BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

(1)

BEVIS

Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ KYRKORÅDET

Sammanträdesdatum 2011-09-05

Datum för anslagets

uppsättande 2011-09-

Datum för anslagets

nedtagande 2011-09-

Förvaringsplats för

protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum

Underskrift §§ 57-68

Plats och tid Åkersberga Kyrkliga Centrum måndagen den 5 september 19.30-21.30

Ledamöter Leif Törnquist, Mia Hinndal Bellander, Marianne Knutsson, Ulf Ellnebrant, Gerhard Nuss, Jan Winberg, Mats Broström och Jan Bonander.

Tjänstgörande ers Birgitta Karlsson, Kristina Lemon

Ersättare Kerstin Nilsson, Rolf Ericsson, Elisabeth Toller, Pär Lindfors

Övriga Ekonomichef Karin A Widing, verksamhetschef Marie Engström,

projektledare Rolf Gustafson (§ 59) samt sekreterare Margareta Nelkenmark.

Utses att justera Birgitta Karlsson

Justeringens

plats och tid Protokollet är justerat 2011-09- i Åkersberga Kyrkliga Centrum

Sekreterare

Margareta Nelkenmark

Ordförande

Leif Törnquist

Justerande

Birgitta Karlsson

(2)

KR § 57

SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE, NÄRVARO, VAL AV JUSTERARE

Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Kyrkoherden inledde med andakt och den heliga Birgittas bön.

Ledamot Marianne Knutsson uppvaktades med blommor med anledning av hennes högtidsdag som ägt rum i augusti.

Birgitta Karlsson utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.

(3)

KR § 58

ANMÄLAN OM TILLÄGGSÄRENDEN OCH FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA

Följande tilläggsärenden/frågor anmäldes.

1) Rabatterna utanför Åkersberga Kyrkliga Centrum 2) Takskottningen – faktura som bestridits

3) Rådgivande grupper – ledamots byte av grupp

KYRKORÅDET BESLUTADE

att med dessa tillägg fastställa dagens föredragningslista.

(4)

KR § 59

FRIVILLIGPROJEKTET

Ärende

Rolf Gustafson, som är projektanställd på 50 % under två år, i det s.k.

frivilligprojektet, hade särskilt inbjudits. Ett dokument med bakgrund, erfarenheter och planer hade bifogats kallelsen. Rolf Gustafson utvecklade tankarna i dokumentet. ”Vill församlingen ha ett utökat frivilligengagemeng?”,

”Vilken ledarskapssyn finns i församlingen?”. Rolf Gustafson berättade att det i församlingen finns ungefär 300 frivilliga, varav 200 är körmedlemmar. Det informerades också om att Österåkers kommun, till skillnad från flera andra kommuner, inte har någon anställd frivilligsamordnare. Det finns få volontärer totalt i Österåkers kommun. Österåker-Östra Ryds församling är förmodligen först i kommunen med att som organisation öppna ett frivilligkontor.

Projektgruppen inom personalen som har arbetat med frågorna har, förutom av projektledaren, bestått av Lena Walderfeldt, Lena N Ideström, Marie Engström och Kenneth Flood. Den gruppen upphör nu och i stället kommer ”ambassa- dörer” att utbildas. En av utbildarna är Åsa Nyström, som är lärare på Pastoral- institutet i Uppsala. ”Ambassadörerna”, som ska vara kontaktpersoner för frivilliga/volontärer, kommer att utses inom olika yrkesgrupper.

Informationsbroschyren ”Bli volontär?” började delas ut i samband med Kanalens dag den 28 augusti. Synpunkter på ändringar/kompletteringar kan lämnas till Rolf Gustafson, så att revidering kan göras inför nästa tryckning av broschyren. Hittills har ett femtontal personer via svarstalongen anmält intresse av att bli volontärer. Ett volontärregister ska upprättas.

Begreppen volontär/ideell medarbetare/frivillig diskuterades. Rolf Gustafson berättade att alla begreppen används i olika sammanhang inom Svenska kyrkan och därför har inte heller vår församling valt att enbart använda ett av

begreppen.

att notera informationen till protokollet.

(5)

KR § 60

AKTUELLA PERSONALÄRENDEN

Kyrkoherden berättade att han hade haft ett nytt samtal med kyrkomusiker Liselotte Ambjörn och att hon nu är på bättringsvägen.

Kyrkoherden informerade om att församlingens nyanställda familjerådgivare Maria Hartelius börjar sin halvtidstjänst i församlingen den 12 september.

Maria Hartelius är även präst och leg. psykoterapeut.

Kyrkoherden meddelade att Stockholms stift har uppmärksammat att vår församling har ovanligt många i personalen som deltar i olika svensk-kyrkliga utbildningar. Flera har sökt sig till prästutbildningen. På grund av detta vill representanter från Stockholms stift komma på besök i december för att göra intervjuer med ett antal anställda.

(6)

AU § 50 KR § 61

EKONOMIÄRENDEN/Arbetsutskottets behandling

a) Halvårsrapport 30 juni 2011 hade utskickats tillsammans med kallelsen.

Ekonomichef Karin Widing redogjorde för innehållet. Vissa mindre avvikelser mot budget finns. Dessa beror framför allt på utbetald semesterlön till personal som slutat samt förändrad personalsamman- sättning i ledningsgruppen och i den administrativa gruppen.

b) Värdepappersplacering. Ekonomichefen informerade om att börsens nedgång har medfört att värdet på församlingens värdepapper sjunkit med 3,3 miljoner kronor. Förändringar sker dock dagligen och beloppet vid kommande bokslut kan vara ett helt annat.

c) Intäktsprognos för 2012. En första intäktsprognos lämnades. Den baseras på Skatteverkets första preliminära taxeringsutfall. Prognosen uppdateras löpande under hösten.

d) Ny verksamhetsindelning. Ekonomichefen redogjorde för en ny verksamhetsindelning som ska träda ikraft fr.o.m. budget 2012. Den nya indelningen innehåller fem verksamhetsområden:

* Grundläggande uppgifter

* Övrig kyrklig verksamhet

* Styrning och ledning

* Stödjande verksamhet

* Begravningsverksamhet.

I budget och efterföljande verksamhetsuppföljning kommer respektive verksamhetsområde att delas in i verksamheter med en annan

numrering/kodning än tidigare. Antalet delverksamheter kommer att kunna varieras efter behov och val. Syftet med den nya verksamhetsindelningen är dels att lägga fokus på den grundläggande uppgiften, dels att underlätta verksamhetsstyrning men också få bättre kontroll över hur församlingens resurser används och fördelas.

e) Löner. Lönerevisionen för 2011 är försenad. Den kommer att starta direkt efter personaldagarna.

(7)

forts. § 61

Kyrkorådets behandling

Informationen som gavs i Arbetsutskottet kompletterades av ekonomichefen enligt följande:

punkt b) Församlingens ekonomiska rådgivare på Nordea råder oss att inte utföra några förändringar i värdepappersinnehavet just nu;

punkt c) En ny intäktsprognos kommer att lämnas 6 oktober och det är den som blir vägledande i församlingens budgetarbete;

punkt d) Den nya verksamhetsindelningen kommer att medföra många positiva fördelar, men tyvärr kommer jämförelser med tidigare år vara omöjligt det första året.

punkt e) Den 8 september är det MBL-information angående lönerevisionen.

Därefter inbjuds till lokala förhandlingar.

(8)

AU § 51 KR § 62

FASTIGHETSÄRENDEN/Arbetsutskottets behandling

a) Etapp 2011. Ombyggnaden av personalköket är så gott som avslutad.

Nya fönster har installerats i personalköket och ska nu även installeras i cafeteria och stora köket. Allt går enligt planering och budgeten hålls.

b) Arbetena som ingår i Etapp 2 är ute för anbud. Anbudstiden går ut fredag den 26 augusti kl 15.00. Anbuden kommer att öppnas måndag den 29 augusti. Sammanlagt har sex företag meddelat att de har för avsikt att lämna anbud. Av dessa sex har dock två företag önskat en förlängning av anbudstiden. Kyrkogårds- och fastighetschefen har föreslagit att förlänga anbudstiden med högst tre dagar.

c) I samband med punkten fastighetsärenden ställdes frågan om Åkersberga Kyrkliga Centrums öppettider på söndagar, till exempel inför tjänstgöring som kyrkvärd respektive ”kyrkkaffekokare”. Även om vaktmästare är på plats två timmar före en gudstjänst, är portarna inte alltid upplåsta förrän en timme före gudstjänst. Arbetsutskottet beslutade att kyrkvärdar och kaffegruppsmedlemmar ska få en ”tag” för att lätt kunna komma in i huset när lokalerna är avlarmade men

dörrarna ännu ej upplåsta.

Informationen som gavs i Arbetsutskottet kompletterades av kyrkoherden enligt följande:

punkt a) De nya fönstren är tillverkade av säkerhetsglas. De är dessutom ljuddämpande och täta. Nya fönster har installerats i alla lokaler i nedre delen av Åkersberga Kyrkliga Centrum. Den utåtgående fönsterdörren i Cafeterian ska också bytas ut.

punkt b) Anbuden har öppnats och ska nu granskas. Anbuden gäller Repets ombyggnad, ny fasad på församlingssalen, ny entré mot Bergavägen, dränering längs Bergavägen samt vissa försköningsjobb. Det gäller även de ventilations- och elinstallationsarbeten där vi har ett myndighetskrav angående utförandet.

Fråga ställdes om när detaljerade beslut ang. utformningen av Etapp 2 har fattats. Kyrkoherden återkommer med information.

(9)

AU § 52 KR § 63

VERKSAMHETSÄRENDEN/Arbetsutskottets behandling

Personalens utbildningsdagar i maj, augusti samt 3 september.

Positiva rapporter från personal angående majdagarna lämnades. Efter en liten notis i Kyrkans Tidning hade kyrkoherden fått positiva reaktioner från olika församlingar ute i landet.

Ett uppdaterat schema för augustidagarna samt den 3 september delades ut.

Kyrkoherden meddelade att endast sju av de förtroendevalda anmält att de skulle närvara den 3 september. Ytterligare fyra anmäldes under AU-

sammanträdet. Kyrkoherden informerade om att han idag hade skickat ut en påminnelse till alla i kyrkofullmäktige inför sista anmälningsdagen fredag den 26 augusti.

Tisdag 23 augusti - torsdag 25 augusti är växeln/receptionen bemannad med Agnes Olsson, som varit vikarierande receptionist under sommaren. Tisdag den 30 augusti och onsdag den 31 augusti kommer receptionen att vara bemannad med personal från bemanningsbyrå och då vore det mycket värdefullt om förtroendevalda kunde finnas till hands i receptionen. Leif och Birgit Törnquist kommer att tjänstgöra tisdag 30 augusti kl 9.00-12.00. Kerstin Nilsson kommer att tjänstgöra onsdag 31 augusti kl 9.00-13.00.

Kyrkoherden meddelade att den gemensamma arbetsdagen för personal och förtroendevalda, som var planerad att äga rum den 3 september och handla om arbete med ny Församlingsinstruktion, hade ställts in med anledning av att endast 15 av 45 förtroendevalda hade anmält sitt deltagande.

att notera informationen till protokollet.

(10)

KR § 64

VERKSAMHETSÄRENDEN/

Rapport från vikarierande kyrkoherde angående två församlingskollekter juli 2011

”Inför söndagen 17 juli kom en kollektvädjan från ”Svenska kyrkans internationella arbete” som gällde stöd för de torkdrabbade människorna i Östra Afrika.

När kyrkorådet inte ska ha något sammanträde inom berörd period har kyrkoherden rätt att vid särskilda tillfällen ändra församlingskollekter, och eftersom jag nu vikarierar som kyrkoherde, valde jag att ändra församlings- kollektändamålet den 17 juli 2011 enl. ovanstående vädjan från Svenska kyrkans internationella arbete.

När det gäller kollektändamålet den 31 juli, så fanns det datumet inte med på det cirkulär som kommit från Stockholms stift, dvs. det cirkulär där det står vilka ändamål riks- och stiftskollekter har under innevarande år och där det även står vilka söndagar det ska vara församlingskollekt. Ingen hade uppmärksammat att en söndag saknades på Domkapitlets lista. Margareta Nelkenmark ringde Stiftskansliet och frågade vad som gällde den 31 juli. Vi fick då veta att Domkapitlet hade ”missat” den söndagen på listan och att församlingarna i Stockholms stift fick i uppdrag att välja församlingskollekt den 31 juli.

Jag, i egenskap av vikarierande kyrkoherde, valde då att låta församlings- kollekten den 31 juli gå till samma ändamål som den 17 juli, dvs. till Svenska kyrkans akutinsamling till torkdrabbade människor i Östafrika.”

Josefin Forsberg vik kyrkoherde

att notera informationen till protokollet.

(11)

AU § 53 KR § 65

ASKGRAVLUND I ÖSTRA RYD/Arbetsutskottets behandling

Ett antal förslag till utformning av en eventuell askgravlund på Östra Ryds nedre kyrkogård upprättades av en kyrkogårdsarkitekt år 2010. Dessa förslag delades ut till dem som ännu inte fått dem. Lars Starkerud ansåg att det kändes väldigt trångt med anläggande av askgravlundplats på Östra Ryds nedre kyrkogård.

Kyrkoherden föreslog att inför nästa möte med Arbetsutskottet skulle samtliga ledamöter och ersättare ha besökt Östra Ryds nedre kyrkogård, för att lättare kunna vidarebehandla frågan. Ekonomichefen ombads att till samtliga gruppledare maila ut en sammanställning av kostnaderna för det arbete som arkitekten som anlitades 2010 genomfört.

Arbetsutskottets ledamöter ska inför nästa AU-sammanträde besöka Östra Ryds nedre kyrkogård.

att notera informationen till protokollet.

(12)

KR § 66

TILLÄGGSÄRENDEN

a) Rabatterna utanför Åkersberga Kyrkliga Centrum Klagomål framfördes på att rabatterna ej är välskötta.

Till exempel så växer det flera höga tistlar i rabatten framför stora entrén.

Församlingen har ett garantiavtal med det företag som har anlagt planteringen och det innebär att blommor och buskar ska ansas och skötas om.

Klagomål kommer att framföras från församlingen till företaget.

b) Bestriden faktura angående takskottning

Ärendet vilar i avvaktan på att det tas upp i tingsrätten.

c) Rådgivande grupper

Kyrkorådsledamot Mats Broström har ansökt om att få byta från Rådgivande gruppen för mission till Rådgivande gruppen för gudstjänst.

att godkänna att Mats Broström byter Rådgivande grupp, att i övrigt notera informationen till protokollet.

(13)

KR § 67 RAPPORTER

a) En påminnelse lämnades angående Teologifestivalen 2012. Programblad hade utskickats i samband med kallelsen till Kyrkorådet i maj 2011.

b) Under sommaren 2011 har två brev med tack för kollekt inkommit från

”Mansjouren i Stockholm” samt ”Jourhavande medmänniska i Österåker”.

att notera informationen till protokollet.

(14)

KR § 68

SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING

Kyrkoherden avslutade med bön och därefter förklarade ordföranden sammanträdet för avslutat kl. 21.30.