Verksamhetsplan MFT 2016Vår vision

(1)

Identifierare: 48669

Verksamhetsplan MFT 2016

Vår vision Ett gott liv i ett livskraftigt län Vårt mål En kvalitetsstyrd region Vår värdegrund Respekt för människan

Vårt uppdrag

 Medicinsk fysik och teknik (MFT) ska med hög kompetens och i samverkan med andra berörda kliniker bidra till att uppnå en säker och effektiv användning av strålning och medicinteknisk utrustning.

Långsiktiga mål

 Vi har nöjda invånare med fortsatt förtroende för vår verksamhet

 Vi bidrar till fortsatt säkerhet för patient, personal och allmänheten med avseende på strålskydd och medicinteknisk säkerhet

 Vi är en självklar samarbetspartner och vi är delaktiga i regionens planering och utveckling inom våra expertområden

 Vi har tydlig målstyrning för optimering av våra resurser

 Vi har god tillgänglighet och levererar tjänster/service med hög kvalitet

 Vi har hållbar och långsiktig kompetensförsörjning

 Vi är en attraktiv arbetsgivare där medarbetare trivs och utvecklas

 Vi har en ekonomi i balans

 Vi är en kvalitetssäkrad verksamhet

Långsiktiga strategier

 Invånare: Ökad dialog och kunskap om MFT i regionens verksamheter. Arbeta för ökat deltagande i sjukvårdens arbete med

planering, utveckling och patientsäkerhet inom våra expertområden.

 Medarbetare: Arbeta för ett fortsatt gott arbetsklimat. Ge utrymme för utveckling som förstärker delaktighet, ansvar, kompetens och engagemang. Arbeta enligt MFTs 5-årsplan för långsiktig rekrytering och

kompetensöverföring.

 Verksamhetsutveckling: Arbeta enligt Region Kronobergs modell för produktions- och kapacitetsplanering. Aktivt arbeta med

vidareutveckling av processer och rutiner inom MFT och i samarbete med berörda kliniker.

Arbeta för certifiering av verksamheten.

 Ekonomi: Hög kostnadskontroll och långsiktig ekonomisk plan.

(2)

NULÄGE

Invånare Medarbetare Verksamhetsutv. Ekonomi

Uppfyller SSMs

författningar till stor del Hög kunskap och

kompetens Kontinuerlig utveckling i användningen av Platina och Medusa

Ekonomiskt underskott främst pga

besparingskrav, ökad utrustningspark att underhålla och inköp av andningshjälpmedel Stor efterfrågan på våra

tjänster Stort engagemang Projekt "Medusa sann"

pågår Arbetat med styrtal

God service och gott

bemötande Flertalet

nyckelpersoner vilket ger sårbarhet

Behov av optimering och tätare samarbete med FTV

Kundernas kunskaper om MFTs roll kan förbättras

Behov av att utveckla målkvalitet och den gemensamma värdegrunden

Pågående arbete att stärka rutinerna inom den nuklearmedicinska verksamheten

MFTs deltagande i avvikelseutredningar kan förbättras

Ansträngd arbetssituation

Införande av nya metoder på de nya acceleratorerna pågår Trångt i MTs lokaler

Förestående generationsskifte

(3)

INVÅNARE

Mål och indikatorer Startläge aug 2015 Målvärde 2016 Målvärde 2018 Säker- och personcentrerad vård

Följsamhet till

Strålsäkerhetsmyndighetens (SSM) föreskrifter, bedömning utifrån årlig strålskyddsrapport

Mäts i december 100% 100%

Andel strålskyddsrelaterade projekt enligt MFTs projektlista som tidsmässigt är i fas

Ej mätt 100% 100%

Genomsnittlig tid från att en

utrustning är felanmäld till att den är utlämnad (akuta insatser prioriteras)

10 dagar 10 dagar 8 dagar

Antal uppföljningsmöten med

kliniska verksamheter 0 st 19 st 19 st

AKTIVITETER

 Ökad dialog med kunder

 Förbättrat strålskydd

 Utveckla insatserna inom hemsjukvården ÖVERLIGGANDE MÅL

Säker och personcentrad vård

Mål

För att kunna bidra till säker vård inom Region Kronoberg vill MFT vara en självklar samarbetspartner inom medicintekniska frågor och frågor om strålning och strålskydd. Som en del i detta ska MFT arbeta för förbättrat strålskydd samt utökade insatser inom våra områden. Dessutom bör MFT ha en ökad dialog med de kliniska verksamheterna, andra stödfunktioner och ledning för att öka kunskaperna om vad MFT kan bistå med.

Nuläge

Kunskaperna om vad MFT kan bidra med till regionen som helhet varierar och behöver stärkas hos de kliniska verksamheterna, andra stödfunktioner och ledningen. MFT har god service och gott bemötande, men tillgängligheten kan bli bättre. En av orsakerna till problem med tillgängligheten är att efterfrågan på MFTs tjänster är större än tillgången, vilket innebär dagliga prioriteringar. Då det gäller avvikelser och dit hörande utredningar och händelseanalyser görs detta idag till stor del utan MFTs medverkan. MFT gör ofta en egen utredning, vilken det skulle vara ett mervärde att få ihop med sjukvårdens.

Ett omfattande arbete inom strålskyddet har utförts som följd av Strålsäkerhetsmyndighetens (SSM) inspektioner. Utifrån detta arbete klarade Region Kronoberg av att uppfylla 93 % av författningarna, enligt den årliga strålskyddsrapporten 2014. Under 2015 har arbete utförts för att ytterligare öka uppfyllandegraden, bland annat har insatserna inom nuklearmedicin utökats. Det finns nu kontrollrutiner och optimerade protokoll för den nya PET/CTn, och kontrollrutinerna har förbättrats och utökats inom övrig radionuklidhantering. Insatser har också gjorts för att markant förbättra bildkvaliteten på Röntgens gammakamera.

(4)

Aktiviteter 2016

 Ökad dialog med kunder

Det finns många sätt att arbeta för en ökad dialog. Förutom de vardagliga kontakterna, kundwebben i inventariesystemet Medusa och genomförande av årligt avstämningsmöte med klinikerna tänker MFT arbeta för att berörda kliniker inför MT-ansvariga och/eller strålskyddsansvariga. MFT kommer att arbeta för att bilda nätverk för dessa personer där möjlighet till utbildning och utbyte kollegor emellan ges. Genom dessa kontaktpersoner ser MFT även möjligheten att få till ett bättre deltagande i avvikelseutredningar mm. Det finns även behov av att bygga upp ett kontaktnät med kommunerna för hantering av hemsjukvårdsutrustningen.

 Förbättrat strålskydd

Fortsätta arbeta för att uppfylla 100 % av SSMs författningar. Det som framför allt saknades enligt förra årsrapporten var följande:

- Införande av andra klinikers strålskyddsrelaterade dokument i Platina. Detta styrs inte av MFT utan är ett arbete för hela Regionen. MFT kommer dock att vara involverade som stöd i den processen.

- Behov av ett mer strukturerat optimeringsarbete, framför allt tillsammans med BFM. En rutin för optimeringsarbetet har tagits fram och delvis sjösatts under 2015. Ett mer aktivt optimeringsarbete inom nuklearmedicin har också kunnat påbörjas under året till följd av förstärkt fysikerbemanning inom detta område. Ett nyinfört mjukvarusystem för automatisk insamling av patientdoser inom röntgen kommer att ge bättre underlag för optimering av de röntgenprotokoll som används. Detta är ett mycket viktigt område att arbeta med under 2016.

- Behov av bättre kontrollrutiner för utrustning inom främst nuklearmedicin och tandvård. Här har goda insatser gjorts under 2015 och arbetet kommer att fortsätta även under 2016.

- Avvikelser relaterade till strålskydd markeras sällan som ett strålskyddsärende och är därför svåra att sammanställa och dra kunskap av. Arbetet med att ändra och informera om rutinen har påbörjats, men en hel del arbete återstår.

 Utveckla insatserna inom hemsjukvården

MFT ska tillsammans med berörda klinker och Hjälpmedelscentralen utveckla stödet inom hemsjukvården. Som en del i detta deltar MFT i processarbetet patienter med andningsstöd i hemmet som drivs av Medicinavdelning 5. MFT ingår även i Region Kronobergs Hjälpmedelsråd sedan hösten 2015.

Bedömda effekter av aktiviteter

Aktiviteterna ska bidra till ökad säkerhet för patienter, personal och allmänheten inom MFTs expertområden.

(5)

MEDARBETARE

Mål och indikatorer Startläge aug 2015 Målvärde 2016 Målvärde 2018 Attraktiv arbetsgivare

Vakanser (längre än sex månader) 0 0 0

Halvera kostnaden för övertid 2018 till 2013 års-nivå (25 % 2016), tkr (rullande 12 mån)

297 223 139

Sjukfrånvaro, % 2,4 <2,6% <2,5%

Sjukfrånvarodagar per snittanställd 5,8 <8 <8

Sjukfrånvarodagar per snittanställd (1-14 dagar)

2,9 <4 <4

Sjukfrånvarodagar per snittanställd (>=15 dagar)

2,9 <4 <4

Sjuklönekostnader lägre än 2013 års nivå (tkr), rullande 12 mån

194 <180 <188

AKTIVITETER

 Kompetensförsörjning och kompetensutveckling

 Marknadsföra MFT

 Skapa team för minskad sårbarhet

 Arbeta med planering och prioritering

 Arbeta för att vidareutveckla delaktighet, målkvalitet och värdegrund ÖVERLIGGANDE MÅL

Attraktiv arbetsgivare

Mål

MFT ska erbjuda en hälsofrämjande arbetsplats och vara ett självklart arbetsgivarval för personer som har den kompetens som MFT har behov av. Som en del i attraktiv arbetsgivare arbetar MFT för att medarbetarna ska kunna få utrymme för utveckling som förstärker delaktighet, ansvar, kompetens och engagemang.

Nuläge

MFTs medarbetare har hög kunskap och kompetens. Medarbetarna har stort engagemang i MFTs uppgifter. För samtliga yrkesgrupper är det många områden som ska täckas in i medarbetarnas kompetens, tex ska de medicintekniska ingenjörerna ta hand om drygt 3500 olika modeller. Det är även hög grad av specialisering då det krävs för att kunna utföra arbetsuppgifterna fullt ut, tex experter inom MR, dosplanering, operationsutrustning. Det har medfört att flertalet av medarbetarna idag innehar nyckeltjänster. Därför blir verksamheten mycket sårbar.

MFTs kostnader för övertid är kopplade till Strålbehandlingens verksamhet under långhelger (främst jul och nyår), ambulanspersonalens transporter av isotoper som i år har ökat pga att PET/CT- undersökningar körs oftare än innan samt haverier på MT-utrustning. MFT har även haft enstaka personer som varit långtidssjukskrivna (ej arbetsrelaterat) under 2015.

Resultatet av medarbetarenkäten 2015 visar på att MFT i första hand behöver arbeta vidare med målkvalitet. Enkäten visade även på bekymmer med arbetsrelaterad utmattning inom hela MFT,

(6)

arbetstakten inom MT och att delaktighet och återkoppling kan stärkas inom MF. Efterfrågan på MFTs insatser är större än tillgången, vilket innebär att arbetssituationen är ansträngd. Dessutom har den medicintekniska verksamheten idag inte lokaler som är anpassade till uppdraget. Inom de närmsta sex åren kommer ungefär en tredjedel av MFTs personalstyrka att gå i pension. Det innebär att insatser måste börja genomföras redan nu för att säkra kompetensen hos de framtida medarbetarna och därmed verksamhetens framtida insatser inom våra expertområden.

Aktiviteter

 Kompetensförsörjning och kompetensutveckling

MFT har femårig kompetensförsörjningsplan. Denna ska följas och utvecklas vidare. Inom MFT har även arbete påbörjats med att ta fram matris för kompetensregistrering för respektive yrkesgrupp. Idag finns detta för sjukhusfysiker och ingenjörer inom MF och är på god väg för sjuksköterskor inom MF.

Arbetet ska fortgå under 2016.

 Marknadsföra MFT

Genom att ta emot studiebesök och PRAO-elever ska MFT fortsätta marknadsföra våra yrken. Inom MSCs kompetensråd arbetar MFT tillsammans med övriga verksamheter i centrumet för att synas på mässor och stärka intresset och kunskapen om våra yrken. MFT kommer under våren att delta i Tekniksprånget, vilket innebär en praktikplats under fyra månader för en ungdom som är nyfiken på ingenjörsyrket. Det finns behov av att arbeta för att marknadsföra de speciella uppgifter som MFTs sjuksköterskor har inom dosplanering, radionuklidterapi, röntgenkontroller och hemsjukvård för att säkra framtiden.

 Skapa team för minskad sårbarhet

Inom MFT finns många specialister, vilket även krävs för att kunna vara den expertfunktion som Region Kronoberg behöver. MFT ska arbeta för att utveckla utbytet mellan medarbetarna och minska sårbarheten. Ett sådant projekt för radionuklidterapin pågår inom ramen för Förbättringar i vardagen och resultatet av det kommer att arbetas vidare med under 2016.

 Arbeta med planering och prioritering

Som en del i att försöka minska den arbetsrelaterade utmattningen och få en lämplig arbetstakt ska MFT arbeta med sin planering och prioritering. Detta kommer bland annat att ske genom den FU- planering som MT arbetar med.

 Arbeta för att vidareutveckla delaktighet, målkvalitet och värdegrund

MFT ska arbeta vidare utifrån resultatet av medarbetarenkäten 2015 och då främst med målkvaliteten.

MFT ska även arbeta vidare med att implementera Region Kronobergs värdegrund i verksamheten.

Aktiviteterna ska leda till minskad sårbarhet i verksamheten och att arbetssituationen ska bli långsiktigt hållbar för medarbetarna. MFT eftersträvar även att skapa intresse kring våra yrken för framtida medarbetare.

(7)

VERKSAMHETSUTVECKLING

Mål och indikatorer Startläge aug 2015 Målvärde 2016 Målvärde 2018 Effektiva processer, rutiner och arbetsmetoder för förbättrad tillgänglighet och kvalitet

Certifierad verksamhet Förstudie pågår Påbörjat för MT Certifierat MT Platina används för

dokumenthantering Stor del av MF,

nästan hela Ledningssystem

MFT Samtliga dokument

som ska in inom MFT införda

Antal inrapporterade avvikelser 10 st <10 st <10 st

Andel avvikelserapporter avslutade

inom 3 månad 8% 60% 100%

Andel av planerad FU som

genomförts 57% 70% 100%

AKTIVITETER

 Utveckla och följa upp modell för FU-planering

 Införa produktions- och kapacitetsplanering

 Vidareutveckla användningen av Platina och Medusa ÖVERLIGGANDE MÅL

Effektiva processer och rätt använd kompetens Driva och följa teknik- och metodutvecklingen Andel projekt enligt MFTs

projektlista som tidsmässigt är i fas 66% (lista 2015) 100% 100%

AKTIVITETER

 Genomföra projekt mm enligt MFTs projektlista ÖVERLIGGANDE MÅL

God tillgängligheten i verksamheten

Mål

Målet är att skapa effektiva processer med hög kvalitet samt att bidra till Region Kronobergs teknik- och metodutveckling.

Nuläge

MFT har under 2015 arbetat med att lägga in samtliga dokument inom MF och strålskydd i Platina. Det planerades att arbeta med FU-planering i Medusa, men detta har fått skjutas framåt då det fanns behov av att rätta och komplettera data som finns i systemet. Arbete pågår för fullt att föra in rätt information om varje utrustning (”Medusa sann”) inklusive korrekt schema för förebyggande underhåll (FU).

MFT blev under 2015 medveten om stora brister i hanteringen av röntgenutrustning inom Folktandvården. Som följd av detta pågår ett projekt för optimering av utrustningarna och för att skapa tätare samarbete mellan våra verksamheter. MFTs verksamhet inom MR-området har prioriterats ner under ett antal år nu, detta på grund av brist på sjukhusfysikertjänster inom diagnostikdelen. Under 2015 anställdes en sjukhusfysiker i stället för en assistent som gick i pension för att stärka området.

(8)

Efter rekrytering av denna tredje sjukhusfysiker har arbetet med att stärka rutinerna inom nuklearmedicin startat. Däremot får MR-området fortfarande stå tillbaka för andra lagstadgade uppgifter. Under slutet av 2016 och under 2017 kommer dock ett visst arbete behövas för att uppfylla de författningar som blir av EUs direktiv om arbetsmiljö i elektromagnetiska fält.

Sedan november 2015 är den tredje av de nya acceleratorerna i drift. Inom Strålbehandlingen pågår nu införande av nya metoder för att fullt ut få nytta av dessa nya utrustningar. Bland annat har MFT under året infört behandlingar med rotationsteknik och avancerad bildledd behandling. Rutinerna runt patienter med prostatacancer har även förbättrats, vilket belönades med drivbänkspriset vid 2015 års kvalitetsvecka. Dessa arbeten görs i samarbete med Onkologkliniken.

 Utveckla och följa upp modell för FU-planering

Arbetet att få korrekt information om den utrustning som är registrerad i Medusa kommer att fortlöpa en del in i 2016. En av de parametrar som blir korrigerat är informationen om förebyggande underhåll (FU). Det innebär att modell för en bättre planering av FU kommer kunna arbetas fram under 2016 för implementering 2017. Den modell som MFT tar fram ska ha stöd i de nationella PMFU-risktalen som är framtagna (utifrån SKLs rapport Prioriteringsmodell för förebyggande underhåll av MTP 2009). De utrustningar som har högst risktal kommer att prioriteras.

 Införa produktions- och kapacitetsplanering

Region Kronobergs modell för produktions- och kapacitetsplanering ska användas inom verksamheten.

Arbete med det kommer att ske under året. Vid skapande av modell för FU-planeringen kommer regionens modell att stå som grund.

 Vidareutveckla användningen av Platina och Medusa

Arbetet med att utveckla MFTs användning av Platina och Medusa kommer att fortgå under 2016.

För Platinas del kommer det att vara bärare av MFTs kvalitetsledningssystem. Vilket innebär att MFT kommer att arbeta för att MFTs övergripande dokument förs in i Platina. MFT ska även delta och vara en samarbetspartner för andra verksamheter som ska lägga in sina dokument kring strålskydd i Platina. Det kommer även pågå ett kontinuerligt arbete med att revidera de dokument som redan finns i Platina.

För Medusas del kommer arbetet fortgå att korrigera och säkra data i systemet, vilket även kommer att omfatta genomgång av rutiner. MFT ska även arbeta för att få igång Projektmodulen på bredare front samt öka kundernas användning av kundwebben. Runt årsskiftet 2015/2016 kommer MFT byta kodifieringen av utrustningen i Medusa till det nationella kodsystemet MTPReg. Arbete med detta kommer att ske även under 2016 för att få allt på plats.

 Genomföra projekt enligt MFTs projektlista

MFT har uppdrag som både omfattar produktion och konsulttjänster. Flertalet av MFTs konsultuppdrag är svåra att mäta, men de är en betydande del av MFTs verksamhet. För att sätta fokus på de större projekt och arbetsinsatser som MFT kommer att utföra under 2016 har en lista sammanställts. Vad MFT kan se idag är det följande projekt och större arbetsinsatser som kommer att arbetas med under 2016:

(9)

MFTs projektlista Ansvarig Inom MFT:

Bilda nätverk för ansvariga (MT, strålskydd, hemsjukvård) inom

klinikerna/kommunerna Verksamhetschef

Utveckling av Medusa Verksamhetschef

Utveckling av Platina Verksamhetschef

Arbete med värdegrund Verksamhetschef

Delta i årets arbeten inom Generalplanen. Verksamhetschef

Starta arbetet med certifiering inom del av MT-verksamheten Verksamhetschef Inom MF:

Andra klinikers strålskyddsdokument i Platina * Avdelningschef MF

ARIA och koppling till befolkningsregistret Avdelningschef MF

ARIA uppgradering Avdelningschef MF

Utveckla samarbetet med Lund inom strålterapi, bland annat för möjlighet att

erbjuda patienter protonterapi på Skandion Avdelningschef MF

Arbeta in rutin för optimeringsarbete tillsammans med BFM * Avdelningschef MF Ta fram metod för att extrahera protokoll från all röntgenutrustning till textfiler * Avdelningschef MF Automatisera kvalitetskontroller (QA) för mammografi, gammakameror m.m. * Avdelningschef MF Beräkning och kontroll av strålskydd i befintliga och planerade lokaler för

PET/CT i syfte att kunna utöka verksamheten * Avdelningschef MF

Slutföra projektet inom Folktandvården och planera för framtiden * Avdelningschef MF Uppdatera och informera om avvikelserutin för strålskyddsrelaterade ärenden * Avdelningschef MF

Införande av 4D-CT inom Strålbehandlingen * Avdelningschef MF

Andningsanpassad strålbehandling * Avdelningschef MF

Inom MT:

Effektivisera kontroll av blodtrycksmanschetter MT Avdelningschef MT

FU-planering MT Avdelningschef MT

Rutin för förbättrad uppföljning vid införande av ny utrustning Avdelningschef MT

De som är markerade med en asterix (*) är de projekt och större arbetsinsatser som MFT kommer att följa upp kopplat till strålskyddsarbetet.

MFT arbetar tillsammans med Onkologklinken för att utveckla Strålbehandlingen och kunna utnyttja kapaciteten hos den nya utrustningen fullt ut samt för att skapa bra rutiner. Följande mål finns även i Onkologklinikens verksamhetsplan:

 Införa andningsanpassad strålbehandling av vänstersidig bröstcancer.

 Förkorta tiden för planering och start av palliativa strålbehandlingar Båda involverar och/eller drivs av MFTs personal.

Processorienterat arbetssätt, rätt använd kompetens samt produktions- och kapacitetsplaneringen ska tillsammans leda till mer effektiva flöden. Arbete med utveckling inom MFT ska gagna Region Kronobergs användning av medicinteknisk utrustning så den är optimal och säker för sin användning.

(10)

EKONOMI

Mål och indikatorer Startläge aug 2015 Målvärde 2016 Målvärde 2018 Ekonomi i balans

Ekonomiskt resultat - avvikelse

jämfört med budget +171 tkr (okt 2015) ±0 ±0

Uppföljning serviceavtal (Förväntad

kostnad - faktisk kostnad) + 1,0 Mkr ±0 ±0

AKTIVITETER

 Fortsatt arbete med avtalsvård och hög kostnadskontroll

 Ta fram underlag som tydliggör kostnadsförändringar pga utvecklingen av medicinteknisk utrustning och hemsjukvård

ÖVERLIGGANDE MÅL Ekonomi i balans

Mål

MFTs mål är en ekonomi i balans. För 2016 är den preliminära ekonomiska ramen för MFT 44,9 Mkr. I detta har MFT fått förstärkning genom att ett allmänt besparingskrav har tagits bort (776 tkr) och genom ersättning på 1,5 Mkr för att täcka serviceavtalskostnader som tillkommer under 2016. MFT förväntas klara ett nollresultat 2016.

Nuläge

Ekonomiskt i balans efter oktober. Detta på grund av ett serviceavtal på 1,1 Mkr som skulle tecknats under 2015, men skjutits framåt, samt sjukskrivningar. Serviceavtalet kommer att tecknas under 2016.

Prognosen för 2015 är ändock negativ då MFT har besparingskrav som inte kunnat genomföras samt att utrustningsparken ökar kontinuerligt medan MFTs budget för reservdelar och köpt service (ej serviceavtal) inte följer med i utvecklingen. MFT fick under 2015 ett tillskott på 5 Mkr för ökade kostnader för serviceavtal, vilket innebär att budgeten för dessa motsvarat den avtalsnivå som planerats för året. Däremot är kostnaderna för köpt service och reservdelar högre än budgeterat.

Under 2015 gick Medicinkliniken i Ljungby över från att använda gasflaskor till syrgaspatienter i hemmet till att i vissa fall erbjuda en bärbar syrgaskoncentrator i stället. Det innebar ett ökat inköp av utrustning för MFTs del, under 2015 ca 500 tkr. Dessutom ökar behovet av andningshjälpmedel i hemsjukvården generellt.

MFT har under 2015 arbetat med att se över och försöka utveckla verksamhetens styrtal.

 Fortsatt arbete med avtalsvård

MFT arbetar kontinuerligt med att se över serviceavtal samt göra så bra inköp som möjligt av reservdelar mm. Detta arbete ska fortgå även under 2016.

(11)

förbättra prognoserna för inköp av andningshjälpmedel för hemsjukvården tillsammans med berörda kliniker.

Bedömda effekter Ekonomi i balans.

Ulrika Sandberg

Verksamhetschef, Medicinsk fysik och teknik