EN FÖR ALLA - ALLA FÖR EN?
Krissamverkan och intern informationssamordning mellan nätverkande myndigheter
Maria Abbestam & Ida Sköld Handledare: Göran Palm Examinator: Ulf Drugge Termin: VT 2012 Kurskod: 4MK42E
Examensarbete 15 hp – magisternivå
Medie- och kommunikationsvetenskap
2
FÖRORD
Arbetet med denna uppsats har inneburit många intressanta insikter och nyvunnen kunskap som vi kommer ha nytta av i framtiden. Vi vill inleda med att rikta ett tack till vår handledare, Göran Palm för hans konstruktiva synpunkter och givande samtal. Vi vill även rikta ett särskilt tack till Martina Lennartsson för hennes engagemang och vilja att avsätta tid för att hjälpa oss att få en större inblick i nätverket Krissamverkan Kronoberg. Avslutningsvis vill vi tacka de personer som ställt upp och tagit sig tid till våra intervjuer. Utan era erfarenheter, kunskaper och reflektioner hade inte denna uppsats varit genomförbar.
Tack till,
Stefan Ahlrik, Agneta Carlsson, Carl Håkansson, Gunnar Karlsson, Joakim Karlsson, Peter Karlsson, Linda Kazmierczak, Mats Lagerblad, Martina Lennartsson, Robert Loeffel, Henrik Nilsson, Per Pettersson, Ola Severinsson, Pia Steinbach och Bo Tenland.
3
ABSTRACT
AUTHORS
Maria Abbestam and Ida SköldTITLE
One for all – all for one?Crisis cooperation and internal coordination of information between governmental organizations
LEVEL
MA Thesis in Media and Communication StudiesLOCATION
Linneaus UniversityLANGUAGE
SwedishNUMBER OF PAGES
59AIM
The purpose of this thesis is to study the context that affects crisis communication through an organizational perspective. It also tries to identify factors of success and difficulties when it comes to coordinating information between governmental organizations during a crisis.METHOD
Carried out as a case study of the Swedish governmental network Krissamverkan Kronoberg, the method used are source analysis and qualitative interviews with members from different organizations in the network. The results have been analyzed through Organization theory, Network theory and theory in Crisis Communication.MAIN RESULTS
The context that effects governmental organizations ability to cooperate during a society crisis is characterized by knowledge, understanding, utility and willingness. In addition to this a successful coordination of information should be based on resources, competence and continuity. The main problems when it comes to cooperating and coordinating during a crisis situation lies in what we would like to call organizational egoism, existential uncertainty and defensive behavior.KEYWORDS
Cooperation, Network, Organization, Coordination of Information and Crisis Communication.4
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. INLEDNING ... 6
1.1 BAKGRUND ... 6
1.2 MÅL, FRÅGESTÄLLNING OCH SYFTE ... 7
1.3 AVGRÄNSNINGAR ... 8
2. TEORETISKT RAMVERK ... 9
2.1 VAD ÄR EN ORGANISATION? ... 9
2.1.1 ORGANISATIONSKOMMUNIKATION... 11
2.2 NYINSTITUTIONELL TEORI ... 13
2.3 NÄTVERKANDE OCH SAMVERKAN ... 14
2.3.1 INTERPERSONELLA NÄTVERK ... 15
2.3.2 MELLANENHETLIGA NÄTVERK ... 16
2.3.3 INTERORGANISATORISKA NÄTVERK ... 16
2.3.4 SAMVERKANSBEGREPPET ... 17
2.4 KRISBEREDSKAP OCH KRISKOMMUNIKATION ... 18
2.5 TIDIGARE FORSKNING ... 19
2.5.1 TIDIGARE FORSKNING KRING KRISKOMMUNIKATION ... 20
2.5.2 TIDIGARE FORSKNING KRING ORGANISATORISKT NÄTVERKANDE ... 22
2.5.3 SAMMANFATTNING AV TEORETISKT RAMVERK ... 23
3. METOD ... 25
3.1 KVALITATIV METOD ... 25
3.2 URVAL OCH EMPIRI ... 25
3.3 KÄLLANALYS ... 26
3.4 INTERVJUPROCESSEN ... 27
3.5 METODKRITIK ... 28
4. RESULTAT & ANALYS ... 30
4.1 KRISSAMVERKAN KRONOBERG ... 30
4.1.1 GRUNDBULTARNA I KRISSAMVERKAN KRONOBERG ... 30
4.1.2 KRISSAMVERKAN KRONOBERG I KRIS ... 32
4.1.3 INFORMATION OCH KOMMUNIKATION I KRISSAMVERKAN KRONOBERG ... 32
4.2 DE SAMVERKANDE ORGANISATIONERNA ... 34
4.2.1 TVÅ ORGANISATIONSBLOCK, OLIKA SOCIAL STRUKTUR ... 34
4.2.2 FYSISK STRUKTUR OCH TEKNISK MOGNAD ... 36
4.2.3 OLIKA BAKGRUND, SKILDA FÖRVÄNTNINGAR ... 38
4.3 NÄTVERKANDE SOM FÖRUTSÄTTNING FÖR EN EFFEKTIV KRISHANTERING ... 39
5
4.3.1 RESURSUTBYTE PÅ FLERA PLAN ... 40
4.3.2 VÄRDESKAPANDE RELATIONER I NÄTVERKET ... 42
4.4 ATT NÄTVERKA ÄR ATT KOMMUNICERA ... 44
4.4.1KOMMUNIKATIONSFLÖDEN I KRISSAMVERKAN KRONOBERG ... 44
4.4.2 INFORMATIONSSAMORDNING VID EN KRIS ... 45
4.4.3 KRISÖVNINGAR OCH FARAN I ATT INTE REFLEKTERA ÖVER BRISTERNA I KOMMUNIKATIONEN ... 47
5. SLUTSATS & DISKUSSION ... 49
5.1 SLUTSATS ... 49
5.1.1 LÖSKOPPLING SOM STRUKTURELLT PROBLEM OCH HUVUDSAKLIG FALLGROP ... 49
5.1.2 LÖSKOPPLING SOM KOMMUNIKATIVT PROBLEM ... 50
5.1.3 RELATIONER OCH RESURSUTBYTE SOM FRÄMSTA FRAMGÅNGSFAKTOR ... 51
5.1.4 KONTEXTEN KRING EFFEKTIV KRISSAMVERKAN OCH INTERN INFORMATIONSSAMORDNING ... 51
5.2 SLUTDISKUSSION ... 53
5.2.1 ORGANISATIONSEGOISM SOM SAMVERKANSPROBLEM ... 53
5.3 VIDARE FORSKNING ... 55
6. REFERENSFÖRTECKNING ... 56
BILAGA 1: AKTÖRERNA I KRISSAMVERKAN KRONOBERG ... 60
BILAGA 2: INTERVJUGUIDE ... 68
6
1. INLEDNING
I detta inledande kapitel erbjuds läsaren en bred ingång i uppsatsens problemområde. Vi redogör för studiens bakgrund och vår egen intressebas, presenterar uppsatsens mål och syfte. Vi lyfter också ett antal delfrågor för att avslutningsvis redogöra för vår utgångspunkt och de avgränsningar vi gjort.
1.1 BAKGRUND
Pandemier, extrem väderlek och terrorhot är alla exempel på kriser som kan drabba vårt samhälle. I Sverige har vi ett utbrett krisberedskapssystem som är nödvändigt för att kunna hantera och minska konsekvenserna av dessa typer av oförutsägbara händelser. Beredskaps- systemet innefattar en rad olika aktörer som verkar på lokal, regional och nationell nivå.
Regeringen är högsta beslutsfattare och delegerar ansvar och arbetsuppgifter till bland annat Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt till landets länsstyrelser och kommuner.1 För att krisberedskapssystemet ska fungera krävs samverkan mellan de olika aktörerna och som ett led i detta beslutade Sveriges riksdag år 2006 att lagstadga om myndigheters krissamverkan. Paragraf fem i förordningen om krissamverkan och höjd beredskap fastslår att:
Varje myndighet, vars ansvarsområde berörs av en krissituation, skall vidta de åtgärder som behövs för att hantera konsekvenserna av denna. Myndigheterna skall samverka och stödja varandra vid en sådan krissituation.2
Som en följd av förordningen måste myndigheterna upprätta en plattform med riktlinjer för deras samarbete under en kris. I denna samverkan har respektive myndighet ansvar utifrån tre grundläggande principer: ansvarsprincipen, närhetsprincipen och likhetsprincipen. Den första principen innebär att den aktör som har ansvar för en händelse eller företeelse i vanliga fall också bär ansvaret vid en kris. Den andra principen fastställer i sin tur att krishanteringen ska ske så nära krisen som möjligt och ledas av den aktör som är geografiskt områdesansvarig.
Den sista principen går ut på att krisarbetet, så länge det tillåts, ska ske på samma premisser som det vardagliga arbetet.3
Länsstyrelsen är enligt lagen den aktör som ska samordna resterande parter både före, under och efter en kris. I Kronobergs län valde länsstyrelsen år 2008 att upprätta nätverket Krissamverkan Kronoberg med syfte att underlätta samverkan mellan framförallt Länsstyrelsen, Landstinget, Räddningstjänsten, Polismyndigheten och kommunerna i länet. I nätverket arbetar man kontinuerligt för att öka krisberedskapen bland annat genom nätverksträffar och krisövningar. Att öva inför en kris gör aktörerna bättre rustade inför skarpt läge och medför nyttiga lärdomar i det fortsatta arbetet.
1 Regeringen 2009
2 Riksdagen 2010
3 Krisinformation 2008
7 Den 24 november år 2011 ägde en krissamverkansövning rum på Länsstyrelsen i Kronobergs län. De medverkande parterna var Polismyndigheten i Kronobergs och Kalmar län, Landstinget Kronoberg, SOS Alarm, Länsstyrelsen i Kronobergs län, länets samtliga räddningstjänster samt sju av länets åtta kommuner. Syftet med övningen var att pröva förmågan att samverka och fokus låg på den interna informationssamordningen mellan aktörerna samt kriskommunikationen till allmänhet och media. Den presumtiva krisen var en flygplanskrasch i länet med ett flertal omkomna och skadade. Övningen observerades och utvärderades av fyra externa och oberoende individer. Under övningens gång och genom utvärderingarna identifierades ett antal brister i krissamordningen, framförallt vad gäller informationsarbetet.4
Då kommunikation är avgörande för krishanteringens förlopp anser vi att ovanstående problemområde är av värde att studera vidare. Genom denna uppsats vill vi, med utgångspunkt ur Krissamverkan Kronoberg, därmed undersöka vilka premisser effektiv krissamverkan och informationssamordning mellan myndigheter bygger på.
1.2 MÅL, FRÅGESTÄLLNING OCH SYFTE
Målet med vår uppsats är att studera kontexten kring effektiv krissamverkan ur ett organisationsperspektiv samt att identifiera framgångsfaktorer och fallgropar för den interna informationssamordningen vid en kris. Utöver detta övergripande mål har vi arbetat fram tre frågeställningar som vi anser är väsentliga i sammanhanget:
1. Vari ligger de grundläggande problemen och fallgroparna för samverkan mellan myndigheter vid en kris?
2. Varför uppstår dessa problem och hur kan man underlätta samverkan och informationssamordningen mellan myndigheter vid en kris?
3. Vad är det som reglerar kommunikationsflödena mellan samverkande myndigheter vid en kris?
Som vi konstaterar i avsnittet för tidigare forskning5 finns ett flertal studier kring både kriskommunikation och nätverkande. Däremot har vi inte påträffat någon undersökning som tittar på samverkan och den interna informationssamordningen mellan myndigheter vid en kris. Syftet med denna uppsats är således att bidra med en ökad förståelse för kommunikationens villkor vid krissamverkan samt att fylla den kunskapslucka som vi funnit på forskningsområdet för kriskommunikation.
4 Länsstyrelsen A 2012
5 Se sida 19
8
1.3 AVGRÄNSNINGAR
Samverkan i en krissituation sker på flera olika nivåer, från strategisk till operativ. Den har också olika karaktär beroende på krisens omfattning och berör de samverkande organisationerna på olika plan, både horisontellt och vertikalt. Vid en omfattande samhällskris kan beslutsfattare långt upp i hierarkin kopplas in medan mindre kriser ofta kan hanteras rutinbaserat enbart på den operativa nivån. I krisarbetet finns ett flertal olika områden som organisationerna samverkar kring. Det kan handla om allt ifrån att styra räddningsarbetet och upprätthålla den tekniska infrastrukturen till att samordna en gemensam kommunikations- strategi. I denna uppsats kommer vi att fokusera på samverkan och den informations- samordning som äger rum vid myndigheters krisarbete. Vi är särskilt intresserade av de interna kommunikationsprocesser som sätter villkoren för en effektiv informations- samordning. Vi är således inte intresserade av den externa kriskommunikation som sker gentemot allmänhet och media.
Då myndigheters krissamverkan är lagstadgad finns det olika typer av samordnings- mekanismer i alla Sveriges län. Vi har avgränsat oss till att enbart studera hur den interna informationssamordningen ser ut i Kronobergs län. Avgränsningen är gjord med utgångspunkt ur ett tidigare identifierat problem samt en geografisk lättillgänglighet. Dessutom tillhanda- håller informationssamordningen i ett län tillräckligt med empiri för att vi ska kunna besvara uppsatsens frågeställning. Samtliga organisationstyper (Länsstyrelse, Landsting, Räddnings- tjänst, Polis och kommun) är representerade i studien, däremot har vi inte haft möjlighet att täcka in varje specifik organisation.
9
2. TEORETISKT RAMVERK
En teori består av en uppsättning begrepp som gemensamt förklarar ett specifikt fenomen. I följande kapitel kommer vi att presentera den begreppsapparatur som bär upp uppsatsens teoretiska utgångspunkter kring organisationsteori, organisations- och kriskommunikation, nyinstitutionell teori samt nätverksteori.
2.1 VAD ÄR EN ORGANISATION?
För att senare i uppsatsen kunna sätta vårt empiriska material i en kontext måste vi redogöra för vad en organisation är och hur den fungerar. Organisationer är komplexa att studera eftersom de sällan fungerar efter en enhetlig mall.6 Av denna anledning är också fältet för organisationsteori stort. Det finns fyra grundläggande perspektiv varifrån majoriteten av teoribildningarna inom organisationsteorin uppstått: klassiskt, modernt, symboliskt-tolkande och postmodernt. Den klassiska organisationsteorin är grunden för resterande perspektiv och uppstod i samband med industrialismens framväxt. Detta perspektiv betraktar organisationer som någonting statiskt och strikt hierarkiskt styrt som enbart påverkas och förändras i takt med ledningens önskemål.7 Det moderna perspektivet uppstod som en reaktion på den klassiska skolans statiska och slutna syn på ledning och organisation och presenterar istället teorier om att organisationer bör betraktas som öppna system som påverkas av sin omgivning.
Det symboliskt-tolkande och det postmoderna perspektivet är i sin tur avkrokar av det moderna perspektivet och rymmer ytterligare teorier om hur, och av vilka faktorer organisationer påverkas.8
Oavsett teoretisk utgångspunkt kan en organisation definieras som ”ett socialt system som är medvetet konstruerat för att uppnå bestämda mål”9 och beskrivas utifrån följande sex begrepp: omgivning, strategi, teknologi, social struktur, kultur och fysisk struktur. Modell 1.10 Visualiserar hur samspelet mellan teknologi, social struktur, fysisk struktur och kultur utgör grunden för en organisation och hur den sedermera omsluts och påverkas av en utomstående omgivning.
En organisation bygger alltså i grunden på att ett antal människor delar ett gemensamt mål.
6 Hatch 2002
7 Donaldson i Clegg m.fl. 1999
8 Hatch 2002
9 Etzioni i Jacobsen m.fl 2008
10 Hatch 2002:34
Modell 1. Femcirkelsmodellen
10 Den sociala strukturen i en organisation förklarar hur människor, positioner och enheter inom organisationen förhåller sig till varandra. Den visar på arbetsdelning och makthierarkier och finns oftast dokumenterad i ett organisationsschema.11 Sådana organisationsscheman visar däremot enbart den officiella maktdelningen i en organisation och ger inte särskilt mycket information om hur den informella strukturen, i form av exempelvis samordningsmekanismer, relationer och otvungna hierarkier, ser ut.
Den fysiska strukturen i en organisation utgörs av tre huvudsakliga aspekter: geografi, layout och design/inredning. Det handlar alltså om vart i världen organisationen är lokaliserad, hur arkitekturen och utformningen av lokalerna ser ut och vilken typ av utsmyckning organisationen använder sig av, både in- och utvändigt. Den sociala strukturen påverkar i många fall hur den fysiska strukturen ser ut. Kontorslandskap utformas exempelvis oftast efter enhetsgränser och individer avskiljs beroende av vilken position de innehar. Likadant har den fysiska strukturen inverkan på den sociala strukturen då den antingen kan främja eller hämma interaktionen mellan individer.12 En öppen fysisk struktur med många gemensamma ytor och stor tillgänglighet över enhetsgränser kan främja kommunikationen i en organisation medan en stängd struktur med låsta dörrar kan hämma den.
En organisations teknologi bygger vidare på den fysiska strukturen och utgörs av de medel som används för att uppnå ett resultat eller ett mål. Vad teknologin består av skiljer sig från organisation till organisation men kan sammanfattas som ”de fysiska objekt eller artefakter […] som används i produktionen. De aktiviteter och processer som utgör produktions- metoderna […] den kunskap som behövs för att utveckla och använda utrustning, verktyg och metoder för att producera en speciell produkt”.13 Teknologin är alltså avgörande för att kunna bedriva verksamhet och tillhandahåller de verktyg som organisationen behöver för specifika uppgifter.
Det fjärde begreppet i femcirkelmodellen, kultur, påverkar organisationen både på formella och informella plan.
Organisationskultur utgörs av en gemensam uppsättning grund- läggande antaganden som kan vara både ytliga och lätta att komma åt men också djupt rotade och mer svåråtkomliga.14 En av de mest vedertagna definitionerna av organisationskultur utvecklades av socialpsykologen Edgar Schein i början av 1980-talet. Scheins modell15 till höger beskriver organisationskultur på tre nivåer, från observerbar till svåråtkomlig.
Den första nivån i modellen, antaganden, representerar det som organisationsmedlemmar anser vara verklighet och sanning.
Antagandena tas för givna och ligger utanför individens medvetande
11 ibid.
12 Jacobsen m.fl. 2008
13 Hatch 2002:155
14 Abrahamsson m.fl. 2007
15 Hatch 2002:242
Modell 2. Scheins kulturella nivåer
11 och är därmed svåra att studera. De grundläggande antagandena påverkar organisationen i allt från beslutsfattande till dess fysiska struktur och i mänskliga relationer. Den andra nivån består av värderingar. Dessa är oftast en konsekvens av de grundläggande antagandena och utgör basen för vad man i organisationen betraktar som rätt och fel. Individerna i en organisation är mer medvetna om värderingarna än vad de är om antagandena och kan relativt lätt identifiera denna moraliska och etiska kod. Den tredje nivån, artefakter, är den nivå av kulturen som är enklast att komma åt. Artefakterna är som en avspegling av de två mer djupt rotade nivåerna och utgörs av bland annat konst, design och logotyper, klädsel och utseende, traditioner och sedvänjor, kommunikationsmönster, jargong och benämningar samt berättelser, myter och historia.16
Samtliga organisationer är i sin verksamhet beroende av ett antal utomstående faktorer och aktörer. Femcirkelsmodellen benämner dessa faktorer som omgivning. Omgivningen kan grovt delas in efter tre rubriker: interorganisatoriska nätverk, det omgivande samhället samt den internationella eller globala omgivningen.17 Interorganisatoriska nätverk består av de samarbeten som en organisation har med bland annat konkurrenter, kunder, fackföreningar, myndigheter och andra intressenter.18 Det omgivande samhället utgörs av ett antal samhälleliga sektorer som påverkar organisationen genom att de inför begränsningar och ställer krav på organisationens verksamhet. Dessa sektorer består av bland annat sociala, kulturella, juridiska, politiska, ekonomiska, teknologiska och miljömässiga krafter.19 Sektorerna symboliserar de strukturer som är rådande i samhället för tillfället och innefattar bland annat politiskt system, historia och traditioner, författningar och lagar, arbetsmarknad, naturresurser och värderingar. Den internationella omgivningen omfattar faktorer som sträcker sig över nationella gränser, exempelvis institutioner som FN och EU, globala ekonomiska marknader och internationellt oberoende angelägenheter såsom miljömål och växthuseffekten.
Femcirkelsmodellen är alltså en grundläggande förklaringsmodell som visualiserar de element som en organisation är uppbyggd av. I litteraturen beskrivs kommunikation enbart som en del av organisationskulturen men vi vill i uppsatsen lyfta kommunikationens roll och även se den som ett bärande element i organisationens uppbyggnad och verksamhet. I följande avsnitt presenteras begreppsapparatur samt olika perspektiv på organisationskommunikation.
2.1.1 ORGANISATIONSKOMMUNIKATION
Organisationskommunikation är, i likhet med vad ordet antyder, den kommunikation som sker inom en organisation. Forskningsområdet kring organisationskommunikation inkluderar bland annat studier om ledarskap, strategier och organisationsförändringar ur ett kommunikations- perspektiv. Begreppet kommunikation går att betrakta utifrån olika perspektiv. Traditionellt sett har kommunikation betraktats som ett budskap som förmedlas från en sändare till en
16 Hatch 2002
17 ibid.
18 Organisatoriska nätverk kommer att förklaras med ingående i avsnitt 2.3 nätverkande och samverkan.
19 Hatch 2002
12 mottagare, det så kallade transmissionsperspektivet.20 I den här uppsatsen kommer vi istället utgå ifrån att kommunikation är en meningsskapande process, det så kallade menings- skapande synsättet. Den kommunikation som sker inom en organisation antas, utifrån detta perspektiv, vara väsentlig för organisationers existens. Då det är genom kommunikation mellan organisationsmedlemmar som premisserna för en organisation kan skapas och utvecklas.21
Organisationsteoretikern Karl E. Weick förklarar att ”[i]nterpersonal communication is the essence of organizations because it creates structures that then affect what else gets said and done by whom”.22 Putnam med flera påpekar vidare att det, inom forskningsområdet för organisationskommunikation, råder en osäkerhet kring relationen mellan en organisation och dess kommunikation.23 Osäkerheten handlar om på vilket sätt de olika begreppen påverkar varandra och om organisationen är beroende av kommunikationen eller tvärtom. Smith har identifierat tre olika sätt som förhållandet mellan begreppen kan betraktas utifrån: det begränsande, det producerande och det ekvivalenta perspektivet. Det första synsättet innebär att kommunikationen ses som en beståndsdel i en organisation och att det är kommunika- tionen som bär upp organisationen. Det producerande perspektivet utgår istället från att en organisation och dess kommunikation existerar i ett ömsesidigt förhållande där de båda faktorerna påverkar varandra. Det tredje synsättet innebär att begreppen ses som samexisterande fenomen som inte går att åtskilja, alltså att det rör sig om samma företeelse som uttrycks på två olika sätt.24 När vi i uppsatsen behandlar kommunikationen i nätverket Krissamverkan Kronoberg utgår vi ifrån det producerande perspektivet.
Den interaktion som sker mellan organisationsmedlemmar påverkas av en rad faktorer som har betydelse för hur väl kommunikationen fungerar. Dessa faktorer består bland annat i den relation som finns mellan inblandade parter, deras identitet samt det rådande maktspelet som all kommunikation innefattar. Maktaspekten är beroende av vem det är som introducerar ett ämne, då det innebär att talaren bestämmer vad som ska diskuteras samt vilken betydelse ämnet tillskrivs. Hur makten är fördelad är också beroende av förhållandet mellan de inblandade parternas förevarande kunskap, makt och prestige.25
Den sociala verklighet som uppstår genom kommunikation påverkas inte enbart av hur makten är fördelad utan också av individernas bakgrund och tidigare erfarenheter. Trots att innehållet i kommunikationen är det samma är det sällan som flera personer har en gemensam tolkning av dess betydelse. Detta kan ge upphov till missförstånd i och med att kommunikationen sker med skilda utgångspunkter samtidigt som parterna förmodar att de har ett gemensamt perspektiv. Ett sätt att minska risken för missförstånd är att sträva efter ett öppet kommunikationsklimat som kännetecknas av kontinuerlig dialog och samtal. Genom samtal utvecklas nämligen nya kunskaper, attityder och synsätt vilket ökar chanserna för att
20 Putnam m.fl. i Clegg i m.fl 2009
21 Heide m.fl. 2005
22 Weick i Heide m.fl. 2005:35
23 Smith i Clegg i m.fl. 2009
24 ibid.
25 Weick i Heide m.fl. 2005
13 en gemensam förståelse uppstår. Vi betraktar organisationer som någonting som förändras och påverkas i relation till sin omgivning. Den nyinstitutionella teorin ger en tydligare förklaring till de utomstående mekanismer som organisationer påverkas av. Nedan presenteras huvuddragen i den nyinstitutionella teorin.
2.2 NYINSTITUTIONELL TEORI
Med hjälp av nyinstitutionell teori kan man besvara frågor om hur institutioner uppkommer, förändras och försvinner. Institutioner är något socialt konstruerat som definieras av hur människor uppfattar, beskriver och värderar dem. Det som skiljer institutioner från organisationer är att de är mer förankrade i samhället. Institutioner betraktas som självklara då de ständigt reproduceras genom de normer och förväntningar som omgivningen tillskriver dem. Ett exempel på en institution är familjen. Eftersom synen på vad en familj är förändras i takt med de värden som samhället betraktar som allmänt vedertagna. Organisationsbildning sker till viss del på samma premisser men en stor skillnad är att organisationer aldrig blir så djupt rotade att de uppfattas som självklara.
Den nyinstitutionella teorin visar även på vilket sätt organisationer förändras och påverkas av sin omgivning. I uppsatsen kommer vi inte fokusera på institutioner. Istället kommer teorin att användas för att sätta de samverkande organisationerna i relation till varandra och för att analysera hur nätverket påverkas av de samverkande aktörerna och av sin omgivning. En viktig analysaspekt inom den nyinstitutionella teorin är hur organisationer likriktas och agerar utifrån de förväntningar som finns inom olika organisatoriska fält. Ett organisatoriskt fält innefattar de företag, föreningar och myndigheter som verkar inom samma område eller bransch. Inom ett organisatoriskt fält råder gemensamma uppfattningar om vad som är önskvärt och eftertraktat men också om vad som inte anses vara eftersträvansvärt.26 Dessutom
”påverkar organisationer inom samma fält varandra genom kulturella och normativa processer även om de inte har direkt kontakt med varandra”27, det är alltså genom idéer och inte tvunget genom interaktion som dessa normer uppstår. Det kan exempelvis handla om hur en viss profession uppfattas eller hur produktionen bör se ut för att passa in i det aktuella fältet.
Att organisationer inom samma bransch har samma formella struktur beror enligt, Meyer och Rowan, på att de rådande förväntningarna är så starkt institutionaliserade att de snarast fungerar som myter.28 Myterna innebär att aktörer inom ett organisatoriskt fält kommer att anpassa sig inom samma ramar eftersom de strävar efter att förverkliga samma myt.29 Anledningen till denna likriktning, så kallad isomorfism, är sedermera att öka organisationens legitimitet gentemot omgivningen. En avgörande faktor för att uppnå legitimitet är det språk som en organisation använder, inte minst vid extern information till dess intressenter, t.ex. i form av redovisningsberättelser eller marknadsföringsmaterial. Vidare menar Meyer och Rowan att en organisations förmåga att anpassa sig till omgivningen är en avgörande faktor
26 Johansson 2002
27 Eriksson-Zetterquist 2009:73
28 Meyer och Rowan i Eriksson-Zetterquist 2009
29 Eriksson-Zetterquist 2009
14 för dess överlevnad och framgång.30 DiMaggio poängterar att ju oftare och ju mer intensiv interaktionen mellan organisationer inom ett fält är, desto större blir den normativa isomorfismen. Han framhåller också att ett väldefinierat förhållande mellan olika organisa- tioner ofta leder till att de underordnade aktörerna tar efter och anpassar sig till de som är mer centralt stående inom fältet.31
Ovanstående stycke gäller för formella organisationsstrukturer där det är lätt att urskilja mönster och hierarkier. Inom den nyinstitutionella teorin menar man att det finns en uppdelning, eller löskoppling, mellan den formella strukturen och det som faktiskt utförs i praktiken. Detta innebär att en organisation består av två organisationsstrukturer, den formella som lätt anpassas i takt med lagförändringar och moden och den informella som fungerar som samordnare mellan organisationsmedlemmar och som är mer trögflytande i sin karaktär. De båda strukturerna är relaterade till och beroende av varandra. Det som blir problematiskt är, enligt Weick, att människor tenderar att tillskriva sitt agerande större rationalitet, mening och förutsägbarhet än vad som oftast är fallet.32 March och Olsen fortsätter på samma spår och menar att det handlande som sker inom organisationer snarare ”följer logiken för vad som är lämpligt än för vad som är rationellt”.33 Weick påpekar att det är naturligt att resultatet i organisationsstudier ofta visar på en osäkerhet och mytbildning och menar att detta inte nödvändigtvis är något negativt. Snarare kan dessa löskopplingar mellan de olika strukturerna innebära att en organisation blir mer flexibel och får lättare att anpassa sig till förändringar i omgivningen.34
Sammanfattningsvis ger den nyinstitutionella teorin en beskrivning av hur den formella strukturen i en organisation är ett resultat av omgivningens påverkan. Den formella strukturen är dessutom ett led i en organisations strävan efter legitimitet snarare än en avspegling av hur organisationen verkligen agerar. Omgivningen å sin sida anses vara uppdelad i olika organisatoriska fält som har en, antingen subtil eller medveten, påverkan på hur olika aktörer institutionaliseras och likriktas efter rådande normsystem och värderingar.
2.3 NÄTVERKANDE OCH SAMVERKAN
Då studieobjektet i denna uppsats utgörs av ett nätverk kommer vi att tillämpa nätverksteorin för att analysera de mekanismer som styr organisationernas och individernas samverkan.
Nätverksteorins bakgrund ligger i den digitala revolutionen som öppnade upp för nya typer av interaktion och kommunikation över såväl geografiska, som språkliga och fysiska gränser.
Grundtesen i teorin är att de viktigaste funktionerna och processerna i dagens samhälle är organiserade som, och kring nätverk.35 Ett nätverk består av ett antal sammankopplade
30 ibid.
31 DiMaggio i Eriksson-Zetterquist 2009
32 Weick i Eriksson-Zetterquist 2009
33 March och Olsen i Eriksson-Zetterquist 2009:100
34 Weick i Eriksson-Zetterquist 2009
35 ibid.
15 knutar36 som kommunicerar med varandra utifrån nätverkets grundläggande premisser. Mer konkret definieras knutarna beroende på vilken typ av nätverk man talar om. Ett nätverk kan bestå av alltifrån:
[…]stock exchange markets, and their ancillary advances services centers, in the network of global financial flows […] national councils of ministers and European Commissioners in the political network that governs the European Union […]
television systems, entertainment studios, computer graphics milieux, news teams, and mobile devices generating, transmitting, and receiving signals in the global network of the new media at the roots of cultural expression and public opinion in the Information Age.37
Nätverken genomsyrar alltså samhället på samtliga nivåer, såväl ekonomiskt som digitalt och i mänskliga relationer. De nätverk som vi är intresserade av i denna uppsats bygger på olika typer av kopplingar på organisationsnivå, alltså organisatoriskt nätverkande. Således kommer följande avsnitt att redogöra för grundprinciperna i denna nätverksform.
Nätverk som fenomen utgår ifrån en fundamental strävan om att skapa kopplingar mellan olika knutar för att uppnå ett specifikt mål.38 Hur dessa kopplingar upprättas beror i huvudsak på den kontext som knutarna befinner sig i. Inom ramen för organisatoriskt nätverkande finns det tre huvudtyper av nätverk: interpersonella, mellanenhetliga och interorganisatoriska. De olika nätverkstyperna skiljer sig åt vad gäller villkoren för interaktion mellan knutarna.
Interpersonella nätverk skapas genom personliga och gemensamma intressen och styrs av de individer som ingår i nätverket.39 Mellanenhetliga nätverk upprättas med en förhoppning om ett utbyte av erfarenheter som ska optimera kunskapsflödet inom organisationen och över dess enhetsgränser.40 Interorganisatoriska nätverk bygger också de på en strävan efter ökad kunskap och nya erfarenheter men är svårare att kontrollera eftersom kopplingarna sker med knutar utanför den egna organisationen.41 Krissamverkan Kronoberg är ett interorganisatoriskt nätverk som består av individer från olika organisationer. Det bygger dock på flera av de premisser som de övriga två nätverksformerna ställer upp. Därmed kommer följande avsnitt att innehålla redogörelser kring samtliga tre nätverksformer. Tyngdpunkten kommer däremot ligga på interorganisatoriska nätverk.
2.3.1 INTERPERSONELLA NÄTVERK
I ett interpersonellt nätverk består knutarna av ett antal individer som interagerar med varandra med utgångspunkt i en gemensam strävan eller ett gemensamt intresse. Individerna liknar ofta varandra vad gäller bakgrundsfaktorer såsom ålder, kön, etnicitet, social klass, utbildning med mera.42 Interaktionen i ett interpersonellt nätverk underlättas om individerna
36 I uppsatsens resultat och analyskapitel kommer vi benämna ett nätverks knutar som aktörer.
37 Castells 2010:501
38 Kilduff m.fl. 2003
39 Jacobsen m.fl. 2008
40 Brass m.fl. 2004
41 Clegg m.fl. 1999
42 Brass m.fl. 2004
16 har en gemensam intressebas och kan kommunicera med samma koder, alltså använder samma vokabulär, uttryck och begreppsdefinitioner. Inom en organisation är detta sällan ett problem eftersom det vanligtvis finns ett inarbetat organisationsspråk och rotar sig i organisationens kultur.
Trots att interpersonella nätverk främst upprättas mot bakgrund av personliga egenskaper styrs de också av de sociala och fysiska strukturer som en organisation är uppbyggd av.
Medarbetare som befinner sig på samma avdelning har exempelvis större möjlighet att skapa kopplingar med varandra än medarbetare som befinner sig på olika avdelningar. På samma sätt är det med medarbetare som befinner sig nära varandra i maktstrukturen.43 Tidigare forskning visar att interaktionen och möjligheten att skapa kopplingar med andra individer generellt är större i organisationer som kännetecknas av flexibilitet och horisontell struktur än i organisationer som kännetecknas av en strikt hierarkisk styrning med tydliga makt- strukturer.44
2.3.2 MELLANENHETLIGA NÄTVERK
Mellanenhetliga nätverk upprättas av olika enheter inom en organisation med avsikt att skapa antingen formella eller informella relationer. Det informella relationsskapandet bygger på samma principer som interpersonella nätverk men sker alltså över enhetsgränser och handlar förutom om att skapa privata relationer också om att söka råd från andra kompetensområden.
De formella relationerna består helt av kopplingar som upprättats över enhetsgränser i syfte att dra nytta av varandras kunskaper, erfarenheter och resurser. Mellanenhetliga kopplingar kan upprättas på gruppnivå såväl som på individnivå.45 Mellanenhetliga nätverk är oftast lukrativa eftersom kunskapsutbyte och resursutbyte bidrar till större förståelse och samhörighet över organisationens enhetsgränser. Dessutom kan denna typ av nätverk byggas med hjälp av små medel då organisationens enheter i allt väsentligt redan förstår varandra.46
2.3.3 INTERORGANISATORISKA NÄTVERK
Det nätverkande som sker med aktörer utanför en organisations gränser kallas för interorganisatoriskt nätverkande. I dessa nätverk kan knutarna utgöras av en rad olika aktörer, exempelvis myndigheter, samarbetspartners, intresseorganisationer och fackliga verksam- heter.47 Den huvudsakliga anledningen till att organisationer nätverkar utanför sina egna gränser är olika typer av vinning och möjligheten att ta del av de nätverksresurser som övriga aktörer i nätverket besitter.48 Nätverksresurser kan beskrivas som de resurser som tillhör eller används av en partner till organisationen och som blir tillgängliga via kopplingarna mellan
43 Jacobsen m.fl. 2008
44 Lincoln m.fl i Brass m.fl. 2004
45 Kilduff m.fl. 2003
46 Brass m.fl. 2004
47 Hatch 2002
48 Gulati m.fl. 2011
17 organisationerna.49 Resurserna kan innefatta allt ifrån organisationens immateriella resurser såsom kunskap, erfarenheter och andra värdeskapande attribut till dess materiella resurser i form av lokaler, teknik, material och personal. Tillgängligheten till partnerorganisationernas resurser kan skilja sig åt beroende på relationen och samarbetet mellan organisationerna.50 Ett annat begrepp som är viktigt att definiera i relation till organisatoriska nätverk i allmänhet och interorganisatoriska nätverk i synnerhet är betweenness centrality. Uttrycket används för att beskriva en knuts centralitet i ett nätverk. Centraliteten kännetecknas av den utsträckning genom vilken en knut är den kortaste informationsvägen mellan andra knutar.51 Om en aktör innehar en stor centralitet i ett nätverk ökar chanserna för att denne är medveten om vilka resurser övriga medlemmar i nätverket besitter och kan därmed verka för att utnyttja och förmedla resurserna på ett så effektivt sätt som möjligt.
Interorganisatoriska nätverk är generellt mer svårmanövrerade än interpersonella och mellan- enhetliga nätverk. De ställer andra krav på kommunikationen mellan knutarna eftersom det i ett interorganisatoriskt nätverk inte kan tas för givet att aktörerna använder sig av samma koder. De bygger också på ett ständigt beroendeförhållande mellan de involverade aktörerna och är inte skrivna i sten i den mening att en specifik aktör genom sitt agerande kan påverka kopplingarna mellan andra aktörer. Hur en organisation bör agera i ett specifikt nätverk beror således på övriga aktörer i nätverket.52
Krissamverkan Kronoberg är ett interorganisatoriskt nätverk vars syfte är att förenkla samverkan mellan de olika aktörerna vid en krissituation.53 Nedan följer en förklaring och kontextualisering av samverkansbegreppet för att ge en ökad förståelse för de bakomliggande processerna i Krissamverkan Kronoberg.
2.3.4 SAMVERKANSBEGREPPET
Enligt Svenska Nationalencyklopedin definieras samverkan som att ”handla eller fungera gemensamt för ett visst syfte”.54 Samverkan mellan myndigheter har blivit ett allt vanligare arbetssätt när det gäller att nå specifika mål och kan enligt Westrin delas in i fyra kategorier:
55
1. Kollaboration eller samverkan – samverkan sker i vissa former och kring specifika frågor, som är klart avgränsbara.
2. Koordination eller samordning – olika insatser adderas till varandra för att nå bästa resultat.
49 Tsai 2000
50 Castells 2010
51 Kilduff 2003
52 Tsai 2000
53 Krissamverkan Kronoberg 2011
54 Nationalencyklopedin 2012
55 Westrin i Danermark m.fl. 1999
18 3. Konsultation – en yrkesgrupp från en organisation gör tillfälliga insatser inom en
annan organisation.
4. Integration eller sammansmältning – två eller flera verksamheter slås samman och de flesta uppgifterna blir gemensamma.
Samverkan sker alltså mellan organisationer eller individer som ingår i någon typ av nätverk med syfte att förbättra resultatet i en specifik insats. Hur väl samverkansarbetet fungerar beror på en rad olika faktorer, bland annat kommunikation och gemensamma målbilder.56 Det är väsentligt att aktörerna i ett samverkansprojekt förstår varandra och kommunicerar på liknande grunder.Om de olika aktörerna i nätverket exempelvis definierar ett begrepp på ett specifikt sätt i sin egen organisation kan det vara av stor vikt att sätta upp ramar för hur begreppet ska definieras i den konkreta samverkanssituationen. Detta för att begreppet ska kunna användas på samma sätt och med samma innebörd av alla inblandade. Man bör också i ett tidigt skede sätta upp tydliga mål och referensramar så att samtliga parter är införstådda med vart man strävar efter med sin samverkan.
2.4 KRISBEREDSKAP OCH KRISKOMMUNIKATION
Precis som organisationskommunikation kan begreppet kriskommunikation delas upp i två delar, kris och kommunikation. Vi har redan presenterat vårt synsätt på kommunikation och kommer följaktligen att fortsätta med att definiera det mångfacetterade begreppet kris. En kris kan exempelvis vara en tsunami, en tågolycka eller en teknologisk kris. Eftersom kriser förekommer i alla typer av vetenskapsdiscipliner florerar många olika begreppsdefinitioner.
På 60-talet identifierade forskaren Charles Hermann tre karaktäristika för en krissituation. För det första menade han att en kris ska bestå av en överraskande aspekt, för det andra någon form av hotfull situation och för det tredje något som måste hanteras under tidspress.57 Förutom dessa tre perspektiv kännetecknas kriser också av att de är synliga samt att de står utanför en organisations absoluta kontroll.58 Falkheimer m.fl. har valt att dela upp krisbegreppet i två olika typer: samhällskriser och organisationskriser. Då Krissamverkan Kronoberg består av olika organisationer vars uppgift att upprätthålla den samhälleliga säkerheten är det sålunda definitionen för samhällskriser som vi kommer använda oss utav.
Begreppsdefinitionen lyder:
A society crisis is a serious threat to the basic structures or the fundamental values and norms of a system, which under time pressure and highly uncertain circumstances necessitates making critical decisions.59
Trots att begreppet kris har en negativ klang poängterar Eriksson att en krissituation även kan föra med sig positiva konsekvenser.60 Detta då kriser innebär att drabbade parter får möjlighet att förändra ett invant arbetssätt och att utvärdera vad som inte fungerat för att på så sätt leda
56 Danermark 2000
57 Eriksson 2009
58 Falkheimer och Heide 2009
59 Rosenthal m.fl. i Falkheimer och Heide 2009:15
60 Eriksson 2009
19 till utveckling och förbättring. Det arbete som sker i förhållande till en kris kallas för krishantering och innehåller flera olika faser. Dels handlar det om det arbete som utförs i förebyggande syfte innan krisen bryter ut, dels de aktiviteter som utförs under krisens pågående fas och dels det uppföljningsarbetet som genomförs när krisen lagt sig. Beroende på vilken fas krishanteringen är i ställs olika krav på kommunikationen och Eriksson påpekar att det ofta är kommunikationen som får kriser att ”uppstå, eskalera och mattas av”.61 Vidare har han gjort följande beskrivning av vad kriskommunikation är:
Kriskommunikation innebär en interaktiv process av utbyte av information och opinioner under pressade tidsförlopp mellan individer, grupper och organisationer (exempelvis medborgare, medier, myndigheter och företag), ofta ingripande multipla budskap avseende för de inblandade hot och överraskande moment.62
Kriskommunikation handlar alltså om både den kommunikation som sker inom och utom en organisation. Vad man bör känna till är att ledare i sin kommunikation har en avgörande roll för förloppet av en kris,63 i och med att ledarna sätter ramen för kommunikationsarbetet både internt och externt. Att ha en utvecklad kommunikativ förmåga är således av stor vikt för alla personer på ledande nivå i en organisation.
Dessutom är legitimitet och trovärdighet av stor vikt när det gäller att begränsa konsekvenserna av en kris.64 Att skapa trovärdighet är en fortlöpande process som bör ha påbörjats långt innan en kris bryter ut då det är under krisen som en organisation får nytta av sitt intjänade förtroendekapital. Vidare är krisberedskap ett centralt begrepp inom myndigheters krishantering. Med begreppet krisberedskap menas ”förmågan att genom utbildning, övning och andra åtgärder samt genom den organisation och de strukturer som skapats före, under och efter en kris förebygga, motstå och hantera krissituationer”.65 Liksom uppbyggandet av trovärdighet är alltså krisberedskap någonting som myndigheter måste arbeta med redan innan en kris bryter ut. Genom väl genomförda övningar och genom utbildning ökar naturligtvis förutsättningarna för att krishanteringen ska bli lyckad. Slutligen påpekar flera forskare att det finns en risk i att krisövningar inte prioriteras och tas på allvar, framförallt genom att de inblandade i en övning snabbt tenderar att gå tillbaka till sitt dagliga arbete utan att ägna tid åt att reflektera och utvärdera övningens krishantering. Men också på grund av den praktiska omöjligheten att reproducera en kris.66
2.5 TIDIGARE FORSKNING
För att kunna ge en bild av hur forskningsområdet för nätverkande och kriskommunikation ser ut har vi gjort en översiktlig kartläggning av ett antal vetenskapliga artiklar som presenterats
61 Eriksson 2009:38
62 ibid.
63 Boin och Hart 2001
64 Falkheimer och Heide i Coombs och Holladay 2010
65 Förordning om krisberedskap och höjd beredskap 2006:942 § 4
66 Olsen m.fl 2007, Bertrand och Lajtha 2002
20 på ämnena sedan början av 2000-talet. I följande avsnitt presenteras de resultat som vi anser vara mest betydande i relation till vår forskningsfråga.
2.5.1 TIDIGARE FORSKNING KRING KRISKOMMUNIKATION
Forskningsområdet för kriskommunikation ringar in flera olika perspektiv på hur kommuni- kationen i krissituationer kan och, enligt forskarna, bör hanteras. Vad som kännetecknar den befintliga forskningen är att den har en deskriptiv karaktär med återkommande guider och punktlistor för hur kriskommunikationen kan bli så effektiv som möjligt. I det här avsnittet kommer vi redogöra för de huvudsakliga resultaten i forskningen om krishantering och kris- kommunikation.
Till att börja med konstaterar flera forskare att kriser i dagens samhälle har en annorlunda natur än de kriser som ägde rum innan den tekniska och digitala revolutionen.67 De företeelser som betraktas som kriser idag kännetecknas av komplexitet, svårighet att se ett tydligt slut och att de får en ökad symbolisk betydelse för de berörda parterna.68 För myndigheters del har globaliseringen, den tekniska utvecklingen och det ökade antalet avregleringar inneburit en fokusförflyttning där man idag förbereder sig för att kunna klara av kriser som påverkar samhällets egen säkerhet, t.ex. i form av strömavbrott och andra störningar på den tekniska infrastrukturen, istället för att rusta och förbereda samhället för att kunna stå emot ett krig.69 En följd av denna förändring är att myndigheter fått anpassa sin krishantering efter de rådande premisserna, något som bland annat visar sig i form av hanteringen av samhällets inbyggda skörhet och de tekniska system som viktiga samhällsfunktioner är beroende av.
Forskningen pekar även på ett minskat förtroende från allmänheten gentemot myndigheter. En möjlig förklaring är att medierna i många fall ställt sig kritiska till i sin bevakning av myndigheters agerande i specifika krissituationer.70 Detta är naturligtvis problematiskt och Olsen m.fl. menar till och med att allmänhetens förtroende är en förutsättning för viktiga samhällsorgans funktionalitet.71 Därför är det, som tidigare nämnts, av stor betydelse att myndigheter har ett pågående arbete för att bygga upp ett förtroende hos allmänheten.
Forskare har även kunnat visa att allmänhetens förståelse för hur kriser uppstår och påverkar samhällets säkerhet har ökat de senaste årtiondena. Trots att det fortfarande är skillnad på krisexpertisen och lekmännen är kunskapsglappet alltså inte lika stort nu som det varit tidigare. Olsen m.fl. påpekar att detta gör det svårare att exkludera allmänheten och att ett sätt för att stärka förtroendet för myndigheter är att öppna upp för diskussion med medborgarna när det gäller frågor som rör risk- och krishantering.72
Boin och Hart har i sin studie undersökt huruvida myndigheter kan leva upp till de förväntningar som allmänheten har på deras krishantering. Förväntningarna rör bland annat att
67 Bertrand och Lajtha 2002, Boin och Hart 2001
68 Bertrand och Lajtha 2002
69 Olsen m.fl 2007
70 Boin och Hart 2001
71 Olsen m.fl. 2007
72 ibid.
21 myndigheter ska vara förberedda på det värsta tänkbara scenariot, att ledarna ska ta kommandot och ge tydliga riktlinjer för hur krishanteringsteamet ska agera och att det ska finnas en önskan från myndigheternas sida om att kunna få erfarenheter och dra lärdomar från utvärderingar av en kris. Författarna kan däremot konstatera att allmänhetens förväntningar sällan överrensstämmer med myndigheters agerande. När det gäller förberedelse har de kunnat visa att enbart de myndigheter som har erfarenhet ifrån tidigare kriser eller som verkar i krisdrabbade områden tar krisberedskapen på allvar. En förklaring är att det är svårt att visa ett direkt resultat på hur krisförberedelser gynnar en organisation. Vidare framhåller författarna att en centraliserad styrning inte är det mest lämpliga sättet att hantera en kris. De menar istället att krishanteringen bör bestå av flera olika nätverk där kompetenser från olika områden kan utnyttjas. När det gäller synsättet på utvärderingar av kriser konstaterar Boin och Hart att deras främsta syfte anses vara att hitta någon som kan ansvara för varför det blev som det blev. Genom att hitta en syndabock kan myndigheterna nämligen tillfredsställa både journalisternas och allmänhetens behov av att veta vem som är ytterst ansvarig.73 Deras slutsats är att effektiv krishantering uteslutande handlar om en så kallad dynamisk konservatism, en spänning mellan förvaltning och förändring, där den konservativa aspekten innebär att skydda sina grundvärderingar och institutionella överenskommelser. Det måste alltså finnas en tydlig bild av vad som anses vara värt att bevara, både i samhället, inom politiken och inom den egna myndigheten.74
Flexibilitet och situationsanpassning är återkommande begrepp som lyfts fram i forskningen om kriskommunikation. Falkheimer och Heide identifierar tre faktorer som de anser är avgörande för lyckad kriskommunikation. För det första menar de att en organisation ska ses som ett löst sammansatt system där beslutsfattandet delegeras, där det förekommer tillkortakommanden och där planer inte följs till punkt och pricka. Anledningen är att ett rationellt synsätt på organisationer i de flesta fall är hämmande och gör att krishanteringen enbart sker i enlighet med förutbestämda planer och utan situationsanpassning. För det andra påpekar de vikten av att våga improvisera och menar att en organisations handlande ska baseras på improvisation inom ett strategiskt och kontinuerligt testat ramverk. Konsten att improvisera handlar enligt Falkheimer och Heide om att tänka samtidigt som man handlar för att kunna förbättra organisationens förmåga att reagera på och effektivisera de åtgärder som genomförs. Den tredje faktorn understryker kravet på mångfald i krishanteringsteamet, i och med att en komplex händelse i form av en kris kräver olika perspektiv och erfarenheter för att krishanteringen ska bli så nyanserad och verklighetsförankrad som möjligt.75
Avslutningsvis menar Olsen m.fl. att framtida hot mot samhällets säkerhet inte är begränsade till specifika områden eller sektorer utan härstammar istället från en komplex interaktion mellan ekonomiska, teknologiska, sociala och kulturella faktorer. Och att den huvudsakliga utmaningen i framtida krishantering därför kommer att ligga i myndigheters kapacitet att
73 Boin och Hart 2001
74 ibid.
75 Falkheimer och Heide i Coombs och Holladay 2010
22 koordinera, organisera och tilldela tydliga roller till olika aktörer på lokal, nationell och global nivå.76
2.5.2 TIDIGARE FORSKNING KRING ORGANISATORISKT NÄTVERKANDE
Det har bedrivits relativt mycket forskning kring organisatoriskt nätverkande. Den största delen av denna forskning betraktar nätverksfenomenet ur ett ekonomiskt perspektiv med effektivitet som utgångspunkt. Det finns också en ansenlig del som tittar på organisatoriskt nätverkande ur ett ledningsperspektiv, också där med strukturell vinning och effektivitet som språngbräda. Majoriteten av studierna fokuserar på interorganisatoriskt nätverkande, alltså kopplingar som upprättas mellan en organisation och andra utomstående aktörer. Flera av dessa studier har utgått från kvalitativ metod och försökt mäta och analysera de kopplingar som en organisation har.77 Målet har varit att hitta samband mellan antal kopplingar och organisatorisk effektivitet.78 Forskningsfältet kring mellanenhetligt nätverkande är betydligt mer begränsat och oftast inriktat på individuell prestation eller personlig vinning i relation till nätverkandet.79 Ett antal studier undersöker hur olika kompetenser och resurser inom en organisation bör utnyttjas och kopplas samman för att uppnå så bra resultat som möjligt.80 Brass m.fl. har inventerat den forskning som bedrivits kring organisatoriskt nätverkande fram till år 2004. De presenterar ett antal gemensamma nämnare som lyfter betydelsen och konsekvenserna av nätverkande.81 Författarna konstaterar att ett effektivt nätverk bygger på att parterna inom nätverket i allt väsentligt förstår varandra. Som en följd av detta har man kunnat se att kopplingar, oavsett om de upprättas på individnivå, mellan enheter eller över organisationsgränser, vanligtvis sker mellan aktörer som är relativt likasinnade. Kopplingar upprättas i vanliga fall också mellan aktörer som befinner sig nära varandra rent fysiskt.
Genom fysisk närhet och möjlighet till att lätt kunna interagera känner sig aktörerna trygga eftersom de enkelt kan utbyta information, få reda på vad övriga nätverksmedlemmar gör och värdera den kunskap de tillskansar sig.82
Vidare uppmärksammar författarna, genom tidigare studier, att det främst finns fyra motiv till att upprätta nätverk. Dessa motiv går ut på att: förvärva resurser, reducera osäkerhet, förbättra legitimiteten och uppnå gemensamma mål.83 Andra viktiga faktorer när det kommer till att bygga nätverk är tillit och möjlighet att lära av varandra. Status och makt är ytterligare aspekter som inverkar eftersom aktörer som befinner sig nära varandra statusmässigt oftast
76 Olsen m.fl. 2007
77 Wilkinson m.fl. 2011, Tsai 2001, Brass m.fl. 2004
78 Gulati m.fl. 2011
79 Cross m.fl. 2004
80 Tsai 2000
81 Brass m.fl. 2004
82 ibid.
83 Galaskiewicz i Brass m.fl. 2004
23 förväntar sig ungefär samma saker av nätverksutbytet. Sammanfattningsvis konstaterar de att nätverkande för med sig tre grundläggande funktioner och konsekvenser:84
1. De upprättar ett informationsflöde som ger upphov till liknande attityder, arbetssätt och genererar uppfinningsrikedom.
2. De förmedlar transaktioner mellan enheter och organisationer och ger upphov till samarbete mellan aktörer.
3. De bidrar med nya möjligheter vad gäller tillgång till resurser och makt.
Forskning som tagits fram efter 2004 och som inte ryms i ovanstående studie pekar ut ytterligare begrepp som är av betydelse för nätverkande. Två funktioner som ett flertal artiklar85 lyfter fram och tillskriver stor betydelse är nätverksresurser och betweenness centrality.86 Vidare presenterar Gulati m.fl. tre faktorer som förklarar hur nätverkande och nätverksresurser kan bidra till organisatorisk framgång: räckvidd, rikedom och mottaglighet.87 Med räckvidd menar de omfattningen av en organisations nätverkskopplingar till olika organisationer. Rikedom innefattar det potentiella värdet av de resurser som nätverks- kopplingarna erbjuder organisationen. Mottaglighet representerar den utsträckning genom vilken en organisation kan komma åt och kanalisera nätverksresurserna över interorgani- satoriska gränser. De tre faktorerna påverkar varandra. Exempelvis blir fördelarna med nätverkskopplingar till andra organisationer (räckvidd) betydelsefulla först om partner- organisationen kan erbjuda unika resurser (rikedom), och vice versa.
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att det inte finns någon enhetlig mall som organisa- tioner kan utgå ifrån vad gäller att upprätta kopplingar med andra aktörer.88 Varje nätverk är unikt och måste studeras och förstås utifrån sin specifika kontext. Hur ett interpersonellt nätverk i en enhet inom en organisation fungerar beror oftast på hur organisationen som sådan ser ut. På samma sätt är det med interorganisatoriska nätverk som inte kan förstås utan att sättas i relation till sin omvärld. Flertalet artikelförfattare poängterar att det behövs fler studier som kvalitativt analyserar kopplingarna mellan organisationer utifrån ett värdeskapande perspektiv.89 Eftersom vi är ute efter att studera kontexten kring effektiv kriskommunikation kommer denna uppsats att bli ett kvalitativt bidrag till forskningsområdet för kriskommunikation och nätverkande.
2.5.3 SAMMANFATTNING AV TEORETISKT RAMVERK
Efter genomgången av uppsatsens teoretiska ramverk kan vi konstatera att organisationer och dess kommunikation är komplexa fenomen att studera. Det ställer stora krav på vaksamhet
84 Brass m.fl. 2004
85 Gulati m.fl. 2011. Cross m.fl. 2004. Hamrefors 2010
86 För definition se avsnitt 2.3.3 Interorganisatoriska nätverk
87 Gulati m.fl. 2011
88 Wilkinson m.fl. 2002
89 Gulati m.fl. 2011. Cross m.fl. 2004. Tsai 2000
24 och förmåga att lägga märke till detaljer och samband från betraktarens sida. Genom det teoretiska ramverket har vi skapat en värdefull kombination som möjliggör en analys av vad det är som påverkar effektiv krissamverkan i den kontext som den äger rum i.
Organisationsteorin och den nyinstitutionella teorin utgör basen för vår förståelse för vad en organisation är, vad det är som driver dess utveckling och vad som påverkar dess förändring.
Teorierna kring kriskommunikation och nätverksteori är sedermera de angreppssätt som vi har antagit för att kunna analysera Krissamverkan Kronoberg ur ett kommunikationsperspektiv.
De olika teorierna kompletterar varandra och gör att vi lättare kan ge en nyanserad bild av vårt studieobjekt.
25
3. METOD
I följande kapitel redogörs för uppsatsens metodologiska utgångspunkter. Vi presenterar valet av metod och argumenterar för tillvägagångssättet vid materialinsamlingen. Vi lyfter uppsatsens empiriska grundvalar och avslutar med en diskussion kring dess validitet, reliabilitet och generaliserbarhet.
3.1 KVALITATIV METOD
Målet med denna uppsats är att studera kontexten kring effektiv krissamverkan och att komma åt de faktorer som spelar in vid informationssamordningen i en krissituation. Studien är av deduktiv karaktär och grundar sig i teoretiska utgångspunkter som vi genom insamlad empiri vill bekräfta eller omformulera.90 Vi har använt oss av kvalitativ metod eftersom Trost menar att de är fördelaktiga när man vill studera tankar, attityder och handlingsmönster.91 Genom kvalitativ metod försöker forskaren sätta sig in i den undersöktes situation och betrakta världen genom hans eller hennes ögon. På så sätt kan man närma sig studieobjektet inifrån och skapa en djupare förståelse för den företeelse man studerar.92
Kvalitativ metod rymmer i huvudsak fem tekniker: direkt observation, deltagande observation, informantintervjuer, respondentintervjuer och analys av källor.93 I denna uppsats har vi använt oss av respondentintervjuer och analys av källor. Respondentintervjuer genomförs med individer som själva är delaktiga i den företeelse man studerar och kan erbjuda en bredare inblick i studieobjektet. Fortsättningsvis kommer vi inte att använda oss av begreppet respondenter utan talar istället om de personer vi intervjuat som intervjupersoner.
Detta på grund av att vi anser att begreppet respondent hör mer hemma i kvantitativa studier.
En källanalys innebär en genomgång av material som tillhandahålls av uppsatsens studieobjekt. Vi har använt oss av källanalys för att utveckla en större förståelse för arbetet med krissamverkan, som bakgrund till vissa av intervjufrågorna samt som stöd och jämförelsebas vid författandet av uppsatsens resultat och analys.
3.2 URVAL OCH EMPIRI
Genom tidigare forskning har vi upptäckt att det finns tre huvudsakliga problemområden för området kriskommunikation:
1. Kommunikationen och samverkan mellan myndigheter vid en kris.
2. Att nå ut med krisinformation till medborgarna och att arbeta för en högre kris- medvetenhet hos allmänheten.
90 Bryman 2002
91 Trost 2010
92 Holme m.fl. 2010
93 ibid.
