K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott

(1)

K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a

Vård- och omsorgsnämndens

arbetsutskott 2019-02-20

Page 1 of 2 Tid: kl. 13:00-16:00

Plats: Stadshuset, Orionrummet Övrigt:

Ordförande Lena Blomgren (S)

Ledamöter

Maj Ader (KD), vice ordförande Tomas Lidberg (S)

Per Gunnar Lindahl (M), 2:e vice ordförande Chatarina Caesar (L)

Ersättare Patrik Karlsson (S) Helena Börjesson (C) Lillemor Wallén (S) Bertil Jonsson (M) Louise Carlsson (M) Övriga

Lotta Hjoberg, Vård & Omsorgschef Paula Evertsson, administrativ chef

Anita Jansson, chefs- och nämndsekreterare Victoria Fransson, områdeschef

Ingela Välitalo, utvecklingsledare Magnus Ljungberg, ekonom

Annmari Axelsson Jonsson, områdeschef

Susanne Sandén, demenssamordnare/projektledare

Page 1 of 16

(2)

K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a

Vård- och omsorgsnämndens

arbetsutskott 2019-02-20

Page 2 of 2

1.

Upprop

2.

Val av justerare, förslag Chatarina Caesar, tid för justering 25 februari 2019, kl 16:00

3.

Eventuella ändringar i föredragningslistan

4.

Sekretessärenden - se separat kallelse

5.

Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning; implementering (

VON 2019/3) Beslutsunderlag

 Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning;

implementering 190220

6.

Vård & Omsorg informerar (

 Vård & Omsorg informerar 190220

 VON §112 Yttrande över resultatet i revisorernas granskning av vård- och omsorgsnämndens interna styrning och kontroll 2018

 Analys och åtgärder - åtgärdsplan

7.

Äldreomsorgsplanen; implementering (

 Äldreomsorgsplanen; implementering 190220

8.

Övrigt

Page 2 of 16

(3)

Planen för stöd och service till personer med

funktionsnedsättning;

implementering 5

VON 2019/3

Page 3 of 16

(4)

Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning;

implementering

 Behov av nya bostäder med särskild service för vuxna; köstatistik

 Ny bostad med särskild service för vuxna Sjölunda Äng; lägesrapport

 Personlig assistans; lägesrapport

 Grupp- och servicebostäderna; lägesrapport

 Korttidshemmet Grodden; lägesrapport

 Daglig verksamhet; lägesrapport

 Fritidsverksamhet för personer med funktionsnedsättning; lägesrapport

 FunktionshinderCenter i kvarteret Bifrost; lägesrapport

 TSI-arbetet; lägesrapport

Page 4 of 16

(5)

Vård & Omsorg informerar 6

VON 2019/1

Page 5 of 16

(6)

Vård & Omsorg informerar

 Nytt Styrkort; lägesrapport

 Budgetuppföljning t o m 20 februari 2019; lägesrapport

 Plan för extraordinär händelse; lägesrapport

 Revisorernas granskning av nämndens interna styrning och kontroll; genomgång av åtgärdsplanen och dialog kring det fortsatta arbetet

Page 6 of 16

(7)

MÖTESPROTOKOLL

Mötesdatum

Vård- och omsorgsnämnden 2018-12-12

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§112

Yttrande över resultatet i revisorernas granskning av vård- och

omsorgsnämndens interna styrning och kontroll 2018 (VON 2018/351) Beslut

Vård- och omsorgsnämnden godkänner den föreslagna åtgärdsplanen för överlämnande till kommunens revisorer.

Sammanfattning

Kommunens revisorer har med biträde av PwC genomfört en övergripande granskning av kommunstyrelsens och nämndernas interna styrning och kontroll.

Granskningen är genomförd i form av en webbenkät till samtliga förtroendevalda och chefer i kommunen i syfte att få underlag för att se om respondenternas självskattning visar på

förbättringar jämfört med en likartad granskning som genomfördes i slutet av 2015. Vidare få ett viktigt underlag för att göra en övergripande bedömning av styrelsens och nämndernas interna styrning och kontroll samt för att få underlag att bedöma behov av eventuellt fördjupade granskningsinsatser och att ge såväl nämnder som sektorer ett underlag i sitt förbättringsarbete.

Vård- och omsorgsnämndens enkätresultat, där tolv av nämndens 22 ledamöter och ersättare samt 37 av 48 tillfrågade chefer svarat, visar på relativt starka resultat för många påståenden men resultaten är något sämre jämfört med 2015 års granskning. Revisorerna anser att resultatet för 2018 års granskning visar på ett visst eller stort behov av mer analys för en del påståenden samt eventuella behov av åtgärder och överlämnar detta till nämnden för yttrande.

I yttrandet vilket ska vara revisorerna tillhanda under december 2018 ska framgå resultatet av nämndens analys och eventuellt åtgärder med anledning av resultatet.

Vård- och omsorgsnämnden konstaterar att det av enkätresultatet framgår fyra områden där det finns stort behov av analys och sannolikt behov av åtgärder. Det handlar om

Kompetensförsörjning, IT-relaterade risker, Risker i omvärlden och Jämförelser med andra.

Vidare finns 12 områden där det finns visst behov av mer analys och eventuell åtgärd och det är: Kommunicerade krav, mål, Värdegrunder och etiska värderingar, Tydlighet i roller och ansvar, Rapportering och uppföljning, Analyser och hantering av risker, Kvalitetsarbetet, Risker för oegentligheter, Förebygga och upptäcka, Kommunikation, Extern och intern information, Utvärderingar och avvikelser samt Uppföljning av rutiner. Tre områden har så goda resultat att det handlar om att bibehålla och fortsätta med ständiga förbättringar.

En analys har genomförts av resultaten och ett förslag till åtgärdsplan arbetats fram vilken vård- och omsorgsnämnden har att ta ställning till.

Page 1 of 2 Page 7 of 16

(8)

MÖTESPROTOKOLL

Mötesdatum

Vård- och omsorgsnämnden 2018-12-12

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Förslag till övergripande åtgärder är att det under våren kommer hållas en workshop med alla enhetschefer utifrån resultatet av undersökningen.

Den nya nämnden kommer få information om undersökningen och utfallet under våren 2019 Vid introduktionen i januari 2019 av den nya vård- och omsorgsnämnden kommer många av de ämnesområden som lyfts i undersökningen att finnas med på programmet.

Expedieras till Kommunens revisorer Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse Yttrande över resultatet i revisorernas granskning av vård- och omsorgsnämndens interna styrning och kontroll 2018

 Missiv - Granskning av styrelsens och nämndernas interna styrning och kontroll

 Rapport - Enkätresultat för vård- och omsorgsnämnden

 Rapport - Detaljredovisning av svaren i enkäten

Page 2 of 2 Page 8 of 16

(9)

2018-12-12

Analys och åtgärder med anledning av kommunrevisionens webbenkät;

Intern styrning och kontroll Vård- och omsorgsnämnden

Frågeområde Underområden Hur har man svarat Analys Förslag till åtgärder

Mål- och övergripande styr- och kontrollmiljö

Kommunicerande krav, mål (frågor ställda till

förtroendevalda 02, 03, 05/frågor ställda till tjänstemän 02, 03, 04, 05, 06)

Lika nöjda eller

missnöjda som för tre år sedan.

Här finns en inbyggd otydlighet med många mål i styrkortet. Det pågår en översyn på

kommunövergripande nivå.

Finns brister även internt i kommuniceringen av styrdokument.

Avvakta den reviderade styrmodellen.

Kommuniceringen av styrdokumenten behöver förbättras.

Kunskap om lagar och regler (01/01)

Samma resultat som föregående undersökning.

I stort sett finns tillräcklig kunskap om lagar och regler.

Viktigt att kvalitetssäkra så att kunskapen behålls.

Värdegrunder och etiska värderingar (fråga 21/07)

Något lägre resultat än föregående undersökning

Fortsatt bra resultat. Följs upp i uppföljningsdialoger och i verksamhetsberättelse Finns med i enhetens handlingsplan.

Hålla arbetet med värdegrunden levande i vardagen.

Finns ett material framtaget som ska användas

kontinuerligt, med i årshjulet för enhetschefer.

Page 9 of 16

(10)

2018-12-12 Kompetensförsörjning (fråga

08/17)

Lägre resultat än föregående undersökning

Analys gjord av

personalkonsulter inom Vård & Omsorg, i SPB 2018- 2021, uppdaterad i

Delårsrapport II, 2018.

Årlig kompetens- utvecklingsplan finns framtagen.

Kommunicera analysen.

Fortsätta arbetet med åtgärder för att säkra kompetensförsörjningen.

Tydlighet i roller och ansvar (fråga 04, 06/08, 10)

Något lägre resultat än föregående undersökning

Finns osäkerhet hos några tjänstemän och

förtroendevalda om ansvar och befogenheter.

Tydliggöra ansvar och befogenheter mellan tjänstemän och politiker.

Kommunens ledningssystem reglerar ansvar och

befogenheter.

Kvalitetshandboken, som är Vård & Omsorgs dokument kring kvalitet, delas ut i samband med introduktion av nämnden.

Rapportering och

uppföljning (frågor 07, 09, 10, 16, 18, 19, 22/30, 31)

Inte många kommentarer svårt att veta vad det står för. Vad förväntas?

Ser framförallt ut att vara en del enhetschefer om är osäkra på om uppföljningen är tillräckligt bra.

Dialog med nämnden och cheferna om vilka

uppföljningar som görs och vad som uppfattas som tillräckligt bra. Vad saknas?

Page 10 of 16

(11)

2018-12-12 Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av

risker (fråga 11, 12, 14, 15/19, 26, 32)

Enhetscheferna är inte delaktiga i själva kontrollarbetet i Intern kontroll. Kontrollerna utförs av stab, ledning och central administration.

Kommuniceringen sker årligen av resultatet och planen finns inskriven i årshjulet.

Nämnden informeras regelbundet om risker och avvikelser i verksamheten.

Kommuniceringen av planen behöver bli bättre, både till enhetschefer och

förtroendevalda. Begreppet intern kontroll behöver tydliggöras.

SKL:s häfte ”På den säkra sidan” om intern kontroll för förtroendevalda i

kommuner och landsting delas ut till nämnds-

ledamöter vid introduktion.

IT-relaterade risker (fråga -/24)

Samma resultat som föregående undersökning

Frågan enbart ställd till tjänstemän.

Ett område där det behövs förbättringar.

En djupare analys tillsammans med andra aktörer kring IT, GöLiSka IT, IT-strateg. Vidare behöver genomföras en analys tillsammans med enhetschefer.

Kvalitetsarbetet (fråga -/27, 28)

En mindre grupp chefer tycker inte att

kvalitetsarbetet är tillräckligt bra.

Även denna fråga behöver analyseras tillsammans med enhetschefer för att se var bristerna finns.

Page 11 of 16

(12)

2018-12-12 Risker i omvärlden

(fråga -/23)

Ett förbättringsområde.

Närmare en tredjedel av cheferna tycker inte att omvärldsbevakningen är tillräckligt bra

Även denna fråga behöver analyseras tillsammans med enhetschefer för att få till en bättre omvärldsbevakning.

Risker för oegentligheter (fråga 13/22)

Gott resultat trots något lägre värden än förra gången. Verkar finnas en osäkerhet hos några både i politiker och

tjänstemannagruppen.

Analysera vilka typer av risker som upplevs missas i den riskanalys/riskvärdering som görs.

Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi (fråga 18/21)

Något sämre resultat som föregående undersökning

Ett bra resultat där de flesta upplever sig ha tillräcklig kunskap.

Viktigt att säkra så att kunskapen behålls till exempel vid byte av chefer, förtroendevalda.

Förebygga och upptäcka (fråga -/20)

Ett bra resultat där de flesta arbetar förebyggande och upptäcker fel och oönskade händelser.

Fortsatt arbete med implementering av

kvalitetsledningssystemets alla delar.

Page 12 of 16

(13)

2018-12-12 Kommunikation och

information

Kommunikation (fråga -/15)

Inte alla upplever att man involveras tillräckligt i frågor som berör aktuell

verksamhet.

Stab och ledning behöver fundera över hur delaktighet skapas för de som är

berörda av en specifik fråga/process/aktivitet.

Dialog med tjänstemän för att få exemplifierat när det kunde fungerat bättre.

Extern och intern information

(fråga -/11, 12, 13, 14, 16)

Det verkar finnas behov av förbättringar i våra

verksamhets- och

administrativa system så de blir mer användarvänliga.

Dialog med tjänstemän kring funktionen på våra

verksamhets- och

administrativa system och vilken information som saknas.

Uppföljning och utvärdering Utvärderingar och avvikelser (fråga -/22)

Frågan enbart ställd till förtroendevalda.

75 % av de förtroendevalda verkar nöjda med nämndens diskussion och analys av olika uppföljningsunderlag och avvikelser.

Dialog med förtroendevalda om på vilket sätt de önskar få till diskussionen och analysen.

Uppföljning av rutiner (fråga - /29)

Ungefär 25 % av cheferna uppger att de inte tycker att uppföljning och utvärdering av processer och rutiner fungerar tillräckligt bra.

Behövs fortsatt arbete med uppföljning av processer och rutiner på enhetsnivå.

Vad är tillräckligt bra?

Page 13 of 16

(14)

2018-12-12 Jämförelser med andra

(fråga 17/25)

Ungefär en tredjedel av både politiker och

tjänstemän upplever att det saknas kunskap om hur vi ligger till i förhållande till motsvarande verksamhet i andra kommuner.

Jämförelser med andra kommuner behöver redovisas oftare för både chefer och förtroendevalda.

Övergripande åtgärder

 Under våren kommer hållas en workshop med alla enhetschefer utifrån resultatet av undersökningen.

 Den nya nämnden kommer få information om undersökningen och utfallet under våren 2019

 Vid introduktionen av den nya vård- och omsorgsnämnden i januari 2019 kommer många av de ämnesområden som lyfts i undersökningen att finnas med.

Page 14 of 16

(15)

Äldreomsorgsplanen;

implementering 7

VON 2019/2

Page 15 of 16

(16)

Äldreomsorgsplanen; implementering

 Ombyggnad av lokaler vid ÅVC; lägesrapport

 Inkommen skrivelse angående bemanning m m på Tallskogen

 Demenscentrum; lägesrapport

 Platssituationen i särskilt boende; lägesrapport

 Behov av nytt trygghetsboende; lägesrapport

 Nytt trygghetsboende i kvarteret Bifrost; lägesrapport

 Mötesplats och lokaler för hemvården samt ombyggnad av äldreboendet i Tolsjö;

lägesrapport

Page 16 of 16