DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN I HÖRBY KOMMUN Dnr KS 2017/280 Fastställd av kommunstyrelsen 2017-10-16, § 256

(1)

1

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN I HÖRBY KOMMUN

Dnr KS 2017/280

Fastställd av kommunstyrelsen 2017-10-16, § 256

(2)

Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och hur dessa hanteras.

Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen.

Inledningsvis ges förklaringar till begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen, följt av en genomgång av handlingstyper som förekommer inom kommunstyrelsen. Styrdokumentet avslutas med instruktioner kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse.

(3)

3

Innehåll

Förklaringar... 5

1. Ta fram styrdokument... 6

2. Administrera nämnd... 7

3. Hantera allmänna handlingar... 8

4. Redovisa allmänna handlingar/arkivera... 9

5. Behandla personuppgifter... 10

6. Representera kommunen (fullmäktiges presidium)... 11

7. Tillhandahålla borgerlig vigsel... 12

8. Informera och kommunicera... 13

9. Driva projekt... 14

10. Verka för en god arbetsmiljö... 16

11. Hantera försäkringar... 18

12. Samverka med personalen och de fackliga organisationerna... 19

13. Administrera personal... 20

13.1 Anställa personal – Administrera ändrade arbetsförhållanden... 20

13.2 Rehabilitera personal – Hantera tillbud – arbetsskada – tillhandahålla företagshälsovård... 21

13.3 Avsluta anställning... 23

13.4 Hantera försäkringar på individnivå – Avtalsförsäkringar och trygghetsavtal – Arbetsrätt och avtal... 24

13.5 Utbilda och utveckla personal – Kompetensförsörjning/Kompetensutveckling... 25

13.6 Hantera bemanning, personaluppföljning och personalvård... 26

13.7 Hantera pension... 27

(4)

13.8 Lönebildning... 28

13.9 Administrera lönefrågor... 29

14 Administrera ekonomi... 31

14.1 Fatta beslut, planera, följa upp och utveckla verksamheten... 31

14.2 Rapportering och avstämning... 33

14.3 Reskontra... 34

14.4 Administrera stiftelser... 35

14.5 Upphandla, köpa in och avtala... 37

14.6 Före upphandlingen... 38

14.7 Initiera upphandlingsärende... 39

14.8 Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling... 40

14.9 Anbudstiden för upphandling... 41

14.10 Anbudsprövning och utvärdering... 42

14.11 Upphandlingsbeslut och avtalstecknande... 44

14.12 Efter upphandlingen... 45

15. Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar... 46

16. Mark och exploatering/Fastigheter... 48

Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse – gallras vid inaktualitet... 50

(5)

5

Förklaringar

Handlingstyp är en benämning på handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process.

Medium/format betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt.

Bevaras innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet.

Gallras innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen gallras (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med Kansli och ledningsstöd om revidering av planen.

Gallras vid inaktualitet innebär att handling gallras när den inte längre behövs i verksamheten. När en handling är inaktuell avgörs i de flesta fall av berörd handläggare.

Handlingen får dock inte gallras förrän:

a. föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har utförts, b. tidsfrist för revision och preskription har gått ut,

c. betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.

Förvaring avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras eller skickas till slutarkivet. Exempelvis i kommunledningsförvaltningens närarkiv eller hos handläggare.

Slutarkiv är kommunarkivet där handlingar förvaras. Kolumnen ”Till slutarkiv” avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen.

Anmärkning innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, ordning och specifika gallringsbestämmelser.

(6)

Handläggare på kommunledningsförvaltningens avdelningar handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, förbereder och lägger fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten.

1. Ta fram styrdokument

Handling Medium Bevaras/Gallras Förvaring Till slutarkiv Anmärkning

Delegation:

Delegationsförteckningar

Papper/

digitalt

Bevaras W3D3 3 år

Handböcker Papper/

digitalt Bevaras 3 år Om framtagna för egna verksamheten.

Personalpolitiska riktlinjer och

policys beslutade och antagna Papper/

digitalt Bevaras W3D3 Finns samlade i personalbok.

Reglementen Papper/

digitalt

Bevaras W3D3 Antas av kommunfullmäktige. Vid revidering lämnas det gamla

reglementet till slutarkiv.

Riktlinjer Papper/

digitalt Bevaras W3D3

Säkerhets- och beredskapsarbete

Risk- och krishantering Papper/

digitalt Bevaras W3D3 3 år Säkerhespolicy/styrdokument samt dokumentation av nämnds- eller verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner.

(7)

7

2. Administrera nämnd

Arvodesbestämmelser Papper/

digitalt Bevaras 3 år

Arvodesunderlag förtroendevalda Papper Gallras efter 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar od. Finns i lönehanteringssystemet och baseras på underlag från de fortroendevalda. Se även närvarolistor

Avsägelser förtroendevalda Papper Bevaras AKT/W3D3 3år Avsägelser lämnas in skriftligt och finns i akten. Beslut finns i protokollet

Delegationsbeslut Papper/

digitalt Bevaras AKT/W3D3

Föredragningslistor, dagordningar

och kallelser Papper/

digitalt Bevaras Förtroendemannaregister Papper/

digitalt

Bevaras 3 år

Inkallelseordning för ersättare Papper/

digitalt Bevaras 3 år Finns i KF protokoll

Inlämning av handlingar till kansli-

och ledningsstöd Papper/

digitalt Vid inaktualitet Sammanträdestider. Planering inför sammanträden. Gallras vid inaktualitet men de uppgifter som bevaras finns i protokoll.

Justeringsanslag Papper Bevaras Protokoll 3 år Tillkännagivandet av justeringen antecknas i protokollet.

Kungörelser fullmäktige Papper 2 år U:katalog

Närvarolistor Papper/

digitalt Bevaras U:katalog 3 år Ingår i protokollet

Protokoll Papper/

digitalt Bevaras 3 år Kommunfullmäktige, styrelse/nämnd, utskott, politiska

arbetsgrupper, presidier, styrgrupper, valberedning, kommittéer.

På arkiv 80-papper. Undertecknas med arkivpennor.

Protokollsbilagor Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik

information av relevans.

Sekretessbevis för förtroendevalda Papper Bevaras Närarkiv 3 år

Voteringslistor Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Ingår i protokollet

(8)

3. Hantera allmänna handlingar

Adresslistor Papper/

digitalt Vid inaktualitet

Anonyma skrivelser Papper/

digitalt Akt/W3D3 Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras.

Avslag på begäran om utlämnande

av allmän handling Papper Bevaras Akt/W3D3 3 år Begäran behålls vid avslag.

Begäran om utlämnande av allmän handling

Papper/

digitalt

Vid inaktualitet Diarieförda handlingar Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år

Diarieplaner Papper/

Korrespondens av vikt för verksamheten

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Diarieförs

Korrespondens, rutinmässig Papper/

Postlistor Digitalt Vid inaktualitet W3D3 Integrerade i diariesystemet

Postöppning, fullmakter Papper Vid inaktualitet Närarkiv

(9)

9

4. Redovisa allmänna handlingar/arkivera

Arkivbeskrivningar/beskrivning av en myndighets allmänna

handlingar

Papper/

Arkivförteckningar Papper/

digitalt Bevaras 3 år Gäller för slutarkivet

Dokumenthanteringsplaner Papper/

digitalt

Bevaras Akt/W3D3 3 år

Förteckning över IT-stöd som

innehåller allmänna handlingar Papper/

digitalt Bevaras Kan ingå i arkivförteckningen

Gallringsbeslut Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Fastställs i dokumenthanteringsplan när gallringsbeslut ska ske.

Gallringsbeslut kan även tas utanför dokumenthanteringsplan

Leveransreversal Papper 2 ex. 1 hos

centralarkivet och 1 hos

förvaltningen

Akt/W3D3 3 år Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten

(10)

5. Behandla personuppgifter

Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen

Papper/

Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet

Papper/

digitalt Vid inaktualitet Anmälan av

personuppgiftsombud/ Data protection officer till Datainspektionen

Papper/

digitalt Vid inaktualitet W3D3

Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud/Data protection officer

Papper/

digitalt

Vid inaktualitet W3D3 Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen

Förordnande av

personuppgiftsombud/Data protection officer

Papper/

digitalt Bevaras W3D3 3 år Ingår i protokoll

Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen

Papper Vid inaktualitet

Styrelsens instruktion till förvaltningen angående behandling av personuppgifter

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Ingår i protokoll

Personuppgiftsbiträde, avtal Papper/

digitalt

Registerförteckningar Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personuppgifter

Registerutdrag (begäran om) samt

svar Papper 1 år Akt/W3D3

(11)

11

6. Representera kommunen (fullmäktiges presidium)

Förtjänsttecken Bevaras

Gåvor till kommunen Bevaras

Handlingar rörande vänorter Papper/

digitalt

Tackbrev och

ordförandekorrespondens Papper/

(12)

7. Tillhandahålla borgerlig vigsel

Anmäla vigsel Här ingår följande:

 Tidsbokning

 Tolk, namn och adress

 Önskat förättningsdatum

Papper Vid inaktualitet

Bekräftelse av anmälan Vid inaktualitet Skriftlig bekräftelse till de berörda

Bevis vigsel Papper Till de berörda (inga kopior bevaras)

Fakturering av förrättningen

(förrättarens) Papper Original till länsstyrelsen respektive kommunens personalenhet

Förordnande av vigselförrättare Papper/

digitalt

Länsstyrelsen

Förslag på vigselförättare samt val Papper Bevaras Kommunfullmäktige nominerar. Nominering finns i protokoll.

Förteckning över vigselförrättare Papper/

Intyg hindersprövning Papper 2 år Akt Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket)

Intyg vigsel/underrättelse Papper 2 år Akt Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket)

Original till Skatteverket, kopia till slutarkivet tillsammans protokollet.

Protokoll Papper/

digitalt Bevaras 1år Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i slutarkivet. Kopia sänds årligen till länsstyrelsen.

Vittnenas namn och adress Papper Vid inaktualitet Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet.

(13)

13

8. Informera och kommunicera

Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl framtagna för t.ex. intern information och utbildning.

Vid inaktualitet

Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl som dokumenterar den egna verksamheten

Bevaras Bildarkiv, digitala och analoga. Digitala handlingar bevaras i

väntan på slutarkiv för digitalt långtidsbevarande. Digital information sparad på t.ex. CD-skivor eller VHS bör

säkerhetskopieras med jämna intervaller, ex vart femte år. CD- skivor bör brännas med så låg hastighet som möjligt.patro

Grafiskt program Digitalt Bevaras 3 år Grafisk profil. Sparas i PDF-format, logotyper etc. i jpeg/eps-

format. Bevaras i väntan på slutarkiv för digitalt långtidsbevarande.

Informationsskrifter och

broschyrer för internt och externt bruk

Papper Bevaras 3 år

Intranät och externwebb Digitalt Bevaras 3 år Skärmdump juni och december varje år

Nyhetsbrev/tidningar Digitalt Bevaras Server 3 år Egenproducerade för bl.a. turism och näringsliv

Pressmeddelanden Papper/

digitalt 3 år Digitala handlingar bevaras i väntan på slutarkiv för digitalt

långtidsbevarande.

Turism bildbank, arbetsmaterial till trycksaker

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Digitala handlingar bevaras i väntan på slutarkiv för digitalt långtidsbevarande.

(14)

9. Driva projekt

I kommunen förekommer även projekt som drivs inom ramen för och finansieras av olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar gäller särskilda bestämmelser för gallring. Se Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2010) – utgiven av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor/SKL och Riksarkivet.

Avtal och överenskommelser rörande projekt

Papper Bevaras Hos

registrator Akt/W3D3

3 år T.ex. samarbetsavtal, sponsoravtal

Budget, se projektorganisation

Ekonomisk slutredovisning Papper/

Förstudier och utredningar Papper/

digitalt

Korrespondens Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut mm för projektet bevaras. Rutinmässig korrespondens gallras vid inaktualitet.

Planläggning av projektet Papper/

digitalt

Bevaras Akt/W3D3 3 år Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar, projektbudget mm

Projektorganisation Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet

Protokoll eller mötesanteckningar,

med dagordning och deltagarlista Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga gallras vid inaktualitet.

Rapportering och utvärdering:

delrapporter samt slutrapport, utvärdering

Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat

Uppdragshandlingar Papper/

digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc.

(15)

15

Övriga projekthandlingar Papper/

digitalt Akt/W3D3 3 år Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt

bevaras – affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton, publikationer och dylikt.

EU projekt Digitalt Bevaras Akt/W3D3 3 år Hanteras utifrån bidragsgivarens föreskrifter

(16)

10. Verka för en god arbetsmiljö

Arbetsmiljöplaner Papper/

digitalt Bevaras 3 år Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete (se nedan)

Arbetsmiljöutredningar Papper Bevaras T.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden,

utredning av inomhusmiljö.

Arbetsgivarens ansvar, ska sparas minst 5 år. Register som avser läkarundersökning eller vaccinering vid risk för ohälsa eller olycksfall sparas minst 10 år och vid exponering som kan medföra ohälsa 40 år från det att exponeringen upphörde. Inom företagshälsovården sparas kopia på dokumenten som skickats till arbetsgivare obegränsad tid.

Arbetsskador och tillbud, samt risk (t ex tillbudsanmälningar,

årssammanställningar)

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete.

Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Anmälan görs, utredning och utskrift av försäkringskassans blankett för arbetsskada görs i Flexite. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö.

Organisation för

arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/

ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år I Personalakt se Rutin för hantering av personalakter

Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Ansvarig chef och ev. delegerad chef har uppgiftsfördelning inom

arbetsmiljöområdet. Handlingsplan för kränkande särbehandling och krishanteringsplaner ska finnas hos ansvarig chef. I

förekommande fall då företagshälsovården varit delaktig finns dokumentation i journalsystemet.

Protokoll, arbetsmiljö – innehållande även

• arbetsmiljö-/skyddsronder

• riskbedömningar

• handlingsplaner

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år

(17)

17

Skyddsföreskrifter Papper/

digitalt Vid inaktualitet Systematiskt arbetsmiljöarbete

(SAM) - årlig uppföljning

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Kommunövergripande sammanställning. Tillhör akten för aktuellt

ärende. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras.

Sammanställs kommunövergripande enligt rutin.

Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t ex verksamhetsförändring inkl handlingsplan

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Myndighetsspecifik dokumentation bevaras.

Utförs enligt policy och rutin.

(18)

11. Hantera försäkringar

Personal, försäkringshandlingar Papper/

digitalt Bevaras

Skadeärenden Papper/

(19)

19

12. Samverka med personalen och de fackliga organisationerna

Förhandlingsprotokoll, löner/

löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor

Papper/

digitalt

Bevaras

Lokala samverkansprotokoll lokala kollektivavtal

(överenskommelser)

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Protokoll Cesam

Mötesanteckningar från

avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och andra interna verksamhetsmöten

Papper/

Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning)

Papper/

digitalt Bevaras Protokoll eller mötesanteckningar

från samarbetsorgan och

samrådsgrupper samt övriga organ där nämnden/styrelsen

(förvaltningen) har sekreteraransvar

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Protokoll bevaras, minnesanteckningar gallras

Protokoll från förhandlingar enligt

MBL (medbestämmandelagen) Papper/

digitalt Bevaras 5 år T ex individärenden och förhandlingar enligt § 38 m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser.

Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå

Papper/

digitalt

Bevaras 5 år Regleras i samverkansavtal

Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Regleras i samverkansavtalet

Minnesanteckningar från möten bevaras ej, gallras vid inaktualitet

(20)

13. Administrera personal

13.1 Anställa personal – Administrera ändrade arbetsförhållanden

Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Handlingar som ingår i personalakten skickas till slutarkivet när personal slutar.

Avisering om utbetalt belopp Papper 2 år Gäller särskilda anställningsformer, exempelvis

arbetsmarknadspolitiska åtgärder, feriejobb, traineeprogram och liknande.

Bekräftelse av anställning till arbetsförmedlingen

Papper 2 år Beslut från Arbetsförmed-

lingen avseende bidrag (nytt eller omprövning)

Papper Bevaras

Beslutsunderlag till Arbets- förmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan

Papper Bevaras

Rekvisition av bidrag till

arbetsförmedlingen Papper 2 år

Annonser vakanta tjänster Digitalt/

papper

Vid inaktualitet System Offentliga jobb

Ansökningshandlingar, erhållen

tjänst Digitalt/

papper Bevaras Ansökningshandling förvaras i personalakt tillsammans med

anställningsavtalet.

Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst

Digitalt 2 år

(21)

21

13.2 Rehabilitera personal – Hantera tillbud – arbetsskada – tillhandahålla företagshälsovård

Handlingarna från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras enligt rutin för hantering av personalakter. Hanteras med sekretess. Handlingar som ingår i personalakten skickas till slutarkivet när personal slutar.

Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder

Papper/

digitalt

Bevaras Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. I övrigt

i personalakt hos ansvarig chef.

Bedömning av arbetsoförmågan Papper Bevaras Patientjournal och personalakt hos ansvarig chef.

Arbetsskada, risk och tillbud Papper/

digitalt Bevaras Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till försäkringskassan

(kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg,

utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personakt hos ansvarig chef.

Arbetsträning, dokumentation av Papper Bevaras Bedömning av arbetsförmåga,

underlag för

Papper/

digitalt

Bevaras Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade.

Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin.

Besked till anställd enligt AB 05 § 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad

Papper Bevaras

(22)

Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-

/uppföljningsmöten

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Rutin för hantering av Personalakter

Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal.

Försäkringskassans beslut avseende rehabiliterings- ersättning

Papper Bevaras

Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning)

Papper Bevaras

Försäkringskassans förfrågan om

anställds inkomst och årsarbetstid Papper 2 år Handlingar angående omplacering

eller förflyttning

Papper Bevaras Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Papper Bevaras Kompetensutvecklingsinsatser,

dokumentation av Papper/

digitalt Bevaras

Livränta Papper Bevaras Personalakten

Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av

Papper/

digitalt

Bevaras Dokumenteras i patientjournal då företagshälsovård är

inkopplad.

Rehabiliteringsmöten (samtal),

övrig dokumentation Papper Bevaras Inkl t ex underlag för genomgång med medarbetaren av

rehabiliteringsprocessen.

Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal.

Rehabiliteringsmöten (samtal),

övriga anteckningar Papper/

digitalt Bevaras Inkl eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns.

Om företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal.

Sjukanmälan Digitalt Bevaras Sjukanmälan till närmsta chef.

(23)

23

13.3 Avsluta anställning

Handlingar som ingår i personalakten skickas till slutarkivet när personal slutar.

Arbetsgivarintyg Papper/

digitalt 2 år Beslut om avgångs-

/omställningsersättning Papper Bevaras I personalakten

Dödsfall Papper/

digitalt Bevaras I personalakten

Egen uppsägning Papper Bevaras

Handlingar som rör uppsägning/avsked från arbetsgivarens sida

Papper/

digitalt Bevaras LAS-varsel, handlingar som ej

resulterar i avslut

Papper 2 år LAS-varsel, handlingar som

resulterar i avslut Papper/

digitalt Bevaras

Tjänstgöringsbetyg/-intyg (kopia) Papper Bevaras Digitalt

(24)

13.4 Hantera försäkringar på individnivå – Avtalsförsäkringar och trygghetsavtal – Arbetsrätt och avtal

Disciplinpåföljd, handlingar Papper/

digitalt Bevaras Domar, Hörby kommun i

arbetsdomstol och eller tingsrätt Papper/

Fullmakter Papper/

Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år

(25)

25

13.5 Utbilda och utveckla personal – Kompetensförsörjning/Kompetensutveckling

Behörighetsgivande utbildning

(bevis/intyg på) Papper Bevaras

Fritidsstudier, beslut Papper/

digitalt Bevaras Intyg över fortbildningar som

fullgjorts under anställningen Papper/

digitalt Bevaras Kompetensutvecklingsinsatser Papper/

digitalt Bevaras Medarbetarsamtal,

dokumenterade

överenskommelser/ individuella utvecklingsplaner

Papper/

Utbildningar, kommuninterna Papper/

digitalt Se anmärkning Program, deltagarlistor, ev unikt studiematerial samt kopior av ev kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet

(26)

13.6 Hantera bemanning, personaluppföljning och personalvård

Försäkringar, Ansökningar

AFA, AGF/KL Papper Bevaras Förvaras i pärm och/eller AFA:s kundwebb

Lönestatistik Papper/

digitalt Bevaras Matrikel (motsvarande) Papper/

digitalt Bevaras Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och

lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen.

Medarbetarenkät Papper/

digitalt

Bevaras/gallras System Esmaker Dokumentation av valt verktyg, samt

sammanställningar/rapporter bevaras.

Central uppföljning för övergripande åtgärder.

Personalakter Papper/

digitalt Bevaras Tjänstebil med särskilt bilavtal Papper 10 år

Uppvaktningar Papper Bevaras Gratifikation t ex jubileumsgåva. Skrivs ej ut och läggs separat i

akten, utan bevaras i personalsystemet.

(27)

27

13.7 Hantera pension

AFA-beslut Papper Gallras vid

pensionsavg.

Pensionsansökan, pensionsbrev

med bilagor, godkännande Papper/

digitalt Bevaras Efter 1 år I personalakten

Pensionsansökan, särskild avtalspension med beslut och överenskommelse

Papper Bevaras

Pensionslösningar, avtal om

särskilda Papper/

digitalt Bevaras Efter 1 år

Pensionsunderlag, anmälan om

arbetstagare m.m. Papper Bevaras

(28)

13.8 Lönebildning

Förhandlingsunderlag för lönesättning (individuella)

Papper Vid inaktualitet Förhandlingsunderlag för

lönesättning

(löneöversynsförhandling)

Papper/

(29)

29

13.9 Administrera lönefrågor

Handlingar som ingår i personalakten.

Ersättningar Papper 10 år Bilersättningar (inkl körjournal som grund för bilersättning),

reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton.

Förtroendevalda – ersättning vid sammanträde, förlorad

arbetsinkomst m.m.

Papper Bevaras Signeras av förtroendevald och förs över till personalsystemet

efter sammanträde. Ligger till grund för arvode.

Förtroendemannarutin. Underlag gallras vid inaktualitet, ska kunna kontrolleras mot deklaration.

Grundlistor/lönelistor Papper/

Digitalt Bevaras Införsel i lön (beslut om) Papper/

digitalt 2 år efter upphört beslut

Jourlistor, jourredovisning Papper Efter 2 år

Kontrolluppgifter Papper Bevaras

Ledighet med lön för fackligt uppdrag, samt facklig tid, rapporter

Papper 2 år

Ledighetsansökningar kortare än 6

månader Papper/

digitalt 2 år Ledighetsansökningar:

barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader

Papper digitalt

Bevaras

(30)

Löne- och anställningsstyrande

meddelande i personalärende Papper/

digitalt Bevaras

Löneavdrag Digitalt 2 år Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, ob-listor,

timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar

Retroaktiv lön (ansökan om) Papper/

digitalt 2 år Skatter, avdrags- och

jämkningshandlingar

Papper/

digitalt

10 år

Tidredovisning,

tidssammanställningar Papper 2 år Timlistor för timanställd personal

och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön

Papper 2 år Bevaras om inte uppgifterna finns någon annanstans

Timlistor för uppdragstagare Papper 2 år Återbetalda löneskulder Papper/

digitalt 2 år

Övertids- och jourtidsjournal Digitalt 2 år Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17

(31)

31

14 Administrera ekonomi

14.1 Fatta beslut, planera, följa upp och utveckla verksamheten

Attest- och

utanordningsbehörigheter:

 Beslut om attest

Papper Bevaras 3 år Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning

Bokslut och delårsbokslut:

• huvudbok, saldo kontoklass 1-2

• resultat och balansräkning, saldo kontoklass 3-8

• specifikationer till tillgångs- och skuldkonton

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder, kontoklass 3-8 rör balans och drift.

Verksamhetsplan Papper/

digitalt Bevaras 3 år Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och

underlag till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige.

Budget Papper/

digitalt

Bevaras 3 år

Budget – budgetunderlag,

verifikationer Papper/

digitalt 10 år Läses in i ekonomisystemet

Budget – övriga budgethandlingar Papper/

digitalt 10 år Ekonomisystem Raindance

• ekonomiadministrativa handlingar

Papper Se anmärkning Innehåller en mängd handlingstyper rörande redovisning och

reskontra som bevaras/gallras beroende på vilken information de innehåller.

Faktureringssystem Digital Efter 10 år

Intern kontroll Papper/

digitalt Bevaras 3 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter

och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande)

Kodplan i ekonomisystemet Digitalt Bevaras Koder i systemet för bland annat organisatorisk enhet,

verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid.

(32)

Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation. Bevaras digitalt i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.

Målarbete Papper/

Månadsuppföljning Papper/

Systemdokumentation Papper/

digitalt

Bevaras Aktuell version sparas tillsammans med årsredovisning

Årsförbrukning Papper/

digitalt Bevaras 3 år Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster. Finns i huvudbok.

Årsredovisning med årsbokslut/bokslutsbilagor

Papper/

digitalt

Bevaras Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt

bokslut i nämnd och styrelse samt fullmäktige.

(33)

33

14.2 Rapportering och avstämning

Bankställning, uppgift om Digitalt 2 år Kontoutdrag från bank

Kontoavstämningar Papper/

digitalt 10 år Läggs som bokslutsbilaga i fastställt bokslut och bevaras

tillsammans med bokslutet om bokslutet inte innehåller alla relevanta uppgifter.

Rapportering, daglig:

• daglig körning med tillhörande girolistor

• dagrapport

• in- och utbetalningsverifika- tioner på papper

• kassor (rapport, avstämning samt kvitton)

• kontoutdrag, e-redovisningen

Papper/

digitalt 10 år Rapporteringen sker via ekonomisystemet.

Rapportering:

• uppföljningsrapport för helår och delår

Papper 10 år

(34)

14.3 Reskontra

Anläggningsreskontra – anskaffade anläggningar per år med

hänvisning till verifikation

Papper/

digitalt 10 år Anläggningskontra –

komprimerade bokslut per tillgångskonto som bifogas bokslutet

Papper/

Bokföringsorder Papper/

digitalt 10 år Registreras i Raindance och skrivs sedan ut på papper.

Kundreskontra Papper/

digitalt Bevaras Bevaras i bokslutsbilaga

Leverantörsreskontra:

• system

• leverantörsfakturor

• följesedlar

• utbetalningsorder med underlag

• förvaltningsinterna fakturor

Papper/

digitalt Bevaras Digitalt 10 år/Papper 3 år Se anm 10 år 10år

Bevaras i bokslutsbilaga

Leverantörsfakturor på papper gallras av skanningsleverantören.

Om fakturan är komplett gallras den vid inaktualitet. Kolla med Agneta

Leverantörskontra system Papper/

digitalt Bevaras

Leverantörskontra

leverantörsfakturor Papper/

digitalt Digitalt 10

år/Papper 3 år Leverantörsfakturor på papper gallras av skanningsleverantören.

Om fakturan är komplett gallras följesedeln vid inaktualitet.

Leverantörskontra följesedlar Papper/

digitalt Se anm Bevaras i bokslutsbilaga

Leverantörsfakturor på papper gallras av skanningsleverantören.

Om fakturan är komplett gallras följesedeln vid inaktualitet.

(35)

35 Leverantörskontra

utbetalningsorder med underlag Papper/

digitalt 10 år

Leverantörskontra

förvaltningsinterna fakturor Papper/

Digitalt 10 år

Momsredovisning Papper/

digitalt 10 år Nedskrivningar av kundfordringar:

• beslut och specifikation Papper/

digitalt 10 år

(36)

14.4 Administrera stiftelser

Anmälningar till stiftelseregistret Papper/

digitalt Vid inaktualitet Ansökningar till Kammarkollegiet

om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut

Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Förvaras tillsammans med protokoll/diarieförda handlingar.

Bidragsansökningar och beslut Papper/

digitalt Bevaras 3 år Förvaras tillsammans med protokoll från KS. Även

beslutsunderlag bevaras, dock ej själva ansökningshandlingarna.

Koncernredovisningar Papper/

digitalt

Bevaras 3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern

Koncernrevisionsberättelser Papper/

Digitalt Bevaras 3år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern

Protokoll Papper/

digitalt

Bevaras Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern

Revisonsberättelser Papper/

Räkenskaper över belopp som har

inbetalats eller utbetalats Papper/

digitalt Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades

Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

Se Administrera ekonomi Sammanställning för

räkenskapsåret

(räkenskapssammandrag)

Papper/

digitalt Bevaras 3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

(37)

37 Verifikationer för in- och

utbetalningar Papper/

digitalt Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades

Årsbokslut Papper/

Årsredovisning Papper/

digitalt

Bevaras 3 år

Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen

Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information

(38)

14.5 Upphandla, köpa in och avtala

För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att upphandling avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer.

Upphandling och enstaka köp av varor och tjänster för vilka ramavtal saknas:

• anbud och offerter

• beslut

• avtal

• beställningar,

beställningsbekräftelser

Papper/

digitalt

Se anm Endast handlingar rörande upphandling av verksamhetskritiska

varor och tjänster bevaras, d v s varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och omvärlden.

Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa betydelse, dvs saknar långsiktigt värde, t ex leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende, konferens, tryckeritjänster med mera, gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Ej antagna offerter gallras vid inaktualitet.

Direktupphandling Papper/

digitalt Se anm Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav

på anbud eller annonsering.

Tre aktörer ska tillfrågas skriftligen och handläggningen ska dokumenteras.

Gallras 2 år efter avtalstidens utgång.

Upphandlingar som görs i samarbete med Lunds kommun samt avropsavtal via SKL.

• beslut om deltagande i upphandling

• utvärdering

• tilldelningsbeslut

• beslut om förlängning

Papper/

digitalt Se anm Beslut om delegation sparas i form av

delegationsbeslut/protokoll

Följande handlingar gallras 2 år efter avtals upphörande:

• utvärdering

• tilldelningsbeslut

• beslut om förlängning

(39)

39

14.6 Före upphandlingen

Avrop/beställning mot ramavtal Papper/

digitalt

2 år/bevaras Bevaras i de fall parterna inte skall inbjudas att lämna nya anbud Delegationsordning för

inköp/upphandling Papper/

Förhandsannonsering/

Upphandlarprofil Papper/

digitalt Bevaras Förhandsannonsering för planerade upphandlingar de närmaste

12 månaderna är obligatorisk bara om den upphandlande enheten vill förkorta anbudstiderna.

Inköpsstatistik etc., löpande under

året Papper/

Digitalt Vid inaktualitet Inköpsstatistik och artikelstatistik,

årssamman-ställning Papper/

digitalt Vid inaktualitet Lokala bestämmelser för

upphandling och leveranser

Papper/

digitalt

Se anm Ingår i protokoll för kf, ks eller nämnd

Upphandlingsuppdrag (externt) Papper/

digitalt Se anm Fullmakter m.m. till inköpscentraler gallras 2 år efter avtalstidens utgång.

(40)

14.7 Initiera upphandlingsärende

Inköpsgrundande handlingar, t ex anskaffningsbeslut,

investeringsbeslut och inköpsanmodan (beställning)

Papper/

digitalt

Se anm Ingår i delegationsbeslut eller protokoll.

Tjänsteutlåtande/underlag för beslut

Papper/

digitalt

Vid inaktualitet Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive instans.

(41)

41

14.8 Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling

Förfrågningsunderlag:

• anbudsinbjudan

• avtalsvillkor

• branschvillkor och bestämmelser

• kravspecifikationer

Papper/

digitalt Se anm Akt/W3D3 Häri även annons och annonsunderlag.

Handlingar med ringa betydelse gallras 2 år efter avtalstidens utgång.

Vissa upphandlingar genererar omfångsrika förfrågningsunderlag och anbud som inte ryms i en vanlig diarieakt. Särskilda rutiner krävs för arkivering av sådana handlingar. Skrymmande handlingar ska hållas ihop med övriga upphandlingsdokument, oavsett om det sker fysiskt eller logiskt.

Sändlista för utskickat

förfrågningsunderlag Papper/

digitalt 2 år Akt/W3D3 Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.