PROTKOLL
Visit Ålands styrelsemöte 289/20/2
Tid & Plats den 17 december 2020, kl. 11.45
Visit Ålands kontor, Mariehamn och via Google Hangouts meet.google.com/vay-gxew-rzg
Närvarande Terese Flöjt, ordförande, via Google Hangouts Satu Numminen, via Google Hangouts
Jani Mäkelä, via Google Hangouts Dan Ferna
Caroline Lepistö Susanne Olofsson
Övriga Lotta Berner Sjölund, vd och sekreterare
Niko Micklin, kommunikations- och försäljningsansvarig, §1592-93. § 1594c
Josefin Hagman, marketing manager, §1592-93 Camilla Sommarström, destinationsutvecklare, § 1594
§ 1588 Mötets öppnande
Ordförande öppnade mötet kl. 11.50.
§ 1589 Fastställande av mötesplan till årsmötet 2021
Styrelsen fastställer mötesplanen för mandatperioden 2020-2021, bilaga 1.
Förslag : styrelsen slår efter diskussion fast datum och tidpunkt för kommande möten
Beslut : styrelsemöten hålls enligt bilaga 1
§ 1590 Styrelseordförandes allmänna information
Ordförande noterade att ordningen av ärendena på agendan är omstuvade för att tillåta mera diskussion kring den viktiga punkten om marknadsföring 2021.
Ordförande påminde om kommande utvecklingssamtal med vd, varpå styrelsen ombeds skicka underlag till ordförande inför det kommande samtalet.
Förslag till beslut: Informationen antecknas till kännedom Beslut: enligt förslag
§ 1591 Vds rapport till styrelsen Bilaga 2.
Förslag till beslut: Informationen antecknas till kännedom Beslut: enligt förslag
§ 1592 Destinationsmarknadsföring 2021
Vd och marketing managern presenterade en övergripande marknadsplan för 2021, bilaga 3. Styrelsen diskuterade marknadsplanen och målmarknaderna.
På basen av rådande gränshinder och den information som i dagsläget finns tillgänglig kring framtida restriktioner skall organisationen förbereda en fördelning av marknadsföringsinsatserna 70/30 på Finland och Sverige. Fokus bör ligga på att följa med hur situationen utvecklas för att snabbt kunna ändra och anpassa marknadsföringen.
Förslag till beslut: styrelsen omfattar den övergripande marknadsplanen 2021 Beslut: enligt förslag. Organisationen förbereder marknadsföringsaktiviteter mot båda de primära målmarknaderna, dock med fokus större på Finland.
§ 1593 Uppföljning CB
Vd och marketing managern presenterade ärendet. I samband med att visitaland.com görs om behöver försäljningen på hemsidan ses över, bilaga 4.
Styrelsen diskuterade distribuerat underlag och behovet av ytterligare underlag för attt fatta principbelsut kring hur arbetet framöver skall organiseras och genomföras.
Förslag : Informationen antecknas till kännedom
Beslut : Organisationen tar fram ytterligare underlag i linje med förslagen i bilaga 4
§ 1594 Destinationsutveckling 2021
Vd presenterade ärendet.
a) Sysselsättningsstöd
Det är efter diskussioner med näringsavdelningen osäkert ifall Visit Åland kan söka sysselsättningsstöd även om behovet av stöd i branschen är stort och Visit Åland en naturlig samordnare av stödinsatsen. Styrelsen diskuterade behovet av branschstöd.
Förslag : Informationen antecknas till kännedom. Vd ges mandat att, om möjligt, tillsammans med ordförande förbereda en ansökan om
sysselsättningsstöd för max 6 månader i linje med styrelsens diskussioner under mötet
Beslut : informationen antecknas till kännedom. Vd får mandat att tillsammans med ordförande söka sysselsättningsstöd för att bistå branschen i sitt
omställningsarbete med anledning av Covid-19
b) Projekt för att stödja branschen i en omställning till följd av Covid-19 Näringsavdelningen har flaggat för att det eventuellt finns möjlighet att ansöka om projektstöd för att bistå branschen i en omställning med anledning av ändrade verksamhetsförutsättningar till följd av Covid-19-pandemin.
Styrelsen diskuterade behovet av stödåtgärder samt redan pågående initiativ för kompetenshöjning i branschen.
Förslag : Informationen antecknas till kännedom. Vd ges mandat att
tillsammans med ordförande förbereda och lämna in en ansökan om max 50 000 euro i stöd för ett projekt som stöder branschen att anpassa sin
verksamhet med anledning av Covid-19
Beslut : Informationen antecknas till kännedom. Vd ges mandat att tillsammans med ordförande se över behovet av och förbereda en eventuell ansökan stöd för ett projekt som stöder branschen att anpassa sin verksamhet med
anledning av Covid-19. På grund av den snäva tidtabellen kan styrelsen vid behov fatta beslut om att lämna in ansökan per e-post
c) Krisstöd för logiverksamheter på Åland
Vd presenterade ärendet. I diskussioner med landskapsregeringen har uppkommit en möjlighet om ett stöd för logiverksamheter på Åland. Inga kriterier eller information kring upplägg finns ännu. Styrelsen diskuterar på basen av den information vd presenterar vad som behöver beaktas, eventuella kriterier för utbetalning av stöd, vilka konsekvenser olika upplägg kan tänkas medföra samt hur ett stöd kunde struktureras. Följande diskussioner med LR förs inkommande fredag den 18 december.
Förslag : vd noterar och framför styrelsens uppfattning och input i vidare diskussioner med landskapet
Beslut : enligt förslag
d) Horizon - projekt kring hållbar a ärsutveckling
Vd presenterade ärendet, bilaga 5. Förslag till samarbete kring projektet har kommit via Ålands landskapsregering.
Förslag : styrelsen avslår idén om att ingå som part i det föreslagna Horizon-projektet
Beslut : enligt förslag
§ 1595 Ekonomi
a) Uppföljning av ekonomin
Vd följde upp ekonomin per november 2020, bilaga 6-9.
Förslag till beslut: Informationen antecknas till kännedom Beslut: enligt förslag
b) Utkast till detaljerad budget 2021
Vd presenterade ärendet. På grund av covid-19-pandemin avviker
organisationens finansiering undantagsvis från det vanliga upplägget. Under 2021 kompenserar Ålands landskapsregering förslagsvis den delen av
verksamheten som branschen vanligtvis står för. Utkast till detaljerad budget 2021 bilaga 10-11 .
Förslag till beslut: Informationen antecknas till kännedom. Styrelsen diskuterar utkastet till budget och återkommer till beslut i ärende på sitt följande möte.
Beslut: Styrelsen omfattade förslaget till detaljerad budget 2021. Styrelsen noterade även att budgeten kan komma att ändra pga konsekvenserna av rådande pandemi
§ 1596 Organisationen
a) Aktuella personalärenden
Vd presenterade nuläget i organisationen.
Förslag : Informationen antecknas till kännedom Beslut : enligt förslag
b) Corona-policy
Visit Ålands team följer organisationens uppdaterade corona-policy och jobbar vid behov på distans då samhällssmitta förekommer, bilaga 12. Sedan 16 december jobbar de flesta tillsvidare på distans
Förslag : Informationen antecknas till kännedom Beslut : enligt förslag
c) Icke-o entlig detalj
e) Företagssjukvård
Fastanställda har tidigare fått företagssjukvårdsstjänster som en extra förmån utöver den lagstadgade företagshälsovården. Övriga anställda har inte haft samma förmån. Kutym är att samtliga anställda i organisationen omfattas av organisationens hälso- och sjukvårdsplan. FPA ersätter hälften av
sjukvårdskostnaderna, bilaga 13 Verksamhetsplan för företagshälso- och sjukvård. Visit Ålands hälso- och sjukvårdskostnader har till dags dato uppgått till totalt ca 7000 euro totalt under 2020.
Förslag : Informationen antecknas till kännedom. Styrelsen beslutar om att samtliga anställda i framtiden skall ha samma rättigheter till den
företagssjukvård Visit Åland erbjuder sina anställda Beslut : enligt förslag
§ 1597 Medlemsärenden
Stall Rosenqvist i Eckerö har sagt upp sitt medlemskap, ingen orsak har uppgetts.
Styrelsen diskuterar faktureringen av medlemsavgiften 2021. Endast
medlemmar som betalat sin medlemsfaktura för innevarande år har rösträtt på medlemsmöte.
Förslag : Informationen antecknas till kännedom. Medlemsavgiften faktureras som tidigare. Medlemsansvarig får mandat att vid behov förlänga
betalningstiden till 30.7.2021.
Beslut : ärendet ajournerades till nästa möte
§ 1598 Övriga ärenden
Inga övriga ärenden förelåg.
§ 1599 Mötet avslutas
Ordförande avslutade mötet kl. 14.50.
__________________________________ __________________________________
Terese Flöjt, ordförande Lotta Berner Sjölund, vd
