uppstå innovation när vi kommer utanför agendan. Den typen av spontanitet är mycket vanligare att det händer i ett fysiskt möte. Det tycker jag är
väldigt viktigt att det händer, eftersom många saker som man kommer på eller löser inom företaget har uppstått i de informella samtalen som sker lite i början
och i slutet av mötena.”
(Respondent 5) Sinnesintryck och kroppsspråk
Betydelsen av sinnesintrycken och kunna läsa av kroppsspråk var uppmärksammade aspekter som ansågs vara tydligare i ett fysiskt möte. Det förklarades att vid ett fysiskt möte kan kroppsspråk förmedla hur en person mår, vilket kan vara avgörande för individen att tolka eller fatta beslut om de kan ta kontakt med personen eller inte.
“Jag tror att det är mer naturligt för oss människor att interagera med kroppsspråket och så vidare. Exempelvis så skulle jag aldrig börja prata med någon om jag såg eller känner av om personen kanske är stressad. Men ser jag att personen sitter tillbakalutat efter mötet så kanske man passar på att prata om
någonting.”
(Respondent 5)
En annan anledning till varför fysiskt möte underlättade tolkandet av kroppsspråk och sinnesintryck beror på att det är mer synligt om en person är med i samtalet i mötet.
Sinnesintryck såsom att betrakta andra mötesdeltagare gester och rörelser kan gynna denna typ av förståelse. Exempelvis om de håller med eller om de signalerar ut att de inte håller med om ett beslut.
33 Kreativ och innovativ
Vissa av företagets interna möten kan innebära att mötesdeltagarna ska exempelvis lösa problem, hitta nya lösningar eller utveckla nya program. Dessa möten kallas för workshop och består av 4–5 deltagare. Flera respondenter förklarade att vid sådana möten är tillgången till en whiteboard en möjlighet till att förmedla olika budskap, få gemensam förståelse och/eller dela sina inre tankar genom illustrationer. En respondent förklarar att de inte har hunnit lära sig att använda de digitala whiteboardsfunktionerna på ett optimalt sätt ännu. Därav är de fysiska mötena fortfarande att föredra vid genomföranden av kreativa möten. En annan respondent förklarar att whiteboard kan skapa tydlighet i hur andra personer menar genom att illustrera processer och flöden och på så vis skapar förutsättningar till kreativa idéer. Det är även ett sätt att rikta mötesdeltagarnas fokus. Det förklarades under intervjun att vid fysiska möten tillsammans med den sociala dynamiken kan bidra till att det sker oväntade vändningar.
“(...) det kan vara så att någon eller några i mötet försöker rita upp det som de tänker i ett flödesschema på en tavla. Då kan någon säga: “Ja men juste! Nu ser
jag att det jag sa, kan också innebära det här.” Eller kanske en annan säger:
“Nja, det var inte riktigt det jag hade tänkt”. Det kan även hända att saker som man trodde skulle behöva avhandlas från början kan ändras genom att sedan komma på att det var irrelevant. Det kan även uppstå helt nya diskussionspunkter
som behöver göras inom ramen för att sedan kunna sammanställa ett övergripande problem.”
(Respondent 5)
En återkommande aspekt från intervjuerna är att kallpratet enligt flera respondenter kan leda till innovation och kreativitet. Medan i det virtuella mötet måste kreativa möten skapas för att innovationer ska uppstå. Respondent 9 menar att sidospår som uppstår spontant kan vara viktiga ämnen att belysa, men att dessa ska bokas in till ett nytt möte. Detta för att inte störa agendan i det pågående mötet. Respondent 3 beskriver att hen får prata till punkt i det virtuella mötet jämfört med i ett fysiskt möte. Nackdelen med minskade stickspår i de digitala mötena är att kreativiteten minskas. Respondent 5 förklarar att det finns utrymme för oväntade vändningar snarare i ett fysiskt möte till skillnad från digitala möten.
34 4.4.1 Summering av fysiska möten
Det kan utläsas utifrån ovanstående beskrivningar att fysiska möten kan innebära resor och de tar längre tid, men underlättar sociala interaktioner. Fysiska möten möjliggör utrymme för mentala förberedelser inför mötet, eftersom individen förflyttar sig från en plats till en annan. Förflyttningen kan vara värdefull tid för att tolka olika signaler från omgivningen och låta tankeprocessen komma igång inför mötet. Fysiska möten kan även sända ut budskap som inte skulle haft samma effekt om mötet skedde virtuellt. Såsom respondent 8 förklarade att genom att uppoffra tid åt att besöka kundens arbetsplats säger något i sig.
Det visar på medkännande och att de är viktiga för företaget. Fysiska möten har betydelse för relationer eftersom andra samtal utöver det officiella tenderar att uppkomma naturligt i ett fysiskt möte. Det kan även konstateras att kommunikationen ett fysiskt möte ger bättre förutsättningar till komma med inflikningar i diskussioner. Därigenom har synligheten en stor betydelse, att mötesdeltagarna kan se varandra på ett naturligt sätt och bli mer närvarande. Respondenterna nämner att det blir mer kallprat i ett fysiskt möte vilket ibland upplevas som att samtalet svävar iväg och drar ut på mötestiden. Däremot kan informella samtal leda till innovation och kreativa idéer som blir betydelsefullt för företagets kommande arbeten. Vidare har sinnesintrycken och kunna läsa av andra människor fördelar i det fysiska mötet. Exempelvis kan andra typer av signaler tolkas och ge förståelse för hur människorna mår eller använda egna gestikuleringar och rita på en tavla för att skapa gemensamma mentala bilder.