ANSÖKNINGSGUIDE
Producentorganisationer inom sektorn för frukt och grönsaker
Innehåll
Kontaktuppgifter ... 5
1 Inledning... 6
2 Godkännande av en producentorganisation ... 7
2.1 Allmänt ... 7
2.2 Att ansöka om godkännande ... 8
2.3 Produkter som kan godkännas ... 9
2.4 Medlemmar och medlemskap ... 9
2.4.1 Andra gradens andelslag eller andra organisationer som bildas av sammanslutningar ... 9
2.4.2 Andra än producentmedlemmar ... 10
2.4.3 Minimitiden för ett medlemskap ... 10
2.4.4 Utträde ur en producentorganisation ... 11
2.5 Värdet av den saluförda produktionen ... 11
2.5.1 Värdet av den övriga verksamheten ... 11
2.6 En producentorganisations stadgar ... 12
2.7 Att lägga ut en producentorganisations uppgifter på entreprenad ... 13
2.8 Ordnande av bokföring ... 13
2.9 De produktionsuppgifter som ska samlas in årligen ... 14
2.10 Tilsyn ... 14
3 Verksamhetsprogram ... 15
3.1 Allmänt ... 15
3.2 Driftsfond ... 15
3.2.1 En organisations finansieringsandel av driftsfonden ... 16
3.3 Värdet av den saluförda produktionen ... 17
3.4 Referensperiod ... 18
3.5 Stödbeloppet ... 18
3.5.1 Exempel på storleken på driftsfonden och stödet ... 19
3.6 Verksamhetsprogram ... 19
3.6.1 Att ansöka om godkännande av ett verksamhetsprogram ... 20
3.6.2 Att utarbeta ett verksamhetsprogram ... 20
3.6.3 Stödberättigande insatser ... 21
3.6.5 Att ändra ett program mitt under ett genomförandeår ... 22
4 Att söka fondstöd ... 23
4.1 Att söka stöd ... 23
4.1.1 Att lämna in indikatoruppgifter ... 24
4.1.2 Delbetalning ... 25
4.1.3 Förskottsbetalning ... 25
4.1.4 Utbetalning av stöd ... 25
4.2 Programinsatser som överförs ... 26
4.3 Tilsyn... 26
5 En producentorganisations årsklocka ... 27
6 Praktiska tips till en producentorganisation ... 29
6.1 Verksamhetsprogram ... 29
6.2 Ansökan om fondstöd ... 29
6.3 Produktionsuppgifter ... 30
7 Begrepp ... 31
8 Bilaga 1 - Stödberättigande åtgärder ... 33
8.1 Personalkostnader ... 33
8.2 Finansiering av investeringar ... 33
8.3 Investeringar i arrenderade områden ... 34
8.4 Investeringar i enskilda gårdar ... 34
8.5 Personalkostnader som ersätts med ett engångsbelopp ... 34
8.6 Fastighetsinköp ... 35
8.7 Rätten till stöd för experimentell produktion ... 35
8.8 Ersättningsinvesteringar ... 35
8.9 Utbildningskostnader ... 36
8.10 Krishantering och krisförebyggande ... 36
8.11 Begagnade maskiner och anordningar ... 36
8.12 Leasing ... 36
8.13 Ersättning av rese- och logikostnader samt dagpenningar... 37
8.14 Sälfrämjande åtgärder ... 37
8.15 Köpta tjänster ... 37
8.16 Inköp av obebyggd mark ... 37
9 Bilaga 2 - Godkända produkter ... 39 10 Bilaga 3 – Kommissionens förteckning över de insatser och utgifter som inte är stödberättigande ... 42 11 Bilaga 4 Föreskrifter ... 46
ANSÖKNINGSGUIDE #125557
Publicerad av: Landsbygdsverket, PB 405 (Alvar Aallon katu 5), 60101 Seinäjoki Tfn 0295 31 2000, fax 0295 31 2201, www.mavi.fi
Marknadsstödsavdelningen|Enheten för inre marknaden 5a/2014
ISBN 978-952-453-828-2 (Nätutgåva) ISSN 1797-4429 (Verkkojulkaisu)
De anvisningar som ges i denna guide är inte en uttömmande utredning över lagstiftningen för sektorn och de är inte juridiskt bindande. Lagstiftningen i EU och Finland ändras, och trots uppdateringarna av denna publikation är inte uppgifterna alltid aktuella. Alla rättsliga krav ska framföras utifrån förordningarna.
Den som söker stöd kan om den så önskar hänvisa till lagligheten av myndighetsåtgärderna.
Landsbygdsnäringarnas besvärsnämnd eller i sista hand EU-domstolen avgör frågor som gäller avvikande rättstolkningar.
Kontaktuppgifter
Producentorganisationsaffärer administreras i Landsbygdsverket i Finland.
adress Landsbygdsverket
PB 405
60101 Seinäjoki
besöksadress Alvar Aallon katu 5, Seinäjoki
telefon 0295 31 2000 (växel)
fax 0295 31 2201
e-post kirjaamo@mavi.fi
informering och blanketter www.mavi.fi
kontaktpersoner man kan hittas kontaktpersoner av producentorganisationsaffärer från Mavis webbplats punkt Producentorganisationer
Ansökningsguides diarium MAVI 1228/56/2013
Dokumentnummer #125557
1 Inledning
Europeiska unionen stöder producentsamarbete inom sektorn för frukt- och grönsaker via programmet för producentorganisationer. Målet med stödet är att stärka producenternas marknadsställning genom att samla utbudet och minska fluktuationer på producentpriserna med anledning av olika kriser. Ett ytterligare mål är att öka frukt- och grönsakskonsumtionen i Europeiska unionen och användningen av miljövänlig teknik i produktionen. På motsvarande sätt är syftet med producentorganisationernas verksamhet att samla utbudet, planera produktionen så att den bättre svarar mot efterfrågan, sänka
produktionskostnaderna, stabilisera produktionskostnaderna och att utveckla miljövänliga odlingsmetoder.
En producentorganisations verksamhet grundar sig på tre viktiga faser: godkännandet av en
producentorganisation, utarbetandet och godkännandet av ett verksamhetsprogram och ansökan om fondstöd. När en producentorganisation har godkänts består dess år av att bedriva den egentliga verksamheten, utarbeta eller ändra ett verksamhetsprogram och av att söka fondstöd. Denna guide redogör för det arbete som ska utföras av producentorganisationerna i de olika faserna och anger en ram för användningen av producentorganisationsstöd.
Utgångspunkten för producentorganisationssystemet är att en organisation bildas på initiativ av
producenterna. Syftet med organisationen är att stärka producenternas marknadsställning genom att samla utbudet. Dessa utgångspunkter framkommer i många av villkoren för godkännandet av en organisation.
En producentorganisation ska ha en viss minimistorlek vad gäller såväl antalet medlemmar som försäljningsvärdet för att den ska vara betydelsefull i samlandet av utbudet. Det förutsätts att
organisationsmedlemmarna samlar försäljningen av sina produkter till organisationen – med andra ord kan en organisation inte enbart finnas på papper utan att den bedriver gemensam marknadsföring. För att en organisation uttryckligen ska fungera som en gemensam marknadsföringssammanslutning för
producenterna, har man begränsat bestämmanderätten för enskilda producenter och rösträtten för andra än producentmedlemmar i organisationen.
En producentorganisation utvecklar sin verksamhet med ett verksamhetsprogram. Målen med ett verksamhetsprogram är bland annat att planera produktionen, samla utbudet, marknadsföra medlemmarnas produktion, sänka produktionskostnaderna och stabilisera producentpriserna, vidta miljöåtgärder samt att förbättra produktkvaliteten. Ett verksamhetsprogram kan utarbetas för tre, fyra eller fem år åt gången. Ett verksamhetsprogram i sig berättigar dock inte till stöd, utan stöd ska ansökas utifrån de faktiska kostnaderna.
Stödet till en producentorganisation kan täcka upp till 50 procent av de faktiska kostnaderna för ett verksamhetsprogram. Producentorganisationen svarar själv för den återstående delen av kostnaderna.
Stödet möjliggör att man vidtar många olika åtgärder, från att planera produktionen till att förbättra de säljfrämjande åtgärderna.
Landsbygdsverkets marknadsstödsavdelning ger rådgivning för att ansöka om godkännande till en producentorganisation, utarbeta ett verksamhetsprogram och för att sammanställa ansökan om fondstöd.
Adressen www.mavi.fi innehåller uppdaterade kontaktuppgifter, blanketter och guider.
2 Godkännande av en producentorganisation
2.1 Allmänt
En organisation som säljer frukt och grönsaker enbart av de egna producentmedlemmarna har varit utgångspunkten i utarbetandet av producentorganisationssystemet. Organisationen ska också ha bildats på initiativ av producenterna. Målet för en producentorganisation är att samla produktionen och följaktligen stärka producenternas marknadsställning. En producentorganisation ska ha en viss minimistorlek vad gäller såväl antalet medlemmar som försäljningsvärdet för att den ska vara betydelsefull i samlandet av utbudet. Det förutsätts att organisationsmedlemmarna samlar försäljningen av sina produkter till
organisationen – med andra ord kan en organisation inte enbart finnas på papper utan att den bedriver en gemensam marknadsföring. För att en organisation uttryckligen ska fungera som en gemensam
marknadsföringssammanslutning för producenterna, har man begränsat bestämmanderätten för enskilda producenter och rösträtten för andra än producentmedlemmars i organisationen.
En organisation ska alltid uppfylla följande kriterier:
• Producentorganisationen ska ha bildats på initiativ av producenterna.
• Producentorganisationen ska ha minst 10 medlemmar och värdet av den saluförda produktionen ska vara minst 250 000 euro. Alternativt kan den ha minst 5 medlemmar, då värdet av den saluförda produktionen ska vara minst 500 000 euro.
• Producentorganisationen ska ansvara för beslut som gäller producentorganisationen och driftsfonden.
• Försäljningen av alla producenters produkter ska vara likställd. Med ett jämlikt bemötande av producenternas produkter avses att produkter av samma kvalitet vilka har producerats av olika producenter säljs på lika villkor.
• Försäljningen av produkter ska ske samlat via producentorganisationen. Produkterna behöver dock inte nödvändigtvis passera fysiskt via producentorganisationen.
• Producentorganisationen ska ha ett eget samlat bokförings- och faktureringssystem.
• Ett avtal om utläggning på entreprenad av huvuduppgifter (produktionsplanering, sortering, lagring, förpackning, marknadsföring, bokföring, fakturering) ska ingås med en part som sköter en sådan uppgift. Producentorganisationen ska dock behålla ansvaret för att verksamheten utförs och för den övergripande ekonomistyrningen och tillsynen vad gäller genomförandet av entreprenadavtalet.
• En producentorganisation ska ha en fast adress, där organisationens dokument kan granskas på ett tillbörligt sätt.
En producentorganisation ska också ha en tillräcklig personal, infrastruktur och materiel för att bedriva verksamheten. En producentorganisation ska framför allt ha insikt i medlemmarnas produktion, en möjlighet att samla in, sortera, lagra och packa medlemmarnas produktion, kunskap om marknadsföring och ekonomiförvaltning samt en samlad bokföring och ett samlat faktureringssystem.
2.2 Att ansöka om godkännande
En ansökan om godkännande av en producentorganisation ska göras på Landsbygdsverkets
ansökningsblankett nr 353. Ansökningsblanketten fås av Landsbygdsverket och kan skrivas ut via dess portal.
Ansökningstiden för ett godkännande är fortlöpande. Landsbygdsveket fattar ett beslut om godkännande av en ansökan inom tre månader från det att en ansökan jämte alla nödvändiga bilagor har lämnats in. När en producentorganisation bildas är det dock bra att beakta att det tar tid att grunda ett samföretag.
Följaktligen lönar det sig att börja förbereda ansökan om godkännande i tid, eftersom det är möjligt att sökanden ombeds att lämna tilläggsutredningar. Det är dock inte särskilt besvärligt att sammanställa de egentliga handlingar som behövs för ansökan om godkännande. Landsbygdsverket ger rådgivning för att sammanställa de nödvändiga handlingarna.
Om sökanden är ett företag som nyligen har inlett en gemensam marknadsföring, rekommenderas det att den lämnar ansökan om godkännande i början av året, om organisationen vill börja genomföra ett verksamhetsprogram från början av följande år. Det är även möjligt att lämna ansökan om godkännande tillsammans med ansökan om verksamhetsprogram. Detta ska ske senast 15.9 före det år då
verksamhetsprogrammet genomförs. Om en organisation inte kan godkännas före början av följande år, framflyttas även inledandet av verksamhetsprogrammet med ett år.
Antingen ett andelslag eller ett aktiebolag kan godkännas till en producentorganisation. En ansökan om godkännande till producentorganisation kan även godkännas villkorligt, om samfundet inte ännu har förts in i handelsregistret. I så fall kan godkännandet återkallas, om samfundet inte anmäls för registrering inom sex månader efter att stiftelseurkunden har undertecknats eller om registermyndigheten förkastar
registreringen av samfundet.
Följande handlingar ska fogas till en ansökan om godkännande:
• andelslagets eller aktiebolagets stiftelseurkund
• andelslagets stadgar eller aktiebolagets bolagsordning
• producentorganisationens stadgar
• ett eventuellt medlemsavtal eller ett eventuellt delägaravtal
• handelsregisterutdraget
• ett utdrag ur protokollet över det möte där andelsstämman (eller fullmäktige) eller aktiebolagets bolagsmöte har beslutat att ansöka om godkännande till producentorganisation
• ett utdrag ur protokollet över det möte där andelslagets eller aktiebolagets behöriga organ har godkänt producentorganisationens stadgar
• andelslagets medlemsförteckning eller aktiebolagets aktie- och delägarförteckning
• eventuella avtal om utläggning på entreprenad av skötseln av organisationens huvuduppgifter.
2.3 Produkter som kan godkännas
Produkterna ska omfattas av den gemensamma organisationen av marknaden för frukt och grönsaker. I praktiken omfattas alla bär, frukter, grönsaker och svampar som har producerats i Finland av detta marknadsarrangemang. Potatis, sockermajs och vissa örter är dock inte godtagbara produkter. En förteckning över de godkända produkterna finns i del IX i bilaga I till Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1308/2013 och i slutet av denna guide.
Enligt de nuvarande bestämmelserna kan en producentorganisation även sälja andra produkter än sina medlemsproducenters frukter och grönsaker, till exempel potatis eller till och med ansenliga mängder grönsaker som inte har producerats av medlemmarna i organisationen. När man bildar en
producentorganisation är det dock kanske allra tydligast att hålla sig till den ursprungliga utgångspunkten eller alternativt att beakta försäljningen av andra produkter redan då man ansöker om godkännande.
2.4 Medlemmar och medlemskap
För att godkännas ska en producentorganisation ha minst 10 producentmedlemmar, och då ska värdet av den saluförda produktionen vara minst 250 000 euro. Om värdet av en organisations saluförda produktion överskrider 500 000 euro, ska producentmedlemmarna uppgå till minst fem. En enskild
producentmedlems rösträtt får inte överskrida 20 procent.
Med producent avses i detta sammanhang endast en producent som via organisationen marknadsför de produkter som ligger till grund för ansökan om godkännande.
Förutom fysiska personer kan en producentorganisations producentmedlemmar även utgöras av juridiska personer (till exempel ett aktiebolag), ett arvslag eller en beskattningssammanslutning. Om en och samma fysiska person är delägare i flera företag som hör till en organisation, räknas dessa bolag som en medlem då man räknar antalet medlemmar.
2.4.1 Andra gradens andelslag eller andra organisationer som bildas av sammanslutningar
Om medlemmarna i en producentorganisation omfattar juridiska personer som enbart utgörs av producenter, räknas minimiantalet medlemmar i producentorganisationen utifrån det antal producenter som hör till dessa juridiska personer.
Om till exempel ett aktiebolag som utgörs av olika producenter (=olika gårdar) blir medlem i en producentorganisation, räknas minimiantalet medlemmar (=gårdar) i producentorganisationen utifrån antalet producentmedlemmar i detta aktiebolag.
Om en juridisk person, till exempel ett aktiebolag, redan i sig är en ”producent” enligt gemenskapens definition, räknas inte dess medlemmar eller delägare separat in i minimiantalet medlemmar. Följaktligen
2.4.2 Andra än producentmedlemmar
Förutom de producentmedlemmar som odlar godkända produkter kan medlemmarna i en producentorganisation även utgöras av:
a) medlemmar som tidigare har odlat godkända produkter (till exempel pensionärer eller odlare som av annan orsak har lagt ned produktionen)
b) odlare, som producerar andra jordbruks- eller trädgårdsprodukter än de produkter som godkänns för organisationen
c) medlemmar som tidigare har odlat de produkter som avses i punkt b (till exempel pensionärer eller odlare som har lagt ned produktionen)
d) i undantagsfall medlemmar med ringa betydelse, om de inte producerar eller inte tidigare har producerat jordbruks- eller trädgårdsprodukter (till exempel funktionärer eller hedersmedlemmar i organisationen) Med ringa betydelse avses även dessa medlemmars rösträtt i organisationen. En organisation kan ha sådana medlemmar endast om Landsbygdsverket av särskilda skäl anser att detta kan godkännas.
Alla medlemmar (ovan i punkterna a–d), som inte producerar godkända produkter omfattas av följande begränsningar:
a) de kan inte vara en parti- eller detaljhandlare, ett finansinstitut eller en annan aktör med en viktig ekonomisk ställning
b) de får inte tillsammans inneha över 49 procent av rösträtten i en producentorganisation c) de får inte direkt dra nytta av de insatser som finansieras av gemenskapen
d) dessa medlemmar får inte beaktas i grunderna för ett godkännande.
En producentorganisation ska grundas på initiativ av producenterna, och dessa ska ha möjlighet att övervaka organisationen och dess beslutsfattande. Medlemmar som producerar andra än godkända produkter (till exempel potatisodlare) kan dock delta i omröstningar som gäller producentorganisationens driftsfond i den mån som detta tillåts i organisationens stadgar.
2.4.3 Minimitiden för ett medlemskap
En producent ska vara medlem i en producentorganisation i minst ett år. En producentorganisation kan fastställa en längre minimitid för medlemskapet i sina stadgar. Enligt lagen om andelslag kan denna tid vara högst tre år i en producentorganisation som omfattar ett andelslag.
Om en producentorganisation har lagt fram ett verksamhetsprogram, kan organisationsmedlemmarna dock inte befrias från de skyldigheter som följer av programmet mitt under genomförandetiden utan samtycke av organisationen. Följaktligen kan en organisation ålägga en medlem som har utträtt ur en organisation mitt under en verksamhetsprogramperiod att delta i finansieringen av
verksamhetsprogrammet.
När en godkänd producentorganisation utarbetar ett verksamhetsprogram som gemenskapen finansierar, ska den beakta att verksamhetsprogrammet inte får innehålla åtgärder som direkt är till nytta för andra än de medlemmar som odlar godkända frukter och grönsaker i producentorganisationen.
2.4.4 Utträde ur en producentorganisation
En medlem som utträder ur en organisation ska ge producentorganisationen ett skriftligt meddelande om detta. Utträdet träder i kraft från början av följande kalenderår, om medlemmen ger ett meddelande om detta senast 15.9. I sina stadgar kan en organisation fastställa att tidsfristen för att lämna ett meddelande om utträde är längre, dock högst sex månader.
2.5 Värdet av den saluförda produktionen
Så som det konstateras ovan, ska produktionsvärdet vara minst 250 000 euro i en organisation med minst 10 medlemmar. I en organisation med 59 medlemmar ska produktionsvärdet vara minst 500 000 euro.
När man ansöker om godkännande räknas produktionsvärdet utifrån en tolvmånadersperiod. Denna period kan vara det kalenderår som föregår ansökan eller en annan tolvmånadersperiod före ansökan, om detta är motiverat till exempel med anledning av organisationens räkenskapsperiod. Produktionsvärdet ska grunda sig på bokföringsuppgifter som gäller det aktiebolag eller det andelslag som ansöker om
godkännande. Om medlemmarnas (eller en del av medlemmarnas) produktion inte tidigare har sålts via en gruppering, ska beräkningen av produktionsvärdet grunda sig på bokföringsuppgifter eller andra
motsvarande uppgifter som kan granskas utan svårigheter.
När man senare bedömer hur en producentorganisation har iakttagit kriterierna för godkännande, räknas produktionsvärdet utifrån organisationens referensperiod.
2.5.1 Värdet av den övriga verksamheten
En producentorganisations huvudsakliga verksamhet ska vara att saluföra de godkända produkter som organisationens medlemmar har producerat. Med andra ord får inte värdet av en organisations saluförda produktion vara lägre än värdet av den övriga verksamheten.
Produktionsvärdet räknas utifrån det momsfria försäljningspriset på de produkter som medlemmarna har producerat. Värdet räknas endast utifrån de produkter som ligger till grund för producentorganisationens ansökan om godkännande.
2.6 En producentorganisations stadgar
En producentorganisations stadgar ska godkännas av det behöriga organet i det aktiebolag eller det andelslag som fungerar som producentorganisation. En producentorganisations stadgar kan ingå i ett andelslags stadgar eller i ett aktiebolags bolagsordning. Alternativt kan en producentorganisation utarbeta särskilda stadgar för producentorganisationen, då det inte är nödvändigt att meddela ändringar i dessa till handelsregistret.
I stadgarna kan man fastställa de grundläggande verksamhetsprinciperna och delegera utfärdandet av mer detaljerade bestämmelser till en lägre beslutsfattande nivå. I stadgarna kan man till exempel fastställa debiteringsprincipen för de ekonomiska bidrag som tas ut av producenterna med tanke på driftsfonden (en procentsats tas ut för varje odlarredovisning) och befullmäktiga styrelsen att fastställa beloppet på de bidrag som ska tas ut årligen.
En producentorganisations stadgar ska innehålla bestämmelser om följande ärenden:
1. Skyldigheten att anmäla produktionen, produktionen, saluföringen och miljöskyddet samt det relaterade beslutsfattandet och ändringar i besluten.
2. En medlems rätt att ansluta sig som medlem till enbart en producentorganisation enligt förordning (EU) nr 1308/2013 vad gäller produktionen av en viss produkt vid en gård.
3. Skyldigheten för en medlem i producentorganisationen att sälja hela sin produktion av den berörda produkten via producentorganisationen. En producentorganisation kan tillåta vissa undantag från denna försäljningsskyldighet. Med tillstånd av producentorganisationen och utifrån de villkor som den har fastställt kan en medlemsproducent:
• sälja upp till 25 procent av dess produktion från en gård eller till exempel på ett torg direkt till konsumenterna för deras personliga behov, då det handlar om en
producentorganisation som marknadsför alla frukter, bär och grönsaker och upp till 20 procent då det handlar om en specialiserad producentorganisation. Med de procentuella andelarna avses den andel av gårdens produkter som hör till de godkända produkterna.
• själv eller via en annan producentorganisation som den egna producentorganisationen har fastställt saluföra produkter, vars omfattning är av ringa betydelse i förhållande till
omfattningen på producentorganisationens saluförda produktion.
• via en producentorganisation som den egna producentorganisationen har fastställt, sälja produkter som inte omfattas av den egna producentorganisationens kommersiella verksamhet.
Om en producentorganisation tillåter ett sådant undantag, ska en skriftig utredning om
beviljandet och kriterierna för detta läggas fram som bilaga till ansökan. Om ett undantag tillåts efter att ansökan har lämnats in, ska en utredning över detta framläggas genast efter beslutet om undantag.
4. Skyldigheten för medlemmar i en producentorganisation att skicka de uppgifter som
producentorganisationen begär för statistikföringen, vilka speciellt kan gälla odlingsarealer, skörd, avkastning och direktförsäljning.
5. Skyldigheten för medlemmar i en producentorganisation att betala de bidrag som fastställs i stadgarna för att inrätta en driftsfond för organisationen och för att öka denna.
6. Debiteringsmetoden för de bidrag som ska tas ut av medlemmarna i producentorganisationen.
7. De påföljder som producentorganisationen fastställer vid brott mot de skyldigheter som följer av producentorganisationens stadgar (särskilt vad gäller betalning av bidrag) eller de föreskrifter som producentorganisationen har meddelat.
8. Godkännandet av nya medlemmar, särskilt minimitiden för medlemskap.
9. Om en producentorganisation lägger fram investeringar som gäller enskilda gårdar i
verksamhetsprogrammet, ska producentorganisationens stadgar innehålla bestämmelser om att en medlem ska returnera investeringen eller dess värde till producentorganisationen, om medlemmen senare säger upp medlemskapet i producentorganisationen.
10. Föreskrifter med vilka man säkerställer att de producenter som hör till organisationen demokratiskt kan övervaka organisationen och dess beslutsfattande.
11. Bokförings- och budgetföreskrifter som är nödvändiga med tanke på producentorganisationens verksamhet.
2.7 Att lägga ut en producentorganisations uppgifter på entreprenad
Enligt EU-bestämmelserna kan en producentorganisation lägga ut sina uppgifter på entreprenad. Med utläggande av en producentorganisations verksamhet på entreprenad avses att producentorganisationen ingår ett handelsavtal med en annan juridisk person, som även kan vara en av dess medlemmar eller ett dotterbolag, om utförande av den berörda verksamheten. Producentorganisationen ska dock behålla ansvaret för att verksamheten utförs och för övergripande ekonomistyrning och tillsyn när det gäller genomförandet av entreprenadavtalet.
Försäljningen och marknadsföringen kan också utkontrakteras till medlemmar i producentorganisationen.
Att lägga ut försäljningen av olika produkter eller produktgrupper till flera olika instanser kan i regel inte ses som ändamålsenligt ur stödsystemets synvinkel. Utläggning av försäljningen till olika instanser prövas från fall till fall och godkännandet av utläggningen beror på till exempel antalet medlemmar i
producentorganisationen, produktutbudet och orsakerna till valet av detta verksamhetssätt. Bildandet av en producentorganisation ska dock alltid främja utvecklingen av utbudet.
2.8 Ordnande av bokföring
En producentorganisation ska spara sin bokföring för tillsynen i minst 10 år efter slutet av en
räkenskapsperiod på det sätt som anges i bokföringslagen (1336/1997). Med tanke på granskningar ska en producentorganisation spara verifikat över överföringen av produkter (till exempel fakturor, kvitton och andra verifikat), vilka ska redogöra för de produkter som har sålts, antalet produkter och deras värde. En producentorganisation ska ha en sådan bokföring som möjliggör att man årligen kan identifiera, granska och fastställa de utgifter och inkomster som hänför sig till driftsfonden.
En fondstödtagare ska ordna sin bokföring så att det finns namngivna konton för stödåtgärden eller genom att använda ett kostnadsställe för densamma eller på något annat sätt så att förutsättningarna för beviljande och utbetalning av stödet samt användningen av stödet utan svårighet kan kontrolleras.
2.9 De produktionsuppgifter som ska samlas in årligen
En godkänd producentorganisation är skyldig att ge Landsbygdsverket de produktionsuppgifter som behövs för kommissionens årsberättelse. Varje godkänd producentorganisation ska årligen ge uppgifter om omfattningen på organisationens produktion, produktionssektorerna, produktionsvärdet och marknadsföringskanalerna. Uppgifterna ska fyllas i utifrån uppgifterna från föregående kalenderår.
2.10 Tilsyn
Landsbygdsverket övervakar att villkoren för godkännande av en producentorganisation iakttas. Alla organisationer granskas med inspektioner på plats innan en ansökan godkänns. Inom ramen för tillsynen är det möjligt att man gör inspektioner till exempel vid producentorganisationens gårdar,
förpackningsställena och vid odlingar som tillhör medlemmarna i producentorganisationen i syfte att säkerställa att villkoren för godkännande iakttas. Därtill utför tullverket efterkontroller enligt
Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013.
Landsbygdsverket kan återkalla ett godkännande av en producentorganisation, om organisationen inte iakttar villkoren för godkännande.
En producentorganisation omfattas också av annan övervakning som gäller utbetalningen av fondstöd.
Detta behandlas nedan i kapitlet om fondstöd.
3 Verksamhetsprogram
3.1 Allmänt
En producentorganisation har möjlighet att få EU-finansierat stöd för att genomföra ett
verksamhetsprogram. En producentorganisation ska utarbeta ett verksamhetsprogram för 3–5 år. När programmet har godkänts kan producentorganisationen börja genomföra de insatser som beskrivs i programmet. Det stöd som betalas till en producentorganisation grundar sig på de faktiska kostnaderna för dessa insatser. Ett verksamhetsprogram ska utarbetas för och genomföras under ett kalenderår, även om organisationens räkenskapsperiod inte är ett kalenderår.
I enlighet med gemenskapens rättsakter ska ett verksamhetsprogram innehålla flera olika former av mål.
En producentorganisation ska dock dimensionera programinnehållet så att organisationen kan genomföra programmet och så att programinnehållet står i rätt förhållande till finansieringsmöjligheterna för
programmet.
3.2 Driftsfond
En producentorganisation ska fatta ett beslut om att inrätta en driftsfond. Med driftsfond avsågs ursprungligen ett separat bankkonto, som en producentorganisation skulle öppna och via vilket alla penningflöden i anknytning till verksamhetsprogrammen skulle passera. Numera är det dock inte alltid en förutsättning att öppna ett separat bankkonto, men enligt rättsakterna ska driftsfonden förvaltas på så sätt att externa revisorer årligen kan identifiera, granska och fastställa de utgifter och inkomster som hänför sig till driftsfonden. En producentorganisation ska kunna skilja åt de utgifter och inkomster som hänför sig till verksamhetsprogrammet till exempel med ett kostnadsställe i sin bokföring. De kvitton och
betalningsverifikat som hänför sig till verksamheten och bokföringen ska sparas med tanke på tillsynen.
Med driftsfond avses i praktiken de tillgångar som används för att finansiera ett verksamhetsprogram. Den ena hälften av inkomsterna för en driftsfond utgörs av producentorganisationens finansieringsandel, det vill säga det ekonomiska bidrag som tas ut av medlemmarna eller de egna tillgångar som organisationen anvisar för detta ändamål, medan den andra hälften utgörs av EU:s finansieringsandel. En
producentorganisation ska bestämma hur dessa tillgångar samlas in i sina stadgar. En driftsfonds utgifter utgörs av de kostnader som följer av verksamhetsprogrammet.
En driftsfond förvaltas utifrån årsprincipen. Om man så önskar kan man överföra en del av de bidrag som har debiterats av medlemmarna för driftsfonden till följande genomförandeår, om dessa inte har behövts för att finansiera det pågående årets verksamhet.
3.2.1 En organisations finansieringsandel av driftsfonden
En producentorganisation har två alternativ för att öka driftsfonden: att ta ut ett ekonomiskt bidrag av sina medlemmar för driftsfonden eller att använda egna tillgångar för att öka driftsfonden.
Det behöriga organet i producentorganisationen ska besluta vilken metod som ska användas för att öka fonden. Ett utdrag ur protokollet över det möte där man har fattat ett beslut om metoden ska fogas till ansökan om verksamhetsprogram.
Om en organisation tar ut ett ekonomiskt bidrag av sina medlemmar för fonden, ska den fatta ett beslut om hur bidraget tas ut och om grunderna för debiteringen. En metod för att ta ut bidraget kan vara att innehålla en viss andel av värdet av de sålda produkterna eller att på förhand ta ut ett bidrag utifrån en uppskattning och sedan rätta bidraget retroaktivt. Grunden för att ta ut ett bidrag kan vara omfattningen på och/eller värdet av den saluförda produktionen. En producentorganisation kan också fastställa olika höga bidrag för producentmedlemmarna. På så sätt har producenterna möjlighet att delta i finansieringen av endast sådana åtgärder som de har möjlighet att delta i (till exempel åtgärder för enskilda
produktgrupper).
Om en organisation helt eller delvis använder egna tillgångar för att öka driftsfonden, ska tillgångarna härröra från försäljningen av de produkter som medlemmarna i organisationen har producerat. Med detta avses endast de produkter som ligger till grund för godkännandet av organisationen. Om en organisation till exempel har ansökt om godkännande endast vad gäller grönsaker, kan tillgångar som har fåtts genom att sälja frukt eller bär via organisationen inte läggas till i driftsfonden. Inte heller tillgångar som har fåtts av andra jordbruksprodukter (till exempel potatis) kan läggas till i driftsfonden. Detta gäller även för tillgångar som härrör från produkter av producenter som inte hör till organisationen, även om det handlar om grönsaker.
Driftsfonden i korthet
• Beloppet motsvarar kostnaderna för verksamhetsprogrammet.
• Beloppet är högst 8,2 procent av värdet av en organisations saluförda produktion under referensperioden. Beloppet kan höjas till 9,2 procent om den överskjutande andelen används enbart för åtgärder inom krishantering eller -förebyggande.
• Fonden görs av fondstödet och organisationens egen finansieringsandel (stöd- och
självfinansieringsbeloppet är lika högt) En organisations egen finansieringsandel kan debiteras som separata avgifter av medlemmarna eller så kan finansieringsandelen utgöras av en
organisations egna tillgångar.
3.3 Värdet av den saluförda produktionen
Värdet av en producentorganisations saluförda produktion grundar sig på produktionen av medlemmarna i producentorganisationen. Till värdet räknas sådana produkter som ligger till grund för godkännandet av producentorganisationen och som säljs via producentorganisationen. Denna produktion omfattar även produktionen av medlemmar som utträder ur och som ansluter sig till organisationen.
Värdet räknas utifrån det momsfria försäljningspriset på de produkter som medlemmarna har producerat.
Om en producentorganisation säljer sina produkter färdigt förpackade eller behandlade, utgörs värdet av det momsfria försäljningspriset på den förpackade och behandlade produkten. Förädlade produkter räknas inte in i värdet av den saluförda produktionen.
Kostnaderna för att transportera produkter från producentorganisationen till en köpare räknas aldrig in i produktionsvärdet.
Värdet av den saluförda produktionen ska grunda sig på bokföringsuppgifter av producentorganisationen.
Om en producentorganisation inte har bokföringsuppgifter från tidigare år, ska produktionsvärdet och - omfattningen grunda sig på bokföringsuppgifter eller motsvarande uppgifter av medlemmarna i producentorganisationen, vilka kan granskas utan svårighet.
Om en producentorganisation har ett dotterbolag som ansvarar för att förpacka och sälja produkter, kan värdet av den saluförda produktionen räknas utifrån det försäljningspris som dotterbolaget har fastställt för produkterna, under förutsättning att producentorganisationen äger minst 90 procent av kapitalet i dotterbolaget.
Beräkningssättet för värdet av den saluförda produktionen i korthet
Det momsfria försäljningspriset på produkter som har sålts via organisationen – försäljningspriset på produkter av icke-medlemmar
– försäljningen av icke-godkända medlemmar – externa transportkostnader (säljfrakter) – förädlings- och expeditionskostnader
+ värdet av den saluförda produktionen av nya medlemmar ________________________________
= Värdet av den saluförda produktionen
3.4 Referensperiod
En referensperiod är den tidsperiod som ligger till grund för beräkningen av värdet av den saluförda produktionen när man fastställer maximibeloppet på det årliga stöd som ska betalas för en
verksamhetsperiod.
En producentorganisation kan välja ett av följande alternativ för referensperioden:
a) en tolvmånadersperiod, som börjar tidigast 1.1 tre år före det år då verksamhetsprogrammet genomförs och senast avslutas 1.8 samma år, eller
b) det genomsnittliga värdet av tre på varandra följande tolvmånadersperioder som tidigast börjar 1.1 fem år före det år då verksamhetsprogrammet genomförs och senast avslutas 1.8 samma år.
Denna tolvmånadersperiod ska vara den berörda producentorganisationens räkenskapsår. Under följande genomförandeår infaller referensperioden under motsvarande tidsperiod. En referensperiod kan alltså vara en annan tidsperiod än ett kalenderår. Genomförandeåret för ett verksamhetsprogram är dock alltid ett kalenderår.
När Landsbygdsverket godkänner ett verksamhetsprogram fastställer det referensperioden. Den fastställda referensperioden iakttas under hela verksamhetsprogrammet. En referensperiod kan inte variera under ett verksamhetsprogram, utom i det fall att det finns välmotiverade grunder för detta.
Om en produkt har sjunkit i värde på grund av vederbörligen redovisade faktorer utanför
producentorganisationens ansvarsområde, är värdet av den saluförda produktionen minst 65 procent av värdet av den berörda produkten under den föregående referensperioden. I sådana fall ska
producentorganisationen ge Landsbygdsverket en motivering till ändringen av referensperioden eller de orsaker som har lett till sänkningen av värdet av produkten.
3.5 Stödbeloppet
Totalbeloppet på stödet kan vara högst 4,1 procent av värdet av en producentorganisations saluförda värde eller 50 procent av de faktiska och godkända kostnaderna, beroende på vilken av dessa begränsande faktorer som är lägre. Procentsatsen på 4,1 kan höjas till 4,6 om den överskjutande andelen används enbart för åtgärder inom krishantering och krisförebyggande. Grovt räknat fördelas alltså kostnaderna för ett verksamhetsprogram jämnt mellan producentorganisationen och fondstödet.
Storleken på driftsfonden och följaktligen även på fondstödets belopp uppskattas i det
verksamhetsprogram som läggs fram av en producentorganisation och som fastställs av Landsbygdsverket.
Uppskattningen justeras därefter årligen utifrån de uppskattningar som organisationen lägger fram och som Landsbygdsverket fastställer. En uppskattning av driftsfondens och stödets storlek ska årligen meddelas till Landsbygdsverket före 15.9 under den höst som föregår genomförandeåret.
3.5.1 Exempel på storleken på driftsfonden och stödet
Värdet av en producentorganisations saluförda produktion är 1 000 000 euro under referensperioden. I så fall kan storleken på driftsfonden vara högst 8,2 procent av detta belopp, det vil säga 1 000 000 x 8,2 procent = 82 000. Totalbeloppet på producentorganisationens verksamhetsprogram kan alltså högst vara 82 000 euro. Stödbeloppet kan högst vara 4,1 procent av värdet av den saluförda produktionen, det vill säga 1 000 000 x 4,1 procent = 41 000. Med andra ord utgörs finansieringen av verksamhetsprogrammet av högst 41 000 euro av producentorganisationens egna tillgångar och 41 000 euro av EU:s fondstöd.
Det är även viktigt att observera att producentorganisationen ska göra en retroaktiv ansökan om stöd utifrån de faktiska kostnaderna. En producentorganisation ska alltså ha tillräckliga tillgångar för att täcka kostnaderna för verksamhetsprogrammet under verksamhetsprogramåret.
3.6 Verksamhetsprogram
Ett verksamhetsprogram ska uppfylla de villkor som anges i den nationella strategin för hållbara verksamhetsprogram för producentorganisationer inom sektorn för frukt och grönsaker. Den
genomgående principen i strategin är ett starkt kunnande. Den nationella strategins tyngdpunkter och mål är
• en marknads- och konsumentorienterad produktion
• en ekonomiskt, socialt, etiskt och miljökonsekvensmässigt hållbar produktion
• en lönsam och flexibel verksamhet av producentorganisationerna.
Den nationella strategin innehåller bland annat krav på ett verksamhetsprograms struktur och innehåll, samt exempel på möjliga åtgärder enligt mål. Bilaga II till strategin innehåller det nationella regelverket för miljöinsatser, där de godkända miljöinsatserna och grunderna för att betala stöd för dessa meddelas. Enligt förordningarna ska man inkludera antingen två miljöinsatser till ett verksamhetsprogram eller så ska 10 procent av driftsfonden användas för miljöinsatser.
Den nuvarande strategin gäller till slutet av 2015.
Fondstöd i korthet
• Beloppet motsvarar en organisations ekonomiska bidrag för kostnaderna för ett verksamhetsprogram.
• Det uppgår till högst 4,1 procent av värdet av en organisations saluförda produktion under referensperioden och till högst 4,6 procent, om den överskjutande andelen används enbart för åtgärder inom krishantering och krisförebyggande.
3.6.1 Att ansöka om godkännande av ett verksamhetsprogram
En ansökan om godkännande av ett verksamhetsprogram ska göras på Landsbygdsverkets blankett 354.
Ansökan ska skickas till Landsbygdsverket senast 15.9 under det år som föregår början av
verksamhetsprogrammet. Landsbygdsverket godkänner program som uppfyller kraven i rättsakterna senast 15.12. I undantagsfall kan godkännandet göras senast 20.1 under det år som följer inlämningsdagen för ansökan. I så fall börjar tillämpningen av programmen 1.1 under följande år. Kostnader som har uppkommit före det år då ett program genomförs kan inte inkluderas i ett verksamhetsprogram. Ett beslut kan framflyttas till januari till exempel då en ansökan är bristfällig eller förutsätter ett stort antal ändringar.
3.6.2 Att utarbeta ett verksamhetsprogram I ett verksamhetsprogram ska man lägga fram
• en beskrivning av utgångsläget i producentorganisationen före genomförandet av verksamhetsprogrammet
• målen för verksamhetsprogrammet och sambandet med främjandet av målen i den nationella strategin
• en detaljerad beskrivning av de åtgärder samt de särskilda insatser och metoder, med vilka målen uppnås (ska läggas fram enligt år)
• finansieringsaspekter, särskilt o beräkningssätt och bidrag o metoden för att öka driftsfonden o grunder för bidrag av olika storlek
o en budget och en tidtabell för vidtagandet av åtgärder för varje programår
• programmets längd.
Beskrivning av utgångsläget
Beskrivningen ska behandla den situation som råder i organisationen innan verksamhetsprogrammet läggs fram vad gäller produktion, marknadsföring, verksamhetslokaler och anordningar. Beskrivningen ska särskilt täcka de funktioner som man har för avsikt att utveckla via verksamhetsprogrammet. I beskrivningen av utgångsläget ska organisationen motivera varför verksamhetsprogrammets mål och åtgärder är nödvändiga för producentorganisationens verksamhet. I beskrivningen ska man använda de gemensamma utgångsindikatorer som anges i bilaga VIII till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 543/2011.
Målen med ett verksamhetsprogram
Ett verksamhetsprogram ska omfatta flera av de mål som förutsätts av rättsakterna. Den andel som får användas för att finansiera olika mål har inte fastställts i den förordning som gäller för närvarande. Den nationella tolkningen har varit att ingen enskild åtgärdsandel i programmet får överstiga 50 procent av de totala kostnaderna för verksamhetsprogrammet då det godkänns. Detta är inte en absolut gräns. Man kan avvika från denna gräns med beaktande av karaktären på en åtgärd, till exempel en avsevärd miljöåtgärd av
denna nationella gräns under genomförandet av verksamhetsprogrammet kan även godkännas efter en fallspecifik prövning.
I beskrivningen av målen ska man lägga fram hur de främjar den nationella strategin, hänvisa till de mål som har fastställts i den nationella strategin och lägga fram de mål som kan mätas i syfte att följa upp hur verksamhetsprogrammet framskrider.
Minst två av dessa mål ska inkluderas i ett verksamhetsprogram:
• insatser för produktionsplanering
• insatser för att förbättra eller bevara produktkvaliteten
• säljfrämjande insatser
• forskning, inklusive experimentell produktion
• utbildnings- och rådgivningsinsatser
• miljöinsatser
• åtgärder inom krishantering och krisförebyggande.
Ett verksamhetsprogram ska alltid omfatta miljöinsatser. Ett program ska innehålla minst två särskilda miljöinsatser eller alternativt ska minst 10 procent av utgifterna inom verksamhetsprogrammet vara avsedda för miljöinsatser.
Det finns skäl att fästa vikt vid skillnaden mellan mål och åtgärder: målen beskriver vad man strävar efter och hur man löser problem, medan åtgärderna redogör för de metoder som används för att uppnå målen.
3.6.3 Stödberättigande insatser
Kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 543/2011 innehåller bestämmelser om de
stödberättigande insatserna. Bilaga IX till förordningen redogör för de stödberättigande insatserna. Ett sammandrag av bilagan till förordningen finns i slutet av denna anvisning. Förteckningen innehåller bland annat sådana allmänna kostnader som hänför sig till en organisations verksamhet, vilka inte anses anknyta sig till utvecklingen av en organisation, och andra åtgärder och utgifter som i regel inte omfattas av stödet.
Å andra sidan specificerar förteckningen även olika stödberättigande insatser (i strid med dess namn).
Följaktligen är förteckningens rubrik, det vill säga insatser som inte är stödberättigande, en aning vilseledande.
Den nationella strategin innehåller exempel över åtgärder som kan godkännas och grunderna för betalning av stöd för dessa. De godtagbara åtgärderna ska naturligtvis hänföra sig till verksamhetsprogrammet och dess mål.
Exempel och begränsningar vad gäller åtgärder, registrering och bekräftande av åtgärder samt vidtagande av åtgärder behandlas mer ingående i bilaga 1 till denna anvisning..
3.6.4 Att ändra ett verksamhetsprogram
Det är möjligt att årligen ansöka om ändring av ett verksamhetsprogram före 15.9 under det år som föregår det år då programmet genomförs. En ansökan om ändring av ett verksamhetsprogram ska göras på blanketten 354B. Ansökan om ändring ska omfatta handlingar som motiverar orsaken till ändringen och som beskriver dess karaktär och effekter.
3.6.5 Att ändra ett program mitt under ett genomförandeår
Det är möjligt att ansöka om ändring av ett program mitt under ett genomförandeår i följande fall:
a) programmet genomförs endast delvis b) programinnehållet ändras eller
c) storleken på driftsfonden ändras med högst 25 procent från det belopp som ursprungligen godkändes.
En producentorganisation kan verkställa ett genomförandeprogram endast delvis, om genomförandet av det ursprungliga verksamhetsprogrammet hindras eller försvåras. En producentorganisation kan även ändra innehållet i ett verksamhetsprogram och förlänga dess giltighet, dock på så sätt att programmet sammanlagt varar i högst fem år.
Vad gäller en ändring av ett verksamhetsprogram mitt under ett genomförandeår ska man begära att Landsbygdsverket redan på förhand godkänner ändringen innan man verkställer den, ifall ändringen inverkar på verksamhetsprogrammets mål. Det är inte nödvändigt att begära ett förhandsgodkännande av Landsbygdsverket för andra ändringar av verksamhetsprogrammet under genomförandeåret. Ett skriftligt meddelande om en ändring ska dock ges till Landsbygdsverket utan dröjsmål. Ett meddelande om förlängning av ett program ska ges till Landsbygdsverket senast 15.9 under det år som föregår det år då verksamhetsprogrammet förlängs.
En producentorganisation kan även mitt under ett genomförandeår ändra storleken på driftsfonden med högst 25 procent från det belopp som ursprungligen godkändes, under förutsättning att
verksamhetsprogrammets allmänna mål inte ändras. Efter ändringen får storleken på driftsfonden dock inte överskrida 4,1 procent av värdet av producentorganisationens saluförda produktion under
referensperioden. En ändring av driftsfonden förutsätter inte ett förhandsgodkännande, däremot ska en ändring som ökar driftsfonden meddelas till Landsbygdsverket utan dröjsmål.
4 Att söka fondstöd
4.1 Att söka stöd
Stöd för kostnaderna för ett verksamhetsprogram ska sökas retroaktivt av Landsbygdsverket på ansökningsblankett nr 357 senast 15.2 efter varje genomförandeår. Producentorganisationen kan också ansöka om utbetalning av partiellt stöd före 31.8, då man ansöker om stöd för kostnaderna för
tidsperioden januari–juni i det verksamhetsprogram som genomförs under samma år. Stöden för den återstående delen av året ska sökas före 15.2. Om stödansökan kommer in för sent efter detta datum, måste stödet minskas i enlighet med artikel 69 i kommissionens förordning (EU) nr 543/2011 med en procent för varje dag ansökan är försenad.
Flera handlingar ska bifogas till en ansökan om fondstöd. Dessa omfattar
• bokslutshandlingar som gäller referensperioden och den utredning över värdet av den saluförda produktionen vilken har utarbetats utifrån dessa
• en utredning över metoden för att öka driftsfonden och betalningsgrunderna för medlemsbidragen
• en halvårsberättelse, årsberättelse eller slutrapport (då en verksamhetsperiod upphör)
• en kopia över stödbeslutet eller en kopia av en ansökan, om stöd har beviljats/ansökts för insatser under verksamhetsperioden
• en utredning över utgifterna
• indikatoruppgifter: blankett 357A, och i samband med den sista ansökan om stöd för verksamhetsprogrammet också blankett 357B
Med en utredning över utgifterna avses
• en specifikation över de faktiska kostnaderna enligt mål och åtgärd
• kopior över utgiftsverifikaten
• en utredning över lönekostnaderna.
Dessutom följande bilagor, då de gäller de genomförda insatserna:
• resefakturor
• en utredning över de åtgärder som har vidtagits som köpta tjänster Ansökan om stöd i en del
15.2 för hela föregående kalenderår eller i två delar
31.8 för januari–juni under innevarande kalenderår och 15.2 för juli–december under föregående kalenderår
• en utredning över ursprunget för maskiner och apparater som har köpts begagnade och över tidigare stöd för dessa
• en utredning över inköpspriset på obebyggd mark
• en utredning över inköpspriset på en byggnad och över att byggnaden inte har varit föremål för stöd tidigare
• ett arrendeavtal, om investeringen görs på arrendemark
• en utredning över investeringar i gårdar
• en kopia av leasingavgifterna
• kopior eller bevis på skriftligt material för de säljfrämjande åtgärderna och en utredning över andra sälfrämjande åtgärder.
I regel kan en producentorganisation i sin ansökan om stöd endast lägga fram kostnader som har uppkommit med anledning av verksamhetsprogrammet under programåret (kalenderåret) i fråga. De kostnader som har uppkommit före början av genomförandeåret kan inte inkluderas i ansökan.
I utredningen över utgifterna ska de faktiska kostnaderna specificeras enligt mål och åtgärd. Kopior över utgiftsverifikaten i original för de kostnader som läggs fram i ansökan ska fogas till ansökan.
En kopia av ett utgiftsverifikat (kvitto, faktura) ska tydligt redogöra för den prestation som verifikatet i fråga gäller och hur den anknyter sig till verksamhetsprogrammet. Vid behov ska man till kopian över ett verifikat lägga till uppgifter med vilka verifikatet utan svårighet kan bindas till verksamhetsprogrammets mål och åtgärder.
Verifikaten kan ersättas med en bokföringsrapport enligt följande:
1. Organisationen lägger fram varje utgiftspost särskilt i utredningen och specificerar den med det berörda verifikatnumret och betalningsdatumet i bokföringen.
2. Organisationen lägger fram en utredning som redogör för vilken stödberättigande prestation varje utgiftspost gäller, betalningsmottagaren och om det handlar om en betalning som har betalats på förhand eller ej.
3. Organisationen specificerar eventuell mervärdesskatt som hänför sig till varje utgiftspost som läggs fram i utredningen.
4. Organisationen fogar ett utlåtande av en auktoriserad revisor eller ett sådant revisorsamfund, i vilket det intygas att de utgifter som läggs fram i utredningen är förenliga med de verifikat till vilka man hänvisar i utredningen och att utgifterna har bokförts på ett korrekt sätt.
4.1.1 Att lämna in indikatoruppgifter
För att lämna in indikatoruppgifter om verksamhetsprogrammet används Landsbygdsverkets blanketter 357A Input- och utfallsindikatorer och 357B Resultat- och effektindikatorer. Blanketterna är i
Excelformat med två separata flikar för de olika indikatoruppgifterna. Blanketterna finns att få på Landsbygdsverkets webbplats www.mavi.fi och de kan vid behov begäras från Landsbygdsverket.
Blankett 357A Input- och utfallsindikatorer lämnas in årligen i samband med stödansökan 15.2. I
uppgifterna om inputindikatorer uppges kostnaderna för genomförda åtgärder i de punkter som respektive
Blankett 357B Resultat- och effektindikatorer lämnas in i samband med den sista ansökan om stöd för verksamhetsprogrammet, dvs. en gång per verksamhetsprogram. Med indikatorblanketten utvärderar producentorganisationen de resultat och effekter som uppnåtts med själva verksamhetsprogrammet. Som resultat- och effektindikatoruppgifter ges information för statistikföring i enlighet med vilken typ av åtgärder som har genomförts inom verksamhetsprogrammet. Indikatoruppgifter ges inte på alla rader på blanketten. Jämförelsepunkten för utvärdering av verksamhetsprogrammets resultat och effekter är de utgångsindikatoruppgifter som producentorganisationen lämnade som information om utgångsläget när den ansökte om godkännande av verksamhetsprogrammet. Från och med 2013 har
utgångsindikatorblankett 354C använts för att lämna uppgifter om utgångsindikatorerna. Tidigare gavs indikatoruppgifterna om utgångsläget före verksamhetsprogrammet på annat sätt.
4.1.2 Delbetalning
En producentorganisation kan ansöka om utbetalning av en del av ett stöd för de utgifter som har uppkommit 1.1–30.6. Ansökan om delbetalning ska lämnas in senast 31.8. Organisationen ska bifoga en utredning över de vidtagna åtgärder som är föremål för den partiella utbetalningen och de kostnader som har uppkommit för dessa. De samlade utbetalningarna till följd av ansökningar om en del av stödet får inte överstiga 80 procent av det stödbelopp som ursprungligen godkändes för verksamhetsprogrammet eller av de egentliga utgifterna, beroende på vilket belopp som är lägst.
Ansökan för den återstående delen av stödet ska lämnas in senast 15.2.
4.1.3 Förskottsbetalning
En producentorganisation får ansöka om förskottsbetalning för den del av stödet som motsvarar de beräknade utgifterna för verksamhetsprogrammet under den tre- eller fyramånadersperiod som börjar i den månad då ansökan lämnas in. Ansökningar om förskott ska lämnas in i januari, april, juli och oktober vad gäller ansökningar som gäller tremånadsperioder och i januari, maj och september i fråga om
fyramånadersperioder. De samlade förskottsbetalningarna för ett givet år får inte överstiga 80 procent av det stödbelopp som ursprungligen godkändes för verksamhetsprogrammet. Förskott ska betalas under förutsättning att det ställs en säkerhet motsvarande 110 procent av förskottet. Som säkerhet godkänns en kontantdeponering eller en bankgaranti. En producentorganisation som ansöker om förskottsbetalning av fondstöd ska till sin ansökan foga en utredning över de bidrag som har tagits ut för driftsfonden och verifikat över att tidigare förskottsbetalningar de facto har använts.
4.1.4 Utbetalning av stöd
Innan Landsbygdsverket betalar ut ett stöd, begär den ofta tilläggsutredningar om ansökan om fondstöd.
Innan ett stöd betalas ut, är det även möjligt att Landsbygdsverkets tillsynsavdelning inspekterar producentorganisationen på plats.
När man vidtar åtgärder och ansöker om stöd lönar det sig att beakta att det ansökta beloppet och det belopp som Landsbygdsverket godkänner inte får avvika från varandra med mer än 3 procent. Om detta procenttal överskrids, är det nödvändigt att göra avdrag från stödet. Om en producentorganisation inte vet om en åtgärd är stödberättigande eller ej, lönar det sig att vara i kontakt med Landsbygdsverket redan innan åtgärden vidtas.
4.2 Programinsatser som överförs
Om en producentorganisation inte har kunnat genomföra en insats som har lagts fram för ett
verksamhetsprogramår till följd av sådana orsaker som inte beror på organisationen, kan den ansöka om stöd även för dessa insatser, om dessa genomförs före 30.4 under det år som följer på programåret.
Producentorganisationen ska ge in en utredning av och bevis på kostnaderna för insatserna senast den 30 april det år som följer på programåret.
De programinsatser som överförs och kostnaderna för dem antecknas i punkt 9 i ansökan om fondstöd (Blnr 357). Det är skäl att i ansökan noggrant anteckna kostnaderna för de programinsatser som överförs.
Om insatserna fortfarande är så pass oavslutade att det inte är möjligt att anteckna det exakta
eurobeloppet i stödansökan som lämnas in senast 15.2, måste man så noggrant som möjligt uppskatta kostnaderna för de insatser som överförs. Det är inte heller önskvärt att man i de kostnader som ska uppges slutligt senast 30.4 lägger till kostnadsposter som inte har uppgetts som överförda programinsatser i den ansökan om fondstöd som lämnades in senast 15.2 .
4.3 Tilsyn
Landsbygdsverket har rätt att utföra inspektioner vad gäller beviljandet, utbetalningen och användningen av stöd utan förhandsmeddelande.
Stödtagaren är skyldig att utan ersättning för den som utför inspektion lägga fram alla behövliga
räkenskapshandlingar och andra handlingar, också motsvarande material som framställts eller lagrats med hjälp av automatisk databehandling eller på något annat sätt, samt att även i övrigt bistå vid inspektionen. I den omfattning som tillsynsuppgiften kräver har den som utför inspektion rätt att inspektera stödtagarens odlingar, produktions- och förädlingsanläggningar, lager, försäljnings- och marknadsföringslokaler samt övriga förutsättningar för att stöd ska beviljas och betalas ut. Såväl en stödtagare som en stödförmedlare kan vara föremål för en inspektion. Inspektion får dock inte utföras i lokaler som omfattas av hemfriden.
Även EU:s organ har rätt att inspektera om godkännandet, finansieringen och genomförandet av en producentorganisations verksamhetsprogram är behörigt.
Därtill utför tullverket efterkontroller enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 (förut rådets förordning (EG) nr 485/2008).
5 En producentorganisations årsklocka
Nedan beskrivs en producentorganisations årsklocka och de åtgärder som en producentorganisation ska komma ihåg att vidta under olika tidpunkter på året.
Bild 1. En producentorganisations årsklocka.
En organisation ska alltid ansöka om fondstöd för det föregående kalenderåret i februari. Ansökan kan gälla hela det föregående kalenderåret eller dess slutdel, om producentorganisationen har ansökt om partiellt stöd under det föregående året.
Överförda programinsatser ska genomföras före slutet av april. Programinsatserna jämte utgiftsverifikat ska också rapporteras till Landsbygdsverket senast 30.4.
En producentorganisation har möjlighet att ansöka om partiellt stöd fram till 31.8 för de sex första månaderna under det innevarande kalenderåret. Det är dock inte obligatoriskt att ansöka om stöd vid denna tidpunkt, utan stöd kan även sökas endast en gång per år i februari.
följande års verksamhetsprogram eller ansöka om förlängning av ett verksamhetsprogram (maximitiden är fem år). Det är inte obligatoriskt att ändra ett verksamhetsprogram, men i praktiken preciseras åtgärderna och kostnaderna närmare genomförandeåret och den största delen av producentorganisationerna ansöker om ändringar av deras verksamhetsprogram.
En producentorganisation ska alltid skicka produktionsuppgifter som gäller föregående kalenderår i oktober. Uppgifterna används i den årsrapport som skickas till kommissionen.
6 Praktiska tips till en producentorganisation
Detta kapitel innehåller en sammanställning av praktiska tips till en producentorganisation. Det viktigaste är att komma ihåg att man alltid kan kontakta Landsbygdsverket om man är osäker på något.
6.1 Verksamhetsprogram
En ansökan om verksamhetsprogram och en ansökan om ändring ska i så stor utsträckning som möjligt täcka de framtida insatserna och deras kostnader. En tydlig och så noggrann beskrivning som möjligt minskar behovet av tilläggsutredningar.
Om ett verksamhetsprogram ändras under genomförandeåret, ska en organisation meddela om detta till Landsbygdsverket utan dröjsmål. Om ändringarna inte påverkar verksamhetsprogrammets mål, kan meddelandet ges till exempel per e-post. Om målen dock ändras, ska Landsbygdsverket skicka en ansökan om ändring eller förlängning av frukt- och grönsaksproducentorganisationens verksamhetsprogram (blankett nr 354B) jämte bilagor.
Ändringar under följande verksamhetsprogramår ska liksom tidigare meddelas med en ansökan om ändring senast 15.9.
När en producentorganisation ansöker om ett nytt verksamhetsprogram ska den alltid skicka de allmänna utgångsindikatoruppgifter som anges i punkt 5 i bilaga VIII till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 543/2011.
6.2 Ansökan om fondstöd
En årsberättelse eller en slutrapport ska i så stor utsträckning som möjligt täcka de insatser som har genomförts i samband med ett verksamhetsprogram. En tydlig och så noggrann beskrivning som möjligt minskar behovet av tilläggsutredningar.
Alla åtgärder som läggs fram i en ansökan om fondstöd ska hänföra sig till det år som är föremål för ansökan. Det är inte möjligt att godkänna till exempel insatser som har genomförts under hösten 2010 och fakturerats under 2011 och sedan läggs fram i ansökan om fondstöd för 2011. Ett undantag från detta är insatser som överförs och genomförs i januari–april.
En producentorganisation ska till en ansökan om fondstöd foga de årliga indikatorer som finns i bilaga VIII till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 543/2011. Input-indikatorer och
utfallsindikatorer ska skickas årligen, medan de gemensamma resultatindikatorerna och de gemensamma
Indikatorstabellerna ska fyllas i på så sätt att man svarar på varje punkt som omfattas av en åtgärd. Vad gäller till exempel tabellen över input-indikatorer ska beloppen delas enligt de angivna underpunkterna (Insatser för produktionsplanering a) Köp av anläggningstillgångar X euro, b) Andra former av förvärv av anläggningstillgångar X euro, c) Övriga insatser X euro. Beloppen får inte meddelas som en klumpsumma utan specifikation enligt användning.
Indikatoruppgifterna används i den årsrapport som skickas till kommissionen och därför ska de meddelade uppgifterna vara korrekta och iaktta den indikatorsklassificeringen.
Om fakturor som hänför sig till en ansökan om fondstöd förfaller till betalning under följande kalenderår, är det inte nödvändigt att anteckna dessa som programinsatser som överförs, om fakturorna betalas innan den egentliga ansökan om fondstöd lämnas in 15.2. Då hinner man skicka det anknutna
bokföringsmaterialet till Landsbygdsverket före denna tidsfrist och insatsen har i praktiken genomförts under fondstödsåret. Vad gäller insatser som överförs, meddelas alltså endast sådana delar av ett verksamhetsprogram som genomförs mellan januari och april.
I en situation där en producentorganisation ansöker om ersättning för personalkostnader i dess ansökan om fondstöd, ska arbetstiden styrkas med handlingar enligt punkt 2 b i bilaga IX till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 543/2011. Det är inte möjligt att direkt ansöka om en ersättning på 20 procent för en enskild persons lönekostnader. Den tid som har använts för arbete ska styrkas med till exempel en arbetstidsbokföring (som den som har utfört arbetet undertecknar), lönebesked och lönekvitto. Det är inte heller möjligt att betala en enskild persons årslön utan en sådan
arbetstidsbokföring.
6.3 Produktionsuppgifter
I punkt 7.3 i blanketten för anmälan om produktionsuppgifter ska en producentorganisation meddela de fyra viktigaste produkterna och övriga produkter. Om antalet meddelade produkter är mindre än fyra och man samtidigt har meddelat det sammanlagda värdet av de övriga produkterna, ska man lägga till det antal produkter som saknas från de övriga produkterna på så sätt att antalet produkter sedan uppgår till
sammanlagt fyra. Om antalet produkter är lägre än fyra, och producentorganisationen inte meddelar värdet av övriga produkter, kan man meddela ett lägre antal produkter. När man lämnar uppgifter lönar det sig att använda KN-förteckningen över godkända produkter i rådets förordning (EG) nr 1234/2007.
7 Begrepp
Indikatorer
Indikatoruppgifter skickas till Landsbygdsverket i samband med ett godkännande av såväl ett
verksamhetsprogram som en ansökan om fondstöd. Uppgifterna används bland annat för att mäta hur målen i den nationella strategin och verksamhetsprogrammen har uppnåtts samt för att bedöma effektiviteten och genomslagskraften.
Den nationella strategin
Den nationella strategin innehåller Finlands nationella huvudpunkter i
producentorganisationsprogrammet. Den fastställer också bland annat kraven på ett verksamhetsprograms struktur och innehåll samt innehåller en förteckning över exempel på de åtgärder som ska vidtas enligt mål. Strategin innehåller även ett nationellt regelverk för miljöinsatser.
Värdet av den saluförda produktionen
Med värdet av den saluförda produktionen avses värdet av den produktion som har sålts via en
producentorganisation. Med produktion avses i detta sammanhang de produkter som har producerats av medlemskåren i organisationen och som ligger till grund för erkännandet av en producentorganisation.
Produktionsvärdet omfattar inte moms, försäljningspriset på icke-medlemmars produkter,
försäljningspriset på icke-godkända produkter, säljfrakter eller förädlings- och expeditionskostnader.
Kommissionens årsberättelse
Årsberättelsen är den rapport om producentorganisationsuppgifterna som kommissionen årligen sammanställer. En producentorganisation är skyldig att ge Landsbygdsverket uppgifter om dess verksamhet med tanke på rapporten. Landsbygdsverket sammanställer uppgifterna till en rapport och skickar den till kommissionen. Rapporten innehåller bland annat indikatoruppgifter och
produktionsuppgifter.
Krishantering och krisförebyggande
Målet med krishantering och krisförebyggande är att undvika kriser inom sektorn för frukt och grönsaker samt att lösa sådana. Av åtgärderna inom krishantering och krisförebyggande används en skördeförsäkring i Finland.
Värdet av den övriga produktionen
Försäljningsvärdet av de godkända produkter av en producentorganisation vilka inte har producerats av organisationens medlemskår.
Fondstöd
Fondstöd betalas för kostnaderna för en producentorganisations verksamhetsprogram. Stödet kan vara högst 50 procent av de godkända kostnaderna för ett verksamhetsprogram eller 4,1 procent av värdet av en producentorganisations saluförda produktion under referensperioden. Det lägre av dessa två alternativ fastställer maximibeloppet på stödet. Fondstödet finansieras i sin helhet av EU. Om
verksamhetsprogrammet även innehåller krishanteringsinsatser, stiger procentsatsen till 4,6 procent av
