REVISIONSRAPPORT
Åtvidabergs kommun
Substansgranskning av lönesystemets person- register
Februari 2003 Lars Edgren Karin Jäderbrink
Innehållsförteckning
1. Sammanfattning... 3
2. Inledning/syfte ... 5
3. Metod och omfattning ... 5
4. Lönesystemet ... 6
4.1 KPAI och LPS... 6
4.2 Kontroller ... 7
5. Registeranalys och iakttagelser ... 7
1. Sammanfattning
Komrev har, på uppdrag av Åtvidabergs kommuns revisorer, genomfört en substansgransk- ning av kommunens löner. I denna analys har vi använt Komrevs verktyg för registeranalys (IDEA). Analysen har gjorts utifrån en kopia av informationen i personregistret. Det analyse- rade materialet omfattar perioden 1/1-31/10 2003.
Ur materialet har vi sorterat ut avvikelser för manuell uppföljning. En avvikelse innebär inte att uppgiften är felaktig, men det ger en signal om att materialet behöver kontrolleras med ansvarig eller handläggare. Vid denna verifiering erhålls antingen en godtagbar förklaring eller konstateras en felaktighet som bör korrigeras.
Sammanfattningsvis visar registeranalysen att de kontrollerade rutinerna fungerar till- fredsställande och att personalavdelningen har bra kontroll över sina register.
Antalet felaktigheter är över lag få. Vi vill dock poängtera följande:
• Inom kommunen finns sex personer som har eller kommer att passera gränsen för när dispens krävs för fortsatt övertidsarbete. Någon dispens har dock inte sökts. Kommu- nen bör tillse att arbetstidslagens regler om dispens efterlevs.
• Ansvaret för att arbetstagare som är 19 år eller yngre har arbetsmässiga förutsättning- ar i enlighet med arbetsmiljöverks föreskrifter är decentraliserat till enhetsansva- rig/arbetsledare. Det kan vara lämpligt att personalkontoret stickprovsmässigt följer upp hanteringen.
• De personer som har avvikande anställningstyp i förhållande till anställningsform bör i de fall där det är möjligt få detta korrigerat.
• Ett mindre antal (51 st) av kommunens anställda har s k bilavtal. Av dessa är det ca 30 som noterats för körning i tjänsten.
Ca 400 personer saknar bilavtal men har noterats för körning i tjänsten. Många kör såväl regelbundet som längre sträckor.
Mot bakgrund av att ett litet antal personer har bilavtal men kör lite eller inget alls samtidigt som det finns andra som kör betydligt mer utan att ha motsvarande avtal, kan det vara på sin plats med en samlad översyn av förutsättningarna för erhållande av bilavtal.
• De personer som har avvikande kombinationer av avtal/förmånsgrupp/semester- grupp/semesterdagar bör, i de fall där det är möjligt, få detta justerat
• Åtvidabergs kommun bör överväga att tillskapa regler för hur komptid skall hanteras
• Ur en internkontrollaspekt är det viktigt att de som omfattas av vissa avtal får sin tid- redovisning kontrollerad. Ansvaret för detta ligger inom ramen för den sociala verk- samheten.
• Två personer har lön under den nivå som satts i lokal förhandling. Lönebeloppen kommer att justeras
• De negativa värden som förekommer bör justeras
2. Inledning/syfte
Komrev har, på uppdrag av Åtvidabergs kommuns revisorer, gjort en granskning av informa- tionen i kommunens lönesystem. Syftet har varit att granska speciellt personregistret mot ett antal kontrollmål som anges nedan.
Personer över 65 år och 18 år eller yngre Sparad semester, ej över 40 dagar
Korrekt antal semesterdagar Negativt antal semesterdagar
Lön ej utbetald efter anställningens upphörande
Anställningstyp och anställningsform är korrekt angivna Rätten till högre bilersättning (bilavtal)
Kombination av avtal och förmånsgrupp Kombination av förmånsgrupp och semestergrupp Kombination av avtal och semesterdagar
Personer som ej har rätt till övertidsersättning Anställda med mycket övertid
Okompenserad övertid Lönetillägg
Tjänster över 40 tim/vecka
Anställda med heltidstjänst som arbetat fyllnadstid Höga löner
Låga löner
Körda kilometer i förhållande till reseersättning Närvarotimmar för timanställda
Beloppslöner är korrekta Negativa värden
Preliminärskatt i förhållande till lön Uttagna semesterdagar mindre än 20 Uttagna semesterdagar mer än innestående Mycket jour
Övrigt
3. Metod och omfattning
Registeranalys med IDEA innebär att:
ß Hela datamängden för den aktuella perioden kan analyseras på ett effektivt och snabbt sätt.
ß En enhetlig analys görs av informationen oberoende av datorsystem och leverantör.
ß Externa analyser utesluter eventuella felkällor som ligger inbyggda i de analyserade da- torsystemen.
Metoden går ut på att med hjälp av dator analysera en kopia av informationen i löne- och per- sonalsystemets personregister. Vi har valt perioden 1/1-31/10 2003. Analysen omfattar all information om samtliga individer i personregistret. Antal registrerade uppgifter på personer och tjänster under 2003 är 4 102. Antalet aktuella personer registrerade i lönesystemet i okto- ber 2003 uppgick till 1 726 st.
En grov gallring har genomförts i dataanalysen. Analysen ger som utdata ett material som avviker från det ”normala”. För att verifiera orsakerna till de signalerade avvikelserna har vi sedan stämt av med ansvariga i verksamheten.
Presentationen av granskning och resultat i rapporten är uppdelat på en kort beskrivning av kontrollmål, resultat av registeranalysen, verifiering samt eventuell kommentar.
4. Lönesystemet
I Åtvidabergs kommun rapporteras alla avvikelser som semester och sjukdom m m in i sy- stemet av fyra (3,75 tjänst) löneassistenter. Samtliga löneassistenter är centralt placerade.
Inom personalavdelningen finns även två personalsekreterare och en personalchef.
Totalt betalas lön och ersättningar till ca 1 600 personer, inklusive timvikarier, uppdragsta- gare, förtroendevalda m m. Att denna siffra skiljer sig från analysens beror på att personal slutat under perioden men kvarligger i systemet samt att det finns personer registrerade i sy- stemet som inte alltid är aktuella för löneutbetalning.
4.1 KPAI och LPS
KPAI-rutinen (Kommunalt Personal Administrativt Informationssystem) består av tre huvud- register (tabellregister, personregister, kundregister) och ett flertal olika dataprogram.
Försystemet LPS (Lokalt Personal System) är uppbyggt av ett antal databaser som innehåller information om anställningar, befattningar, frånvaro m m. All inrapportering sker till LPS och informationen integreras till KPAI för bearbetning och löneutbetalning.
4.2 Kontroller
I KPAI-rutinen finns ett antal inbyggda kontroller som:
• datateknisk kontroll
• formell kontroll
• logisk kontroll
Eventuella felaktigheter redovisas på kontrollistor för senare korrigering.
5. Registeranalys och iakttagelser
Personer över 65 år och 18 år eller yngre
Analysen går ut på att ta fram alla aktuella personer som är över 65 år eller 18 år eller yngre.
Normalt förekommer inga tillsvidareanställda som är äldre än gällande pensionsålder. De som trots allt är äldre än denna åldersgräns är vanligtvis anställda med någon form av speci- alavtal. Numera finns möjlighet att utnyttja rörlig pensionsålder vilket medger arbete tills personen fyllt 67 år.
Registeranalys
Personregistret innehåller 64 personer som är 65 år eller äldre. 19 personer är 18 år eller yng- re.
Verifiering
De personer som uppnått pensionsålder är uteslutande förtroendevalda, uppdragstagare, kon- taktpersoner, lärare eller uppehållsanställda. 10 av dessa har avtal 01 (AB). Samtliga är lärare eller annan skolpersonal.
Fem personer har 1 (innehavare av tjänst) i anställningstyp. Samtliga dessa utom en avser avtal 98 (familjehem) och har befattning som kontaktperson/familj. En person har 1 i anställ- ningstyp och 01 i avtal. I detta fall är det fråga om torgvaktmästaren vars ersättning är arvo- desbaserad.
Personerna som är 18 år eller yngre är registrerade som vårdbiträde (13 st), barnskötare (2 st), uppdragstagare (3 st) eller barnskötare/lärare idrott (1). Alla utom två är registrerade som vi- karier övrig (anställningstyp 4), för viss bestämd arbetsuppgift eller viss tid (anställningsform 4 eller 6). Två personer saknar anställningstyp (uppdragstagare).
Ungdom som fyllt 19 år och yngre omfattas av lokalt timlöneavtal. I tre fall är angiven timlön lägre än det lokala avtalet. Kontroll av om personerna varit aktiva efter avtalets tillkomst är genomförd.
För personer som är 19 år eller yngre reglerar Arbetsmiljöverkets föreskrifter vilka arbets- uppgifter och under vilka tider dessa får utföras. Såvitt granskningen visar är det ingen som har arbetsuppgifter eller arbetstider som avviker från föreskrifterna.
Kommentar
Det kan vara värt att notera att personer som är 19 år eller yngre klassas som minderåriga och därför omfattas av speciella arbetsmässiga regler. Huruvida dessa efterlevs bör kontrolleras, speciellt om det är fråga om schemalagt arbete inom ex vis omsorg. Ansvaret för detta åvilar respektive enhetsansvarig eller arbetsledare.
Det kan även vara lämpligt att personalavdelningen genomför stickprovskontroll av efterlev- naden.
De personer som har en timlön som är lägre än lokalt timlöneavtal har inte arbetat under ak- tuell period. Registrerad timlön kommer dock att justeras.
Sparade semesterdagar, ej över 40 dagar
Enligt AB 01 (Allmänna Bestämmelser) får antalet sparade semesterdagar ej överstiga 40.
Tidigare år har avräkning av uttagna dagar skett i samma fält (sparade dagar) i systemet. Nu- mera sker registrering av sparade och uttagna dagar i separata fält.
Dagar över 40 skall utbetalas i pengar senast i februari månad året efter intjänandeåret.
Registeranalys
Analysen påvisar 49 personer med över 40 sparade semesterdagar.
Verifiering
De med mest sparade dagar har kontrollerats manuellt mot lönelista. Samtliga kontrollerade har fått sina överskjutande dagar utbetalda i februari 2003.
Korrekt antal semesterdagar
Kontroll har gjorts av att de anställda erhållit rätt antal semesterdagar.
Registeranalys
Analysen visar att alla i förhållande till ålder och avtal har rätt antal semesterdagar. I övrigt visas antal semesterdagar och deras fördelning nedan:
Antal semesterdagar Antal personer
32 503 31 301 25 590 0 332 Verifiering
Handläggarna räknar inte fram antalet semesterdagar utan detta görs automatiskt i lönesyste- met.
10 personer som är 40 år eller äldre och inte tillhör avtal 01 är registrerade för 25 semester- dagar. 8 av dessa tillhör avtal 17 (PAN), en person tillhör avtal 20 (BEA) och en person till- hör avtal 70 (Lokalt avtal). Den sistnämnda personen är felregistrerad och uppgiften skall ju- steras.
Två lärare (ferieanställda) som blir 50 år först under 2004 har noterats för 32 dagar i semes- ter. Det är fråga om lärare som fyller år före tidpunkten för ”skolår”, som sammanfaller med skolstart. Övriga som fyller år efter samma tidpunkt får den extra semesterdagen (eg semes- terdagstillägget) ett år senare.
Motsvarande gäller för 10 personer som blir 40 år under 2003 men fyller år före tidpunkten för start av skolår. Dessa erhåller sex extra semesterdagar (eg semesterdagstillägg) ett år tidi- gare jämfört med de som fyller år efter samma tidpunkt.
Negativt antal semesterdagar
Kontrollmålet går ut på att undersöka eventuell förekomst av semesteruttag över tillgängligt antal dagar.
Registeranalys
Analysen påvisar att fem personer har negativt antal semesterdagar.
Verifiering
De personer med högst värden har flera tjänster där semesteruttaget registrerats på en av tjänsterna. Två av personerna har en negativ semesterdag. Personer som har en semesterdags- faktor överstigande 1 kan på grund av delningen av semesterdagar där resterande tid alltid höjs till en hel dag, ha en negativ semesterdag.
Lön ej utbetald efter anställningens upphörande
Analysen går ut på att granska att lön inte har betalats ut efter anställningens slutdatum.
Registeranalys
Registeranalysen visar att ett större antal personer registrerats för lön mer än en månad efter uppgift om anställningens upphörande.
Verifiering
Ett representativt urval av dessa personer har valts ut för kontroll. Urvalet omfattar personer som enligt personregistret slutat sin anställning någon gång under 2003.
Kommentar
Såvitt granskningen visar har ingen fått lön eller ekonomisk ersättning mer än en månad efter anställningens upphörande.
Anställningstyp och anställningsform är angivna och överensstämmer
Analysen går ut på att kontrollera att anställningstyp och anställningsform finns angivna för alla anställda i lönesystemet samt att inte omöjliga kombinationer av anställningstyp och an- ställningsform finns registrerade. Som omöjliga kombinationer räknas till exempel vikarier med tillsvidareanställning. Att koderna för anställningstyp och anställningsform ej överens- stämmer kan exempelvis medföra att en anställning felaktigt ”faller utanför” då beräkning eller sortering görs med hjälp av dessa koder eller att lämnandet av statistiska anställnings- uppgifter blir felaktiga.
Registeranalys, verifiering och kommentar
1. Saknar anställningstyp eller anställningsform.
92 (uppdragstagare) personer saknar anställningstyp och har anställningsform 4 (för viss bestämd arbetsuppgift).
125 förtroendevalda saknar uppgift om anställningstyp men har anställningsform 3 (för viss tid). Övriga förtroendevalda (26) har anställningstyp 4 (vikarie övrig) och anställ- ningsform 3 (för viss bestämd tid, vikariat).
24 (brandmän) personer saknar anställningstyp och har anställningsform 1 (tillsvidarean- ställd).
De personer som saknar anställningstyp och har anställningsform 4 bör få detta korrigerat.
Samtliga förtroendevalda bör ha samma registrering av anställningstyp och anställnings- form
De som saknar anställningstyp och har anställningsform 1 är korrekt registrerade.
2. Saknar både anställningstyp och anställningsform.
20 personer saknar såväl anställningstyp som anställningsform. Samtliga har befattnings- benämning arbetslös ungdom (7860) vilket är riktigt.
3. Omöjlig kombination av anställningstyp och anställningsform.
18 personer har anställningstyp 1 (innehavare av tjänst) och 3 (vikarie för viss bestämd tid) i anställningsform.
Anledningen till registreringen av anställningstyp är att det saknas en ordinarie befatt- ningshavare på aktuell tjänst. Registreringen får ses som tillfällig.
Rätten till högre bilersättning (bilavtal)
Analysen har gått ut på att ta fram anställda med bilavtal som ger rätt att få högre bilersätt- ning pga att de använder sin bil i den dagliga arbetsutövningen. Detta innebär en ersättning på 27 kronor per mil istället för 22:50 kronor. Beslut om bilavtal fattas centralt.
Enligt BIL 01 (g:a KRA, kommunalt reseavtal) är det daglig användning av egen bil som skall generera den högre ersättningen.
Registeranalys
Analysen visar att det finns 51 personer med bilavtal.
Verifiering
Av de som har bilavtal har 30 personer använt sin bil under året. 21 har således inte noterats för någon körning alls. Av de som har noterats för körning har fyra personer kört mer än 400 mil och en person över 800 mil hitintills under året. Sammanlagd körning för de som har bilavtal uppgår till 4 491 mil.
392 personer saknar bilavtal men finns registrerade för körning. Fem personer har kört mer än 300 mil och en person över 1 000 mil hitintills under året. Sammanlagd körning för de som saknar bilavtal uppgår till 15 173 mil.
Kommentar
Mot bakgrund av ovan beskrivna förhållanden, kan det vara på sin plats med en samlad över- syn av förutsättningarna för erhållande av bilavtal.
Kombination av avtal och förmånsgrupp
Analysen går ut på att undersöka förekomsten av kombinationer som inte överensstämmer.
Registeranalys
Analysen visar att två personer (uppdragstagare) med avtal 51 saknar förmånsgrupp. Övriga uppdragstagare har kombination avtal 51 och förmånsgrupp 5.
Kommentar
Den kombination som inte överensstämmer för två uppdragstagare bör korrigeras.
.
Kombination av förmånsgrupp och semestergrupp
Analysen går ut på att undersöka förekomsten av kombinationer som inte överensstämmer.
Registeranalys
Registeranalysen visar att en person som har avtal 5 (TAD) är registrerad med semestergrupp 2 (semesterlagen).
Verifiering
Verifieringen visar att det är en person med introduktionsersättning. Övriga personer med introduktionsersättning saknar angivelse om semestergrupp.
Kommentar
Den person med introduktionsersättning som är registrerad med avtal 5 och semestergrupp 2 bör få registreringen om semestergrupp borttagen.
Kombination av avtal och semesterdagar
Analysen går ut på att undersöka kombinationer som inte överensstämmer.
Registeranalys
Analysen visar att en person med avtal 70 (lokalt avtal) har 25 semesterdagar.
Verifiering
Verifieringen visar att det är en person med introduktionsersättning. Övriga med introduk- tionsersättning har ingen uppgift om semesterdagar.
Kommentar
Den person med avtal 70 och 25 dagars semester bör få semesteruppgiften borttagen.
Personer som ej har rätt till övertidsersättning
Analysen har som mål att undersöka att personer som ej har rätt till övertidsersättning ej hel- ler erhåller detta.
Registeranalys
Analysen visar att det finns två personer som har registrerad övertid/komptid som enligt avtal ej har rätt till detta.
Verifiering
Verifieringen visar att det i båda fallen är frågan om sådan tid som har intjänats innan över- tidsersättning bortförhandlades.
Kommentar
Den tid som kvarligger som övertid och är inarbetat innan övertiden förhandlades bort bör lösas in.
Anställda med mycket övertid
Syftet med denna analys är att kontrollera förekomsten av anställda med mycket övertid. Vi har inventerat antalet anställda med en registrerad övertid överstigande 175 timmar enligt ar- betstidslagen (ATL). Gränsen när dispens, för ytterligare övertidsarbete måste sökas, är 200 timmar per år och/eller 50 timmar per månad.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns sex personer som har övertid som överstiger 175 timmar.
För två av dessa är gränsen för när dispens måste inhämtas passerad. För övriga kommer tro- ligen gränsen (200 tim) att överskridas under året.
Verifiering
Verifieringen visar att två är vårdbiträden, en är lärare, en är elevassistent/vårdare, en anlägg- ningsarbetare samt en undersköterska.
Dispens saknas för samtliga. För en av personerna finns lokal överenskommelse grundad på arbetstagarönskemål.
Kommentar
Listor som redovisar fyllnads-, jour- och övertid skickas ut till enhetsansvariga varje månad.
Ansvaret för att övertidsreglerna följs är decentraliserat till enhetschef eller motsvarande.
Kommunen bör tillse att reglerna för ATL-tid efterlevs.
Okompenserad övertid
Analysen går ut på att redovisa olika värden för komptid. Kommunen saknar f ö regler för hanteringen av komptid.
Registeranalys
Analysen visar att 12 personer har komptid överstigande 100 timmar varav en har 322 tim- mar. Angivelserna kan delvis vara baserade på uppgifter från tidigare år.
Verifiering
Personen med 322 timmar är dagbarnvårdare med speciella arbetsförutsättningar.
Kommentar
Kommunen bör överväga att tillskapa regler för vad som skall gälla för intjänande och uttag av komptid och hur mycket och hur länge den ska kunna sparas.
Lönetillägg
Analysen har som syfte att undersöka förekomsten av höga (500 kr eller mer) fasta tillägg och att tillägget inte ligger kvar/utbetalas efter förordnandets slut.
Registeranalys
Registeranalysen visar att åtta personer har lönetillägg motsvarande 500 kr eller mer per må- nad. Totalt har 449 personer någon form av lönetillägg.
Verifiering
Tre är sjuksköterskor som får fasta lönetillägg för resor i tjänst. Några har arbetsledarroll etc.
Tilläggen har inget upphörandedatum utan är fasta.
Tjänster över 40 timmar per vecka
Analysen ska säkerställa att ingen som inte enligt avtal har mer än 40 timmar per vecka heller inte finns registrerade för mer än 40 timmar.
Registeranalys
26 personer har 42,5 timmars arbetsvecka. Samtliga är dagbarnvårdare.
Verifiering
Dagbarnvårdare lyder under lokalt specialavtal där veckoarbetstiden reglerats separat och är satt till 42,5 tim.
Anställda med heltidstjänst som arbetar fyllnadstid
Analysen har som mål att inventera omfattningen av heltidsanställda med registrerad fyll- nadstid (mertid) och i så fall anledningarna till detta.
I samband med utbildning på tid som inte är ordinarie arbetstid utgår inte övertidsersättning. I samband med sådan utbildning utgår istället fyllnadstid eller ersättning motsvarande fyllnads- tid (AB 01, § 32).
Registeranalys
Analysen visar att det är 199 heltidsanställda personer som har registrerad fyllnadstid. Tre personer har över 100 timmar.
Verifiering
De två som har högst värden är lärare med partiell ledighet som jobbar extra på ledigheten.
Övriga med högre värden är personer som är tjänstlediga och som jobbar extra på ordinarie tjänst eller som tidigare haft en deltidstjänst men under året gått upp på en heltidstjänst.
Kommentar
Normalt ska inte heltidsanställda kunna registrera fyllnadstid. Arbetsplatsträffar och separata lokala överenskommelser är andra exempel när heltidsanställda trots detta registrerar fyll- nadstid. Det finns även inslag av sådan tid som egentligen borde ha varit registrerad som övertid.
Höga löner
Analysen går ut på att ta fram alla personer med lön över 25 000 kronor per månad och ana- lysera lönebeloppen i förhållande till sysselsättningsgrad och befattningsbenämning.
Registeranalys
Analysen visar att det finns 75 personer med lön över 25 000 kronor per månad.
Verifiering
Verifieringen visar att tre personer är förtroendevalda. Lönebeloppet för deras del avser års- arvodet. Övriga har en sysselsättningsgrad om 1.0 och med en befattningskategori (kommun- chef, förvaltningschef, enhetschef m m) som svarar mot lönenivån. Det stora flertalet utgörs dock av lärare.
Låga löner
Analysen går ut på att ta fram de personer som är registrerade med lön under 14 000 kronor i månaden och analysera lönebeloppen i förhållande till sysselsättningsgrad och befattningsbe- nämning. Åtvidabergs kommun har ingen fastställd nedre gräns (utöver kollektivavtal) för lön. Lokalt avtal för SKAF-kollektivet finns dock.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 17 personer har en lön understigande 14 000 kronor. Analysen vi- sar att det i första hand är fråga om städpersonal, vårdbiträden eller personliga assistenter.
Verifiering
I ett fall är det fråga om lön under gällande kollektivavtalsnivå. Personen har inte varit aktuell för arbete i kommunen under ett antal år och det är ett gammalt värde som kvarligger i re- gistret. Övriga har löner som ligger över lägsta lön enligt gällande kollektivavtal.
I några fall kan det finnas lönenivåer som ligger under den lönenivå som fastställts lokalt för SKAF-kollektivet. (Se kontrollmål: Beloppslöner är korrekta).
Körda kilometer i tjänsten i förhållande till skattefri reseersättning
Kontrollmålet går ut på att analysera relationen mellan körda kilometer och ersättning för de som erhållit över 10 000 kronor på årsbasis. Fältet för skattefri ersättning för körda kilometer i tjänsten kan även innehålla annan skattefri ersättning, bl a utlägg, traktamenten m m. Fältet för skattefri ersättning får inte innehålla sådant som är av skattepliktig natur.
Registeranalys
Analysen visar att sex personer fått ersättning överstigande 10 000 kronor samtidigt som de noterats för körning i tjänsten. 19 personer har fått ersättning överstigande 30 000 kronor utan att ha kört något i tjänsten.
Verifiering
Fyra personer som fått ersättning överstigande 10 000 kronor har en körsträcka som överens- stämmer med ersättningen. Två personer har fått ersättning som kraftigt avviker mot kör- sträckan. För dessa är det fråga om skattefria utlandstraktamenten.
De personer som fått ersättning över 30 000 kronor utan att ha kört i tjänsten är sådana som fått introduktionsersättning (invandrare).
Närvarotimmar för timanställda
Analysen går ut på att kontrollera förekomsten av höga värden (över 2 000 timmar per år) av närvarotimmar för timanställda.
Registeranalys
Analysen visar att ingen person har över 2 000 timmar. Fem personer har över 1 000 timmar.
Det högsta värdet är ca 1 300 timmar.
Verifiering
Analysen visar att personen med flest antal timmar omfattas av PAN-avtalet. Omfattningen av antalet timmar avgörs tillsammans med försäkringskassan i en s k biståndsbedömning Kommentar
Det är viktigt ur en internkontrollaspekt att registrerad tidsåtgång, speciellt för de som omfat- tas av PAN-avtalet, följs upp.
Beloppslöner är korrekta
Kontrollmålet går ut på att för personer med i första hand facklig anslutning till SKAF (kommunal) kontrollera lönesättningen. I lokalt avtal av 2001-10-01 har fastställts lönenivå- er. Ny överenskommelse har träffats fr o m 2003-07-01 där arbetet med att slutligt fastställa lönenivåer pågår.
Registeranalys
I registeranalysen har samtliga personer summerats på befattningsbenämning och omräknats till heltidslön.
Verifiering
Grunden för analys är samtliga personer tillhöriga SKAF. Samtliga personer har kontrolle- rats. De (99 st) som har löner under eller över fastställda lönenivåer har kontrollerats.
För det stora flertalet av de som har löner över fastställd lönenivå beror detta antingen på oli- ka former av tillägg (oftast nattillägg) eller tillhörighet till speciell resursenhet där lönenivån är högre.
Efter utredning kvarstår dock två personer (städare utan facklig tillhörighet) som inte fått sina löner justerade. För dessa skall lönejustering ske.
Kommentar
Två personer har lön under den nivå som satts i lokal förhandling. Lönebeloppen kommer att justeras.
Negativa värden
Kontrollmålet går ut på att kontrollera förekomsten av negativa värden.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 28 personer har negativa värden för komptid. Sex av dessa har över 5 timmar. En person har negativ fyllnadstid noterad. Negativ fyllnadstid skall egentligen inte gå att ha.
Verifiering
Analysen visar att kommunen inte har regler för hur negativa värden för komptid skall hante- ras. Viss acceptans för negativ komptid har tidigare funnits.
Personen med negativ fyllnadstid har under 2002 fått sin fyllnadstid felaktigt registrerad.
Rättning har skett under 2003 därav det felaktiga värdet.
Kommentar
Hur förekomsten av negativ komptid skall hanteras bör ev kunna ingå i en mer övergripande policy för hur komptid generellt skall hanteras.
Preliminärskatt i förhållande till lön
Kontrollmålet går ut på att kontrollera förhållandet mellan preliminärskatt i förhållande till lön.
Registeranalys
Analysen påvisar 30 personer med en preliminärskatt i förhållande till lön om 50% eller hög- re.
Analysen påvisar även ett större antal personer med låg preliminär skatt.
Verifiering.
Verifieringen visar att många av de med hög preliminär skatt är förtroendevalda där begäran om extra avdrag finns
De som har låga nivåer av preliminär skatt har antingen jämkning eller sådan ersättning att preliminär skatt bara dragits enstaka månad. Det förekommer även arbetslös ungdom där er- sättningen inte räknas som inkomst av tjänst.
Uttagna semesterdagar mindre än 20
Kontrollmålet går ut på att undersöka antalet personer som tillhör avtal 01 och inte tagit ut minst 20 dagar semester och varför. Arbetsgivaren är skyldig att tillse att minst 20 dagar tas ut.
Registeranalysen
Analysen påvisar ett stort antal personer med ett uttag av semester under 20 dagar.
Verifiering
Verifieringen påvisar att det uteslutande är fråga om personer som under året bytt tjänst, är långtidssjuka, föräldralediga eller anställts sent.
Signallista omfattande de som inte kommit upp i 20 dagars semester under året skickas ut till respektive enhetsansvarig/arbetsledare. Kontroll av uttagna semesterdagar sker också i sam- band med kontantersättning av överskjutande sparade semesterdagar.
Uttagna semesterdagar mer än innestående
Kontrollmålet går ut på att undersöka förekomsten av personer som tagit ut mer semester än vad årets semesterrätt inklusive sparade dagar medger.
Registeranalys
Analysen visar att det finns en person som tagit ut mer semester än vad årets semesterrätt in- klusive sparade dagar medger.
Verifiering
Verifieringen visar att det är fråga om en deltidsanställd person med flera anställningar där semesteruttaget bara noterats på en av anställningarna.
Anställda med mycket jourtid
Kontrollen går ut på att undersöka förekomsten av höga värden (över 500 timmar) för jourtid.
Registeranalys
Analysen visar att två personer har jourtid överstigande 500 timmar. Totalt 22 personer har jourtid överstigande 100 timmar.
Verifiering
Verifieringen visar att de två personer som har jourtid över 500 timmar är anställda som jourbiträden (jour under sovande tid).
Övrigt
Samtliga befattningshavare har befattningsbenämning.
Alla som omfattas av avtal 01 har 32, 31 eller 25 dagars semester.
