Byggherrens hantering av osäkerheter i ett tidigt skede av projekt

EXAMENSARBETE

JOEL EDEBLOM

Byggherrens hantering av osäkerheter i ett

tidigt skede av projekt

CIVILINGENJÖRSPROGRAMMET Väg- och vattenbyggnadsteknik

Luleå tekniska universitet

Institutionen för Samhällsbyggnad

Avdelningen för Arkitektur och infrastruktur

Det här examensarbetet omfattar 20 högskolepoäng och är skrivet som en avslutning för de studier jag har genomfört vid civilingenjörsprogrammet Väg- och vattenbyggnadsteknik vid Luleå tekniska universitet.

Arbetet har genomförts tillsammans med Akademiska Hus Norr i ett av deras projekt vid Umeå universitet. Där vill jag främst tacka handledaren Åke Gustafsson för den entusiasm och det intresse han visat för att lära mig mer om projektledning inom företaget samt för att vilja utveckla processen byggprojekt.

De som har stöttat mig i detta arbete vid Luleå tekniska universitet är avdelningen för Arkitektur och infrastruktur vid institutionen Samhällsbyggnad. Jag vill tacka examinatorn Lennart Apleberger för de goda råden på vägen samt handledaren Kajsa Simu för det underfundiga sättet att styra mitt tänkande.

Sedan vill jag tacka samtliga i projekt Lindellhallens organisation för att ha ställt upp och gjort detta möjligt.

Den tacksamhet jag känner för att ha fått inblick i hur en förvaltare och byggherre arbetar, vill jag rikta till Akademiska Hus. Det finns mycket att utveckla inom byggbranschen och det har varit roligt att göra ett försök hos en part som har stora möjligheter att styra utvecklingen, nämligen beställaren.

Det har varit ett nöje att se hur högt till tak det kan vara på ett kontor, både bildligt och uttryckligt.

Umeå, maj 2006

Joel Edeblom

Den nyttigaste läxa livet har lärt mig är att idioterna många gånger har rätt.

-Winston Churchill

styras mot dess mål på ett effektivt sätt, med avseende på resurser och tid.

Det här examensarbetet har skrivits hos Akademiska Hus Norr. Empirin i arbetet har samlats in genom en riskhanteringsprocess i projekt Lindellhallen. Detta har analyserats och ett förslag till rutiner utformats. De har sedan testats vid en intern analys i projekt Trähuset vid Campus Åkroken i Sundsvall. Syftet med examensarbetet var att erhålla kunskaper om riskhantering i byggprojekt samt att finna lämpliga rutiner för detta hos Akademiska Hus Norr. Den valda ansatsen till arbetet var kvalitativ och en helhetsförståelse har sökts genom att deltagar- och åskådaraspekter har förenats.

Riskhantering omfattar tre delar, riskanalys, riskvärdering samt riskreduktion. Grundläggande för processen och dess kvalitet är planeringen. För att effektivisera och systematisera arbetet med att hantera risker är det lämpligt att kategorisera dessa. Hur detta görs beror på syftet med analysen.

Som stomme för arbetet har Akademiska Hus rekommendationer för riskhantering använts.

Bortsett från rutinerna för miljö- och arbetsmiljörisker, hanteras inte osäkerheter systematiskt i projekt hos Akademiska Hus Norr.

Kärnan i riskhanteringen är riskanalysen, vilket det finns olika metoder för, kvalitativa samt kvantitativa. Där stora mängder data finns kan de senare användas. I detta fall har en grovanalys valts att användas, vilken tillhör de kvalitativa. Vid genomförandet av en riskidentifiering används samtalsformen dialog. Därefter diskussion för att skapa en gemensam bedömning i gruppen där analysen genomförs. Det har i arbetet konstaterats att stora fördelar finns med att göra identifieringen i grupp, vid vilka begreppet osäkerheter har valts att användas istället för risker.

Det i tron att det medger att fler lösningar prövas vilket ger utrymme för möjligheter samt att avstånd tas från de vanligare miljö- och arbetsmiljöriskerna.

Det har genomförts två osäkerhetsanalyser i projekt Lindellhallen. Först en intern hos Akademiska Hus Norr med syfte att få en helhetsbild av projektet. Sedan en med den externa projektgruppen, där byggnadens funktionskrav analyserades. Arbetet har sedan använts för att forma ett förslag till rutiner för osäkerhetshantering i projekt. Det har kunnat konstateras att svårigheter finns med att formulera osäkerheter. Det bör göras på ett sätt som inte låser tankar till en lösning utan medger att frågan kan undersökas.

Osäkerhetsvärderingarna har baserats på en prioritering av de tre parametrarna tid, kvalitet och resurser. Därmed har en fördelning erhållits av bedömningarna. Det i syfte att styra osäkerhetsreduktionerna till de med stora konsekvenser för prioriterade parametrar i projektet.

Åtgärder vidtas genom beslut, och de bör vara adekvata för osäkerheten. I projekt Lindellhallen har detta inte fungerat helt tillfredsställande. En förbättring är att göra osäkerhetshanteringen till en egen fråga på dagordningen vid beslutsmöten.

Genomförandet av osäkerhetsanalysen vid projekt Trähuset fungerade bättre än i projekt Lindellhallen. Tre orsaker har lyfts fram som har medverkat till det: planeringen, underlaget samt gruppsammansättningen.

Arbetet med att ta fram en fastlagd rutin och införandet av denna hade varit intressant att studera

vidare samt den ekonomiska effekten av osäkerhetshanteringen i projekt. Ett sidospår som skulle

ha kunnat undersökas är hur processen påverkar bildandet av lärande organisationer vid

samverkansentreprenader.

Risk management is an important part of project management. The ability to handle risks, conveys opportunities to use project time and resources in a efficient way and at the same time control the project goals.

This degree thesis has been done together with Akademiska Hus Norr. The basis for the discussions has been accumulated in project Lindellhallen. The risk management performed in the project has been analysed and a proposal to routines has been done out of the conclusions.

These have been tested after that, in a project called Trähuset at Campus Åkroken in Sundsvall.

The aim with this thesis is to receive knowledge in risk management and to find appropriate routines for Akademiska Hus Norr. The chosen approach for the research was qualitative, where an understanding has been searched through both a participant’s and a spectator’s perspective.

Risk management comprises three parts, risk analysis, risk evaluation and risk reduction. Planning of the process is fundamental for the quality of the result. A way to efficient implementation is to categorize the risks, appropriate for the purpose of the risk management. The recommendations that are provided by Akademiska Hus Norr for risk management, has been used as a basis.

Disregard the routines for work environment and environment risks, uncertainties in projects are not handled systematically by Akademiska Hus Norr.

A central part in risk management is the analysis. There are several ways to perform these, both qualitative and quantitative methods. In cases where a large amount of data is available, the later one can be used. Preliminary Hazard Analysis is the name of the qualitative method that has been used in this case. The identification is lead by a dialogue and when an evaluation is aimed, a debate is supposed to conclude in a common decision. A conclusion from this work is that doing the identification in group has many advantages. The concept uncertainties has been used during these in purpose to admit more opportunities in the dialogues and to avoid the more common work environmental and environmental hazards.

Two uncertainty analyses have been done in project Lindellhallen. First one internal at Akademiska Hus Norr in purpose to get a survey of the project and then one in the external project group where the buildings function was analysed. The result has then been used to form a proposal with routines for uncertainty management. One conclusion is that there has been some difficulties formulating the uncertainties. It should be done in a way that doesn’t exclude any possibilities for investigation and doesn’t shield thoughts.

The evaluations of the uncertainties have been based on the project priority of three parameters time, quality and resources. It has given a breakdown in the assessments which allows that reductions are made in those cases where the consequences are priorities. Decisions about reductions that are adequate for the uncertainties are supposed to be made. This has not been satisfactory in the project Lindellhallen. A proposed improvement is to put uncertainty management on the agenda at meetings where decisions are made.

The performance of the uncertainty analysis in the project Trähuset went better than in project Lindellhallen. Three reasons appeared to admit the success: the planning, the basis and the group assembly.

To follow the continuing work with the routines and the implementation of these would have

been interesting, or to study the economical effects of risk management in projects. In which way

the process affects the implementation of learning organizations in partnering projects is another

part that would have been fascinating to look into.

AHN – Akademiska Hus Norr, ett av sex dotterbolag till Akademiska Hus.

BBR – Boverkets byggregler, innehåller föreskrifter och allmänna råd till plan- och bygglagen och till lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk.

BSAB – Förkortning av Byggandets Samordning AB, idag varumärke som står för bygg- och fastighetssektorns gemensamma ”språk” och bas för informationsstruktur.

IEC – The International Electrotechnical Commission, publicerar internationella standarder.

Muralmålning – Målning direkt på väggyta.

Osäkerhet – Ovisshet som behöver belysas med mer information.

PHA – Preliminary Hazard Analysis, kvalitativ analysmetod, kallas även för grovanalys.

PMI – Project Management Institute. Fristående och icke vinstdrivande organisation vars syfte är att främja och utveckla projektledning genom att bland annat certifierar projektledare.

Projektgruppen – Avser den grupp projektledaren aktivt arbetar med i projektet, bestående av extern respektive intern personal involverad i projektet.

Projektorganisationen – Den organisation som fastställs för projektet och som redovisas i en organisationsmodell.

Risk – Används här såsom hot eller fara.

Riskanalys – En systematisk kartläggning av riskerna i ett system.

Riskbedömning – Omfattar riskanalys och riskvärdering.

Riskberäkning – Sannolikhet och konsekvens för risken poängsätts utifrån kategorier.

Riskhantering – Den process som en organisation genomför för att hantera risker i verksamheten.

Riskidentifiering – Används för att få kännedom om risker som kan drabba egen verksamhet.

Risk management – Här i samma betydelse som riskhantering.

Riskreduktion – Medför en lägre sannolikhet för att verksamheten drabbas av risken eller en mildrad effekt för dess konsekvenser.

Risktal – Sannolikhet * Konsekvens = Risktal

Riskvärdering – En värdering av de identifierade riskerna görs.

Riskägare – Den som äger en anläggning som kan orsaka skador.

Rotunda – Cylindrisk byggnad.

Styrparameter – Faktor som berörs vid beslutssituationer i projekt, tid, kvalitet och resurser.

1. INLEDNING...1

1.1 B

^AKGRUND

...1

1.2 B

ESKRIVNING AV PROJEKTEN

...2

1.3 S

YFTE

...3

1.4 A

VGRÄNSNINGAR

...4

1.5 F

ORSKNINGSFRÅGAN

...4

1.6 F

ORSKNINGSDESIGN

...5

1.7 K

ÄLLBESKRIVNING

...6

2. LITTERATURSTUDIE...7

2.1 B

EGREPPEN RISK

,

SÄKERHET OCH RISKHANTERING

...7

2.2 R

ISKHANTERING I PROJEKT

...9

2.3 R

ISKANALYS

...14

2.4 R

ISKVÄRDERING OCH RISKREDUKTION

...17

2.5 R

ISKHANTERING I PROJEKT HOS

AHN...18

3. RISKHANTERING I PROJEKT LINDELLHALLEN ...22

3.1 P

ROJEKT

L

INDELLHALLEN IDAG

(2006-03-22)...22

3.2 O

SÄKERHETSANALYS I PROJEKT

L

INDELLHALLEN

...23

3.3 O

SÄKERHETSVÄRDERING I PROJEKT

L

INDELLHALLEN

...29

3.4 G

ENOMFÖRANDET

...30

3.5 O

SÄKERHETSREDUKTION I PROJEKT

L

INDELLHALLEN

...38

4. ANALYS AV GENOMFÖRANDET...40

4.1 A

NALYS AV OSÄKERHETSANALYSERNA

...40

4.2 A

NALYS AV OSÄKERHETSVÄRDERINGARNA

...43

4.3 A

NALYS AV OSÄKERHETSREDUKTIONERNA

...44

5. FÖRSLAG TILL RUTIN FÖR OSÄKERHETSHANTERING...46

5.1 U

PPLÄGG FÖR FÖRESLAGEN RUTIN

...46

6. OSÄKERHETSHANTERING I PROJEKT TRÄHUSET...47

6.1 C

AMPUS

Å

KROKEN

...47

6.2 M

ÅLBESKRIVNING

T

RÄHUSET

...47

6.3 I

NTERN OSÄKERHETSHANTERING

...47

6.5 S

LUTSATSER

...49

7. DISKUSSION ...50

7.1 R

ESULTATET

...50

7.2 O

SÄKERHETSHANTERING I PROJEKTGRUPPEN

...51

7.3 O

SÄKERHETSHANTERING GENOM MÅLBESKRIVNING

...52

8. SLUTSATSER OCH FORTSATT FORSKNING ...55

8.1 S

LUTSATSER

...55

8.2 F

ORTSATT FORSKNING

...55

9. REFERENSER...57

Att hantera risker är en viktig del vid projektledning. Syftet är att på ett effektivt sätt, med avseende på ekonomi och tid, styra projektet mot dess mål. 1969 grundades PMI (Project Management Institute) som år 2005, var den mest spridda certifieringen av projektledare i världen (Tonnquist, 2005, s.291). PMI arbetar med nio kunskapsområden inom projektledning, varav Project Risk Management är ett tillsammans med bland annat Project Time Management, Project Cost Management, Project Quality Management etc.

Projekt startas med syfte att ta tillvara på affärsmässiga möjligheter, vilka dock är kopplade med osäkerheter och därmed risker. Den största graden av osäkerhet återfinns i konceptstadiet av ett projekt, det vill säga i ett tidigt skede. De riktlinjer som ges av projektets finansiärer i den här fasen ska hanteras av projektledningen för att projektet ska möta de förväntade kraven.

Risker är oftast förenade med beslutssituationer. Bra beslutsunderlag medverkar till att projekt kan styras mot dess mål på ett effektivt sätt.

1.1 Bakgrund

Det här examensarbetet initierades genom att undertecknad kontaktade Akademiska Hus Norr (AHN), som verkar i regionen från Sundsvall i söder till Kiruna i norr. Det är ett av sex dotterbolag till Akademiska Hus (AH). Företagets verksamhet går ut på att projektera, bygga, äga samt förvalta fastigheter. Den viktigaste kundgruppen är universitet och högskolor. AHN har en ambition att hitta intressanta projekt som kan vara lämpliga för examensarbeten eller knyta en praktikperiod kring.

När kontakten etablerades fanns projektet Lindellhallen på agendan hos AHN Detta var ett projekt som hade startats tidigare men nu var stoppat, bland annat beroende på att dåvarande projektledare gick i pension. Ansvaret för projektet hade nu delvis överlåtits till Åke Gustafsson som verkar som chef för projektledningen. Han var även den som stöttade examensarbetet från bolagets sida. Vid den första träffen med Åke Gustafsson diskuterades möjliga upplägg för ett examensarbete kring detta projekt.

Underlaget för mötet var osäkerheter som hade listats genom brainstorming. När en dialog fördes kring dessa var det svårt att se vad som kunde anses vara väsentligast att göra ett examensarbete kring. Det fanns ingen systematik i de osäkerheter som hade lagts upp och det var svårt att få en helhetsbild. Därmed kom idén upp om att arbeta med själva hanteringen av dessa risker.

Parallellt med det här examensarbetet har AH’s koncerngemensamma arbete med att förnya byggprocessen fortgått. Syftet med detta är att samordna koncernens arbete för att uppnå högre effektivitet och kunna profilera företaget som sammanhållet. De har idag tagit fram ett utkast där stödaktiviteten byggprojekt har beskrivits schematiskt som process. Riskhantering har här fått en mer framskjuten position i projektledningsrutinerna. Det har gett AHN ett behov av mer kunskap inom riskhantering i projektorganisationerna.

Vidare är tanken att AHN i framtiden ska kunna jobba mer med externa projektledare och i dessa

fall ha en övergripande funktion i projektorganisationen. Rutiner för ett kontinuerligt arbete med

riskhantering kommer därmed att ge en ökad möjlighet till uppföljning i projekt.

1.2 Beskrivning av projekten

Arbetet är alltså gjorts hos AHN som verkar under AH. För att få en förståelse till genomförandet av examensarbetet, beskrivs bakgrunden till de två projekt där fallstudier har gjorts.

Koncernen AH’s huvuduppdrag finns beskriven som följande på företagets hemsida (http://www.akademiskahus.se/index.php?id=464):

Huvuduppgiften är att erbjuda landets universitet och högskolor ändamålsenliga och sunda lokaler för utbildning och forskning. Bolaget ska också ha ett ansvar att som förvaltare tillvarata de stora ekonomiska och kulturella värden som finns i fastigheterna.

Kring det har en affärsidé utformats vilken kan beskrivas med förkortningen KALLE enligt följande:

K – kreativitet – står för att AH ska skapa uppmärksammade kreativa miljöer för deras hyresgäster och därigenom bidra till att stärka Sverige som kunskapsnation.

A – attraktivitet – står för att AH ska vara det mest attraktiva fastighetsbolaget för såväl kunder som medarbetare genom att ha fokus på ständiga förbättringar.

L – långsiktighet – står för att AH genom långsiktighet i ägandet ska skapa en fastighetsförvaltning som är framsynt, flexibel och ger kunderna den service de efterfrågar.

L – lönsamhet – står för att AH ska skapa värdetillväxt genom god lönsamhet och en långsiktig fastighetsutveckling.

E – effektivitet – står för att AH ska erbjuda de mest kostnadseffektiva lösningarna och agera affärsmässigt i öppen konkurrens.

AHN, som verkar undre koncernbolaget, har som ett led i detta initierat nya projekt för att verksamhetsanpassa lokaler åt universitetsbiblioteket i Umeå. I samband med att projekteringen i dessa projekt var färdigt, fick hyresgästen ett erbjudande om att flytta verksamheten till nya lokaler. Det var det Umeåbaserade företaget Balticgruppen Fastighet AB (http://www.balticgruppen.se) som presenterade ett förslag där universitetsbiblioteket skulle få en attraktiv placering på en höjd vid campusområdet.

För att behålla hyresgästen replikerade AHN med att ta fram ett förslag på ett ytterligare projekt med en ombyggnad av entrén till universitetsbiblioteket. Detta projekt kallas idag projekt Lindellhallen.

1.2.1 Projekt Lindellhallen

Den befintliga Lindellhallen är idag knutpunkten vid Umeå universitet. Här är entrén till universitetsbiblioteket, fyra hörsalar samt ett fik vilket binder samman universitetsbiblioteket med Samhällsvetarhuset. Detta hör till campusområdets mest frekventerade del och hundratals studenter och lärare passerar här varje dag.

Som det kan ses på planritningen i bilaga 3-A, är hörsalsrotundan kärnan i den här byggnaden.

Denna är utsmyckad med en 95 meter lång muralmålning av konstnären Lage Lindell i början 70-

talet, vilken är att betrakta som något med stora kulturella värden. En del av syftet med projektet

är att målningen ska ges ett utrymme som lyfter fram den i ljuset. Idag inger lokalen en mörk och trång känsla med ett mörkt golv och låg takhöjd, (Swanström, 2004).

Att framhäva konstverket är något som går i linje med det uttalade uppdraget för företaget, ”att tillvarata de stora ekonomiska och kulturella värden som finns i fastigheterna”, vilket därför ska förverkligas med projektet. Den största delen av fallstudierna i det här examensarbetet har genomförts kring arbetet vid framtagandet av ett byggnadsprogram i projektet.

1.2.2 Projekt Trähuset

Ett annat projekt är projekt Trähuset. Hos Mittuniversitet i Sundsvall har ett behov uppstått av nya lokaler för utbildningen i industriell design varpå AHN, i enlighet med företagets affärsidé, har som avsikt att tillgodose det. Hyresgästens önskemål har varit att ett genuint trähus ska byggas, i syfte att samtidigt profilera ett av deras forskningsområden ”Skogen som resurs”.

Åkroken är Sundsvalls äldsta stadsdel och har varit centrum för vitt skilda verksamheter som kronobränneri, tobaksfabrik, sockerbruk, lasarett för ryska krigsfångar etc. Idag är det här campus är lokaliserad. Området är byggt som en liten stad med gränder, torg och broar. Arkitekterna har försökt bevara, förstärka och lyfta fram områdets historik, vilket har gett dess karakteristiska utformning.

Charter Awards är något som brukar beskrivas som stadsbyggnadsvärldens motsvarighet till Oscarstatyetten. År 2005 tilldelades Campus Åkroken detta pris för sin arkitektur. Idag, år 2006, planeras ett nytt trähuset som ska vara ett experimenthus samtidigt som det ska byggas med normala produktionskostnader och produktionstider. Det här examensarbetet har varit knutet till det tidiga skedet av även detta projekt.

1.3 Syfte

Syftet med examensarbetet är att erhålla kunskaper om riskhantering i byggprojekt samt att finna lämpliga rutiner hos AHN.

Ett direkt arbete med riskhantering i projekt Lindellhallen, ska ge en större möjlighet att följa upp arbetet i det specifika projektet. Vidare ska detta ge en ökad möjlighet att tydligt styra projektet mot dess mål i ett tidigt skede, innan kostsamma resurser låsts.

Förhoppningen är också att den organisation som vanligtvis arbetar med projektledning hos AHN ska få en djupare kunskap om riskhantering med erfarenheter från detta examensarbete.

Resultatet av detta arbete presenteras i denna projektrapport samt som ett förslag till en rutin,

gällande riskhantering i projekt hos AHN. En kortare summering av erfarenheter görs även i ett

PM.

1.4 Avgränsningar

Avgränsningar för examensarbetet är följande:

• AH’s nuvarande rutiner för riskhantering används som stomme för riskhanteringen.

• Risker som normalt omhändertas i projekteringsprocessen genom att uppfylla krav ställda i lagar, förordningar, standarder, krav i certifieringsinstrument samt vedertagna dimensioneringsregler, behandlades inte.

• Lösningar för riskreduktion som normalt görs av konsulter, tas även här fram av dessa.

• Arbetet efter beslut om riskreduktioner behandlas inte i examensarbete. Fokus ligger på hanteringen av osäkerheter och hur detta utförs rutinmässigt.

1.5 Forskningsfrågan

Ansatsen till examensarbetet har varit induktiv, det vill säga att utifrån verkligheten har teorier bildats genom generalisering, enligt figur 1.1 nedan.

Verkligheten

(Mätning) Observationer Generalisering Teori (modell)

Figur 1.1. Schematisk modell av induktiv ansats, fri tolkning (Eriksson, 2001, s.220).

Frågeställningarna besvaras med en subjektiverande och objektiverande syn i form av en kritisk studie. Det vill säga att en helhetsförståelse har sökts genom att deltagar- och åskådaraspekter har förenats.

Detta har gjorts genom ett aktivt arbete i projektgruppen med möjligheter att ta ett steg tillbaka till en utomståendes åskådarplats.

Frågeställningar som har besvarats i detta examensarbete är följande:

1. Hur genomförs en riskhanteringsprocess samt hur fungerar det idag hos Akademiska Hus Norr?

2. Vilken riskhanteringsmetodik är lämplig att tillämpa i projekt Lindellhallen och hur genomförs detta?

3. Hur ser ett förslag ut på en rutin för riskhantering i byggprojekt hos Akademiska Hus Norr?

4. Vilka erfarenheter ska Akademiska Hus Norr ta med sig i det fortsatta arbetet med att ta fram

rutiner för riskhantering?

1.6 Forskningsdesign

Examensarbetets förlopp kan ses i figur 1.2 nedan, där datainsamlingen till uppgiften har gjorts kvalitativt. Det innebär att inga större datamängder har samlats för att få en bredd på uppgiften. I det här fallet har istället ett djup eftersträvats som ger förståelse av processen.

Genomförandet av examensarbetet kan beskrivas med tre delar, vilka symboliseras av de tre färgerna i figur 1.2. Litteraturstudier är blå, fallstudier är gul och sammanställning av resultaten är mellanbrun.

i

Riskreduktion -beslutsfattande -genomförande -övervakning

Riskvärdering -acceptera risk?

-alternativ

Intern riskanalys

Figur 1.2. Genomförandet av examensarbetet har här beskriv ts som en schematisk modell.

Det första steget var att få en fördjupad teoretisk kunskap om riskhantering samt förstå hur det fungerar idag hos AHN. Verksamhetssystem och olika processer hos AH har studerats för att få en förståelse för hur det är tänkt att fungera och vilka krav som ställs. Med detta som grund planerades de olika stegen av riskhanteringen.

Teori

-riskhantering i projekt

Projektrapport Studier

-riskidentifiering och beräkning -riskhantering hos

AH och AHN Planering

-syfte och omfattning

Extern

riskanalys Analys

-riskidentifiering och beräkning

Rutin

-riskhantering i projekt

Riskbedömning Riskvärdering

-acceptera risk?

-alternativ

-intern i ett nytt projekt Riskreduktion

-testa rutiner -beslutsfattande

-genomförande -övervakning

Projekt Lindellhallen

Steget efter planeringen var genomförandet av den interna samt externa riskhanteringen. Den första gjordes i en grupp som samlades från AHN’s interna organisation. Vid det andra tillfället gjordes detta bland de externa konsulter som anlitats för framtagandet av ett byggnadsprogram. I båda fallen gjordes en riskanalys, riskvärdering och riskreduktion. Från den interna riskvärderingen lyftes även en del av de internt identifierade riskerna till den externa processen för att förankra dem i gruppen.

Anledningen till att två separata riskanalyser valdes att göras är att deras syfte skiljer sig åt. Vid den interna skulle en övergripande bild av projektet och dess förutsättningar erhållas, med hänsyn till affärsmässiga och organisatoriska faktorer för projektet. Den externa riskhanteringen skulle däremot användas för att styra projektet mot målen. I grunden innebär det bland annat att funktionskraven för byggnaden ska uppnås på ett effektivt sätt.

I figur 1.2 är det första steget av sammanställningen (mellanbrun), framtagandet av ett förslag till en rutin. Detta har gjorts efter analyserna av fallstudierna. Med rutinen som grund genomfördes sedan en intern riskbedömning i ett nytt projekt hos AHN. Från detta kunde sedan nya slutsatser fattas, som AHN kan använda sig av vid uppbyggnaden av en fastlagd rutin för riskhantering.

Arbetet har därefter sammanställts i denna projektrapport.

1.7 Källbeskrivning

Den litteratur som använts till det här examensarbetet har till största delen hämtats från Umeå universitetsbibliotek. Källorna till examensarbetet kan delas upp i tre huvuddelar beroende på innehåll. Den första delen är forskningsmetodik. När litteratur har sökts i databaser har sökord som forskning, metodik, metod, rapportskrivning etc. använts. Den litteratur som hittats anses här ge en god bild av forskningsmetodik där olika synsätt har kunnat erhållas. Av böckerna som använts rekommenderas Att utreda, forska och rapportera av Eriksson (2001), som en första bok om sådana studier avses göras.

Syftet med den andra delen har varit att finna källor inom ämnesområdet riskhantering. Sökord som har använts främst är riskhantering, risk management, riskanalys. Här har även använts teorier om beslutsfattande varpå litteratur har sökts om beslut, beslutsunderlag samt beslutssituationer. En annan användbar källa har varit källförteckningar från andra examensarbeten och rapporter inom ämnesområdet.

Av litteraturen om riskhantering rekommenderas boken Risk management and construction (Flanagan, 1993) då en övergripande bild om riskhanteringens funktion och betydelse vill erhållas. De internationella standarderna från International Electrotechnical Commission (IEC, 1995) standard är användbar för att få en stomme i riskhanteringen. För den som avser att genomföra en riskanalys ger boken Riskanalys, metodbeskrivning för beställare-utförare-granskare, (Ingvarson, 2003) bra metodbeskrivning.

En anmärkning är att boken Risk management and construction var svår att få tag i. En beställning fick göras från Lund och denna har inte kunnat användas på ett önskvärt sätt. Istället för att använda denna som en grund har den i det här fallet använts för att komplettera och befästa det skrivna.

Materialet i den tredje delen är internt material hos AH och deras verksamhetssystem. Syftet med

dessa studier har varit att få kännedom om vilka rutiner som finns samt en förståelse för hur

systemet är uppbyggt. Det för att i det senare skedet kunna anpassa ett förslag med en rutin för

riskhantering, anpassad till deras process byggprojekt.

2. Litteraturstudie

I det här kapitlet har en första studie gjorts för att få en djupare kunskap om riskhantering och hur detta fungerar hos AHN. Den frågeställning som besvaras i det här kapitlet är följande:

Hur genomförs en riskhanteringsprocess samt hur fungerar det idag hos Akademiska Hus Norr?

2.1 Begreppen risk, säkerhet och riskhantering

Risker är ett begrepp som används i många bemärkelser. Om ordet risk söks i Skoldatanätets lexikon (2006) på Internet, fås förklaringen möjligheten att något går illa.

Ordet säkerhet beskrivs med följande synonym i Skoldatanätets lexikon (2006), tillstånd som inte innebär fara, vilket därmed ger begreppet osäkerhet betydelsen tillstånd som innebär fara.

Därmed kan det konstateras att både risk och osäkerhet har en dramatiserad innebörd i Skoldatanätets (2006) förklaringar. En skillnad är dock att säkerhet även har synonymer som visshet och övertygelse.

Flanagan (1993, s.22) jämför dessa tre uttryck: säkerhet, risk samt osäkerhet, i situationen när beslut ska tas. Säkerhet existerar enligt honom endast när det exakta händelseförloppet som följer ett beslut kan beskrivas. Vidare belyser han skillnaden mellan risk och osäkerhet på nedanstående sätt.

Risk är ett begrepp som används när sannolikheter beräknas och förknippas därmed med kvantitativa uttryck. Osäkerheter i sin tur kan definieras som en situation för vilken ingen historisk data eller erfarenhet finns att tillgå.

Det är i den betydelsen osäkerheter ska ses i detta arbete, det vill säga situationer som behöver belysas med ytterliggare information för att ovissheten ska övergå till övertygelse.

I ett byggprojekt ingår hundratals aktiviteter vilka samtliga påverkar projektets resultat. Dessa innehåller många osäkerheter i sig och bör identifieras på ett systematiskt sätt för att öka möjligheten att planera utgången av projektet. (Flanagan, 1993, s.23). En risk hanteras lämpligast av den deltagare i projektets ledning, som har störst möjlighet att påverka de faktorer som ger upphov till den.

Riskhantering beskrivs med tre delar i IEC’s standarder (1995, s.41), vilket kan beskrivas med figur

2.1.

Figur 2.1. Riskhanteringen beskrivet med tre steg, fri tolkning efter IEC, 1995.

Det första steget, riskanalys, planeras genomförandet av riskhanteringen och risker identifieras.

För att få en uppfattning om varje risks omfattning görs beräkningar. Dessa används sedan som underlag för värderingen, vilket är nästa steg. Riskvärderings syfte är att ge ett underlag som visar på vilka risker som accepteras och vilka som bör hanteras. Det sista steget i hanteringen är riskreduktionen. Syftet med riskhanteringen är inte enbart att upptäcka osäkerheter genom en riskanalys, utan det ska också leda till beslut och riskreducerande åtgärder.

Processen att ta ett beslut består av ett antal delmoment enligt Rollof (1999, s.12) samt Bazerman (2002, s.2) och kan beskrivas med följande punkter.

• Definiera vad beslutet avser – vad det skall uppnå, vad som motiverar att ett beslut behöver fattas.

• Samla information som skall utgöra beslutsunderlag.

• Bestämma när beslutet måste fattas.

• Definiera och rangordna kriterier enligt vilka alternativ skall bedömas.

• Generera alternativ.

• Analysera tänkbara konsekvenser av framtagna alternativ.

• Välja alternativ – fatta själva beslutet.

Dessa punkter kan jämföras med processen för riskhantering och paralleller dras mellan dessa, jämför med Chapman (2002, s.11). Processen definieras, information samlas in och beslut fattas.

Med andra ord handlar riskhantering om att sammanställa ett beslutsunderlag utifrån vilket besluten tas och därefter genomförs. Det som inte framgår av riskhanteringsprocessen i figur 2.1 men som är grundläggande för effektiva beslut enligt punkterna ovan, är att alternativ skall värderas vid effektiva beslut. Utifrån det väljs sedan ett alternativ, vilket motsvara åtgärden i riskhanteringen.

- syfte av omfattning - identifiering - riskberäkning

- värderingar - acceptera?

Riskanalys

Riskbedömning

Riskvärdering

Riskhantering

Riskreduktion

- beslutsfattande

- genomförande

- uppföljning

2.2 Riskhantering i projekt

Ett sätt att se riskhantering på, är som konsten att förutse överraskningar, trevliga eller obehagliga, och därefter vidta åtgärder för dessa. Östberg (1993) talar om att föreställa sig överraskningar i sin bok Att veta vad man gör, studier i riskhantering. Om detta kan göras i ett tidigt skede av ett projekt innebär det en större möjlighet att välja bland flera alternativ till beslut.

Föreställandet är sålunda ingenting man kan beskriva eller styra med regelverk. Det handlar istället snarast om att de gynnsammast möjliga förutsättningarna för att kreativitet och ett intresse för ”intelligence” skall kunna komma till sin rätt. --- En viktig betingelse för detta är att man underhåller en stark rörlighet i tänkandet. Ett sätt att gynna denna rörlighet är att utnyttja möjligheterna till dialog . Därigenom uppenbaras de misstag och fel i kunskapsbildningen som annars ger upphov till överraskningar… (Östberg, 1993, s.179).

Detta kan även ses som en process med olika moment, Harms-Ringdahl (1993, s.98) exemplifierar arbetsgången vid en säkerhetsanalys, som i det här fallet motsvarar riskhantering enligt figur 2.2.

Planering

Insamling av information

Riskidentifiering

Riskvärdering

Eventuell komplettering Förslag till åtgärder

Sammanfattning

Beslut

Genomförande av åtgärder

Uppföljning

Figur 2.2. Arbetsgång vid riskhantering enligt Harms-Ringdahl (1993, s.98), egen tolkning.

Planering

I det första steget avgörs bland annat:

• vad som ska analyseras och vilka avgränsningar som ska göras

• syftet med analysen

• analysens omfattning, tilldelning av resurser

• val av metoder och angreppssätt.

Formuleringen av syfte och omfattning är avgörande för kvalitén hos processen med att hantera riskerna. Vilka mål som ställs upp kan vara beroende av företagets policy, föreskrifter från myndigheter, branschpraxis, avtal med fackföreningar etc. (Harms-Ringdahl, 1993, s.90).

Insamling av information

Informationen är utgångsmaterialet i en analys. Man behöver information om systemet som ska analyseras. Det gäller den tekniska utformningen, hur systemet fungerar och de aktiviteter som förekommer. I hög grad styrs behovet av information av vilka metoder som ska användas. Gäller det en planerad anläggning får man utgå från ritningar, skriftliga och muntliga beskrivningar, samt information om liknande anläggningar.

Riskidentifiering

Det här är den centrala delen av riskhanteringsprocessen och avgörande för det fortsatta arbetet, risker identifieras systematiskt efter den planering som gjorts före. Vid identifieringen delas riskerna in i klasser för att underlätta en värdering.

Riskvärdering

Målet är att utifrån resultatet från riskidentifieringen värdera till vilka risker som resurser ska tillsättas.

Förslag till åtgärder

I de fall där det bedöms nödvändigt kan lämpliga åtgärder tas fram för att minska konsekvensen eller sannolikheten för en risk.

Komplettering

Kompletteringar kan behövas om det under arbetets gång upptäcks att mer detaljerade genomgångar behövs eller att en kompletterande riskanalysmetod är lämplig.

Sammanfattning

Resultaten av ovanstående arbete sammanfattas till ett beslutsunderlag.

Beslut

Det här är det första steget i riskreduktionsprocessen. Beslut tas för vilka åtgärder som ska vidtas av projektledningen med hjälp av beslutsunderlaget.

Åtgärder

Efter detta utförs de beslutade åtgärderna i form av riskreduktioner, för att mildra konsekvenserna av riskerna eller sänka sannolikheten för att dessa inträffar. Alternativt acceptera situationen.

Uppföljning

Här kan kontroll av beslutade åtgärders genomförande planeras in och en granskning av resultatet

göras.

De aktiviteter som finns innanför rutan i figur 2.1, som är markerad med en grövre linje, är de som är centrala vid framtagandet av ett beslutsunderlag. De som kommer nedanför linjen är de delar som tillhör riskreduktionen beskriven i figur 2.1 ovan.

2.2.1 Dialog eller diskussion vid identifiering

Dialog nämns i första stycket av kapitel 2.2, som ett sätt att finna risker, vilket en grovanalys bygger på när den genomförs i grupp. För att en sådan riskanalys ska bli givande är det viktigt att skillnaden mellan dialog och diskussion klargörs.

Begreppet dialog har diskuterats av Senge (1995) i boken Den femte disciplinen, den lärande organisationens konst, som tar upp ämnen som konstruktiv konflikthantering samt

kompetensutveckling som formgivning, förvaltning av värderingar och lärande. Följande åsikter om att föra en dialog är hämtade härifrån.

Boken beskriver två huvudtyper av samtal: dialog och diskussion. Det förstnämnda är ett begrepp som härstammar från de gamla grekerna, där dialogos för dem betydde ett fritt meningsutbyte i en grupp. Detta skiljer sig från de vanliga diskussionerna där åsikter kastas fram och tillbaka i en tävlan att vinna eller försvinna. (Senge, 1995, s.23)

Diskussionen är en studie där ett ämne bollas mellan deltagarna, analyseras och argumenten för och emot presenteras. Skillnaden mot en dialog är att den enskilde deltagarens ändamål med samtalsformen är att vinna och få stöd för den egna uppfattningen. Syftet med dialogen däremot är att vidga gränserna och nå längre än den enskilde individen kan på egen hand, inte att vinna.

Östberg (1993) skriver i sin bok Att veta vad man gör, om försök att få klarhet i vad som är sammanhörande skäl och vad som är motskäl, när sådana problem uppstått. Företrädare för skilda ståndpunkter har fått utveckla sina skäl för en ”mediator” som haft till uppgift att förmå samtliga att ta ställning till varandras åsikter på ett klargörande sätt. Syftet är inte att få ett avgörande om vilken åsikt som är riktigast eller att uppnå enighet. Det gäller bara att om möjligt få fram alla åsiktsskillnader i form av en dialog.

Tre grundläggande förutsättningar för dialog pekas ut av Senge (1995, s.223):

1. Varje deltagare måste granska sina tidigare antaganden.

2. Varje deltagare måste se de andra som sina kollegor.

3. Någon måste hålla i trådarna och hålla ihop dialogen.

Att granska sina antaganden innebär att deltagarna måste undvika tankar som säger ”så här är det”. Istället ska de försöka tänka tillbaka för att finna vilka antaganden som gjorts, vilket då möjliggör jämförelser i gruppen. Vad gäller den andra punkten, är det avgörande när dialogen börjar att en önskan finns att betrakta de andra som sina kollegor.

Att man är kollegor innebär inte att man måste dela samma åsikter. Tvärtom, det är när man har olika åsikter, som det verkligen visar sig om man ser varandra som kollegor.(Senge, 1995, s.224-225).

För att dialogen inte ska övergå i diskussion behövs någon som håller i trådarna. Det måste

tydliggöras för var och en att alla har ansvar för resultatet samt se till att dialogen flyter. Om

någon driver samtalet från dialog mot diskussion fast det inte är läge för en diskussion måste

samordnaren uppmärksamma vad som är på gång och göra gruppen uppmärksam på situationen.

Att styra en dialog innebär att hjälpa till och påverka processen utan att märkas för mycket och undvika att ta på sig rollen av expert och därmed dra uppmärksamheten från gruppmedlemmarna och deras idéer.

Samordningens konst ligger i att inte säga mer än stunden kräver. (Senge, 1995, s.225)

När det sedan är dags för beslut kan det behövas en diskussion för att väga de olika åsikterna mot varandra så att det kan enas om ett alternativ. (Senge, 1995, s.226). Slutsatsen av detta är att i dialogen utforskas frågor och i diskussionen fattas beslut.

2.2.2 Uppdelning av risker i ett projekt

I det första steget i figur 2.2, planering, är det lämpligt att fundera över hur riskerna ska behandlas i arbetet. För att arbetet lättare ska kunna systematiseras är det lämpligt att dela upp dessa i kategorier. För att få en uppdelning kan olika perspektiv användas för en riskanalys. Harms- Ringdahl exemplifierar bland annat följande uppdelning (1993, s.92-96):

a. Uppdelning efter metodik att förebygga b. Uppdelning efter olycksförloppet c. Uppdelning efter skada

d. Typ av system där olyckan inträffar

Ett annat sätt är att kategorisera riskerna utifrån vilka delar av projektet de påverkar som till exempel:

a. Projektets omfattning b. Projektresultatets kvalitet c. Projekttiden

d. Kostnaderna för projektet

För att kunna systematisera riskidentifikationen enligt Wideman (1992, s.III-3), är en klassificering av riskerna efter deras primära källa mer användbar än en uppdelning utifrån vilken skada som de ger upphov till. Fördelen är att en sådan medför en möjlighet till effektivare projektledning. Följande källor till risker anges därefter i boken:

a. Externa, men oförutsägbara b. Externa förutsägbara men osäkra c. Interna av icke teknisk karaktär d. Tekniska

e. Juridiska

Informationen i dessa kategorier kan sedan grupperas efter den naturliga fördelningen som finns inom branschen för ämnesområden (Wideman, 1992, B-2). Syftet med en kategorisering är att underlätta ett systematiserat arbete att identifiera riskerna samt effektivisera projektledningen.

I byggbranschen finns idag ett system för att hantera information på ett systematiskt sätt, BSAB.

Detta är en förkortning av Byggandets Samordning AB men är idag registrerat som ett varumärke som står för bygg- och fastighetssektorns gemensamma språk och bas för informationsstruktur.

(http://www.byggtjanst.se). Utmärkande för BSAB-systemet är att information kan föras mellan

olika aktörer och datorsystem. (Svensk byggtjänst, 2005, s.45)

Följande beskrivning av uppbyggnaden av systemet är hämtad från BSAB 96, System och tillämpningar (Svensk byggtjänst, 2005, s.49). För de delar som är inom citattecken finns ingående tabeller som visar på uppdelningar inom dessa.

Utgångspunkten är att man har en ”Verksamhet” för vilken något måste byggas, anpassas eller skötas för att verksamheten ska kunna bedrivas på önskat sätt.

Det som byggs är alltid något materiellt som när det är klart bör ha sådana egenskaper att det uppfyller behoven. Den helhet som byggs vid nyproduktion är ett ”Byggnadsverk”, t.ex. ett hus. Ett byggnadsverk byggs vanligen upp av många delar. De byggs – var och en eller i olika grupperingar – så att de uppfyller de funktionskrav som verksamheten ställer, eller som krävs rent tekniskt för att t.ex. byggnadsverket ska hålla ihop.

Dessa delar kallas ”Byggdelar” och om deras tekniska lösning är känd kallas de ”Byggdelstyper”.

Byggdelstabellen återfinns på Svensk Byggtjänsts hemsida (http://www.byggtjanst.se). För att komma åt dessa krävs ett abonnemang. I ett första steg kan konsekvenserna på verksamheten analyseras, därefter byggnadsverket. I ett senare skede när riskanalysens syfte är att studera detaljer kan detta göras på byggdels-nivå. I figur 2.3 är sambandet mellan de olika nivåerna förtydligade.

Figur 2.3. Samband mellan olika nivåer i BSAB 96. (Svensk byggtjänst, 2005, s.50).

En annan möjlig uppdelning i branschen är efter de funktionskrav som ställs på en byggnad enligt Boverkets byggregler (Boverket, 1998). Varje kapitel i denna bok handlar om ett övergripande funktionsområde som till exempel Utförande och driftinstruktioner, Utformning eller Brandskydd.

Dessa kategorier fokuserar därmed på ett tänkt resultat och den fysiska byggnadens funktion,

jämfört med det första alternativet utifrån BSAB där utgås ifrån förutsättningar och resultatet

analyseras. Det senare kräver ett större underlag och passar därmed bättre i ett senare skede.

2.3 Riskanalys

Den centrala delen i riskhanteringsprocessen är riskanalysen. Målet med denna varierar beroende på systemets, produktens eller byggnadens olika faser i livscykeln. I de internationella standarderna för riskhantering (IEC, 1993, s.17) exemplifieras några mål för idé-, design- och utvecklingsfasen, det vill säga i ett tidigt skede.

• Att identifiera stora orsaker till risker och andra viktiga faktorer som påverkar.

• Att förse designfasen med information och analysera lämpligheten med den generella utformningen.

• Att identifiera och utvärdera möjliga säkerhetsåtgärder i konstruktionen.

• Att förse riskvärderingarna med information om de aktuella situationerna.

• Att införskaffa information för utvecklandet av normala och nödlägesrutiner.

• Att utvärdera risker med hänsyn till bestämmelser.

• Att utvärdera alternativa koncept.

2.3.1 Metoder för riskanalys

Beroende på hur sannolikheten skattas kan en uppdelning göras av metoder. Om långa stabila dataserier finns tillgängliga kan vanlig statistisk metodik användas. Dessa kan vara baserade på till exempel incidenter för den analyserade situationen. Enligt Grimvall (2003, s.258) är ideal-fallet för en analys, precis sådana situationer för vilka ett stort statistiskt underlag finns. Dessa typer av riskanalyser kallas även för kvantitativa då de baseras på ett stort dataunderlag.

Om få data finns tillgängliga kan sannolikheter för risker skattas genom att en logisk modell av systemet kombineras med feldata för ingående komponenter, i så kallade Bayesianska metoder.

En form är tillförlitlighetsanalyser (Probability Safety Assessment).

Det sista fallet är då skattningen av sannolikheterna inte kan baseras på logiska modeller eller på empiriska data och analysen blir då en kvalitativ bedömning av situationen.

Det kan förefalla väl ”gissningsbetonat” att utgå från subjektiva (expert) bedömningar. Vi bör dock ha klart för oss, att även på de övre stegen i skattningstrappan måste val av modeller och data utgå från bedömningar, även om man vanligen inte diskuterar detta. (Grimvall, 2003, s.260).

Med skattningstrappan åsyftas här till figur 2.4 som beskriver de tre olika situationer vilka oftast styrs av tillgängligheten på information.

Figur 2.4. Skattning av sannolikhet, fri tolkning (Grimwall, s.259).

Kvalitativa

Expertbedömningar Subjektiva sannolikheter

Incidenter Kvantitativa

Många data

Klassisk statistisk analys Logisk modell (tillförlitlighetsanalys) Få data

Bayesianska metoder

När val av metod ska göras kan det mycket väl finnas motiv till att välja en kvalitativ bedömning framför en kvantitativ även om statistiskt underlag finns tillgängligt. Subjektiva bedömning är inte alls lika tid- och resurskrävande. I och med att tid och resurser är två av tre styrparametrar i ett projekt (se figur 2.5), kan detta komma att motivera valet av metod.

Produktkvalitet

Produktkvalitet ……%

Prioritering

Figur 2.5. Projekttriangel med de tre styrparametrarna, fri tolkning (Tonnquist, 2005, s.56). Observera att endast en parameter kan vara högst prioriterad.

Syftet med triangeln i figur 2.5 är att någon av de tre styrparametrarna tid, kvalitet och resurser ska prioriteras. Stjärnan placeras på ett sätt som motsvarar det sätt prioriteringar ska göras på i projektet.

Ingvarson (2003, s.13) skriver att eftersom riskanalysen utgör ett beslutsunderlag är det viktigt att klargöra de frågor och frågeställningar som ska belysas. För en utförare är det därför viktigt att få detta klargjort av beställaren. I de internationella standarderna gällande riskhantering anges frågeställningar som bör besvaras i detta syfte, (se bilaga 2-A). (IEC, 1995, s.31).

2.3.2 Riskanalysmetoder i ett tidigt skede av ett projekt

Vanliga riskanalysmetoder finns exemplifierade i bilaga 2-B. Här följer en beskrivning av några utvalda metoder som kan tänkas vara lämpliga i ett tidigt skede av projekt.

Feleffektsanalys (Fault Modes and Effects Analysis, FMEA) används för att systematiskt identifiera fel på komponenter (eller moduler), som kan leda till risk. Metoden är tekniskt inriktad;

den används ibland också på systemnivå.

Det är en i grunden kvalitativ analysmetod men den kan även användas kvantitativt. Principen är att genom frågeställningar baserade på ”vad händer om…?”, ska alla stora delar/moduler i systemet analyseras. Vilka fel som kan uppstå och hur de påverkar systemet. (IEC, 1995, s.53).

Analysen är vanligtvis beskrivande och informationen struktureras upp i en tabell eller i ett dokument i annan form. Nackdelen med metoden är svårigheten att kunna hantera överflödig information eftersom metoden utgår från en första händelse och alternativa möjligheter som en följd av att denna hanteras. Samtidigt som den endast fokuserar på fel i enstaka komponenter eller moduler.

Felträdsanalys (Fault Tree Analysis, FTA) analyserar orsaker och visar logiskt samband som kan leda till en definierad oönskad händelse. Felträdet kan ses som en modell av hur ett olycksfall kan inträffa.

Metoden anses kunna användas som en kvalitativ metod likväl som en kvantitativ. I det här fallet utgås från en händelse som är oönskad och alla möjligheter för att nå denna identifieras, upprepat

Tid

Tid ……%

Resurser ……%

Resurser

ända tills en önskad detaljnivå på analysen har erhållits. Är speciellt användbar vid analys av system med många gränssnitt och växelverkan mellan aktiviteter. (IEC, 1995, s.55).

Preliminary Hazard Analysis (PHA), även kallad grovanalys, är en kvalitativ riskidentifierings- och sannolikhetsanalys som används med målet att identifiera risker i det analyserade systemet.

Vanligtvis används metoden i ett tidigt skede av utvecklingsfasen när lite information finns tillgängligt om detaljer. Därefter kan analysen utgöra en grund för vidare analyser om sådana bedöms nödvändiga.

Efter att alla tänkbara scenarion för systemet har analyserats, görs en subjektiv bedömning av sannolikheten för att en risk inträffar samt konsekvens av denna. Grovanalysen bör uppdateras i de olika faserna av projektet.

2.3.3 Sammanfattning

Arbetsgången i riskhanteringsprocessen kan variera men grundläggande för dess kvalitet är den första fasen, där arbetet planeras. Vidare omfattar riskhantering både analys, framtagande av ett beslutsunderlag samt införandet av åtgärder.

Att identifiera risker i ett system handlar enligt Östberg (1993) om att gynna ett kreativt tänkande.

En lämplig metod för detta är dialog, som innebär ett fritt meningsutbyte. Syftet med denna är att få fram alla åsiktsskillnader. När beslut sedan ska fattas kan en diskussion behövas, där åsikterna vägs mot varandra och slutligen enas om ett alternativ. För att effektivisera och systematisera arbete med att hantera riskerna i ett projekt är det lämpligt att kategorisera dessa. På vilket sätt detta lämpligen görs beror på syftet med analysen.

Kärnan i riskhanteringsprocessen är riskanalysen. Målet för analysen kan variera, beroende på när under objektets livscykel denna görs. Flera olika metoder finns för utförandet av en riskanalys.

Dessa kan delas upp i dels en kvalitativ och dels en kvantitativ grupp. I de fall där en stor mängd data kring riskerna finns tillgängliga är det möjligt att använda en kvantitativ metod.

Det vanliga för byggbranschen är att subjektiva bedömningar görs, dels på grund av att det sällan

finns tillgänglig data samt att de inte kräver lika mycket resurser som en objektiv analys. Att syftet

med riskanalysen är förklarat för utföraren är grundläggande för att rätt metod ska kunna väljas

och rätt frågor belysas.

2.4 Riskvärdering och riskreduktion

Avsikten med denna del av riskhanteringsprocessen är att säkerställa åtgärder utifrån riskanalysen.

De risker som identifierats ska värderas. En bedömning kan vara att underlaget fortfarande inte är tillräckligt bra för att ett beslut ska kunna fattas och att en fördjupad analys behöver göras.

Enligt Wideman (1992, B-3) är det lämpligt att avgränsa de risker som ska behandlas djupare i någon form av analys till de som uppfyller nedanstående krav.

a. Är relevant för projektet.

b. Ingår inom projektets ansvarsområde.

c. Täcks inte vanligtvis av normala försäkringar i projekt.

d. Förutsägbara (men osäkra).

e. Har en betydelse för projektet som inte är försumbar.

När det är dags för riskvärdering är det ofta nödvändigt att ha förutbestämda regler för hur detta ska göras. Hur fördelningen av de tre styrparametrarna, (se figur 2.5) prioriteras i projektet är därför viktigt att tydliggöra. Enligt Wideman (1992, B-4) är det lämpligt att göra det i planeringen för riskhanteringsprocessen.

Utifrån riskvärderingen kan sedan ett beslutsunderlag arbetas fram genom att alternativa åtgärder utreds och information presenteras och dokumenteras. Detta görs för de osäkerheter som ansågs behöva det i riskvärderingen.

2.4.1 Konsultation

När ett beslutsunderlag arbetas fram kan det vara lämpligt att anlita expertis. Åsikter och råd från andra människor kan vara en viktig del av beslutsunderlaget och det hjälper att se beslutet från nya vinklar. Rollof beskriver i sin bok Effektivare beslut (1999, s.44) hur en sådan situation lämpligen ska hanteras. Innan någon konsulteras bör det klargöras vad syftet med konsultationen är:

1. Är målet ett bättre beslutsunderlag – lyssna, få in nya aspekter, bredda bilden, ta hjälp av specialistkunskap eller specifik kompetens?

2. Ska ett beslut testas, reaktioner och motargument erhållas?

3. Är syftet att öka delaktigheten hos deltagarna, det vill säga få en större acceptans för beslutet?

4. Ska ansvaret lämnas över?

En eventuell konsultation kan i figur 2.2 ses som Eventuella kompletteringar.

2.4.2 Åtgärder

När beslutsunderlaget sedan anses vara fullgott, är det dags för att fatta beslut om åtgärder. Enligt Tonnquist (2005, s.145) är det då av intresse för projektledaren att åtgärderna är:

a. Adekvata för risknivån b. Kostnadseffektiva c. Rätt i tiden d. Realistiska

e. Accepterade och godkända

f. Utförda av en ansvarig person

För att undvika risker kan olika strategier väljas, beroende på osäkerhetens karaktär, om den går att kontrollera eller inte samt vilka konsekvenserna är. Följande möjligheter finns:

• Undvika risker – ändra projektplanen för att eliminera risken, eller skydda projektet från riskens inverkan.

• Förflytta risker – överför risken till tredje part exempelvis ett försäkringsbolag.

• Minska risker – lindra inverkan av en identifierad risk, genom att införa åtgärder som minskar riskens sannolikhet och/eller konsekvens.

• Acceptera risker – ingen förändring av projektplanen på grund av en identifierad risk.

2.4.3 Sammanfattning

Syftet med riskvärderingen och riskreduktionen är att påverka projektets utgång utifrån den riskanalys som gjorts. En gallring av riskerna bör ske utifrån planeringen som gjorts för riskhanteringsprocessen. Ur detta tas sedan ett beslutsunderlag fram för de adekvata riskerna.

Utifrån detta beslutas det om åtgärder, vilka det finns alternativa strategier för.

Troligt är att ytterligare information kommer att behöva införskaffas för att ett effektivt beslut ska kunna tas. Konsultation är ett sätt, dock är det lämpligt att klargöra syftet med denna för att rätt effekt ska nås.

2.5 Riskhantering i projekt hos AHN

På företagsnivå kan begreppet riskhantering innefatta följande element, exemplifierade av Harms- Ringdahl (1993, s.19):

• Internkontroll

• Beslut relaterade till risker

• Rutiner och policy

• Organisatoriska lösningar

• Regler, prioriteringar, ekonomi, kvalitetssäkring

• Principer för riskhantering vid utformning av system

Det som studerats här är rutiner för riskhantering i byggprojekt. Aktiviteter som finns inlagda i företagets rutiner i andra former med syfte att tvinga fram planering, eftertänksamhet etc. har inte beaktats.

Den övergripande rutinen för byggprojekt hos AHN är kvalitetssystemet. Detta kan beskrivas enligt figur 2.7, där fyra olika rutiner finns för de olika faserna i ett projekt. Underställt dessa finns riskhantering i olika former, (se figur 2.7). Till rutinerna finns mallar som kan användas för de dokument som måste redovisas. Anmärkningsvärt här är att endast miljörisker behandlas i ett tidigt skede av ett projekt, det vill säga i projektstarten.

I rutinerna för projektstyrning finns även mallar framtagna för mötesprotokoll. Ett av dessa är beslutmötesprotokollet där riskanalys finns med som en av punkterna på dagordningen. En kopia av detta protokoll återfinns i bilaga 2-C.

Här kan ses att punkten Riskanalys finns som underrubrik till kapitel 5 Kvalité/miljö/brand/risk

tillsammans med bland annat Arbetsmiljöplan. Syftet med denna riskanalys är ej definierad i detta

dokument varpå en tolkning kan vara att det är arbetsmiljörisker som ska behandlas under denna

punkt.

KVALITETSSYSTEM

Rutin

projektstart Rutin

projektgenomförande Rutin Rutin

projektöverlämnande projektslut

Figur 2.7. Schematisk beskrivning av rutiner för byggproduktion hos AHN.

Utöver detta finns en rekommendation för risk-, sårbarhets- och säkerhetshantering, (se bilaga 2- D) Syftet med den är att redovisa hur risker i AH’s verksamhet identifieras, analyseras samt hanteras på ett systematiskt sätt. Tanken är att detta dokument ska komplettera de rutiner som är fastlagda i kvalitetssystemet. Rekommendationen är dock i första hand avsedd för hantering av risker ur ett hälso- och funktionsperspektiv, men kan även i andra fall.

Enligt Stig Hoff (2006-02-02) är det fundamentala syftet med riskhantering hos AH att förstärka och värna om företagets varumärke. Tanken är att finna de risker som ska behandlas av företaget internt samt vilka som ska föras över till andra, externa parter, med kunskap inom det aktuella området. En viktig del i detta är att finna sätt att följa upp de överförda riskerna i projekten.

I rekommendationen föreslås att en grovanalys används i första hand vid riskanalyser. Där ska en eller flera arbetsgrupper bildas bestående av erfarna förvaltare, projektledare, driftsingenjörer, specialister etc. Även hyresgäster, projektörer, entreprenörer och andra intressenter kan ingå.

Denna grupp ska sedan rangordna samt göra bedömningar om sannolikhet och konsekvens för riskerna i det aktuella fallet. Detta görs utifrån gemensamma erfarenheter, det vill säga att subjektiva bedömningar görs.

Är risker svårbedömda eller om de antas kunna medföra allvarliga konsekvenser ur ett hälso- och miljöperspektiv eller då stora ekonomiska värden står på spel, skall värdering även utföras med andra analysmetoder enligt rekommendationen.

I denna finns en rutin som ska följas oavsett verksamhetens eller arbetets storlek. Med verksamhet åsyftas bland annat förvaltning och byggprojekt. En kopia av rekommendationen återfinns i bilaga 2-D.

I rekommendationen återfinns ett exempel på en riskvärderingsmodell baserad på en femgradig skala för sannolikhet och konsekvens, (se figur 2.8). För osäkerheterna som bedöms, anges ett poängtal utifrån två tabeller med fem klasser vardera för sannolikhet och konsekvens (se bilaga 2- D). Efter detta multipliceras dessa två poängtal för varje osäkerhet och ett risktal erhålls. Det används sedan för att erhålla en värdering utifrån matrisen i figur 2.8.

- Checklistor för miljöprogram

Arbetsmiljöplan - Projekteringsskedet:

- Checklista arbetsmiljörisker.

- Riskbedömning.

- Entreprenadskedet

- GE skall för byggstart identifiera

riskfyllda arbetsmoment.

För att tydliggöra hur matrisen används ges ett exempel här. Sannolikheten för att en osäkerhet inträffar har bedömts vara medelstor, vilket ger poängtalet 3 i de tabeller som nämndes i stycket ovan. Konsekvens ansågs vara stor, det innebär 4 poäng. För att erhålla ett risktal och en värdering avläses dessa tal i matrisen. Här väljs då rad nummer 3 för sannolikhet samt kolumn nummer 4 för konsekvens, efter poängtalen de fick i bedömningen. Där de möts är vid risktalet 12 och rutan för denna är rödfärgad. Färgen indikerar att osäkerheten anses vara icke-acceptabel.

Grönt hade inneburit att den är acceptabel och orange att den är osäker.

Figur 2.8. Exempel på riskvärderingsmodell hos AH.

Matrisen i figur 2.8 är en riskvärderingsmodell som är gjord för värdering av risker ur ett egendoms- och ekonomiskt skadeperspektiv. I rekommendationen står det att de orange- och rödfärgade rutorna bör flyttas till vänster då personrelaterade skador värderas.

Vad gäller poängsättningen vid bedömningen föreslås i rekommendationen att en femgradig skala används, både för sannolikhet och konsekvens. Fördelen med att använda en femgradig skala istället för en tregradig är, enligt Stig Hoff (2006-02-02), författare till rekommendationen, att det lättare uppstår en spridning i bedömningar av sannolikhet och konsekvens. Därmed kan diskussioner skapas i gruppen på ett naturligare sätt, varpå deltagarna tvingas delge sina åsikter om saken. En annan fördel enligt densamme är att en första bedömning ofta blir något grövre än den slutliga bilden, vilket då förskjuter riskbilden mer vid en tregradig skala.

2.5.2 Pågående utvecklingsarbete hos AH

Idag arbetar AH med att utveckla ett nytt byggstyrningssystem där riskhantering kommer att få en mer större betydelse jämfört med dagens rutiner hos AHN. I den version som finns tillgänglig idag, (2006-02-22), delas byggprojekt upp i följande faser:

1. Förstudie/utredning 2. Programskede 3. Systemskede

4. Bygghandlingsskede 5. Byggproduktion 6. Överlämnande

Den första fasen, Förstudie/utredning motsvarar det tidiga skede i vilket detta examensarbete

behandlar. Aktiviteten riskbedömning återfinns som en nästsista aktivitet i fasen och är tänkt att

utföras samtidigt som ett kostnadsöverslag görs för projektet. Författarens tolkning av syftet med

detta är att undersöka de affärsmässiga osäkerheterna vilka sedan påförs som riskpremier till

projektkostnaderna. Före detta ska en målbeskrivning göras av hyresgäst och/eller förvaltning

varefter programbehov är tänkt att identifieras och därefter tas alternativa lösningar fram.

Möjligheten att använda riskanalysen som ett designverktyg är något som skulle kunna nyttjas i det här tidiga skedet. Skillnaden mot de steg som beskrivs ovan skulle vara att identifieringen av programbehoven skulle systematiseras och resursanvändningen i framtagandet av alternativa lösningar skulle effektiviseras. Den här riskanalysen skulle i sådana fall vara inriktad mot tekniska osäkerheter.

2.5.3 Sammanfattning

Riskhantering för ett företag kan innebära många olika saker. Exempelvis är policys och rutiner sätt att hantera risker på. Hos AH finns en rekommendation för genomförandet av en riskhanteringsprocess idag. När denna ska användas är en bedömningsfråga som avgörs från fall till fall.

Hos AHN finns idag två fall där kvalitetssystemet kräver att riskanalyser görs. Det första innebär

att en checklista ska användas för att identifiera miljörisker i projektstartsskedet. I det andra fallet

överförs hanteringen av arbetsmiljörisker systematiskt till projektörer samt entreprenörer. Dessa

gäller både för byggproduktion samt drift.