Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2020-05-18 Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Internet
Kontaktcenter 191 86 08-579 210 00 www.sollentuna.se
Aniaraplatsen 2 Sollentuna Dnr 2020/0217 KS-1
Diariekod: 036 Kommunstyrelsen
Kvalitetsledningssystem för kommunens arbete enligt GDPR
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar följande:
Kommunstyrelsen godkänner rapporten Sammanfattning
Kommunstyrelsen beslutade 2019-06-03 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda behovet av ett kvalitetsledningssystem. Detta efter att rekommendationer framförts av kommunens dataskyddsombud, i
Tillsynsrapport gällande efterlevnaden av EU:s dataskyddsförordning i Sollentuna kommun för perioden 25 maj 2018 till 1 april 2019.
Kommunledningskontoret har utrett dataskyddsombudets synpunkt om att kommunen behöver ett kvalitetsledningssystem. Slutsatsen är att ombudets synpunkt överensstämmer väl med ett arbete som redan pågår inom
kommunen och som syftar till att få en välfungerande process för kommunens styrdokument.
Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade 2019-06-03 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda behovet av ett kvalitetsledningssystem och återrapportera resultatet till kommunstyrelsen. Beslutet fattades efter rekommendationer som framfördes i, Tillsynsrapport gällande efterlevnaden av EU:s
dataskyddsförordning i Sollentuna kommun för perioden 25 maj 2018 till 1 april 2019, där Sollentuna kommuns gemensamma dataskyddsombud redogör för hur väl kommunen uppfyller kraven i EU:s
dataskyddsförordning (2016/679) (GDPR).
I rapporten pekar dataskyddsombudet på några brister i kommunens arbete och konstaterar att bristerna följer samma mönster som Datainspektionen identifierat vid en analys av samtliga rapporterade incidenter i Sverige.
Utifrån de identifierade bristerna, rapporterade incidenterna och omvärldsfaktorer rekommenderade dataskyddsombudet kommunen att utveckla sitt strukturerade arbetssätt bland annat genom förankring av rutiner, utbildning, samt etableringen av ett kvalitetsledningssystem.
Under hösten 2019 har informationssäkerhetsamordnaren genomfört en utredning om behovet av ett kvalitetsledningssystem.
Godkänt dokument, 2020-05-20, Per Törnvall
Tjänsteutlåtande
2020-05-18
Dnr 2020/0217 KS-1 Sidan 2 av 2
Kommunledningskontorets beredning
Kommunledningskontoret har utrett dataskyddsombudets synpunkt på att kommunen behöver ett kvalitetsledningssystem för att säkerställa att kommunens chefer kan upprätta lokala rutiner för
personuppgiftshanteringen som korresponderar med gällande centrala styrdokument inom området. I det arbetet har en fördjupad dialog skett med dataskyddsombudet.
Slutsatsen är att ombudets synpunkt överensstämmer väl med ett arbete som redan pågår inom kommunen och som syftar till att få en välfungerande process för kommunens styrdokument, närmare bestämt
- vilka styrdokument ska kommunen upprätta, hur ska de rubriceras och vem fattar beslut om dokumenten på olika nivåer
- hur ska processen för att arbeta fram/arbeta om eller avveckla styrdokumenten vid inaktualitet se ut
- hur ska styrdokumenten tillgängliggöras på ett sådant sätt att chefer och medarbetare kan känna sig säkra på att de tar del av det sist antagna dokumentet vid varje givet tillfälle
- på vilket sätt kan chefer i organisationen skapa lokala rutiner som korresponderar med centrala övergripande styrdokument
Kommunens ledningsgrupp arbetar sedan i höstas i tre grupper kring viktiga kommungemensamma frågor. En av dessa grupper har effektivitet i den kommunala organisationen som fokus. I det uppdraget ingår bland annat att ta fram just det som redovisas i punktlistan ovan kring styrdokumenten.
Arbetet har kommit en bra bit på väg men har pausats under våren på grund av Corona. Ambitionen är att kommunens ledningsgrupp kommer att avhandla denna fråga före semestrarna och att förslag på beslut kommer till kommunstyrelsen i början av hösten.
Ovanstående arbete handlar inte specifikt om personuppgiftshanteringen i kommunen. Men det problem som dataskyddsombudet väckt i sin rapport omfattas av och hanteras genom detta bredare arbete. I och med det ser inte kommunledningskontoret behov av några ytterligare åtgärder. Frågan regleras i samband med aviserat ärende i kommunstyrelsen i höst.
Kommunledningskontorets föreslår därför att kommunstyrelsen godkänner rapporten.
Ekonomiska konsekvenser
Detta rapporteringsärende föranleder inte några ekonomiska konsekvenser.
Per Törnvall Pierre Karlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Beslutsexpediering
Godkänt dokument, 2020-05-20, Per Törnvall
