AKADEMIN FÖR TEKNIK OCH MILJÖ
Avdelningen för industriell ekonomi, industridesign och maskinteknik
Integrering av automatiserade lagersstyrningssystem
Conrad Ulgemo och Albin Svedberg
2020-06-10
Examensarbete inom industriell ekonomi 15 hp
Ekonomiingenjörsprogrammet
Förord
Detta examensarbete har varit en del av den avslutande kursen för
Ekonomiingenjörsprogrammet som omfattar 15HP vid Högskolan i Gävle. Vi vill tacka vår kontaktperson på Hallberg-Rassy för det fina bemötandet och för all den hjälp med att informera och tilldela oss nödvändig insamlingsdata till arbetet. Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare Inga-Lill Carlsson på Högskolan i Gävle som väglett oss genom hela arbetsgången under VT 2020. Avslutningsvis vill vi även tacka de
informanter som valt att medverka i de intervjuer som genomfördes.
Abstract
A lot has happened in recent years in the manufacturing industry. Customization with different accessories and wishes puts pressure on companies' ability to produce. Efficient and accurate handling and storage of goods is a prerequisite for staying competitive. It is essential to have inventory management for control of the company's inputs and outflows in order to achieve profitability and high customer satisfaction. Hallberg-Rassy is Scandinavia's largest shipbuilding company that always delivers on time. With increased demand and handling of goods, inventory management is
important in order to preserve quality.
The company has a large central warehouse that is controlled by the business system Navision, but the problem is that the existing business system cannot be used for all the warehouses in the business. The business system has been adapted too much to the central warehouse, which means that the system cannot be applied to the company's other warehouse. Today is the other warehouse controlled by a manual system in the form of binders, where the handling entails a misleading stock balance. With interviews and observations of the company as well as the development of relevant theory, we’ve found out which factors that are the reasons manual inventory routines are retained. Also, which approach should be taken to integrate manual warehouse routines into a modern warehouse management system. We also investigated the complications of such a transition result. We concluded that Hallberg-Rassy remain the manual storage
routines because integration to a modern warehouse management system causes high costs with resistance and fear from the workers. This integration can also pose potential risks for lack of knowledge of the new module in the business system. This requires training to maintain a high work ethic that promotes the right input to the new module in the business system.
Keywords
Sammanfattning
Det har skett mycket de senaste åren inom tillverkningsindustrin. Kundanpassning med olika tillbehör och önskemål sätter press på företags förmåga att producera. En effektiv och noggrann hantering samt lagring av gods är en förutsättning för att förbli
konkurrenskraftig. Det är väsentligt med lagerstyrning för kontroll av verksamhetens in- och utflöden i syfte att uppnå lönsamhet och hög kundnöjdhet. Hallberg-Rassy är
skandinaviens största företag inom skeppsbyggnad som alltid levererat i tid. Med en ökad efterfråga och hantering av gods är lagerstyrningen viktig för att bevara kvaliteten. Företaget har uppmärksammat en misshantering av artiklar i främst höglagret som är i behov av ett förbättringsarbete.
Företaget har ett stort centrallager som styrs av affärssystemet Navision. Problemet är att det befintliga affärssystemet inte kan utnyttjas till samtliga lager i verksamheten. Detta för att affärssystemet anpassats för mycket till centrallagret vilket resulterar i att systemets modul inte kan appliceras till företagets höglager. I dagsläget styrs höglagret av ett manuellt system i form av pärmar, där hanteringen leder till missvisande
lagersaldon. Vi har med intervjuer och observationer av företaget samt framtagning av relevant teori, tagit reda på vilka faktorer som är anledningen till att manuella
lagerrutiner bibehållas. Även vilka åtgärder som ska vidtas för att integrera manuella lagerrutiner i ett modernt lagerstyrningssystem. Men också undersökt vilka
komplikationer en sådan övergång medför. Vi kom fram till att Hallberg-Rassy är kvar i manuella lagerrutiner för att integreringen i ett modernt lagerstyrningssystem medför stora kostnader med motstånd och rädsla från arbetarna. Denna integrering kan även medföra eventuella risker för en bristande kunskap av den nya modulen i
affärssystemet. Detta sätter krav på utbildning för att upprätthålla hög arbetsmoral som främjar rätt indata till den nya modulen i affärssystemet.
Nyckelord
Innehållsförteckning 1. INLEDNING ... 6 1.1BAKGRUND ... 7 1.2SYFTE ... 7 1.3FRÅGESTÄLLNINGAR ... 7 2. METOD ... 8 2.1VETENSKAPLIGT ANGREPPSSÄTT ... 8 2.1.1 Kvalitativ metod ... 8 2.1.2 Induktiv ansats ... 9
2.2PRIMÄR- OCH SEKUNDÄR DATAINSAMLING ... 9
2.3INTERVJUER ... 10 2.4OSTRUKTURERADE OBSERVATIONER ... 11 2.5LITTERATURINSAMLING ... 11 2.6STUDIENS KVALITET ... 12 2.6.1 Metodkritik ... 12 2.6.2 Reliabilitet ... 12 2.6.3 Validitet ... 13 2.6.4 Generaliserbarhet ... 13 2.7ETISKT PERSPEKTIV ... 14 2.7.1 Informationskravet ... 14 2.7.2 Samtyckeskravet ... 14 2.7.3 Konfidentskravet ... 15 2.7.4 Nyttjandekravet ... 15 2.8HÅLLBARHETSPERSPEKTIV ... 15 2.9FÖRBÄTTRINGSMÖJLIGHETER ... 16 3. TEORETISK REFERENSRAM ... 17 3.1AFFÄRSSYSTEM ... 17 3.1.1 Fördelar ... 17 3.1.2 Nackdelar ... 18 3.1.3 Implementering av lagerstyrningssystem ... 19
3.2ORGANISATION OCH KONFLIKTER ... 19
3.3LAGERSTYRNING ... 21
3.4FUNKTIONELLA OCH ICKE FUNKTIONELLA SYSTEMKRAV ... 22
3.5MANUELLA LAGERSTYRNINGSSYSTEM ... 23
3.6AUTOMATISERAD DATAREGISTRERING ... 24
3.7INFÖRANDET AV NYA DIGITALA LAGERSTYRNINGSSYSTEM ... 24
4. EMPIRI ... 26
4.1INFORMATION OM FÖRETAGET ... 26
4.2AKTUELLA AFFÄRSSYSTEMET ... 26
4.3BAKGRUNDEN TILL STUDIEN ... 26
4.4SAMMANSTÄLLNING AV INTERVJUSVAR ... 27
4.5DET MANUELLA LAGERSTYRNINGSYSTEMETS PÅVERKAN PÅ FÖRETAGET ... 29
4.6OBSERVATIONER VID FÖRETAGET ... 29
5. DISKUSSION ... 30
5.1VILKA FAKTORER ÄR ANLEDNINGEN TILL ATT MANUELLA LAGERRUTINER BIBEHÅLLS I ETT FÖRETAG TROTS ATT ETT MODERNT LAGERSTYRNINGSSYSTEM FINNS TILLGÄNGLIGT? ... 30
5.1.1 Kostnader ... 30
5.1.3 Risker med automatisering ... 33
5.2VILKA ÅTGÄRDER KRÄVS FÖR ATT KUNNA INTEGRERA MANUELLA LAGERRUTINER I ETT MODERNT LAGERSTYRNINGSSYSTEM HOS ETT FÖRETAG? ... 35
5.2.1 Anpassa rutiner till system ... 36
5.2.2 Anpassa system till rutiner ... 36
5.3VILKA KOMPLIKATIONER KAN EN ÖVERGÅNG FRÅN MANUELLA LAGERSTYRNINGSSYSTEM TILL ETT MER MODERNISERAT SYSTEM MEDFÖRA? ... 37
1. Inledning
För att information och material smidigt ska flöda genom ett företag krävs en form utav styrning eller system. Systemet ansvarar för att materialhanteringen fortlöper från inköp, produktion och lagring. Systemet är i ständig uppdatering med information om den interna logistiken. För simpla lagerstyrningssystem genomförs styrningen ofta manuellt, däremot vid mer komplex hantering krävs ett kontrollerade datasystem för samtliga parametrar i verksamheten. Datasystemet berör försörjningkedjans olika flöden; ekonomiskt, informativt och produktmässigt. De implementerade systemen skall anpassa sig till företagets aktiviteter där fokus främst ligger på de utvecklingsområden som finns för verksamheten. Affärssystemet måste planeras och identifieras för att främja företagets visioner och mål. Enligt Magnusson och Olsson (2008) är en definition av ett affärssystem en databas som lagrar och bearbetar all information vid styrning och kontroll av verksamhetens in och utflöden.
Affärssystemet finns i olika moduler som är aktuella för företags olika situationer. Vid köp av affärssystem kan det också ske en upphandling av inställningar eller efterfrågad anpassning av modulen som behövs till specifika lager. Systemet syftar till att vara lätthanterat för att verksamheten ska applicera det snabbt på sin dagliga verksamhet. En implementering av ett system som detta kräver en ansträngning från användarna.
1.1 Bakgrund
Dagens producerande små- och medelstora industriföretag befinner sig på en global marknad som är mer dynamisk än någonsin. Det har därför blivit allt mer viktigt att ta hänsyn till krav från kunder och att bli allt mer flexibla. Företag ska hantera komplexitet för att bibehålla en god kundnöjdhet, vilket på längre sikt är grunden för företagets överlevnad och framgång (Christopher 2011).
En förutsättning för att bibehålla en god kundnöjdhet för industriföretagen är att bemästra väl utvecklade digitala system. För att kunna optimera och hantera en väl fungerande lagerstyrning, underlättar det med digitala och automatiserade
lagerstyrningssystem. Dessa fungerar som stöd för att mäta intressanta nyckeltal, exempelvis lagerpåfyllning och kapitalbindning. När företag bemästrar affärssystem tenderar det att öka effektiviteten och i sin tur lönsamheten för företagen (Panigrahi, 2013).
1.2 Syfte
Syftet med denna studie är att ta reda på hur manuella lagerstyrningsrutiner kan integreras i ett existerande modernt lagerstyrningssystem.
1.3 Frågeställningar
● Vilka faktorer är anledningen till att manuella lagerrutiner bibehålls i ett företag trots att ett modernt lagerstyrningssystem finns tillgängligt?
● Vilka åtgärder krävs för att kunna integrera manuella lagerrutiner i ett modernt lagerstyrningssystem hos ett företag?
● Vilka komplikationer kan en övergång från manuella
lagerstyrningssystem till ett mer moderniserat system medföra?
2. Metod
För att erhålla svar på våra frågeställningar har vi valt att studera ett företag inom branschen skeppsbyggnad med problematik inom lagerstyrning. Vi valde att samarbeta med ett företag med kvarstående manuella lagerstyrningsrutiner som kombineras med ett digitaliserat lagerstyrningssystem. Ett företag med den här typen av problematik var intressant att analysera för att se vad konsekvenserna blir att kombinera ett manuellt lagerstyrningssystem med ett automatiserande. Den insamlingsdata som ligger till grund för arbetet är observationer och intervjuer som gjordes i samband med besöket hos företaget. Denna insamlingsdata användes även för att besvara våra frågeställningar.
2.1 Vetenskapligt angreppssätt
Forskningsstrategin för studien var en fallstudie, eftersom det möjliggjorde att ett flöde i ett tillverkande företag kunde studeras i sin verkliga miljö. Eftersom en fallstudie syftar till att fokusera på ett fenomen som ofta är svårt att särskilja från fenomenets kontext (Denscombe 2014). Bryman (2011) skriver att man använder sig av en fallstudie för att studera ett specifikt ämnesområde eller miljö.
Vi valde att använda oss av en fallstudie eftersom det var möjligt att genomföra
intervjuer och observationer hos företaget. Kvalitativa metoder användes, vilket innebär att samla information som beskriver ämnet, snarare än att vi själva mäter det.
Kvalitativa undersökningar är ofta utgångspunkten när syftet är att identifiera nya problem och möjligheter, vilket gav oss djupare förståelse om ämnet. Företagets inköpschef försåg oss även med nödvändig information och data. Vid utförandet av arbetet minskade möjligheten till generalisering eftersom vi har avgränsat oss till att studera lagerstyrningsarbetet i ett företag i en specifik bransch.
2.1.1 Kvalitativ metod
En kvalitativ metod medför att insamlad data kan användas för att beskriva mönster och uppfattning för ett öppet resultat (Svensson, 1987).
intervjuade till fyra personer. Vi gjorde även ostrukturerade observationer som kompletterades av intryck, synpunkter och åsikter.
2.1.2 Induktiv ansats
Induktiv ansats innebär att arbetet grundar sig på insamlad data med nya teorier och modeller som generaliseras inom den teoretiska referensramen (Saunders, Lewis och Thornhill, 2012).
I detta arbete valde vi att utgå från en induktiv ansats. Arbetet började med att samla och ta fram data genom observationer och intervjuer hos företaget. Därefter utfördes en generalisering av arbetsområdet som sedan lade grunden för den teori som togs fram.
2.2 Primär- och sekundär datainsamling
Enligt Murray and Hughes (2008) syftar primärdata på det underlag samt data som är från ett original vilket exempelvis kan vara förstahandsinformation i form av dokument eller direktkontakt med upphovsmän. Walliman (2011) menar att primärdata som inte har framställts sedan tidigare exempelvis kan samlas in genom intervjuer, observationer och mätningar. Primärdatan har en stor betydelse på grund av att, utan den blir det svårt att förstå enkla och tidigare fenomen, vilket förhindrar förmedling av tillförlitliga fakta.
Murray and Hughes (2008) menar att sekundärdata i sin tur är data som redan existerar samt har brukats för tidigare undersökningar. Författaren beskriver sekundärkällor som exempelvis historieböcker, uppslagsböcker samt vetenskapliga artiklar där materialet oftast sammanställts av tidigare forskning och studier.
I detta arbete baseras innehållet på både primär- och sekundärdata. Primärdatan som presenteras är utifrån observationer och intervjuer. Under arbetet har företagets
2.3 Intervjuer
En vanlig metod för att samla in data i en kvalitativ forskningsdesign är i intervjuform, vilket lämpar sig i situationer där mer förkunskap krävs inom det område som ska studeras. Det lämpar sig i situationer där man vill veta mer och besitter lite förkunskap om det studerade området. De intervjuade ska vara medvetna om undersökningens syfte att de känner sig motiverade till deltagande (Svensson, 1987).
I en semistrukturerad intervju utgår man ofta efter en förbestämd mall med
specificerade frågor. Genom att anpassa frågorna efter person, miljö samt situation kan dessa frågor utvecklas och smalnas av till att bli mer detaljerade. Syftet är att inleda en intervju med generella frågor som sedan tenderar till att skapa en lättsam stämning, vilket leder till mer avslappnad dialog (Patel och Davidsson, 2011).
I arbetet användes semistrukturerad metod med hjälp av utformade intervjumallar, där vi valde att intervjua fyra av sju personer som berörde problemområdet. Intervjumallen var utformad för att erhålla en bred överblick med syfte att stödja samtliga intervjuer och möjliggöra tydlighet gällande ämnesområdet arbetet skulle inrikta sig på. Vissa frågor i den framtagna intervjumallen valdes att inte ställas på grund av att de var irrelevanta för arbetets ändamål under intervjuernas gång. De första två intervjuerna var med företagets inköpschef och utfördes under vårt företagsbesök. Efter första intervjun sammanställdes svaren och intervjumallen kompletterades med följdfrågor inför den andra intervjun med inköpschefen. Under dag två besvarades de kompletterande intervjufrågorna av inköpschefen.
När intervjuerna var klara, utfördes en avstämning med företagets systemansvarig, vars fokus låg på det aktuella affärssystemet Navision. Den intervjuade berättade om
2.4 Ostrukturerade observationer
Ostrukturerade observationer innebär att man inte använder ett observationsschema för insamling av beteenden. Syftet med denna metodtyp att samla in ett mer detaljerat underlag av beteenden (Bryman, 2011).
För att stärka den samlade informationen kombinerades ostrukturerade observationer med ostrukturerade intervjuer för att kunna få svar på frågor under observationernas gång. Vid besöket på Hallberg-Rassy blev vi visade både lager och produktion, där vi fick möjlighet att anteckna samt filma det som observerades.
2.5 Litteraturinsamling
Litteraturinsamling används för att samla in existerande kunskap inom området. Litteraturstudier består av systematisk, metodisk och kritisk granskning av relevant litteratur utifrån ett vetenskapligt syfte. Litteraturen är informationskällan och är en del av basen för studiens teori (Olsson & Sörensen, 2011).
2.6 Studiens kvalitet
2.6.1 Metodkritik
Det kan förekomma komplikationer med att överföra och verifiera samband som finns mellan teori och verklighet. För att klargöra detta använder författare sig av två viktiga begrepp, reliabilitet och validitet (Olsson & Sörensen, 2011).
2.6.2 Reliabilitet
Holme & Solvang (1997) menar att reliabiliteten bestäms av hur mätningarna utförs och hur preciserad bearbetningen av informationen är. Reliabilitet innebär även att samma resultat ska erhållas om undersökningen utförs på nytt. För att ytterligare stärka
reliabiliteten för arbetet har författarna bearbetat informationen med hjälp av teorier och källor. En säkerställning av information, intervjuer och observationer har skett genom återkoppling till kontaktpersonen på företaget.
Det finns ett flertal faktorer som kan påverkat studiens reliabilitet. Primärdata som insamlats via exempelvis intervjuer, kan vara påverkad av informanter egna åsikter. För att minimera risken för detta intervjuades ytterligare en person för att styrka det som de första informanter hävdade. Dessutom kan forskarna förvrida sanningen bakom
händelseförloppet. För att öka vår reliabilitet för studien har vi haft kontinuerlig kontakt med företaget på vad vi observerat under besöket, i form av mail, telefonsamtal och kompletterande intervjuer som bekräftade observationerna. Chansen var även stor att informanter svarade tillförlitligt eftersom de med stor sannolikhet ville bidra till ett resultat som speglar verkligheten. En månad efter första besöket utfördes ytterligare två intervjuer hos företaget med arbetsrollerna inköpassisten respektive lagerarbete.
2.6.3 Validitet
Validitet handlar om mätningarnas relevans, alltså huruvida de önskade mätdata verkligen användes till det avsedda syftet. Det är viktigt att ha en hög validitet och reliabilitet i forskning (Olsson & Sörensen, 2011).
För att öka studiens kvalitet skedde kontinuerlig kontakt och avstämning med företaget i form av mail- och telefonkontakt. Detta medförde att arbetet strukturerades, styrktes och tydliggjorde behovet av specifik litteratur för studien.
2.6.4 Generaliserbarhet
Denna studie är generaliserbar och avgörs om huruvida det framtagna materialet i studien är generaliserbart och kan appliceras av utomstående med samma
forskningssyfte. Det kan riktas kritik mot att använda sig av fallstudier med enstaka fokus på ett specifikt fall. Detta eftersom det påstås vara tvivelaktigt att slutsatserna i det specifika fallet är representativa (Bryman och Bell, 2017).
Enligt Olhager (2000) skiljer sig lagerstyrningsystemen mellan företagen, men har samma syfte att uppnå en mer effektiv lagerstyrning.
2.7 Etiskt perspektiv
Enligt Vetenskapsrådet (2002) ska man utifrån ett etiskt perspektiv utgå ifrån fyra huvudkrav för att skydda individer. Dess fyra huvudkrav är: informationskravet, samtyckekravet, konfidentskravet och nyttjandekravet.
Denna studie följer samtliga forskningsetiska krav. Vid varje intervju med företagets informanter blev personen informerad muntligen om att den insamlade data, följer riktlinjerna för de fyra huvudkraven som vetenskapsrådet ställer på forskningspublicitet.
2.7.1 Informationskravet
Enligt Vetenskapsrådet (2002) har forskaren skyldighet att informera deltagarna om deras roll vid undersökningen och om vilka villkor som gäller. Villkoret är att ett deltagande är frivilligt och att deltagarna kan avbryta samarbetet när de önskar. Det ska även framgå vad som är syftet med undersökningen, vilka risker som finns och hur informationen offentliggörs.
Vid kontakten med Hallberg-Rassy tilldelades vi en kontaktperson som själv var
intresserad av arbetet. Vi informerade vad studien skulle innefatta och hur arbetet skulle utformas samt offentliggöras. Kontaktpersonen presenterade oss för de resterande informanterna och kriterierna för deltagande presenterades även för dessa.
2.7.2 Samtyckeskravet
Vetenskapsrådet (2002) menar att samtyckeskravet innebär att ingen annan än deltagarna kan bestämma över sitt medverkande i undersökningen. Det betyder att forskarna skall erhålla ett samtycke från de involverade. Under studiens gång har
deltagarna rätt att bestämma i vilken omfattning de önskar att delta och kan närsomhelst avbryta utan konsekvenser.
2.7.3 Konfidentskravet
Vetenskapsrådet (2002) belyser vikten av att behandla all persondata med största möjliga konfidentialitet. Berörda individer skall inte känna obehag eller uppleva kränkande behandling av känsliga uppgifter.
De involverade personerna godkände att deras arbetsroll blev exponerade i studien om de inte citerades. Vi kunde därför stärka intervjusvaren genom att frågorna besvarats av relevanta och kunniga personer på företaget.
2.7.4 Nyttjandekravet
Nyttjandekravet handlar om att de uppgifter som erhållits endast ska användas till studiens ändamål. Det insamlade materialet får enbart tas över eller doneras till andra forskare om de har åtagit samma förpliktelser mot deltagarna som tidigare forskare gjort. Det insamlade materialet får varken användas mot deltagarna eller som underlag vid beslutfattande. Däremot har deltagarna rätt att ta hänsyn till insamlad data om de själva vill åtgärda och fatta beslut (Vetenskapsrådet, 2002).
Det material som företaget tillhandahållit oss samt det vi antecknat och filmat under observationerna tas bort i samband med slutredovisningen.
2.8 Hållbarhetsperspektiv
Det hållbara perspektivet syftar till att se över företagets befintliga manuella lagerstyrningssystem utföra en implementering av ett automatiserat
lagerstyrningssystem. Med ökad kontroll av företags in- och utflöden minskar risken för inkurans, bundet kapital samt ger en översikt om det verkliga lagersaldot. Detta i sin tur leder till mindre leveranser, vilket i sin tur leder till minskade transporter och utsläpp. Fler aktiviteter för att minimera resursanvändning kan främja lönsamhet och bör ligga i företagets bästa intresse (Bogue, 2014).
Vårt arbete har varit miljövänligt vid utsläpp av växthusgaser. Detta eftersom att vårt färdmedel till och från företaget var i en elbil. Implementeringen kommer
grund av den förbättring som modulen i automatiserade lagerstyrningssystemet kommer att medföra.
2.9 Förbättringsmöjligheter
Generaliserbarhet - Även fast problemet och förslag på lösningar genom studien var
generaliserbar. Kan det tyckas att arbetet var för inriktat mot fallföretaget, därför kan studiens innehåll vara svårt att dra nytta av för andra verksamheter.
Litteraturinsamling- Arbetet grundade sig i trovärdig och relevant teori genom
användningen av sökmotorn Google Scholar. Men självklart hade vi kunnat använda oss av flera sökmotorer eller fysiska bibliotek för att hitta flera urval samt kvalitativa
ansatser.
Ostrukturerade observationer- Arbetet var bland annat baserat på ostrukturerade
3. Teoretisk referensram
Syftet med utvald teori är att den ska kopplas ihop med insamlingsdata från företaget i diskussionen för att besvara frågeställningar och syftet. I denna del presenteras allmän och organisationsrelaterad teori om lagerstyrning i form av moduler av ett affärssystem. För forskningsfråga 1 lyfts kostnader, rädslor och risker. För forskningsfråga 2 lyfts systemanpassning. För forskningsfråga 3 lyfts utbildningsbrister, registrering av indata och uppföljning vid integrering av manuella och automatiserade affärssystem.
3.1 Affärssystem
Affärssystem är en databas som hanterar och bearbetar all information vid styrning och kontroll av verksamhetens in- och utflöde. Databasen förser informationsbehovet till de väsentliga delarna i företaget och gör att affärsprocesserna upprätthålls samt
tillhandahålls på rätt sätt. Vikten i att administrativt underlätta arbetet är stort och kan påverka företagets prestanda positivt. Det standardiserade systemstödet kan vara behjälpligt och underlätta arbete för artikelhantering, godslokalisering, leverans, försäljning, redovisning och personaladministration. Många leverantörer är noga med att skilja på informationsteknik (IT) samt Informationssystem (IS) inom begreppet affärssystem. Med detta kan informationssystem ständigt stötta den teknik som senast uppdaterats, i syfte att främja företags tekniska kvalitet. Det finns en rad fördelar med att införa ett digitalt system med ökad kontroll av verksamhetens in- och utflöden (Magnusson och Olsson, 2008).
3.1.1 Fördelar
Det finns många fördelar med införandet av affärssystem om det appliceras korrekt i ett företag, exempelvis en ökad kontroll och överblick av verksamheten. Enligt
undersökningar står företags IT- hantering för stora delar av service- och
arbeta med ett stort övergripande system för hela verksamheten. Detta blir mindre komplext och de ekonomiska förlusterna minimeras (Magnusson och Olsson, 2008).
Shang och Seddon (2002) menar att det är väsentligt för företag att minska det manuella arbetet. Detta görs genom att exempelvis införa ett digitalt lagerstyrningssystem med hög tillförlitlighet, vilket i sin tur genererar operativa fördelar och minskade ledtider och kostnader.
Hilty et al. (2006) understryker att den visuella intelligensen i lagerstyrning kan vara avgörande för att optimera arbetet. Automatiserad lagerstyrning ska inte endast förenkla hanteringen av data utan även bidra med en visuell förbättring. Detta kan i sin tur främja en övergripande kontroll av lagerstyrningens in- och utflöden.
I takt med att styrning och automatisering ökar, reduceras risken för misstag och mänskliga fel. Eftersom en enkelhet införs, minskar rutinernas många steg och vilket ger förutsättningar till smarta genvägar vid utförande av arbetet (Magnusson & Olsson, 2008).
3.1.2 Nackdelar
Det finns även negativa aspekter inom ämnet affärssystem. Förändringsprocesser innebär ett omfattande åtagande för hela verksamheten, vilket kan medföra stora risker. Från ett operativt perspektiv finns risker som kan förhindra verksamhetens förmåga till aktivitet. Eftersom systemet förser väsentliga uppgifter och processer för verksamhetens dagliga funktion, är systemets status och funktionalitet av största vikt. Om systemet inte längre går att använda står företaget stilla vilket innebär att produktion, lagerhållning och försäljning inte kan generera intäkter. Detta kan resultera i merkostnader och konsekvenser för kunderna. Industriverksamheter är beroende av att producera och inte minst leverera för att få ersättning för sin produktion. Företag behöver även balansera de kostnader som de tillhandahåller i form av lager och lokal (Magnusson & Olsson, 2008).
vilket riskerar att splittra företaget innan påbörjad implementering. Företag
rekommenderas att utgå från fyra kriterier vid implementering, omfattning, effekt, budget och tid (Magnusson & Olsson, 2008).
Den finansiella aspekten, som är den viktigaste, handlar om hur mycket pengar som krävs vid uppstart av systemet. Det är viktigt är att inte enbart ta hänsyn till
affärssystemets inköpspris utan också drift-, underhålls- och säkerhetskostnader. En underliggande regel är att två till tio procent av företagets totala omsättning är en rimlig budget vid implementeringen av en modul i ett affärssystem. Detta kan självklart komma att överskridas beroende på val av system och verksamhet (Magnusson & Olsson, 2008).
3.1.3 Implementering av lagerstyrningssystem
Implementeringen av lagerstyrningssystem handlar till stor del om inställningen till det, där fokus ligger. Mycket fokus ligger i det sociala att skapa en positiv mentalitet för förändring. Den tekniska och finansiella aspekten är likaså viktig och kräver beaktning. Exempelvis ska det beslutas huruvida implementeringen av affärssystemet ska ersätta de befintliga eller kombineras med det nuvarande systemet. Vid investering behövs en utvärderad plan för tillvägagångssätt i kombination med en positiv inställning till förändring för en lyckad implementering (Aladwani, 2001).
3.2 Organisation och konflikter
Enligt Sheth (1981) innebär integrering av nya lagerstyrningssystem ofta motstånd till förändring. Det skapas orosmoment huruvida denna process av förändring är värd att genomföra. Burnes (2015) menar att individens motstånd till förändring härstammar från företagets kultur. Förändringen kan resultera i en regression i arbetet under en längre tid innan det sker en förbättring.
Orsaken till dessa orosmoment kan baseras både på individ- och företagsnivå. Enskilda individen uppfattar förändringen som att lämna kända rutiner bakom sig, där
Shimoni (2017) understryker att förändring i arbete påverkar individens känslor i form av osäkerhet och irritation. Detta grundar sig i att individen inte kan hantera den nya situationen och ser utmaningen som ett hot istället för en möjlighet.
Samtidigt ser företagen ofta utmaningen utifrån ett ekonomiskt perspektiv, där
tryggheten finns i det gamla systemet som använts och fungerat historiskt (Sheth, 1981).
Införande av nytt affärssystem, eller ett försök till förändring av det befintliga, medför stora risker för ett företag. Även risken för att påverka arbetarnas attityd negativt är en viktig faktor att ta hänsyn till vid denna form av förändringsarbete, eftersom arbetarnas inställning till förändringsarbetet är väsentligt för att lyckas. Arbetarnas inställning baseras ofta på känslor från tidigare införanden av nya arbetssätt. Det måste finnas ett syfte med förändringen för att övertyga och motivera arbetarna. Lagerarbetarnas
arbetspositioner ska inte uppfattas som hotade och att ledningen inte tvingar arbetare att gå med på en oenig förändring (Aladwani, 2001).
Jacobsen (2013) menar att det finns en del orsaker till motstånd i en organisation, bland annat:
● Merarbete, motståndet till implementering av ny teknologi medför nödvändig
utbildning och förkunskap. Detta är något arbetarna ibland kan behöva ta in och lära sig vid sidan av arbetet, vilket leder till att arbetarna kan behöva tillägna extra tid för att utbildas utanför arbetstid, vilket många reagerar starkt på.
● Rädsla för det okända, är en känsla av oro för förändringar. Det kan vara oro för
om förändringen kommer leda till att arbetarna blir av med jobbet på grund av att de inte de har kunskaper som krävs. När det kommer till införandet av ny teknologi är syftet ofta att bli mer lönsam, både utifrån ett ekonomiskt och tidsmässigt perspektiv. Rädslan finns också att nya intelligenta system och maskiner ska ersätta människor.
● Yrkesmässig oenighet/ enighet, kan uppstå om arbetarna inte är eniga med
● Identitetsförlust, innebär att förändringar kan medföra nya arbetsuppgifter för
arbetarna. Detta gör att erfarna arbetare kan tappa betydelsen för vad deras kunskap bidrog med till företaget, samt att arbetarna förlorar tron på att deras tidigare erfarenhet och dess förmåga att prestera i den nya situationen. Den nya arbetsuppgiften ställer andra krav på kunskap än tidigare, vilket kan få arbetaren ur balans och ge en känsla av otillräcklighet. Motivationen blir ofta sämre
eftersom arbetet inte behärskas lika bra som tidigare. Detta gör exempelvis att en nyanställd lär sig arbetsuppgifterna snabbare, och hamna på samma nivå som en erfaren arbetare.
Ledningens tillvägagångssätt att försöka införa affärssystemet och skapa intresse hos de nya användarna handlar om att bilda en uppfattning för de önskemål som användarna har. Ledningen måste använda sig av en effektiv kommunikationsstrategi och informera fördelar samt kunskap om det nya systemet. Bristande kommunikation är ofta den utlösande faktorn till misslyckad implementering. I en kombination av kunskap och ansvarsfördelning till användarna är syftet att främja intresse och delaktighet till det nya systemet, vilket skapar hopp om höga förväntningar att implementeringen kommer att lyckas. Samtidigt är det viktigt att inte ha för höga förhoppningar som orsakar tidigt motstånd när systemet till en början inte presterar. Förhoppningsvis kommer denna förändring prägla framtida introduktion av innovativa lösningar. Därför skall processen ske varsamt. En kommunicerande bas kan komma att främja initiativ och bygga upp förtroende för ledningen och deras beslut om implementering (Al- Mashari och Zairi, 2000).
3.3 Lagerstyrning
Lager ses som en tillgång men kostar samtidigt företaget mycket pengar, men med större lager ökar sannolikheten att kunna förse kunden när efterfrågan kräver det. Produkter kan lagerhållas under längre tid utan att säljas, vilket påverkar
tillgängligheten av emballage samt binder kapital i onödan. Det förekommer riskkostnader i form av att produkter föråldras, skadas samt tappas bort.
Materialhantering innefattar även servicekostnader vid omflyttning och underhåll av gods. Lagring i större omfattning är en svår kostnadspost att hålla ordning på. Anledningen till detta är för att lager motarbetar sitt egentliga syfte. Sett från
är svåra att likvidera. Det handlar om att finna en balans mellan hur mycket lager som behövs för att förse kund efter den faktiska efterfrågan och hur mycket företaget köper in mot den prognosen (Goldsby och Martichenko, 2005).
Grundproblemet vid lagerstyrning är att fastställa kvantiteter och leveranstidpunkter för lagerpåfyllnad, men även att tillfredsställa en önskvärd effektivitet avseende på
kapitalbindning och resursutnyttjande (Panigrahi, 2013).
Enligt Panigrahi (2013) är huvudmålet med bra lagerstyrning att tillhandahålla bästa möjliga kundservice inom begränsningen av de lägsta lagerkostnaderna. Bra service är resultatet av rätt beställda varor och mängder vid rätt tidpunkt. Optimering av
lagerstyrningen hjälper företag att fatta pålitliga beslut vid lagerpåfyllning. Att se över lagerstyrningen med ett modernt datasystem speglar effektiviteten och lönsamheten i företagen, samt förbättrar framtida prognoser och hanteringsbeslut. Genom att minska volymen på lager ökar dock risken för bristande tillgänglighet av produkter, men har samtidigt en positiv inverkan på kapitalbindningen. Utmaningen är att balansera utbudet och efterfrågan för att upprätthålla kundnöjdhet genom lagertillgänglighet.
Materialförsörjning avser inflödet av material till det tillverkande företaget. Det är en väsentlig funktion för företagets konkurrensförmåga för att kunna uppfylla efterfrågan. Företag med icke strukturerad materialförsörjning samt ett ineffektivt inflöde får svårt att tillverka utifrån uppsatta tidsplaner. Dessa brister från ett tidsperspektiv kan orsaka försämrad försäljning och försämrad kundnöjdhet på lång sikt (Lambert, Stock och Ellram, 1998).
3.4 Funktionella och icke funktionella systemkrav
Vid implementering sker en indelning mellan två kategorier, systemkrav samt användarkrav, som är viktiga att urskilja och ta hänsyn till. Anledningen till denna kategorisering är vikten av att veta vad som berör systemets funktionssätt, samt användarkrav inom säkerhet och tillförlitlighet, även kallat icke funktionella krav (Wiktorin 2003).
uppfyllda när tiden är inne för användning för att systemet ska fungera som styrande av verksamhetens in- och utflöde (Karlsson, 1998).
De två vanligaste strategierna för att implementera ett affärssystem är antingen att organisationen anpassar sig till systemet, eller att systemet anpassas efter
organisationen. Därför blir det viktigt att skilja på och att hantera de specifika egenskaperna för verksamheten kontra affärssystemets generella funktion. De icke funktionella kraven innefattar ofta säkerhet, ledtider och lagringskapacitet. I och med att krav av denna karaktär avser systemet i stort och inte endast ett kompletterande
delsystem, så kan de icke funktionella kraven vara mer viktiga än de funktionella. Dessa krav ger systemet förutsättning att prestera, med avsikt att se över allt runt omkring systemet och därmed främja användandet. De icke funktionella kraven är mer svårhanterade, vilket ger upphov till en analys av försörjningskedjans samtliga delar Karlsson (1998).
Genom att testa sig fram kan företagen successivt skapa sig en tydligare bild av kraven på tillgängligheten samt öka tilliten till systemet. Kraven och funktionerna i systemet kan observeras under olika stadier när systemet förvaltas och används (Hong och Kim, 2001).
3.5 Manuella lagerstyrningssystem
Lagerstyrning kan vara både datorbaserad och manuell. Utvecklingen inom dator och IT har gjort det mer användbart med en datorbaserad lagerstyrning. Det finns dock
tillfällen där det kan vara mer lämpligt med manuella system, exempelvis ett lager med få eller billiga artiklar. För att kunna utnyttja en lagerstyrningsmodell behövs tillgång till den information som används i modellen, till exempel lagersaldo, beställningar, restorder med mera. Är dessa ingående uppgifter felaktiga, kommer även
3.6 Automatiserad dataregistrering
När det kommer till lagerstyrning kan det effektiviseras genom användande av informationsteknik. När systemen är valda i företagen är det väsentligt att integrera dessa moduler med varandra i tidigt skede. För industriella företag är grundpelaren artikelhantering. Om hanteringen sker noggrant, främjar det företagets effektivisering. Inom detta område finns det många sätt att effektivisera hanteringen av olika
informationstekniska metoder (Fredholm, 2006).
Ett samlingsnamn för olika metoder som används för att digitalt läsa in data från
manuella förpackningar, kallas Automatisk identifiering (Auto ID). Syftet med Auto ID är att på ett smidigt sätt kunna läsa in information i ett bevakande system. Auto ID fungerar på så sätt att artiklarna förses med unika nummer från en standardiserad nummerserie som registreras och kontrolleras där streckkoder sammankopplar information och fysiskt flöde. Metoden är även uppbyggd på en nummerserie som är standardiserad med syfte att identifiera gods och artiklar genom hela flödet i kedjan (Fredholm, 2006).
Radio-Frequency Identification (RFID) är likt streckkoder fast med en automatiserad identifiering. Denna metod innebär att en tagg med inbyggd antenn samt ett mikrochip appliceras på gods och artiklar för att kunna identifieras. Två olika former av taggar presenteras, där den ena är inaktiv och den andra är aktiv. Inaktiva taggar fungerar genoma att en läsare skickar ut radiovågor, mottaget som energi för att aktivera taggen och identifiera sig till avläsaren. Aktiva taggar är batteridrivna och används ofta när en avläsning skall ske på längre avstånd. RFID kan ses som mer intelligent än exempelvis streckkoder eftersom det sker en dubbelriktad kommunikation, då även taggen kan skicka information till själva minnet och lagra nya data. Viktigt att ha i åtanke när en lösning i form av RFID tas fram, är att se till att systemet kan bearbeta den mottagna informationen och skicka vidare data från samtliga taggar. Detta kräver ett stort anpassningsarbete vid införande (Fredholm, 2006).
3.7 Införandet av nya digitala lagerstyrningssystem
leder till att produktionen kan bli allt mer flexibel, effektiv och hållbar samt kan
bibehålla hög kvalitet till låga kostnader. Digitalisering av varor, lager och transporter är grundläggande element för att hela försörjningskedjan ska bli allt mer hållbar och pålitlig.
Inställningen till förändring hör ihop med huruvida förändringen uppfattas som ett hot eller en ny möjlighet till utveckling (Eiliam och Shamir, 2005). Om en negativ atmosfär bildas försvåras implementeringen avsevärt (Aladwani, 2001).
Om resultatet blir att förändringsarbetet försvåras och därmed fördröjs kan det medföra större kostnader än tidigare beräknat. Vidare kan ett affärssystem vara lönsamt men finns även risk att det blir ett förlustresultat. När företag tar beslut om att investera och integrera i nya system kan det uppstå komplikationer. Detta med tanke på att ett helt nytt sätt för hantering av ett affärssystem. Ledningen är vaksamma angående systemets fördelar för att inte problem samt nackdelar utelämnas i onödan (Davenport, 1998).
4. Empiri
4.1 Information om företaget
Hallberg-Rassy är Skandinaviens största tillverkare inom branschen skeppsbyggnad med en omsättning på drygt 430 miljoner kronor och med 120 anställda, beläget i Ellös, Orust. Företaget erbjuder båtmodeller från 31 till 64 fot som specificeras och anpassas efter kundens önskemål. Sen sammanslagningen av Hallberg och Rassy år 1943 har inte en båt varit försenad vid tillverkningsprocessen. Detta är en av företagets största
stoltheter, något företaget värderar högt och har i åtanke vid alla förslag och faktiska förändringar som sker inom ramen av arbetsprocessen.
4.2 Aktuella affärssystemet
Det affärssystem som företaget avser fullt ut implementera heter Navision.
Affärssystemet är skapat för att nyttjas av såväl små som stora företag för att kunna integrera olika enheter. Exempelvis för lager-, ekonomi, produktions-, inköps-, försäljnings-, och redovisningsavdelning. Systemet är uppbyggt för att skapa en lagerstyrning som är smidig, användarvänlig och flexibelt (NaviPro 2020).
4.3 Bakgrunden till studien
Vi tog själva upp kontakten med företaget i slutet av september månad år 2019. Detta genom kontakt från närstående som är kund till företaget sedan innan. Ett telefonsamtal med en av företagets försäljare, skapade kontakt med inköpschef. Vi blev ombedda att maila varför arbetet skulle vara intressant att utföra. För företaget var detta lockande eftersom det sågs som gratis granskning och eventuella förslag till deras implementering av ett automatiserat lagerstyrningssystem i höglagret. I februari fick vi kort information via telefon och mail vad första besöket skulle innebära.
Väl nere hos Hallberg-Rassy i Ellös kom vi förberedda med semistrukturerade
Efter observationen blev det tydligt att arbetets inriktning blev om hanteringen av det manuella lagerstyrningssystemet. Det diskuterades vare sig ett fullt integrerat,
digitaliserat lagerstyrningssystem skulle vara behövligt. Företaget har länge haft tankar på att göra detta med deras befintliga lagerstyrningssystem Navision. Men ifrågasätter huruvida det är värt ekonomiskt, förhållandevis till vad en implementering av ett automatiserat lagerstyrningssystem hade genererat. Dag två ordnade inköpschefen ett möte med företagets systemansvarig för Navision. Mötet var spontant och vi hade inte förberett några frågor innan. Intervjun bestod av att systemansvarig berättade om hur de olika funktionerna fungerade som Hallberg-Rassy använder sig av i affärssystemet. Systemansvarige berättade att ett intresse länge har funnits i att utveckla och integrera höglagret i det befintliga automatiserade affärssystemet i centrallagret. I dagsläget har systemet anpassats till centrallagret vilket medför komplexitet för att implementeras på höglagret.
4.4 Sammanställning av intervjusvar
Enligt de intervjuade är det högsäsong i produktionen hos Hallberg-Rassy under första och andra kvartalet. Detta gjorde att det inte blev intressant att införa ett automatiserat lagerstyrningssystem under den tiden. Det nämndes även att flertalet i produktionen tillhör den äldre generationen och har sedan tidigare varit skeptiskt inställda till förändring. Den intervjuade trodde även att anledningen till att det manuella lagerstyrningssystemet kvarstår var på grund av att gamla systemet fungerar och är billigt i drift.
Den intervjuade menade att antalet artiklar ökade i takt med att företaget blev allt mer flexibla och anpassade båtarna efter kundernas önskemål. I och med att fler artiklar passerar in och ut från företaget, har företaget analyserat de kostnader som uppstår vid missvisande lagersaldo i det manuella lagerstyrningsystemet. Den intervjuade nämnde att detta lett till att överväga en större investering av ett automatiserat
Vid intervjuerna nämns att anledningen till att en tidigare implementering inte har gjorts var baserat på kostnader för systemet. Enligt intervjuerna var anledningen till eventuell implementering av Navision i höglagret, grundat på den tidigare gjorda
implementeringen i centrallagret. Den intervjuade nämner att det är den finansiella risken som är i fokus eftersom införandet av affärssystemet är kostsamt. Företaget har länge funderat på huruvida det är gynnsamt att införa en modul till höglagret. Om en satsning görs av Hallberg-Rassy för att applicera en modul och det inte fungerar, kan resultatet bli att företaget får en skeptisk syn på utveckling och håller hårt i det gamla systemet. Nästa idé innefattande en finansiell satsning kanske inte blir lika
välkomnande. Detta kan hämma företags framtidsvision för att etablera på större marknader. Enligt intervjuade hyr man in en IT-firma som sätter upp dessa krav. De framtida användarna hos Hallberg-Rassy kan önska och lista upp hur de vill att modulen ska presentera data vid användning. Intervjuerna tydliggör att några förkunskaper om affärssystemet inte finns eftersom det inte ansetts vara nödvändigt för deras
arbetsuppgifter. Den intervjuade nämner att det inte finns några rädslor med
implementering eftersom förändringen kommer att underlätta det dagliga arbetet och öka gynnsamheten för företaget. Hen trodde dock på en långsam övergång från det manuella systemet till det automatiserade för bästa möjliga resultat. Hen menade att det manuella systemet leder till återkommande fel och missvisande saldo eftersom
mänskliga fel sker vid hantering.
4.5 Det manuella lagerstyrningsystemets påverkan på företaget
Baserat på intervjuer sägs företaget på senare tid övergått till att bli allt moderna i sin verksamhet, genom att bland annat implementera digitala affärssystem. Däremot har systemet anpassats till verksamhetens arbetssätt vilket har förminskat affärssystemets förmåga att användas fullt ut. Företaget har valt att kombinera ett manuellt
lagerstyrningssystem i höglagret innefattande pärmar med den automatiserade modulen som finns i centrallagret.
För höglagret sker istället registrering av artiklar genom en pärm som inte företaget vågat ersätta med en annan hantering. Följesedlar från leverantör läggs in i pärmen vid leverans och artiklarna ställs in i ledigt pallställ. Plockorder sammanställs även i en separat pärm vilket understryker att det inte finns en ordning var artiklar ska placeras i höglagret. Detta har medfört att artiklar varit svåra att hitta och identifiering av gods på pallar och pallställ varit problematiskt. Detta manuella lagerstyrningssystem har ökat företagets svinn och kapitalbindning men också orsakat onödiga beställningar vilket påverkat ledtider vid materialbrist. Detta eftersom följesedlarna i pärmen hanteras olika och vissa fall otydligt som resulterar i ett missvisande lagersaldo.
4.6 Observationer vid företaget
5. Diskussion
5.1 Vilka faktorer är anledningen till att manuella lagerrutiner
bibehålls i ett företag trots att ett modernt lagerstyrningssystem finns
tillgängligt?
5.1.1 Kostnader
Magnusson och Olsson (2008) menar att den långa processen för implementeringen av ett affärssystem är av stor risk. Författarna trycker på att den tid det tar från uppstart till användning av systemet är essentiell för att minimera kostnader. Vi tror att en längre implementeringsprocess för Hallberg-Rassy skulle innebära större utgifter för företaget. Detta eftersom engångsköp av modulen är till en stor kostnad och om modulen inte införs i tidigt skede blir det fortfarande utgifter från det manuella systemet. Shang och Seddon (2002) belyser just vikten i att minimera det manuella arbetet för att bland annat minska ledtider och erhålla en ökad tillförlitlighet till den digitala modulen. Detta stärker resonemanget att det är onödigt att behålla det manuella lagerstyrningssystemet i kombination med det digitala lagerstyrningssystemet eftersom det förmodligen inte kommer generera i en ökad lönsamhet. I en intervju nämns det att tveksamheten eller anledningen till att man inte genomfört implementeringen har varit kostnaden. Därför är det viktigt att belysa när implementering ska ske för att minimera dessa kostnader.
Från en intervju nämns att högsäsong för produktionen är första och andra kvartalet. Utifrån detta tycker vi att det vore mer optimalt med en implementering när högsäsong inte råder. Vi tror att det kan vara bra att genomföra en implementering av systemet när det inte är lika högt tryck ute i produktionen. Eventuella fel som kan tillkomma vid införandet av ett system, blir inte lika sårbart för företaget när produktionshastigheten inte är lika hög. I en intervju nämns att hen tror på en långsam övergång till ett
automatiserat höglager. Vi är dock eniga med Magnusson och Olsson (2008) som menar att en hastig övergång kommer att gynna verksamheten både finansiellt och vid
övergång som skulle innebära att hålla två aktiva lagersystem parallellt, det vill säga det manuella samt det automatiserade vilket skulle vara mer kostsamt för företaget.
Företaget är tveksamma till om det är värt att genomföra en digital implementering. Oron grundar sig i när investeringen och dess förändring möjligen genererar en lönsamhet. Systemansvarig grundar sin vetskap vid tidigare förändring, där ett automatiserat system i centrallagret blev en snabb och gynnsam investering.
Anledningen till att Hallberg-Rassy valt att behålla det manuella lagerstyrningssystemet i höglagret är enligt intervju för att det är fungerande och billigt. På senare tid har antalet artiklar ökat i takt med att företaget blivit allt mer flexibla och anpassat båtarna efter kundernas önskemål. Företaget har övervägt de kostnader som uppstår för felaktiga saldovärden i det manuella lagerstyrningsystemet, mot en större investering av ett automatiserat lagerstyrningssystem i höglagret. Eftersom fler artiklar strömmar in och ut i företaget, sätter det större krav på en striktare hantering. Axsäter (1991) nämner att manuella lagerstyrningssystem är optimalt att applicera på ett företag med billiga och få artiklar. Däremot för Hallberg-Rassy som enligt en intervju hanterar fler artiklar som dessutom kan vara dyra, ser vi ingen anledning till varför ett manuellt
lagerstyrningsystemet skulle främja hanteringen av lagret på ett smidigt sätt.
Företaget skall med begränsade resurser lösa en uppgift som syftar till att styra upp hela verksamheten till det bättre. Magnusson och Olsson (2008) nämner fyra kriterier som man bör utgå ifrån. I vårt fall är det svårt att säga vilken omfattning, tid och budget företaget ska förbereda sig på. Författaren nämner att två till tio procent av den totala omsättningen är en rimlig budget. Detta är något företaget hänvisas till att analysera vidare. För att bortsett från inköpet av modulen för affärssystemet medföljer drift-, underhålls- och säkerhetskostnader som ökar med tiden från uppstart och användning av systemet.
5.1.2 Rädsla för förändring
arbetare. Burnes (2015) belyser också vikten i att se över företagskulturen. Detta för att inte införandet av ett nytt arbetssätt ska resultera i en regression. Enligt Shimoni (2017) kan regressionen vara ett resultat av att den enskilda individen ser förändringen som ett hot istället för en möjlighet. Vi anser att det är viktigt att ledningen kommunicerar med arbetarna och tydliggör syftet med implementeringens fördelar, främst för att motivera inställningen till förändringen och undvika en regression av arbetet.
Efter intervjuerna har det visat sig att det finns bristande kommunikation mellan ledning och anställda angående hur den eventuella implementeringen ska genomföras.
Anledningen till detta kan grunda sig i att implementeringen inte varit självklar och vill undvika att förmedla något som inte är fullständigt.
Vi anser att ett öppet klimat ökar individens intresse och delaktighet i
förändringsarbetet. Detta kan minimera känslan av rädsla för det okända när individerna känner sig inkulderade vid uppbyggnad och besutfattande för en ny modul av ett
affärssystem. Jacobsen (2013) nämner hur viktigt det är med att besitta rätt kompetens för det nya arbetssättet för att individen ska kunna bidra och uppfylla de förväntningar som finns på det nya arbetssättet. Syftet med att införa ett digitalt system för Hallberg-Rassy är att implementeringen ska ersätta det manuella systemet. Till följd av detta kommer mycket av hanteringen även ersätta manuellt jobb för människan. Detta kan i sin tur ge upphov till att individen känner sig ersatt av systemet och en rädsla för att förlora jobbet uppstår. Aladwani (2001) understryker hur arbetarnas inställning till förändring baserar sig på hur tidigare innovativa förändringsarbeten har genomförts och vad de genererat för resultat. I Hallberg-Rassys fall är det positivt att Navision redan är aktivt i centrallagret som är ett bevis på att systemet fungerar för lagerarbetarna. Det ger därför en betryggande känsla att införa en modul för höglagret som är bekant för
arbetarna.
Vi anser att en rädsla för att bli ersatt kan även motivera arbetarna till att bevisa sitt värde för företaget och att ständigt ge sitt yttersta för att prestera. I intervju med lagerarbetaren fanns det inte någon rädsla vid tanke på införandet av ett nytt affärssystem.
Sheth (1981) menar dock att det är större chans att känna obehag att lämna gamla rutiner och intränade arbetssätt bakom sig, än att se nya arbetsrutiner som utmaningar och chansen att få lära sig något nytt. Enligt Eiliam och Shamir (2005) hör inställningen till förändring ihop med hur den uppfattas. Det vill säga om arbetarna ser att deras arbetsuppgifter kan komma att hotas eller om synen på denna förändring ses som möjlighet att lära sig någonting nytt och utvecklas. Efter observationer och intervjuer är det många arbetare tillhörande den äldre generationen som kanske inte känner behov att varken lära sig något nytt eller att anpassa sig till ett nytt arbetssätt. Detta är en aspekt som vi anser kan förlänga implementeringsprocessen om inte arbetarna känner att ett behov till förändring existerar.
Al-Mashari och Zairi (2000) tycker i sin tur att det inte räcker att informera om att ett nytt system ska införas, utan också inkludera önskemål från lagerarbetarna som kommer vara de främsta användarna. Eftersom lagerarbetarna har en nära relation med systemet anser vi att de är företagets experter för modulen av affärssystemet. Det är även
lagerarbetarna som kan komma med relevanta invändningar för att främja ytterligare förbättringsmöjligheter. Om ledningen alltid tror sig veta bäst och inte ta till vara på den interna kompetens som finns är det risk att motstånd uppstår. Detta kan leda till att ledningen tappar förtroende från sina anställda och ständigt blir ifrågasatta. I och med detta kan samarbetet mot implementeringen avta och risken för att affärssystemet möter ytterligare motstånd i framtiden öka.
5.1.3 Risker med automatisering
Magnusson och Olsson (2008) nämner tre risker vid implementering av affärssystem. Finansiella, operativa och projektrelaterade risker.
Systemansvarig nämner i intervju att det är den finansiella risken som man har i
marknader. Goldsby och Martichenko (2005) understryker också att lager är en svår kostnadspost att hålla reda på. Lager innefattar risk och underhållskostnader för det bundna kapitalet. Hallberg-Rassy har dyra gods liggandes i lager som behöver behålla sin kvalite för båtbygget. Genom att kontrollera höglagret med flera pärmar kan vi därför ifrågasätta om det är en onödig risk för kontroll av gods med högt egenvärde.
Baserat på intervju visar det sig att det manuella systemet leder till återkommande felhantering vilket ökar svinn och kostnader för Hallberg-Rassy. Enligt Panigrahi (2013) är utmaningen att balansera utbud och efterfråga för att upprätthålla kundnöjdhet genom lagertillgänglighet. Detta stärker Lambert, Stock och Ellram (1998) påstående att god materialförsörjning är en grundpelare för att tillfredsställa kundernas behov. Kan företag inte leverera i tid menar författarna att det leder till försämrad försäljning och kundnöjdhet på längre sikt. Hilty et al. (2006) menar att materialförsörjningen kan underlättas med att visuellt förbättra verksamheten. Främst för att undvika att viktig data försvinner och minimera risken för försämrad kundnöjdhet. Enligt intervjuer och observationer tar Hallberg-Rassy den finansiella risken med hög kapitalbindning i form av reservdelar. Detta för att möjliggöra snabb kundservice. Vi anser även att företaget väljer denna risk medvetet för att alltid vara tillgängliga vid ytterligare önskemål och eventuella incidenter.
Magnusson och Olsson (2008) menar att den operativa risken är om produktionen skulle stanna upp, till följd av fel i nya affärssystemet. Denna risk syftar till affärssystemets funktion om modulen inte kan integreras med det befintliga. Vilket innebär att företaget styrs av två olika moduler av det automatiserade affärssystemet Navision. Eftersom modulen i centrallagret är fungerande och specifikt anpassad anser vi att det finns en risk att korrigera den befintliga modulen. I Hallberg-Rassys fall kan företaget återgå till det manuella lagerstyrningssystemet, men det innefattar ett dyrt och tidskrävande extraarbete. Eftersom en situation av denna form påverkar den uppsatta budgeten i förändringsarbetet och kan innebära oförutsägbara kostnader. Därmed syftar den finansiella aspekten på att företag inte har beredskapen om vad den faktiska kostnaden för implementeringen blir.
Hallberg-Rassy kommer att uppnå sitt syfte med implementeringen om berörda delar i verksamheten tillsammans sätter upp en plan och struktur på hur det faktiska införandet av modulen kommer att genomföras. Tydlighet från ledning ner till golvet tror vi sätter prägel på det resultat som modulen kommer att generera.
Den projektrelaterade risken kan komma att bli det största problemet för verksamhetens implementering om inte en gemensam motivation till förändring existerar. Efter
intervjuerna nämndes att det finns en grundtanke att arbetet ska utföras som det alltid gjort vilket kan leda till motstånd vid implementeringen. Även värt att ta i beaktande är att företaget har en hög prioritet att alltid leverera i tid. Detta i sin tur kan eventuellt öka motivationen till att samarbeta och främja projektarbetet.
5.2 Vilka åtgärder krävs för att kunna integrera manuella lagerrutiner
i ett modernt lagerstyrningssystem hos ett företag?
Wiktorin (2003) menar att det krävs en grundlig analys av verksamheten för att utveckla särskilda krav vid implementing. Kraven syftar till att uppfylla användarnas
förväntningar och underlätta systemet användning. Dessa krav anser Hong och Kim (2001) skall delas upp i två kategorier, icke funktionella samt funktionella krav. Dessa kategorier motsvarar tillgängligheten och användandet av systemet samt funktionen på det operativa systemet i sig. Hur verksamheten ska applicera dessa krav är beroende på om organisationen ska anpassa sig till systemet eller att systemet anpassas till
5.2.1 Anpassa rutiner till system
De ickefunktionella kraven är till för att främja affärssystemet och hur det ska användas på bästa sätt. De anställda skall utifrån systemet strukturera lagret, placera artiklar och märka upp lagerplatser som gör att Navision på ett enkelt sätt kan bli aktivt.
Karlsson (1998) nämner två stadier som de ickefunktionella kraven bör observeras på, när systemet införs och när system används. Under införandet syftar de icke
funktionella kraven på att analysera prestandan, exempelvis hur många artiklar systemet klarar av, om systemet fungerar offline eller om man har tillgång till det verkliga
lagersaldot. Icke funktionella krav ska alltså vägleda användandet genom att visuellt redovisa vilka alternativ användaren har.
Eftersom Hallberg-Rassy inte har en IT-avdelning som besitter kunskaperna om hur de icke funktionella kraven ska vara utformade, måste de ske en outsourcing. Enligt intervju med systemansvarig hyr man in en IT-firma som sätter upp dessa krav. De framtida användarna hos Hallberg-Rassy kan önska och lista upp hur de vill att modulen ska presentera data vid användning. Åtgärderna som vi tror Hallberg-Rassy måste göra är att studera sina nuvarande manuella rutiner. Detta för att tydliggöra för IT-firman hur det tidigare arbetet gick till för att se hur det kan efterliknas och appliceras i modulen. Detta för att lagerarbetarnas rutiner inte ska anpassa sig allt för mycket till modulen av affärssystemet.
5.2.2 Anpassa system till rutiner
Under användandet är enligt Karlsson (1998) ett icke funktionellt krav att mäta tillgängligheten och möjligheten att hantera det verkliga lagersaldot. De funktionella kraven är hur modulen reagerar vid användning alltså när användaren trycker på x ska y framkomma. Alltså hur modulen svarar på kommandon från användaren.
Enligt intervju med inköpsassisten har ledningen ännu inte hört sig runt efter önskemål och funktionella krav på den nya modulen. Vi tror att åtgärden för detta är att ledningen listar de funktionella krav som finns tillsammans med användarna, det vill säga
lagerarbetarna. Detta för att kunna vända sig till IT-firman angående vilka funktionella krav som företaget begär. IT-firman kan därefter kontrollera vilka funktionella krav som är uppsatta och kan matchas mot de icke funktionella krav som systemet i sig erbjuder.
5.3 Vilka komplikationer kan en övergång från manuella
lagerstyrningssystem till ett mer moderniserat system medföra?
5.3.1 Brist på utbildning
Vi har observerat och att en komplikation som företaget stöter på vid införandet av ett nytt automatiserat affärssystem är att kunskapen inte finns hos arbetarna. Om inte möjlighet till utbildning finns är risken stor att arbetarna arbetar med det gamla systemet parallellt. Detta gör att det tar längre tid för arbetarna att komma in och lära sig systemet vilket förhindrar systemet fulla potential. Eftersom en modul ska införas så gäller det att arbetarna anpassar sig och tar lärdom av systemet för en lyckad investering.
För att underlätta en övergång mot ett mer moderniserat affärssystem menar Jacobsen (2013) att man ska se över vilken utbildning som krävs för att kunna nyttja systemet. Samtidigt som det är viktigt är att se över vilken förkunskap arbetarna redan besitter. Detta såg vi över hos företaget och efter intervjuer nämns att några förkunskaper om affärssystemet inte finns, eftersom det inte har ansetts vara nödvändigt för deras arbetsuppgifter. Ytterligare intervju visar på att utbildning av kunskap för det aktuella systemet inte har varit prioriterat. Den intervjuade blev kort introducerad av företagets modul av affärssystemet Navision. Hen menar att en djupare utbildning hade resulterat i en snabbare övergång till ett allt mer självständigt arbete och förståelse för företagets in- och utflöde av gods.
vi önskar för arbetena på Hallberg-Rassy, en känsla av delaktighet i systemet som i sin tur ökar motivationen.Vi tycker att det främst är ledningens uppgift att först studera vilka utbildningar som behövs och är aktuella för affärssystemets användande. En utmaning för ledningen är även att upprätta en utbildningsplan för vilka som ska
utbildas, vilka kostnader som tillkommer och i vilken omfattning utbildningen ska läras ut. Denna utbildningsplan bör vara planerad på så vis att arbetarna inte tvingas utbilda sig utanför arbetstid. Konsekvenserna kan i sådana fall bli att motivationen för att utbilda och lära sig om det nya systemet minskar.
5.3.2 Registrera ingångsdata
Problemet som uppstår vid införande av Hallberg-Rassys modul av det nya
affärssystemet är arbetet att se över samlade data från det gamla lagerstyrningssystemet. Baserat på intervju och observationer är det stora problem med hur manuella data hanteras av människan. Mänskliga fel med olika syn på hur dokument ska arkiveras och gods registreras, vilket resulterar i att det blir svårt att förlita sig på den data som det manuella systemet lämnar bakom sig. Innehållet i pärmarna måste analyseras och inventeras. Även viktigt för att det nya affärssystemet ska frodas, måste den ingående data vara korrekt för att inte systemet ska bli missvisande från start. Det kan uppstå extraarbete när lagerplatserna behöver omregistreras, omstruktureras och märkas. Detta på grund utav felplacerade gods eller att dåvarande gods ertappats som svinn och inte längre existerar i det verkliga lagersaldot. Nödvändigt kan även vara att omstrukturera lagrets befintliga struktur och ifrågasätta om gods har sina optimala platser i höglagret.
Denna nollställning av aktuella data innebär nya arbetsprocesser och rutiner för arbetarna i lagret. Det kommer innebära ett omfattande arbete med att registrera nya data och uppdatera höglagret. Vi tror dock att Hallberg-Rassys nuvarande arbetsrutin med att ha fyra heltidsanställda i lagret kommer underlätta vid strukturering av artiklar i höglagret. Om lagerarbetarna tillsammans med inköpssidan sköter registreringen av all nya data kommer de även lära sig hitta i lagret under processens gång. Det är trots allt lagerarbetarna som kommer att plocka artiklar i central- och höglagret utifrån
produktionsarbetarnas efterfråga.
kvalitativ hantering av artiklar blir avgörande för industriella företag. Även att olika digitala metoder främjar effektiviseringen i lagerstyrningen. En av de är bland annat RFID som hjälper användarna att komma åt artiklar på svåråtkomliga platser som exempelvis höga pallställ eller trånga utrymmen. Detta såg vi tendenser på vid besöket på företaget, då vi hittade gammalt gods i pallstället. RFID kan därför vara ett bra digitalt alternativ för att hålla reda på gods och underlätta hanteringen av artiklar genom att lagersaldon uppdateras per automatik utan behov att registering med streckkod.
5.3.3 Uppföljning
Efter implementeringen bör en uppföljning av systemet göras. Bra är att analysera om systemet fungerar som tänkt och uppfyller de förväntade kraven, både de funktionella och ickefunktionella. Tekniska fel måste kanske åtgärdas och människans hantering förbättras. Exempelvis om felregistrering av indata har gjorts och att människan har missuppfattat eller saknar förståelse för hur hanteringen ska gå till. Är ingående
uppgifter felaktiga kommer även lagerstyrningssystemet ge felaktig information och ta fel beslut. Det är därför av högsta vikt att det finns fungerande rutiner för att följa upp och kontrollera olika data (Axsäter, 1991). Detta understryker att det är viktigt för företaget att överväga om ytterligare utbildning behövs.
Davenport (1998) menar att förändringsarbetet medför större kostnader än tidigare beräknat med tanke på att korrigeringar görs. Vi håller med författaren och tycker att fel bör upptäckas tidigt i förändringsarbetet för att hålla ner kostnaderna. Med tidens gång registreras fler artiklar och sannolikheten att fel uppstår blir allt större. Detta medför extra arbete för att korrigera fel i modulen som blivit implementerad.
Kayikci (2018) belyser hur ett automatiserat system ska påverka en verksamhets
och flexibilitet samt minska saldofel och ledtider. Vi tror att en komplikation med implementeringen är att företaget inte kommer kunna se och jämföra sin exakta värden för produktivitet, effektivitet eller flexibilitet eftersom ingen data har mätts innan på det manuella lagerstyrningssystemet. Företaget kommer endast kunna göra uppskattningar om en positiv eller negativ inverkan av implementeringen baserat på de ickefunktionella kraven. Det enda som kan konstateras är om användarnas, det vill säga lagerarbetarnas, dagliga arbete har underlättats eller försämrats med den nya situationen.
Hong och Kim (2001) nämner att antingen anpassa sig mer till modulen eller att modulen anpassar sig mer till användandet och verksamheten. Vi anser därför att uppföljningen bör innefatta konkreta data för att konstatera huruvida implementeringen var en värdig investering. Användarens uppfattning och antagande är väsentlig när det kommer till att konstatera om det nya systemet underlättar eller försvårar
arbetsuppgifterna. Det är viktigt för ledningen att följa upp hur tillfredsställda arbetarna är av det nya systemet. Ska systemet anpassas mer efter användaren eller ska
användaren anpassa sig mer till systemet. Utifrån detta beslutas olika lösningar om affärssystemet ska fortsätta vara aktivt. Företaget är tvungna att se över om övergången till det nya systemet skett för hastigt. Även fast användarna så snabbt som möjligt ska lära känna systemet, måste precis som lagerarbetaren nämner, ta små steg vid
