Möte: Styrelsemöte
Datum: 2017-11-28
Tid: 19.00-22.00
Plats: Slack
Deltagande: Alexander Borodin ordf, Sophia Ahlin, Mårten Hougström; Peter Baston sekr, Frida Karlsson,
Madeleine Nilsson, Jonas Pettersson § 19-22, Lars-Kristian Stensrud, Karoline Öjbro; Jenny Wallhof Frånvarande: Jimmy Wallin Nyberg
Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd
1. Mötets öppnande Ordförande förklarade mötet öppet 2. Val av justerare
3. Godkännande av dagordning
Förslag: Sophia Ahlin, Frida Karlsson.
Dagordningen godkändes
Sophia och Frida utsågs som justerare
4. Status föregående protokoll, konstituerandemötets protokoll samt årsmötesprotokoll
Protokoll från 7 november finns på nya hemsidan.
Protokoll från konstituerandemötet skickas till Sophia för underskrift under pågående möte.
Årsmötesprotokollet har skickats för ny justering efter ändringar.
5. Uppföljning av (ej) verkställda beslut
Åtgärdslistan har lagts upp på Google Drive. Det finns dock vissa problem med Drive.
Sekreteraren vill att
styrelsemedlemmar hör av sig när aktuella åtgärder har genomförts i de fall man inte kan signera direkt i dokumentet.
6. Rapport från webbgruppens möte i Stockholm
Följande ska åtgärdas innan nya hemsidan går ”live”:
-en användarmanual Jimmy svarar för framtagning av
manualen
Rapport från redaktionsgruppen
-vissa dokument som ska vara synliga enbart för medlemmar är synbara för utomstående
-behörighetsnivåer är ej inställda.
Jimmy och Jenny har haft en genomgång med Åsa Eriksson.
7. Teknisk support och manualer för styrelsen och förtroendevalda
Google drive upplevs som krångligt.
Beslut:
Alexander bokar tider med styrelse- medlemmar för genomgång av G- Drive, hemsidan och Hellosign.
Alexander
8. Redaktionell planering a) Nyhetsbrev december
b) Nyheter hemsida och sociala medier
Alexander och Jimmy håller i tidsplanen för publicering under december.
Beslut:
På sikt ska den redaktionella planeringen ligga i dokument på Google Drive.
9. Status reporteransökningar MF Ansökningstiden går ut 3 december. Platser finns på samtliga orter. Ansökningar till Göteborg saknas helt.
Hela styrelsen:
Lämna tips till Jenny.
10. Lokala aktiviteter
a) Karlskrona, ny samordnare
b) Höstträffarna Enda kvarvarande träff äger rum i Göteborg 2 december.
Beslut:
-Att utse Mattias Liedholm till samordnare för Karlskrona.
-Att vid IRL i januari diskutera namnfrågan för de olika distrikten, samt eventuell roll för lokala Facebooksgrupper.
Frida informerar Mattias
O r g a n i s a t i o n s n u m m e r 8 0 2 4 2 1 - 0 9 3 5 www.melodifestivalklubben.se Plusgiro 146 94 40 - 0
11. Melodifestivalen 2018 Lägesrapport
DJ Ohrmeister har engagerats till finalfesten.
12. Finalveckan mars 2018 Klubben har etablerat ett samarbete med Gröna Jägaren, Hard Rock Café och Patricia.
Aktiviter planeras för perioden torsdag-söndag.
13. Riga Eurovision pre-party
Arrangörerna i Lettland vill uppmuntra fler besök från
skandinaviska klubbar och frågar om råd om tidpunkt för
arrangemanget.
Beslut:
-Att föreslå kontakten i Riga att lägga pre-party till Påskhelgen.
Alexander
14. San Marino fanclub tävling San Marinos fan club håller en tävling vars vinnare får chans att delta i landets uttagning till ESC.
Informationen upplevdes dock bristfällig och tidsramen för snäv för att styrelsen kunnat nå ut med information till medlemmar innan röstningen stänger 1/12.
Beslut:
-Att avstå från att rösta i San Marino klubbens tävling.
15. Sammanställning ekonomi klubbträffen 2017
16. Budgetarbete för 2018
Mårten rapporterar att nettokostnaden blir ca 91 tkr.
Under december kommer Mårten kontakta dem i styrelsen som normalt har input kring budgeten.
Alla har dock möjlighet att höra av sig med förslag.
Förslag till budget skall vara klart till IRL-mötet i januari.
Mårten skickar budget för 2017 som underlag.
17. Eurovision 2018 Madeleine skickar ut koder under dagen. Bokning av fanbiljetter stänger kl 21 den 29/11.
Lars-Kristian åker till Lissabon 25- 28 januari.
18. Rekrytering til arbetsgrupper Det finns fler arbestgrupper än tidigare. Sophia beskrev hur hon vill arbeta.
Beslut:
-Att Sophia och Alexander stämmer av namn i samtliga grupper.
Sophia (Alexander)
19. Kommande IRL-möten
20.Övriga ärenden
Vissa praktiska frågor kring boende berördes, samt även val av datum för sommarens IRL-möte.
Alexander informerade om att OGAE Montenegro har lagt ner sin
Beslut:
-Att spika datum för sommarens möte i Malmö i januari.
O r g a n i s a t i o n s n u m m e r 8 0 2 4 2 1 - 0 9 3 5 www.melodifestivalklubben.se Plusgiro 146 94 40 - 0
verksamhet.
21. Nästa möte Nästa möte äger rum i Slack den 18
december.
22. Mötets avslutande Mötet avslutades
Vid protokollet Justerare Justerare
2017-11-28 2017-11-28 2017-11-28
_______________________________ _______________________________ _______________________________
Peter Baston Sophia Ahlin Frida Karlsson
