Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: | Tel: 0415- 37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
Kommunstyrelsen
Övergripande lokalförsörjnings- och
fastighetsförvaltningsprocess inom Hörby kommun
Ärendebeskrivning
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-05-20 § 214 att uppdrag gällande utvärdering av samordnad fastighetsförvaltning ska redovisas till kommunstyrelsens arbetsutskott senast 2015-12-31.
Uppdra åt tekniska nämnden att med vägledning av utredningsens punkt 3.5.3 återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott med förslag till övergripande fastighetspolicy. Vidare beslutades att uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att presentera en delrapport på kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-09-19.
Samhällsbyggnadschefen gav information i ärendet på kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-10-21.
Tekniska nämnden beslutade 2015-11-12 § 174 föreslå kommunstyrelsen godkänna inriktningen för förslag till Hörby kommuns fastighetsförvaltningsprocess.
I utvärderingen av den samordnade fastighetsförvaltningen
rekommenderade konsultföretaget FM Konsulterna kommunen att vidta åtgärder inom olika områden.
En övergripande fastighetsförvaltningspolicy beskriver hur arbetet med lokalförsörjningen och fastighetsförvaltningen ska genomföras inom Hörby kommun med beslutsnivåer, roller och uppgifter samt säkerställa att gällande ekonomistyrningsprinciper följs. Detta för att
säkerställa Hörby kommuns och de kommunala bolagens utveckling och hyresgästernas behov av ändamålsenliga lokaler.
Målsättning för lokalförsörjning och fastighetsförvaltning
• En tydlig styrning, uppföljning och kommunikation inom Hörby kommun gällande lokalförsörjnings- och
fastighetsfrågor
• Säkerställa en god ekonomisk hushållning och kapitalsäkring av kommunens tillgångar
• Skapa moderna, kostnadseffektiva och kreativa lokaler som uppfyller dagens krav på kvalitet, arbetsmiljö, skola, boende och omvårdnad
Övergripande organisation/roller
Det finns idag tre fastighetsägare inom Hörby kommunkoncern.
Hörby kommun, Hörbybostäder AB och Hörby Industrifastighets AB.
Fastighetsägarna ger tekniska
nämnden/samhällsbyggnadsförvaltningen/ kommunservice i uppdrag att förvalta fastigheterna genom kommunfullmäktiges beslutade reglementen samt uppdragsavtal för Hörbybostäder AB och Hörby Industrifastighets AB.
Kommunfullmäktige beslutar i ägardirektiv och i samband med det årliga budgetbeslutet fastställs kommunens investeringsbudget i vilken fastighetsinvesteringar ingår.
Tekniska nämnden/samhällsbyggnadsförvaltningen/kommunservice utför de i investeringsbudgeten ingående nybyggnations- och
investeringsprojekten enligt en fastställd kvalitetssäkrad projektprocess.
Teknisk drift, myndighetskrav och fastighetsservice (tillsyn, skötsel, planerat och felavhjälpande underhåll) genomförs utifrån
branschstandard(AFF Allmänna bestämmelser för
fastighetsförvaltning), kommunfullmäktiges beslut, bolagens
uppdragsavtal och i enlighet med hyreskontrakt/gränsdragningslistor med de kommunala verksamheterna/hyresgästerna.
Lokalförsörjningsplan
Tekniska nämnden har under 2015/2016 arbetat fram och beslutat om ett förslag till lokalförsörjningsplan som belyser behovet av nybyggnation, reinvestering och avyttringar ur ett fastighetstekniskt perspektiv. Lokalförsörjningsplanen är ett dokument som årligen revideras och är underlag för kommunfullmäktiges beslut om investeringsbudgeten.
Tjänstemän beredningsgrupp - Lokalförsörjning
Kommunchefen har det övergripande ansvaret att bereda ärendet gälande lokaförsörjningsplanen inom kommunen.
Kommunchefen lämnar över lokalförsörjningsplanen till
budgetberedningen/kommunstyrelsen i samband med den årliga
budgetprocessen. Planen är ett levande dokument och kan ses över/revideras löpande under året. Lokalförsörjningsplanen integreras i investeringsbudgeten enligt, den på sidan fem (5) beskrivna budgetprocessen.
Kommunledningsförvaltningen handlägger ägarperspektivet, styrning och uppföljning av fastighetsfrågorna.
Inom respektive förvaltning bör det finnas en kontaktperson för lokalfrågor som är förvaltningschefens handläggare av
lokalförsörjningsfrågor och hyreskontrakt inom förvaltningens områden.
Fastighetschefen samordnar lokalförsörjning och hyreskontrakt (hyresförvaltare) med respektive förvaltning. Fastighetschefen arbetar fram underlag för diskussionerna i kommunchefens lokalförsörjningsgrupp.
Planerings- och beslutsprocess
Schematisk beskrivning av lokalförsörjningsplaneringen och beslutsprocessen som ett årligt planeringsarbete enligt följande schema.
Projektprocessen och roller
Tekniska nämnden som utförare följer en strukturerad
projektprocess för att skapa tydlighet om hur projektet ska styras, beslutas och följas upp samt olika roller.
Samhällsbyggnadsförvaltningen/kommunservice utser projektledare för varje projekt. Igångsättning, uppföljning och beslutspunkter sker löpande i tekniska nämnden, kommunstyrelsen och i
kommunchefens beredningsgrupp för lokalförsörjningsfrågor. Den styrelse eller nämnd som har beviljats investeringsanslag, råder över anslaget. Igångsättningstillstånd beviljas antingen av ekonomichefen (500 tkr eller lägre) eller av kommunstyrelsens arbetsutskott (högre
än 500 tkr). Beträffande de investeringar som nämnden inte kan finansiera inom egen investeringsbudget ska en anhållan skickas till kommunstyrelsen. Kommunledningsförvaltningen undersöker om investeringen kan finansieras inom kommunstyrelsens
investeringsbudget. I de fall investeringen inte kan ske inom kommunstyrelsens investeringsbudget ska en anhållan om extra investeringsanslag framföras till kommunfullmäktige.
Fastighetsservice, teknisk drift samt myndighetskrav
Arbetet med driften av fastighetsförvaltningen genomförs av
tekniska nämnden/samhällsbyggnadsförvaltningen/kommunservice, följer en process och ska utföras efter checklistor enligt
branschstandard (AFF Allmänna bestämmelser för fastighetsförvaltning).
Felanmälan
Tillsyn utförs regelbundet 2-4 gånger per månad
Skötsel utförs regelbundet 1 till 12 gånger per år
Planerat underhåll utförs utifrån årsplaneringen.
Kontroller och myndighetskontroller utförs enligt krav
Hyreskontrakt och gränsdragningslistor
Ett omfattande arbete behöver genomföras för att upprätta 100-talet hyreskontrakt med gränsdragningslistor enligt AFF för varje
fastighet och hyresgäst. Gällande gränsdragningslista från 2014-01- 01 bör uppmärksammas. Hyressättningen bör spegla kostnader och underhållsbehov i fastigheten.
Vid arbeten som beställs utöver hyreskontraktets gränsdragningslista debiteras hyresgästen ett påslag på hyran alternativ
direktfinansiering.
Ekonomistyrning
Ekonomi och resultat för varje fastighet och byggnad ska kunna följas för att säkerställa en god ekonomisk hushållning och
kapitalsäkring på både kort och långs sikt. Underhållsplaner kommer att arbetas fram för alla fastigheter. Investeringar och underhåll redovisas enligt kommunens redovisningsreglemente.
Förvaltningskostnaden respektive hyran ska vara
självkostnadsbaserad för fastighetsägaren respektive hyresgästerna. I hyran ska det ingå ekonomiskt utrymme för modernisering och upprustning enligt det behov som finns.
En modell för korrigering av nämndernas budgetramar i samband med ev. hyreskorrigeringar bör arbetas fram.
Genom uppdragsavtal hanterar tekniska nämnden/kommunservice ett driftåtagande mot ersättning.
För fastighetsinvesteringar ska anslag finnas i investeringsbudgeten.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås godkänna inriktningen för Hörby kommuns övergripande fastighetsförvaltningsprocess
Kommunstyrelsen föreslås uppdra åt kommunchefen att bilda en samordnande beredningsgrupp för lokalförsörjningsfrågor
Johan Eriksson Åsa Ratcovich
Kommunchef Samhällsbyggnadschef
