... Åsa Nilsson... Patrik Sjöstedt... Peter Holmström

(1)

Plats och tid Folkets Hus, Dahlian 2021-02-11 Kl.13:30 – 16:20

Beslutande (S) Patrik Sjöstedt

(S) Linda Rehn, deltog digitalt (S) Sophie Kjellberg, deltog digitalt (S) Håkan Björkman, deltog digitalt (V) Helena Oinas Wihlborg, deltog digitalt (SD) Peter Holmström

(C) Ingrid Ravemyr deltog digital, Tjg ers för Maj Lindström (C) (SD) Roal Bencic deltog digitalt, Tjg ers för Rolf Witte (SD)

Övriga deltagande Karoline Mattsson, Miljösamordnare/Landsbygdsutvecklare Joanna Holden, förvaltningschef

Lorri Mortensen Mates, fritidschef och Tf förvaltningschef Johan Ny, förvaltningsekonom

Åsa Nilsson, förvaltningssekreterare

Utses att justera Peter Holmström (SD) Paragraf 1 - 14

Justeringens plats och tid Kultur- och fritidsförvaltningen, 2021-02-18

Sekreterare

...

Åsa Nilsson

Ordförande

...

Patrik Sjöstedt

Justerande

...

Peter Holmström

ANSLAGSBEVIS

Justerat protokoll finns på Kultur- och fritidsförvaltningen och har tillkännagivits på www.olofstrom.se

(kommunens digitala anslagstavla)

Beslutsinstans Kultur och fritidsnämnden Sammanträdesdatum 2021-02-11

Datum för anslags uppsättande

2021-02-19 Datum för anslags nedtagande

2021-03-12

(2)

Ärendelista

§ 1 Aktuell information ...3

§ 2 Ekonomisk uppföljning 2020-12 med årsredovisning och verksamhetsberättelse ...7

§ 3 Överföringar från 2020 till 2021 i investeringsbudgeten ...8

§ 4 Information om status på avtal Susekullen ...9

§ 5 Översyn av anläggningar, krav och renoveringsbehov på fritidssidan ...11

§ 6 Regional kulturplan 2022-2025 ...12

§ 7 Internkontrollplan för 2021 ...14

§ 8 Attestförteckning för Kultur- och fritid under år 2021 ...15

§ 9 Kultur- och fritidsnämndens arkivbeskrivning 2021 ...16

§ 10 Arkivansvariga och arkivredogörare 2021 ...17

§ 11 Meddelanden 2021-02-11 ...19

§ 12 Delegaters beslut redovisade 2020-12-10 ...20

§ 13 Utsmyckning av Holjegården ...21

§ 14 Konstnärlig utsmyckning av Vilboksskolan ...24 Sid

(3)

§ 1 Aktuell information

Kultur och fritidsnämndens beslut:

Kultur- och fritidsnämnden tackar Karoline Mattsson,

Miljösamordnare/Landsbygdsutvecklare för information om hennes roll och tar övrig information till protokollet.

Sammanfattning

Karoline Mattsson, har en kandidatexamen i Miljöteknik och kommer närmast från Södra Smålands Avfall och Miljö AB. I sin miljöroll för Olofströms kommun innefattas

 Miljö- och klimatförbättrande åtgärder

 Kunskap om miljöbalken och stötta förvaltningarnas miljöarbete samt kommunalägda bolagens miljösamordnare och även hjälpa invånare och företag i Olofströms kommun kring miljöfrågor.

I sin roll som landsbygdsutvecklare kommer Karoline att nätverka mellan företag på landsbygden och även stötta boende och företag på landsbygden.

Det ingår även att ta fram strategier och projekt för landsbygdsutvecklingen i Olofströms kommun. Det skall även arbetas fram planer för hur Olofström skall agera för att följa Parisavtalet dvs medverka till att den globala uppvärmningen inte överstiger +2 grader C.

Förvaltningschef Joanna Holden informerar om aktuella händelser.

Växtverket

Växtverkets fysiska lokaler håller stängt och man har istället skapat en digital alternativ ungdomsgård via verktyget Discord.

Allmän kultur

Fortsatt osäkert läge gällande offentlig programverksamhet. Anpassad programverksamhet i skolan fortgår med beredskap för att tvära kast kan förekomma samt beslut om nedstängning. Inför Berättarkraft undersöks möjligheten till streamade program. Stor osäkerhet inför evenemang så som Valborg, sjätte juni et cetera.

Utställningen Fading Stories är ombokad till januari 2022. Fotografen och författaren Sanna Sjöswärd tilldelas i år; Tjugosjunde januari-priset för sina insatser att bevara minnet av Förintelsen och motverka antisemitism.

Bibliotek

Ny bibliotekschef, Barbro Hallberg, påbörjade sin anställning 1 februari.

De fysiska biblioteksrummen, inkl. Meröppet, är stängda. Biblioteksservice finns dock genom utlämning och återlämning av media, digitala tjänster, möjlighet att låna dator om synnerliga skäl finns.

KFN § 1/2021 KFN 2021/31

(4)

Årets biblioteksstatistik visar på en tydlig nedgång i antalet besök (44 500 färre besök eller en 35-procentig minskning i besök) och minskad utlåning med 3 procent. Med hänsyn tagen till pandemin var det väntat och biblioteket

upplever att det är glädjande att utlåningen ”bara” har minskat med 3 procent.

Till den analysen ska läggas att biblioteket stängde av möjligheten till tidskriftshyllorna vilket också har bidragit till nedgången.

Biblioteket har tidigare beviljats medel från Kulturrådet för sammanslagning av katalog samt framtagande av ny webb. Medsökande var/är Karlshamns kommun, Sölvesborgs kommun och Ronneby kommun. Då Anders Nylander är den som hanterade detta när han arbetade för Olofströms kommun har vi ansökt om att göra ett partsbyte vilket är beviljat. Det innebär att medel och ansvar övergår till Sölvesborgs kommun där Nylander numera är kultur- och bibliotekschef. Olofströms kommun ingår dock fortfarande i arbetet med sammanslagning av bibliotekskataloger samt gemensam webb för de fyra biblioteken.

Holjebadet

Holjebadet håller stängt med anledning av rådande Covid-19 läge. Kultur- och fritidsnämnden i sin helhet har fått en presentation av rapport gällande

renoveringsbehov vid Holjebadet. Tekniska avdelningen har uppdragits genom KSAU att undersöka detta samt olika renoverings- och underhållsåtgärder vidare.

Covid-19

Covid-19 fortsätter att påverka verksamheten och två nya delegationsbeslut är fattade sedan föregående nämnd innebärande:

Delegationsbeslut 2021-01-21

Utifrån att regeringen uppmanar kommuner att stänga icke nödvändig

verksamhet till 7 februari och utifrån att Blekinge har fortsatt hög smittspridning avseende Covid-19 fattas följande beslut:

 Holjebadet, inklusive gym och träningspass, håller stängt. Undantag görs för skolverksamhet och simskolor för skolan kan fortsatt genomföras.

Simskolor för barn födda 2005 och senare kan också återupptas när så tillåts i verksamheten. Om räddningstjänst och/eller försvarsmaktens skulle behöva nyttja simhallen görs även undantag för dem. Det kan även handla om tester som behöver göras för att söka till utbildningar inom området.

Som en konsekvens av stängningen pausas åter samtliga abonnemang och förlängs med motsvarande tid som Holjebadet håller stängt. Beslutet gäller till den 7 februari.

 Allmänhetens åkning i ishall är inställd. Beslutet gäller till den 7 februari.

 De fysiska biblioteksrummen inkluderande Meröppet håller stängt.

Biblioteksservice hålls igång enligt av biblioteket uppbyggd rutin. Beslutet

(5)

undantas också från och med den 27/1 förutsatt att riskanalyser och vidtagna åtgärder för att genomföra detta på ett smittsäkert sätt har kunnat genomföras. Beslutet i övrigt gäller till den 7 februari.

 Kommunens utomhusanläggningar, som hålls öppna vid denna tid på året, öppnar från den 25 januari.

För träning vid våra anläggningar gäller följande:

 Kultur- och fritidsförvaltningen har i enlighet med den nya pandemilagen räknat fram hur många som samtidigt får vistas vid anläggningarna som korttids-uthyrs (gällande andra anläggningar som långtidsuthyrs av Olofströms kommun har verksamhetsutövaren ansvar för dessa uträkningar, skyltning samt dokumentation). Alla som befinner sig på anläggningsytan räknas in i det totala antalet, deltagare, medföljare och tränare.

 Den som korttidshyr anläggningar ansvarar för att ovan efterlevs samt att andra regler uppsatta av kultur- och fritidsförvaltningen efterlevs. Förening ansvarar också för att följa folkhälsomyndighetens, länsstyrelsen och regeringens påbud i övrigt.

 Deltagare ska komma ombytta till träningen och omklädningsrummen får inte användas.

 Beslut om dispens finns för att inkomma med årsmöteshandlingar finns för kulturföreningarna i enlighet med nämndbeslut. Motsvarande beslut fattas för fritidsföreningar, innebärande att föreningar får dispens att inkomma med årsmöteshandlingar senast 2021-12-31. Dock behöver förening inkomma med ansökningshandlingar, verksamhetsberättelse 2019 och 2020 om sådan ej är inlämnad, ekonomisk redovisning bokslut.

verksamhetsplan och budget för 2021 för att kunna erhålla bidrag.

 Det nya delegationsbeslutet fattat 2021-02-04 är eg. en upprepning av det förra med ändring som innebär att vi från den 10/2 kommer att öppna upp för möjlighet till inomhusträning även för dem som är födda 2002 och senare (tidigare beslut medgav träning inomhus för dem som är födda 2005 eller senare). Tidigare beslut för biblioteket, Holjebadet och Växtverket förlängs till den 1 mars, 2021.

Medarbetarenkät

Förvaltningschef Joanna Holden föredrar enkäten på mötet och den skickas även ut till ledamöterna. Medarbetarenkäten genomfördes hösten 2020.

Covid-19, till trots, har kommunen ett fortsatt starkt resultat som ligger över rikssnittet. Kultur- och fritidsförvaltningen/nämnden likaså.

1 Om andra definitioner av vad som gäller för idrotten kommer från nationellt kan detta beslut komma att omprövas.

(6)

Fritidschef Lorri Mortensen Mates informerar om aktuella händelser.

Padelhall Dannfältet

Diskussioner pågår om försäljning av mark på Dannfältet till aktör som vill etablera sig och bedriva padelverksamhet i Olofström. Tillsammans med Samhällsutvecklingsavdelningen har fritidschefen ritat upp olika scenarion rörande utveckling av området rörande eventuellt nya hallar. Dannfältet kan ge plats åt fler hallar än bara padelhall.

Mätning och skyltning

Utomhusträning öppnas upp för våra utomhusanläggningar som är öppna från och med den 25 januari. Träning inomhus för barn-och ungdomar födda 2005 eller senare öppnas upp tidigast den 27 januari i de fall där det är möjligt.

Uppmätning av lokaler samt skyltning av maxantal personer är utfört. Analyser om maxantal personer behöver också stå i realitet till att det är sporter som utövas. Säkerhetschefen är delaktig i besluten.

Förvaltningschef avslutar sin tjänst

Ordförande framför sitt stora tack till Joanna Holden för dessa sex år och överlämnar en bukett från nämndens ledamöter. Det har varit spännande år tillsammans med högt i tak med bra och rak kommunikation i ett nära samarbete. Joanna kom in och har försett Kultur- och fritidsnämnden/

förvaltningen med bra resultat och varit en mycket god ledare.

Joanna Holden tackar för god stöttning och vill framförallt poängtera det goda samtalsklimatet som råder mellan politiker och tjänstemän. Tiden i Olofström har varit mycket lärorik.

Ny rekrytering av förvaltningschef befinner sig i intervjuskedet. Tre olika grupper har träffat kandidaterna.

 Politiker med kommunledning

 Fackliga representanter

 Personalrepresentanter

Planen är att kandidaterna skall utvärderas tillsammans under kommande vecka.

Under tiden är Lorri Mortensen Mates tillförordnad förvaltningschef.

_____

Beredning: Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAu § 1/2021-01-21 _____

(7)

§ 2 Ekonomisk uppföljning 2020-12 med årsredovisning och

verksamhetsberättelse

Kultur- och fritidsnämnden godkänner årsredovisningen 2020. Resultatet för 2020 visar 1 415 tkr bättre än budget.

Sammanfattning

Förvaltningsekonom Johan Ny går igenom Kultur- och fritidsnämndens årsredovisning på mötet.

Resultatet för 2020 visar 1 415 tkr bättre än budget.

Pandemin har haft stor påverkan på kultur- och fritidsområdet. Färre

arrangemang har genomförts, vakant bibliotekschef och lägre övriga kostnader vilket dels förklaras av köpstoppet som infördes under hösten.

Holjebadet har hållit nere sina utgifter, en översyn av städrutiner på Växtverket resulterade i lägre utgifter samt att konstgräsplanen inte realiserats under år 2020 har kortfattat bidragit till årets resultat.

_____

Delges: Kommunstyrelsen

KFN § 2/2021 KFN 2020/699

(8)

§ 3 Överföringar från 2020 till 2021 i investeringsbudgeten

Kultur- och fritidsnämnden förslår att kommunstyrelsen beslutar att överföra ej utnyttjade konstinköp för 111 000 kr från investeringsbudgeten 2020 till

investeringsbudgeten 2021 samt att ej utnyttjade medel (155 000 kr) som avsattes för Covid-19 insatser under 2020 överflyttas till år 2021.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsnämnden hade 117 000 kr för konstinköp och då endast 6 000 kr användes för konstinköp så är förslaget att 111 000 kr överförs från 2020 till 2021 i investeringsbudgeten. Förslaget innehåller även 155 000 kr för driftsprojekt Covid-19 medel till föreningar, där medel avsattes av

Krisledningsnämnden 2020-05-11.

_____

Delges:

Kommunstyrelsen

Förvaltningsekonom Johan Ny

KFN § 3/2021 KFN 2020/2772

(9)

§ 4 Information om status på avtal Susekullen

Kultur-och fritidsnämnden godkänner verksamhetsavtalet med fritidsgården Susekullen och uppdrar åt förvaltningen att teckna avtalet.

Sammanfattning

Fritidschefen Lorri Mortensen Mates, har av Kultur-och fritidsnämnden i uppdrag att ta fram ett avtal mellan Olofströms kommun och Fritidsgården Susekullen.

Susekullen är en ideell förening som bedriver fritidsgårdsverksamhet.

Verksamheten bedrivs främst i föreningens lokal belägen i området Vilboken, Olofström.

Fritidsgården Susekullen blev vid Kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2020-12-10 beviljad 1,2 miljoner i anslag för år 2021, utifall att 400 000 kr utöver de 800 000 kr som avsatts i budget godkändes av KF, vilket KF beslutade att göra. Anslaget är dock villkorat på så sätt att ett avtal om vilka kriterier Fritidsgården Susekullen måste fylla för att tillhandahålla anslaget upprättas mellan Olofströms kommun, som i detta fallet representeras av kultur-och fritidsförvaltningen och föreningen Fritidsgården Susekullen.

Fritidsgården Susekullen bedrivs som ovan nämnt som en ideell förening, vilket också innebär att den verksamhet som bedrivs i föreningens regi inte till sin helhet ska finansieras av kommunala medel, föreningen har likt andra föreningar ansvar att själv tillse att man kan uppnå de medel eller inkomster som behövs för att kunna bedriva den verksamhet som fastställs av

föreningens styrelse. Likväl ska nämnas att Fritidsgården Susekullen har ett stort engagemang och med engagemang kommer även mål samt visioner.

Dessvärre är det inte alltid dessa går hand i hand ekonomiskt. Därför är avtalet mellan kultur- och fritidsförvaltningen och Fritidsgården Susekullen en viktig del i att reglera vilka förväntningar som parterna kan ställa på varandra. Utan ett avtal med uppställda kriterier om vad som förväntas finns annars risken att Fritidsgården Susekullen upplever att föreningen får ett för litet anslag eller att kultur-och fritidsförvaltningen upplever att verksamheten som bedrivs är för liten i förhållande till anslagets storlek. Kriterierna i avtalet reglerar därför bland annat vad som förväntas rörande öppettider, personaltäthet, verksamhet och juridiska villkor som ska uppfyllas.

Avtalet gäller ett år, liksom att anslaget om 1,2 miljoner kronor endast betalas ut för ett år. Vid ett eventuellt nytt beslut om nya medel till föreningen för år 2022, skrivs ett nytt avtal.

KFN § 4/2021 KFN 2020/2523

(10)

Fritidschefen har stämt av avtalet med kommunchef.

_____

Delges:

Kommunstyrelsen

Fritidschef Lorri Mortensen Mates

(11)

§ 5 Översyn av anläggningar, krav och renoveringsbehov på

fritidssidan

Kultur-och fritidsnämnden tar fritidschefens redovisning till protokollet.

Sammanfattning

Fritidschefen ger information om arbetet med utredning om översyn av

fritidssidan och ger viss förhandsinformation från den ännu ej klara rapporten/

arbetsmaterialet. Rapporten har efter faktagranskning behövts korrigeras och redigeras.

Kultur- och fritidsnämnden gav fritidschef Lorri Mortensen Mates i uppdrag att upphandla tjänst för att utföra en översyn av fritidsidan i Olofströms kommun.

Behovet av en översyn uppstod i och med flera föreningar signalerat om behov av utökade halltider, hallar som ej uppfyller de krav som ställs vid matchspel eller träning, samt därtill de renoveringsbehov som finns på nuvarande

byggnader. Samtidigt som flera föreningar i kommunen avancerat till allt högre divisioner har det lyfts upp intresse för att starta verksamhet inom idrotter som i dag inte finns i kommunen.

Kultur-och fritidsförvaltningen konstaterade att det behövs göras en översyn för att få ihop helheten och för att kunna prioritera vilka satsningar som är bäst för Olofströms kommun samt i vilken ordning eventuella satsningar ska göras.

Översynen är en viktig del i det framtida arbetet med att ta fram en plan för det fortsatta arbetet inom fritidssidan. Arbetet sker tillsammans med

Olofströmshus, Samhällsutvecklings avdelningen, föreningar och kultur- och fritidsförvaltningen.

Tyréns som är ett konsultföretag inom samhällsbyggnad fick av Kultur- och fritidsförvaltningen i Olofströms kommun uppdraget att genomföra en utredning avseende behov och prioriteringar kopplade till kommunens fritidsanläggningar och framtida investeringar.

Presentationen som fritidschefen föredrar skickas ut till ledamöterna under mötet.

_____

Delges:

Kommunstyrelsen

KFN § 5/2021 KFN 2021/95

(12)

§ 6 Regional kulturplan 2022-2025

Kultur- och fritidsnämnden ställer sig bakom förslaget till yttrande och överlämnar det till Kommunstyrelsen för vidare hantering.

Sammanfattning

Olofströms kommun har fått möjlighet att yttra sig över remissversion Regional kulturplan för Blekinge 2022 - 2025. Sista datum för att svara på remiss är den 14 april.

Förslag till yttrande

Region Blekinge har i uppdrag att arbeta fram en ny kulturplan vart tredje år där det beskrivs hur Region Blekinge tillsammans med andra kulturaktörer så som bland annat kommuner, kulturskapare och civilsamhället vill arbeta för att utveckla kulturlivet i Blekinge.

När Region Blekinge arbetar fram förslag till kulturplan förs dialog med olika samverkansparter, däribland kommunerna och civilsamhället. Den 6 mars 2020 träffades representanter för Region Blekinge, Olofströms kultur- och fritidsnämnds presidium samt kultur- och fritidsförvaltningens kulturchef. I mötet fördes samtal om hur kulturlivet i Olofströms kommun ser ut och vilka tankar som finns för framtiden. Region Blekinge bjöd också in till möjligheten att komma med skriftligt inspel till kulturplanen avseende respektive kommuns ambition med kulturens utveckling. Olofströms kommun inkom, med inspel (KS

§ 83/2020) som i korthet handlade om att Olofströms kommuns ambition är att fortsatt satsa strategiskt på ett arbete med litteratur som arv och konstform.

Olofströms kommun betonar i skrivelsen att de ser positivt på fortsatt samverkan mellan kommunen och regionen i satsningen på litteraturen och Olofströms kommun som en ”litterär nod”.

Med avstamp i ovan kan det konstateras att remissversionen till regional kulturplan på flertalet ställen lyfter fram arbetet med Olofströms kommun som en framtida ”litterär nod” vilket Olofströms kommun är fortsatt positiva till.

Remissversionen lyfter genomgående fram vikten av kulturell infrastruktur för att möjliggöra fortsatt utveckling. Möjligen kunde det ideella föreningslivet lyftas fram än mer i kulturplanen som möjliggörare för detta, samt hur föreningslivet stöttas och kan stöttas in i framtiden av såväl regional som

KFN § 6/2021 KFN 2020/1217

(13)

föreningslivet.

_____

Beredning: Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAU § 5/2021-01-21 _____

Delges:

Kommunstyrelsen

(14)

§ 7 Internkontrollplan för 2021

Kultur- och fritidsnämnden fastställer internkontrollplanen för år 2021 till att innefatta nedanstående granskningsområden.

Sammanfattning

Följande områden ingår i 2021 års internkontrollplan:

 Kontroll av bidrags-utbetalningar arrangörsstöd på Kultursidan.

 Kontroll av bidragsutbetalning av Lokalt aktivitetsstöd (lok-stöd) på Fritidssidan.

 Kontroll av inköp av varor till café och verksamhet för Holjebadet.

 Kontroll av kiosken – veckostädningen på Växtverket.

 Kontroll av inköp på Växtverket.

_____

Delges:

Förvaltningsekonom Johan Ny Kvalitetsstrateg Adnan Samardzic

KFN § 7/2021 KFN 2021/28

(15)

§ 8 Attestförteckning för Kultur- och fritid under år 2021

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av attestförteckningen och beslutar att ge förvaltningsekonom Johan Ny delegation på att löpande förändra attestförteckningen. Delegationsordningen kommer revideras under 2021.

Sammanfattning

Bibliotekschef Anders Nylander har avslutat sin anställning och ersätts med Barbro Hallberg. Barbro börjar sin anställning 2021-02-01.

Förvaltningschef Joanna Holden kommer att avsluta sin anställning 2021-02-19.

Nämndens ledamöter anser att förvaltningsekonomen skall ha delegation på att förändra attestförteckningen löpande under året och att, efter varje årsskifte, informera nämndsledamöterna med en aktuell attestförteckning på första nämndsmötet.

Delegationen startar fr o m 2021-01-01

Delegationsordningen för Kultur och fritidsnämnden kommer att uppdateras under 2021.

Delges:

Förvaltningsekonom Johan Ny

KFN § 8/2021 KFN 2021/29

(16)

§ 9 Kultur- och fritidsnämndens arkivbeskrivning 2021

Kultur- och fritidsnämnden godkänner arkivbeskrivningen för 2021.

Sammanfattning

Genom samarbetet med kommunförbundet Sydarkivera använder nu samtliga förvaltningar i Olofströms kommun samma mall för arkivbeskrivning.

Arkivbeskrivningen för 2021 skickades med handlingarna ut till ledamöterna.

_____

KFN § 9/2021 KFN 2021/30

(17)

§ 10 Arkivansvariga och arkivredogörare 2021

Kultur- och fritidsnämnden fastställer nedanstående förslag till arkivansvariga respektive arkivombud för förvaltningen under 2021 och beslutar att ge förvaltningssekreterare Åsa Nilsson delegation på att löpande uppdatera förteckningen avseende arkivansvariga och arkivombud.

Redovisning sker vid varje årsskifte. Delegationsordningen kommer revideras under 2021.

Sammanfattning

Förslag till arkivansvariga respektive arkivombud inom kultur- och fritidsförvaltningen 2021:

Noteras bör att Joanna Holden avslutar sin anställning 2021-02-19 och Barbro Hallberg tillträdde sin anställning 2021-02-01.

Lorri Mortensen Mates är utsedd till t.f. förvaltningschef.

Område Arkivansvarig Arkivombud

Kultur- och fritidsnämnden Joanna Holden Joanna Holden Åsa Eriksson Åsa Nilsson Lena Nilsson

Gemensam administration Lorri Mortensen Lorri Mortensen Mates

Mates Åsa Eriksson

Åsa Nilsson Lena Nilsson

Allmän kultur Joanna Holden Joanna Holden

Anna Lundholm Fritids- och idrottsverksamhet Lorri Mortensen Lorri Mortensen Mates

Mates Åsa Eriksson

Lena Nilsson

Biblioteket Barbro Hallberg Barbro Hallberg

Marie Björnsson Gunhild Gröndalen

Charlotta Gyllström Nilsson Ann-Charlotte Fandén Patrik Johansson Martina Lundbeck Eddie Wahlgren Annelie Humble

KFN § 10/2021 KFN 2021/30

(18)

Område Arkivansvarig Arkivombud Fritidsgården Växtverket Elvin Jakus Elvin Jakus

Andreas Atnarsson

Holjebadet Bianca Gustafsson Bianca Gustafsson

Emma Ekelund _____

Delges:

Berörda

(19)

§ 11 Meddelanden 2021-02-11

Kultur och fritidsnämnden tar informationen av redovisade meddelanden till protokollet.

Sammanfattning

Meddelanden från 2020-12-03 – 2021-02-02 som redovisas på nämnden är följande:

Löpnr Datum Ärende Handläggare

12600/2020 2020-12-07 Delgivning KS § 182/2020 Protokollsutdrag Svar på motion om höjning av driftbidrag till föreningar i Olofströms kommun

Lorri Mortensen Mates

12615/2020 2020-12-07 Delgivning KSPU § 73/2020 Protokollsutdrag Öppettider under jul- och sommarperioden samt i anslutning till röda dagar under 2021

KSPU

12816/2020 2020-12-11 Beslut att vi erhåller 100 000 kr för projektet Harry Martinson-rummet

Joanna Holden

12965/2020 2020-12-16 Delgivning KS § 201/2020 Protokollsutdrag Förslag på projektorganisation särskilt boende Holjegården

Joanna Holden

12972/2020 2020-12-16 Delgivning KS § 200/2020 Protokollsutdrag Månadsuppföljning oktober med årsprognos

Johan Ny

KFN § 11/2021 KFN 2021/295

(20)

§ 12 Delegaters beslut redovisade 2020-12-10

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av delegaters beslut under perioden 2020-12-03 – 2021-02-02

Sammanfattning

Redovisade delegaters beslut är följande:

Löpnr Datum Ärende Handläggare

5258/2020 2021-01-28 Delegationsbeslut att konstinventeringen flyttas från 2020 till 2021 pga Covid-19

Joanna Holden 12451/2020 2020-12-03 Delegationsbeslut Jämshögs IF ekonomiskt stöd för

renovering klubbstuga

Lorri Mortensen Mates 12723/2020 2020-12-09 Intermittensavtal Växtverket Fritidsledare E.D. 2020-11-13--

2021-05-13

Elvin Jakus 12811/2020 2020-12-10 Undertecknat Ordf. delegationsbeslut pga Region Blekinges

skärpta regionala råd med bl a max 8

Patrik Sjöstedt (Politiker) personer med start 2020-11-11-2020-12-22 (Covid-19)

12812/2020 2020-12-10 Undertecknat delegationsbeslut Ordförande att Växtverket stänger under tiden som Högavångsskolan har distansundervisning pga Covid-19

Patrik Sjöstedt (Politiker)

12842/2020 2020-12-11 Delegationsbeslut 20201211 förlängning av lokala restriktioner Olofström, t.o.m 210108

Joanna Holden 13071/2020 2020-12-21 Delegationsbeslut 2020-12-21 biblioteken stänger, gäller till

2021-01-24

Patrik Sjöstedt (Politiker) 13210/2020 2020-12-22 Delegationsbeslut 2020 12-22 Lokala restriktioner Olofström Patrik Sjöstedt (Politiker) 13281/2020 2020-12-23 Delegationsbeslut Studieförbundens bidrag under 2021 Joanna Holden 633/2021 2021-01-22 Nytt delegationsbeslut från Kultur- och fritidsnämnden till

föreningslivet i Olofström

Patrik Sjöstedt (Politiker)

KFN § 12/2021 KFN 2021/294

(21)

§ 13 Utsmyckning av Holjegården

Kultur- och fritidsnämnden föreslår att hanteringen av konstnärlig utsmyckning av Holjegården hanteras i enlighet med nedan och uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare enligt nedanstående upplägg i kommunikation med tekniska avdelningen.

Sammanfattning

Kommunstyrelsen beslutade 2020-12-08 hur projektorganisationen för nytt särskilt boende Holjegården ska se ut. I beslutet framgår bland annat att Kommunstyrelsen är ansvarig nämnd för projektet. Kommunstyrelsen beslutar bland annat om projektplan, förstudie och anbudsunderlag.

Det finns bland annat en grupp för konstnärlig utsmyckning i vilken kultur- och fritidsförvaltningen, socialförvaltningen och kommunledningsförvaltningen ska delta. Denna grupp ska samordnas av kultur- och fritidsförvaltningen. I

skrivande stund undersöks vilka personer som ska ingå i gruppen.

Kulturchef har fått i uppgift av AnnKristin Rådberg, teknisk chef, att budget för Holjegården är 270 mkr. I enlighet med beslut 2017-06-26 ska Enligt beslut Kommunfullmäktige 2017-06-26 ska 0,4 procent av byggnationskostnader vid ny-eller ombyggnad i projekt som överstiger totalt 10 miljoner gå till konstnärlig gestaltning.

I fallet med Holjegården blir det 270 000 000*0,004 = 1 080 000 kronor.

Förslag till hantering:

Då kultur- och fritidsförvaltningen har fått i uppdrag att samordna gruppen för konstnärlig utsmyckning har kulturchef tittat på möjlig hantering utifrån bland annat dialog med sakkunnig vid Konst i Blekinge.

Det är av vikt att sakkunskap inom konst finns att tillgå i arbetsgruppen.

Förslagsvis upphandlas en konstkonsult som leder arbetet framåt. Förslagsvis är konstkonsulten även projektledare för gruppen. Längre fram ska

upphandling av konstnär ske i enlighet med gällande lagstiftning.

Förslag till arbetsgång:

 Arbetsgrupp sätts samman och består av kulturchef, Anna Blissing från kommunledningskontoret, representant/representanter från socialförvaltningen. Eventuella ytterligare kan tillkomma i gruppen, så som brukare, konstsakkunniga, referensgrupper med flera.

KFN § 13/2021 KFN 2020/2819

(22)

Förvaltningen tittar vidare på detta. Sannolikt tillsammans med konstkonsult om sådan upphandlas.

 Upphandla en konstkonsult som projektleder arbetet från början till slut, innefattande bland annat att sammankalla ”konstgruppen”, föra protokoll vid möten och driva arbetet fram till dess att konstverk är besiktigat och rapport har sammanställts. Konstkonsulten

sammanställer också ett konstprogram tillsammans med

arbetsgruppen. Konstprogrammet ska utgöra underlag för upphandling av konstnär.

 Tumregel 10 % av projektbudget (100 tkr)

Gruppen för konstnärlig gestaltning diskuterar vidare vilket

uppfattningsförfarande som lämpar sig bäst och arbetar vidare med den frågan. Men ett förslag, som man kan titta vidare på, kan vara:

 Öppet upphandlingsförfarande inleds där alla som önskar får lämna anbud. (Annonseringen är kärnan i offentliggörandet och genomförs inom upphandlande myndighets verksamhet och med förekommande samarbetspartner.)

 Skissuppdrag ges till ca tre konstnärer. När val av konstnärer/konstnär är gjort av projektgruppen kontaktas

konstnär/konstnärer och de bjuds in till projektgruppen för information.

Uppdragsavtal skrivs med de konstnärer som man valt ut. I bekräftelsen står tydligt om uppdragets omfattning, tidsplan med mötestid för presentationer, skissarvode och upphovsrätt. (En tumregel kan vara att mindre uppdrag ger från 30 000 kronor, medan ett

totaluppdrag på 1 miljon kronor, och över, bör generera 50 000/

skissuppdrag.)

 Konstnärerna meddelas vem som utsetts för uppdraget. Avtal för den konstnärliga gestaltningen skrivs mellan uppdragsgivare och konstnär. Konstnären utför den konstnärliga gestaltningen i samråd med byggföretag och uppdragsgivarens projektledare. Under

genomförandefasen krävs att konstnären, byggföretag och brukare har täta kontakter.

(23)

konstkonsulten informerad.

 Konstnären levererar en underhållsplan med materialval, skötselråd och kontaktuppgifter till leverantörer med mera till uppdragsgivaren innan uppdraget anses avslutat och förvaltningen av den konstnärliga gestaltningen tas över av beställaren/kommunen.

 Uppdragsgivaren levererar och monterar skyltar till den

konstnärliga gestaltningen. Skyltens utformning och placering sker i samråd med konstnären. Skyltningen kan också levereras av

konstnären och ingå i avtalet mellan konstnär och uppdragsgivare.

 Den konstnärliga gestaltningen invigs.

 Uppdragsgivaren/konstkonsulten ska säkerställa att

minnesanteckningar förs vid varje möte under hela processen.

_____

Delges:

Förvaltningschef Lorri Mortensen Mates Fastighetssamordnare Anna Blissing Teknisk chef AnnKristin Rådberg

(24)

§ 14 Konstnärlig utsmyckning av Vilboksskolan

Kultur-och fritidsnämnden föreslår att hantering av konstnärlig utsmyckning Vilboksskolan hanteras enligt nedan och att upphandling görs när

Vilboksskolan har beslutat plats.

Sammanfattning

Enligt beslut Kommunfullmäktige 2017-06-26 ska 0,4 procent av

byggnationskostnader vid ny-eller ombyggnad i projekt som överstiger totalt 10 miljoner gå till konstnärlig gestaltning.

Vilboksskolan håller på att renoveras och ca 80 tkr ska gå till konstnärlig utsmyckning. Kulturchef tillsammans med representanter för Vilbokskolan, representant för tekniska avdelningen och arkitekt har träffats och diskuterat.

Utifrån den relativt ringa summan i sammanhanget är förslaget att upphandla en platsspecifik målning.

Vilboksskolan ska återkomma med vilken plats de önskar för konstverket.

_____

Delges:

T.f. förvaltningschef Lorri Mortensen Mates

KFN § 14/2021 KFN 2021/339