AKADEMIN FÖR HÄLSA OCH ARBETSLIV
Avdelningen för arbetshälsovetenskap och psykologi
Upplevd arbetsbelastning hos kommunala samordnare under COVID-19
Maja Friberg & Lorin Suleiman
2021
Examensarbete, Grundnivå (kandidatexamen), 15 hp Psykologi
Personal- och arbetslivsprogrammet
Handledare: Lars Eriksson Examinator: Hanna Kusterer
Sammanfattning
Syftet med studien var att kvalitativt undersöka upplevd arbetsbelastning hos kommunala samordnare i Mellansverige under covid-19. Studien analyserades genom induktiv tematisk analys och baseras på totalt åtta intervjuer där samtliga deltagare arbetar inom vården.
Resultatet visar att arbetsbelastningen har upplevts vara varierande hos deltagarna. Medan en del har upplevt en högre arbetsbelastning menade andra att den istället hade minskat. En del respondenter berättade att synsättet under covid-19 inte hade ändrats, utan arbetet var densamma som innan. Respondenterna upplevde främst en arbetsrelaterad stress kring bemanning av personal då sjukanmälningar ökat under pandemin. Resultatet visar dessutom att en del samordnare upplevt en hög arbetsbelastning hos både sig själv och hos sina medarbetare. Förslag till förbättringsområden är att se över samarbetet med stödfunktionen som assisterar med bemanningen. Kommunen bör även se över arbetsbelastningen hos sina samordnare så att de inte får arbeta mer än vad de klarar av.
Nyckelord: Arbetsbelastning, samordnare, covid-19, bemanning
Title: Experienced workload at municipal coordinators during covid-19
Abstract
The purpose of this study was to qualitatively study municipal coordinators in central Sweden and their experience with workload during the covid-19 pandemic. The study was analyzed with inductive thematic analysis and were based on eight interviews where all of the participants worked in healthcare. The result showed that the participants' experienced workloads have been very mixed. While some have experienced a higher workload others thought the workload had decreased. Some participants meant that the approach had not changed during covid-19, their work is the same as it was before the pandemic. Some coordinators mostly experienced work-related stress around the staff because of the higher statistics in sick leave. The result from the study showed that some coordinators experienced a high workload both in themselves and in their staff members.
Suggestions for areas of improvement is to look over the cooperation with the support function that assists with staffing. The municipality should also look over the workload with their coordinators so they don’t work more than they can handle.
Förord
Vi vill börja med att tacka samtliga samordnare som har deltagit i studien. Tack för att ni har tagit er tid och delat med er av era upplevelser under rådande pandemi. Ett stort tack riktas även till verksamhetschefen som hjälpte oss komma i kontakt med respondenterna. Till sist vill vi även rikta ett stort tack till vår fantastiska handledare Lars Eriksson som under studiens gång stöttat och hjälpt oss med synpunkter genom hela examensarbetet.
Gävle, maj 2021
Maja Friberg & Lorin Suleiman
1 Introduktion
Vården har fått utstå hög arbetsbelastning, stress och motgångar under covid-19. Pandemin har påverkat hela världens befolkning och vården är den som stött på covid-19 på frontlinjen, vilket har resulterat i högre grad av utbrändhet hos personalen (Morgantini et al., 2020). De som arbetar på vårdboenden har fått möta en hel del motgångar. Det har varit dåligt med både material och personal för att klara av pressen covid-19 skapar. Det är dock viktigt att notera att det inte är endast vårdpersonalen som har fått uppleva hög arbetsbelastning under pandemin. Psykologer, socialarbetare, terapeuter men även chefer inom vården har även de fått uppleva de fysiska och psykiska krav som har ställts (Blanco-Donoso et al., 2021). Ett intresse har därför skapats för att studera arbetsbelastningen hos de som arbetar med
bemanning. Studien är skapad med hjälp av datainsamling från kommunala samordnare som arbetar med bemanning inom vården. En kommunal samordnare arbetar nära enhetschefen och har varierande arbetsuppgifter som består bland annat av att samordna personalresurser som vikarier men främst ordinarie personal. En samordnare är även den som introducerar och handleder personal samt kvalitetssäkrar verksamheten.
En studie om arbetsbelastning hos vårdpersonal visade att brist på personal och den ökade arbetsbördan har lett till oro över kvaliteten inom vården. Duffield et al. (2011)
beskriver att när det sker en minskning i blandning av kompetens inom vården ökar intensitet av arbetet med konstant tung arbetsbelastning. Det sker även viktiga rollförändringar, ett tryck för att bredda utbudet av omvårdnadskunskap och det blir dessutom mer övertid för
personalen. Dock menar Duffield et al. (2011) att trycket på arbetsbelastning och otillräcklig bemanning ibland kan resultera till en positiv vårdmiljö inom en enhet, till exempel genom stärkta arbetslag (Duffield et al., 2011). Hur medarbetare uppfattar sin arbetsbelastning beror på många olika faktorer, bland annat deras egna beteende och förmågor samt kraven på arbetsuppgifter. Förväntningar från chefer och medarbetare har även en stor roll, dessa faktorer är viktiga att ta i beaktning för att förstå hur en yrkesperson uppfattar sitt arbete (Martins et al. 2013).
Casper och Sonnentag (2020) menar att hög arbetsbelastning även uppstår om
medarbetaren tänker på och oroar sig för sitt arbete utanför arbetstid. Att planera sitt arbete på kvällen kan leda till utmattning morgonen därpå. Utmattning är en kärndimension av
utbrändhet som hänvisar till att man känner sig överansträngd och dränerad av ens jobbkrav.
Vidare beskriver Casper och Sonnentag (2020) att arbetsrelaterad oro under kvällen har
2 negativa aspekter på den mentala närvaron under arbetstid, vilket förlänger negativ
arbetsrelaterad aktivering och upprördhet (Casper & Sonnentag, 2020).
Arbetsbelastning
Enligt Iseskog (2016) kan en oflexibel arbetsorganisation orsaka förslitning och
belastningsskador hos de anställda. Han menar att det oflexibla arbetet med exempelvis för lite handlingsutrymme och en stark styrning kan ge upphov till negativ stress hos arbetaren.
Det kan innebära oklarheter i fråga om vad och vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras eller beträffande förväntat resultat, detta är organisatoriska förhållanden som kan orsaka ohälsosam arbetsbelastning (Iseskog, 2016). Ohälsosam arbetsbelastning förekommer när det finns högre krav än vad det finns resurser, till exempel kan det vara saknad av personal men en hög arbetsmängd. Medarbetare kan i vissa fall drabbas av fysiska och psykiska besvär, vilket kan få konsekvenser för både individen och verksamheten. Vanliga symptom på hög
arbetsbelastning kan vara utmattningssyndrom, nedstämdhet och trötthet. I verksamheten kan det leda till samarbetssvårigheter och hög sjukfrånvaro (Arbetsmiljöverket, 2018). Hög arbetsbelastning som inkluderar fysiskt ansträngande arbetsuppgifter kan resultera i
ohälsosamma beteenden hos arbetare med lägre socioekonomiska positioner. Ohälsosamma beteenden kan innebära rökning, högre konsumtion av alkohol och ökad chans för fetma (Proper et al. 2020).
En arbetsroll bygger på en idé skapad av organisationen utifrån vad som behöver göras för att uppnå verksamhetsmål. Lennér Axelson och Thylefors (2017) beskriver att inom arbetslivet är det rollöverbelastning på en arbetsroll som orsakar mest problem. Det kan handla om att det riktas för många förväntningar på en och samma roll i en arbetsgrupp, samt att förväntningarna är berättigade för att det inte finns någon annan att rikta dem mot.
Rollöverbelastning kan därför skapa en för hög arbetsbelastning i många
yrken. Förväntningarna handlar i hög grad om vem som gör vad på arbetsplatsen samt vad rollen egentligen innebär. Utöver det är risken stor att det tillkommer överlastade privata roller in och det skapar en negativ stress som nästan är oundviklig (Lennér Axelson &
Thylefors, 2017).
3 Stress
Under det tidiga 1900-talet användes begreppet stress i samband med allvarliga psykiska och sociala påfrestningar, men det har med tiden använts på flera olika sätt inom olika
ämnesområden. Begreppet används både som yttre fysiska, psykiska eller sociala stimuli som skadar eller stör den mänskliga organismen. I detta sammanhang innebär stress en
överbelastning, som belastar människan utifrån och som dessutom överstiger ens
toleransgräns (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Enligt Amirkhan (2020) pekar flera teorier, medicinska och psykologiska faktorer på att stress är vanligt att drabbas av under covid-19 pandemin. Stressen uppstår på grund av omständigheter där anpassningskrav överstiger en persons resurser, vilket skapar en överbelastning av stress. Överbelastningen avreglerar den normala funktionen hos individen och ökar mottagligheten för sjukdom (Amirkhan, 2020).
Stress definieras som bristande överensstämmelse mellan individens bemästringsförmåga och de utmaningar som individen står för. Inom arbetsbelastning har huvudsakligen stress och konflikter varit nedbrytande faktorer inom arbetsmiljön. Det handlar om förhållandet mellan arbete och hälsa, samt om arbetets belastade inverkan på människor (Kaufmann & Kaufmann, 2016).
Arbetstagarens förmåga att påverka det som händer på arbetet, närmare bestämt jobbkontroll är relaterat till upplevelser av stress på arbetsplatsen. Det kan bland annat omfatta arbetsgruppen, arbetsuppgifter eller rutiner, dessa faktorer har samband med hur arbetstagare sedan hanterar stress (Pandey & Pestonjee, 2013). Casper et al. (2017) menar att upplevd stress kan både ha en positiv- och negativ inverkan på medarbetare. Den positiva aspekten ökar motivationen och prestationen, medan en negativ inverkan på stress kan vara ökad ansträngning. I en studie framkom det dessutom att det finns skillnader i hur individer på arbetet förhåller sig till arbetsbelastning och stress, detta kan avgöra hur arbetstagarna
hanterar den belastning som just nu finns på arbetet (Casper et al., 2017). Pandey och Pestonjee (2013) menar att upplevelsen av stress kan bero på hur mycket stöd som finns på arbetsplatsen. Organisatoriskt stöd bör innefatta både formella policys och förmåner som ska vara stödjande och familjära. Det ska även finnas informella stödjande och familjära
arbetskulturer som kan leda till högre känsla av tillfredsställelse och engagemang. Psykisk ohälsa har även visat sig minska när det finns en familjär och stödjande arbetskultur (Pandey
& Pestonjee, 2013).
4 Work-life balance
Work-life balance innefattar balansen mellan arbetsliv och privatliv. En balans sker när en arbetstagare känner sig tillfredsställd både i arbetet och i sitt privatliv. Arbetstillfredsställelse är ett känslomässigt tillstånd som uppstår från en individuell bedömning av sitt arbete. En tillfredsställelse inom privatlivet uppstår om individen är nöjd med sitt familjeliv eller sin nuvarande situation (Pattusamy & Jacob, 2017). Enligt Gragnano et al. (2020) representerar arbetstillfredsställelse i vilken utsträckning en arbetare gillar eller ogillar sitt arbete.
Arbetstillfredsställelse är en central variabel i en organisation och en viktig indikator på välbefinnande och psykisk hälsa. Det är relaterat till många olika beteenden hos arbetaren som är positiva för organisationen, samt ett mycket värdefullt mätinstrument på
organisatoriska problem (Gragnano et al., 2020). Organisationer kan på olika sätt bidra till individers Work-life balance genom förmåner som anställda kan använda vid kombination av arbetslivet och privatlivet. Förmåner kan innebära familjevänliga policys eller till exempel erbjuda de anställda flexibla arbetstider, möjlighet att kunna gå från heltid till deltid eller andra liknande förmåner för att kunna underlätta balansen hos anställda (Noon et al., 2013).
Noon et al. (2013) beskriver att problem som kan hindra balansen mellan arbetslivet och privatlivet är tidspressen som uppstår i arbetet. Det är vanligt att människor upplever sitt arbete som den största delen av livet, istället för att se arbetet och privatlivet som två separata delar. Balansen mellan privatliv och arbetsliv kan uppfattas olika för individer beroende på deras situation. Work-life balance innebär att ha förmågan att kombinera sitt arbete och sitt övriga liv på ett tillfredsställande sätt utan att kraven som ställs från privatlivet ska bidra till en känsla av missnöje i arbetslivet. Det handlar däremot inte om att balansen behöver fördela tiden lika i båda delarna, utan istället skapa en generellt god balans (Noon et al., 2013).
Covid-19
Arbetstagare inom vården är en av de yrkesgrupperna som fått utstå pressade situationer under covid-19, det innefattar både vårdpersonal och de som arbetar med det administrativa. Det är viktigt att arbetare får den vila de behöver och att organisationen ser till att deras personliga behov tillgodoses. De som arbetar inom de administrativa måste bli befriade från en del arbetsuppgifter för att kunna fokusera på det som är akut (Adams & Walls, 2020). Kumar et al. (2021) beskriver att under covid-19 har många arbetstagare fått arbeta hemifrån. Studier visar att upprätthålla en gräns mellan arbete och privatliv har varit svårt under distansarbete.
5 Det har lett till att arbetstagare kan missa deadlines vilket har ökat ångest, psykisk ohälsa och bidragit till en högre stress. Enligt en studie utförd av Kumar et al. (2021) har covid-19 resulterat i ökade stressorer, bland annat rollöverbelastning, livsval och yrkesmässigt obehag.
Rollöverbelastning och livsvalen påverkar dock inte prestandan på arbetet. Yrkesmässigt obehag, distraktion från familj och ångest visade sig ha högst påverkan i minskad
arbetsprestanda (Kumar et al., 2021).
Distansarbete inom offentliga sektorn har tidigare inte varit vanligt. Covid-19 skapade däremot möjligheter för de anställda inom den offentliga sektorn runt om i världen att även de skulle få arbeta på distans. Dock har forskare hävdat att fördelarna med distansarbete har skuggats över på grund av isolering och minskat organisatoriskt engagemang (Palumbo, 2020). Distansarbetet har ökat de anställdas jobbkontroll, de har större möjligheter att påverka det som händer på arbetet om de får arbeta i en trygg och bekant arbetsmiljö. Distansarbetet har även visat sig skapa en bra balans mellan arbete och privatliv. Det har bidragit till positiva konsekvenser för organisationen, till exempel genom ökad produktivitet och förbättrade sociala utbytesprocesser (Palumbo, 2020). En studie utförd i Italien har visat att sömnen har påverkats under covid-19 vid distansarbete. Främst har man sett att studenter tenderar att gå och lägga sig senare och vakna upp senare, medan hos arbetare har bristen på sömn ökat.
Innan covid-19 hade 24% arbetare svårigheter med sömn, den siffran har nu ökat till 40%
under covid-19 pandemin (Marelli et al., 2021).
Människors psykologiska reaktioner har under covid-19 haft en avgörande roll, både när det gäller smittspridning men även när det kommer till emotionell ångest och andra psykiska hälsoproblem. Hur människor reagerar påverkar inte bara deras psykiska hälsa under pandemin, utan kommer även påverka efter covid-19 är över. Psykologiska reaktioner på pandemin har visat sig bland annat som emotionell ångest samt missanpassat och defensivt beteende. Det har främst visat sig att de individer som redan är benägen till psykisk ohälsa är de som erhåller dessa beteenden (Cullen et al., 2020). Cullen et al. (2020) anser att covid-19 kommer att resultera i fler psykiska hälsoproblem, bland annat att depression och ångest kommer fortsätta att öka hos individer som tidigare inte visat några symptom på mentala hälsoproblem. De menar även att arbetare inom vården och socialtjänsten är i riskzon att få symptom på psykisk ohälsa, speciellt om de arbetar med folkhälsa, primärvård, intensivvård eller inom räddningstjänsten (Cullen et al., 2020). Tidigare studier som har gjorts inom vården under covid-19 har framförallt fokuserat på vårdpersonal. Vår studie kan bidra med ny
information om hur covid-19 har påverkat de som arbetar med det administrativa inom vården, närmare bestämt samordnare. Att undersöka hur samordnare har upplevt
6 arbetsbelastningen under covid-19 är av högt intresse i nuläget men även för framtida forskning, eftersom studien har utförts under pandemin och kan bidra med aktuell information.
Syfte
Syftet med studien är att undersöka den upplevda arbetsbelastningen hos kommunala samordnare som arbetar inom vården under covid-19 pandemin.
Metod
Syftet med studien var att studera hur kommunala samordnare som arbetar inom vården upplevde arbetsbelastning under covid-19. En samordnare är den i verksamheten som schemalägger och bemannar arbetspassen. Eftersom urvalet innefattade samordnare inom vården innebar det att de även kan ha arbetat som sjuksköterska, vårdbiträde eller ha en liknande arbetstitel en viss procentsats av arbetstiden. För att kunna studera syftet valdes det att göra en kvalitativ metod. Alla intervjuer skedde digitalt via Zoom och materialet
analyserades sedan utifrån en induktiv tematisk analys, vilket innebär att identifiera samt hitta teman och mönster i datainsamlingen (Braun & Clarke, 2013). Första steget efter att
datainsamlingen samlats in var att transkribera och sedan koda materialet, och slutligen identifierades teman.
Deltagare och urval
De valda deltagarna som förekommer i studien var samordnare som arbetar inom vården på en kommun i Mellansverige. Inklusionskriteriet för urvalet var att samtliga deltagare skulle arbeta som samordnare inom vården. Ett strategiskt urval gjordes inför undersökningen som innebär att medvetet handplocka deltagare med särskild erfarenhet för att få en god och rimlig representation (Braun & Clarke, 2013). Ett mejl skickades till HR-chefen på kommunen med en förfrågan om de var intresserade av att delta i studien. I mejlet bifogades ett missivbrev (se bilaga 1) där samordnare som var intresserad av att delta i studien kunde kontakta oss. HR- chefen vidarebefordrade missivbrevet till de kommunala samordnare, dock var det ingen samordnare som svarade på detta mejl så istället tog vi kontakt med en verksamhetschef på kommunen. Verksamhetschefen bad sina samordnare att svara på missivbrevet och därefter bokades tre intervjuer in i direkt kommunikation med dessa. Utifrån de bokade intervjuerna tillkom det flera namn på samordnare som ville delta i studien och totalt bokades åtta antal intervjuer in. De var samordnare från fyra olika verksamhetsområden inom kommunen som
7 deltog, personlig assistans, boendestöd, LSS-boende samt korttidsboende. Samtliga deltagare var kvinnor och åldern låg mellan 45-64 år. Antalet arbetade år som samordnare var mellan 1- 15 år.
Tillvägagångssätt
Intervjuerna bokades via mejl och utfördes via Zoom för att minska smittspridningen på grund av den rådande pandemin covid-19. På grund av svårigheter att hitta samordnare i den första förfrågan skedde intervjuerna sporadiskt under tre veckor. Intervjuerna var drygt 20-26 minuter långa och delades jämnt upp mellan oss uppsatsförfattare. En intervjuguide (se bilaga 2) med 21 frågor utformades och var byggd på två huvudämnen, hur en samordnare arbetar och hur covid-19 påverkat arbetet. Intervjuguiden användes vid samtliga åtta intervjuer. Den datainsamlingsmetod som användes var semi-strukturerade intervjuer som gav oss
uppsatsförfattare tillgång till att ha en färdigställd intervjuguide med möjligheten att ställa följdfrågor. Det gav även respondenterna tillfälle att själva lyfta ämnen som inte hade frågats om (Braun & Clarke, 2013).
Dataanalys
I studien analyserades data genom en induktiv tematisk analys som innebär att identifiera samt hitta teman och mönster i datainsamlingen på ett strukturerat sätt. En induktiv tematisk analys handlar om att arbeta utan förutbestämda teman och istället styras av den data som samlats in. Induktiv tematisk analys erbjöd vidare en frihet och öppenhet för idéer att direkt ta sig ut i forskningen och samla in data (Braun & Clarke, 2013).
Metoden innefattar sex steg som går ut på att hitta olika teman. Första steget var att transkribera allt insamlat material från inspelade intervjuer (Braun & Clarke, 2013). Samtliga intervjuer spelades in efter samtycke med hjälp av en mobil som heter Iphone och i den fanns en app som heter röstmemo som spelar in ljud. Det inspelade materialet blev totalt 138 minuter långt och intervjuerna delades upp jämnt mellan oss uppsatsförfattare, i syfte att göra det mer tidseffektivt. Andra steget blev att läsa igenom de väl sammanställda
transkriberingarna och göra sig bekant med dem för att notera och analysera potentiella intressen (Braun & Clarke, 2013). Därefter diskuterades det insamlade materialet för att få en gemensam tolkning och uppfattning av den andres transkriberingar och intervjuer. Tredje steget blev att använda sig av komplett kodning, vilket innebär att identifiera allt som är intressant och relevant för hela studiens syfte (Braun & Clarke, 2013). Då en induktiv
8 tematisk analys utfördes utan förutbestämda teman, blev studien mer selektiv i
analysprocessen. Kodningen utfördes manuellt där fokus var att hitta återkommande ord som ansågs vara relevanta. Kodningen bearbetades systematiskt för att säkerställa att allt insamlat material uppmärksammats. Det fjärde steget var att granska och sammanställa de
återkommande orden till huvudteman, när dessa togs fram formades passande underteman (Braun & Clarke, 2013). I steg fem skapades en tematisk karta över de huvudteman samt underteman och förhållandet mellan dem, som i sin tur skulle definieras och namnges. När huvudteman och underteman var utformade påbörjades bearbetningen av resultatet i steg sex.
Forskningsetiska överväganden
Samtliga deltagare informerades om syftet samt att medverkan i studien var frivillig i ett missivbrev (se bilaga 1). De fick veta att de när som helst kunde avbryta sin medverkan utan att behöva ange en förklaring. All datainsamling och de uppgifter som framkom under intervjun är konfidentiella. Det nämns inga namn, varken på respondenterna eller organisationen i uppsatsen. Uppgifterna går inte heller att spåra och härledas till respondenterna. Det insamlade materialet var endast till för utbildningsändamål (Vetenskapsrådet, 2017)
Resultat
Studiens resultat bygger på datainsamling från åtta kommunala samordnare som arbetar inom vården. Respondenterna som deltagit i studien presenteras i blockcitaten som R1-R8.
Resultatet grundar sig i deras upplevda arbetsbelastning samt hur det har utformat sig i stress och psykisk hälsa under covid-19. Utifrån det insamlade materialet har fyra huvudteman framtagits: Stress över bemanning, varierande arbetsbelastning som har tillhörande
undertema samarbete och stöd från chef, effekten av covid-19 som har tillhörande undertema sjukanmälningar samt work-life balance. De citat som har använts i uppsatsen har modifierats för att vara lättare att förstå, innebörden är dock densamma.
Arbetet som samordnare är ytterst viktigt för bemanningen på arbetsplatsen, speciellt under covid-19. Samtliga respondenter berättar utifrån intervjuerna att som samordnare har de varierande arbetsuppgifter och varje arbetsdag är inte den andra lik. Att bemanna är alltid prioriterat men förutom det har de administrativt arbete, många möten och samtal samt
schemaläggning och lönearbete. De fungerar även som ett stöd till chefen och de har en daglig dialog.
9 Stress över bemanning
Det framkommer att den viktigaste arbetsuppgiften en samordnare har är bemanning och det ska alltid prioriteras. De andra arbetsuppgifterna får ligga kvar tills tid finns.
R1: Man har en sån lång livserfarenhet att man känner att man kan bara göra en sak i taget, och då måste man lära sig vad det är som är viktigast och göra en prioriteringsordning (...) Det viktigaste är att bemanna.
Bemanning nämns även vara den största stressfaktorn. Eftersom respondenterna alla arbetar inom vården är det ytterst viktigt att alla boenden, kunder med mera alltid är bemannade med tillräckligt av personal. Respondenterna berättar att en stor del av deras arbete går ut på att hitta personal till turer. Vissa samordnare nämner ordet passkund, de menar då de kunder som bor hemma och som medarbetarna åker hem till.
R1: Ja, det kan ju vara lite stressigt till exempel om det ringer någon en timme innan de ska börja sitt arbetspass och vi vet att det ligger någon hemma som behöver stöd och hjälp. Då kan det ju vara stressigt innan man hittar någon och personen inte svarar, och innan man fått ut någon.
R2: Är det någon som ringer sig sjuk, om vi inte får ut någon på morgonen och det ligger en passkund som måste ha hjälp, då är det akut (...) När ingen svarar så kan man ju bli lite stressad av det. Men oftast löser det ju sig alltid. Men pappersjobb, det ligger ju kvar till dagen efter så det blir jag inte stressad av.
Stressen över att vara underbemannade existerar inte bara hos samordnare, utan även hos vårdarbetare. Att vara underbemannade menar en respondent dock har visat sig kan vara positivt. Det har skapat större samhörighet i arbetsgruppen och de känner sig starkare tillsammans.
R2: De friska turas om. Det blir mer kontakt med samma personer och mer som
familjemedlemmar på något vis (...) Man känner att ‘’vi delar upp dem här passen, vi löser det’’.
Respondenterna berättar att det finns en stödfunktion inom kommunen som ska bistå med vikarier för att underlätta för samordnaren och bemanningen på arbetet. De har dock
påverkats under pandemin och de har varit svårt att tillsätta alla arbetspass med vikarier. De har inte fått vikarier som de brukar och det har gjort att mer arbete läggs på samordnaren.
10 R8: Det är väldigt dåligt med vikarier och vi får inga nya vikarier. Det finns inga.
R1: Stödfunktioner som till exempel bemanning, som man önskar skulle funka på ett bättre sätt.
Det kan jag tycka har blivit en försämring, vi har ju haft ett gott samarbete tidigare.
Dock finns de respondenter som anser att bemanningen inte har varit ett stressmoment alls under covid-19. De menar att arbetsbelastningen har minskat då många kunder väljer att avboka sina möten för att minska smittspridning. Det har gjort att verksamheter inte behöver vikarier då det redan har resurser över. Under intervjun ställdes frågan om stressen har ökat när vikarier har minskat.
R7: Hos mig, nej. Det har det inte. Jag vet att det går att lösa, på ett eller annat sätt. Men eftersom som sagt många kunder har valt att avboka så har det egentligen inte varit ett jättestort problem.
Samtliga poängterar att stress inte är något som de känner av hela arbetspasset utan kommer vid vissa stunder eller perioder. Flera respondenter nämner att stress främst upplevs inför och efter helg, men även vissa stunder under dagen. Även slutet av månaden upplevs vara en stressig period.
R2: Hur jag har som arbetsbelastning (...) men det är ju mer stressigt måndagar efter helg då man har kommit tillbaka och fredagar inför helg har jag väldigt mycket.
R3: Det är ofta morgon och eftermiddagarna som blir lite stressig, mitt på dagen är det ganska lugnt för då har man redan hunnit få ut folk i verksamheterna. Sedan måndagar och fredagar brukar det vara lite extra.
R5: Ja (...) måndagar och fredagar inför helg och efter varje helg, och slutet på månaden, då är det ju väldigt stressiga perioder.
Respondenterna får frågan om de under covid-19 har känt sig rädda över att själva bli smittade eftersom de arbetar inom vården. De flesta berättar att de inte har känt av någon rädsla eller stress över det. En samordnare berättar däremot att dennes partner tillhör en
11 riskgrupp och att det har ökat stressen en del, dock inte så pass mycket att det har påverkat arbetet.
R2: Ja, jag har ju en man som är väldigt sjuk, så jag har väl varit lite nervös och stressad över att vi ska få det. Men inte att det har påverkat mitt jobb, utan mer personligen har jag tyckt att vi måste klara oss.
Varierande arbetsbelastning
Alla respondenter har liknande definition av begreppet arbetsbelastning. De beskriver arbetsbelastning som hur mycket man har att göra på arbetet. Dock har de varierande uppfattningar om deras enskilda arbetsbelastning. Vissa respondenter berättar att arbetsbelastningen ökar vissa dagar och vissa tillfällen, medan andra anser att de har en väldigt hög arbetsbelastning generellt.
R8: Ja (...) Det är ju lite olika. Det är lite olika på olika dagar, olika tillfällen.
R3: Ja, den är ganska hög nu.
R1: Den är ju väldigt varierande arbetsbelastningen, det beror ju på. Jag tycker inte att den är för hög. De kan jag ju inte säga nej (...) men det är klart att det kan toppa och det blir några timmar när man inte får in personal och man vet att kunden ligger hemma själv. Då är det ju en ganska hög arbetsbelastning att få ut någon. Men generellt så tycker jag att det är en arbetsbelastning som är helt okej.
Beroende på vilket verksamhetsområde samordnaren är verksam i har arbetsbelastningen varierat. En respondent berättar att arbetsbelastningen har minskat med 15 procent under covid-19 på grund av att kunder avbokar, men poängterar att det inte har sett ut så i hela kommunen.
R7: Andra har väl haft en hel del fall tror jag, både i boenden och hos personalen. Vi har klarat oss väldigt bra faktiskt och våra kunder, de är ju inte beroende av oss på samma sätt, utan de kan ju klara sig själva.
12 De flesta är överens om att arbetsbelastningen inte har påverkat deras mående, kollegor eller deras privatliv. Dock finns de några respondenter som anser att deras individuella
arbetsbelastning kan påverka vårdpersonalen på ett negativt sätt.
R6: Då kanske jag inte hinner vara lika förebyggande som jag brukar vara. Jag gör lättare misstag såklart om jag har en högre arbetsbelastning, jag hinner inte dubbelkolla mig själv på samma sätt.
De flesta respondenterna anser inte att de arbetar mer än vad det är kapabla till. Även när arbetsbelastningen är väldigt hög svarar de flesta att det fortfarande hinner med sina
arbetsuppgifter. De prioriterar att bemanna arbetspass och de andra uppgifterna får ligga kvar till tiden finns. Dock finns de respondenter som inte håller med om detta. Istället menar de att när arbetsbelastningen är hög så räcker inte tiden till.
R6: Inte när det är hög arbetsbelastning. Då räcker inte tiden till och vi har ju verkligen haft en sån period här i vår.
Samarbete och stöd från chef. De flesta respondenterna har ett väldigt gott samarbete med sina chefer. De kan vända sig till chefen om arbetsbelastningen är hög och diskutera fram ändringar för att skapa en så pass bra arbetsmiljö som möjligt. En respondent nämner att hen inte känner sig ensam på grund av att chefen lyssnar och förstår.
R1: Vi har ett gott samarbete med cheferna, så det finns inga problem att prata om det och ändra om man tycker att det är mycket.
R6: Är det många sjuka så kan jag inte göra så mycket åt det. Eller om det är många som vill vara lediga och så vidare. Men jag har ett bra gehör åt mina chefer uppåt. De lyssnar och vet hur det är (...). Jag känner mig inte ensam i båten.
De flesta respondenter känner inte att de arbetar mer än vad de klarar av, just på grund av det goda samarbetet de har med sina chefer.
R1: Nej, därför att det har vi i samarbete med cheferna jobbat fram. Vad det är vi ska göra och vad vi ska underlätta med och hur det ska vara. Vi jobbar i nära samarbete med chefer tycker jag. Så det är inte så att (...) Att det är för lite eller för mycket. Vi försöker så att alla ska ha det bra och en bra arbetsmiljö på kontoret.
13 En stor anledning till varför arbetsbelastningen generellt upplevs vara helt okej i de flesta stunderna är det chefsstöd som finns på arbetet. Det nämns vid flertal gånger under
intervjuerna att respondenterna har många avstämningsmöten med sina chefer. Om det finns arbetsuppgifter som inte hinns med kan cheferna avlasta samordnaren.
R3: Vi har ju avstämningsmöten med våran chef jätteofta (...) Där tar vi alltid upp det som vi typ inte hinner med och då får man ju ofta lägga mer, eller lägga tillbaka sakerna på cheferna om vi inte hinner.
Work-life balance
Något som framkom under intervjuerna från några respondenter var att de inte upplevt att arbetsbelastningen oavsett hur hög eller låg påverkat måendet eller den psykiska hälsan. Flera av respondenterna upplevde att de hade en god balans mellan arbete och privatliv. Däremot var det två respondenter som berättade att den höga arbetsbelastningen kunde påverka deras mående och privatliv i perioder.
R6: Självklart. Precis som alla, att ha en högre arbetsbelastning så påverkar det att man kanske tänker på jobbet någon gång hemma(...) Man kanske vaknar till på natten och kanske sover lite oroligare. Det är ingenting som jag besväras av. Men de perioder där det är hög arbetsbelastning så absolut, så kan jag känna av den privat.
R4: Om det är hög arbetsbelastning och jag måste jobba mer än mina hundra procent, då
påverkar det ju mig per automatik såklart. Annars tycker jag att jag kan släppa jobbet när jag går från jobbet.
Under dessa perioder nämnde en respondent att det varit väldigt belastat för andra som arbetar inom samma verksamhet.
R4: De hade ju jättemycket och alltså vissa av dem grät innan de gick hem, för att det var så mycket. De kände liksom sig dålig för att de inte fick ihop det och tyckte själv att de inte gjorde ett bra jobb.
Alla respondenter nämnde under intervjun att de har haft möjligheten att arbeta hemifrån under pandemin. Distansarbete har varit mycket uppskattat hos samtliga samordnare då risken och rädslan att smittas på arbetsplatsen varit för stor. En av respondenterna nämnde att de hade möjligheten att arbeta hemma men valde att arbeta på plats ändå trots restriktioner från folkhälsomyndigheten. Dock förändrades det när den andra vågen tog fart i Sverige och det
14 skapade en oro hos de som arbetade på plats. Distansarbete blev då aktuellt och respondenten ansåg sig ha en minskad arbetsbelastning av att arbeta hemifrån.
Effekten av Covid-19
Under samtliga intervjuer framgick det av flera respondenter att innan covid-19 hade de bättre framförhållning för att boka ut och bemanna i verksamheten. Det kunde handla om att i god tid boka vikarier och annan personal med tydlig struktur och planering. Under intervjun ställdes frågan om hur de upplevt arbetsbelastningen innan och under covid-19.
R6: Jag hade en hög arbetsbelastning redan innan men den kunde vara mer planerad (…) Jag hade 70 medarbetare och det kunde vara många sjuka samtidigt, men även då hade jag en långsiktig planering. Nu, under pandemin jobbar jag mindre med framförhållning. Alltså vi var väldigt hårt drabbade så det var väldigt mycket kunde jag märka här under pandemin.
Det framgick under intervjuerna att vissa grupper haft det väldigt tufft under pandemin då många har blivit sjuka. Majoriteten av respondenterna nämnde under samtalen att det som påverkats mest från hur det var innan covid-19 är bemanningen. Dels för att vikarier inte vill arbeta ute på fält just för att de själva inte vill bli smittade och för att sjukanmälningarna har ökat. Det var nytt för verksamheterna och flera av respondenterna upplevde att covid-19 påverkat deras arbete.
R3: 50-60 procent utav våran tid per dag går ut på att bemanna (...). Vikarierna vill ofta inte jobba för att dem själva är rädda för att få covid-19.
R6: Det var så att man fick jobba timme för timme med personalförsörjningen. Jag hade fantastiska medarbetare som vände ut och in på sig själva, och jag fick bara liksom planera och jobba efter vad som behövdes göras.
Det framkom under en intervju med respondent sju att rollen som samordnare har varit svår under covid-19. Mestadels har det berott på att rutiner blivit tvungna att ändras. Det har inte varit lika enkelt i år att få ta ut semester, vilket har gjort medarbetare upprörda. De har haft många diskussioner kring detta och samordnaren menar att det inte borde vara ett sånt stort problem, då covid-19 har påverkat hela världen och inte bara deras verksamhet.
R7: Det är svårt just nu. Det har varit krångligt när medarbetare vill ha ledighet eftersom det har varit dåligt med vikarier (...) Då har vi sagt att medarbetarna bara får ta semester när
15 verksamheten tillåter (...). Det kan jag ärligt säga att det inte har gått hem så bra hos
medarbetarna, så det har varit lite diskussioner (...).
Under intervjuerna nämndes även av ett par respondenter att de inte känt av något annorlunda gällande arbetsbelastningen. De menade på att inget riktigt förändrats utan det som gällde innan pandemin gäller även nu. Det framkom även att respondenternas erfarenhet som samordnare alltid varit att stötta personalen och anpassa händelser utifrån deras behov. I det här fallet är det att skydda dem från smittspridning, men också i nära kontakt med chefen utbilda mer kring hur man hanterar förbrukningsmaterial och hur man använder munskydd.
R1: Alltså vi har ju samma tänk även när det inte är pandemi (...) Det är ingen skillnad för det är lika viktigt (...) det är det vi också är till för. För att cheferna ska kunna stötta personal och kunderna i alla situationer. Då gäller det även i vården när det är en pandemi och när det inte är pandemi att stötta. Det är väldigt viktigt (...) jag kan inte säga att synsättet har förändrats nu.
En annan aspekt som togs upp av en annan samordnare var att den upplevt att det blivit något lugnare under pandemin. Det framkom av respondenten att innan covid-19 var arbetet främst att bemanna personal och arbetsbelastningen upplevts som normal. Samordnaren nämnde under samtalet att rädslan för att själv bli sjuk orsakat att de verksamheter som samordnaren bokat ut personal till endast behåller sin stationära personal och inte velat släppa in andra vikarier eller liknande. Syftet med denna metod är att minska på smittspridningen då många kunder eller verksamheter varit rädda för att ta in personal som inte arbetar där stationärt.
R7: Detta på grund av våra kunder som vi besöker, de har ju också varit lite rädda och oroliga och inte har velat släppa in oss. Dem tycker och försöker klara sig lite bättre själv. De vill inte heller vara med och bidra till en eventuell smittspridning, eller vill heller inte att våra
medarbetare som går till mellan åtta till tio kunder varje dag ska komma (…)
Vidare berättar respondent sju att denne inte arbetat länge i sin roll som samordnare och haft det lugnt under covid-19. Arbetsbelastningen har enligt respondenten minskat för de anställda inom verksamheten.
R7: Vissa vikarier har fastnat där de har varit just där och då för tillfället, och sen så vill vi inte ha in vikarier här heller. Man vill ju minimera risken för smittspridning (...) sen har vi några
16 vikarier som har valt att gå till regionen eftersom man inte fick vara både där och här i
kommunen (...) man fick inte heller vara inom olika enheter inom kommunen till en början och på så sätt har det ju blivit färre vikarier och mindre jobb för oss (...).
Sjukanmälningar. Under samtliga intervjuer framkom det att sjukanmälningar ökat drastiskt under pandemin. Folkhälsomyndighetens tydliga restriktioner har påverkat alla verksamheters bemanning då minsta lilla symptom inneburit att de måste stanna hemma. En respondent nämnde under intervjun att det varit väldigt stressigt för vissa grupper då många varit sjuka samtidigt, eller att de haft sjuka familjemedlemmar hemma som gjort att de själva inte fått arbeta på plats.
R8: Vi är mer sjuk än frisk (...) det är mer sjukanmälningar nu. Nu blir man ju hemma vid minsta lilla om man har ett symptom (...) Annars tog man oftast en Alvedon och åkte in till jobbet ändå även om har lite huvudvärk. Det är mer, mycket mer sjukanmälningar som vi lär rodda i, och mer svårlöst är det.
R4: Ja sjukskrivningar har väl ökat (...) de har varit fler sjukskrivningar just nu och frånvaro (...). Folkhälsomyndigheten har helt enkelt ändrat på sjukvården. Ändrat på att man ska vara hemma när någon i familjen är sjuk och så var det ju inte tidigare, utan om jag var frisk så fick jag ju gå och jobba även om det fanns familjemedlemmar som hade positiva svar (...) Det är klart att det har ökat på grund av det.
Diskussion Huvudresultat
Studiens syfte var att undersöka hur kommunala samordnare har upplevt arbetsbelastningen under covid-19. Resultatet visar att arbetsbelastningen har upplevts vara varierande hos respondenterna. Medan en del har upplevt en högre arbetsbelastning menade andra att den istället hade minskat. En respondent berättade att de hade gjort en beräkning som visade att arbetsbelastningen hade minskat med 15 procent.
Den främsta anledningen till att respondenterna kände sig arbetsbelastade var stress, specifikt stress över bemanningen inom verksamheten. Stressen uppkom endast vissa perioder eller tider under dagen. På grund av restriktionerna som finns har sjukanmälningar ökat vilket också har gjort det svårare att lösa turer med personal. Det fanns dock samordnare som upplevde att besväret med att lösa turer har minskat under covid-19, detta på grund av att det
17 finns kunder som väljer att avboka sina möten för att minska smittspridningen. De har därför klarat sig trots att medarbetare allt mer sjukanmäler sig. Det bör nämnas att
arbetsbelastningen kan ha upplevts olika beroende på inom vilket verksamhetsområde samordnaren arbetar i. Vissa samordnare har medarbetare som åker hem till kunder och de menar att arbetsbelastningen har varit densamma om inte mindre. Några menar att
arbetsbelastningen är samma och deras synsätt har inte ändrats sen innan covid-19. Andra samordnare som arbetar på boenden har upplevt en högre arbetsbelastning hos sig själva men även hos deras medarbetare. En anledning till att de flesta respondenter ändå kände att de klarade av att hantera den ökade arbetsbelastningen var på grund av chefsstödet som finns inom verksamheten. Respondenterna menar att de i samarbete med chefer har arbetat fram en arbetsmiljö som fungerar. Det finns möjligheter att ta upp problem med chefer som lyssnar och sedan kan de diskutera fram en lösning. En respondent nämnde att chefen kan avlasta om arbetsbelastningen upplevs vara för hög.
Det som lyftes som problematiskt av vissa respondenter var bristen på vikarier. De mest stressade stunderna i arbetet upplevdes vara när det fanns turer som inte gick att
bemanna, speciellt när respondenten visste att det fanns en kund ensam hemma. De nämndes att det finns en stödfunktion i kommunen som ska hjälpa till att tillsätta vikarier under dessa pass. En respondent nämnde att de önskar att den stödfunktionen hade fungerat bättre.
Resultatdiskussion
Stress över bemanning. Majoriteten av respondenterna känner av stress över bemanning men i vissa stunder eller perioder. Resultatet visar på att stressen uppkommer främst när bemanningen är svår, det vill säga när samordnaren inte hittar personal till arbetspassen vilket resulterar i att det finns kunder som ligger hemma ensamma eller att det blir underbemannat på ett boende. Pandey och Pestonjee (2013) menar att stress kopplat till arbetet kan uppstå när arbetstagaren inte kan påverka det som händer på arbetet, till exempel när det gäller arbetsuppgifter eller rutiner (Pandey & Pestonjee, 2013). En respondent menade att stress och arbetsbelastning har visat sig ha en positiv aspekt hos arbetsgruppen. Känslan att vara underbemannade har stärkt samhörigheten och de friska medarbetarna har känt sig som familjemedlemmar som motiverar varandra för att klara av arbetet. Duffield et al. (2011) beskriver att trycket på arbetsbelastning och otillräcklig bemanning kan resultera till en positiv vårdmiljö inom en enhet med starka arbetslag (Duffield et al., 2011). Vidare beskriver Casper et al. (2017) att stress kan ha både en positiv- och negativ inverkan på individer. Den
18 negativa sidan av stressen kan öka ansträngningen hos medarbetaren, medan den positiva sidan kan öka motivation och prestation (Casper et al., 2017).
Varierande arbetsbelastning. Resultatet från datainsamlingen visar att samtliga samordnare vet om hur deras prioriteringar på arbetet ska se ut. De väljer att prioritera bemanningen för att på så sätt få vården att fungera och de andra arbetsuppgifterna får ligga kvar tills tiden finns. Det gör att även när arbetsbelastningen är hög så hinner de flesta med sina arbetsuppgifter. Alla respondenter höll inte med om det, då det var några som tyckte att det fanns för lite tid för sina arbetsuppgifter. Alla svarade däremot att bemanningen alltid är en prioritering. En arbetstagare som har ett oflexibelt arbete där det existerar för lite
handlingsutrymme samt har en stark styrning kan känna av negativ stress, det sker till
exempel om arbetstagaren inte vet vad eller vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras (Iseskog, 2016). En samordnare beskriver att dennes individuella arbetsbelastning kan påverka
vårdpersonal på ett negativt sätt, detta på grund av att samordnaren inte hinner vara
förebyggande och dubbelkolla sina arbetsuppgifter på samma sätt som när arbetsbelastningen är låg. En studie om arbetsbelastning visade att personalbrist och ökad arbetsbörda på
vårdpersonal skapar oro över kvaliteten på vården (Duffield et al., 2011). Respondenterna berättar alla att de har ett bra och nära samarbete med cheferna. De har på det sättet skapat en bra och sund arbetsmiljö som gör att om de känner sig stressade eller högt arbetsbelastade kan de avlasta på chefen, samtidigt som chefen kan avlasta på samordnaren. Hur arbetstagare upplever stress på arbetet kan bero på hur mycket stöd det finns på arbetsplatsen. Det ultimata är stödjande och familjära arbetskulturer som kan leda till ökad tillfredsställelse och ett högre engagemang hos medarbetarna (Pandey & Pestonjee, 2013).
Work-life balance. Samtliga samordnare upplevde att balansen mellan arbete och privatliv överlag var god då de var duktiga på att inte ta med sig arbetet hem. Det visade sig att respondenterna kunde koppla bort arbetet efter arbetstid och inte ständigt tänka på jobb.
Under vissa perioder då covid-19 var som värst och arbetsbelastningen var hög kunde några av respondenterna känna av att balansen mellan arbete och privatliv kunde påverkas negativt.
Enligt Pattusamy och Jacob (2017) drivs anställda av arbetstillfredsställelse om det känner att de har en god balans mellan arbetet och sitt privatliv, närmare bestämt Work-life balance.
Arbetstillfredsställelse uppstår utifrån hur en individ bedömer sitt arbete genom att veta hur dennes arbete ska vara, samt känna tillfredsställelse genom att veta hur nöjd individen är med sitt familjeliv (Pattusamy & Jacob, 2017). Det framkommer i resultatet att det var väldigt arbetsbelastat och påfrestat för andra kollegor som arbetade på samma verksamhet som respondenten själv. Det var en hel del anställda som grät innan de gick hem och kände sig
19 dåliga då de inte hann med alla arbetsuppgifter. De upplevde att de inte gjorde ett bra jobb för att det var så mycket arbete under pandemin. Noon et al. (2013) beskriver att tidspress som uppstår i arbetet kan skapa problem och hindra balansen mellan arbetsliv och privatliv (Noon et al., 2013). I en artikel skriven av Gragnano et al. (2020) berättar de att
arbetstillfredsställelse handlar mycket om hur en arbetare gillar eller ogillar sitt jobb. Som organisation är det viktigt att beakta och indikera på välbefinnande och psykisk hälsa för att det ska vara hållbart för anställda (Gragnano et al., 2020). Under pandemin har samtliga samordnare haft möjligheten att arbeta hemifrån och distansarbete har varit uppskattat. Alla samordnare har inte alltid arbetat hemifrån men när de väl har gjort det har balansen mellan arbete och privatliv inte påverkats. En samordnare upplevde till och med att
arbetsbelastningen istället har minskat under distansarbetet. Enligt Palumbo (2020) har distansarbete ökat anställdas jobbkontroll och de har haft större möjlighet att påverka sitt arbete när de är i en trygg och bekant arbetsmiljö. Vidare menar Palumbo (2020) att
distansarbete visat sig skapa en god balans mellan arbete och privatliv, vilket dessutom har varit positivt för organisationen (Palumbo, 2020).
Effekten av covid-19. På grund av covid-19 har många restriktioner inom vården och på arbetsplatsen ställts. Enligt folkhälsomyndighetens rekommendationer får en medarbetare inte gå till arbetet när den själv eller någon i familjen är sjuk. Det har märkts av i
samordnarens arbete då sjukanmälningar har ökat, vilket har påverkat både stressen och arbetsbelastningen. En respondent berättade att på grund av de nya restriktionerna och de problem som skapats under covid-19 har rutiner fått ändrats. Ett problem som har tagits upp är semester. Medarbetarna har inte fått godkänd semester i samma grad som de tidigare fått, vilket har skapat stora irritationer i arbetsgruppen och de har haft många diskussioner om problemet. Wong et al. (2020) beskriver i en studie att vårdpersonal i Singapore var tvungna att avbryta och flytta fram sina semesterplaner på grund av rådande situation. En del av personalstyrkan skickades om till akutavdelningar där antalet covid-patienter var
överväldigande. På grund av händelserna under pandemin kan det förväntas att vårdpersonal kommer uppleva mer psykisk stress och symptom på ångest (Wong et al., 2020).
Respondenten som är relativt ny i rollen som samordnare förstår inte hur det kan förväntas att de ska godkänna dessa krav som ställts och menar att de måste se den stora bilden, att
pandemin påverkar hela världen och inte bara deras verksamhet och medarbetarnas semestrar.
Lennér Axelson och Thylefors (2017) menar att rollöverbelastning är den främsta anledningen till att arbetstagare känner sig ha en hög arbetsbelastning. Det innebär att fylla upp den
förväntan organisationen sätter på individens yrkesroll samt de förväntningar arbetsgruppen
20 skapar (Axelson & Thylefors, 2017).
Innan covid-19 tog fart över hela kommunen i Mellansverige, upplevde de flesta samordnare att de hade en bättre framförhållning i sitt arbete och tydligare planering
beträffande bemanning av personal. Samordnare har upplevt att bemanningen under pandemin påverkats mest då många blivit sjuka och att vikarier valt att inte tacka ja till arbetspass för att de själva inte vill bli smittade. Enligt Adams och Walls (2020) är det viktigt för individer som arbetar inom vården att de får ordentlig vila och att organisationen ser till att deras personliga behov tillfredsställs. Det är extra viktigt på grund av att arbetstagare inom vården och de som arbetar administrativt fått utstå pressande situationer under pandemin (Adams & Walls, 2020).
Från ett par samordnare visade det sig att de inte känt av något annorlunda effekt gällande bemanningen och den allmänna arbetsbelastningen innan eller under covid-19. Det är inget som har förändrats och stöttning av personal har alltid varit en del av deras arbete oavsett vad det sker för händelser. Det har istället inneburit att byta fokus och skydda personal från smittspridning och tillsammans med chefen utbilda kring hur man använder munskydd och hanterar förbrukningsmaterial som är aktuellt. Adams och Wells (2020) tar upp en viktig aspekt i sin studie om att de som arbetar administrativt behöver bli befriade från
arbetsuppgifter som inte är nödvändiga och istället fokusera på de arbetsuppgifter som är akuta, i det här fallet covid-19 och dess smittspridning (Adams & Wells, 2020).
Metoddiskussion
Syftet med denna studie var att undersöka den upplevda arbetsbelastningen hos kommunala samordnare som arbetar inom vården under covid-19 pandemin. Kvalitativ metod valdes för att få en förståelse för samordnarnas upplevelser samt få en djupare uppfattning av deras arbetssituation. Semistrukturerade intervjuer genomfördes med hjälp av en väl utformad intervjuguide (se bilaga 2) där passande följdfrågor var tillåtna för att få mer utförliga svar.
Att låta respondenterna själva lyfta ämnen kan ge studien ett större djup där intressanta tankar kunde följas upp. All datainsamling analyserades av båda författarna oberoende av varandra, vilket kan stärka validiteten i studien. Något som kan ha påverkat resultatet av studien beträffande intervjuerna var att ingen av oss uppsatsförfattare hade tidigare erfarenhet av intervjuteknik. Ledande följdfrågor under intervjuerna kunde ha utvecklats mer för att få en djupare förståelse för respondentens upplevelser om vi hade haft mer erfarenhet innan. Vi valde att ha intervjuerna enskilt för att respondenterna skulle känna sig trygga och
avslappnade, vilket kunde medföra att vissa intervjuer var mer fylliga än andra.
21 I en kvalitativ studie förekommer det tolkningar, perspektiv, antaganden och
observationer från både de individer som analyserat materialet men även från de individer som är själva mätinstrumentet i undersökningen. Subjektivitet och bias uppkommer vid kvalitativa studier och det är något som ska åtskiljas och läggas åt sidan. Att vara subjektiv kan vara svårt då det är flera individers perspektiv och upplevelser som studeras, men bias och subjektivitet har vi under studien beaktat (Braun & Clarke, 2013).
Då ett strategiskt urval gjordes handplockades deltagare som enbart arbetade som samordnare inom vården på den aktuella kommunen. Utifrån de bestämda
inklusionskriterierna fick respondenterna en deltagarförfrågan i form av ett missivbrev (se bilaga 1) som skickades via mejl från HR-chefen på kommun. Av etiska skäl var det upp till samtliga samordnare att anmäla sitt intresse då denna deltagarförfrågan inte var tvingande.
Intresset för att delta var inte lika högt som vi förväntade oss. Under studiens gång svarade inga samordnare på den första förfrågan om att delta. Då möjligheten inte fanns att kontakta andra samordnare själva ställdes frågan istället till en verksamhetschef som tog kontakt med sina samordnare. Därefter svarade dessa på missivbrevet och vi bokade in dem på digitala intervjuer. Efter varje intervju ställdes frågan om de kunde tipsa om ytterligare samordnare som eventuellt ville delta i studien. Tillslut deltog åtta samordnare och under de sista intervjuerna började en viss mättnad framträda, även om det hade varit en fördel med fler antalet respondenter. Enligt Braun och Clarke (2013) tenderar kvalitativa studier använda sig av färre deltagare, men det finns inga bestämda regler på hur stort urvalet ska vara (Braun &
Clarke, 2013). Vi upplevde att respondenterna svarade utförligt under samtliga intervjuer, men att de inte reflekterade över sin arbetssituation under hela covid-19 pandemin. Braun och Clarke (2013) beskriver att nackdelen med en kvalitativ studie handlar bland annat om att resultatet inte går att generalisera. Det är dessutom möjligt att de respondenter som intervjuas eventuellt inte vågar vara ärliga eller att de svarar så som de antar att intervjuaren förväntar sig (Braun & Clarke, 2013).
Praktisk relevans och förslag på framtida forskning
Resultatet har visat varierande upplevelser kring arbetsbelastningen under covid-19. De som har känt av en högre arbetsbelastning än tidigare menar dock att de inte har påverkat dem negativt överlag. De är medvetna om vilka situationer som skapar en högre stress samt ökad
22 arbetsbelastning. Resultatet tyder på att det finns två problemområden som kan förbättras. Det främsta problemet som har lyfts är stressen över bemanningen. Det som uppkom under
intervjuerna var att samarbetet med stödfunktionen som ska assistera med vikarier kan förbättras. För att undvika stressiga situationer behöver detta samarbete stärkas. Det har även framkommit att tiden ibland inte räcker till för de samordnare som arbetar, speciellt de som arbetar på boenden. Kommunen behöver därför assistera samordnaren så de inte får arbeta mer än vad de klarar av.
Utifrån det resultat som framkommit visar det sig att samordnare i den aktuella kommunen upplevt arbetsbelastningen olika under pandemin. Det hade varit intressant till vidare studier utifrån resultatet att genomföra en kvalitativ studie på andra kommuner i Mellansverige för att se om det finns liknande upplevelser. Som tidigare nämnt kan en kvalitativ studie inte generalisera resultatet på samma sätt som en kvantitativ studie. Som förslag på framtida studier hade det därför varit intressant att utföra en liknande studie med hjälp av en kvantitativ enkätstudie. Då studien inte fokuserar på deltagarnas kön, ålder eller verksamhetsområde hade det varit intressant till framtida forskning att även ta med dessa faktorer. Vidare hade det dessutom varit intressant att genomföra en kvantitativ enkätstudie på andra mindre kommuner för att få en större förståelse kring samordnarens arbetssituation. Det hade möjligtvis skapat en bredare bild av hur samordnare upplever sin arbetsbelastning under covid-19.
Denna studie utfördes under covid-19 pandemin där tredje vågen tog fart över landet.
Vården har stött på motgångar under hela pandemin och bemanning av personal har skapat en hög arbetsbelastning för några samordnare. Ett ytterligare förslag på framtida forskning hade varit att genomföra en uppföljande studie för att se om resultatet hade sett annorlunda ut efter pandemin är över.
23 Referenser
Adams, J. G., & Walls, R. M. (2020). Supporting the Health Care Workforce During the COVID-19 Global Epidemic. JAMA, 323(15), 1439–1440.
doi:10.1001/jama.2020.3972
Amirkhan, J. H. (2021). Stress overload in the spread of coronavirus. Anxiety, Stress, &
Coping, 34(2), 121-129. doi: 10.1080/10615806.2020.1824271
Arbetsmiljöverket. (2018). Hantera arbetsbelastning med hjälp av systematiskt arbetsmiljöarbete. [Broschyr]. Arbetsmiljöverket.
https://www.av.se/globalassets/filer/publikationer/broschyrer/hantera- arbetsbelastning-broschyr-adi701.pdf
Blanco-Donoso, L. M., Moreno-Jiménez, J., Amutio, A., Gallego-Alberto, L., Moreno-Jiménez, B., & Garrosa, E. (2021). Stressors, Job Resources, Fear of
Contagion, and Secondary Traumatic Stress Among Nursing Home Workers in Face of the COVID-19: The Case of Spain. Journal of Applied Gerontology, 40(3), 244- 256. doi.org/10.1177/0733464820964153
Braun, V., & Clarke, V. (2013). Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology.
Casper, A., & Sonnentag, S. (2020). Feeling exhausted or vigorous in anticipation of high workload? The role of worry and planning during the evening. Journal of
Occupational and Organizational Psychology, 93(1), 215–242.
doi.org/10.1111/joop.12290
Casper, A., Sonnentag, S., & Tremmel, S. (2017). Mindset matters: the role of employees’
stress mindset for day-specific reactions to workload anticipation. European Journal of Work and Organizational Psychology, 26(6), 798-810.
doi.org/10.1080/1359432X.2017.1374947
Cullen, W., & Gulati, B. D. (2020). Mental health in the COVID-19 pandemic. QJM: An International Journal of Medicine, 113(5), 311-312.
doi.org/10.1093/qjmed/hcaa110
Duffield, C., Diers, D., O’Brien-Pallas, Aisbett, C., Roche, M., King, M., & Aisbett, K.
(2011). Nursing staffing, nursing workload, the work environment and patient outcomes. Applied nursing research, 24(4), 244-255.
doi.org/10.1016/j.apnr.2009.12.004
Gragnano, A., Simbula, S., & Miglioretti, M. (2020). Work–Life Balance: Weighing the
24 Importance of Work–Family and Work–Health Balance. International Journal of Environmental Research and Public Health, 17(3), 907. doi: 10.3390/ijerph17030907 Iseskog, T. (2016). Psykosocial arbetsmiljö från en rättslig utgångspunkt.
IJK förlag.
Kaufmann, G., & Kaufmann, A. (2016). Psykologi i organisation och ledning.
Studentlitteratur.
Kumar, P., Kumar, N., Aggarwal, P., & Yeap, J. (2021). Working in lockdown: the
relationship between COVID-19 induced work stressors, job performance, distress, and life satisfaction. Current Psychology. doi.org/10.1007/s12144-021-01567-0 Leneér Axelsson, B., & Thylefors, I. (2005). Arbetsgruppens psykologi.
Natur & Kultur.
Marelli, S., Castelnuovo, A., Somna, A., Castronovo, V., Mombelli, S., Bottoni, D.,
Leitner, C., Fossati, A., & Ferini-Strambi, L. (2021). Impact of COVID-19 lockdown on sleep quality in university students and administration staff. Journal of Neurology, 268, 8-15. doi.org/10.1007/s00415-020-10056-6
Martins, J., Riberio, R., Bobroff, M., Marziale, M., Robazzi, M., & Mendes, A. (2013).
Meaning of workload on the view of cleaning professionals. Acta Paul Enferm, 26(1), 63-70. doi.org/10.1590/S0103-21002013000100011
Morgantini, L., Naha, U., Wang, H., Francavilla, S., Acar, Ö., Flores, J., Crivellaro, S., Moreira, D., Abern, M., Eklund M., Vigneswaran, H., & Weine, S. (2020). Factors contributing to healthcare professional burnout during the COVID-19 pandemic: A rapid turnaround global survey. PLoS ONE, 15(9),
doi.org/10.1371/journal.pone.0238217
Noon, M., Blyton, P., & Morrell, K. (2013). Realities of work: experiencing work and employment in contemporary society. Palgrave.
Palumbo, R. (2020). Let me go to the office! An investigation into the side effects of working from home on work-life balance. International Journal of Public Sector Management, 33(6/7), 771-790. doi.org/10.1108/IJPSM-06-2020-0150
Pandey, S., & Pestonjee, D. M. (2013). Stress and Work: Perspectives on Understanding and Managing Stress. Sage
Pattusamy, M., & Jacob, J. (2017). A Test of Greenhaus and Allen (2011) Model on Work-Family Balance. Current Psychology, 36, 193–202.
doi.org/10.1007/s12144-015-9400-4
25 Proper, K. I., Cillekens, B., Twisk, J. W. R., Coenen, P., Robroeck, S. J. W., & Van
Oostrom, S. H. (2020). The Mediating Effect of Unhealthy Behaviors and Body Mass Index in the Relation Between High Physical Workload and Self Rated Poor Health in Male Construction Workers. Journal of Occupation and Environmental Medicine 62(8), 414-422. doi:10.1097/JOM.0000000000001928
Vetenskapsrådet. (2017). God forskningssed.
www.vr.se/download/18.2412c5311624176023d25b05/1555332112063/God forskningssed_VR_2017.pdf
Wong, K. C., Han, X. A., Tay, K. S., Koh, S. B., & Howe, T. S. (2020). The psychological impact on an orthopaedic outpatient setting in the early phase of the COVID-19 pandemic: a cross-sectional study. Journal of Orthopaedic Surgery and Research, 15(322), doi.org/10.1186/s13018-020-01862-9
26 (Bilaga 1)
Missivbrev
Hej!
Vill du delta i en intervju beträffande hur du som samordnare upplever arbetsbelastning på arbetet det senaste året i hänsyn till Covid-19 pandemin?
Vi är två studenter som går tredje året på Personal- och arbetslivsprogrammet på Högskolan i Gävle. För tillfället går vi sista terminen på vår 3 års utbildning och nu drar vi igång med vår kandidatuppsats. Ett examensarbete är en stor del av hela utbildningen och vi ska under en period genomföra en kvalitativ studie om just arbetsbelastning. Syftet med studien är att undersöka den upplevda arbetsbelastningen hos kommunala samordnare som arbetar inom vården under Covid-19 pandemin.
Deltagandet i examensarbetet är givetvis frivilligt och du som respondent kan när som helst avbryta din medverkan utan att behöva delgiva en förklaring. All datainsamling och uppgifter som framkommer under intervjun kommer att behandlas konfidentiellt. Alla uppgifter kommer inte kunna spåras och härledas till er utan kommer endast används för utbildningsändamål.
Intervjun kommer vara semistrukturerad och förväntas ta ca 20-30 min, om du önskar delta vänligen ta kontakt med någon av oss två. Intervjun kommer att ske under v. 13-14 och för att delta krävs det att du i nuläget arbetar som samordnare på kommun inom vården. På grund av rådande pandemi följer vi Folkhälsomyndighetens restriktioner och har beslutat att alla intervjuer kommer ske digitalt. Vid digital intervju krävs det tillgång till kamera och bra ljudsystem.
Samtliga intervjusamtal kommer att spelas in och transkriberas av oss två studenter. Intervjun kommer att resultera i en studie där all information som framkommit under intervjun kommer att presenteras anonymt mellan oss studenter och vår handledare. Förhoppningsvis kommer
examensarbetet att finnas på en plattform om vi så vill, men om du vill ta del av den så kan du kontakta någon av oss. Har du några funderingar under studieperioden så tveka inte på att höra av dig.
Vi studenter som genomför detta examensarbete är:
Lorin Suleiman Maja Friberg
073-216 17 71 070-721 06 09
lorin.m@live.com fribergmaja@gmail.com
27 (Bilaga 2)
Intervjuguide
Information
Syftet med vår studie är att undersöka hur kommunala samordnare upplever arbetsbelastningen under COVID-19.
- Presentera dig själv
- Deltagandet är frivilligt och du kommer vara anonym och du så vill - Alla uppgifter kommer att behandlas konfidentiellt
- Du kan när som helst hoppa över en fråga eller avsluta intervjun om du så önskar - Är det okej att jag spelar in intervjun?
Öppningsfrågor - Kön?
- Ålder?
- Vilken är din yrkesprofession?
- Hur länge har du varit yrkesverksam som samordnare?
- Hur många procent arbetar du som samordnare?
- Vad betyder arbetsbelastning för dig?
Huvudfrågor Avsnitt 1:
- Hur ser en vanlig arbetsdag ut för dig som samordnare?
- Hur viktigt är ditt arbete som samordnare?
- Hur arbetsbelastad anser du att du är?
- Upplever du att den höga arbetsbelastningen påverkar ditt mående?
- Tror du att din arbetsbelastning påverkar de som arbetar ‘’i fält’’?
- Anser du att du arbetar mer än vad du är kapabel till?
- Skulle du säga att du tar med dig arbetet hem?
- Om ja, påverkar då din arbetsbelastning ditt privatliv?
- Vill du berätta om en situation i ditt arbete som du kan relatera till innan Covid-19?
(Gällande arbetsbelastning) Avsnitt 2:
- Hur har ditt arbete påverkats under Covid-19?
- Har arbetsbelastningen förvärrats under Covid-19?
- Har du haft möjlighet att arbeta hemifrån under pandemin?
- Har du upplevt att det inte funnits tillräckligt med resurser under covid-19?
exempelvis, personal, material etc.
- Om ja, har det varit en stressfaktor?
28 - Du som arbetar mot vården, har rädslan att själv kunna bli smittad påverkat din
arbetsbelastning?
- Vill du berätta om en situation i ditt arbete som du kan relatera till under Covid-19?
(Gällande arbetsbelastning)
Avslutning
- Har du möjlighet att påverka arbetsbelastningen? T.ex. genom tider, raster, arbetets innehåller osv…
- Om arbetsbelastningen är hög på arbetsplatsen, vad kan då förbättras?
Är det okej om jag hör av mig via mejl om något saknas?
Hör gärna av er till någon annan samordnare, vi saknar lite deltagare.
