Under intervjun beskrevs vad som var utmärkande med digitala möten. Det fanns återkommande aspekter i intervjuerna såsom effektivitet, kommunikation och uppmärksamhet. Respondenterna beskriver det virtuella mötet genom att deltagarna får en mötesinbjudan som de tackar ja eller nej till, därefter ansluter de sig till mötesapplikationen på utsatt tid. Personen som sammankallar mötet är oftast den som styr, presenterar och avhandlar agendan. Respondent 4 beskrev att digitala möten har varit rörigt det senaste året. Medarbetaren menar att under det senaste året har de anställda, om det funnits möjlighet, arbetat hemma på grund av rådande pandemi (Covid-19). I och med detta har det inneburit att företaget har endast arbetat med digitala möten i ett år.
“Digitala möten är stökigt egentligen. Nu har vi tränat ett år på det så det blir bättre men det är lite svårt, man är väldigt känslig för avbrytande moment. När
35 man sitter i en grupp fysiskt så är det lättare att hålla igång en diskussion med flera personer samtidigt men när det blir digitalt så är det verkligen fokus på att
en pratar och alla andra är tysta så man kommer lätt av sig när någon annan börjar prata.”
(Respondent 4) Effektivitet
Som nämnt var en återkommande aspekt att digitala möten upplevs som effektivare.
Medarbetare som tidigare reste till kundmöten menar att digitala möten är effektivare eftersom att de sparar mycket restid (Respondent 6). Tidigare kunde det ta en halv till två dagar i resande för en halvtimmes möte (Respondent 1).
Respondenter beskrev även att digitala möten upplevs effektivare eftersom informella samtal innan och under men även efter mötestiden försvinner. Respondent 6 upplevde småprat som oartigt. Därav går mötet snabbt vidare till agendan när alla deltagare är anslutna. Dessutom blir det inte utsvävningar i det digitala mötet som i ett fysiskt möte och därav går mötet snabbt vidare till nästa punkt på agendan. Enligt respondent 5 kan de vara en fördel med en strikt agenda när flera saker behöver lösas och att mötena avhandlas snabb om det finns ont om tid. Dock upplevde respondenterna att det är fler möten numera än när mötena skedde fysiskt. Detta tror respondenterna beror på att de inte möts i korridorerna längre och behöver kompensera upp avsaknaden av den typen av kontakt (Respondent 1, 3
& 9). Virtuella möten som sker allt oftare har visat vara en nackdel för förberedelser vilket respondent 4 förklarar genom följande citat:
“Det är ironiskt eftersom jag har så mycket möten. Så varje gång jag har möte så hinner jag ju inte förbereda mig inför de andra mötena. Så idag är det möte på möte. (...) så mängden möten kan vara en “blocker” eftersom det blir svårt att vara förberedd inför
mötet.”
(Respondent 4)
Respondent 5 förklarade varför hen upplevde mötet som effektivare:
“Mötet är inom ramen för det man ville uppnå med det specifika mötet från början kan jag tro att många gånger att det blir mer effektivt. Det är ju just det,
man kommer in direkt, kör på med agendan, sen är det klart. Det är inget utrymme för samtal, för det är ingen som har lust med det i det mer officiella
36 omständigheterna. Sen när mötet är klart är det “hejdå!” På det sättet blir det mer effektivt. Sen har det med att göra att man vill driva igenom mötet fortare, för
det är tröttsamt att hålla denna effektiva agendan. Det blir inte lika mycket utsvävningar. Vilket är att man pratar om andra saker, det är ju jättetrevligt, men
det är inte alltid man har tid för det.”
(Respondent 5)
Sinnesintryck och kommunikation
Under intervjuerna förklarades kamerans betydelse i möten. Respondenter berättade att deltagare i möten ibland ansluter sig med kamera och ibland inte. En respondent förklarar att hen är en sådan som vandrar omkring vid mötet och därav stänger av kameran. Vilket kan upplevas av andra deltagare att hen har lämnat mötet. Hen förklarar att det är i dessa fall viktigt att uppmärksamma varför kameran är avstängd. En annan respondent förklarar att om kameran är avstängd kan hen börja fantisera kring varför, och om det exempelvis beror på ett stökigt hem. En ytterligare respondent förklarade att hen själv ibland stänger av kameran om hen inte känner deltagarna i mötet eller inte känner för att visa sig. En annan respondent förklarade att om du har accepterat ett videosamtal ska det vara video, annars kan det likväl boka in ett telefonmöte istället. Vidare beskriver respondenterna att om kameran inte är på blir mötet opersonligt och det blir svårt att få ögonkontakt.
“(…) svårt med att fånga upp signaler, nu ser man inte mina händer, det är ett sätt att gestikulera. Jag kanske ser supercool ut men mina ben rör sig jättemycket.
Det är svårt med det psykologiska och läsa av en människa eller förstå om personen mår bra eller inte.”
(Respondent 7)
“Svårt att läsa av kroppsspråk än om man träffas på riktigt. Då ser man hur personen rör sig och tittar sig omkring.”
(Respondent 8)
“Svårare att gestikulera, svårare att fånga intresse och se om personen faktiskt är med eller om de faktiskt gör annat parallellt med mötet då.”
(Respondent 2)
37 I ovan beskrivningar upplever respondenterna att i digitala möten är svårare att tolka signaler eftersom gestikulering, minspel och kroppsspråk inte är synligt. Det i sin tur blir problematiskt att veta vem det är som har ordet, eller vem som ska föra diskussionen. Om kameran är på är det tydligare att se om deltagarna är uppmärksammade. På grund av detta är det respondenter som diskuterar kring att det skulle behövas regelverk i organisationer för hur de ska genomföra virtuella möten.
“Jag tror att det kan vara bra för bolag att ha någon sådan typ av regelverk för vad som gäller och dessa är tydliga som man följer. För det är stor skillnad på att
se någon prata än att titta på en bakgrundsbild.”
(Respondent 4)
Respondent 5 förklarar att hen tror att det är naturligt för oss människor att interagera med kroppsspråket, “nu sitter jag här och viftar med händerna exempelvis” (Respondent 5).
Respondent 4 förklarar att i det digitala mötet försvinner den mentala kontakten eftersom det blir “ansikte mot ansikte” hela tiden. Vid mötet sitter deltagarna bakom sin skärm och får upp en stor bild på den som pratar. Det blir ett annat fokus på personerna som är på det digitala mötet. Respondenten förklarar att det kan vara svårare att anamma det i den verkliga världen för det skulle vara som att deltagarna byter plats i en stol och de tittar på samma stol hela tiden, vilket i sin tur blir tröttande. Respondenten menar att människor inte är vana vid att stirra in i andras ansikten på det viset. I ett fysiskt rum är det mer naturligt att deltagarna viker av med blicken med jämna mellanrum utan att uppfattas som ouppmärksammad.
“Digitala möten är mer uttröttande skulle jag vilja säga, man förväntas titta in i kameran, för om jag tittar åt ett annat håll kan det upplevas som att jag inte är på
mötet rent mentalt. Det skulle inte hända i ett fysiskt möte. Skulle jag exempelvis titta upp i taket på ett fysiskt möte kan det faktiskt innebära att jag fundera över det som diskuteras och sägs. Men just i digitala möten kan det upplevas som jag
är ofokuserad.”
(Respondent 5)
38 Uppmärksamhet
Respondent 5 menar att deltagare ska stänga av sina mikrofoner om de inte pratar för att undvika att störa när någon pratar. Däremot beskrev en annan respondent att sådana ljud som ett “mm” eller ett skratt kan göra att den som pratar hör att de övriga lyssnar. För att undvika att avbryta någon i det digitala mötet använder sig respondenterna “räck upp handen”-funktionen som finns i de digitala mötesverktygen. Respondent 3 upplevde att det är lättare att få tala till punkt i digitala möten. Hen menade att vissa mötesdeltagare avbryter eller kommer med stickspår allt oftare i det fysiska jämfört med det digitala mötet.
Respondent 1 berättar att eftersom digitala möten sker vid datorn, finns det tillgång till mail och andra chattfunktioner. Därav finns det möjlighet att svara på dessa “lite snabbt” under mötet. Det i sin tur gör att uppmärksamheten inte är 100% i mötet eftersom notifieringar tar uppmärksamheten. I intervjuerna fick respondenterna svara på hur de upplevde uppmärksamheten bland mötesdeltagarna under mötet.
“I ett fysiskt möte är det lättare att ha fokus eftersom det blir bara märkligt om man sitter och mailar, messar, tittar på telefonen och inte bryr sig på ett sådant möte. Medan i video kan man gömma sig ganska väl, luta sig tillbaka och sätta
upp fötterna på skrivbordet typ.”
(Respondent 6)
Nedanstående citat förklarar att multitasking är synligt för andra och att det påverkar övriga mötesdeltagare.
“(...) men även när kameran är på ser man att blicken sveper över till den andra skärmen hos en kollega och så börjar det knappa på tangentbordet. Då vet man att den personen inte sitter och lyssnar nu riktigt utan den sitter och svarar på ett
mail istället och det hade man inte gjort på ett fysiskt möte. (...) ibland märker man att personer inte riktigt är med i gruppen eller diskussionen och det blir ju en
nackdel för gruppen.”
(Respondent 8)
4.5.1 Summering av virtuella möten
Utifrån respondenternas beskrivningar kan det utläsas att de upplevde digitala möten effektivare. Detta dels på grund utav att de informella samtalen elimineras och dels
39 eftersom mötet sker inom ramen för den agenda som finns. Att se varandra vid ett digitalt möte har en betydelse för att fånga upp signaler som bidrar till förståelse. Respondenterna lyfte att kroppsspråk, känslor, minspel och sinnesintryck har en påverkan på hur människor interagerar. Däremot blir dessa signaler fragmenterade trots att kameran är på. Därav kan kameran i ett digitalt möte inte ersätta en verklig situation. Det blir dessutom ett annat fokus på den som talar och människan inte är van vid att titta in i andras ansikten konstant. På så vis upplevs digitala möten som utmattande. Därutöver kan det vara svårt att avgöra vem som ska ta ordet vilket leder till att deltagare har svårighet att veta när de kan flika in i en diskussion. Det kan tolkas som att det finns en tendens att inte vara fullt uppmärksammad på mötet eftersom det finns funktioner tillgängliga på datorn såsom olika chattfunktioner eller mail som också tar uppmärksamhet.