Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen i Hörby kommun

Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen i Hörby kommun

Innehåll

Vad är en dokumenthanteringsplan? ...3

Begrepp ...3

Lagar ...5

1. Politik och styrning ...6

2. Dokumenthantering och registratur ...12

3. Systemförvaltning ...15

4. HR och lön ...16

5. Ekonomi och upphandling ...21

6. Kris och säkerhet ...27

7. Kommunikation ...28

8. Projekt och näringsliv ...29

9. Fastigheter, mark och exploatering ...30

11. Borgerlig vigsel ...33

12. Behandling av personuppgifter ...35

13. EU-projekt ...37

14. Fonder och stiftelser ...39

15. Övriga vanligt förekommande verksamhetsanknutna handlingar ...42

Vad är en dokumenthanteringsplan?

En dokumenthanteringsplan är ett dokument som visar vilka handlingar som finns i en organisation och hur dessa ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen kan fungera som en hjälp för vem som helst som behöver få en överblick över kommunstyrelsens handlingar, alternativt behöver stöd i sitt arbete exempelvis då man ska aktrensa och slutarkivera. Det är nämligen genom att anta

dokumenthanteringsplanen som politikerna fattar beslut om gallringsfrister för olika dokumenttyper.

För att dokumenthanteringsplanen ska kunna hållas uppdaterad krävs att verksamheterna rapporterar till arkivarie när dokumenttyper tillkommer eller försvinner så att planen kan ändras därefter. I vissa fall kan lagstadgade gallringsfrister finnas, och om lagarna ändras måste även detta rapporteras eftersom det är verksamheternas uppgift att bevaka verksamhetsspecifik lagstiftning.

Denna dokumenthanteringsplan är huvudsakligen upprättad utifrån Gallringsråden i Bevara eller gallra nr 1 – Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner som utges av SKR och Riksarkivet.

Begrepp

Sekretess

Detta är den första dokumenthanteringsplanen för Hörby kommuns styrelse där sekretess anges för respektive handlingstyp. Detta för att ge ett extra stöd för att avgöra vilka handlingar och uppgifter som ska behandlas med särskild betänksamhet. Observera dock att det sällan är möjligt att säga med full säkerhet om en handling inte är belagd med sekretess, och vid begäran om allmän handling ska varje individuellt fall därför prövas. Syftet med att skriva ut sekretess är alltså att underlätta arbetet med att placera rätt material i sekretesshyllor, sekretesskärl vid gallring, eller i särskilda låsta skåp.

Det underlättar också då man exempelvis definierar olika roller för användare av ett IT-system.

Utgångspunkten är att kommunstyrelsens handlingar är offentliga, men i vissa fall kan sekretess gälla.

Om handlingen eller delar av handlingen inte kan lämnas ut förutsätter det stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) eller i lag som OSL hänvisar till. Tre olika typer av sekretess finns att ta hänsyn till; rakt skaderekvisit, omvänt skaderekvisit och absolut sekretess. Vid rakt skaderekvisit får handlingen inte lämnas ut om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider skada eller men om uppgiften röjs. Vid omvänt skaderekvisit gäller istället att handlingen inte får lämnas ut om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Detta kan låta som endast en semantisk skillnad, men konsekvenserna av den är att omvänt skaderekvisit innebär en betydligt starkare form av sekretess. Om absolut sekretess gäller, exempelvis vid upphandlingar, får inga handlingar eller uppgifter lämnas ut.

Arkivering

Arkivering sker, enligt den definition som används i dokumenthanteringsplanen, först då handlingar

överlämnas till kommunarkivet. Även om man har närarkiv och till och med arkivfunktioner i IT-

system, räknas materialet alltså ändå inte som arkiverat innan det har tagits emot av kommunarkivet,

antingen i fysisk eller i elektronisk form. Före arkivering ska alla handlingar i ett ärende gås igenom,

och det som ska gallras ska plockas ur akterna. Endast sådant som ska bevaras skickas till slutarkivet.

Gallring

Att gallra innebär att man utan dröjsmål förstör handlingarna eller uppgifterna. Hur vissa

handlingstyper ska gallras eller bevaras anges i lag, men i de flesta fall kan en nämnd själva avgöra hur de vill hantera sina handlingar. Som allmänna handlingar räknas generellt sett handlingar som inkommit till eller upprättats hos myndigheten.

Att kasta papper i pappersåtervinningen duger inte, i synnerhet inte då man gallrar

sekretesshandlingar, utan fram tills handlingarna förstörs ska de ligga säkert och utan otillbörlig tillgång, till exempel i sekretesskärl.

Gallringsfrist

Gallringsfrist är den tid dokumentet ska sparas innan det gallras. I detta dokument syns gallringsfristen i spalten ”Bevaras/Gallras”, och gallring ska ske vid utgången av detår som anges i gallringsfristen.

Om ett dokument har en gallringsfrist på 3år ska det gallras vid utgången av det tredjeåret efter att ärendet avslutats. Finns det inget tillhörande ärende så ska det gallras vid utgången av det tredjeåret efter att det inkom eller upprättades. Om handlingarna läggs i en akt, exempelvis personalakt, räknas akten som ett enda ärende. I fallet med personalakter innebär det alltså att ärendet är avslutat då den anställde slutar.

Bevarande

Att bevara något innebär i dokumenthanteringssammanhang att man sparar det på obestämd tid, alltså till dess att ett beslut fattas om gallring. Allt som bevaras ska skickas till slutarkiv för förvaring, oavsett om informationen är digital eller analog. Än så länge skrivs digital information ut och arkiveras på papper, men sommaren 2020 beräknas ett e-arkiv vara på plats för bevarande av digitala handlingar. Notera dock att mycket förarbete kommer att behövas för detta, och e-arkivet kommer inte att vara i full drift förrän betydligt senare. En akt betraktas som ett enda ärende, och nedräkning för arkiveringsfristen börjar då akten avslutas.

Arkivmyndighet

Om kommunfullmäktige inte beslutar något annat är kommunstyrelsen enligt arkivlagen arkivmyndighet. Det innebär ett extra ansvar för arkivvården i kommunen och att man förvaltar slutarkivet. Arkivmyndighetens viktigaste funktion är dock att se över andra myndigheters (i kommunal förvaltning alltså nämnders) arkivvård. Vid misskötsel kan arkivmyndigheten fatta ett ensidigt beslut om att beslagta arkivmaterial.

Allmän handling

Som generell regel gäller att handlingar som upprättas hos eller inkommer till en kommunal

myndighet (nämnd) är en allmän handling. Allmänna handlingar kan vara belagda med sekretess,

antingen som handlingstyp eller då det kommer till enskilda uppgifter i handlingen, till exempel då

känsliga uppgifter förekommer om enskild eller uppgifter förekommer som kan antas skada

allmänheten. Därför kan sekretess även förekomma i handlingstyper som inte normalt sett är

sekretessbelagda. Vissa handlingstyper hos en myndighet är dock inte allmänna, och man behöver

således inte lämna ut dem vid begäran, oavsett om uppgifterna är belagda med sekretess eller inte:

1. Kopior som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos nämnden med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis förutsatt att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten.

8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av

överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och

verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.

Lagar

Det finns flera lagar som styr dokumenthanteringen hos kommunala organisationer. För vissa

verksamheter vars handlingar arkiveras hos kommunstyrelsen gäller även särskilda bestämmelser, till exempel LSS och SoL hos socialtjänsten. Riksarkivet tar fram gallringsföreskrifter för kommunala verksamheter, men dessa är endast bindande för statliga myndigheter, och kan inom kommuner frångås om det inte finns lagar som reglerar handlingstyperna ifråga. Generell praxis hos kommunala organisationer är dock att följa Riksarkivets gallringsråd.

De lagar som styr den generella dokumenthanteringen är:

Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap Arkivlagen (1990:782)

Arkivförordningen (1991:446)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Förvaltningslagen (2017:900)

Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning

1. Politik och styrning

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Styrdokument Bevaras W3D3/Närarkiv

Efter revidering Nej Ja Avser alla typer av styrdokument som saknar en egen post i dokumenthanteringsplanen

Fullmäktigehandlingar Underlag till beslut

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja I diarieförda handlingar

Kallelser och föredragningslista Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Arkiveras med protokoll

Kommunfullmäktiges protokoll Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Delegationsbeslut Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Motioner

Medborgarförslag Interpellationer Enkla frågor

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Scannas om de inkommer som fysiska brev. Brevet arkiveras med

diarieförda handlingar Protokoll kommunstyrelsens

arbetsutskott

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Mötes- och resepolicy Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Avsägelser förtroendevalda Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Avsägelser lämnas in skriftligt och finns i akten. Beslut finns i protokollet

Valberedningens dokumentation Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Registreras stående ärende under mandatperioden Brev från tingsrätten om

entledigande samt anhållan om ny nämndeman

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja I diarieförda handlingar

Protokollsbilagor Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma Ja Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av relevans.

Handlingar rörande avtackningar Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Register över avtackningar och överlämnade minnesgåvor vid avgångar, förtjänsttecken eller motsvarande

Inkallelseordning för ersättare Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Reglementen Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja Arkiveras när ny version har upprättats

Krishanteringsplan Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Regler för partistöd

Beslut rörande stöd till politiska partier

Redovisning till partierna

Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja KF beslutar om regler enl. kommunallagen Redovisning från partierna

Sammanträdesplaner Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja Arkiveras när ny version har upprättats Delegationsordning Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja Arkiveras när ny version har upprättats

Underlag till beslut Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Ja Sekretess kan förekomma beroende på innehåll i beslut och underlag.

Kommunstyrelsens protokoll Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja KS avställs till centralarkiv efter 5år Verksamhetsutvecklingsdokument

ation

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Handlingar kan även finnas i andra verksamhetssystem

Sammanträdesplan Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Finns i beslut om mötestider i diariet.

Dokumentation, överläggningar och beslut från ledningsgrupp

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma Ja Gäller även underlag till beslut för att ge bakgrund och en förståelse för de beslut som fattas.

Verksamhetsplan Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och underlag

till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige.

Övriga myndighetsredovisningar Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ex. Boverket, Sveriges kommuner och landsting. När

handlingarna arkiveras beror på projektets art och huruvida man behöver tillgång till handlingarna i efterhand.

Informations- och

kommunikationspolicy, riktlinjer för sociala medier

Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja Ingår i ärende bevaras i akt

Evenemangshandlingar Bevaras W3D3/Närarkiv Vid inaktualitet Nej Ja Skrymmande handlingar förvaras i närarkiv tills de levereras till centralarkivet

Evenemangshandlingar gemensamma projekt

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Skrymmande handlingar förvaras i närarkiv tills de ställs av till

centralarkiv

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Projekthandlingar deltagande i

gemensamma projekt

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Deltagare från kommunen bestämmer vad som läggs med i

handlingar. Om det gäller en specifik verksamhet diarieförs handlingarna i passande diarium

Dokumentation systematiskt kvalitetsarbete

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Handlingar kan även finnas i andra verksamhetssystem

Projekthandlingar Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Projektet utser en dokumentationsansvarig som efter projekttidens

slut ansvarar för att dokumentationen arkiveras. Protokoll, deltagarförteckning, projektbeskrivning, budget, projektets syfte, uppkomst och direktiv bevaras.

Upphandlingspolicy Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i diariefört ärende

Miljöpolicy Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i diariefört ärende

Slutrapport Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Förs till ärendet

Dokumentation kring vänortsarbete

Bevaras W3D3/Närarkiv Vid inaktualitet Nej Ja Tillhör fullmäktiges presidiums representation, kan vara viktigare korrespondens, tackbrev och representationslistor, förteckningar av olika slag samt rapporter från vänortsbesök.

Kommunfullmäktiges vision Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja I diarieförda handlingar

Strategisk plan med budget Mål och riktlinjer för verksamheten

Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja Underlag till beslut

Styrdokument för ekonomi- och verksamhetsstyrning

Internbudget kommunstyrelsen

Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja

Arbetsordning för ändring av styrdokument

Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja

Nämndreglemente Bevaras W3D3/Närarkiv Efter revidering Nej Ja Sparas för att man i efterhand ska kunna följa beslutsgången eftersom fullmäktiges delegation kan skilja sig mellan perioder.

Äldre reglementen behövs för att se vilka beslut nämnden hade

rätt att fatta under en viss period.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Verksamhetsplan

kommunstyrelsen

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige.

Kommunstyrelsens internkontrollplan

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Utfall av interkontrollplan Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Revisionsrapport specialgranskning

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Sekretessprövningar dokumentation

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Ja Sekretess om man refererar till sekretessbelagda uppgifter. I sådana fall ska dessa uppgifter maskas vid utlämnande.

Revisionens granskning av årsredovisning delårsrapport

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Verksamhetsplan 1-årig Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Budgethandlingar Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Dokumentation verksamhetsstöd, beställning mm

Bevaras W3D3/Närarkiv Vid inaktualitet Nej ja

Beslut med besvärshänvisning Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Personuppgiftsombudets förteckning

Bevaras W3D3/Närarkiv Nej Nej Ja

Sammanställning statistik Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Sammanställd statistik från synpunkter kan diarieföras som ett ärendeårligen.

Dokumentation om skyddade personuppgifter

Bevaras Hos resp. chef Vid inaktualitet Ja, OSL 22 kap.

Ja

Dokumentation av utbildningsinsatser

Bevaras Hos respektive utbildnings- samordnare

3år Nej Ja

Voteringslista Bevaras Närarkiv 3år Nej Nej

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Gåvor till kommunen Bevaras Passande plats

beroende på vilken typ av gåva

Nej Nej Ja Gåvorna bör registreras i en förteckning som förs löpande. Gåvor ska typiskt inte arkiveras då de sällan utgör handlingar men samtidigt bör samlas på samma plats alternativt registerföras.

Gåvor i form av konstverk förs in i kommunens samling som förvaltas av KFN.

Systemförteckning Ajourförs W3D3/Närarkiv Nej Nej Ja Ajourförs av digitaliseringsstrateg.

Justeringsanslag Gallras efter att tid utgått

Närarkiv Nej Nej Nej Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras.

Korrespondens Se anm. W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Se anm. Korrespondens diarieförs och arkiveras om den är av vikt för verksamheten eller tillför något i ärendet. I annat fall gallras den vid inaktualitet.

Synpunkter från allmänheten Se anm. Se anm. Nej Nej Ja Om det leder till ett ärende registreras och dokumenteras detta i W3D3 och bevaras med diarieförda handlingar

Närvarolista 10år Närarkiv Efter

mandatperiodens slut

Nej Nej Utgör underlag för arvodesutbetalning. Uppgifterna förs in i lönesystem

Underlag för arvoden 10år Närarkiv Nej Nej Ja Förrättningsrapporter

Inkomstuppgifter

Reseräkningar och närvarolistor Medgivande om publicering på

internet för förtroendevalda

5år Närarkiv Nej Nej Nej Sätts i pärm och uppdateras kontinuerligt

Kungörelse 2år Närarkiv Nej Nej

Dokumentation kring upprättande av policys och mål

Vid inaktualitet Hos respektive handläggare

Nej Nej Nej Det färdiga förslaget till policy förs till beslutsunderlaget.

Det färdiga förslaget till målet förs till ärendet.

Dokumentation kring upprättande av reglementen och

arbetsordningar

Vid inaktualitet Hos respektive handläggare

Nej Nej Nej Det färdiga förslaget till reglemente förs till beslutsunderlaget.

Det färdiga förslaget till arbetsordning förs till ärendet

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Dokumentation kring upprättande

av koncernstyrningen

Vid inaktualitet Hos respektive handläggare

Nej Nej Nej Det färdiga förslaget förs till ärendet

Dokumentation hos personuppgiftsombudet

Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Ja Dokumentation från möten och ärenden hos

personuppgiftsombudet kan gallras när informationen är inaktuell

2. Dokumenthantering och registratur

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Riktlinjer för posthantering och

registrering

Vid inaktualitet W3D3 Nej Nej Ja

Anonyma skrivelser Se anm Akt/W3D3 3år Nej Se anm Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Slutarkiveras

efter 3år

Postlista Vid inaktualitet W3D3 Nej Nej Nej

Uppdateras kontinuerligt Handlingar av ringa värde tex

reklam, inbjudan till kurser och konferenser samt cookiefiler, historikfiler och e-maillistor.

Vid inaktualitet Nej Nej Nej Nej

Fullmakt för postöppning från varje anställd

Vid anställningens avslut

Papper Nej Nej Nej

Diarium(förteckning) Bevaras W3D3/Slutarkiv Vid upprättande av nytt diarium eller byte av verksamhetssyst em

Nej Ja Diarium kan både skrivas ut och bevaras digitalt. Äldre diarier är av yttersta vikt att spara eftersom de är nödvändiga för att spåra handlingar. Därför ska kopior på äldre diarier finnas i slutarkivet.

Diarieförda handlingar Bevaras W3D3 3år Kan

förekomma

Ja När ärenden avslutas kan handlingar ställas av till arkivet. Om digitalt långtidsarkiv finns ställs handlingarna av digitalt.

Diarieplan Bevaras W3D3 Vid inaktualitet Nej Ja Diarieplan arkiveras då ny upprättas. Uppgifter tillförs om

tidsperiod då planerna varit aktuella.

Gallringsutredningar Bevaras W3D3 3år Nej Ja Bevaras i diarieförda handlingar

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Metadataschema Bevaras W3D3 Vid inaktualitet Nej Ja För e-arkiv och ärendehanteringssystem

Dokumenthanteringsplan Bevaras W3D3 Vid revidering Nej Ja Kopia läggs i ett samlingsärende i W3D3 tillsammans med tidigare versioner.

Plan för format och media, dokumentation, systemavveckling, konvertering, migrering

Bevaras W3D3 3år Nej Ja Se RA-FS 2009:1-2. Verksamhetsnära förvaltning

Ordning för överföring till arkiv mm enligt SS-ISO 14721 och senaste version av RA-FS 2009:1- 2

Bevaras W3D3 Vid revidering Nej Ja

Arkivreglemente Bevaras W3D3 3år Nej Ja Beslut om arkivreglemente tas i Kommunfullmäktige

Arkivmyndighetens beslut Bevaras W3D3 3år Nej Ja Exempelvis ensidigt beslut om övertagande av arkivmaterial

enligt arkivlagen eller gallringsbeslut. Bevaras i protokoll.

Riktlinjer för arkivvården Ajourförs Hos arkivarie Nej Nej Nej Rådgivning kan gallras vid inaktualitet. Riktlinjer bevaras om de har betydelse för arkivhanteringen, till exempel då man byter riktlinjer på ett sätt som påverkar hur material sorteras.

Leveranskvitton/reversaler Bevaras Pärm i slutarkivet /Hos levererande förvaltning

Nej Nej Nej 1 ex till levererande förvaltning, 1 ex till slutarkivet.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Arkivförteckning Ajourförs Visual Arkiv/fil Nej Nej Nej I slutarkivet används Visual Arkiv för förteckningar, och fram

tills förvaltningarna också får tillgång till systemet används word- /excelfiler för förteckningar.

Arkivbeskrivning Ajourförs W3D3 Nej Nej Ja Arkivbeskrivning upprättas och ajourförs löpande av arkivarie,

och läggs i ett samlingsärende i W3D3. Gamla versioner ligger kvar i samma ärende.

Lånekvitto Vid inaktualitet Papper/Pärm Nej Nej Ja Lån registreras hos arkivarie och avregistreras vid återlämning

Dokumentation kring migrering av arkiv

Bevaras Närarkiv/W3D3 3år Nej Nej

Arkivförteckningar enskilda arkiv Bevaras Visual Arkiv Nej Nej Ja Enskilda arkiv blir inte allmänna handlingar för att de förvaras i kommunens centralarkiv. Kan dock behandlas som allmänna handlingar efter överenskommelse med arkivbildaren. Information om detta ska finnas i arkivbildarens post i förteckningen.

Dokumentation kring arkivmyndighetens tillsyn av nämndernas arkivvård

Bevaras W3D3 När samtliga

brister är åtgärdade

Nej Ja Samtliga handlingar förvaras i en akt i närarkivet fram till slutarkivering

Avslag på begäran om utlämnande

av allmän handling Se anm. Akt/W3D3 3år Nej Nej Begäran och avslag behålls tills tidsfrist för överklagan går ut eller

tills rättsprocessen är över i syfte att tillhandahålla underlag för eventuell rättsprocess.

Begäran om allmän handling Se anm. Nej Nej Nej Nej Begäran om allmän handling får endast diarieföras och sparas vid

sekretessprövning efter begäran om överklagbart beslut. När

samtliga begärda handlingar lämnas ut får begäran inte sparas utan

ska gallras direkt.

3. Systemförvaltning

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Systemutvecklingshandlingar Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Licenser system Bevaras Papper Vid uppsägning

av systemet

Nej Ja

Back-ups Bevaras Lämpligt medium Nej Kan

förekomma

Nej Säkerhetskopior kan behandlas olika beroende på material.

Majoriteten finns hos Unikom, men i vissa fall kan information behöva säkerhetskopieras utanför systemen. Fråga arkivarie om lämpligt medium och förvaringsyta.

Teknisk dokumentation Vid uppsägning av systemet

Resp.

system/Papper

Nej Nej Ja Teknisk dokumentation sparas i syfte att e-arkivera från systemet.

När e-arkivering är klar kan avtalet med systemleverantören sägas upp och systemdokumentationen gallras.

Förteckning systemägare Ajourförs K-katalog Nej Nej Nej

Förteckning systemförvaltare Ajourförs K-katalog Nej Nej Nej

4. HR och lön

För handlingar i personalakten gäller arkiveringsfristen fr.o.m. anställningens avslut. Gallringsfrister gäller dock från den tidpunkt när handlingen är inaktuell, alltså när det specifika ärendet har avslutats. Om det inte finns något direkt ärende som kan avslutas (exempelvis kvittenser) så gäller arkiveringsfristen från det tillfälle när handlingen har blivit inaktuell.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Personalakt Bevaras Närarkiv Senast när

personen fyllt 75 Kan

förekomma Nej De uppgifter som kan föras in i Personec P förs in där.

Handlingar som gallras läggs separat i samma närarkiv som personalakten, och en referenslista skapas för respektive personalakt där dokumenten som inte ligger i akten listas så att det framkommer var de finns och vilken dokumenttyp det rör sig om. Dokument som läggs utanför akten sorteras med fördel efter gallringsfrist eller dokumenttyp och personnummer för att garantera att återsökning och gallring förenklas.

Arbetsmiljöutredningar Bevaras Hos resp. chef 3år Nej Ja Avser t ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala

förhållanden, utredning av inomhusmiljö och ventilation.

Handlingar rörande systematiskt

arbetsmiljöarbete Bevaras Hos resp. chef 3år Nej Ja Slutarkiveras sorterade per år.

Exempel på handlingar:

-Protokoll från skyddsrond och arbetsmiljörond -Årlig uppföljning

-Arbetsmiljöronds-/skyddsrondsprotokoll -Riskbedömning

-Handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder -Medarbetarenkäter

-Tidplan för arbetsmiljöarbetet

Delegering av

arbetsmiljöarbetsuppgifter och ansvar

Bevaras Hos resp. chef 3år Nej Ja

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Policy mot kränkande

särbehandling

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Även handlingsplan

Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsför handlingar med bilagor

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Även MBL-protokoll

Protokoll med bilagor från samverkan på

verksamhetsområdena eller förvaltningsnivå

Bevaras Hos resp. chef 3år Nej Ja

LAS-varsel, handlingar som

resulterar i avslut Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75 Kan

förekomma Ja Original läggs i personalakten, kopia i pärmen. Vid sekretess läggs referens i pärmen, men ingen kopia.

Tjänstgöringsintyg/-betyg Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75 Kan

förekomma Ja Läggs i mapp på K:, referens i personalakten. Om nytt skrivs ut kan det gamla gallras.

Utbildningsintyg Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75 Nej Nej

Anmälan om avgång/entledigande

Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75

Nej Ja

Uppdragstillägg Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75 Nej Nej Handlingar angående

omplacering

Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75

Kan

förekomma

Nej Sätts i pärm som refereras till i personalakten. Innan slutarkivering ska handlingen läggas i personalakten

Disciplinärenden Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75

Kan

förekomma Nej Sätts i pärm som refereras till i personalakten. Innan slutarkivering ska handlingen läggas i personalakten

Beslut om förmåner Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75

Nej Ja T.ex. förmånsbil

Anställningsavtal Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75

Nej Nej Benämns även förordnande

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Sekretessavtal Bevaras Hos resp.

chef/Personalakt 3år Nej Nej Kan ingå i anställningsavtal, avtal med konsult/uppdragstagare.

Vid anställningens upphörande skickar resp. chef

sekretessförbindelsen till HR-avdelningen som lägger den i akten.

Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag

Bevaras Enheten arbete och försörjning

3år Nej Nej

Beslutsunderlag till

Arbetsförmedlingen för bidrag

Bevaras Enheten arbete och försörjning

3år Nej Nej

Ansökningshandlingar, erhållen tjänst

Bevaras Personalakt Senast när

personen fyllt 75

Nej Nej

Utmätning i lön (beslut om) 7år Personalakt/pärm Nej Ja, OSL 34

kap 1§ Nej Sätts i pärm. Referens till pärmen i personalakten

Handlingar rörande skatter 6år Pärm Nej Nej Ja Inkomna handlingar, exempelvis jämkningar från skatteverket.

Hänvisning till handlingar i pärmen görs i personalakten Rekvisition av bidrag till

Arbetsförmedlingen 7år Ekonomiavdelnin

g Nej Nej Nej

LAS-varsel, handlingar som ej

resulterar i avslut 2år Personalakt/pärm Nej Kan

förekomma Ja Sätts i pärm. Referens till pärmen i personalakten.

Arbetsgivarintyg 2år Personalakt Nej Kan

förekomma

Ja Gäller arbetsgivarintyg som har upprättats hos kommunen.

Övriga kan gallras vid inaktualitet. Om de inte skrivs ut behöver de inte heller sparas i personalakt. Kan också sättas i pärm med referens i akten för smidigare hantering vid gallring.

Ledighet med lön för fackligt

uppdrag 2år Pärm Nej Nej Nej Avser enstaka ledigheter som inte är kostnadsfördelade i

personalsystemet.

Ansökningshandlingar, ej

erhållen tjänst 2år Visma Recruit Nej Nej Nej Gallringsfristen beror på möjligheten att överklaga enligt § 23 i

lag om förbud mot diskriminering Blankett för anmälan om

företrädesrätt

2år Personalakt/Pärm Nej Nej Nej Sätts i pärm. Referens till pärmen i socialakten

Annonser (kungörelser) Vid inaktualitet Visma Recruit Nej Nej Nej Vid anställning

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Ersättningar och arvoden 2år/7år Lönesystem Nej Nej Ja Gallringsfrist 2år om utbetalning har skett via lönesystem. I annat fall 7år

Löneavdrag 2år/7år Pärm Nej Nej Ja Gallringsfrist 2år om utbetalning har skett via lönesystem. I

annat fall 7år. Gäller till exempel kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal

Beslut om avgångsvederlag Bevaras Pärm 3år Kan

förekomma Ja Sätts i pärm i HR:s närarkiv. Referens ska finnas i personalakten.

Läkarintyg 2år Hos resp. chef Nej Ja, OSL 21

kap 1§ Nej Förvaras i låst skåp

Terminalglasögon, beslut/rekvisition

10år Hos resp. chef Nej Nej Nej

Lönekriterier 5år Hos resp. chef Nej Nej Nej

Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar

2år Hos resp. chef Nej Nej Nej

Bekräftelse av anställning till

Arbetsförmedlingen. Vid inaktualitet Hos resp. chef Nej Nej Nej

Arbetstidsschema. Vid inaktualitet Personec

P/Timecare Nej Nej Nej

Ledighetsansökningar Vid inaktualitet Personec P Nej Nej Ja

Arbetsskador och tillbud – tillbudsanmälningar, årssammanställningar

Bevaras Lisa 3år Nej Ja

Introduktionsprogram för nyanställda

Bevaras HR-chef 3år Nej Nej Gäller kommunövergripande riktlinjer. Specifika

introduktionsprogram finns även per avdelning/yrkesområde, och dessa tas fram och hanteras av resp. chef och gallras vid inaktualitet.

Fullmakt, lämnad av arbetstagare Vid inaktualitet Pärm hos

registrator Nej Nej Nej Postöppning eller motsvarande

Dataskyddsförordningen - information samt

samtycken/återtagande av samtycken till behandling av personuppgifter eller utlägg på webbplats.

Bevaras Dataskyddsombu

d Nej Nej Nej Kan ingå i anställningsavtal, avtal med konsult/uppdragstagare

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Utdrag ur belastningsregistret Vid inaktualitet Se anm. Nej Ja, OSL 35

kap 3§ Nej Utdrag ur belastningsregistret ska alltid gallras så fort dokumentet fyllt sin funktion och får inte under några omständigheter sparas

Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT- system.

2år Se anm. Nej Nej Nej Förvaras hos den person som ansvarar för att dela ut kvittenser

5. Ekonomi och upphandling

Om dokument med gallringsfrist på 7år har scannats och finns lättillgängligt kan papperskopian gallras efter 3år. Dessa dokumenttyper märks med en asterisk (*) i

Bevaras/Gallras-fältet. Det kan dock finnas avtal med leverantören av scanningtjänsten som säger att dokumentet ska gallras först efter 10år i enlighet med äldre lagstiftning, och i dessa fall gäller 10år fram till dess att avtalet uppdateras. Observera att många uppgifter och dokument kring upphandlingar omfattas av sekretess till dess att materialet offentliggörs.

Bokföring och ekonomiadministration

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Attestordning kommunstyrelsen Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i diariefört ärende

Attesträtt Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Läggs även ut på arbetsnätet

Bidragsredovisningar med tillhörande handlingar

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Bidrag till och från kommunen. Diarieförs som ett ärende varje gång redovisning sker. För EU-projekt, se kap. 12.

Riktlinjer för inköp i Hörby kommun

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i diariefört ärende

Riktlinjer för konkurrensutsättning (policy för utmaningsrätt)

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i diariefört ärende. Konkurrensutsättning av kommunala

verksamheter

Huvudbok Bevaras Ekonomisystem 3år Nej Ja

Kundregister Bevaras Ekonomisystem 3år Nej Ja

Kontoplan Bevaras Ekonomisystem 3år Nej Nej Revideras. När ny kontoplan tas fram bevaras den äldre, som

skrivs ut i pappersform.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Bokslutsbilagor med underlag Balans- och resultaträkning

Bevaras Pärm 3år Nej Ja

Beslut om generellt statsbidrag från Skatteverket

Bevaras Webb 3år Nej Nej Beslutet är tillgängligt via nätet och kan finnas som fil till ärendet, vid redovisningstillfället. Diarieförs och arkiveras med diarieförda handlingar

Anmälan/avanmälan e-faktura Anmälan/avanmälan autogiro

Bevaras Närarkiv Vid inaktualitet Nej Ja

Inventarielistor Bevaras Närarkiv 3år Nej Ja

Åtgärdsplan Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Ja Åtgärdsplanen tillhör i regel samma ärende som rapporten, och åtgärdsplanen upprättas av de som rapporten anger.

Uppföljning av

åtgärdsplan/rapport Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Ja

Kontoutdrag från bank 7år* Närarkiv Nej Nej Nej Ges till kassan för registrering i redovisningen. En kopia sparas i

10år ihop med inbetalningsjournalen.

Listor över avskrivningar 7år* Närarkiv Nej Nej Ja

Betalningsjournaler 7år* Närarkiv Nej Nej Nej Till journalerna sätts kopior av kontoutdrag från bank.

Förslagslista inkassokrav 7år* Närarkiv Nej Kan

förekomma

Ja Listan bygger på underlag från Ekonomisystem

Verifikationer, kassa (dagbokföring)

7år* Närarkiv Nej Nej Ja Till verifikationen sätts avstämningslista.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Verifikation utbetalning 7år* Närarkiv Nej Nej Ja

Redovisning handkassa 7år* Närarkiv Nej Nej Ja Kvitton och bokföringsorder.

Verifikationer leverantör 7år* Närarkiv Nej Nej Ja

Kundfakturor 7år* Fil/Närarkiv Nej Nej Ja

Korrespondens med kunder betalningsplan, anstånd

7år* Fil/Närarkiv Nej Kan

förekomma

Ja Gallras inte förrän full betalning eller förlikning, är gjord.

Bokföringsunderlag 7år* Ekonomisystem Nej Nej Nej Bokföringsunderlag kan vara både i filer och papper.

Pappersunderlaget sätts ihop med verifikationen.

Verifikationslistor 7år* Ekonomisystem Nej Nej Ja

Avskrivningsverifikation

7år* Ekonomisystem Nej Nej Ja

Momsredovisning 7år* Ekonomisystem Nej Nej Ja

Reskontra 7år* Ekonomisystem Nej Nej Ja Rör bla kunder, leverantörer, fastigheter och inventarier.

Elektroniska beställningar 7år * Ekonomisystem Nej Nej Ja

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Korrespondens med kronofogden 7år* W3D3 Nej Kan

förekomma

Ja Utslag, bestridande, fakturor mm. Gallras inte förrän full betalning eller förlikning är gjord

Leverantörsfakturor 7år* Se anm. Nej Nej Ja Externt skanningsföretag, underlag till fakturor finns ute på

förvaltningarna. Fakturor finns i ekonomisystemserver

Avstämningshandlingar 7år* Papper, pärm Nej Nej Ja Utskrift från balans- och resultaträkning och från

anläggningsreskontra.

Ansökan om handkassa Gallras 7år efter att handkassan är avslutad *

Närarkiv Nej Nej Nej Sätts i pärm för öppna handkassor som inte är avslutade.

Avstämningslistor Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Om

rättningar behövs

Avstämning mellan kundreskontra och redovisningen

Investeringsrapport Vid inaktualitet Ekonomisystem Nej Nej Ja

Månadsavskrivningar Vid inaktualitet Pärm Nej Nej Nej Finns i systemet, det som skrivs ut kan gallras vid inaktualitet.

Statistik löpande Vid inaktualitet K-katalog Nej Nej Nej

Upphandling och avtal

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Uppdragsdokument Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Uppdragsdokument till extern konsult

Förfrågningsunderlag Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Fram till att

underlaget offentliggö rs, OSL 19 kap

Ja Absolut sekretess gäller vid upphandlingens första skede för att ingen potentiell leverantör på förhand ska kunna få information som kan bli fördelaktig.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Prislistor Vid inaktualitet W3D3 Nej Kan

förekomma

Ja

Korrespondens avtalsförvaltning Vid inaktualitet Resp. handläggare Nej Nej Nej Kan röra t.ex. prisdiskussioner, prisjusteringar och förhandlingar.

Förvaras tillsammans med anbud och anbudshandlingar och gallras samtidigt som dessa. Kan även vara reklamationer och byten mm.

Korrespondens direktupphandling Vid inaktualitet Resp. handläggare Nej Kan före-

komma Nej Förvaras tillsammans med anbud och anbudshandlingar och gallras samtidigt som dessa.

Övrig korrespondens rörande upphandling

Vid inaktualitet W3D3 Nej Kan

förekomma

Ja Förvaras tillsammans med anbud och anbudshandlingar och gallras samtidigt som dessa. Kan även vara reklamationer och byten mm.

Anbud antaget Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Ja I diarieförda handlingar. Bilagor till anbud i form modeller, ritningar och planer kan gallras om de är beskrivna eller avbildade i dokumentationen

Annons Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja I samband med upphandling

Överprövning Efterannons

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Justeringar i avtalet Förlängning avtal

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Både det ursprungliga avtalet och den senare versionen arkiveras

då de upphör att gälla.

Anbudsöppningsprotokoll Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Ja Ja Skrivs ut för underskrift och sätts i pärm i närarkivet. När

möjlighet till elektronisk signatur finns behöver inte utskrift göras.

Förfrågningsunderlag Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Fram till att

underlaget offentliggö rs, OSL 19 kap

Ja

Utvärdering och meddelat beslut

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Anbudsförteckning Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma Ja

Avtal/beställning/rekvisition Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Ramavtal Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Kan

förekomma

Ja Skrivs ut för underskrift och sätts i pärm i närarkivet. När

möjlighet till elektronisk signatur finns behöver inte utskrift göras.

Anbud ej antaget 2år W3D3/Närarkiv Nej Kan

förekomma Ja

Ordererkännande 2år Ekonomisystem Nej Nej Ja

6. Kris och säkerhet

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Reglemente för krisledningsnämnd Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Krisledningslogg Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras W3D3 3år Kan

förekomma

Ja Sekretess om informationen antas kunna skada organisationen eller utgöra en risk för rikets säkerhet om den röjs. Se MSB:s text Sekretess i risk- och sårbarhetsanalys för mer information:

https://www.msb.se/sv/amnesomraden/krisberedskap--civilt- forsvar/risk--och-sarbarhetsanalyser/sekretess-i-risk--och- sarbarhetsanalys/

Styrdokument för kommunens arbete med extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap

Bevaras W3D3 3år Kan

förekomma

Ja Se anm. ovan

Plan för samhällsstörning eller extraordinär händelse i fredstid

Bevaras W3D3 3år Nej

Riktlinjer för

informationssäkerhet/

Informationssäkerhetsinstruktion

Bevaras W3D3 3år Nej Ja Inklusive informationssäkerhetsinstruktion – användare och

informationssäkerhetsinstruktion - Förvaltning

Klassning av information Bevaras W3D3 3år Nej Ja Innebär att informationens skyddsbehov definieras och kommer

att upprättas innan e-arkivet är i drift.

Klassificeringsschema KLASSA Registreringsplan

Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Övnings- och

utbildningsutvärderingar

Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Dokumentation av

nämnd/verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner

Bevaras W3D3 3år Nej Ja

7. Kommunikation

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Profilprodukter Bevaras Se anm. Nej Nej Nej Ett exemplar av varje profilprodukt sparas.

Hörby kommuns webbsidor Bevaras Fil/server Nej Nej Nej När e-arkivet är i drift och struktur för arkivering av hemsidan finns: Laddas ner två gånger varjeår och arkiveras

Trycksaker Bevaras Närarkiv 3år Nej Nej Exemplar ska även skickas till Kungliga Biblioteket och

Universitetsbiblioteken som pliktleveranser förutsatt att de ges ut till allmänheten i fler än 30 ex. Rutiner för detta finns att läsa på intranätet. För elektroniska handlingar gäller lagen om

pliktexemplar av elektroniskt material, vilket innebär att Eplicta sköter leveranser åt oss förutsatt att vi anmäler alla kanaler vi använder för denna kommunikation.

Profildokumentation, varumärkesdokumentation

Se anm. Se anm. Nej Nej Ja Om handlingarna ingår i ett ärende registreras de i W3D3. I annat

fall kan de gallras vid inaktualitet.

Profilprodukter dokumentation Se anm. Se anm. Nej Nej Ja Om handlingarna ingår i ett ärende bevaras de i W3D3. I annat fall kan de gallras vid inaktualitet.

Interna webbsidor Se anm. Fil/intranätet Nej Nej Nej Skapade ytor kan gallras vid inaktualitet. Ska information bevaras kan filer flyttas över till W3D3.

Sociala medier Se anm. Fil/server Se anm. Nej Se anm. Inlägg på sociala medier som leder till ärende, exempelvis inkomna förslag och anmälningar, sparas och diarieförs. Övriga gallras vid inaktualitet.

Dokumentationer releaser och presskontakter

Se anm. Närarkiv, K-

katalog

Nej Nej Nej Handlingar kan gallras vid inaktualitet om de inte ingår i ett ärende

Broschyrer Se anm. Närarkiv Nej Nej Nej Arkiveras ej hos Hörby kommun. Däremot skickas exemplar till

Kungliga Biblioteket och Universitetsbiblioteken som pliktleveranser.

Annons Se anm. Resp.

annonsskapare

Nej Nej Nej Kan gallras när vederbörlig kontroll eller uppföljning gjorts eller

när annonsen är inaktuell

8. Projekt och näringsliv

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Protokoll och handlingar från

möten

Bevaras W3D3 3år Nej Ja Protokoll och handlingar kan diarieföras som specifika ärenden

Ansökan om kommunal borgen för fiber på landsbygden

Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Leaderansökan Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Verksamhetsplan Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Näringslivsstrategi Bevaras W3D3 3år Nej Ja Bryts ner i årliga handlingsplaner

Handlingar rörande företagsbesök Bevaras W3D3 3år Nej Ja

Projekthandlingar Bevaras Närarkiv 3år Nej Nej

Inbjudan och program - evenemang

Vid inaktualitet Papper/Outlook Nej Nej Nej

Företagsregister Se anm. Se anm. Se anm. Nej Se anm. Företagsregister finns i externt system via inhyrd tjänst.

Ekonomirapporter Se ”Ekonomi och

upphandling”

Se ”Ekonomi och upphandling”

Se ”Ekonomi och

upphandling”

Nej Se ”Ekonomi

och

upphandling”

Bokföringshandlingar Se ”Ekonomi och upphandling”

Se ”Ekonomi och upphandling”

Se ”Ekonomi och

upphandling”

Nej Nej

9. Fastigheter, mark, exploatering och plan

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Exploateringskalkyler Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Grannemedgivande Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Gravationsbevis Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Grävtillstånd Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Markupplåtelse Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Inskrivningsbevis, lagfart Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Inskrivningsbevis, servitut Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Köpeavtal och köpebrev Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Kvitto på köpeskilling/köpebevis Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Lantmäteriförrättningsakt Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Lantmäterihandlingar Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Ledningsrätt, avtal om Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Markreservation/Option Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Nyttjanderätt, avtal om Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Pantbrev, ej utnyttjade Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja

Parkeringsköp, avtal om Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Saneringar, handlingar Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Servitutsavtal Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Taxeringsbevis Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja

Tomträtter Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Överenskommelse om

fastighetsregi Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Överenskommelse om

fastighetsreglering Bevaras Akt/W3D3 3år Nej Ja I diariefört ärende

Fastighetsdeklaration Se anm. Akt/W3D3 Nej Nej Ja Gallras 5år efter ny fastighetstaxering

Fastighetstaxering/underrättelse Se anm. Akt/W3D3 Nej Nej Ja Gallras 5år efter ny fastighetstaxering

Värderingar 10år Akt/W3D3 Nej Ja, OSL 19

kap 1, 3§§ Ja Sekretess hävs efter beslut.

Förköp 2år Akt/W3D3 Nej Nej Ja Gallringsfrist avser tiden från och med att överenskommelsen gått

ut

Planavtal Bevaras Akt/W3D3 3 år Kan

förekomm a

Ja

Planbesked/Planuppdrag/Planbest

ällning Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja

Handlingar rörande uppstart av

detaljplan Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja

Handlingar rörande undersökning av betydande miljöpåverkan och eventuell MKB

Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja

Handlingstyp Gallring/

bevarande

Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Kommentarer Handlingar rörande samråd och

granskning Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja Tjänsteskrivelser och beslut ska även ingå.

Antagandehandlingar Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja Tjänsteskrivelser och beslut ska även ingå.

Besvärshandlingar Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja

Laga krafthandlingar Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja Tjänsteskrivelser och beslut ska även ingå.

Utredningsmaterial Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja T ex bullerutredning, dagvattenutredning

Minnesanteckningar, protokoll Bevaras Akt/W3D3 3 år Nej Ja

11. Borgerlig vigsel

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Protokoll Bevaras Närarkiv 3år Nej Ja Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i slutarkivet. Kopia

sändsårligen till länsstyrelsen.

Förslag på vigselförättare samt

val Bevaras Närarkiv 3år Nej Ja Kommunfullmäktige nominerar. Nominering finns i protokoll.

Fakturering av förrättningen

(förrättarens) 10år Närarkiv Nej Nej Nej Original till länsstyrelsen respektive kommunens personalenhet

Förordnande av vigselförrättare 2år Närarkiv Nej Nej Nej Länsstyrelsen

Intyg vigsel/underrättelse 2år Närarkiv Nej Nej Nej Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket)

Original till Skatteverket, kopia till slutarkivet tillsammans protokollet.

Intyg hindersprövning 2år Närarkiv Nej Nej Nej Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket)

Bekräftelse av anmälan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Nej Skriftlig bekräftelse till de berörda

Förteckning över vigselförrättare Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Nej Anmäla vigsel

Här ingår följande:

 Tidsbokning

 Tolk, namn och adress

 Önskat förättningsdatum

Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Nej

Vittnenas namn och adress Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Nej Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet.

Vigselbevis Avhändas Nej Nej Nej Nej Till de berörda (inga kopior bevaras)

12. Behandling av personuppgifter

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Anmälan av behandling av

personuppgifter till Datainspektionen

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Personuppgiftsbiträdesavtal Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Nämndens instruktion till förvaltningen angående behandling av personuppgifter

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i protokoll

Förordnande av dataskyddsombud Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja I diariefört ärende

Registerförteckningar Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Dataskyddsombudets förteckning och beskrivning över

personuppgifter

Registerutdrag (begäran om) samt svar

1år Hos

dataskyddsombud

Nej Nej Nej

Entledigande av tidigare anmält

dataskyddsombud Vid inaktualitet W3D3 Nej Nej Ja Ingår i Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen

Informationsmaterial till dataskyddsombudet från Datainspektionen

Vid inaktualitet Hos

dataskyddsombud

Nej Nej Nej

Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen7

Vid inaktualitet W3D3 Nej Nej Ja

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Anmälan av behandling av

personuppgifter till dataskyddsombudet

Vid inaktualitet Hos

dataskyddsombud Nej Nej Nej

Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet

Vid inaktualitet W3D3/Närarkiv Nej Nej Nej

13. EU-projekt

I kommunen förekommer projekt som drivs inom ramen för och finansieras av olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar gäller särskilda bestämmelser för gallring som innebär att mer material behöver bevaras i syfte att hålla det tillgängligt för EU:s revisorer. Handlingar ska därför bevaras om inte det specifika projektet har andra riktlinjer. ”Se projektdokumentation” syftar alltså på beskrivningen av det specifika projektet.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Avtal och överenskommelser

rörande projekt Bevaras/se

projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja T.ex. samarbetsavtal, sponsoravtal

Budget Bevaras/se

projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja

Ekonomisk slutredovisning Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja

Förstudier och utredningar Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja

Korrespondens Bevaras/se

projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Korrespondens som dokumenterar överenskommelser,

avgöranden, beslut mm för projektet bevaras. Rutinmässig korrespondens gallras vid inaktualitet.

Planläggning av projektet Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Avser projektplaner, timplaner, anvisningar, projektbudget mm

Projektorganisation Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet

Protokoll eller mötesanteckningar,

med dagordning och deltagarlista Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper,

projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som

dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga

gallras vid inaktualitet.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Rapportering och utvärdering:

delrapporter samt slutrapport, utvärdering

Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat

Uppdragshandlingar Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc .

Övriga projekthandlingar Bevaras/se projektdokumenta tion

Närarkiv/W3D3 3år Nej Ja Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras –

affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton,

publikationer och dylikt.

14. Fonder och stiftelser

Stiftelser är juridiska personer och lyder under stiftelselagen. Om stiftelsen är en s.k. verksamhetsstiftelse, alltså en stiftelse där kommunen utövar rättsligt bestämmande inflytande, betraktas dock handlingarna som allmänna enligt tryckfrihetsförordningen. Om detta är fallet kan sekretess prövas utifrån offentlighets- och sekretesslagen.

Särskilda bestämmelse gäller dock för utdelningsstiftelser.

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning Sammanställning för

räkenskapsåret

(räkenskapssammandrag)

Bevaras Ekonomisystem 3år Nej Ja Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut

Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Förvaras tillsammans med protokoll/diarieförda handlingar.

Donationshandlingar Bevaras Närarkiv 3år Nej Nej

Huvudbok Bevaras Ekonomisystem 3 år Nej Nej Resultat- och balansräkning per fond

Bidragsansökningar och beslut Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Förvaras tillsammans med protokoll från KS. Även

beslutsunderlag bevaras, dock ej själva ansökningshandlingarna.

Koncernredovisningar Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern

Koncernrevisionsberättelser Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern

Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats Slutarkivering Sekretess Registrering Anmärkning

Protokoll Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Protokollsbilagor Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Revisionsberättelser Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Stiftelseförordnande eller

motsvarande Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Donationsurkunder, gåvobrev, testamenten

Årsbokslut Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Årsredovisning Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja

Revisionsberättelser Bevaras W3D3/Närarkiv 3år Nej Ja Ingår i årsbokslut

Räkenskaper över belopp som har

in- eller utbetalats 7år* Ekonomisystem Nej Nej Nej Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

Verifikationer för in- och utbetalningar

7år* Ekonomisystem Nej Nej Nej

Ansökningar till donationsfonder 7år* Nej Nej

Blanketter och information Se anm. Närarkiv/Resp.

handläggare

Om handlingen ska bevaras, 3år

Nej Se anm. Bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen.

Uppgifter om förtroendevalda

ledamöter Se anm. Närarkiv/Resp.

handläggare Om handlingen

ska bevaras, 3år Nej Se anm. Bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen.

Övrig korrespondens Se anm. Närarkiv/Resp.

handläggare Om handlingen

ska bevaras, 3år Nej Se anm. Bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i

dokumenthanteringsplanen.