Figur 4 redogör för de främsta skillnader som har behandlats i empirin och vad de olika mötesformerna har gemensamt, vilket är det som utgör mötets meningsfullhet. Fysiska möten möjliggör bland annat informella samtal, svävande diskussioner som leder till kreativitet och innovation. Däremot upplevs virtuella möten som effektiva men sker med tätare mellanrum på grund av avsaknaden av social kontakt. Sinnesintrycken är tydligare i fysiska mötesrummet medans dessa fragmenteras i det virtuella mötesrummet, vilket påverkar tolkning av signaler. Vidare framförs att det mötesformerna har gemensamt är att det ska ha en tydlig agenda och bidra till en output för att skapa ett meningsfullt möte.
Figur 4 Egen illustration av sammanställning av empiri
40
5. Analys
I detta kapitel kommer det empiriska resultatet analyseras utifrån referensramen. Vidare analyseras skillnader och likheter mellan fysiska och virtuella möten utifrån Weicks (1995) sju teoretiska karaktärsdrag (tabell 1). Detta för att uppfylla studiens syfte och besvara frågeställningen. Karaktärsdragen social aktivitet och pågående har valts att slås ihop, eftersom i studiens empiri så är dessa nära kopplade till varandra och det ena kan ge förståelse för det andra.
5.1 Identitetskonstruktion
Människan strävar efter att upprätthålla en identitet, vilket de anställda gör genom interaktioner med andra människor inom och kunder utanför företaget. Det kan hänföras till Li (2014) som menar att människor är medskapare av mening i organisationer genom kommunikation. Dessutom beskriver respondenter och organisatoriska dokument att olika roller alltid ska finnas vid möten. Olika deltagare har olika roller och kan skapa en egen bild av ett samtal. Huisman (2001) menar att beroende på vilken roll och bakgrund människan har kan den enskilda individen anta ett eget perspektiv vad beslutet ska leda till.
Vidare ska det finnas relevans för att delta, de anställda ska känna att de får ut något av mötet som har betydelse för deras arbete. Det anses viktigt att deltagarna vet vad som ska göras i arbetet härnäst. Diskussioner som framkommer i mötet kan leda till ett önskat tillstånd i framtiden, vilket bekräftar självbilden och kan kopplas till Weicks (1995) karaktärsdrag identitetskonstruktion, att individen uppfattas som kompetent och effektiv och att jaget antar olika roller beroende på situation.
Skillnaden mellan fysiska och virtuella möten
Vid intervjuerna utmärktes att vissa interaktioner och beteenden skiljer sig i ett fysiskt möte från ett virtuellt möte, eftersom det skulle uppfattas som märkligt om en mötesdeltagare exempelvis tittar ner i telefonen och visar på ointresse. Medan i ett virtuellt möte förklarades av respondenter att deltagarna kan gömma sig och inte bry sig om hur de andra deltagarna uppfattar vissa beteenden. Det visar att det är mer väsentligt i ett fysiskt möte att uppfattas positivt för den egna identiteten och att vissa beteenden i möten är mer accepterade än andra, vilket kan härledas till Weick (1995) förklaring om att identitetskonstruktion handlar om behovet av att uppfattas på sådant sätt som upprätthåller identiteten vid sociala interaktioner.
41 En annan skillnad mellan fysiska möten och virtuella möten som framgick under intervjuerna är att vid virtuella möten har kameran en betydelse för interaktionen.
Exempelvis hur de uppfattar och förstår varandra. När den talande personen i mötesrummet inte ser hur de andra bemöter det som sägs, påverkar det sammanhanget och samstämmigheten (Respondent 7). Det gör att individen inte vet hur hen uppfattas och påverkar det egna “jaget”, vilket Weick (1995) menar med att interaktioner har betydelse för identitetskonstruktion i den miljön som individen befinner sig i.
5.2 Retrospektiv
Genom beskrivningar kring möten ger respondenterna en bild av möten ifrån deras erfarenheter samtidigt som de uppfattar nuet. Det framgår i intervjuerna att möten är planerade och ska följa en tydlig agenda. Agendan syftar till att avhandla olika punkter som i sin tur ska ge en output från mötet. Agendan konstruerats utifrån deras erfarenheter om vad som bör tas upp på mötet, exempelvis uppföljningsmöte. Vid intervjuerna framkom att under mötets gång diskuteras agendan i nutid samtidigt som mötesdeltagarna ser tillbaka på deras tidigare erfarenheter vad som har varit lönsamt eller mindre lönsamt. Det påverkar beslut som ska tas inför framtiden och det önskade resultat som det ska mynna ut i. Det kan liknas vid Weicks (1995) förklaring om retrospektiv, då meningsfullhet skapas utifrån tidigare erfarenheter, tolkning sker genom minnen från tidigare händelser samtidigt som nuet uppfattas och tolkas. Vid felaktigheter kan erfarenheterna rekonstrueras även om dessa inte var kända vid utförandet (Weick, 1995).
Skillnader mellan fysiska och virtuella möten
Något som uppfattades som meningsfullt under intervjuerna var att visa sitt ställningstagande genom att åka till kundens arbetsplats för ett fysiskt möte, vilket inte kan förmedlas på samma sätt genom ett virtuellt möte. Anledningen beror enligt respondent 8 på att det sänder ett budskap genom att visa sin ansträngning genom handlingar. En annan respondent förklarade även att kunder blir glada över den sortens stöd. Det visar att det finns erfarenheter av vad som kunden uppfattar som ett betydelsefullt beteende och tankesättet återfinns i Weick (1995) beskrivning av retrospektiv, meningsfullhet skapas utifrån tidigare erfarenheter.
Respondenter beskriver att det är viktigt att förklara sitt beteende för att inte de andra ska behöva rikta fokus på sådant som inte är intressant. Det handlar om att människan försöker
42 tolka det som händer här och nu samtidigt som människan beaktar erfarenheterna (Weick, 1995). Ett flertal respondenter beskriver hur fokus kan riktas på varför deltagare i mötet har sin kamera avstängd, vilket skiljer sig från ett fysiskt möte. Enligt respondenterna kan avstängd kamera behöva förklaras. De använder sina tidigare erfarenheter för att tolka det som händer i mötet. Därav kan de fantisera kring varför kameran inte är på. Det går i linje med det som Weick (1995) menar med att människan försöker skapa förståelse och mening för nutiden genom att använda tidigare erfarenheter som referensram.
Det framgick från intervjuerna att riktlinjer och mötespolicys bör utformas för digitala möten. Det förklaras att dessa ska vara tydliga och följas, eftersom det är stor skillnad på att se någon prata än att titta in i en bakgrundsbild. Påståendet går i linje med Lindeblad et al. (2016) som menar att om virtuella möten ska bli framgångsrika behöver riktlinjer och policys utvecklas. Dessa kan skapas genom att se tillbaka på tidigare erfarenhet och genom förståelse för nutiden vilket återfinns i Weicks (1995) förklaring kring karaktärsdraget retrospektiv. Vidare kan mötespolicys vara väsentliga eftersom flera respondenter uttrycker att virtuella möten i framtiden kommer fortsätta användas vilket även Oeppen et al. (2020) förklarar, att virtuella mötesplatser sannolikhet kommer bli en normalitet som kommer fortsätta efter pandemin.