BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

(1)

BEVIS

Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ KYRKORÅDET

Sammanträdesdatum 2014-12-01 Datum för anslagets

uppsättande 2014-

Datum för anslagets

nedtagande 2014-

Förvaringsplats för

protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum

Underskrift

klockan 19.00–21.30

Ledamöter Gerhard Nuss, Josephine Emtevik, Birgitta Karlsson, Lars Starkerud, Leif Lanner, Marianne Knutsson, Rolf Ericsson, Jan Winberg, Herman Strid, Maria Ljungdahl, Elisabeth Lanner samt kyrkoherde Jan Novosel Tjänstgörande

ersättare

Ersättare Birgitta Agervi, Christoph Kind, Ed Vivenius, Mats Broström, Kerstin Nilsson, Magnus Hultgren, Bertil Palmqvist, Gunnar Hallberg, Hector Gallardo

Övriga Ekonomichef Karin A Widing (sekreterare), verksamhetschef Lena Walderfelt, kyrkogårds- och fastighetschef Stefan Mattsson samt

projektledare Eva von Eckerman och stiftspedagog Anna Rödström, bägge från Stockholms stift KR § 86

Utses att justera Gerhard Nuss och Leif Lanner Justeringens

plats och tid Protokollet är justerat 2014-12-05 Sekreterare

Karin Widing Ordförande

Gerhard Nuss

Justerande

Leif Lanner

(2)

KR § 83

Sammanträdets öppnande, närvaro, val av justerare

Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Särskilt hälsades projektledare Eva von Eckerman och stiftspedagog Anna Rödström välkomna.

Kyrkorådet beslutade

att utse Leif Lanner, att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.

KR § 84

Tilläggsärenden Elisabeth Lanner

Pappershantering i samband med utskick till arbetsutskott och kyrkoråd.

Kyrkoherden Indelningsärende Leif Lanner

Presentation av nyanställd personal och verksamhetspresentation.

att med dessa tillägg fastställa dagens föredragningslista.

KR § 85

Anmälan av protokoll

Arbetsutskottets protokoll från 2014-10-13 Arbetsutskottets protokoll från 2014-11-03 Protokollen hade bifogats kallelsen.

att notera att man tagit del av arbetsutskottets protokoll från 2014-10-13 och 2014-11-03.

(3)

KR § 86

Barnkonsekvensanalysutbildning

För att utbilda kyrkorådet i vad en barnkonsekvensanalys innebär och hur de ska genomföras hade stiftets projektledare i ämnet, Eva von Eckerman och stiftspedagog Anna Rödström särskilt inbjudits. En entimmes utbildning genomfördes. Mer information finns på stiftets webbplats, där även länk till webbutbildningen finns. Sensus anordnar vidareutbildning om

barnkonventionen och barnkonsekvensanalys, anmälningsblankett till detta delades ut avslutningsvis.

att notera informationen till protokollet.

KR § 87

Personalärenden

Kyrkoherden informerade om att vaktmästare Reine Marchant sagt upp sin tjänst och arbetar sin sista dag i församlingen den 19 december.

a)Kyrkogårdsassistenttjänsten

Som tidigare meddelats hade den person som skulle erbjudas tjänsten dragit tillbaka sin ansökan och kyrkoherden meddelade att rekryteringsprocessen fortsätter efter nyår.

b)Arvode Yogainstruktör AU § 107 Medicinsk yoga

Arbetsutskottets behandling

Medicinsk yoga erbjuds på fredag förmiddag i Åkersberga kyrka.

Verksamheten är välbesökt och mycket uppskattad av deltagarna. Gruppen leds av en volontär samt av en av samtalsakutens terapeuter. Verksamhetsledaren för diakoni och samtal önskar nu arvodera volontären för att säkerställa att verksamheten kan fortsätta. Det är inte budgeterat några medel för detta i 2015 års budget. Arvodesfrågan diskuterades. Arbetsutskottet beslutade att ge kyrkoherden i uppdrag att återkomma med ett förlag på arvodering samt hur detta ska finansieras till kyrkorådets sammanträde den 1/12 2014.

Kyrkorådets behandling

Ett förslag på arvodering och finansiering var bifogat kallelsen. Diskussion följde. En principiell fråga som kräver svar är om volontärsdriven verksamhet kan eller bör bli arvoderad över huvud taget. Vidare bör frågan om medicinsk

(4)

(forts KR § 87)

yoga hör till kyrkans grundläggande verksamhet redas ut innan beslut kan fattas.

att att återremittera ärendet och uppdra åt kyrkoherden att utreda frågorna.

(5)

KR § 88

Ekonomiärenden a) Firmateckning

Firmateckningsreglerna gäller kalenderårsvis och behöver därför förnyas inför 2015. Gällande regler lästes upp. Ekonomichefen föreslog att de regler som gäller nu fortsätter att gälla, men att datumen ändras till 2015-01-01 till 2015-12-31.

1. Församlingens firmateckning ska utövas av kyrkorådets ordförande Gerhard Nuss i förening med antingen kyrkoherde Jan Novosel eller ekonomichef Karin A Widing. Till ersättare för kyrkorådets ordförande utses kyrkorådets förste vice ordförande Jan Winberg, alternativt kyrko- rådets andre vice ordförande Herman Strid. Till ersättare för ekonomichefen utses ekonomiassistent Barbro Jansson. Även kyrkorådet i sin helhet tecknar firman.

2. Församlingens plusgiro och bankräkning ska tecknas av två i förening:

kyrkoherde Jan Novosel, ekonomichef Karin A Widing eller ekonomiassistent Barbro Jansson. Kvittering eller överlåtelser ska verkställas på liknande sätt.

3. Beslutet har giltighet från den 1 januari 2015 till och med den 31 december 2015.

att besluta om firmateckningsreglerna enligt förslaget.

(6)

b) Prognos 2014

Ekonomichefen föredrog ärendet. Den tidigare lämnade prognosen står sig, resultatet beräknas dock bli ännu något mer positivt än tidigare. Detaljerad genomgång av resultatet på verksamhetsnivå lämnas i samband med bokslut.

KR § 89

Fastighetsärenden

Kyrkogårds- och fastighetschefen informerade om att kyrkoantikvarisk ersättning nu är sökt för byte av den skadade delen av Östra Ryds kyrkas tak.

Det sökta beloppet motsvarar 50 % av beräknad kostnaden om 2 000 tkr.

Förlikning är klar gällande värmepumpen i Österåkers prästgård. Byte av pumpen är budgeterad i 2015 års budget men byte av pump kommer av pratiska skäl ske så snart det är möjligt.

Gällande det trasiga taket på Vasagården så gäller ingen försäkring.

Dokumentation ska dock göras när taket tas bort för eventuell framtida ersättning av följdskador som uppkommit av vattenintrånget.

Kyrkorådets ordförande vill ha en översikt och planering för de reparations och underhållsarbeten som enligt verksamhetsplan och budget ska genomföras under 2015.

att notera informationen till protokollet och att uppdra till kyrkoherden att ta fram en plan för reparation- och underhållsarbeten 2015 till kyrkorådets sammanträde den 2 februari 2015.

AU § 116 g) KR § 90

Kyrkorådets arbetsordning

Det råder oenighet kring huruvida punkt 3 e) ”Köp och försäljning av fast egendom” är en fråga som kyrkofullmäktige eller kyrkoråd ska besluta om.

Arbetsutskottets ordförande förslår att punkten i enlighet med stiftets mall ska stå kvar och formuleras som ovan. Mert Lepik yrkar avslag. Röstning

genomförs.

(7)

(forts. KR § 90)

Arbetsutskottet beslutade att föreslå kyrkorådet att fastställa arbetsordningen i sin nuvarande form.

Gerhard Nuss yrkade att kyrkorådet skulle anta arbetsordningen i sin nuvarande form. Herman Strid yrkade att punkt 3 e skulle strykas.

Ordföranden tog därefter upp sitt eget yrkande och ställde det mot Herman Strids yrkande.

att anta kyrkorådets arbetsordning enligt ordförandens förslag.

Hermann Strid och Maria Ljungdahl lämnar in en reservation till förmån för det egna yrkandet.

KR § 91

Sammanträdestider

Ett förslag på sammanträdestider för kyrkorådet under 2015 var utskickat tillsammans med kallelsen.

att fastslå sammanträdestiderna 2015 enligt förslaget.

AU § 109 KR § 92

Avgifter för icke kyrkotillhöriga

För att skapa mervärde för de kyrkotillhöriga föreslås att det införs en prisskillnad i deltagaravgifterna i samband med läger och utflykter i

vuxenverksamheten. Den som inte är församlingsbo eller inte är kyrkotillhörig betalar självkostnadspris för att deltaga på läger och utflykter.

Den som är församlingsbo eller tillhörig betalar 2/3 av självkostnadspris där så är budgeterat. Med självkostnadspris menas församlingens kostnader för resa, kost, logi och material på läger och utflykter. Arbetsutskottet föreslår

kyrkorådet att besluta enligt förslaget.

Biträdande kyrkoherden hänvisade till arbetsutskottets behandling av ärendet.

Kyrkorådet beslutade att besluta enligt förslaget.

(8)

AU § 35, § 85c, § 113 KR § 93

Gravskötsel

Ett förslag på olika gravskötselalternativ delades ut tillsammans med en kalkyl för de olika alternativen. Gravskötsel är serviceverksamhet vilket innebär ett frivilligt åtagande som inte får belasta begravningsverksamheten. De avgifter som tas ut av gravrättsinnehavarna för skötsel ska därför ge full

kostnadstäckning. För att minimera riskerna med fleråriga skötselavtal föreslås att församlingen tecknar ett- och treårs avtal. Arbetsutskottet beslutade att erbjuda gravrättsinnehavare sex olika gravskötselalternativ och justera

gravskötselfoldern enligt förslaget, att justera priserna uppåt till närmsta femtio kronor samt att föreslå kyrkorådet att föreslå kyrkofullmäktige att besluta enligt förslaget.

Gravskötselkalkyl med beräkningar över de sex olika skötslarna hade bifogats kallelsen. Del olika alternativen gicks igenom. Diskussion följde om varför det var mest lämpligt att erbjuda ett- och treårsavtal.

att föreslå fullmäktige att anta föreslaget utbud och priser efter föreslagna justeringar.

att återremittera broschyren till kyrkoherden.

KR § 94

Utvärdering av kyrkorådets arbete.

Enligt den nyss antagna arbetsordningen för kyrkorådet ska rådets arbete årligen utvärderas. En enkät hade bifogats kallelsen och samlades in av ordföranden.

(9)

AU § 116 j) KR § 95

Panoramafilmning av kyrkorna

Församlingen har blivit kontaktad av företaget Queen media som

panoramafilmar bland annat kyrkor för att man via webben ska kunna göra en virtuell tur i kyrkan. Kostnaden är 3 900 kr inklusive moms per kyrka.

Arbetsutskottet anser att det är ett fint sätt att visa kyrkorna på men risk- och säkerhetfrågan behöver utredas innan filmning tillåts. Arbetsutskottet beslutade uppdra åt kyrkoherden att reda ut säkerhetsrisken och återkomma med svar till kyrkorådets sammanträde den 1 december 2014.

Kyrkoherden informerade om han varit i kontakt med närpolischef Daniel Löfdahl och diskuterat saken. Polischefen avråder från att lägga ut bilder på internet som föreställer värdefulla föremål eftersom brottrisken ökar.

att för närvarande inte filma församlingens kyrkor interiört för publicering på internet.

KR § 96

Motion inkommen till KF

Kyrkofullmäktiges ordförande föredrog ärendet. En inkommen motion som bifogats kallelsen överlämnas till kyrkorådet för vidare befordran till arbetsutskottet för beredning.

(10)

KR § 97

Tilläggsärenden

a) Pappershantering

Elisabeth Lanner anser att utskicken i pappersform är resurskrävande, både när det gäller material och arbetstid. Det borde gå att hitta en rimlig lösning för att minska på pappershanteringen.

att överlämna frågan till arbetsutskottet som får diskutera frågan med ledningsgruppen under heldagen i januari.

b) Presentation av ny personal och verksamhetsgrupper.

Leif Lanner saknar dels de nyanställdas presentationer av sig själva som tidigare gjordes på kyrkorådets sammanträden, dels de

verksamhetsredovisningar som verksamhetsledare och chefer presenterade över sin verksamhet enligt rullande schema.

att uppdra åt kyrkoherden att återuppta sådana presentationer.

c)Information om framtida indelningsändring

Kyrkoherden föredrog ärendet. Tillsammans med kyrkoherde Ida Åsman från Ljusterö-Kulla församling hade kyrkoherden kallats till möte på stiftet och fått information om stiftstyrelsens avsikt att slå samman Österåker-Östra Ryd och Ljusterö-Kulla församlingar. Detta kommer att ske antingen den 1/1 2018 eller den 1/1 2022, troligtvis det tidigare datumet. Ett första möte mellan

förtroendavalda och anställda i de båda församlingarna planeras ske i mars- april 2015. Mer information kommer att lämnas inom kort.

KR § 98 Information

a)Kyrktorget AU § 46, § 111

Kyrkoherden föredrog ärendet. Kyrkoherden har tidigare fått uppdrag att sammankalla en kyrktorgsgrupp med anställda och förtroendevalda. Eftersom det är planerat omfattande reparations- och underhållsarbeten enligt Etapp 2, prio ett under 2015 finns inga ekonomiska resurser att göra några större

(11)

(forts. KR § 98)

förändringar på kyrktorget för närvarande. Projekttjänsten Kyrktorgsvärd bör också utvärderas innan eventuella förändringar på kyrktorget genomförs.

b)Utbildning för förtroendevalda AU § 116 i)

Kyrkoherden hade tidigare fått i uppdrag att anordna en utbildningsdag för kyrkorådet. Kyrkoherden informerade om att biskop emeritus Sven Tidevall, som har långvarig erfarenhet av bland annat utbildning i styrelsearbete i Svenska kyrkan gärna åtar sig uppdraget. Söndagen den 15 februari 2015 föreslås. Dagen inleds med gudstjänst följd av lättare lunch och sedan ett utbildningspass.

att boka söndagen den 15 februari 2015 för utbildning och anlita Sven Tidevall för uppdraget.

KR § 99 Rapporter

Ett tack från organisationerna ”Min stora dag” och Läkare utan gränser som fick delad kollekt från en konfirmationsgudstjänst där konfirmanderna hade fått välja kollektändamål lästes upp.

Ersta Diakoni hade skickat ett tack för de frimärken församlingen skickat till Ersta frimärksavdelning.

Ekonomichefen informerade om att offerter nu inkommit från de tre banker som förfrågningsunderlag hade skickats till med anledning av upphandling av banktjänster. Placeringsgruppen ska nu gå igenom och jämföra offerterna.

KR § 100

Sammanträdets avslutning

Efter önskan om ett gott nytt kyrkoår och en god jul, avslutade kyrkorådets ordförande sammanträdet kl. 21.30.