08.9. Bilaga 8 Verksamhetsberättelse 2019 Miljö- och byggnadsnämnden

Verksamhetsberättelse 2019

Miljö- och byggnadsnämnden

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 2(30)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Nämndens uppdrag ... 4

1.2 Bygglovsenheten ... 4

1.3 Avdelningen för miljö och hälsoskydd ... 4

2 Året som gått ... 5

3 Ekonomisk uppföljning ... 9

3.1 Driftredovisning Miljö- och byggnadsnämnden ... 9

3.2 Kommentar till utfall och budget ... 9

3.3 Kommentar till prognossäkerhet ... 9

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet ... 10

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå ... 10

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel... 10

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020 ... 10

3.8 Investeringsredovisning ... 10

3.9 Återsökning av statsbidrag ... 10

4 Kvalitetsstyrning ... 12

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare... 12

4.2 Delaktighet i samhället ... 12

4.3 Rättssäker myndighetsutövning ... 13

4.4 Effektiv verksamhet enligt miljöbalken ... 13

4.5 Effektiv verksamhet enligt livsmedelslagstiftning ... 14

4.6 Effektiv verksamhet gällande bygglovsbeslut ... 14

4.7 God myndighetsservice ... 16

4.8 Hantering av ärenden ... 19

4.9 Digital tillgänglighet ... 19

4.10 Sveriges bästa företagsklimat ... 19

5 Målstyrning ... 21

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 21

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 23

6 Uppdrag ... 24

7 Riskhantering - internkontroll ... 25

7.1 Utbetalda arvoden ... 25

7.2 Bisyssla ... 25

7.3 Rubbad opartiskhet ... 25

8 Kvalitet ... 26

9 Verksamheten ur ett barnperspektiv ... 29 10 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare ... 30 Bilagor

Bilaga 1: MSL-nyckeltal

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 4(30)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Beskrivning

Nämnden ansvarar för kommunens tillsyn enligt miljöbalken och inom det övriga speciallagsreglerade miljö- och hälsoskyddsområdet. Nämnden svarar även för kommunens kontroll och tillståndsgivning för bland annat bygglov och krav på byggnader.

1.2 Bygglovsenheten

Beskrivning

Enheten verkar för en god byggnadskultur och en god estetiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö.

Enheten prövar bygglov, anmälningsärenden och utövar tillsyn över att plan- och bygglagen följs.

Enheten prövar också ärenden om strandskyddsdispens. I enhetens uppdrag ingår att kommunen uppnår en rättssäker myndighetsutövning inom ansvarsområdet.

1.3 Avdelningen för miljö och hälsoskydd

Beskrivning

Avdelningen för miljö och hälsoskydd verkar för ett gott hälsoskydd och en bra miljö för Sollentunas invånare. Maten ska vara säker och livsmedelshanteringen redlig. Tillsynen ska vara riskbaserad, ändamålsenlig, effektiv och professionell. Avdelningen genomför uppdraget genom att utöva tillsyn och kontroll och följer utvecklingen i miljön genom miljöövervakning.

2 Året som gått

Organisation

För att uppnå en sammanhållen samhällsbyggnadsprocess har det inför och under 2019 skett en del organisatoriska förändringar. De verksamhetsområden som omfattas av samhällsbyggnadsprocessen hanteras politiskt av kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, natur- och tekniknämnden, klimatnämnden och miljö- och byggnadsnämnden. Utförandet har samlats till en gemensam avdelning på kommunledningskontoret, samhällsbyggnadsavdelningen, i vilken bygglovsverksamheten ingår.

Miljö- och hälsoskydd bildar en egen avdelning och bereder fortsatt ärenden till miljö- och byggnadsnämnden.

Måluppfyllelse 2019

Två av fyra nämndmål har ansetts uppfyllda under året.

Målet om ökad digital tillgänglighet visar att användandet av samtliga e-tjänster ökar. Även arbetet med att förtydliga hemsidan har bidragit till att målet bedöms vara uppfyllt.

Inom ramen för målet om förbättrat stöd till verksamheter gällande säker hantering av livsmedel har information om avvikelser samlats in för att inventera behovet av förtydligad information och klargörandet av regler. Detta medför att målet anses uppfyllt.

Nämndens mål om förbättrad service följs upp genom NKI-index. NKI presenteras i april året efter genomförd mätning dvs. resultaten har en eftersläpning på drygt ett år. NKI-mätningen utförs löpande under åren och riktar sig till företag som kommit i kontakt med kommunen. Preliminära siffror för 2019 visar på en ökning från föregående år. Arbete med att utveckla en metod för återkoppling från både företag och privatpersoner pågår i samarbete med kontaktcenter.

Arbetet med projektet om ökad med kundfokus i bygglovsfrågor påverkar sannolikt NKI för bygglov.

Livsmedelskontrollen når redan NKI över 75. Miljö-och hälsoskydd behöver utvecklas ytterligare. Det pågående förbättringsarbetet samt egna kundenkäter bidrar till att målet bedöms vara delvis uppfyllt.

Målet om minskade bullerstörningar bedöms endast delvis uppfyllt. Det behövs fortsatta åtgärder för att minska bullerstörningar i kommunen. Arbetet med att minska antalet skolgårdar som har

bullernivåer över riktvärdena går enligt plan.

Bygglovsverksamhet Lagändring

Den 1 januari 2019 ändrades plan- och bygglagen, PBL och plan- och byggförordningen, PBF.

Ändringarna avsåg nya regler om en ökad informationsplikt och att avgift för ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan ska reduceras om tidsfristerna för handläggningen överskrids samt förändringar i hur tidsfristerna för handläggningen ska beräknas. Lagändringarna har medfört mycket arbete för verksamheten och därför har nya tydliga riktlinjer, arbetssätt och beslutsmallar behövt arbetas fram. Endast ett fåtal ärenden har under året medfört reducering av avgiften pga. att tidsfristen inte har hållits.

Konjunkturläget

Antalet inkomna ärenden har sjunkit i förhållande till året innan men har under årets sista månader stabiliserats. Den minskade ärendeinströmningen gäller framförallt antal inkomna ärenden som gäller större byggnationer, något som stämmer väl överens med konjunkturläget.

Exempel på lov med större volym som beviljats under 2019 är:

 nya Sjöbergs Centrum med handel och studentbostäder m.m.

 större flerbostadshus och radhusområde i Silverdal

 flerbostadshus i Södra Häggvik på fastigheterna Städet 4 och 5

 ny förskola i Edsberg

 flerbostadshus i Väsjön (nedan)

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 6(30) På grund av det minskade antalet handläggare inom enheten har arbetsbelastningen däremot inte minskat. En annan förklaring är att det fortsatt lagts stora resurser på verksamhetsutveckling och på administrativa rutiner som en följd av förändringarna i plan- och bygglagen

I slutet av året togs ett beslut om intern omfördelning av sanktionsintäkterna. Dessa kommer under år 2020 komma bygglovsenheten till godo istället för kommunstyrelsen. Detta förväntas ge

bygglovsenheten ökade intäkter om ca 0,4 -0,5 tkr/år.

Systematiskt kvalitetsarbete

Bygglovsenheten har under året systematiskt och kontinuerligt planerat, följt upp och förbättrat sitt arbete i förhållande till de krav, mål och riktlinjer som ställs på verksamheten. Regelbundna

samordningsmöten med teamledarna och verksamhetsutvecklare har hållits bl.a. för att prioritera och omhänderta de förbättringar som lyfts fram av medarbetarna. En digital kunskapsdatabas har nu arbetats fram och implementerats.

Teambaserat arbetssätt

Tydliga roller är ett bra medel för att nå ett framgångsrikt kvalitetsarbete. Det teambaserade arbetssättet inom enheten har fortlöpt och utvecklats under året. Det har resulterat i en tydligare ansvarsfördelning, gemensamma rutiner och tillvägagångssätt.

Kundfokusprojekt

Ett kundfokusprojekt inleddes under hösten 2019 i samarbete med kommunens kontaktcenter med syfte att förtydliga och förenkla för kunden i bygglovsprocessen och även med målsättningen att förbättra bygglovsenhetens NKI-tal (nöjd-kund-index).

En mätning av avvikelser utfördes under 2019 och arbetet med att förbättra informationen till kunden för att hjälpa denne att göra rätt och uppnå en smidigare bygglovsprocess kommer att fortsätta under 2020.

Digitalisering och Webb

I arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten och bygglovsenhetens NKI har även ett stort arbete med att uppdatera, strukturera och rensa befintliga sidor på den externa webben genomförts.

Det fysiska bygglovsarkivet har i samband med flytten till tillfälliga lokaler digitaliserats och är ett steg närmare en obruten digital bygglovshantering som en del av en större och helt digitaliserad samhällsbyggnadsprocess.

Miljö- och hälsoskyddsverksamhet

Miljö - och hälsoskyddsverksamheten ska enligt bestämmelser i miljöbalken och livsmedelslagen ha av nämnden årliga fastställda tillsyns- och kontrollplaner. Dessa planer ska bygga på en årlig

uppdaterad behovs-och resursutredning. För att bedöma om verksamheten genomför sitt uppdrag ska planerna genomföras till fullo. Planerna följs upp i samband med delårsrapporter och

verksamhetsberättelse.

Miljöskydd och miljöövervakning

I Sollentuna finns många områden som är potentiellt förorenade. De behöver utredas och vid behov saneras innan de får bebyggas. Ärendetrycket och komplicerade ärenden medför att gruppen är utsatt för hög arbetsbelastning och upplever en stressig arbetsmiljö. Arbetsgruppen har under året förstärkts för att minska arbetsbelastningen.

Uppföljningen av 2019 års tillsynsplan visar att inom miljöskyddsområdet har den planerade tillsynen genomförts till största del. Ca 85 % av de planerade verksamheterna har fått tillsyn.

Ett arbete med att ersätta miljöredovisningen genom att införa ett webbaserat verktyg

"Miljöbarometern" har påbörjats i samarbete med Klimatnämnden. Miljöbarometern ska visa arbetet med de nationella miljökvalitetsmålen och de globala Agenda 2030 målen och ska införas under 2020.

Hälsoskyddsverksamheten

Tillsynsplanen gällande hälsoskyddsverksamheten har genomförts till 100 %. Ett nytt sätt att arbeta och planera tillsynen har bidragit samt att andelen långdragna klagomål varit få. Ytterligare en avgiftsfinansierad inspektör anställdes under 2019. Hälsoskyddstillsynen inriktades 2019 på tillsyn av ventilation och städning i skolor och förskolor samt tillsyn på yrkesmässiga hygieniska verksamheter.

Under året började en ny tobakslag att gälla och i samband med detta beslutades att tillsynen över hela tobakslagens bestämmelser överfördes till socialnämnden.

Livsmedelskontrollen

Uppföljningen av 2019 års kontrollplan visar sammantaget att den planerade kontrollen inte har kunnat genomföras fullt ut på grund av personaltekniska frågor. C.a. 500 timmar planerad kontroll (inkl. kontrollskuld från föregående år) genomfördes inte, vilket kommer att regleras under 2020. EU:s nya kontrollförordning trädde i kraft i december 2019. En ny livsmedelstaxa och en reviderad

delegationsordning beslutades i enlighet med kontrollförordningen vilket innebär att kontrollresurser omfördelas till detta arbete.

Systematiskt förbättringsarbete

Arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten pågår genom systematiskt förbättringsarbete inom LEAN-konceptet. Flera rutiner för kvalitetssäkrad handläggning har fastställts och mallar och blanketter är uppdateras löpande så att de är rättssäkra.

Ett stort arbete har genomförts med att hantera information på webbplatsen med anledning av att en ny webb har lanserats. En egen enkät som kompletterar NKI undersökningen skickas ut i samband med att beslut eller rapporter expedieras.

Samverkan med Norrortskommuner

Nationellt ökar kraven på att miljötillsynen och livsmedelskontrollen ska bli mer likvärdig och effektiv. Kommunstyrelsen har gett kommunledningskontoret i uppdrag att utreda möjliga

samverkansformer med kommuner i Norrort. En lägesredovisning gjordes till KSAU i december 2019 och visar att fem av sex kommuner som ingår i Attunda brandförsvarsförbund är positiva till fortsatt dialog. Nästa lägesrapport ska göras i juni 2020.

Nya taxor och ökad självfinansiering

Inför budgetunderlaget för 2020 framfördes att verksamheten saknar resurser för att fullt ut genomföra sitt uppdrag. Den treåriga behovsutredningen visade att verksamheten hade behov av ca fyra

ytterligare årsarbetare för att kunna genomföra uppdraget med tillräcklig kvalitet. Ett arbete påbörjades för att se över möjligheterna att öka avgiftsfinansieringen av verksamheten. En

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 8(30) debiteringsrutin har införts i syfte att till att komma till en självfinansieringsgrad om ca 60%.

Ambitionen är att tillsynsplanen och kontrollplanen ska genomföras fullt ut samt att resurserna ska räcka till minst 80% av behoven i behovsutredningen.

3 Ekonomisk uppföljning

3.1 Driftredovisning Miljö- och byggnadsnämnden

Stratsys - MBN nämndrapport 2019

Utfall 2018 Utfall 2019 Budget 2019 Utfall i % av

budget Budget- avvikelse Total

MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND

Intäkter -19 918 -18 262 -16 600 110 1 662

Kostnader 44 946 36 694 35 870 102 -824

Netto (tkr) 25 028 18 432 19 270 96 838

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0

Kostnader 780 1 117 966 116 -151

Netto (tkr) 780 1 117 966 116 -151

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter -11 958 -12 618 -12 000 105 618

Kostnader 21 226 20 678 20 177 102 -501

Netto (tkr) 9 268 8 060 8 177 99 117

Miljö- och hälsoskyddsvht

Intäkter -4 630 -5 644 -4 600 123 1 044

Kostnader 14 154 14 899 14 727 101 -172

Netto (tkr) 9 524 9 255 10 127 91 872

Prel. kostnader (interna) 0 0 0 0 0

Differenser / felkonteringar 5 455 0 0 0 0

3.2 Kommentar till utfall och budget

Utfallet för miljö- och byggnadsnämnden och dess verksamheter redovisar ett positivt resultat om 0,8 miljoner kronor i jämförelse med budget. Det positiva utfallet beror främst på att miljö- och

hälsoskyddsverksamheten redovisar ökade intäkter. Verksamheterna har kunnat bedriva sitt arbete generellt enligt plan. Den avvikelse som kan rapporteras är en kontrollskuld som uppstått inom livsmedelsområdet. Därför har 0,4 miljoner kronor förts om till kommande år. Kontrollskulden är intäkter för livsmedelskontroller som enligt avtal skulle utförts under år 2019 men som ej hunnits med.

I kolumnen för utfallet år 2018 finns utfall vid raden Differenser/felkonteringar, detta beror på den omorganisation som skedde 2018/2019.

3.3 Kommentar till prognossäkerhet

Prognossäkerheten redovisas genom avvikelsen mellan årets resultat jämfört med delårsbokslutet per augusti. Anledningen till differensen är som tidigare rapporterats att bygglovsverksamhetens intäkter till stor del är beroende av vilka ansökningar som inkommer och när de sökande kompletterar sina handlingar.

Nämnden fakturerar ärendets totala kostnad först när ett beslut om lov är fattat. I samband med detta

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 10(30) kan byggaktörerna alltså indirekt påverka intäkterna genom sitt agerande före beslut (exempelvis inkomma med kompletteringar) och efter beslut (t ex om och när de ansöker om startbesked). Detta gör det alltså svårt att förutse intäkter, speciellt under senare del av kalenderåret och på en marknad som dessutom befinner sig i en konjunkturförändring.

Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall 2019

Prognossäkerhet (%) 23,5 % 13,6 % 7,2%

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet

Under hösten har branschen upplevt effekter av den avtagande byggkonjunkturen vilket nu gett effekt på intäkterna. De större projekten med start och avslut har ändå kunnat genomföras och därigenom har intäkterna kunnat säkras.

Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall 2019

Budgetföljsamhet (%) 29,6 % -6,4 % 4,3%

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå

I rapporteringsområdet nämndverksamhet redovisas ett negativt resultat om 0,15 miljoner kronor, vilket beror på ökade arvodesersättningar i jämförelse med budget.

Bygglovsverksamheten visar totalt ett positivt resultat om 0,1 miljoner kronor. Intäkterna visar en positiv avvikelse om 0,6 miljoner kronor och hänförs till ett par bygglov som inkommit under december månad. Kostnaderna överstiger de budgeterade kostnaderna om 0,5 miljoner kronor och beror bland annat på befarade kundförluster.

Miljö- och hälsoskyddsverksamheten redovisar ett positivt resultat om 0,9 miljoner kronor vilket beror på ökade intäkter om 1,0 miljoner kronor medan kostnaderna översteg budget om 0,2 miljoner kronor.

De ökade intäkterna beror bland annat på nya debiteringsrutiner. Under de senaste två åren har en nedåtgående trend avseende antalet bygglovsansökningar kunnat konstateras. Effekten av detta har varit tydlig främst under den senare delen av året.

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel

Ökade medel för pris- och lönekompensation gällande nämndverksamheten visar en negativ avvikelse om 0,3 miljoner kronor i jämförelse med budget. Detta pareras dock av lägre övriga kostnader.

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020

Ett mindre underskott redovisas inom nämndverksamheten och beror på en underbudgetering, vilket inte väntas upprepas kommande år. Inga övriga underskott finns att redovisa.

3.8 Investeringsredovisning

Nämnden har ingen investeringsbudget.

Investeringar, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

0 0 0 0

3.9 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Ansökta medel tom december

2019 Inbetalda medel tom december 2019

- - -

- - -

Inte aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden eftersom det inte finns några bidrag att söka för nämndens verksamhetsinriktningar.

Miljö-och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 12(30)

4 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad

kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls. I kvalitetsstyrningen redovisas reellt utfall av verksamheten för den tid rapporten omfattar.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Sollentuna ska upplevas som en trygg miljö att bo, arbeta och studera i. Samtliga invånare i Sollentuna ska känna sig trygga och säkra överallt i kommunen dygnet runt. Kommunen ska vara en aktiv part i att bidra till nå detta. Det ska ske genom god, effektiv och systematisk samverkan dels mellan förvaltningar, dels mellan kommunen och externa parter. Som stöd i arbetet finns en beslutad trygghets-och säkerhetsstrategi där trygga utemiljöer lyfts fram som ett av tre prioriterade områden.

Nämnden har inga kvalitetsindikatorer för detta ändamål, men har inom respektive verksamhetsområde flera ansvarsområden som påverkar kvalitetsfaktorn.

Miljö-och hälsoskyddsverksamheten är tillsynsmyndighet och ska vid sin tillsyn anmäla miljöbrott när de upptäcks. Sollentunas invånare ska känna sig trygga i att verksamheter som kan medföra

olägenhet för människors hälsa eller miljö kontrolleras och följs upp. Några gånger om året genomförs så kallad "stortillsyn" på restauranger, då livsmedelskontrollen medverkar tillsammans med polisen, skattemyndigheten, räddningstjänsten och socialkontoret i en gemensam kontrollinsats.

Bygglovsverksamheten har ett nära samarbete med Attunda brandförsvar för att säkerställa att brandskyddskraven följs upp på ett korrekt sätt. Samarbetet innebär också att brandförsvaret och bygglovsenheten kan vara behjälpliga och utöva gemensam tillsyn i ärenden kopplade till olovlig byggnation och brandrisk.

I plan-och bygglagstiftningen finns krav på lekplatser både när det gäller mark och fasta

lekanordningar. Bygglovsenheten ansvarar därför för tillsynen över lekplatserna i kommunen med syfte att säkerställa att dessa håller en god standard och uppfyller plan-och bygglagens krav på säkerhet vid användning. Tillsynen har under året varit sporadisk och behovet av att arbeta mer strukturerat med uppdraget har identifierats inför verksamhetsplaneringen 2020.

Sollentuna har områden som uppfattas som otrygga. Inom miljö-och byggnadsnämndens

ansvarsområde kan arbetet med trygghetsfrågor utvecklas än mer. Bygglovsverksamheten behöver arbeta mer aktivt med inventering och tillsyns kopplat till lekplatser. Miljö-och

hälsoskyddsverksamheten skulle mer aktivt kunna arbeta mer tillsyn kopplat till trångboddhet och de sanitära frågor som uppstår. Även livsmedelskontrollen uppmärksammar oegentligheter som kan härledas till otrygga förhållanden. Ett samarbete med polisen har påbörjats som syftar till att identifiera boenden som hyrs ut till fler än de är anpassade för.

Med anledning av att det finns ytterligare områden att förstärka inom nämndens verksamhetsområde bedöms kvalitetsfaktorn som endast delvis uppfylld.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.2 Delaktighet i samhället

FN slår i Agenda 2030 fast att alla människor är lika inför lagen och ska ha lika tillgång till rättvisa och möjligheter att utöva inflytande och ansvarsutkrävande över beslutsfattande. Delaktighet i samhället på ett kommunalt plan handlar bland annat om allas rätt till det offentliga rummet, rätt att uttrycka sina åsikter och delta i beslutsfattande som berör dennes liv och närmiljö.

Miljö-och byggnadsnämndens verksamhet är till större delen specialistområden. Av den anledningen har utfallet satts till noll.

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Antal praktik-eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända. 0 0 0 0

Kommentar

Likt tidigare år har verksamheten inte haft möjlighet att ta emot praktikanter eller subventionerade arbetsplatser till följd av arbetets komplexa karaktär och krav på goda språkkunskaper i svenska. Indikatorn har i samband med verksamhetsplanen för 2020 lyfts bort och enheten kommer istället arbeta med frågor om delaktighet på andra sätt, bland annat inom ramen för projektet "Nöjd kund bygglov".

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.3 Rättssäker myndighetsutövning

Det är viktigt att Sollentuna kommun i all sin myndighetsutövning eftersträvar en hög rättssäkerhet i sina beslut och agerande. Rättssäkra beslut ger ökat förtroende för den kommunala förvaltningen och den som omfattas av beslutet ska känna en trygghet och att rättsreglerna tillämpas förutsägbart och effektivt. Rättssäkerheten är en viktig del och förutsättning för demokrati och måste därför värnas.

Den 1 januari 2019 ändrades plan-och bygglagen, PBL och plan-och byggförordningen, PBF.

Ändringarna avsåg nya regler om att avgift för ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan ska reduceras om tidsfristerna för handläggningen överskrids samt förändringar i hur tidsfristerna för handläggningen ska beräknas. Andelen ärenden som håller tidsfristen ökar som resultat av de nya rutiner som tagits fram i samband med lagändringen. Det är viktigt ur ett förtroendeperspektiv att nämnden arbetar aktivt med att uppfylla lagens krav, men det är också en ekonomisk fråga där nämnden riskerar intäktsbortfall om den inte lever upp till lagens krav på handläggningstid.

Det teambaserade arbetssättet har fortlöpt och utvecklats under året. Det har bl.a. lett till en tydligare ansvarsfördelning, gemensamma rutiner och tillvägagångssätt för att säkerställa att de lagstadgade tidsfristerna hålls.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel ärenden med en handläggningstid

kortare än elva veckor (bygglovsenheten) 97% 97% 98% 98%

Kommentar

De förändringar som skedde i Plan-och bygglagen rörande införandet av tidsfrister och informationsplikt ledde till en processkartläggning och framtagandet av nya rutiner. Indikatorn syftar till att säkerställa att den lagstadgade handläggningstiden om beslut inom tio veckor efterlevs.

Andelen lov som har en längre handläggningstid än de lagstadgade veckorna har minskat. Totalt har tre lovärendensom omfattats av den nya lagen överskridit tidsfristerna och behövt reduceras vilket motsvarar 0,6% av det totala antalet lovbeslut. Utfallet för helåret avser även ärenden inkomna före 2019 vilka inte omfattas av de nya lagkraven. Det är därför rimligt att anta en fortsatt minskning av andelen ärenden som överskrider tidsfristen om tio veckor.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.4 Effektiv verksamhet enligt miljöbalken

I miljötillsynsförordningen framgår att den nämnd som ansvarar för miljö -och hälsoskyddstillsyn ska ha en av nämnden fastställd tillsynsplan. Miljö-och byggnadsnämnden fastställer årligen denna tillsynsplan som anger vilken tillsyn som ska genomföras under året och hur resurserna ska fördelas, samt hur många verksamheter som planeras att besökas. Om tillsynsplanen genomförs till fullo eller mer så har verksamheten en effektiv verksamhet kopplat till lagens krav.

Tillsynsplanen följs upp i sluttat av varje månad för att kontrollera att verksamheten är i fas.

Miljö-och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 14(30) Uppföljningen för 2019 års plan visar att den del i planen som gäller hälsoskyddstillsyn har följts till fullo medan den del som gäller miljöskydd har följts till 85%. Resultatet är en klar förbättring i jämförelse med tidigare år, vilket också visas i detekonomiska resultatet i form av ökade tillsynsintäkter.

Indikatorn visar de tillsynsbesök som är planerade i tillsynsplanen. Därutöver tillkommer

händelsestyrda inspektioner som inte ingår i indikatorn. Indikatorn följer utvecklingen under längre tid och är ett mått som kan användas i jämförelsemed andra kommuner och i viss mån internt mäta arbetsbelastning.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Antal tillsynsbesök 210 276 211

Kommentar

Indikatorn syftar till att följa tillsynsplanens genomförande och verksamhetens effektivitet.

Antal tillsynsbesök per handläggare 29,2 28,2 21,1 Kommentar

Indikatorn syftar till att följa tillsynsplanens genomförande och verksamhetens effektivitet.

Inför 2020 har arbetet med att följa upp tillsynsplanen utvecklats ytterligare och ett målvärde för tillsynsbesök kommer att kunna följas. För 2019 finns inget målvärde.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.5 Effektiv verksamhet enligt livsmedelslagstiftning

Av livsmedelslagen framgår att en kontrollplan årligen ska fastställas av den nämnd som har ansvar för livsmedelskontrollen. I kontrollplanen framgår den kontroll som ska genomföras under året och hur resurserna har fördelats. Kontrollplanen följs upp i slutet av varje månad för att kontrollera att verksamheten ligger i fas. Inför delårsrapporterna redovisas resultatet för nämnden. Att kontrollplanen följs är viktigt för att säkerställa en god livsmedelshantering. Genomförs den till fullo eller därutöver är verksamheten effektiv enligt lagens krav.

Resultatet redovisas årligen till Livsmedelsverket som i sin tur redovisar informationen till EU.

Verksamheten har en ingående skuld sedan tidigare år. Den totala kontrollskulden är ca500 timmar och kommer att åtgärdas nästkommande år.

Under år 2020 kommer effektiviteten mätas genom kontrollplanen som helhet.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Antal tillsynsbesök 573 521 461 565

Kommentar

Avvikelsen beror främst på att verksamheten har haft har en befintlig kontrollskuld från föregående år.

Verksamheten har också haft föräldralediga och viss sjukskrivning som har varit svåra att täcka upp för.

Antal tillsynsbesök per handläggare 184,8 153,2 115 141

Kommentar

Antal besök avgörs bl.a. av antalet anläggningar vilket avdelningen inte råder över.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.6 Effektiv verksamhet gällande bygglovsbeslut

Effektiv handläggning är en del av grunduppdraget inom offentligt förvaltning. Enligt

förvaltningslagens 9 § ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt sommöjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

Effektivitet är dessutom ett av de serviceområdena som rankas som viktigast i NKI-undersökningen när det gäller bygglovsprocessen. Det är därför viktigt för verksamheten att minska sin

handläggningstid genom att kartlägga och effektivisera sina processer. Effektivitet definieras av tid och rutiner för handläggningen samt förmåga att hålla överenskomna tidsramar.

Nyckeltalen har påverkats av den förändring av plan-och bygglagen som trädde ikraft 1 januari 2019 och som medförde tidsfrister och ökade informationskrav i prövningen.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Genomsnittlig handläggningstid i dagar 19 17 20 17

Kommentar

Den genomsnittliga handläggningstiden avser den faktiska och lagstadgade handläggningstiden.

Bygglovsenheten har under sista tertialen en något mindre bemanning, vilket genererat mer arbete för de kvarvarande handläggarna. Flytt till nya lokaler och arbetet som det medfört har också genererat merarbete och tagit fokus från handläggningen. Ärenden hanteras generellt sett snabbare än tidigare vilket syns på den totala ärendetiden, däremot måste fortfarande handläggningsmoment genomföras i de fall ett ärende är komplett för handläggning vilket oftast kan geen viss faktisk handläggningstid mellan komplett ärende och beslut. En möjlig förklaring till att handläggningstiden är något längre än åren innan kan vara att det överlag ges mindre tid för handläggning genom den ökade administrationen kopplat till förändringen av PBL som trädde i kraft 1 januari 2019. Genom den nya lagstiftningen förtydligades också kraven på komplettförklaring och definitionen av detta vilket gjort att hanteringen av ärenden totalt sett ser annorlunda ut än tidigare år.

Ärenden inkomna efter 2019 omfattas av bestämmelsen om reducerad avgift och för att inte missta dessa inkomster har dessa ärenden behövt prioriteras framför ärenden inkomna innan 1 januari 2019. Detta har emellanåt medfört långa handläggningstider för ärenden inkomna år 2018 eller tidigare men som sedan komplettförklarats och fått beslut år 2019. Det finns ett tydligt samband mellan långa handläggningstider och ärenden inkomna innan lagändringen. Sammantaget har detta medfört ett något högre utfall än beräknat målvärde mendetta kommer förmodligen stabiliseras i och med att samtliga inkomna ärenden snart omfattas av de nya bestämmelserna. Notera att det endast är bygglovsärenden som nyckeltalet avser och att

anmälansärenden följs upp först från och med 2020.

Total ärendetid (medel) -från inkommen

handling till bygglovsbeslut 103 118 82 70

Kommentar

Den totala ärendetiden för lovärenden har minskat som följd av lagändringen av PBL med tidsfrister och de nya rutiner som tillkommit i samband med detta. Ärendenavslutas i större utsträckning snabbare än tidigare som följd av att återkoppling alltid sker inom tre veckor med information om vilka revideringar eller

kompletteringar som krävs för projektets genomförbarhet. Kompletteringar i ärenden hanteras också snabbare då lagstiftningen kräver detta och rutiner för att upprätthålla tidsfristerna implementerats. Detta medför att ärenden ageras på snabbare än tidigare och leder till snabbare avslut än tidigare. Att den totala ärendetiden ligger över målvärdet på tio veckor beror på tiden det tar för den sökande att återkoppla till bygglovsenheten efter det att kompletteringar begärts in. Utgångspunkten har varit att ge den sökande god tid på sig för

återkoppling vilket ansetts bäst ur ett kundperspektiv. Detta förskjuter också den totala ärendetiden. Notera att detta rör sig om den totala ärendetiden och inte den faktiska lagstadgade handläggningstiden.

Totalt antal bygglovsbeslut 1 606 1 548 1 481

Kommentar

Nyckeltalet är något missvisande då det egentligen avser alla typer av beslut fattade av bygglovsenheten.

Detta innebär att även startbesked och slutbesked räknas in, vilket i större grad påverkas av den sökande.

Indikatorn ger en indikation över hur mycket ärenden det inkommer och kan även vara en indikation på hur stort ansökningstrycket är. Det är utom bygglovsenhetens kontroll att avgöra hur många ansökningar som kommer in, därför har inte något målvärde beslutats.

Miljö-och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 16(30)

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.7 God myndighetsservice

Sollentuna kommun har som ambition att ha ett gott företagsklimat som ger god myndighetsservice både till företagare och invånare.

Det beslut om att införa ett systematiskt förbättringsarbete som fattades av dåvarande miljö-och byggnadskontorets ledningsgrupp för tre år sedan ser nu ut att ge effekt. Beslutet syftade bland annat till att tydliggöra nämnd-och verksamhetsmålen. Förbättringsarbetet genomfördes med hjälp av ett LEAN-liknande koncept.

Verksamheternas olika processer kartlades ur ett kundperspektiv. När den första kartläggningen var genomförd påbörjades de aktiviteter som bland annat avsåg att förbättra verksamheternas

myndighetsservice. Arbetet leddes av nämndens controller, därefter tillskapades även en funktion som verksamhetsutvecklare inom varje verksamhetsområde. Arbetet löper på och utvecklas kontinuerligt.

God myndighetsservice för företagare mäts genom NKI (nöjdkund index). Mätningen genomförs genom SBA (Stockholm Business Alliance) och undersöker hur företag upplever kommunernas myndighetsservice. NKI-resultaten mäts per kalenderår och presenteras nationellt året efter

undersökningarna dvs. för år 2019 presenteras resultat i april år 2020. De värden som presenteras bygger alltså på den undersökning genomför 2018 vilket är en lång eftersläpning. Dessutom är svarsfrekvensen relativt låg. Andelen svarande för respektive område framgår i bedömningen av kvalitetsindikatorn nedan.

Preliminära siffror visar att myndighetsområdet bygglov ser ut att höja sitt sammanlagda NKI med två enheter från 59 till 61. Målvärdet avser målvärdet för utfallet år 2019. Målvärdet om 75 är sedan tidigare uppfyllt i de fall målvärdet ej är ifyllt. För bygglovsverksamheten står företag som mottagare i ca20% av de beslut som fattas. En enkät som även riktar sig till privatpersoner har i samband med verksamhetsplaneringen för 2020 tagits fram för att under kommande år även kunna mäta

kundnöjdheten hos denna grupp.

Under 2019 prioriterades följande nedan områden:

-Miljö-och hälsoskyddsverksamheten: Bemötande, Effektivitet och Information -Bygglovsverksamheten: Effektivitet, Information och Tillgänglighet

Av den anledningen har dessa områden högre målvärden i förhållande till utfall till skillnad från de områden som ej är prioriterade.

Detta är ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningenunder kapitlet 5.1.3 Förbättrad service.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

NKI Total bedömning 60 64 - 70

Kommentar

NKI-resultatet 2018 bygger på enkätsvar från:

74 företag med livsmedelverksamhet

31 svar från verksamhet inom miljö-och hälsoskydd 53 svar från bygglovsärenden från företag

Detta är ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen.

NKI Bemötande -Bygglov 59 65 - 70

Kommentar

Särskilda insatser med startsmöten riktade mot företagare har genomförts för att vinna tid och skapa goda relationer.

NKI Effektivitet -Bygglov 42 51 - 60

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Kommentar

Nya lagkrav på handläggnings-och återkopplingstider och den omfattande processkartläggningen samt förbättrade rutiner kopplat till detta bör resultera i ett positivt resultat, kortare ledtider och en ökad effektivitet.

NKI Tillgänglighet -Bygglov 49 61 - 67

Kommentar

Enheten har under tidigare år haft problem att tillgodose önskemålen om tillgänglighet bland annat beroende på tids-och resursbrist. Det är viktigt att fokusera på vårt uppdrag och analysera hur långtgående vi bör och kan vara i vår serviceskyldighet. Detta är något som förbättrats, främst under år 2019, vilket förväntas ge ett positivt resultat för 2019 års resultat.

NKI Rättssäkerhet -Bygglov 64 66 - 70

Kommentar

Enheten arbetar aktivt med att omvärldsbevaka aktuella rättsfall och diskutera dessa inom enheten. Det har också skapats en förtydligad rutin för överklaganden som medger större transparens och kunskapsöverföring inom enheten.

NKI Kompetens -Bygglov 56 63 - 67

Kommentar

Personalomsättningen som varit hög tidigare år är nu stabiliserad vilket ger möjlighet till ökat

kompetenshöjande. En kunskapsdatabas är påbörjad för att samla allt gemensamt kunnande och göra det sökbart. Medarbetarna deltar aktivt på nätverksträffar och andra forum för kompetensutbyte både lokalt och nationellt.

NKI Information -Bygglov 58 61 - 70

Kommentar

Sollentuna kommuns webbplats kommer inom kort ses över med syfte att öka fokus på kundperspektivet och utifrån en analys av inkomna frågeställningar. Informationen har från enhetens perspektiv dessutom

förbättrats avsevärt eftersom handläggare annars lägger mycket tid på att informera via telefon om ärenden till sökande innan handlingar skickas ut till dem. Utbildningsinsatser och ett utökat samarbete med kontaktcenter har initierats för att frågor ska kunna besvaras i första ledet. Därför förväntas NKI öka till 70 för området Information.

NKI Bemötande-Livsmedel 78 79 - 75

Kommentar

Utfall saknas.. Samma personal och arbetssätt som tidigare bör leda till att siffrorna hålls stabila. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Effektivitet -Livsmedel 76 76 - 75

Kommentar

Samma arbetssätt som tidigare år bör bidra till att effektiviteten bibehålls. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Tillgänglighet -Livsmedel 72 76 - 75

Kommentar

Verksamheten är oftast tillgängliga under kontorstid men ibland kan en del uppleva att det är svårt att nå fram direkt till specifik inspektör eftersom kontaktcenter ofta svarar och tar hand om den första kontakten.

Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Rättssäkerhet -Livsmedel 72 77 - 75

Miljö-och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 18(30)

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Kommentar

Vi arbetar fortlöpande med att utveckla arbetssätt för ökad rättssäkerhet. Vi arbetar mycket med

kommunicering av beslut och att förbättra de beslut som skrivs. Genom tydliga beslut vet företagarna vad de ska göra och när. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i

kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Kompetens -Livsmedel 74 77 - 75

Kommentar

Personalgruppen är stabil och genomgår fortlöpande utbildningar mm för att höja kompetensen och följa utvecklingen. Målvärdet på 75 är uppnått och indikatorn kommer under nästa år bevakas i kvalitetsstyrningen och istället för ett målvärde anges en styrpunkt.

NKI Information -Livsmedel 69 73 - 75

Kommentar

Vartefter kompetensen ökar blir även informationen till företagarna bättre. Vi är även noggranna med vad vi kan ge rådgivning kring.

NKI Bemötande -Miljö 64 68 - 75

Kommentar

Stabilitet i personalgruppen innebär att bemötandet också bibehålls. Nyanställda deltar i en

tredagarsutbildning som bl.a. handlar om kommunikation och bemötande i tillsynen. Vidare har samtliga inom avdelningen deltagit i en utbildning i bemötande och aktivt lyssnande mm.

NKI Effektivitet -Miljö 53 63 - 70

Kommentar

Vi arbetar regelbundet med förbättringsarbete för att effektivisera och förenkla våra olika arbetsprocesser. Vi har tagit fram nya eller omarbetat befintliga rutiner för ett flertal av våra sakområden.

NKI Tillgänglighet -Miljö 63 68 - 75

Kommentar

Vi är oftasttillgängliga under kontorstid men ibland kan en del uppleva att det är svårt att nå fram direkt till specifik inspektör eftersom kontaktcenter ofta svarar och tar hand om den första kontakten.

NKI Rättssäkerhet -Miljö 67 62 - 70

Kommentar

Vi genomför successivt analyser av våra ärendeprocesser och rutiner för hur handläggningen genomförs, vilket på sikt ska påverka rättssäkerheten positivt. För att öka NKI gällande rättssäkerheten behöver också företagen förstå vilka regler som gäller för deras verksamhet och vilka krav som ställs på dem.

Miljöbalkstillsynen är ett komplicerat och resurskrävande område och kräver viss specialistkompetens och vägledning från statliga myndigheter för att rättssäkerheten på sikt ska kunna öka.

NKI Kompetens -Miljö 55 59 - 65

Kommentar

Personalgruppen är stabil och genomgår fortlöpande utbildningar, kurser och nätverksträffar för att höja kompetensen. Det finns ändå områden där vi liksom många andra kommuner har kompetensluckor inom det breda arbetsområdet ochdär det saknas statlig vägledning.

NKI Information -Miljö 62 62 - 70

Kommentar

Informationen på webbplatsen har blivit eftersatt när verksamheten har behövt prioritera händelsestyrda ärenden samt genomföra tillsyn enligt tillsynsplanen. Under året har en översyn av hemsidan genomförts och informationen har blivit bättre strukturerad och uppdaterad med kommunikationsstöd.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.8 Hantering av ärenden

Antalet inkomna ärenden inom bygglovsverksamheten har sjunkit i förhållande till året innan. Den minskade ärendeinströmningen gäller framförallt antal inkomna ärenden som avser större

byggnationer, något som stämmer väl överens med konjunkturläget. Även om bygglovsenheten sett en avmattning i antalet inkomna större bygglov har handläggarna ändå upplevt en relativt stor

arbetsbelastning. En förklaring till det är ett minskat antal handläggare inom enheten, eftersom de handläggare som slutat under året i de flesta fall inte ersatts med nya. En annan förklaring är att det fortsatt lagts stora resurser på verksamhetsutveckling och på det stora administrativa arbete som förändringarna i plan-och bygglagen medfört.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Totalt antal inkomna ärenden

Bygglovsenheten 1 606 1 545 1 302

Kommentar

Eftersom denna indikator avser att belysa ärendetrycket och inte kontrolleras av bygglovsenheten kan inget målvärde återges.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.9 Digital tillgänglighet

Kvalitetsindikatorerna mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019, se därför avsnitt 5.1.1 Ökad digital tillgänglighet.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Web Service Index -kategori Information och

service - - - -

Kommentar

Detta är ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen.

Andel ärenden som hanteras digitalt - - - -

Kommentar

Detta är ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.10 Sveriges bästa företagsklimat

Svensk Näringsliv genomför årligen en undersökning som redogör för hur företagare bedömer möjligheten att driva verksamhet i hemkommunen. Varje år svarar drygt trettiotusen näringsidkare på frågor som bland annat ligger till grund för rankingen. År 2019 ligger Sollentuna på 5:e plats nationellt och på andra plats i Stockholms län, efter Solna.

I Sollentuna ska det vara attraktivt och enkelt att starta, utveckla och driva företag. För att nå målsättningen om att ha Sveriges bästa företagsklimat är det av stor betydelse att det finns ett väl fungerande samarbete mellan Sollentuna kommun, näringsliv, myndigheter, universitet/högskolor och andra kommuner. Som stöd i detta arbete finns en beslutad näringslivsstrategi. Utifrån denna bas ska fyra områden prioriteras för att förbättra näringslivsklimatet i Sollentuna där kommunikation, dialog, service och bemötande är de områden som mest berör miljö-och byggnadsnämndens ansvarsområde.

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 20(30) Miljö- och byggnadsnämndens verksamhetsområden mäts genom nöjd-kund-index (NKI) som ger företagare möjlighet att svara på vad de anser om kommunens service och bemötande i samband med att deras ärende handlades. Ambitionen är att öka kundnöjdheten succesivt.

Bygglovsenheten har en utsedd företagskontakt för bygglovsfrågor som aktivt deltar på kommunens anordnade näringslivsluncher. Kontakten svarar också på frågor från företagare och bokar in möten inför bygglovsansökningar eller vid behov av vägledning på annat sätt. Inom ramen för projektet med kundnöjdhet på bygglovsenheten arbetar gruppen med förenklingar av de olika kommunikationsvägar som möter den som ska söka bygglov. Ett tydligt näringslivsperspektiv genomsyrar detta arbete och med hjälp av kontaktcenter samlas data in för att kunna analysera behov av insatser.

Ett sätt att underlätta för företagare inför etablering är att skapa en lotsfunktion. Tanken är att företagaren vid ett tillfälle får möjlighet att träffa tjänstepersoner på kommunen inom olika områden som företaget kan behöva kontakta inför sin etablering t.ex. bygglov, livsmedelsregistrering,

serveringstillstånd, brandskydd etc. Ett arbete med att etablera en lotsfunktion är initierat och beräknas vara igång under 2020.

5 Målstyrning

Målstyrningen fokuserar på långsiktiga mål, utveckling och att skapa störreförbättringar.

Målen kan antingen röra kvalitetsfaktorer som behöver förbättras eller nya områden som kommunen vill utveckla. Målen kan sträcka sig över flera år, med ett slutmålvärde och ett målvärde för kommande år.

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Ökad digital tillgänglighet

Att erbjuda en digital hantering underlättar för både kommuninvånare, organisationer och medarbetare inom verksamhetsområdet. Det möjliggör alltså en standardiserad och effektivare hantering och

möjliggör ett snabbare handläggningsförfarande, vilket ger kortare svarstider till invånare och

organisationer. Områdena som digitaliseras tas fram genom en processkartläggning i syfte att förenkla och underlätta för såväl invånare och handläggare.

Samhällets krav på ökad digitalisering av såväl den privata sektorn som myndigheter fortsätter. Miljö- och byggnadsnämnden levererar omfattande information till statliga myndigheter om beslut, nyckeltal, statistik, tillsyns-och kontrollverksamhet. Informationen ska levereras digitalt via e-tjänster och kunna hämtas från våra ärendehanteringssystem. Detta ställer krav på att ärendehanteringssystemen utvecklas i takt med kraven. I det fortlöpande förbättringsarbetet har behov av förbättrade och nya e-tjänster identifierats och målsättningen är att alla ärenden ska kunna hanteras via e-tjänst inom tre år. Arbetet med att utreda digital delgivning har påbörjats och en behovsinventering tillsammans med övriga förvaltningar är genomförd. I samband med flytten digitaliserades en stor mängd arkivmaterial som nu enklare kan hanteras och tillgängliggöras. Frågan om digitalisering är ständigt närvarande i det dagliga arbetet och målet bedöms därför som uppnått.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Web Service Index, kategori Information och

service 52 51 - -

Kommentar

Nyckeltalet beslutades under december 2018 att tas bort på kommunövergripande nivå. Det kommer därför inte att rapporteras något under år 2019.

Andel ärenden som hanteras digitalt 0% 0% 53% 53%

Kommentar

Utfallet avser både miljö-och hälsoskyddsverksamheten samt bygglovsverksamheten. Uppbrutet är resultatet 62% för miljö-och hälsoskydd och 44% för bygglov.

Inom miljö-och hälsoskydd fördelar sig utfallet enligt nedan.

Värmepumpar: 46% av ärendena kom in via e-tjänst.

Livsmedelsanläggningar: 65% av ärendena kom in via e-tjänst.

Matförgiftningar: 74% av ärendena kom in via e-tjänst.

Dessa tre ger ett medel om 62%

Inom bygglovsverksamheten mäts det ackumulerade antalet av de olika ärendena som mäts (44% av samtliga ärendetyper).

Nämndmål:

5.1.2 Förbättrat stöd till verksamheter gällande säker hantering av livsmedel

Livsmedelskontrollen har bland annat till uppgift att kontrollera att verksamhetsutövarna har kontroll på sin verksamhet, så kallad egenkontroll. Ett av de områden som kontrolleras är hur personlig hygien

Miljö-och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 22(30) hanteras. Kontrollområdet är relativt enkelt att kontrollera och följa upp. Inspektörerna har möjlighet att informera och klargöra regler för verksamhetsutövarna i syfte att öka medvetenheten inom området och därmed minska avvikelserna.

Genom att mäta antalet avvikelser inom detta område kan vi följa om verksamhetsutövarna får tillräcklig information och service. Detta sker regelbundet i varje kontroll. Målet är uppnått och kommer inte att följas vidare.

Målet är ettårigt och har inget målvärde.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Avvikelser på kontrollområde personlig

hygien ska minska - - 51

Kommentar

Antalet kontroller uppgick till år 2019 till 351 stycken. Totalt hade 51 av dessa avvikelser som vid senare tillfälle kommer följas upp. Målet är nytt för år 2019. Utökade informationsinsatser sker till

verksamhetsutövare vid varje avvikelse.

Nämndmål:

5.1.3 Förbättrad service

Sollentuna kommun har som ambition att ha ett gott företagsklimat som ger god myndighetsservice både till företagare och invånare.

Varje år utses vilka NKI-kategorier som verksamheterna ska satsa på för att på bästa sätt påverka det totala NKI. Totalt sett är ett värde mellan 70 och 80 bra. År 2019 prioriterades följande områden av verksamheterna:

-Miljö-och hälsoskyddsverksamheten: bemötande, effektivitet och information -Bygglovsverksamheten: effektivitet, information och tillgänglighet

Ett kundfokusprojekt inleddes under hösten 2019 i samarbete med kommunens kontaktcenter med syfte att förtydliga och förenkla för kunden i bygglovsprocessen och även med målsättningen att förbättra bygglovsenhetens NKI-tal.

En nollmätning utfördes under 2019 för att få något att utgå ifrån. Arbetet med att förbättra informationen till kunden för att hjälpa denne att göra rätt och få en smidigare bygglovsprocess kommer att fortsätta under 2020.

Inom miljö-och hälsoskyddsverksamheten når livsmedelskontrollen NKI över 75, vilket är mycket bra. Miljö-och hälsoskydd behöver utvecklas ytterligare. Verksamheten har under året inriktat sig på att processkartlägga en del av verksamhetens ärendetyper i syfte att effektivisera och förbättra handläggningen ur invånare och organisationers perspektiv, men även för att underlätta i det interna arbetet. Arbetet mynnade ut i tydliggörande av gemensamma rutiner och mallar.

NKI-resultatetgällande år 2019 offentliggörs i april år 2020. Därför presenteras målvärdet för 2019 i kolumnen för Målvärde 2019. Av den anledningen finns det inget utfall för helår 2019. Preliminära siffror visar att myndighetsområdet bygglov ser ut att höja sitt sammanlagda NKI med två enheter från 59 till 61 vilket skulle kunna ge en indikation om att målvärdet är på väg att uppfyllas. Däremot visar indikatorn rörande handläggningstid av ärenden gällande förorenad mark att åtgärder kommer krävas för att uppnå målvärdet. Sammantaget bedömds målet därför bara delvis uppnått.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Nöjd-Kund-Index (NKI) 60 64 68

Indikatorer Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Kommentar

Målvärdet avgörs genom ett genomsnitt av nämndens verksamheter.

Detta värde kommer fortsättningsvis inte vara kvar eftersom områden inte påverkar varandra. De områden som mäts (bygglov, livsmedelskontroll, miljö-och hälsoskydd, brandtillsyn, markupplåtelser,

serveringstillstånd) ger ett kommunalt samlat NKI. Myndighetsområden kan bara jämföras mot andra kommuner och för den egna utvecklingen.

Andel anmälningsärenden gällande förorenad

mark som handläggs inom 4 veckor. - - 54% 90%

Kommentar

Under 2019 har 13 ärenden handlagts. Av dessa har 7 ärenden avslutats inom 4veckor. Övriga ärenden behöver ytterligare utredningar och kompletteringar. Nyckeltalet är nytt från år 2019.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

5.2.1 Minskade bullerstörningar

Sollentuna är en bullerutsatt kommun. Att arbeta för att minska bullerstörningarna är särskilt prioriterat.

Barn tillbringar en stor del av sin uppväxt i förskola och skola. De vistas många timmar per dag utomhus på sina gårdar. De kan ha svårt att uttrycka sina egna behov och deras egen möjlighet att påverka sin situation är begränsad. Buller är en miljöfaktor som barn själva inte kan påverka och en hälsorisk som måste åtgärdas på samhällsnivå. Barn är extra känsliga och bör prioriteras och skyddas.

Riksdagen, Naturvårdsverket och Världshälsoorganisationen (WHO) är samstämmiga och säger att 55 dBA ekvivalent ljudnivå för buller utomhus vid undervisningslokaler och lekplatser inte ska

överskridas. Bullriga miljöer påverkar barnens lärande, utveckling och hälsa. Det påverkar även deras möjlighet till lek, kontakt med kamrater och vuxna. En skolgård med bra utemiljö stimulerar till ökad fysisk aktivitet och trivsel.

Avdelningen för miljö-och hälsoskydd deltar också aktivt i arbetet med att genomföra kommunens åtgärdsprogram mot buller. Miljö-och byggnadsnämnden har också förelagt kommunens och statens väghållare att redovisa sin egenkontroll bl.a. om de har kontroll på att deras verksamhet inte

överskrider bullerriktvärden. Detta kommer att följa upp kommande år.

Miljö-och byggnadsnämnden har aktivt arbetat med att minska bullret i kommunen. Men det behövs fortsatt arbetet för att minska bullerstörningarna i kommunen.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel skolor som ej uppfyller kravet på 55

decibel på sina skolgårdar - 22 3

Kommentar

Målvärdet år 2023 ska antalet vara 0 skolor. Innan dess sätts inget mål eller delmål dock fortsätter arbetet att kontrollera och åtgärda trafikbuller inom grund-och förskolegårdar.

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 24(30)

6 Uppdrag

Nämnden saknar särskilda uppdrag.

7 Riskhantering - internkontroll

Enligt kommunallagen ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Varje år fastställer nämnden en plan för internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi-och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens internkontroll 2019.

Eftersom nämnden utövar myndighetsutövning är det av stor vikt att förtroendeskada, jäv, muta eller hot inte förekommer. Under året kontrolleras riskmomentet "Rubbad opartiskhet" som även fortsatt kommer följas upp. Under året omfattade internkontrollen även kontroll av bisyssla med syftet att kontrollera att det inte förekommer förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet hos medarbetare. Risken har inte någon avvikelse och har därav lyfts ut i och med 2020 års verksamhetsplan. Även risken med felaktigt utbetalda arvoden följdes upp under 2019 utan avvikelse. Även denna risk kommer lyftas ur internkontrollen inför kommande år. Fokus kommer vid kommande uppföljningar ligga på rättssäkerhet och ekonomi i form av kontrollskuld.

7.1 Utbetalda arvoden

Orsak

Felaktigt utbetalda arvoden.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Stickprovskontroll KommentarTertial 3 2019

Av 10 utförda stickprovskontroller som skett löpande under året har inga avvikelser kunnat hittats.

Närvarolistor har samkörts med utbetalningar.

7.2 Bisyssla

Orsak

Risker uppkommer i de fall anställd bedriver förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Intervju och förfrågningsunderlag KommentarTertial 3 2019

Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och sker vid årliga

medarbetarsamtal. Anställda underrättas löpande om kommunens regelverk gällande bisysslor genom informationsinsatser vid kontors-och enhetsmöten. Anställda har även skriftligen rapporterat om eventuella bisysslor.

7.3 Rubbad opartiskhet

Orsak

I en myndighetsutövande roll kan risker uppkomma i form av jäv, mutor, hot och bestickning.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Informationsinsatser KommentarTertial 3 2019

Rutiner för beslut finns och har följts. Fördelning och diskussion av ärenden sker öppet på veckomöten.

Mötena behandlar bland annat frågor kring jäv, påverkan av beslut och korruption. Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess utförs med jämna mellanrum till alla berörda för att hindra korruption och jäv. Under året har även utbildning skett av nämndledamöter.

Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2019 26(30)

8 Kvalitet

Sammanfattning

För ca tre år sedan infördes ett systematiskt förbättringsarbete med ett LEAN-likande koncept inom båda verksamheterna. Syftet har varit att genomlysa rutinerna och hitta ”slöserier”, till exempel väntan, överproduktion, omarbete, överarbete och outnyttjad kreativitet. Detta gjordes för att effektivisera och minska handläggningstider, vilket i förlängningen bidrar till ökad service och kundnöjdhet.

Arbetet syftade också till att skapa förståelse för varandras arbetsuppgifter och roller och för att skapa engagemang och driva arbetet framåt. Under 2019 har verksamheterna löpande tillsammans med förbättringsledare arbetat med bland annat att ta fram rutiner, mallar och en samsyn över det löpande arbetet, främst inom handläggningen av ärenden.

Bygglovsverksamheten Verksamhet och personal

Bygglovsenheten har deltagit i framtagandet av samhällsbyggnadsavdelningens handlingsplan som tillkom under våren 2019. Handlingsplanen ringade in ett antal aktiviteter kopplade till olika teman där man såg att behovet av förbättringar var som störst. Medarbetarna fick aktivt söka stöd och hjälp hos kollegorna i sina respektive grupper för att kartlägga behov och samla in idéer. På så sätt engagerades inte bara projektgruppen utan hela avdelningen. Ansvaret för handlingsplanen behöver nu förtydligas och aktiviteterna följas upp strukturerat

Under år 2019 har bygglovsenheten fortsatt med ett teambaserat arbetssätt med två team ledda av teamledare för att underlätta ärendehantering och fördelning av arbetsuppgifter. Under året har bemanningen minskat inom bygglovsverksamheten. Främst är det bortfall på handläggarsidan som i sin tur påverkat handläggningstiderna och arbetsbelastningen. Verksamheten har däremot fått förstärkning med ytterligare en byggnadsinspektör. Under året valde den tidigare bygglovschefen att lämna sitt uppdrag och en ny bygglovschef började sin tjänst före årets slut. I samband med

rekryteringen framhölls kraven på att förstärka verksamhetens tillgänglighet, kundfokus och effektivitet.

Förändringar i lagstiftningen av PBL har inneburit nya utmaningar och ökat behov av uppföljning av verksamheten. Som en följd av detta har samverkan gentemot övriga myndigheter och kommuner ökat i syfte att skapa samsyn och dra lärdom av förändringarna.

Samverkan

Bygglovsenheten samverkar med en rad kommuner inom ramen för olika nätverk och har under året varit mycket aktiv i dessa forum. Främst har man agerat inom ramen för bygglovsalliansen som är ett nätverk bestående av en rad kommuner i Stockholmsregionen som anordnar nätverksträffar och erfarenhetsutbyten löpande under året. Enheten har utöver dessa träffar även aktivt arbetat med studiebesök hos kommuner samt anordnat en nätverksträff i syfte att lära sig av varandra och förbättra rutiner och processer. Utöver dessa tillfällen har enheten även agerat värd för nätverksträff för

bygglovalliansens tillsynshandläggare. Enheten har även under året varit delaktig i nätverket

stadsbyggnadsbenchen där bygglovsverksamheterna i benchens medlemskommuner bjudits in speciellt för att nätverka och diskutera ämnen som digitalisering, avgifter och finansiering samt organisation.

Utöver detta deltog en stor delegation på den årliga FSBS-konferensen (föreningen för

bygglovshandläggare och sekreterare) som i år hölls på Gotland. Konferensen engagerar både andra bygglovsverksamheter från hela landet och myndigheter med ansvar för bygglovsfrågor exempelvis Boverket och länsstyrelser.

Förbättrande åtgärder

Behovet av att utöka kundundersökningarna inom bygglovsverksamheten till att även omfatta

privatpersoner har under året identifierats. I samband med verksamhetsplaneringen fördes detta in som en kvalitetsfaktor att följa upp under kommande år. En separat enkät som inte enbart riktar sig till företagare har även implementerats.

Under året har webbplatsen setts över för att göra informationen enklare och mer tillgänglig. Många synpunkter kopplat till bygglovsverksamheten har under året handlat om svårigheten att komma i

kontakt med enheten eller dess handläggare. E-tjänsterna upplevs krångliga och e-postadressen till funktionsbrevlådorna känns inte intuitiva enligt dem som söker lov. Svårigheter att nå sin handläggare har också framförts och brister i återkoppling och/eller tydlighet vid frånvaro har framförts.

Under året har 37 beslut om lov eller startbesked överklagats. Totalt har 29 ärenden avgjorts av överprövande instans och fem av dessa har gått nämnden emot. Ärenden som går nämnden emot presenteras på teamavstämningarna för att möjliggöra kunskapsåterföring och eventuell översyn av rutiner och handläggarstöd.

Bygglovsenheten behöver mer aktivt arbeta med kunskapsåterföring och omvärldsbevakning när det kommer till lagändringar och prejudicerande rättsfall. De överprövade beslut som går nämnden emot bör lyftas i helgrupp och inte enbart i respektive team, för att få bättre förståelse för varför

förändringar eller förbättringar behöver ske. Under kommande år måste verksamheten ta ett samlat grepp om tillgängligheten mot kommuninvånarna. Åtgärder kopplat till detta har redan börjat diskuteras inom ramen för projektet ”kundfokus bygglov”.

Kvalitet

Enheten fortsätter aktivt att arbeta med rutinbeskrivningar och processutveckling.

Bygglovsverksamheten har under hösten fokuserat sitt förbättringsarbete på att höja NKI-värdena genom projektet ”kundfokus bygglov”. Projektet syftar till att processkartlägga olika ärenden utifrån ett kundperspektiv för att kunna ringa in åtgärder som leder till en enklare och effektivare hantering av ärenden. Syftet är att frigöra tid för handläggarna och samtidigt öka kundnöjdheten och NKI-värdena genom förenklingar och ett ökat servicetänkande.

Den lagändring av plan- och bygglagen som trädde i kraft 1 januari 2019 föranleddes av ett grundligt arbete på bygglovsenheten så att information, rutiner och processer kunde kvalitetssäkras mot de nya lagkraven. Lagen ställer nya, striktare, krav på handläggningstiderna för såväl anmälans- som bygglovsärenden. Om tidsfristerna för handläggningen inte följs reduceras den avgift som nämnden har rätt att ta ut för sin handläggning av ärenden. Utöver detta utökades även kraven på information vid handläggningens olika steg, något som ökar administrationen. Mallar, rutiner och

utbildningsinsatser har tillkommit för att säkerställa att ärenden följs upp inom tidsfristerna och att rätt information når de sökande i tid. Resultaten på handläggningstiderna syns tydligt efter att de nya rutinerna implementerats och den totala tiden för ett ärende har minskat med uppemot tre veckor sett till medianvärdet. Andelen lov som har en längre handläggningstid än de lagstadgade veckorna har minskat. Totalt har fem ärenden som omfattats av den nya lagen överskridit tidsfristerna och behövt avgiftsreduceras.

Miljö och hälsoskyddsverksamheten Verksamhet och personal

Miljö- och hälsoskyddsverksamheten har en verksamhetsutvecklare och två teamledare som arbetar aktivt med att utveckla och effektivisera verksamheten. Under året har även föräldraledighet och sjukfrånvaro varit aktuell inom verksamheten vilket medfört effektivitetsförluster inom främst livsmedelskontrollen. Verksamheten redovisar därför en kontrollskuld inom livsmedelskontrollen.

Under år 2019 anställdes ytterligare medarbetare i ett led att effektivisera och uppfylla behovsutredningen.

Den organisationsförändringar som genomförts samt ombyggnation av Turebergshuset och flytt till The Factory har påverkat effektiviteten i kvalitetsarbetet. Under 2020 förväntas kvalitetsarbetet återgå till önskad takt.

I en utveckling med organisatoriska förändringar är det av stor vikt att verksamheterna jobbar proaktivt med kulturförändringar, processkartläggningar och tydliga arbetssätt för att på så sätt åstadkomma bästa möjliga arbetssituation.

Verksamheten har under året arbetat aktivt med att stärka samsynen i olika bedömningar. Under året har bland annat ett tjugotal mallar och rutiner implementerats för att säkerställa bästa möjliga arbetssätt, vilket även ger en god grund för att mäta och upptäcka avvikelser.

I den senare delen av året involverades personalen i arbetet med att ta fram en ny taxa vilken träder i kraft från år 2020. Den nya taxan innebär en aktuell spegling av de faktiska kostnader som