Grästorps kommun Allmänna utskottet

(1)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-01-18

Sidan 1 av 13

Plats och tid Kommunens hus, kommunalrådets rum, Grästorp 2016-01-18, kl 13.00 – 15.30

Beslutande Närvaro/Frånvaro

Ordinarie N/F Tjänstgörande ersättare

Kent Larsson (M) N

Göran Enström (S) N

Per Götell (L) F

Kent Hansson (M) N

Maria Toll (C) N

Svante Classon (C) N

Jens Persson (S) N

Paragrafer Övriga

deltagande Ove Johansson, kommunchef Mattias Svensson, teknisk chef Lars Lundmark, enhetschef Sven Karlsson, ekonomichef

1 - 8 1 - 8 1 8 Ann Fransson, sekreterare 1 - 8

Utses att justera Svante Classon (C) Tid och plats för

justering Medborgarkontoret, 2016-01-27, kl 09.00

Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1 - 8

Ann Fransson Ordförande

Kent Larsson (M) Justerande

Svante Classon (C)

(2)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Utdragsbestyrkande ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Allmänna utskottet

Sammanträdesdatum 2016-01-18

Anslaget sätts upp 2016-01-27 Anslaget tas ner 2016-02-18 Förvaringsplats för

protokollet Kommunkontoret, Grästorp Underskrift

Ann Fransson

(3)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-01-18 Sidan 3 av 13

Innehållsförteckning

§ 1

§ 2

§ 3

§ 4

§ 5

§ 6

§ 7

§ 8

Enheternas information, Fastighetsenheten Synpunktshanteringen

Pågående och planerade investeringsobjekt VA-planearbetet – lägesrapport

Politikerenkät – resultat Lunnevibadet

Gemensam upphandlingsorganisation med gemensam policy för sex kommuner i västra Skaraborg

Ansökan om kommunal borgen från Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening, etapp 3 och 4

(4)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Utdragsbestyrkande

Au § 1

Enheternas information, Fastighetsenheten

Allmänna utskottets beslut

Allmänna utskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Allmänna utskottet har 2015-08-10 beslutat om en årsplan för

enheternas information på allmänna utskottets möten. Vid dagens möte är det fastighetsenhetens tur och enhetschef Lars Lundmark informerar om enhetens verksamhet.

Under 2015 har fastighetsenhetens största projekt varit Nya

Centralskolan. Man har också bl a arbetat med Stallbyggnation, byte av tak på kommunens hus (etappvisa byten), byte av ventilation på

Lunneviskolan (etappvisa byten), åtgärder efter översvämning på flertalet ställen och byte av kylaggregat i kommunens hus.

Under 2016 kommer bl a takbyte på kommunens hus att fortsätta, arbete på räddningsstationen och vissa justeringar på återvinnings- centralen. Ett förskoleprojekt är planerat att starta 2016/2017, bollhallens tak måste åtgärdas och hissinstallation ska utföras i bollhallen.

Förutom större och mindre projekt arbetar enheten också med underhåll och reparationer på kommunens fastighetsbestånd, både planerade och akuta, av större om mindre omfattning.

- - - -

(5)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

Sidan 5 av 13

Au § 2 Dnr 6/2016

Redovisning av synpunktshanteringen

Allmänna utskottet beslutar att godkänna redovisningen och lägga redovisningen till handlingarna.

Beslutsunderlag

Inkomna synpunkter

Kommunledningsgruppen har beslutat om synpunktshantering i Grästorps kommun. Inkomna synpunkter ska redovisas två gånger om året till kommunstyrelsen.

Allmänna utskottet har vid samtliga sammanträden en redovisning av nyinkomna synpunkter till Grästorps kommun. Vid dagens samman- träde redovisas ärende 3084 – 3089. Även ärende 3078, 3082 och 3083 redovisas, ärendena var med vid förra redovisningen men var så nyinkomna att svaren inte hann komma med på redovisningen.

- - - -

(6)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Utdragsbestyrkande

Au § 3 Dnr 7/2016

Pågående och planerade investeringsprojekt

Allmänna utskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna Allmänna utskottet önskar att teknisk verksamhet undersöker om det finns någon alternativ vattenspegel med en mer realistisk kostnad.

Beslutsunderlag

Projektavstämning 2015-12-29

Tekniske chefen redovisar pågående och planerade investeringsobjekt.

- - - -

Beslutsexp:

Teknisk chef

(7)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

Sidan 7 av 13

Au § 4 Dnr 73/2015

VA-plan

Ärendets tidigare behandling

Allmänna utskottet 2015-02-23, § 13 Allmänna utskottet 2015-10-26, § 80

Tekniske chefen redovisar nulägesstatus av det pågående arbetet med framtagandet av VA-plan för Grästorps kommun. Steg 1 är klart och uppdaterad till 2015. Steg 2 är klar och på granskning. Steg 3 kommer att vara klar under januari, februari för att sedan granskas. Arbetet be- räknas vara färdigt för den politiska processen april, maj 2016. Arbetet med VA-planen är synkat med översiktsplanen.

- - - -

Beslutsexp:

Tekniska verksamheten Teknisk chef

(8)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Utdragsbestyrkande

Au § 5 Dnr 10/2016

Politikerenkät - resultat

Beslutsunderlag

Politikerenkät - resultat

Under perioden 2015-11-10 till 2015-12-06 genomfördes en enkät där förtroendevalda i Grästorps kommun fick svara på några frågor som rörde hur man upplever samarbetet med tjänstemän och hur man tycker nämndsadministrationen fungerar.

- - - -

(9)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

Sidan 9 av 13

Au § 6 Dnr 296/2013

Lunnevibadet

Allmänna utskottet beslutar att skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen för beslut utan beslutsförslag från allmänna utskottet.

Allmänna utskottet önskar att teknisk verksamhet tar fram komplette- rade underlag när det gäller driftskostnader för Lunnevibadet och bifo- gar dessa till kommunstyrelsen tillsammans med övriga relevanta hand- lingar som tagits fram tidigare vid ärendets behandling.

Ärendets tidigare behandling

Allmänna utskottet 2013-11-18, § 87 Allmänna utskottet 2014-04-28, § 42 Allmänna utskottet 2014-10-06, § 89 Allmänna utskottet 2014-12-15, § 105 Allmänna utskottet 2015-02-23, § 19 Kommunstyrelsen 2015-03-11, § 90 Kommunstyrelsen 2015-05-27, § 156 Allmänna utskottet, 2015-12-07 § 90

Beslutsunderlag

Budget badet 2016-01-07, innebad Budget badet 2016-01-07, utebad Tidigare behandlingars underlag

Teknisk verksamhet har tidigare redovisat Lunnevibadets brister utifrån Miljö och Hälsas tillsynsrapport samt den kartläggningen gjorts av sim- hallens tillstånd. Därefter har ett antal olika alternativ av åtgärder tagits fram och redovisats. Med detta som underlag återstår nu två alternativ varav ett är att åtgärda de brister som finns (Miljö och Hälsa, Byggnads- relaterade) samt att utföra ett antal kvalitetshöjande åtgärder. Det andra alternativet som kvarstår är att riva simhallen så att bassängerna blir utebad. Med detta som bakgrund och att ytterligare en tillsyn gjorts (2015-

(10)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Utdragsbestyrkande

Au § 7 Dnr 8/2016

Gemensam upphandlingsorganisation med gemensam policy för sex kommuner i västra Skaraborg

Allmänna utskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta

• Fastställa föreslagen, för samtliga sex kommuner gemensam, upphandlingspolicy.

• Detta beslut gäller under förutsättning av att övriga kommuner beslutar i enlighet med förslaget.

Beslutsunderlag

Förslag till gemensam upphandlingspolicy

Kommunfullmäktige i de 6 kommunerna Västra Skaraborg har 2014 an- tagit en avsiktsförklaring om samverkan i Västra Skaraborg. I avsikts- förklaringen nämndes som ett möjligt samverkansområde bland annat upphandling. Kommundirektörerna har nu utarbetat ett förslag till en gemensam organisation.

Målet och syftet är att nå ett effektivt och strategiskt upphandlingsar- bete, då detta är ett viktigt verktyg för att uppfylla kommunens mål för god ekonomisk hushållning. Upphandlingar genomförs i enlighet med upphandlingslagstiftningen och leder till för kommunen väl fungerande avtal för varor, tjänster och byggentreprenader med hög kvalitet till lägsta möjliga kostnad.

Genom bildandet av en gemensam organisation kommer kompetensen att öka genom bland annat ökad specialisering och minskad sårbarhet.

Förslaget innebär att en för samtliga 6 kommuner gemensam upphand- lingsfunktion bildas och att den placeras i Lidköpings kommun. Driften regleras via ett samverkansavtal. Det innebär att upphandlingar samord- nas i så stor utsträckning som möjligt men beslut om antagen leverantör samt avtalen tecknas av respektive kommun. Bemanningsmässigt före- slås samma antal tjänster som nu finns dvs. totalt 7 st. Kostnadsfördel- ningen ska ske genom en procentuell fördelning efter invånarantal. (in- nebär en något lägre kostnad för Grästorps kommun jämfört med nuva- rande avtal med Skövde kommun).

(11)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

Sidan 11 av 13

forts Au § 7

Efter beslut av respektive kommunfullmäktige kan avtal träffas om en gemensam upphandlingsorganisation för kommunerna Essunga, Gräs- torp, Götene, Lidköping, Skara och Vara enligt särskilt förslag till prin- cipöverenskommelse. Till principöverenskommelsen finns avtalsförslag samt budgetförslag/kostnadsförslag samt underlagsberäkningar.

Ur organisatorisk synpunkt berörs enbart Lidköpings och Vara kommuner. De kan då inrätta funktionen så snart beslut om gemensam policy tagits av respektive kommun.

- - - -

Beslutsexp:

Kommunstyrelsen

(12)

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Utdragsbestyrkande

Au § 8 Dnr 415/2015

Ansökan om kommunal borgen från Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening, etapp 3 och 4

Allmänna utskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige, att bevilja Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening full kommunal borgen för finansiering av utbyggnaden av etapp tre och fyra.

Beslutsunderlag

Ansökan om kommunal borgen från Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening.

Föreningen har för avsikt att fortsätta utbyggnaden av fiber-, vatten- och avloppsnät på landsbygden i Grästorps kommun. Etapp ett är driftsatt och etapp två är planerad att driftsättas under hösten 2016.

Kommunfullmäktige beviljade föreningen en kommunal borgen 2014-06-10, § 47 för utbyggnad av fiber, vatten och avloppsnät i Flo området. Efter det har intresseområdet utvidgats och omfattar nu landsbygden i hela kommunen. Vid årsskiftet 2015/2016 uppgick det befintliga kommunala borgensåtagandet för etapp ett och två till ca 10,4 miljoner kronor. Enligt uppgift kommer föreningen att omfatta ca 500 medlemmar när utbyggnaden är helt färdigställd 2018. Föreningen be- dömer då att den externa finansieringen, och därmed behovet av kommunal borgen, uppgår till ca 60 miljoner kronor efter att medlemsinsat- serna är avräknade.

Den nu inlämnade ansökan om kommunal borgen omfattar ytterligare 11 miljoner kronor och avser utbyggnad av etapp tre och fyra. Orsaken till att föreningen efterfrågar kommunal borgen är att tillfrågade kredit- givare ovillkorligen kräver en kommunal borgen som säkerhet under lånets hela löptid.

I kommunens finanspolicy och styrprinciper för finansförvaltningen, Kf 2010-06-10, § 46, ska vissa villkor vara uppfyllda för att en kommunal borgen ska beviljas. Föreningen bedöms utgöra en samhällsviktig funkt- ion med ett allmännyttigt intresse och kommer att förfoga över viktig infrastruktur för att bo och leva på landsbygden. Det i sig motiverar ett kommunalt intresse i verksamheten.

(13)

Grästorps kommun

Allmänna utskottet

Sidan 13 av 13

forts Au § 8

Vid möte med representanter för föreningen 2016-01-13 har förening- ens ekonomi och räkenskaper analyserats i form av årsredovisning 2014, revisionsberättelse, preliminär resultat- och balansrapport 2015, kassa- flöde samt den finansiella ställningen. Föreningen bedöms ha likviditet i tillräcklig omfattning samt att de kortfristiga fordringarna är marginella och inte avser några medlemsinsatser. Vidare har en redovisning läm- nats över hur den ekonomiska administrationen, i form av fakturering och betalningsbevakning, är organiserad i föreningen. Efter den genom- förda analysen bedöms det vara god ordning och kontroll av förening- ens ekonomi och planering samt att den finansiella ställningen är till- fredsställande.

En riskbedömning ska alltid göras och låntagarens kreditvärdighet ska alltid prövas innan ett beslut om kommunal borgen. Att teckna ett bor- gensåtagande innebär alltid en risk. Den risken kan vara större eller mindre beroende på de ekonomiska förutsättningarna. I detta fall be- döms den ekonomiska risken vara större med anledning av att det i för- eningen finns begränsade realiserbara tillgångar om föreningen inte klarar sitt ekonomiska åtagande. Med tanke på den ändrade inriktningen att hela landsbygden omfattas, och därmed att det totala kommunala åtagandet ökat väsentligt, bedöms också att risken ökat. Det kommunala åtagandet löper över många år vilket också kan medföra en ökad risk.

Föreningen måste leva vidare med samma intresse och engagemang som nu finns under lång tid framöver för att säkerställa att de ekonomiska åtagandena fullföljs.

Med anledning av detta bedöms att någon form av begränsad borgen är motiverad, eller att det kommunala åtagandet begränsas på annat sätt.

Alternativet till lånefinansiering (och kommunal borgen) av föreningens investering är att höja medlemmarnas insatser vilket då begränsar eller helt undanröjer behovet av extern lånefinansiering.

Ett eventuellt borgensåtagande ska alltid kopplas till aktuell kredit så kommunens åtagande vid varje tidpunkt överensstämmer med den