Styrsystemet. i Eskilstuna kommunkoncern Sanningens ögonblick - I mötet skapas värdet

Sanningens ögonblick - I mötet skapas värdet

Styrsystemet

i Eskilstuna kommunkoncern

Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern

Styrsystemet i sammanfattning 3 Kommunens uppdrag 4-5 Styrning på lång sikt 6

Vision och målbild 2030 6

Vår väg för att nå visionen 7

Varumärket - Goda hållbara möten 8

Organisationens värden – vår gemensamma kultur 8-9

Vårt processarbete 10-11

Balans i vår styrning 12

Styrning 4 år – resultat som ska nås inom mandatperioden 14

Strategisk inriktning 14

Indikatorer och processmål 15

Styrning 1 år – resultat för det närmaste året 16 Planering 16 Uppföljning 17

Enheten i fokus 18

Dokumentstruktur och definitioner 20-22

Innehåll

Foto: Andreas Besterman, Joakim Borkovic, Per Groth

Eskilstuna kommunkoncern står under de kommande mandatperioderna inför ett antal stora utmaningar.

För att använda våra resurser effektivt och svara upp mot invånarnas behov krävs en gemensam riktning och samordning av våra verksamheter. Styrsystemets uppgift är att hålla samman styrningen av alla våra olika verksamhe ter.

I Eskilstuna kommunkoncern arbetar cirka 9 000 medarbetare inom olika förvaltningar och bolag.

Vi erbjuder pedagogisk verksamhet, vård och omsorg, samhällsbyggnad, rådgivning och andra former av service till Eskilstunas invånare.

Värdet av våra tjänster skapas i våra möten med invånare, brukare och kunder.

Vi säkerställer både hög kvalitet och utvecklar vår löpande verksamhet samtidigt som vi genomför strategiska förbättringar för att nå de 4-åriga strategiska mål som beslutats av kommunfullmäktige.

Eskilstunas vision är vår långsiktiga ledstjärna. För att lyckas nå dit gör vi löpande uppföljning och analys av verksamheternas resultat.

Vår röda tråd i planering, genomförande, uppföljning och analys går från vision och målbild till:

• 4-åriga strategiska mål och 4-åriga processmål som visar vad som ska uppnås under mandatperioden

• nämndernas och bolagsstyrelsernas årliga åtaganden som tillsammans med enheternas lokala åtaganden och aktiviteter visar vad som ska uppnås under året

• medarbetaröverenskommelser som tydliggör medarbetarens bidrag till enhetens resultat

• goda hållbara möten med invånare, brukare och kunder

Styrsystemet utgår från kommunens uppdrag.

Uppdraget delas in i sju processområden som i sin tur delas in i huvudprocesser.

Genom att uppfylla medarbetaröverenskommelsen, enhetens åtaganden och nämndens/bolagsstyrelsens åtaganden bidrar varje medarbetare och varje del av kommunkoncernen till att de strategiska målen uppnås.

Med tillit som en utgångspunkt för ledning och styrning av verksamheten sätts medarbetares kompetens och idéer i fokus.

Det handlar även om att, utifrån tydliga uppdrag och resultatkrav, stimulera samverkan och helhetsperspektiv och att bygga tillitsfulla relationer. Allt med målet att skapa värde för våra invånare, brukare och kunder.

Styrsystemet i sammanfattning

Berikande kultur och fritid Utbildning

Vård och sociala tjänster

Näringsliv och arbete Samhällsskydd och beredskap Miljö- och samhällsbyggnadsarbete Demokrati

Processområden

Vision och målbild 2030

4-åriga strategiska mål

1-åriga

åtaganden 1-åriga

åtaganden 1-åriga åtaganden

Medarbetare Enhet

Kommunfullmäktige

Aktiviteter 4-åriga

processmål

Medarbetar- överenskommelse

Nämnd/styrelse

Goda hållbara möten

Kommunens grundläggande uppdrag är att erbjuda service och välfärdstjänster samt att utveckla platsen Eskilstuna.

En stor del av kommunernas verksamhet bedrivs på uppdrag av staten och regleras i lag, som exempel- vis skollagen, socialtjänstlagen och miljöbalken. Men svenska kommuner har även en hög grad av självstyre.

Det innebär att Eskilstunaborna genom kommun- fullmäktige avgör vad som ska prioriteras och uppnås.

Ledamöterna i kommunfullmäktige utses i allmänna val.

Styrsystemets syfte är att hålla samman styrningen av kommunkoncernens olika verksamheter i önskad riktning mot våra gemensamma mål.

Styrsystemet hjälper oss att:

• driva, säkra och förbättra kommunkoncernens löpande verksamhet så att den håller avsedd kvalitet och nå våra resultatmål

• uppnå de 4-åriga strategiska målen för de områden där kommunfullmäktige vill se strategiska

förbättringar under mandatperioden

Med hjälp av styrsystemet säkrar vi att verksamheterna fokuserar på sitt grundläggande uppdrag att leverera tjänster till brukare och kunder. Det är för deras skull vi ska uppnå goda verksamhetsresultat.

Kommunens uppdrag

Solen skiner över människorna som samlats på Fristadstorget.

Ansvarsfördelning och roller

Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Ledamöterna tillsätts i allmänna val. Fullmäktige styr kommunkoncernen, bland annat genom att fastställa vision, strategisk inriktning, årsplan, ägardirektiv och årsredovisning.

Kommunstyrelsen leder och samordnar mål och uppdrag för kommunkoncernen, har uppsikt över nämndernas och bolagens verksamhet samt följer upp resultaten.

Kommunens förvaltningar styrs av politiskt tillsatta nämnder. Formella uppdrag och ansvar anges i regle- menten beslutade av fullmäktige. I reglementet för en nämnd anges bland annat vilka lagar den har att följa och tillämpa.

De kommunala bolagen styrs av bolagsstyrelser som utses av kommunfullmäktige. Bolagens syfte och uppdrag anges i en bolagsordning för varje bolag.

Nämnder och bolagsstyrelser gör åtaganden för vad förvaltningen eller bolaget ska utföra och uppnå i enlighet med fullmäktiges inriktning och mål, medan förvaltningsledning och bolagsledning avgör hur resultat ska nås.

Förvaltnings- och bolagsledningar driver verksamheten, säkrar utveckling, följer upp och kommunicerar resultat.

Enheterna kompletterar med egna åtaganden och aktiviteter i sina lokala verksamhetsplaner. Varje med- arbetare har en medarbetaröverenskommelse med sin chef och alla ska vara delaktiga i sin enhets planering, genomförande och uppföljning.

En samordnad kommunkoncern med starka förvalt- ningar och bolag, där enheterna lyfts fram, skapar en stark, resultatinriktad organisation. Kommundirektören leder och samordnar tjänstemannaorganisationen.

KOMMUNENS UPPDRAG

Lagstiftning - Styrande dokument - Organisationens värden

hållbara Goda möten

Så här styrs kommunkoncernen

Styrning på lång sikt

Vision

Vårt Eskilstuna 2030

• Vi är modiga, jämställda och har tillit till varandra

• Vi har kunskap, jobb och är attraktiva i en global värld

• Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid Vi upplever, utvecklar och inspirerar.

Vi gör Eskilstuna – tillsammans.

Vi hämtar kraft ur visionen. Den driver oss och visar vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Eskilstuna. Visionen vävs in i planering och vardagsarbete och anger kommunkoncernens långsiktiga färdriktning.

Visionen kompletteras av en konkret målbild som beskriver hur det ska vara att bo och leva i Eskilstuna år 2030.

Vision och målbild för Eskilstuna 2030 ska vara vägledande för hur Eskilstuna ska fortsätta utvecklas.

Målbild

Målbilden utgår från ekologisk, social och samhälls- ekonomisk hållbarhet. Den innehåller beskrivningar om hur Eskilstuna är 2030 utifrån områdena en hållbar livsstil, ett gott liv samt ett aktivt arbetsliv och modigt näringsliv.

Utdrag ur målbilden:

”Året är 2030. I Eskilstuna leder vi vägen till det miljösmarta och jämställda livet i våra trygga, vackra städer, trivsamma samhällen och levande landsbygd.

Våra hållbara städer har vuxit, stadsdelarna binds samman av rekreationsområden, mötesplatser och nya bostadsområden. Här utvecklas barnen, här trivs studenterna, här växer näringslivet, här hittar vi balansen mellan arbete och fritid, här är det gott att åldras.

Här har vi mod och framtidstro, här gör vi evolution - tillsammans.”

Visionen och målbilden för Eskilstuna 2030 är vägledande för hur Eskilstuna ska fortsätta utvecklas.

Copyright: Andrea McNicholas

Vision och målbild 2030

Vår väg för att nå visionen

Vägen till visionen går via 4-åriga strategiska mål som fullmäktige fastställt i den strategiska inriktningen. Målen ska uppnås under mandatperioden.

Fullmäktiges årsplan och ägardirektiv visar vilka resultat som ska uppnås under året.

Organisationens värden beskriver den kultur som ska prägla vår organisation.

Styrande dokument och lagstiftning utgör tillsam- mans med organisationens värden basen för styrsystemet och ger långsiktig politisk vägledning.

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

Lagstiftning - Styrande dokument - Organisationens värden

Vision

4-årig strategisk inriktning för varje mandatperiod Årsplaner varje år

2016-2019

2020-2023

2024-2027

Vår väg för att nå visionen

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

hållbara Goda möten hållbara Goda

möten

Helhetssyn

Du ser kommunkoncernens gemensamma mål och hur olika verksamheter hänger samman.

Du förstår din roll i helheten.

Tydlighet

Du skapar rätt förväntningar och har en god kommunikation med brukare, kunder, invånare samt kollegor och medarbetare.

Professionalism

Du tar ansvar, bidrar till verksamhetens resultat och använder din yrkeskunskap i det dagliga arbetet.

Respekt

Du lyssnar och respekterar allas lika värde.

Invånar-, brukar- och kundfokus

Du sätter invånarens, brukarens, eller kundens behov i fokus och håller en god serviceanda i det dagliga arbetet.

Varumärket – Goda hållbara möten

Våra värden

Goda hållbara möten är kommunkoncernens gemensamma löfte i det dagliga arbetet. Det är vad vi gemensamt lovar att invånarna, brukarna och kunderna ska uppleva i sin kontakt med oss, oavsett vilket sammanhang det gäller.

Ett gott möte skapas när vi arbetar utifrån våra värden och tillämpar modigt medarbetarskap. Det gör vi genom att:

• ha ett uppskattande förhållningssätt

• skilja på vad vi vet, tänker, känner och vill

• använda ett tydligt språk och vara konkret

Vi är en av Sveriges och kanske världens mest framgångsrika organisation när det gäller ekologisk och social hållbarhet. Vi hjälper invånaren, brukaren och kunden att göra miljösmarta val, vi tillämpar en jämlik och inkluderande kommunikation där vi tar hänsyn till ett genus- och mångfaldsperspektiv och arbetar utifrån alla människors lika värde.

Organisationens värden - vår gemensamma kultur

För att nå resultat och ge Eskilstunaborna tjänster av bästa möjliga kvalitet krävs en gemensam, inre kultur inom kommunkoncernen. Kulturen ska uppmuntra ansvarstagande, kreativitet och innovation samt ge förutsättningar till utveckling. Organisationens värden ska genomsyra såväl mötet med brukare och kund som mötet medarbetare emellan.

Goda hållbara

möten

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

Dags att höja pulsen! 90-plussare tränar på Strigeln.

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

Berikande kultur och fritid Utbildning

Vård och sociala tjänster

Näringsliv och arbete

Samhällskydd och beredskap

Miljö- och samhällsbyggnadsarbete

Grundskola Gymnasium

K ompet ensf örsörjning

Ek onomi

Kv alit etsut vec kling K ommunik ation

IT Säk er het

Ledning styrning och Ledningsprocess

Processområden

Ett processområde

indelat i huvudprocesser

Stödprocesser Demokrati

Vuxenutbildning

Utbildning

Vårt processarbete

Processer lyfter fram kärnverksamheten

Nästan alla verksamheter sker inom processer. Varje process drivs för att möta ett specifikt behov, som exempelvis behovet av utbildning.

Processerna sträcker sig ofta över verksamheter och organisatoriska gränser.

För att få sitt behov tillgodosett behöver en person ofta ha kontakt med flera enheter i kommunkoncer- nen. Samarbete mellan olika verksamheter är därför viktigt för att vi ska kunna ge en god service.

Behov Resultat/

Värde Process

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

Berikande kultur och fritid Utbildning

Vård och sociala tjänster

Näringsliv och arbete

Samhällskydd och beredskap

Miljö- och samhällsbyggnadsarbete

Grundskola Gymnasium

K ompet ensf örsörjning

Ek onomi

Kv alit etsut vec kling K ommunik ation

IT Säk er het

Ledning styrning och Ledningsprocess

Processområden

Ett processområde

indelat i huvudprocesser

Stödprocesser Demokrati

Vuxenutbildning

Utbildning

Ledningsprocess

Ledningsprocessen beskriver hur vi leder, styr och utvecklar verksamheten. Den säkerställer att styrsystemet är väl utformat och förser verksamheten med vision, mål, strategier och övergripande beslut.

Den årliga ledningsprocessen består av planering, uppföljning, analys och åtgärder.

Vi kallar den för vårt Årshjul.

Processområden

Styrsystemet bygger på kommunkoncernens sju processområden. Processområdena i sin tur grundar sig i förvaltningarnas och bolagens uppdrag och lyfter fram kommunkoncernens kärnverksamheter.

Varje processområde har en beskrivning av syfte och inriktning. Till processområdena finns processutvecklingsgrupper (PUG) utsedda.

De har bland annat till uppgift att underlätta samarbete och tyngdpunkten ligger på utveckling och styrning av frågor som är gemensamma för flera förvaltningar och bolag.

Huvudprocesser med 4-åriga processmål

Alla processområden är indelade i huvudprocesser.

Ett exempel är processområde utbildning. Där ingår de fyra huvudprocesserna förskola, grundskola, gymnasium och vuxenutbildning.

För huvudprocesserna fastställs 4-åriga processmål av den eller de nämnder eller bolagsstyrelser som arbetar inom respektive process.

De 4-åriga processmålen ska säkra utveckling och drift i respektive process samt bidra till att de strategiska målen uppnås.

Huvudprocesserna är utåtriktade. De skapar värde för brukare och kund.

Stödprocesser

Stödprocesser ger ledning eller stöd internt och ska bidra till en effektiv organisation. För att styra, samordna och utveckla stödprocesserna finns processledningsgrupper (PLG) utsedda.

Koncernledningsgruppen utgör kommun- koncernens högsta tjänstemannaledning och har i uppdrag att leda, styra och samordna kommunkoncernens arbete. PUG & PLG fungerar som utskott till koncernledningsgruppen.

Hållbar utveckling och effektiv organisation är grunden i styrsystemet. Strukturen genomsyrar

dokument såsom strategisk inriktning, årsplan årsredovisning, lokala verksamhetsplaner och styrkort.

Bra verksamhet uppnås genom balans mellan hållbar utveckling och effektiv organisation. Det som kom munkoncernen åstadkommer för invånare, brukare och kunder ska leda till en hållbar ut veckling.

Det ska ske genom en effektiv organisation som använder tillgängliga resurser på bästa sätt.

Hållbar utveckling består av tre perspektiv: social, ekologisk och samhällsekonomisk hållbarhet. Det är ett utåtriktat begrepp som visar vad kommunkoncernen ska åstadkomma för invånare, brukare och kunder.

• Social hållbarhet handlar bland annat om jämställdhet, social omsorg, utbildning, trygghet, mångfald, icke diskriminering, delaktighet, kultur och en god folkhälsa.

• Ekologisk hållbarhet handlar bland annat om biologisk mångfald, ekosystemtjänster, hushålla med ändliga resurser och att bevara naturvärden.

• Samhällsekonomisk hållbarhet handlar bland annat om möjlighet till arbete och försörjning, tillväxt, näringslivets betydelse och den tekniska utvecklingen.

Effektiv organisation består också av tre perspektiv:

Processkvalitet, medarbetare och ekonomi. Det är ett inåtriktat begrepp som pekar på hur vi arbetar för att skapa de förutsättningar som är nödvändiga för att organisationen ska kunna skapa värde för invånare, brukare och kunder.

• Processkvalitet handlar om att utveckla en process- orienterad och kommunikativ organisation, att arbeta med ständiga förbättringar och att använda

digitalisering som möjliggörare.

• Medarbetare handlar om ett tydligt och gott ledarskap samt ett modigt och engagerat medarbetarskap.

• Effektivt resursutnyttjande och god ekonomistyrning ger en stabil ekonomi. God ekonomi är en förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet.

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

Effektiv organisation - Inåt Hållbar utveckling - Utåt Effektiv organisation - Inåt

Hållbar utveckling - Utåt

Balans i vår styrning

STYRNING PÅ LÅNG SIKT

Ekeby våtmark är Sveriges största anlagda våtmark med

Strategiska mål:

• Attraktiv stad och landsbygd

• Höjd utbildningsnivå

• Fler jobb

• Social uthållighet

• Ekologisk uthållighet

Strategiska mål:

• Kvalitet

• Attraktiv arbetsgivare

• Stabil ekonomi

Effektiv organisation Hållbar utveckling

Styrning 4 år – resultat som ska nås inom mandatperioden

Kommunfullmäktige beslutar om en 4-årig strategisk inriktning för mandatperioden och i den beskrivs vilken väg orten Eskilstuna och organisationen Eskilstuna kom- munkoncern ska ta kommande fyra år.

I den 4-åriga strategiska inriktningen konkretiseras vägen till visionen genom 4-åriga strategiska mål som ska hjälpa oss att hålla rätt riktning på vägen till visionen.

Målen speglar de områden där fullmäktige vill uppnå strategiska förbättringar under mandatperioden.

2016-2019 är de utåtriktade 4-åriga strategiska målen för hållbar utveckling:

• Attraktiv stad och landsbygd

• Höjd utbildningsnivå

• Fler jobb

• Social uthållighet

• Ekologisk uthållighet

De utåtriktade strategiska målen uppnås genom att hela kommunkoncernen bidrar, om än i olika utsträckning.

2016-2019 är de inåtriktade 4-åriga strategiska målen för effektiv organisation:

• Kvalitet

• Attraktiv arbetsgivare

• Stabil ekonomi

Samtliga enheter ska aktivt bidra till att de strategiska målen uppnås.

Tillsammans säkerställer dessa mål att vi utvecklar och använder våra resurser på ett effektivt sätt för att uppnå ett bra resultat i alla huvudprocesser.

4-årig strategisk inriktning

Indikatorer ger stöd åt de strategiska målen

Som stöd för att bedöma om vi närmar oss våra 4-åriga strategiska mål använder vi indikatorer. Dessa delas upp i orts- och organisationsindikatorer. Ortsindikatorerna speglar områden som kommunkoncernen bara har begränsad rådighet över, som exempelvis Eskilstuna- bornas elförbrukning. Till skillnad från ortsindikatorerna har kommunen en högre grad av rådighet över organisationsindikatorer, till exempel kommun- koncernens ekonomiska resultat.

Indikatorerna redovisas könsuppdelade.

4-åriga processmål för huvudprocesserna

Nämnderna och bolagsstyrelserna fastställer de 4-åriga processmål de vill uppnå i sina huvudprocesser.

De 4-åriga processmålen ska säkra att de 4-åriga strategiska målen uppnås.

Processmål som rör flera förvaltningar bereds i gemensamma processutvecklingsgrupper inför beslut hos respektive nämnd och styrelse. Processmål för de gemensamma stödprocesserna formuleras och beslutas av fullmäktige.

Ett urval av de 4-åriga processmålen fungerar även som indikatorer. Till exempel kan ett processmål för grundskolan (exempelvis andel godkända elever) användas som en indikator för resultatet av det strategiska målet Höjd utbildningsnivå.

STYRNING 4 ÅR

Ledningens strategier

Koncernledningsgruppen leds av kommundirektören och består av förvaltningschefer, bolags-VD och direktörer från kommunledningskontoret. Koncern- ledningsgruppen är ett forum för att leda, styra, stödja och samordna kommunkoncernens tjänstemanna- organisation i gemensamma frågor över förvaltnings- och bolagsgränser för att nå de politiska målen.

Gruppen tar varje mandatperiod fram strategier i syfte att utveckla kommunkoncernens verksamheter och nå goda resultat.

Ledningens strategier 2016-2019 är:

• Ha fokus på goda, hållbara möten med brukare och kunder

• Fortsätta modigt medarbetarskap och modiga idéer

• Stärka enheten och enhetschefens roll och ansvar

• Utveckla en tjänste- och serviceinriktad organisation som arbetar processinriktat och klarar snabba omställningar

• Bygga partnerskap internt och externt

• Följa upp, analysera, värdera och agera utifrån våra resultat samt synliggöra den röda tråden från vision till medarbetaröverens kommelse

Arbetslöshet totalt - Eskilstuna Kvinnor

Män

Arbetslöshet utrikesfödda totalt - Eskilstuna Kvinnor

Män

Arbetslöshet 18-24 år totalt - Eskilstuna Kvinnor

Män

Bedömning Trend

4-åriga processmål / indikatorer Ortsindikatorer

Organisationsindikatorer 4-åriga

strategiska mål

Indikatorer och 4-åriga processmål

Styrning 1 år – resultat för det närmaste året

De verksamhetsresultat som ska uppnås under året fastställs på flera nivåer; i kommunkoncernens årsplan, i ägardirektiv, i verksamhetsplaner för nämnder och bolagsstyrelser samt i enheternas lokala verksamhets- planer. Planering och uppföljning följer årshjulet där olika aktiviteter ingår.

Kommunkoncernens årsplanering utgår från strate- gisk inriktning. Långsiktiga planer som ska förverkligas under året beaktas i planeringen, till exempel planer för omsorg, miljö och infrastruktur. Ändrad lagstiftning och liknande nya, yttre förutsättningar för verksamheten vägs också in.

Kommunfullmäktige

Kommunkoncernens årsplanering inleds i januari med en strategidag som visar vilka förändringar, trender och tendenser som kommer att påverka verksamheten. På den efterföljande budgetupptakten presenteras en sam- manvägd bedömning av kommunkoncernens resultat för föregående år samt jämförelser med andra kommuner.

Första tankarna om prioritering kommande år presenteras och diskuteras.

På budgetberedningen i början av maj redogör nämnder och bolagsstyrelser för vilka prioriteringar de bedömer nödvändiga och vilka behov de har kommande år.

Därefter sker politiska prioriteringar, så att årsplanen får den inriktning och det innehåll som den politiska majoriteten vill ha. Årsplanen och ägardirektiven för kommande år beslutas av kommunfullmäktige i juni.

I årsplanen finns ett fåtal åtaganden som är viktiga på en kommunövergripande nivå. I åtagandena möts den lång- siktiga styrningen och den årliga planeringen. Åtaganden ska i första hand visa vilka resultat som ska uppnås, men de kan också visa vilka större aktiviteter som ska genomföras.

Åtaganden är i huvudsak ettåriga. De ska vara trovärdiga och relevanta och vara så tydligt formulerade att det klart går att bedöma om de är uppnådda eller utförda.

I november beslutar kommunfullmäktige om komplette- ringar till årsplanen.

Nämnd/styrelse

Med fullmäktiges årsplan och ägardirektiv som grund färdigställer nämnder och bolagsstyrelser sina verksam- hetsplaner och budgetar. Verksamhetsplanerna bygger till stor del på åtaganden. Dessa kan komma från Årsplan men även tas fram av nämnd eller styrelse.

Enhet

Varje enhet planerar sitt arbete genom att upprätta en lokal verksamhetsplan. Förutsättningarna till verksamhets- planen är resultatet av enhetens grunduppdrag, den egna nämndens eller bolagsstyrelsens verksamhetsplan och anvisningar från förvaltnings- eller bolagsledningen. Här vägs även visionen och de 4-åriga strategiska målen in.

Som utgångspunkt för planeringen identifierar enheten sitt nuläge och tillgängliga resurser.

I sin lokala verksamhetsplan ska enheten:

• göra åtaganden som visar vilka resultat som ska uppnås, säkras eller förbättras, eller vilka viktiga aktiviteter som ska genomföras

• planera aktiviteter som stöttar åtaganden

Lokal verksamhetsplan och budget inför kommande år godkänns av närmast högre chef senast 20 december.

Medarbetare

Medarbetare deltar i den årliga planeringen där det bestäms vilka resultat som ska uppnås. Medarbetaröverenskommel- ser upprättas. De tydliggör vad som förväntas av var och en för att kunna driva och utveckla verksamheten samt omsätta enhetens lokala verksamhetsplan och åtaganden i konkret handling.

STYRNING 1 ÅR

Fullmäktiges årsplan med ägardirektiv

Nämndens/

styrelsens verksamhets- plan inkl.

åtaganden

Enhetens lokala verksamhets- plan inkl. lokala åtaganden och aktiviteter

Medarbetar- överens- kommelse

Planering

Genomförd insats utifrån medarbetar- överenskom- melse

- Versamhets- berättelse - Delårs- rapporter

Enhet Medarbetare

- Versamhets- berättelse - Delårs- rapporter

Nämnd/

Styrelse Kommun- koncern

Årsredovisning

STYRNING 1 ÅR

Medarbetare

Medarbetaröverenskommelsen följs upp löpande för att stämma av hur delarna i överenskommelsen drivs framåt och hur verksamheten utvecklas mot uppsatta mål och i mötet med brukare.

Enhet

Under verksamhetsåret drivs och säkras verksamhets- resultat genom fortlöpande uppföljning av ekonomi och verksamhet. Detta sker bland annat med hjälp av styrkort.Tre gånger om året summeras ekonomi och verksamhet kopplat till budget och verksamhetsplan.

I arbetet med att följa upp verksamheten räcker det inte att bedöma resultat genom att konstatera att mål uppnåddes eller inte. Att analysera den egna verksam- hetens resultat är den viktigaste delen i uppföljningen.

Analysen förklarar resultatet och ger en grund för beslut om förbättringar, omprioriteringar och åtgärder.

Nämnd/styrelse

Förvaltningar och bolag följer löpande sin ekonomi och verksamhet. Tre gånger om året summeras uppföljning och analys från underliggande nivåer och nämnd/

styrelse fattar beslut om dessa delårsrapporter. Utifrån avvikelser och analyser beslutas om åtgärder.

Kommunkoncern

Årsredovisningen beskriver hur väl kommunkoncernen har uppfyllt de mål som fullmäktige har beslutat. Den innehåller bland annat en verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport. Kommunens revisorer granskar årsredovisningen.

Dialogkedja

Uppföljning av kommunkoncernens resultat sker bland annat genom dialogsamtal. Det innebär att kommun- direktören och berörda vid kommunledningskontoret träffar förvaltnings- och bolagsledningar inför delårs- och årsbokslut. Förvaltningar och bolag har löpande dialogsamtal mellan ledning och verksamhetschefer.

Resultat och verksamhetsutveckling diskuteras löpande med medarbetare på arbetsplatsträffarna.

På så vis genomförs en kedja av dialogsamtal om verk- samhetens utveckling, från enhetsnivå till koncernnivå.

Uppföljning

Resultat genom medarbetarkraft

Tydliga uppdrag med tillit till medarbetare utgör kärnan i styrningen av våra enheter.

Det handlar om att utifrån tydliga uppdrag och önskade resultat, involvera medarbetare för att ta tillvara kompetens och medarbetarkraft samt skapa engage- mang i utformning och utveckling av verksamheten.

Genom att utgå från brukarnas och kundernas behov samt enhetens uppdrag och involvera brukare och kunder i utvecklingen av våra tjänster kan vi nå en hög kvalitet i leverans av våra välfärdstjänster och uppnå resultat.

Allt med målet om goda hållbara möten.

STYRNING 1 ÅR

Samhällsskydd och beredskap Insatstid 10 minuter Insatstid 20 minuter Insatstid 30 minuter

Räddningsarbete påbörjat inom 60 sekunder

Målupp-

fyllelse Trend Utfall Mål

Hållbar utveckling

St yr kort

98,0%

100%

90%

78,0%

97%

100%

88,3%

Processkvalitet Medarbetare

Hållbart medarbetarengagemang (HME) Total sjukfrånvaro (%)

Ekonomi

Avtalstrohet vid inköp (%)

Resultat - Avvikelse mot budget, ackumulerad (tkr)

Målupp-

fyllelse Trend Utfall Mål

Effektiv Organisation

80,4%

3,9%

69%

102 81%

4,5%

73%

0

Styrkort ger aktuell överblick

Styrkort används för att få snabb och överskådlig information av verksamheten och finns på alla nivåer i kommunkoncernen. Cheferna använder styrkorten för att följa och analysera den egna verksamheten och på så sätt driva utvecklingen framåt.

Vid framtagande av nyckeltal till styrkort gäller det att identifiera vad som leder till de resultat vi vill uppnå. Ett styrkort på enhetsnivå innehåller 5-10 nyckeltal.

Styrkortens nyckeltal ger oss signaler om hur vi ligger till.

Dessa ska spegla det mest väsentliga i en verksamhet och mätas fortlöpande som stöd i styrningen. På kortet markeras hur nyckeltalen uppfylls.

Styrkortet struktureras utifrån hållbar utveckling och effektiv organisation. Styrkorten utgör ett bra underlag för samtal om verksamheten på de månatliga

arbetsplatsträffarna med medarbetare.

IT-stöd för chefer

Ett gemensamt IT-stöd ger chefer samlad information om ekonomi, personal och verksamhet. Systemet bygger på strukturen i styrsystemet och visar den röda tråden i styrningen. Systemet används på alla nivåer i organisationen.

Intern styrning och kontroll ger kvalitetssäkring

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. Vi analyserar risker som finns för att vi inte ska nå mål eller kvalitetskrav. Därefter sätter vi in åtgärder eller kontroller för att hantera de mest kritiska riskerna.

Tydligt uppdrag

Önskade resultat

∞ Sammanhang

∞ Ansvar och befogenheter

∞ Handlingsutrymme

∞ Ta vara på kompetens

∞ Stolthet

∞ Arbetsglädje

∞ Medarbetarkraft

Exempel på styrkort från räddningtjänsten.

Enheten i fokus

Styrsystemets uppgift är att hålla samman

STYRNING 1 ÅR

Huvudprincipen för indelning av kommunkoncernens övergripande dokument är att politiken bestämmer vad som ska uppnås och fastställer dokument som innehåller en politisk viljeinriktning, medan förvalt- nings- och bolagsorganisationen anger hur verksamheten ska genomföras.

Dokument indelas i huvudkategorierna styrande, stödjande och redovisande dokument.

Struktur för politiskt fastställda dokument i styrsystemet

Långsiktigt styrande dokument:

Visionen Vårt Eskilstuna 2030 är ledstjärnan för det framtida Eskilstuna.

4-årigt styrande dokument:

Strategisk inriktning med politiskt prioriterade 4-åriga strategiska mål fastställs av kommunfulläktige.

Nämnderna och bolagsstyrelserna fastställer 4-åriga processmål för sina ansvarsområden.

1-årigt styrande dokument:

Årsplan/Årsredovisning fastställs av kommunfullmäktige.

Verksamhetsplan/budget/verksamhetsberättelse fastställs av nämnder/bolagsstyrelser. Lokala verk- samhetsberättelser arbetas fram på enhetsnivå och fastställs i dialog med närmaste chef.

Struktur för styrande och stödjande dokument

Styrande och stödjande dokument som är kommun- och/eller koncernövergripande ska antas av

kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen.

Stödprocesserna har en tydlig dokumentstruktur. Varje stödprocess har en policy som stöds av flera riktlinjer och vid behov av anvisningar och rutiner.

Dokumenten indelas enligt beskrivningen bredvid.

1. Program

Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

2. Plan

En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige.

3. Policy

En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av över- gripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

4. Riktlinjer

En riktlinje är ett styrande dokument som ska säker- ställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handlägg- ning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

5. Anvisningar

En anvisning är ett stödjande dokument med

detaljerade regler för hantering av en viss verksamhet.

Anvisningar beslutas normalt av direktör som ansvarar för aktuellt område.

6. Rutiner

En rutin är ett stödjande dokument med detaljerad beskrivning av ett arbetssätt i form av formulär, blanketter, mallar etcetera. Rutinen är inte tidsbegränsad och beslutas av ansvarig chef.

Dokumentstruktur och definitioner

DOKUMENTSTRUKTUR

Dokumentstruktur

Aktivitet

En handling som bidrar till att uppfylla nämndens eller enhetens åtaganden. Aktiviteter ska vara konkreta, ansvarsfördelade och tidssatta.

Ekologisk hållbarhet

En dimension i Hållbar utveckling som lyfter vikten av att bevara vattnens, jordens och ekosystemens produktionsförmåga och inte äventyra naturen och människans hälsa. I Eskilstuna handlar det bland annat om rent vatten, ren luft, mark utan föroreningar samt klimatpåverkan.

Effektiv organisation

Effektiv organisation och Hållbar utveckling utgör en grundläggande indelning i styrsystemet.

Hållbar utveckling visar vad kommunkoncernen levererar till våra invånare, brukare och kunder medan effektiv organisation visar hur vi arbetar inåt i organisationen för att säkerställa vår externa leverans. Bra verksamhet uppnås genom balans mellan hållbar utveckling och effektiv organisation.

Effektiv organisation består av tre perspektiv: medarbetare, ekonomi och processkvalitet.

Huvudprocess

Huvudprocesserna skapar värde för brukare och kunder. Det finns cirka 30 huvudprocesser. Exempel är förskola, grundskola och gymnasium.

Hypergene

Ett kommungemensamt stödsystem för ledning, planering och uppföljning av verksamhet i kommunkoncernen.

Hållbar utveckling

Effektiv organisation och Hållbar utveckling utgör en grundläggande indelning i styrsystemet.

Hållbar utveckling visar utåtriktat vad kommunkoncernen levererar till våra invånare, brukare och kunder medan effektiv organisation visar hur vi arbetar inåt i organisationen för att säkerställa vår externa leverans. Bra verksamhet uppnås genom balans mellan hållbar utveckling och effektiv organisation.

Hållbar utveckling består av tre perspektiv: social hållbarhet, ekologisk hållbarhet och samhällsekonomisk hållbarhet.

Indikatorer

Indikatorer är nyckeltal som används för att bedöma om uppsatta strategiska mål är på väg att nås. De ska tillsammans fånga bredden i ett strategiskt mål. Indikatorerna nivåsätts för att visa den resultatnivå som ska uppnås.

Ortsindikatorer belyser områden som fullmäktige vill följa för Eskilstuna som ort även om kommunen själv inte råder helt över dem. Organisationsindikatorerna avser områden som kommunenhar högre rådighet över.

Intern styrning och kontroll

Intern styrning och kontroll är en process för att med rimlig säkerhet säkerställa att kommunen fullgör sina uppdrag och når sina mål. Processen omfattar riskanalys, kontrollåtgärder och uppföljning.

Kommunkoncernen

Gemensamt begrepp för Eskilstuna kommuns förvaltningar samt de av Eskilstuna Kommunföretag AB ägda kommunala bolagen.

De leds av nämnder respektive bolagsstyrelser.

Tjänstemannaorganisationen leds av kommundirektören.

Ledningens genomgång

Ledningens genomgång är ett sätt att lyfta fram processerna för diskussion i koncernledningsgruppen. Processägarna sammanfattar status per process och beskriver vilka prioriteringar som gjorts och om det behövs samverkan mellan processerna.

Ledningens strategier

För att utveckla kommunkoncernens verksamheter och nå goda resultat har tjänstemannaledningen utarbetat strategier.

De ska hjälpa organisationen i uppdraget att uppnå de 4-åriga strategiska målen och att styra och utveckla den löpande verksamheten. Strategierna uppdateras var 4:e år.

Målbild

Beskriver hur det ska vara att bo och leva i Eskilstuna år 2030.

Nyckeltal

Tal som används för att följa och utvärdera ett företag eller en organisation och dess verksamhet. Nyckeltal är ett generellt be- grepp som används för nyckeltal som vi vill följa utan att sätta målvärden.

I Eskilstuna kommunkoncern använder vi även begreppet resultat- drivande nyckeltal. Det är nyckeltal som återfinns i våra styrkort och där målnivåer är satta för att uppnås vid en viss tidpunkt.

Organisationens värden

Värdeorden bildar en grund för vad som ska genomsyra såväl mötet med invånare, brukare och kund som mötet medarbetare emellan. Det är vår gemensamma kultur.

Våra värden är helhetssyn, professionalism, tydlighet, respekt samt invånar-, kund- och brukarfokus.

Process

En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller en tjänst. Den har en väl definierad början och ett väl definierat slut; det måste alltid vara klart vad processen ska ta emot, vad den ska åstadkomma, hur det ska ske, och vad det förväntade resultatet ska bli.

Alla processer har en kund – externt (huvudprocess) eller internt (stödprocess). Processer är repetitiva; de genomförs många gånger.

4-åriga processmål

4-åriga processmål kopplas till huvudprocesser och visar de resultat som ska uppnås inom en 4-årsperiod. Målet kan vara att säkra en bra befintlig resultatnivå eller att förbättra resultatet.

Det är respektive nämnd och bolagsstyrelse som beslutar om 4-åriga processmål för sin verksamhet. Ett urval används för att följa upp och utvärdera de 4-åriga strategiska målen i den strategiska inriktningen. Dessa benämns då organisationsindikatorer.

Processledningsgrupper

Varje stödprocess leds av en processledningsgrupp (PLG) med representanter från förvaltningarna, bolagen och kommunled- ningen. Processledningsgruppen leds av utsedd direktör eller strateg från kommunledningskontoret (KLK)

Processledningsgrupp har fokus på att leda, styra, samordna, prioritera och utveckla gemensamma frågor, områden och arbetssätt inom sin stödprocess.

Processområde

Kommunal verksamhet sker i form av processer. Sju process- områden täcker tillsammans verksamheten inom kommun- koncernen.

Processområdena underindelas in i huvudprocesser.

Exempelvis delas processområdet ”Tillgodose behovet av utbildning” in i huvudprocesserna förskola, grundskola, gymnasium och vuxenutbildning.

Processutvecklingsgrupper

Varje processområde leds av en processutvecklingsgrupp (PUG) med representanter från förvaltningarna, bolagen och kommun- ledningen. Processutvecklingsgruppen leds genom delat ägarskap mellan direktör från KLK samt förvaltningschef.

DEFINITIONER

Definitioner

DEFINITIONER

Processutvecklingsgrupp har fokus på att leda, styra, samordna, prioritera och utveckla gemensamma frågor, områden och arbets- sätt inom sitt övergripande processområde.

Resultatstyrning

Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern bygger på att styra mot resultat. Resultatstyrning syftar till att förflytta perspektivet i mål- styrningen från resurser och aktiviteter till vilka resultat som uppnås i verksamheternas service till brukaren. Det ger organisationen frihet att bestämma hur arbetet ska utformas och genomföras.

Kortfattat – vi har fokus på vad invånarna får för kvalitet och service för sina skattepengar.

Samhällsekonomisk hållbarhet

En dimension i Hållbar utveckling som lyfter vikten av att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt.

I Eskilstuna handlar det bland annat om invånarnas ekonomiska välfärd, kommunikationer, möjligheten att driva företag och handel samt den enskildes möjlighet att få arbete.

Social hållbarhet

En dimension i Hållbar utveckling som lyfter vikten av att bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle där grundläggande mänskliga behov uppfylls.

I Eskilstuna handlar det bland annat om social omsorg, utbildning och trygghet, jämställdhet mellan könen, icke-diskriminering, jämlika villkor, den enskildes personliga och kulturella välfärd.

Strategisk inriktning

För att nå fram till vår vision finns den strategiska inriktningen som hjälper oss att hålla rätt riktning.

Den strategiska inriktningen beskriver vilken väg orten Eskilstuna och Eskilstuna kommunkoncern ska ta under mandatperioden.

Den beskriver 4-åriga strategiska mål för de mest väsentliga områden där kommunfullmäktige vill uppnå strategiska förbättringar under mandatperioden. Detta ligger sedan till grund för de 1-åriga årsplanerna.

4-åriga strategiska mål

I den strategiska inriktningen fastställs 4-åriga strategiska mål för de områden där fullmäktige anser att det är viktigast att uppnå strategiska förbättringar under en mandatperiod.

2016-2019 är de strategiska målen:

Hållbar utveckling:

• attraktiv stad och landsbygd

• höjd utbildningsnivå

• fler jobb

• social uthållighet

• ekologis k uthållighet Effektiv organisation:

• kvalitet

• attraktiv arbetsgivare

• stabil ekonomi Styrkort

Styrkortet är en förteckning på de nyckeltal som är mest väsentliga i en verksamhet för att bedöma om verksamheten är på rätt väg för att uppnå sina mål.

Det är också viktigt att de kan mätas fortlöpande för att fungera som stöd i löpande styrning. Styrkorten utgår från hållbar utveck- ling och effektiv organisation och visar vad som driver resultat.

Styrsystem

Metod för att samordna styrningen inom kommunkoncernen.

Styrsystemet syftar dels till att driva, säkra och förbättra kommunens löpande verksamhet så att den håller avsedd kvalitet, dels att strukturerat arbeta för att uppnå de uppsatta målen för verksamheten.

Stödprocesser

Stödprocesserna förser huvudprocesserna med nödvändigt stöd.

Stödprocesserna behövs för att huvudprocesserna ska fungera så bra som möjligt och skapar således ett indirekt värde för extern kund genom att stödja huvudprocesserna.

Stödprocesserna har oftast en intern kund. Exempel på stöd- processer är upphandling och rekrytering.

Uppsikt

Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och bolagens verksamhet.

Varumärke

Varumärket är det övergripande löftet som en stad, organisation, kommun, företag eller en produkt förknippas med, och de för- väntningar det skapar. Varumärket formas av omvärldens attityder, förväntningar och uppfattningar. Det innebär att vårt varumärke är precis så bra eller dåligt som våra målgrupper upplever att det är.

Vi kan påverka hur vårt varumärke uppfattas genom att tydliggöra och kommunicera vårt erbjudande och vilka vi är på ett konse- kvent och trovärdigt sätt och se till att hålla vad vi lovar. Lyckas vi med det skapar vi ett starkt och trovärdigt varumärke.

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelsen är nämndens eller bolagsstyrelsens rapport över det gångna året. Den visar årets resultat i förhållande till uppsatta mål och åtaganden.

Verksamhetsplan

Nämnders och bolagsstyrelsers planering för ett verksamhetsår.

Med fullmäktiges årsplan som grund färdigställer nämnder och bolagsstyrelser sina verksamhetsplaner, där de redovisar hur de bidrar till att målen i kommunkoncernens årsplan uppfylls.

Nämnder och bolagsstyrelser väger in visionen, de 4-åriga strategiska mål som berör dem samt 4-åriga processmål. Hänsyn tas också till förändringar i lagstiftning och annan statlig styrning, samt till de av kommunens långsiktiga planer som berör dem.

Motsvarande arbetssätt används även på enhetsnivå vid fram- tagande av lokal verksamhetsplan. Den ska innehålla enhetens åtaganden och aktiviteter som bidrar till och stödjer nämndens/

bolagsstyrelsens åtaganden, processmål och strategiska mål.

Vision

Visionen beskriver hur det ska vara att leva i Eskilstuna 2030.

Visionen om vårt framtida Eskilstuna vävs in i planering och vardagsarbete. Visionen är gemensam för hela kommunkoncernen och anger den långsiktiga färdriktningen.

Årsplan

Årsplanen beskriver vad kommunfullmäktige vill uppnå med kommunkoncernens verksamhet kommande år. Årsplanen innehåller även budget för drift och investeringar.

Årsplanen består av två dokument:

• Årsplan – det grundläggande dokument som beslutas av kommunfullmäktige i juni varje år.

• Kompletteringar av Årsplan – beslutas av kommunfullmäktige i november varje år.

1-årigt åtagande

Åtaganden anger vad nämnden/bolagsstyrelsen åtar sig att uppnå eller genomföra under året för att bidra till att kommunen uppnår 4-åriga strategiska mål och 4-åriga processmål.

Åtagandena är en grundbult i resultatstyrningen. De ska vara så tydligt formulerade att det går att bedöma om de är utförda eller inte.

Årsredovisning

Årsredovisningen innehåller en resultatbedömning och beskriver hur väl kommunkoncernen har uppfyllt de mål som kommu- fullmäktige har beslutat om. Den innehåller bland annat en verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport.

KÅP Åtaganden

Enhet 1-åriga åtaganden

Aktiviteter

4-åriga processmål 1-åriga åtaganden

4-åriga strategiska mål 1-åriga åtaganden

Resultat:

- Uppnått 1-årigt åtagande - Genomförd aktivitet

Resultat:

- Uppnått 4-årigt processmål - Uppnått 1-årigt åtagande

Resultat:

-Uppnått 4-årigt strategiskt mål -Bedömning av processområden -Uppnått 1-årigt åtagande -Indikatorvärden

Resultat:

- Uppnått 4-årigt strategiskt mål Nämnd/

Bolagsstyrelse

Fullmäktige

Fullmäktige

Lagstiftning Styrande dokument Organisationens värden Lokal

verksamhets- plan

Årsredovisning

Utvärdering Strategisk inriktning

START

Huvudprocesser

Processområden Verksamhets-

plan

Årsplan

Strategisk inriktning

Verksamhets- berättelse

Lokal verksamhets-

berättelse

Styrsystemet

Lagstiftning - Styrande dokument - Organisationens värden

Vision

4-årig strategisk inriktning för varje mandatperiod Årsplaner varje år

Verksamhetsplan Lokal verksamhetsplan 2016-2019

2020-2023

2024-2027

Invånare/

brukare/kunder Medarbetare

Goda hållbara möten

Det är i mötet värdet skapas

Vår styrning tar avstamp i lagstiftning, styrande dokument och organisationens värden. Den 4-åriga strategiska inrikt- ningen visar vad vi tillsammans ska uppnå för strategiska förbättringar under mandatperioden. Förbättringar och säkring av vår löpande verksamhet sker i årsplanen och i våra verksamhetsplaner. Verksamhetsresultat följs upp och diskuteras löpande på våra arbetsplatsträffar. Det är bara om vi lyckas ta tillvara alla medarbetares kunskap och idéer som vi tillsammans kan uppnå vår vision.

Vår väg för att nå visionen