Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: | Tel: 0415- 37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
Kommunfullmäktige
Medborgarförslag om TV/radio sända fullmäktigemöte
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar:
Alternativ 1
Att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta att avslå medborgarförslaget med hänvisning till det förväntade låga intresset av webbsändningar och dess relativt sett höga kostnad.
Alternativ 2
Att bifalla medborgarförslaget samt uppdra åt
kommunledningsförvaltningen att införa webbsändningar av kommunfullmäktiges sammanträden på det sätt
förvaltningen finner mest kostnadseffektivt under 2021 med finansiering genom budget 2021.
Sammanfattning av ärendet
Ett medborgarförslag har lagts för att införa webbsändningar av kommunfullmäktiges sammanträden. I förslaget står:
– Jag vill därför med detta medborgarförslag ånyo öppna för att Hörby kommun skall besluta i frågan om att införskaffa intern-TV på vårt internet så att vi kommuninvånare kan följa fullmäktigemötet från soffan.
Förslagsställaren efterfrågar ”intern-TV på vårt internet”.
Förfrågan har tolkats som att förslagsställaren syftar till någon form av tillgängliggörande av videoinspelningar av Kommunfullmäktiges sammanträden i Hörby via kommunens hemsida. Utredningen har alltså inte begränsats till de fraser som förslagsställaren använt sig av utan frågan har utretts i vidare bemärkelse.
Sammanfattningsvis är det möjligt att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden i Hörby.
Antingen kan en extern leverantör upphandlas för en uppskattad kostnad om 135,75 tkr per år utan tillgängliggörande textning och 174,25 tkr med tillgängliggörande textning.
Eller så behöver personalstyrkan utökas samt utrustning för
ljudupptagning, videoinspelning, filredigering och publicering köpas in. En sådan lösning uppskattas kosta kommunen 100 tkr per år under en femårsperiod utan tillgängliggörande textning och 137,5 tkr med tillgängliggörande textning.
Det finns dock en osäkerhet kring vilka krav på tillgänglighet som kommer behöva tillmötesgås samt vad dessa krav kommer innebära för kostnader. Det är även osäkert hur stort intresse allmänheten har av att titta på
kommunfullmäktiges sammanträde via webben. Det relativt sett låga antalet visningar i relation till kostnaden för att tillhandahålla
tjänsten är en aspekt som bör tas i beaktan.
Beskrivning av ärendet
Frågan om videowebbsändning av kommunfullmäktiges
sammanträden har tidigare behandlats av Kommunfullmäktige.
Stefan Borg (SD) inkom 2017-03-09 med en motion där han menade att Hörby kommun bör webbsända kommunfullmäktiges sammanträden för att öka tillgängligheten samt för att gagna demokratin. Kommunfullmäktige valde att avslå motionen. Den tillhörande tjänsteskrivelsen hänvisade till det förväntade låga andelen tittare av kommunens invånare samt den höga kostnaden, uppskattat till 150 tkr/år som anledningar till att inte bifalla
motionen.
Då frågan inte behandlats sedan 2017 har ytterligare en utredning genomförts för att undersöka hur ett urval av andra kommuner runt om i Skåne hanterar webbsändningar av sina
Kommunfullmäktigesammanträden samt vad det eventuellt skulle kosta kommunen att antingen sköta sändningen själva eller
upphandla tjänsten.
Omvärldsanalys
Flera kommuner i Skåne videosänder sina
kommunfullmäktigesammanträden direkt samt tillgängliggör
inspelningarna i efterhand. Kontakt har tagits med Höörs Kommun, Osby kommun, Lomma Kommun samt Skurups Kommun. Nedan följer en tabell över delar av den information som inhämtats från ovanstående kommuner. Urvalet har gjorts med kommunernas storlek i åtanke. Kommuner i liknande storlek som Hörby har valts ut.
Kommun Genomsnittligt antal
visningar/lyssningar
Kostnad per sammanträde
Extern leverantör
Höör 60 visningar 11 000 kr Ja
Osby 200-300 visningar 13-14 000 kr Ja Lomma 100-200 visningar Timkostnad
för personal
Nej
Skurup 78,5 lyssningar 5000 kr Ja
I Höör kommun, Osby kommun samt Skurup kommun har
respektive Kommunsekreterare intervjuats, i Lomma kommun har informationstekniker intervjuats.
I Höör och Osby används en extern leverantör som sköter all hantering av webbsändningen, de filmar under sammanträdet, redigerar även filen efter direktsändningen samt publicerar den.
Lomma hanterar sin webbsändning själva.
Höörs kommuns leverantör tillhandhåller en tjänst som gör det möjligt för tittare att navigera i upplagda videos utefter vilken föredragningspunkt som behandlas samt utefter en talarlista. Osby och Lomma publicerar endast en video på Youtube utan något sätt att navigera i videon utifrån föredragningslista eller talarlista.
Skurups Kommun videosänder inte sina
Kommunfullmäktigesammanträden utan sänder endast ljudet. Till ljudfilen tillhandahåller kommunen en föredragningslista.
Förväntat allmänt intresse
Det är omöjligt att veta på förhand hur många visningar Hörby kommuns sammanträden skulle generera men antalet visningar kommer rimligtvis befinna sig i närheten av de visningar som Höör, Osby samt Lomma kommun uppvisar. Alla kommunerna är i
liknande storlek och de ärenden som behandlas i dessa kommuners kommunfullmäktige kan antas vara av samma natur och dignitet som de som behandlas av Hörbys kommunfullmäktige. Det allmänna intresset är därför troligtvis likvärdigt. För de tre kommunerna som webbsänder sina kommunfullmäktige är det genomsnittliga andelen av befolkningen som tittar på ett sammanträde 0,95 %, alltså knappt en procent av befolkningen, antalet genomsnittliga visningar är 186.
Den statistik som finns tillgänglig bör dock hanteras med viss försiktighet. Statistiken visar antalet visningar, inte antalet unika visningar och inte heller var och vem visningarna kan härledas ifrån.
Det innebär att antalet visningar antagligen är missvisande högt som ett mått för medborgerligt intresse. Samma person öppnar
antagligen samma videofil flera gånger, vilket ger ett visningsantal som är högre än det faktiska antalet unika tittare. Det är även troligt att personer med ett professionellt intresse istället för ett
medborgerligt intresse är överrepresenterade som
visningsgenererande tittare. Med andra ord, det är troligt att en icke försumbar del av visningarna kan härledas till personer som jobbar i kommunen eller i angränsande kommuner samt att samma person tittar på samma sammanträde flera gånger.
Upphandling av webbsändningstjänst
Hörby kommun har 11 Kommunfullmäktigesammanträden inplanerade för 2020, vilket innebär, om Hörby skulle välja att upphandla en liknande tjänst, en kostnad på ungefär 135 750 kr per år för att videosända sina sammanträden. Den genomsnittliga
kostnaden per sammanträde när en extern leverantör används skulle då bli 12 500 kr.
Webbsändning i egen regi
Lomma administrerar sina webbsändningar av Kommunfullmäktige själva och uppbär därför inte andra kostnader än inköpspris för kameror, relevanta videoredigeringsprogram samt arbetstid för medarbetare som administrerar sändningen.
Hörbys kommunikatör har tillfrågats och menar att Hörby i dagsläget inte har personal eller utrustning för att hantera webbsändning av Kommunfullmäktiges sammanträden själva. För att kunna
administrera webbsändningen kommer därför personal behöva tillsättas eller tid frigöras samt utrustning köpas in. Den utrustning
som behöver köpas in uppskattas kosta runt 160 tkr.
Avskrivningstiden för utrustningen är fem år och den uppskattade räntan är 3 tkr per år. Uppskattad kostnad för supportfunktioner uppgår till 11 tkr om året. Tidsåtgången per sammanträde
uppskattas till 17 timmar med en uppskattad timkostnad på 0,28 tkr.
Det ska även poängteras att den uppskattade arbetstiden varje sammanträde skulle uppta bygger på utsagor från personer som arbetar professionellt med videoredigering och filmning, en kompetens kommunen i dagsläget inte besitter. Den faktiska
tidsåtgången skulle därför troligen vara betydligt högre än 17 timmar och då även kostnaden. Kostnaden per sammanträde under en
femårsperiod uppskattas därför till 9 tkr om Hörby kommun väljer att hantera sändningen själva, utan att ta hänsyn till den troligtvis längre arbetstiden som skulle krävas. Kommunens kompetens som beställare av utrustning bör även tas i beaktan. Då kommunen saknar kompetens för att hantera eventuella inspelningar i dagsläget är det även troligt att kommunen saknar beställarkompetens för denna typ av utrustning.
Initialt undersöktes även möjligheten att hyra utrustning för inspelning och redigering men efter samtal med Enhetschef för upphandlingsenheten, Daniel Oredsson framkom det att ett sådant alternativ inte var ekonomiskt försvarbart i relation till alternativet att köpa utrustningen.
Lagkrav
Det finns inget lagkrav att kommuner ska webbsända sina fullmäktigesammanträden.
Under 2019 trädde lagen (2018: 1937) om tillgänglighet till digital offentlig service i kraft. Lagen reglerar bland annat på vilket sätt en myndighet är skyldiga att tillgängliggöra olika digitala tjänster myndigheten tillhandahåller allmänheten. Bland annat ska video-
och audiotjänster som inte är direktsända göras tillgängliga för personer med syn- och/eller hörselnedsättning. Det innebär att alla webbsändningar av kommunfullmäktiges sammanträde som inte direktsänds, alltså de som görs tillgängliga i efterhand via
kommunens hemsida kanske kommer behöva textas för att möjliggöra för synskadade att ta del av den digitala tjänsten.
I skälen till webbtillgänglighetsdirektivet, alltså det EU-direktiv som ligger till grund för den svenska lagen, anges att lagstiftningen inte avser att begränsa det innehåll som offentliga myndigheter lägger ut på sina webbplatser endast till det tillgängliga innehållet. När icke tillgängligt innehåll läggs till bör de offentliga myndigheterna så långt det rimligen är möjligt lägga till tillgängliga alternativ.
Offentliga myndigheter bör tillämpa tillgänglighetskraven enligt direktivet i den utsträckning dessa inte medför en oproportionerlig börda. I motiverade fall är det inte rimligt att myndigheten ska ha möjlighet att göra ett visst innehåll helt tillgängligt. Vid
bedömningen av vad som anses utgöra en oproportionerlig börda ska bl.a. organisatoriska och ekonomiska hänsyn för myndigheten
beaktas å ena sidan, och de förväntade fördelarna eller nackdelarna för medborgarna och då särskilt personer med funktionsnedsättning å andra sidan. Avsaknad av prioriteringar, tidsbrist eller bristande kunskaper hos myndigheten bör inte anses utgöra berättigande skäl.
Det är alltså inte i dagsläget klarlagt huruvida Hörby kommun
kommer behöva tillgängliggöra eventuella webbsändningar eller inte.
Kostnaden för att tillgängliggöra webbsändningarna är
svåruppskattad då det i dagsläget inte är fullständigt klarlagt i vilken utsträckning eller i vilken form som tjänsten behöver
tillgängliggöras. Höörs leverantör har inkommit med en uppskattad kostnad om 3500 kr per sammanträde. En motsvarande kostnad
skulle antagligen medfölja om kommunen väljer att hantera webbsändningen i egen regi.
Sammanfattning
Det är möjligt att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden i Hörby.
Antingen kan en extern leverantör upphandlas för en uppskattad kostnad om 135,75 tkr per år utan tillgängliggörande textning och 174,25 tkr med tillgängliggörande textning.
Eller så behöver personalstyrkan utökas samt utrustning för
ljudupptagning, videoinspelning, filredigering och publicering köpas in. En sådan lösning uppskattas kosta kommunen 100 tkr per år under en femårsperiod utan tillgängliggörande textning och 137,5 tkr med tillgängliggörande textning.
Det finns dock en osäkerhet kring vilka krav på tillgänglighet som kommer behöva tillmötesgås samt vad dessa krav kommer innebära för kostnader. Det är även osäkert hur stort intresse allmänheten har av att titta på kommunfullmäktiges sammanträde via webben. De personer som kontaktats i grannkommunerna har lyft det relativt sett låga antalet visningar i relation till kostnaden för att tillhandahålla tjänsten som en aspekt som bör tas i beaktan vid beslut.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse 2020-03-05
Beslut Kommunfullmäktige 2019-01-28
Medborgarförslag om TV/Radiosända fullmäktigemöte
Beslutet skickas till
Kopia av fullmäktiges beslut skickas till:
Kommunledningsförvaltningen, Kansliet
Förslagsställaren
Alfred Tilly
Nämndsekreterare
