En studie om informationsdelning före och efter införande av distansarbete
Hur påverkas informationsdelningen i en organisation under distansarbete?
Helen Lindholm
MITTUNIVERSITETET
Huvudområde: Industriell ekonomi, Avancerad nivå Högskolepoäng: 30 Hp
Termin/år: VT 2021
Handledare: Katarina L. Gidlund Examinator: Aron Larsson Kurskod: IG001A
Utbildningsprogram: Masterprogram i Hållbar Informationsförsörjning
Sammanfattning
Inom området informationsdelning, det vill säga hur tillgång till informationen möjliggörs, hur den delas samt hur den arkiveras, finns det många studier och forskningsartikar. Under det senaste året har en ny situation uppstått i många verksamheter och organisationer i och med att distansarbete har blivit vanligare under pågående pandemi. Denna studie belyser hur informationsdelning upplevs av medarbetarna i en organisation och hur det fungerar i praktiken efter att en organisation har infört distansarbete. Studien genomfördes med hjälp av enkäter som en kvantitativ metod samt en fritextfråga för att ge en rikare empiri gällande ämnet.
Resultatet visar att distansarbete medför höga krav gällande informationsdelning för att uppnå tillräcklig kunskap hos medarbetarna och att de upplever sig vara informerade. Detta gäller både viljan och benägenheten att dela information och tillgång till digitala verktyg för informationsdelning samt arkivering av information.
Denna kombination gällande distansarbete och informationsdelning är inte utforskat i någon större utsträckning hittills och därmed kan denna studie bidra till ny kunskap inom dessa områden.
Nyckelord: Informationsdelning, Distansarbete, Arkivering
Abstract
In the area of information sharing, that is how access to the information is made possible, how it is shared and how it is archived, there are many studies and research articles.
During the past year, a new situation has arisen in many businesses and organisations as distributed work has become more common during the ongoing pandemic. This study sheds light on how information sharing is experienced by the employees in an organisation and how it works in practice after an organisation has introduced distributed work. The study was conducted using questionnaires as a quantitative method and a free text question to provide a richer empiric regarding the subject. The results show that distributed work entails high demands on information sharing in order to achieve sufficient knowledge among employees and that they feel informed.
This applies to both the willingness and the tendency to share information and access to digital tools for information sharing and information archiving. This combination of distributed work and information sharing has not been explored to any great extent to date and thus this study can contribute to new knowledge in these areas.
Keywords: Information sharing, Distributed work, Information archiving
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Problemområde ... 2
1.2 Syfte ... 3
1.3 Forskningsfrågor ... 3
1.4 Avgränsningar ... 4
1.5 Översikt ... 4
2. Tidigare forskning och teoretiskt ramverk ... 4
2.1 Tidigare relaterad forskning ... 5
2.2 Teoretiskt ramverk ... 6
3. Metod ... 8
3.1 Datainsamlingsmetod ... 10
3.2 Operationalisering ... 11
3.3 Enkätundersökning ... 13
3.4 Metoddiskussion ... 16
4. Resultat och analys ... 16
4.1 Tillgång till information och hitta information ... 18
4.2 Informationsdelning ... 21
4.3 Skapa information ... 24
4.4 Spara och arkivera information ... 25
4.5 Saknad information ... 28
4.6 Övriga synpunkter gällande informationsdelning ... 30
4.6.1 Möjligheter under distansarbete ... 30
4.6.2 Utmaningar under distansarbete ... 30
5. Diskussion, övergripande slutsatser och rekommendationer till vidare forskning... 31
5.1 Slutdiskussion ... 32
5.2 Förslag på rekommendationer ... 36
5.3 Förslag till fortsatt forskning ... 38
Litteraturförteckning... 42
Figur- och tabellförteckning ... 45
Bilaga 1 – Informationsbrev och enkät ... 46
1. Inledning
Detta examensarbete tar upp området informationsdelning, det vill säga hur tillgång till informationen möjliggörs, hur den delas mellan ledning och medarbetare samt hur den arkiveras. Under det senaste året har en ny situation uppstått i och med att Folkhälsomyndigheten rekommenderar att man ska arbeta hemifrån om möjligt under pågående pandemi. Hur upplevs då informationsdelning av medarbetarna och hur fungerar det i praktiken efter att en organisation har infört distansarbete? Hur kan tillgång till information säkerställas och hur kan man dela information i en organisation så att den blir tillgänglig? Påverkar distansarbete dessa områden eller är dagens digitala verktyg för kommunikation och informationsdelning tillräckliga så det inte blir någon skillnad vid distansarbete jämfört med samlokalisering? Är en effektiv informationsdelning när korrekt information når fram till berörda intressenter i rätt tid, är trovärdig och lagras på ett hållbart och tillgängligt sätt eller finns det andra aspekter att ta hänsyn till? Det finns många frågor att ställa gällande informationsdelning och distansarbete som är intressanta att undersöka och analysera. I denna uppsats behandlas ett avgränsat område gällande dessa ämnen och slutsatser samt rekommendationer återfinns i slutet av detta examensarbete.
Det finns många aspekter inom ämnet informationsdelning och om man beaktar detta område ur forskningssynpunkt, är informationsdelning till exempel när information distribueras mellan två eller flera organisationer enligt Lee & Whang (2000) och för att ytterligare tydliggöra vad informationsdelning är kan detta beskrivas inom supply chain området som ett optimerat flöde av produkter, information samt finansiella data mellan berörda parter t ex tillverkare, leverantörer, logistikföretag, grossister och detaljhandlare. Detta processflöde av aktiviteter mellan parterna är beroende av en fungerande informationsdelning för att verksamheten ska fungera och ge ett förväntat slutresultat. Ett effektivt informationsflöde borde vara en förutsättning i en organisation som har infört distansarbete, för att alla medarbetare ska känna sig informerade och för att uppnå det resultat som verksamheten förväntar sig.
En viktig komponent gällande informationsdelning är att ha förtroende för den information som delas. Detta inbegriper även förmågan att vilja och dela information och förmåga att lita på den information som man får och gäller både mellan ledning och medarbetare i en organisation samt mellan myndigheter och medborgare i ett land, till exempel varningar till allmänheten vid katastrofer från Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB). Tillgänglig teknologi tillhandahåller verktygen för att dela information, men ändå utnyttjas ibland inte möjligheterna att göra dela informationen på ett effektivt sätt (Oliver 2007, s. 363–385). Enligt författarna Li och Lin (2006) påverkas både informationsdelning och informationskvalitet positivt av förtroende för sina leverantörspartners och engagemanget samt en delad vision för sin affärsverksamhet och ledningen för verksamheten har även en positiv inverkan på informationsdelningen. Denna aspekt kan även relateras till förtroende mellan ledning och medarbetare under distansarbete i en organisation, där en avsaknad av kontroll gällande verksamheten från ledningens sida kan utgöra ett hinder beträffande förtroende för medarbetarna, vilket beskrivs närmare nedan gällande distansarbete.
En ytterligare dimension som kan påverka informationsdelning är distansarbete som medför nya arbetssätt och därmed förändrade krav på informationsdelning.
Distansarbete var redan en vision på 1970-talet, men det är de senaste årens teknologiska utveckling som har möjliggjort distansarbete från hemmet, till exempel genom bättre tillgång till internet och snabbare uppkoppling. Distansarbete kan beskrivas som både hinder och möjligheter, bland annat att det enbart är möjligt med distansarbete för vissa kunskapsarbetande grupper i samhället och inte för personal i vård och omsorg samt vissa serviceyrken (Lundqvist, 2010). För enskilda företag kan rekrytering underlättas om man erbjuder möjlighet till distansarbete, genom att medarbetarna inte nödvändigtvis måste vara bosatta i närheten av arbetsplatsen. Men en väsentlig nackdel under distansarbete är upplevd social isolering och minskade möjligheter till samarbete med kollegor. En viktig aspekt är också överhörning från kollegorna på en arbetsplats och denna kan upplevas som väsentlig och inkluderande för att hänga med i det som händer och att känna sig informerad på arbetsplatsen.
Genom IT används virtuella team för att öka kommunikationsmöjligheterna, men chefers attityder till exempel rädsla för förlorad kontroll av medarbetare, kan utgöra ett hinder vid distansarbete. Då är det viktigt åter igen att ledning och medarbetare kopplar ihop förtroende för den information som delas och har förmåga att lita på den information som man får.
Det finns även ett samband mellan informationsdelning och arkiveringsprinciper, där en bra arkivhantering anses främja organisatorisk effektivitet. Arkivering bör även inkludera hur information skapas, fångas och bevaras, samt hur informationen används och delas. Även informationskultur påverkar effektiviteten och man antar att det finns en positiv korrelation mellan informationskultur i en organisation och prestanda.
(Sundqvist och Svärd, 2015) Beträffande arkivering beaktar man även beständigheten av lagrad information och möjlighet att hitta och få tillgång till den efterfrågade informationen. Digitaliseringen ger en ökad sökbarhet och trovärdighet av den lagrade informationen, eftersom spårbarheten är bättre (Upward, Reed, Oliver och Evans, 2013).
Men de digitala verktygen faktorerna kan bli en utmaning under distansarbete i en organisation om verksamheten saknar policys och styrning gällande arkivering av information och detta påverkar både tillgänglighet samt informationskvalitet vilket har beskrivits tidigare i detta kapitel (Li och Lin, 2006).
1.1 Problemområde
Eftersom distansarbete har blivit mer vanligt i Sverige under de senaste åren och särskilt under pågående pandemi är rekommendationen från Folkhälsomyndigheten att arbeta hemifrån för att minska smittspridningen när det är möjligt, har detta medfört förändrade arbetssätt i många olika verksamheter. Distansarbete innebär ofta en sämre arbetsmiljö än på den vanliga arbetsplatsen och de som arbetar på distans missar sociala relationer som finns på arbetsplatsen (Arbetsmiljöupplysningen). Ett område som berörs är hur informationsdelning inom en organisation fungerar efter att man har infört distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes. Informationsdelning påverkas av olika attityder och vilja att dela information samt vilken
informationskultur som råder. I en resultatorienterad marknadskultur där man är fokuserad på att uppnå sina resultatmål och fokuserar på sina kunder, är organisatorisk effektivitet grundläggande och effektiv informationsdelning bidrar till detta (Choo, 2013).
Denna undersökning är utförd i ett multinationellt världsledande företag med en resultatorienterad organisation där man sätter kunden först. I denna typ av företag bör man även beakta vilken organisationskultur som råder, eftersom det kan påverka informationsstyrningens effektivitet positivt, om man har ett resultatorienterat fokus (Daneshmandnia, 2018). Ett annat kärnvärde för detta företag är respekt för individen och efter denna pandemi kommer troligen distansarbete finnas kvar i många verksamheter i en större utsträckning än tidigare och nya arbetssätt införs. Det är viktigt att skapa en gemensam grund och värderingar som en förutsättning vid distansarbete (Olson och Olson, 2000 s. 139–178) och detta är ännu mer betydande i ett multinationellt företag för att uppnå en effektiv informationsdelning, speciellt om man verkar inom flera länder med olika språk och med olika typer av informationskultur. Därmed är det viktigt med en större förståelse för hur informationsdelning kan påverkas av en ny dimension som distansarbete innebär och hur detta påverkar medarbetarna samt vad ett företag bör beakta gällande dessa områden.
1.2 Syfte
Syftet med detta examensarbete är att undersöka hur informationsdelning upplevs av medarbetarna i en resultatorienterad organisation i ett multinationellt företag efter att man har infört distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes. Blir det någon skillnad jämfört med tidigare och vad gällande tillgång till information, hitta information, dela information samt att känna sig informerad, upplevs fungera bättre eller sämre jämfört med innan distansarbete infördes.
1.3 Forskningsfrågor
• Hur upplevs informationsdelningen i en organisation efter att man har infört distansarbete gällande att få tillgång till information och att hitta information?
• Upplever man att informationsdelningen påverkas till det bättre eller sämre eller inte alls mellan kollegor och från ledningen?
• Hur påverkas möjligheten att skapa information och arkivera den på ett tillgängligt sätt, digitalt eller i pappersform?
• Kan dagens digitala kanaler ersätta överhörning på arbetsplatsen och ge tillräcklig tillgång till information?
1.4 Avgränsningar
Området informationsdelning är omfattande och i detta examensarbete görs därmed en avgränsning till informationsdelning under distansarbete som kombination. Ett urval har gjorts gällande respondenter med placering i Sverige i en resultatorienterad organisation i ett multinationellt företag, för att få svar på forskningsfrågorna och för att kunna dra relevanta slutsatser. Denna grupp av medarbetare arbetar i en centraliserad funktion i koncernen gällande eftermarknad med olika typer av arbetsuppgifter som behandlar hela kedjan från introduktion av reservdelar till eftermarknaden, prissättning, marknadsföring och försäljning av dessa samt tillhörande stödfunktioner gällande IT och övriga funktioner. Inom organisationen förutsätts denna grupp ha liknande grundläggande värderingar och att kunna samarbeta tvärfunktionellt för att få en effektivt fungerande verksamhet i hela kedjan.
Distansarbete har inneburit en ny förutsättning och nya utmaningar samt möjligheter för organisationen och distansarbete har därmed implementerats i så stor utsträckning som möjligt i detta företag på grund av den pågående pandemin i världen och tills det finns nya officiella rekommendationer från Folkhälsomyndigheten i Sverige gällande smittspridning och att hålla avstånd.
1.5 Översikt
Kapitel två i detta examensarbete behandlar relaterad tidigare forskning inom informationsdelning, organisationskultur, tillgänglighet, informationskultur samt distansarbete och beskriver ett teoretiskt ramverk till denna undersökning. Kapitel tre beskriver vald kvantitativ och kvalitativ metod. Resultat och analys gällande undersökningen redovisas i kapitel fyra och i kapitel fem återfinns slutsatser, rekommendationer samt förslag till vidare forskning.
2. Tidigare forskning och teoretiskt ramverk
Ämnet informationsdelning kan sägas bestå av flera närliggande områden som spänner över både informationskultur, tillgänglighet, attityder och värderingar. Dessa områden kan även kopplas till distansarbete och teknisk infrastruktur i en verksamhet. I detta kapitel följer en kartläggning av relaterad forskning inom informationsdelning och närliggande områden kopplat till distansarbete.
2.1 Tidigare relaterad forskning
Informationsdelning kan beskrivas med antagandet att aktiviteterna för att dela information och kunskap baseras på kommunikationsprocessen, som innehåller idéer, åsikter, fakta och dokument vilka överförs från en individ till andra människor. Själva processen för överföring av information är grundläggande och kan vara envägskommunikation för till exempel riktad rådgivning eller fungera som en diskussionsplattform för att utbyta information mellan deltagarna. Denna process innehåller uttryck som "skicka", "publicera" och "hålla andra uppdaterade ” (Savolainen 2017).
Informationsdelning i en organisation påverkas av olika attityder enligt författarna Constant, Kiesler och Sproull (1994), där man antog från början att organisationskultur och policy samt personliga faktorer kan påverka människors attityder till informationsutbyte. Ägarskap av informationen påverkar viljan av att dela den. Även de tekniska förutsättningarna, medarbetarnas kunskap att det är mer sannolikt att dela datorkunskap än ett datorprogram, påverkar benägenheten och attityden att vilja dela information.
Tillgänglighet är grundläggande för att nå data i en databas. Dels kompatibla system gällande gränssnitt (Structured Query Language, SQL) men också tillgänglighet för de berörda användarna. Därför är det intressant att se vilken informationskultur som är rådande i organisationen. I artikeln av Sundqvist och Svärd (2015) beskrivs att bra information och bra arkivhantering anses främja organisatorisk effektivitet. Detta är viktigt för att uppnå hållbarhet gällande möjligheter att få fram information och underlätta sökbarhet. Men många organisationer anser fortfarande att informationshantering kan vara utmanande och svårt trots dagens tillgängliga teknologi och digitala verktyg.
Informationskultur förklarar förhållandet mellan individer och information i organisationer och inkluderar värden, övertygelser och praxis för informationshantering enligt Daneshmandnia (2018). Vidare menar han att organisationskultur kan påverka informationsstyrningens effektivitet positivt, särskilt från kulturer av konkurrens / resultatorienterad och kontroll / hierarki. Processer innehållande informationssäkerhet samt betydelsen av Record Information Management för att underhålla informationen under hela livscykeln identifierades.
Införande av policys gällande informationshantering och IT-struktur förbättrar möjligheten att underhålla informationen under hela livscykeln.
Det är grundläggande att skapa en gemensam grund och värderingar i en organisation som en förutsättning vid distansarbete enligt en studie av Olson och Olson 2000, s. 139–
178) Man hänvisar till den kunskap som deltagarna har gemensamt och att de är medvetna om vad de har gemensamt. Det måste också finnas förutsättningar för samarbete och att använda delad teknik förutsätter att medarbetarna behöver dela information och skapa en vilja att dela informationen. Dessutom behövs teknologi som underlättar detta och att organisationer anammar nya tekniker för att underlätta distansarbete.
Under rådande Covid 19-pandemi, analyserades distansarbete, fjärrarbete, distribuerat arbete samt virtuella team, virtuella organisationer och distribuerade organisationer för att ta fram ett konceptuellt ramverk. Fyra faktorer som påverkar organisationspolicyn när det gäller distansarbete var ömsesidigt beroende av uppgifter, arbetets natur, teknisk miljö och tidsavstånd. Om ömsesidigt beroende är stort, ökar behovet av mer frekvent och detaljerad kommunikation och samordning. Detta ökar i sin tur beroende av teknisk infrastruktur som skapar intrycket av samlokalisering. Efter Covid-19- pandemin kommer man att se en snabb utveckling av olika distribuerade arbetsmetoder vilket skapar utmaningar för ledarskap. Ett ramverk kan ge chefer en grund för att etablera en arbetspolicy för distansarbete i framtiden (Henry, Le Roux, och Parry, 2021).
2.2 Teoretiskt ramverk
Informationsdelning som begrepp kan beskrivas som ”en uppsättning aktiviteter genom vilka information ges till andra, antingen proaktivt eller på begäran, så att informationen påverkar en annan persons (eller personers) image av världen ... och skapar en delad, eller ömsesidigt kompatibelt arbete, förståelse för världen '' (Sonnenwald, 2006). Detta innefattar två huvudaspekter, att ge information till andra och ta emot information som har tillhandahållits av informationsgivaren. Denna definition är grundläggande för att förtydliga begreppet informationsdelning i detta examensarbete.
Information enligt Buckland (1991) delas in i fyra aspekter och kan vara immateriell eller materiell samt indelas i enheter eller processer. Information som process är det som närmast beskriver informationsdelning. Men information som en sak är det som ingår i informationssystem och som skapas och sparas i dessa. Dessa system tillhandahåller även tillgänglighet, vilket leder till möjligheten att vara informerad som är situationsberoende i olika kontexter. Nedanstående figur 1 beskriver dessa fyra aspekter: Process 1. Information as process, Entity 2. Information as knowledge, Entity 3. Information as thing och Process 4. Information processing.
Figur 1. Buckland’s Four Aspects
Informationsdelning under distansarbete som kombination är ett nytt forskningsområde och inte utforskat i någon större utsträckning enligt tidigare forskning som redovisas ovan. Därmed kan man se separat på informationsdelning som ett område som påverkas av flera aspekter i en organisation. Förhållandet mellan informationsutbyte och organisatorisk praxis, inklusive teamarbete och beslutsfattande, har en viktig relation till affärsverksamheten. Vilka faktorer som hindrar eller uppmuntrar informationsutbyte och ger en möjlighet att utveckla en ram för forskning om informationsdelning. Om man fokuserar på informationsutbyte inom ett begränsat intresseområde enligt Wilson (2010), i mitt fall under distansarbete, blir detta en konceptuell ram för undersökningen av informationsdelning.
När digitaliseringen startade, stärkes uppfattningen att information var makt, vilket tidigare var ett förtroende för ett fåtal yrkesverksamma arkivarier. Nu kan vi alla söka i stora dokument och databaser med modern teknik, men kan vi bedöma materialets värde när vi hittar det? Gällande lagring av data bör man se till arkivperspektivets grundläggande faktorer gällande proveniens och trovärdighet och se till att de finns spårbarhet från eventuella ändringar av den lagrade datan så att kvalitén är bibehållen (Upward, Reed, Oliver och Evans 2013). Gällande the records continuum model finns en början men inget slut. Den ger ett ramverk med flera faser i ett dokument. Skapande, infångande, organisering och multiplicering. Dokumenten återskapas hela tiden och blir aldrig gamla och har flera ändamål. De sparas så länge som de har ett värde för organisationen. Digital miljö kräver att man från början bestämmer hur dokumenten
ska skapas, underhållas och sparas. Digitaliserad information som inte är knuten till ett arkiv men ändå trovärdigt och autentiskt. (Upward, 1993)
Figur 2 Upward’s The Records Continuum Model
Information as a Thing av Buckland (1991) och indelningen i fyra aspekter beroende på om det är en entitet eller process och immateriellt eller materiellt, tillsammans med Upward’s The Records Continuum Model (1993) som visar informationens kontinuerliga flöde i olika faser, bildar ett grundläggande ramverk för denna undersökning, eftersom de tar upp alla aspekter inom informationsdelning. Från skapande till delning och arkiveringen. Uppfattningen att känna sig informerad och att inhämta kunskap till att visa hur viktigt informationsprocessen är för att detta ska kunna uppnås. Till detta ramverk läggs ytterligare dimensionen distansarbete, som beskrivs närmare i problemområde ovan.
3. Metod
I detta kapitel beskrivs hur undersökningen till detta examensarbete har genomförts för att undersöka hur medarbetarna upplever informationsdelningen i en organisation efter att man har infört distansarbete, jämfört med innan distansarbete infördes. Faserna i denna studie följer stegen i en case studie, där det är grundläggande med en djupare förståelse för området som ska undersökas. En sådan studie omfattar även en större mängd av respondenter och man använder sig av flera olika källor såsom intervjuer, observationer och dokument (Cresswell och Poth, 2018, s.104–105). För att kunna genomföra en undersökning hur informationsdelning upplevs av medarbetarna efter
att man har infört distansarbete jämfört med innan detta infördes, har både kvantitativa och kvalitativa metoder använts. Syftet med dessa metoder är att ge en större inblick i hur medarbetarna upplever sin situation och hur det teoretiska ramverket kan relateras till denna studie.
Enligt Pickard, s.191 (2013) bör forskaren beakta vilken frågeställning man vill ha svar på i sin forskning. Vilket forskningsfokus man har, vilka datakällor man har till förfogande samt sin egen livserfarenhet och därefter göra urvalet av datainsamlingsmetod baserat på det som passar bäst för ändamålet, t ex intervjuer, enkäter, observationer och fokusgrupper.
Enkäter är en metod som är mer styrd från början där deltagaren kan få välja mellan olika alternativ. Den passar också bäst när det är många personer som ska intervjuas och de är utspridda inom ett stort geografiskt område. En bra enkät ska ge en klar bild över helheten, vara enkel att fylla i, ha klara och enkla frågor i en logisk ordning som inte leder till följdfrågor, inte vara för lång och ge svar som senare enkelt kan analyseras och processas (Pickard, 2013, s.207–211).
Intervjuer genererar djupt kontextuella berättelser om deltagarnas upplevelser och deras tolkning av dem. Direktkontakt med respondenterna leder till specifika, konstruktiva förslag och intervjuer är användbara för att få insikt och sammanhang för ett ämne. De låter respondenterna beskriva vad som var viktigt för dem. Man kan dela in intervjuer i strukturerade, semistrukturerade och ostrukturerade intervjuer, där man går från helt bestämda intervjufrågor i förväg till delvis bestämda men ändå möjlighet till utveckling av frågorna till helt obestämda öppna frågor. De strukturerade intervjuerna kräver stor förberedelse och bakgrundsinformation, medan de ostrukturerade intervjuerna används bäst när man inte är insatt i ämnet (Pickard 2013, s.195–205).
För att få ett underlag till denna studie har jag baserat detta examensarbete på företaget Scania CV AB i Södertälje. Detta är ett stort bolag som är en världsledande leverantör av transportlösningar vars verksamhet omfattar tunga lastbilar och bussar i kombination med ett brett produktnära tjänsteutbud. Scanias kultur bygger på sex kärnvärden; Kunden först, Respekt för individen, Eliminering av slöseri, Beslutsamhet, Laganda och Integritet (Scanias Årsredovisning 2019, s. 2–5). Sedan mars 2020 har företaget infört distansarbete för merparten av sina 10 000 tjänstemän i Södertälje och detta har medfört att flera avdelningar har fått förändra sina rutiner gällande informationsdelning.
För denna undersökning har jag valt avdelningen Parts & Services som är en centraliserad funktion inom Sales and Marketing på Scania CV AB. Denna avdelning arbetar inom eftermarknad med olika typer av arbetsuppgifter som behandlar hela kedjan från introduktion av reservdelar till eftermarknaden, prissättning, marknadsföring och försäljning av dessa samt tillhörande stödfunktioner gällande IT och övriga funktioner. För närvarande är det enbart tillåtet att i undantagsfall vara på sin arbetsplats och all information delas numera i systemet Microsoft Teams. I och med
införandet av distansarbete, har man på kort tid blivit tvingad att ställa om till nya arbetssätt och nya rutiner för att få verksamheten att fungera på ett effektivt sätt.
Beträffande informationskulturen på Scania, har den de senaste åren förändrats till mer öppenhet från ledningen, med bl. a ett månadsbrev via mail till alla anställda (51 000) från koncernchefen som skickas ut via mail och publiceras på koncernens interna hemsida som är tillgänglig för alla anställda. Det finns även nya informationskanaler via en applikation i telefonen för att nå ut med viktig information även om man inte är på sin arbetsplats. Det finns sedan tidigare en uttalad policy på företaget att det ska vara högt i tak och medarbetarna ska känna förtroende från ledningen och respekt för individen är viktigt. Därmed är det intressant att undersöka hur informationsdelning upplevs av medarbetarna när företaget har infört distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes.
3.1 Datainsamlingsmetod
För denna studie har en enkät skickats via email till 65 medarbetare på avdelningen Parts & Services på Scania CV AB i Södertälje. Enkäten innehåller styrda och lättförståeliga frågor med förutbestämda svarsalternativ samt en öppen fritextfråga för att få en helhetsbild hur det fungerar gällande tillgång till information, att hitta information, delande och skapande samt arkivering av information och saknad information under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes. Frågorna har utformats för att ge kvantitativa mönster i svaren från respondenterna, där den upplevda situationen under distansarbete är grundläggande. För att ytterligare få tillgång till mer personliga åsikter gällande informationsdelning, har den avslutande öppna fritextfrågan i enkäten bidragit till en mer kvalitativ förståelse och rikare empiri gällande hur medarbetarna verkligen upplever sin situation utan att enkäten vägleder dem in på förutbestämda områden. Denna fritextfråga har i denna undersökning ersatt intervjuer som metod och har bidragit till mer fria och helt anonyma åsikter från medarbetarna än vad personliga intervjuer kan ge. Eftersom denna studie är utförd helt på distans har fritextfrågan fått en ökad betydelse för slutsatserna i denna undersökning. De utförliga personliga åsikterna bekräftar den kvantitativa delen i enkäten. Kombinationen av kvantitativa mätbara svar och kvalitativ information inom ämnesområdet från respondenterna, syftar därmed till att öka studiens validitet och reliabilitet.
Eftersom distansarbete har pågått sedan mars 2020, har medarbetarna levt och arbetat i denna situation under ett års tid och har då haft möjlighet och tid att bilda sig en uppfattning inom området informationsdelning under distansarbete. Enkäten har konstruerats i Microsoft Forms och enbart medarbetare inom avdelningen Parts &
Services på Scania CV AB i Södertälje har kunnat svara på enkäten. Svarstiden på enkäten har varit tio dagar och den undersökta målgruppen av medarbetare arbetar inom samma process gällande eftermarknad i företaget och kan därmed betraktas som en homogen grupp som tidigare beskrivits i avgränsningar. Alla medarbetare i denna undersökning har kunnat besvara enkäten anonymt och inga kopplingar till vem som
har svarat eller vad de har svarat kan ut läsas ur enkäten i Microsoft Forms. Detta gäller både de styrda frågorna och fritextfrågan gällande egna synpunkter inom området.
3.2 Operationalisering
Denna undersökning har utgått från Buckland’s (1991) fyra aspekter av information.
Den första aspekten information som en process där man blir informerad, finns i uppfattningen hos medarbetarna huruvida de upplever att de får information från ledningen. Den andra aspekten information som kunskap hanteras som tillgång till information samt att hitta information. Den tredje aspekten gäller information som en sak, data eller dokument och tas upp som en konsekvens av digitaliseringen, där medarbetarna har åsikter om de saknar pappersdokument eller om digitala dokument är tillräckliga. Den fjärde aspekten gällande information och data processer berörs genom möjligheten att dela information med kollegor och hur information sparas.
Arkivperspektivet beskrivet av Upward (1993) gällande the records continuum model är ett ramverk med flera faser gällande skapande, infångande, organisering och multiplicering av dokument i en digital miljö där man från början bestämmer hur dokumenten ska skapas, underhållas och sparas i ett kontinuerligt flöde. Under distansarbete är detta ännu viktigare för att säkra tillgänglighet för informationen.
Även informationens ursprung, trovärdighet och spårbarhet är viktigt, eftersom många personer delar vissa dokument och arbetar parallellt i dem. Organisering och filstruktur kan bli lidande under distansarbete och medarbetarna har haft möjlighet att beskriva detta närmare i fritext i en öppen avslutande fråga i enkäten.
• Fråga 1 till 2 behandlar området tillgång till information och att hitta information och relaterar till den första forskningsfrågan: Hur upplevs informationsdelningen i en organisation efter att man har infört distansarbete gällande att få tillgång till information och att hitta information?
• Fråga 3 till 4 tar upp informationsdelning och beaktar den andra forskningsfrågan: Upplever man att informationsdelningen påverkas till det bättre eller sämre eller inte alls mellan kollegor och från ledningen?
• Fråga 5 till 7 undersöker respondenternas uppfattning gällande skapande, lagring och arkivering av information och hänvisar till den tredje forskningsfrågan: Hur påverkas möjligheten att skapa information och arkivera den på ett tillgängligt sätt, digitalt eller i pappersform?
• Fråga 8 beaktar saknad information och relaterar till den sista forskningsfrågan:
Kan dagens digitala kanaler ersätta överhörning på arbetsplatsen och ge tillräcklig tillgång till information?
• Fråga 9 är en öppen fritextfråga, där respondenterna fritt kan utrycka sina åsikter gällande informationsdelning och distansarbete.
I nedanstående tabell visas samtliga frågor separat samt teoretisk anknytning till Buckland’s (1991) fyra aspekter av information och Upward’s (1993) olika dimensioner inom The Records Continuum Model samt de olika svarsalternativen vid varje fråga:
Tabell 1 Operationalisering
Fråga Teoretisk anknytning Svarsalternativ
1.Anser du att du har tillgång till arbetsrelaterad information för att klara av dina arbetsuppgifter under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Entity 2.
Information as knowledge Upward's dimension 2 Capture
Bättre än tidigare Sämre än tidigare Ingen skillnad jämfört med tidigare Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 2.Anser du att du kan hitta
arbetsrelaterad information för att klara av dina arbetsuppgifter under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Entity 2.
Information as knowledge Upward's dimension 2 Capture
Bättre än tidigare Sämre än tidigare Ingen skillnad jämfört med tidigare Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 3. Anser du att du kan dela
arbetsrelaterad information till dina kollegor på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan
distansarbete infördes?
Buckland's Process 4.
Information processing Upward's dimension 4 Pluralise
Bättre än tidigare Sämre än tidigare Ingen skillnad jämfört med tidigare Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 4. Anser du att information från
ledningen delas på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Process 1.
Information as process Upward's dimension 2 Capture
Bättre än tidigare Sämre än tidigare Ingen skillnad jämfört med tidigare Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 5. Anser du att du kan skapa
arbetsrelaterad information och spara den på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Entity 3.
Information as thing Upward's dimension 1 Create
Bättre än tidigare Sämre än tidigare Ingen skillnad jämfört med tidigare Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan
6. Anser du att arbetsrelaterad information sparas på ett hållbart sätt (informationens ursprung, trovärdighet och spårbarhet från eventuella ändringar säkerställs) nu under distansarbete, jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Process 4.
Information processing Upward's dimension 3.
Organise
Bättre än tidigare Sämre än tidigare Ingen skillnad jämfört med tidigare Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan
7. Saknar du möjligheten att printa ut dokument för arkivering i pappersform eller läsning nu under distansarbete, jämfört med innan
distansarbete infördes?
Buckland's Entity 3.
Information as thing Upward's dimension 3 Organise
Nej, digitala dokument är tillräckliga. Det är bättre än tidigare.
Ja, det saknar jag. Det är sämre än tidigare.
Ingen skillnad jämfört med tidigare.
Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 8. Saknar du nu under
distansarbete, informell information relaterad till arbetet som du tidigare fick ta del av i kontorslandskapet genom t ex överhörning och fikaraster, jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Process 1.
Information as process Upward's dimension 2 Capture
Nej, det saknar jag inte. Det är bättre än tidigare.
Ja, det saknar jag. Det är sämre än tidigare.
Ingen skillnad jämfört med tidigare.
Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 9. Egna synpunkter
Fritext (max 100 ord)
3.3 Enkätundersökning
Enkäten bestod av åtta olika frågeställningar som medarbetarna fick bedöma i relation till nuvarande distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes samt en deskriptiv fråga där de hade möjlighet att uttrycka egna synpunkter inom området. De områden som undersöktes var Tillgång till och hitta information, Delande av information, Skapande och Arkivering av information samt Saknad informell information. Fokus låg på att hålla enkäten kortfattad och tydlig för att undvika risken för en låg svarsfrekvens. Verktyget som användes var Microsoft Forms och enkäten skickades ut via email (bilaga 1) till 65 medarbetare in Parts & Services som är en central
funktion inom Sales and Marketing på Scania CV AB. Denna avdelning arbetar med eftermarknad och enbart personer inom denna gruppering kunde besvara enkäten och varje person kunde enbart svara en gång. Svarsperioden var den 9–19 mars 2021.
Samtliga enkäter besvarades anonymt i verktyget Microsoft Forms och ingen person kunde kopplas till respektive ifylld enkät för att uppfylla konfidentialitetskravet. I den bifogade instruktionen till enkäten informerades även medarbetarna om syftet till enkäten och att undersökningen enbart ska användas för forskningsändamål och de hade även rätt att själva avgöra om de ville deltaga eller inte och därmed uppfylls forskningsetiska principer gällande denna undersökning. Fråga 1–8 hade styrda svarsalternativ för att underlätta analys. För att få en klar bild huruvida distansarbete har påverkat informationsdelningen, angavs svarsalternativen som en jämförelse med nuvarande situation jämfört med tidigare situation inom avdelningen. Den sista frågan, nummer nio, var en öppen fritextfråga för att få en fördjupad förståelse gällande medarbetarnas uppfattning gällande informationsdelning under distansarbete. Denna möjlighet till att ytterligare uttrycka både positiva och negativa åsikter samt utmaningar och möjligheter har bidragit till en mer kvalitativ undersökning än vad enbart enkätsvar kan ge.
Enkäten bestod av följande frågor och svarsalternativ:
1.Anser du att du har tillgång till arbetsrelaterad information för att klara av dina arbetsuppgifter under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
• Bättre än tidigare
• Sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
2.Anser du att du kan hitta arbetsrelaterad information för att klara av dina arbetsuppgifter under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
• Bättre än tidigare
• Sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
3. Anser du att du kan dela arbetsrelaterad information till dina kollegor på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
• Bättre än tidigare
• Sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
4. Anser du att information från ledningen delas på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
• Bättre än tidigare
• Sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
5. Anser du att du kan skapa arbetsrelaterad information och spara den på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
• Bättre än tidigare
• Sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
6. Anser du att arbetsrelaterad information sparas på ett hållbart sätt (informationens ursprung, trovärdighet och spårbarhet från eventuella ändringar säkerställs) nu under distansarbete, jämfört med innan distansarbete infördes?
• Bättre än tidigare
• Sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
7. Saknar du möjligheten att printa ut dokument för arkivering i pappersform eller läsning nu under distansarbete, jämfört med innan distansarbete infördes?
• Nej, digitala dokument är tillräckliga. Det är bättre än tidigare
• Ja, det saknar jag. Det är sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
8. Saknar du nu under distansarbete, informell information relaterad till arbetet som du tidigare fick ta del av i kontorslandskapet genom t ex överhörning och fikaraster, jämfört med innan distansarbete infördes?
• Nej, det saknar jag inte. Det är bättre än tidigare
• Ja, det saknar jag. Det är sämre än tidigare
• Ingen skillnad jämfört med tidigare
• Ingen uppfattning/Kan ej besvara frågan
9. Egna synpunkter (max 100 ord)
Medarbetarna uppmanades att ge egna synpunkter i en öppen fritextfråga om hur det fungerar under distansarbete, möjligheter och utmaningar, positiva och negativa åsikter och om till exempel nya teknologiska möjligheter har gjort det enklare att arbeta på distans eller förslag till förbättringar gällande informationsdelning.
3.4 Metoddiskussion
Denna undersökning baseras på uppfattningen hos medarbetarna om hur de upplever området informationsdelning under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes. Då det är en jämförande studie är resultaten och den efterföljande analysen baserad på tidigare beskriven metod i tabellen gällande operationalisering. I denna tabell kopplas även det teoretiska ramverket till respektive fråga på ett strukturerat sätt och ger möjlighet att förstå vad varje fråga behandlar och de förutbestämda svarsalternativen. I denna undersökning uppgår antalet svarande respondenter till 80%
vilket resulterar i en hög reliabilitet i denna studie.
4. Resultat och analys
Till denna undersökning har en enkät skickats via email till 65 medarbetare på avdelningen Parts & Services på Scania CV AB i Södertälje och resultat samt analys redovisas tillsammans under respektive område i detta kapitel. Samtliga frågor och svar presenteras i underkapitel 4.1 till 4.6, där vissa frågor hanteras tillsammans i olika kategorier för att ge en mer lättförståelig struktur. Enkätsvaren från Microsoft Forms visar mätbara resultat gällande den andel av medarbetarna som har en uppfattning inom området informationsdelning före och efter distansarbete. Svarsfrekvensen har varit 80% beträffande de styrda enkätfrågorna, vilket har gett ett mätbart resultat som illustreras nedan i olika grafer gällande varje enskild fråga. Respondenternas svar har sammanställts med hjälp av cirkeldiagram i Microsoft Excel för att tydliggöra hur resultaten i procent varierar mellan de olika frågeställningarna gällande de styrda frågorna 1 till 8 som har förutbestämda svarsalternativ.
Beträffande den öppna fritextfrågan har en sammanfattning gjorts av upplevda möjligheter och utmaningar samt negativa och positiva åsikter från respondenterna gällande informationsdelning före och efter att distansarbete infördes i organisationen.
Av de svarande medarbetarna har 58% bidragit med personliga åsikter gällande öppna fritextfrågan och eftersom det har varit omfattande beskrivningar av hur de upplever sin arbetssituation, har dessa åsikter fått ersätta personliga intervjuer i denna studie.
Dessa svar har sedan tolkats med hjälp av hermeneutik, för att uppnå en djupare förståelse hur medarbetarna uppfattar sin situation när distansarbete har införts i organisationen (Hartman 2004, s.106–107). Denna ansats kan i detta avseende användas för att tolka fritextsvaren tack vare min egen bakgrund inom organisationen, eftersom jag själv har arbetat på distans inom denna avdelning under denna tidsperiod som undersökningen har utförts. Dessutom har jag två år tidigare arbetat inom samma avdelning innan distansarbete infördes och därmed har jag ännu bättre kunnat tolka hur medarbetarna upplever sin situation efter att distansarbete infördes.
Utgångspunkten för analysen gällande samtliga enkätfrågor är tidigare presenterat teoretiskt ramverk för denna undersökning, det vill säga Information as Thing av Buckland (1991) tillsammans med Upward’s The Records Continuum Model (1993)
med dimensionen distansarbete som bildar den teoretiska anknytningen till varje svar i den kvantitativa delen av enkäten samt även kan härledas till respondenternas egna åsikter i den deskriptiva fritextfrågan.
Nedan tabell visar de styrda enkätfrågorna och resultaten för de olika svarsalternativen i procent.
Tabell 2 Fråga 1 till 8 med enkätsvar i procent
Fråga Teoretisk anknytning Svar
1.Anser du att du har tillgång till arbetsrelaterad information för att klara av dina arbetsuppgifter under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Entity 2.
Information as knowledge Upward's dimension 2 Capture
15 % Bättre än tidigare 8% Sämre än tidigare 77% Ingen skillnad jämfört med tidigare 0% Ingen uppfattning/ Kan ej besvara frågan 2.Anser du att du kan hitta
arbetsrelaterad information för att klara av dina arbetsuppgifter under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Entity 2.
Information as knowledge Upward's dimension 2 Capture
19% Bättre än tidigare 17% Sämre än tidigare 64% Ingen skillnad jämfört med tidigare 0% Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 3. Anser du att du kan dela
arbetsrelaterad information till dina kollegor på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan
distansarbete infördes?
Buckland's Process 4.
Information processing Upward's dimension 4 Pluralise
31% Bättre än tidigare 15% Sämre än tidigare 52% Ingen skillnad jämfört med tidigare 2% Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 4. Anser du att information från
ledningen delas på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Process 1.
Information as process Upward's dimension 2 Capture
27% Bättre än tidigare 17% Sämre än tidigare 52% Ingen skillnad jämfört med tidigare 4% Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan 5. Anser du att du kan skapa
arbetsrelaterad information och spara den på ett tillgängligt sätt nu under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Entity 3.
Information as thing Upward's dimension 1 Create
29% Bättre än tidigare 6% Sämre än tidigare 63% Ingen skillnad jämfört med tidigare 2% Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan
6. Anser du att arbetsrelaterad information sparas på ett hållbart sätt (informationens ursprung, trovärdighet och spårbarhet från eventuella ändringar säkerställs) nu under distansarbete, jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Process 4.
Information processing Upward's dimension 3.
Organise
17% Bättre än tidigare 8% Sämre än tidigare 65% Ingen skillnad jämfört med tidigare 10% Ingen
uppfattning/ Kan ej besvara frågan
7. Saknar du möjligheten att printa ut dokument för arkivering i pappersform eller läsning nu under distansarbete, jämfört med innan
distansarbete infördes?
Buckland's Entity 3.
Information as thing Upward's dimension 3 Organise
44% Nej, digitala dokument är tillräckliga. Det är bättre än tidigare.
40% Ja, det saknar jag.
Det är sämre än tidigare. 15% Ingen skillnad jämfört med tidigare. 0 % Ingen uppfattning/ Kan ej besvara frågan 8. Saknar du nu under
distansarbete, informell information relaterad till arbetet som du tidigare fick ta del av i kontorslandskapet genom t ex överhörning och fikaraster, jämfört med innan distansarbete infördes?
Buckland's Process 1.
Information as process Upward's dimension 2 Capture
12% Nej, det saknar jag inte. Det är bättre än tidigare. 79% Ja, det saknar jag. Det är sämre än tidigare.
10% Ingen skillnad jämfört med tidigare.
0% Ingen uppfattning/
Kan ej besvara frågan
4.1 Tillgång till information och hitta information
Detta avsnitt redovisar resultat och analys kopplade till fråga 1 som tar upp tillgång till information och fråga 2 som tar upp möjlighet att hitta information. Dessa båda frågor kan relateras till fyra aspekter av information enligt Buckland's Entity 2. Information as knowledge. Information som kunskap kan kännetecknas som immateriella ting som inte kan mätas och är personlig samt situationsberoende, eftersom tillgång till information kan antingen minska eller öka osäkerhet. ”Information är ett attribut till mottagarens kunskap och förståelse av budskapet” (Fairthorne, 1954).
Beträffande infångade av information, både tillgång och att hitta information, kan detta hänföras till Upward's dimension 2 Capture i The Records Continuum Model. Det finns ett behov av att upprätta och underhålla rutiner inom vilka dokument kan fångas och utgöra bevis gällande informationen.
Vid distansarbete upplevs en skillnad mellan att ha tillgång till information och att hitta informationen. 92% av respondenterna upplever att det är bättre eller ingen skillnad mot tidigare gällande tillgång till information under distansarbete, som visas i figur 3.
Figur 3 Tillgång till information enkätsvar fråga 1
Däremot när det gäller att hitta information, upplever endast 83% att det är bättre eller ingen skillnad mot tidigare. Hela 17% av medarbetarna upplever att det är sämre än tidigare när det gäller att hitta information vilket visas i figur 4, jämfört med tillgång till information där endast 8% anser att det är sämre än tidigare i figur 3. Eftersom respondenterna upplever en väsentlig skillnad mellan tillgång till information och att hitta informationen, kan förklaringen ligga i den digitaliserade informationens struktur och hur den har tillgängliggjorts för medarbetarna samt hur de har haft möjlighet att tolka informationen för att uppnå tillräcklig kunskap som Buckland’s Information as knowledge.
Figur 4 Hitta information enkätsvar fråga 2
Denna upplevda skillnad kan relateras till en utveckling av Upward (2000) i The information systems continuum enligt figur 5, där infångandet, Capture i dimension 2 beror på hur datan faciliteras, kan tolkas och förstås i informationssystemen.
Figur 5 The Information systems Continuum
Införandet av Microsoft Teams har helt förändrat arbetssätt och rutiner i verksamheten enligt fritextsvaren i den gjorda enkäten. Respondenterna håller med om att data har tillgängliggjorts på ett enklare sätt eftersom mycket information är tillgänglig under distansarbete, utan att man behöver vara uppkopplad mot företagets interna servrar.
Däremot kan problem uppstå vid tolkning och förståelse då det har uppkommit dubbel arkivering av vissa dokument både i molnet och på verksamhetens servrar.”
Distansarbetet i sig ställer krav i högre grad på fildelningsstruktur och informationsspridning” enligt en av respondenterna. Det kan vara svårt att utröna vilket dokument som är den senaste utgåvan eller det som är giltigt, vilket kan leda till missförstånd inom verksamheten.
Denna aspekt behandlas även i den deskriptiva frågan i enkäten huruvida medarbetarna upplever att det nyligen införda systemet Microsoft Teams har ökat tillgången till information samtidigt som det har blivit svårare att hitta informationen. ”Finns definitivt problem med att arkivera information. Ska filfoldrar och/eller Teams användas? Policy saknas.” är en synpunkt från en av respondenterna som väl sammanfattar komplexiteten gällande tillgång till information och att hitta informationen.
Denna uppfattning kan därmed leda oss vidare till nästa dimension 3 Organise i Upward’s informationssystemsmodell, där det är viktigt att beakta lagring och struktur av data. Dessa aspekter borde alltid tas hänsyn till, men den snabba förändring av arbetssätt i verksamheten som införandet av distansarbete har medfört, har ännu inte hunnits med att beaktas enligt respondenterna i enkätundersökningen. Distansarbete har i detta avseende inneburit att denna typ av diskussioner och förbättringsområden tyvärr har glömts bort och verksamheten har fokuserat på att arbeta med aktiviteterna i kärnprocessen under rådande pandemi och fokuserat på att nå sina resultatmål istället.
4.2 Informationsdelning
Nedan redovisas resultat och analys gällande informationsdelning. Fråga 3 behandlar informationsdelning till kollegor inom organisationen och relaterar till Buckland’s Entity 4 Information processing, där data och spridning av denna är grundläggande.
Inom dimension 4 Pluralise i The Records Continuum Model beskrivs möjligheten att tillgängliggöra informationen till flera mottagare till exempel med hjälp av exakta kopior av den ursprungliga informationen. Detta är möjligt tack vare digitaliseringen av informationen, då det är möjligt att skapa oändligt många kopior utan att informationen förstörs eller förändras. Digitaliseringen underlättar därmed informationsdelning till många mottagare enligt Upward (1993).
Som redovisas i figur 6 nedan, upplever respondenterna till en stor utsträckning (83%), att det är ingen skillnad eller bättre än tidigare när det gäller att kunna dela information till sina kollegor på ett tillgängligt sätt. Denna uppfattning kan bättre förstås genom egna synpunkter från medarbetarna i enkätens öppna fritextfråga där de anser att det nya systemet Microsoft Teams har möjliggjort en förenklad och förbättrad
informationsdelning. Under distansarbete har detta varit avgörande för att kunna dela information med kollegor jämfört med innan distansarbete infördes. Detta gäller i synnerhet möjligheten att dela dokument och att flera personer kan arbeta i samma dokument samtidigt utan att låsa dokumentet för uppdateringar. Därmed är den senaste versionen uppdaterad och innehåller korrekt information.
De flesta anser att denna aspekt har fungerat bättre än förväntat och är förvånade att övergången från att arbeta på arbetsplatsen till att enbart arbeta på distans har gått så smidigt.” Idag är jag positiv över hur bra det har gått att jobba digitalt, hur lätt det har varit att få tag på folk och få svar på frågar jag har haft. På kontoret kunde det ta dagar ja kanske veckor men nu idag går det att nå kollegor och få svar inom någon timme, otroligt. Visst saknar jag gemenskapen på kontoret men från ett informationsperspektiv så är hemarbete så mycket mer effektivt.” är en åsikt som bekräftar hur väl övergången till distansarbete har fungerat.
Figur 6 Informationsdelning enkätsvar fråga 3
För att återknyta till Entity 4 som innehåller data processing (Buckland, 1991) och dimension 4 pluralisering (Upward, 1993), beskriver dessa modeller hur viktigt det är att ha tillgång till rätt systemstöd för att säkerställa tillgång till korrekt data och att kunna dela informationen. Ett fungerande system för informationsdelning har blivit än mer väsentligt efter att distansarbete infördes i verksamheten.
Tidigare utnyttjades även liknande system under konferensmöten med många deltagare från olika länder för att undvika tidskrävande och kostsamma tjänsteresor för
företaget. Inom koncernen har man arbetat successivt med att införa dessa system så att alla medarbetare kan deltaga på lika villkor på informationsmöten i verksamheten. Det som har tillkommit senare är möjligheten att dela information på ett tillgängligt sätt med sina kollegor samt att kunna arbeta samtidigt i samma dokument via systemet Microsoft Teams.
Tillgängligheten till digitala kontakter med kollegor är förbättrad, eftersom medarbetarna är ännu mer uppkopplade via systemet Microsoft Teams vid distansarbete än tidigare när alla var på arbetsplatsen och man kan även se vem som är tillgänglig enligt de svarande i fritextfrågan. Även mötesdisciplinen upplevs vara förbättrad och mer effektiva möten kan hållas och därigenom förbättrad informationsdelning tack vare att alla kan prata utan att bli avbrutna av kollegor som pratar samtidigt. Denna effektivitetsförbättring är inte enbart av godo då respondenterna har utryckt att det sociala samspelet och diskussioner vid sidan om har försvunnit eftersom man inte ses personligen i möteslokaler på arbetsplatsen.
Enkätfråga 4 avser informationsdelning från ledningen i organisationen, till exempel enkelriktad information under avdelningsmöten med många deltagare. Information som en process i Process 1 (Buckland, 1991) visar på att det är situationsberoende. Vad är information och hur den uppfattas av mottagarna beror på situationen och deras åsikter. Själva infångandet av information i dimension 2 i The Records Continuum Model (Upward, 1993) är beroende av tillgängligheten och målet med att bli informerad.
En viss andel av respondenterna (17%) anser att det har blivit sämre än tidigare gällande informationsdelning från ledningen, vilket redovisas nedan i figur 7.
Figur 7 Informationsdelning enkätsvar fråga 4
Det digitaliserade och mer enkelriktade informationsflödet har medfört en mer avskalad styrd information från ledningen enligt egna synpunkter från medarbetarna.
Distansarbete har medfört en ny situation inom organisationen det senaste året och enkätsvaren visar att enbart en digitaliserad informationsdelning från ledningen, inte till fullo uppfyller medarbetarna önskemål om att bli informerade. Detta visar hur situationsberoende informationen som en process kan uppfattas vara och hur viktiga mottagarnas åsikter är när det gäller att känna sig informerad.
Enligt de svarande medarbetarna i fritextfrågan i enkäten kan man argumentera för att målet med informationen från ledningen styr hur informationsdelningen utförs och digitaliseringen med hjälp av Microsoft Teams har därigenom underlättat styrningen av verksamheten för ledningen. Har införandet av distansarbete sedan mars 2020 medfört att företagets informationskultur har förändrats och har benägenheten och attityden till informationsdelning på något sätt blivit sämre är en intressant tanke.
Eftersom enbart digitala informationskanaler används under distansarbete, kan ledningen därmed undvika att viss obehörig information sprids skvallervägen på arbetsplatsen. Informationsdelningen blir mer inriktad till den information som medarbetarna verkligen har nytta av i sitt arbete, än till mer informell information som det bara är intressant och roligt att ta del av. ”Hemarbete innebär att det blir lättare för ledningen att styra informationen. Information tenderar att i större utsträckning bli ”on a need to know basis"” utrycker en av respondenterna i den öppna fritextfrågan.
4.3 Skapa information
Enkätfråga 5 behandlar området att skapa information och relaterar till Buckland’s Entity 3. Information as thing (1991). Data och dokument som skapas ses som informativa och materiella ting. Dessa ting är grundläggande komponenter när det gäller informationssystem och målet är att användarna ska bli informerade av dessa system. Skapandet av information beskrivs även av Upward i dimension 1 Create i The Records Continuum Model (1993) och inleder hela processen gällande arkivering av data där man från början bestämmer hur denna ska skapas och lagras digitalt.
Informationssystemen ska möjliggöra detta skapande av information enligt modellen The Information systems Continuum (Upward, 2000) som tidigare redovisats, för att användarna ska kunna tolka och tillgängliggöra informationen på ett korrekt sätt.
Respondenterna upplever en positiv skillnad under distansarbete jämfört med innan distansarbete infördes, gällande skapande och sparande av information, mestadels tack vare implementeringen av systemet Microsoft Teams som inte kräver ständig uppkoppling mot företagets interna servrar, som visas i figur 8. Hela 29% upplever att det fungerar bättre än tidigare och svaren i den deskriptiva frågan stöder detta påstående. ” Ta del och bearbeta information i Teams gör stor skillnad jämfört med tidigare arbetssätt.”, vilket innebär att digitaliseringen av arbetssätten upplevs förbättra hur man utför sitt arbete och ökar även effektiviteten. Även gemensamt skapande av information har underlättats, då alla kan arbeta samtidigt i samma dokument.
Figur 8 Skapa information enkätsvar fråga 5
Däremot finns det även andra åsikter i svaren till den deskriptiva frågan gällande detta område, där de svarande medarbetarna upplever att sparandet av information ej är så strukturerat på grund av dubbel lagring både på server och i molnet. ”Jag upplever att det just nu är oordning och att vi har "dubbel bokföring, dvs lever med parallella strukturer för lagring av information.” belyser detta problem enligt en av respondenterna i denna studie. Detta leder tillbaka till ursprunget gällande själva skapandet av informationen, där man från början borde bestämma hur och var den ska lagras. Detta kan bero på uppkopplingen vid distansarbete som bestämmer huruvida det är enklast att lagra i molnet jämfört med på företagets servrar. Distansarbete har även medfört att medarbetarna kan välja var man arbetar. Kanske har man bättre uppkoppling i sitt hem tack vare installation av fiber, men distansarbete har också inneburit att många medarbetare passar på att arbeta från sommarstugor och andra platser med sämre uppkoppling. Detta kan ha medfört att man sparar mer dokument i molnet istället för att försöka koppla upp sig mot företagets servrar.
4.4 Spara och arkivera information
När det gäller sparandet av information i fråga 6, tas detta upp i Buckland's Process 4.
Information processing (1991) och visar åter hur viktigt det är med bra informationssystem som möjliggör att informationen sparas på ett hållbart sätt, dvs att informationens ursprung, trovärdighet och spårbarhet från eventuella ändringar säkerställs. Denna aspekt behandlas i Upward's dimension 3. Organise (1993) gällande vilket arkiv eller vilken datalagringsplats används för lagringen av informationen.
Enligt svaren i enkäten från medarbetarna, har systemet Microsoft Teams som tidigare upplevts som positivt gällande delande av information, upplevs systemet mindre tillförlitligt gällande lagring samt strukturer och en gemensam policy saknas i organisationen. ” Med Teams har Scania nu börjat lagra information i olika "Teams" och utan någon samordnad struktur” uttrycker en av respondenterna. Kan detta bero på de senaste årens snabba takt gällande digitalisering av vissa arbetsuppgifter och att medarbetarna i organisationen inte har blivit inkluderade i denna förändring och att uppdateringar av policys inte har hunnits med eller att medarbetarna ej har fått ta del av denna nya policy?
Eftersom organisationen nyligen har infört Microsoft Teams har troligen tidigare rutiner och policys gällande arkivering inte hunnit uppdateras och spridas i organisationen och visar åter hur viktigt det är med informationsdelning. Detta avspeglas även i svarprocenten nedan i figur 9, som visar hur många som upplever att det är sämre än tidigare eller kan ej besvara frågan.
Figur 9 Spara information hållbart på ett hållbart sätt enkätsvar fråga 6
Detta speglas även i enkätfråga 2 ovan när det gäller att hitta information och hänger därmed ihop med hur och var informationen lagras. Sökbarheten som Buckland (1991) beskriver är direkt avhängig av lagringen av informationen. Under distansarbete synliggörs detta tydligare då det kan vara svårare att fråga en kollega hur och var informationen ska sparas. Även svaren gällande fråga 5 ovan beträffande skapandet av informationen, där man från början borde bestämma hur och var den ska lagras belyser detta problemområde. ” Vi har flera olika ställen att lagra informationen på och
det är inte klart om alla vet exakt var/hur de ska lagra respektive söka. Det är en säkerhetsbrist (risk för förlorad information) samt arbetstids-förlust” belyser detta område enligt en av respondenterna.
Distansarbete har på kort tid medfört nya arbetssätt i verksamheten och det är inte säkert att alla medarbetare förstår eller har fått information om hur information bör sparas på ett hållbart sätt. En gemensam vision för fortsatt digitalisering av arbetsuppgifterna bör tas fram och kommuniceras till medarbetarna enligt förslag till förbättringar i fritextsvaren i enkätundersökningen.
Buckland's Entity 3. Information as thing (1991) relaterar till enkätfråga 7 gällande arkivering av information. Information i dokument i pappersform är fortfarande en viktig del gällande arkivering då alla typer av dokument i en organisation ännu inte har blivit digitala. Inom Upward's dimension 3 Organise i The Records Continuum Model (1993) beskrivs sparandet i arkiv gällande dokument, där informationen utgör bevis och visar händelser och aktiviteter. Återigen har digitaliseringen förenklat denna arkivering, men gällande vissa dokument är det fortfarande i pappersform som de arkiveras i verksamheten.
En stor andel av respondenterna (40%) saknar möjligheten att printa ut dokument för arkivering eller läsning vid distansarbete, vilket redovisas i figur 10 nedan.
Figur 10 Arkivering av information enkätsvar fråga 7
