PM - Bisysslor
Lekmannarevision
Granskning av de anställdas bisysslor i AB SOLOM
My Nyström Jenny Nyholm
Januari 2015
Bakgrund
Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 05) och Lagen om offentlig anställning (LOA).
Av ovanstående regelverk framgår att verksamheten måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor.
Granskning av hantering av bisysslor genomfördes i Sollentuna kommun under 2009 och den granskningen följdes upp under 2013 i kommunen samt i de andra två kommunala bolagen. Mot bakgrund av de iakttagelser och brister som noterats vid dessa granskningar har lekmannarevisorerna bedömt att det finns behov av att göra motsvarande granskning i AB SOLOM.
Revisionsfråga
Den översiktliga granskningen ska besvara följande revisionsfråga:
Är AB SOLOM:s interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor tillräcklig?
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Det finns ett ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor
Det finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor
Regelverken för anställdas bisysslor efterlevs
Revisionsmetod
Granskningen genomförs enligt följande:
Förfrågan hos Bolagsverket om anställda i AB SOLOM:s personalregister finns registrerade som funktionärer i företag enligt handels- och föreningsregistret samt aktiebolagsregistret.
Uppgifter från Bolagsverkets register analyseras mot kommunens leverantörsregister och leverantörsreskontra.
Förfrågan görs hos respektive företagsledning om deras kännedom om bisysslor bland de anställda.
Allmänt om bisysslor
Regler om bisysslor finns dels i AB, dels i LOA. För anställda i kommunala bolag och
förvaltningar gäller AB med undantag för förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I
§ 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för såväl anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund som för anställda i kommunala bolag. Lagen är tvingande och tar över AB:s bestämmelser.
Prövningen om en bisyssla är negativ för arbetsgivaren prövas utifrån att den kan vara förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande.
Förtroendeskadlig:En arbetstagare inte får ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan påverka förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbete eller som kan skada myndighetens anseende.
Arbetshindrande: En arbetstagare får inte ha en bisyssla som är så omfattande att denna missköter sin anställning.
Konkurrerande: En arbetstagare får inte påbörja eller bedriva verksamhet som konkurrerar med arbetsgivaren på ett sätt som kan tillfoga arbetsgivaren påtaglig skada.
Granskningsresultat Riktlinjer
Det finns inga internt framtagna riktlinjer kring bisysslor, AB SOLOM uppger att de följer kommunens övergripande policy Regler för bisysslor i Sollentuna kommun (2013-10-30).
Policyn innebär bland annat att respektive chef har ansvar att vid nyanställning informera om de regler som gäller för bisysslor, vilket bekräftas av AB SOLOM. Enligt AB SOLOMs personalchef kontrolleras bisysslor årligen vid medarbetarsamtal, där sker dels en muntlig avstämning och dels dokumenteras det via en blankett.
Ekonomichef meddelar att det inte sker någon övergripande uppföljning av bisysslor i form av exempelvis ett register, utan respektive chef är ansvarig för att stämma av under
medarbetarsamtalen.
Enligt kommunens rutin för bisysslor ska respektive förvaltning årligen följa upp och sammanställa bisysslor. Detta bör då även gälla för bolaget som helhet.
Avstämning mot Bolagsverkets register
AB SOLOM har vid granskningstillfället 1266 anställda och samtliga av dessa har kontrollerats mot Bolagsverkets register. Samtliga träffar presenteras i tabell 1. Totalt hittades 337 engagemang.
Tabell 1. Antal träffar i Bolagsverkets register
Status enligt Bolagsverkets register Antal träffar
Aktiv 212
Avregistrerad 101
Konkurs/fusion/likvidation 24
Totalt 337
Av de aktiva bolagen avser 13 bostadsrättsföreningar och efter att dessa samt avregistrerade och inaktiva bolag har eliminerats finns totalt 199 träffar kvar på de anställda som granskats.
Bakom de 199 träffarna finns 154 anställda, vilket beror på att flertalet anställda har engagemang i flera bolag.
Avstämning mot bolagets leverantörsregister
Samtliga 337 träffar har jämförts med AB SOLOMs leverantörsregister och sju av företagen hittades. Två av dessa är avregistrerade bolag. De kvarvarande de fem bolagen är samtliga enskilda firmor.
Från dessa företag har inköpsbelopp/attest kontrollerats för åren 2013-2014. Resultatet presenteras i tabellen nedan:
Verksamhet Status Funktion Inköp/attest
Catering Aktivt IN Inga fakturor
Hundvård Aktivt IN Inga fakturor
Konsultverksamhet Aktivt IN Inga fakturor
El och energi Aktivt IN Inga fakturor
Fotvård Aktivt IN Attest OK
Taxiverksamhet Avregistrerad IN Inga fakturor
Hälsovård Avregistrerad IN Inga fakturor
Att det inte finns några fakturor beror sannolikt på att det avser utbetalningar till anställda i form av utlägg eller handkassor. Att det blir träff i leverantörsregistret beror på att
Från det företag där inköp gjorts under 2013-2014 uppgår inköp till 27 200 kr fördelat på 67 fakturor. Personen som innehar bisysslan har ej befogenhet att attestera fakturor, utan detta görs av verksamhetschef samt att fakturor sakgranskas av ekonomiassistent. Enligt uppgift från ledningen har man idag inte sagt ifrån att denna bisyssla ligger utanför det tillåtna.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Är bolagets interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor tillräcklig?
Vår samlade bedömning är att den interna kontrollen avseende hanteringen av anställdas bisysslor inte är tillräcklig. Det finns rutiner för att följa upp bisysslor på verksamhetsnivå, däremot saknas en sammanhållen uppföljning för hela bolaget. Enligt Sollentuna kommuns rutin, som bolaget uppger sig att följa, ska en central sammanställning göras.
Enligt LOA är arbetsgivaren skyldig att informera de anställda om vilka bisysslor som inte är tillåtna att utöva. Vidare ska den anställde uppge vilka bisysslor denne har, på fråga från arbetsgivaren. Detta leder till att arbetsgivaren måste vara aktiv för att kunna uppfylla lagens krav. Den årliga uppföljningen i samband med medarbetarsamtal medför en kontinuerlig kontroll och uppdatering av anställdas bisysslor. Däremot anser vi att AB SOLOM bör upprätta rutiner att regelbundet följa upp de anställdas bisysslor på en aggregerad och central nivå i bolaget. Detta för att minska risken för otillåtna/förtroendeskadliga bisysslor samt för att skapa en överblick över hela bolaget.
Avstämning mot Bolagsverkets register visar att det finns 154 st anställda (motsvararande 12,2 procent) med aktiva engagemang i andra företag, totalt 199 företag.
Vid faktaavstämning av rapporten framkommer att bolaget delar revisionens synpunkter och att man behöver sätta upp rutiner för att från centralt håll kontrollera anställdas bisysslor.
