Tjänsteutlåtande Miljö- och
byggnadskontoret
2016-07-20
Filip Olofsson Sidan 1 av 1
Chef bygglovenheten +46 08-57921767
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0042 MBN-1 Diariekod: 034
Miljö- och byggnadsnämnden
Dokumenthanteringsplan för bygglovsenheten
Förslag till beslut
• Miljö- och byggnadsnämnden fastställer dokumenthanteringsplanen för bygglovsenheten.
Sammanfattning
Bygglovsenheten har digitaliserat handläggningen av ärenden.
Ärendehanteringssystemet Castor är sedan 2014-07-01 original, vilket innebär att alla handlingar i ett sådant ärende ska finnas digitalt i Castor.
Vid arkivering av ärenden skapade före 2014-07-01 gallras först de
handlingar som inte ska arkiveras innan akten skickas för skanning. Filerna läggs sedan på kommunens server för att så småningom läggas i
kommunens e-arkiv.
Vid arkivering av ärenden skapade från och med 2014-07-01 görs gallringen i Castor genom markering av de handlingar som ska arkiveras respektive inte ska arkiveras. Avslutade ärenden arkiveras i kommunens e-arkiv som bygglovsenheten kommer att bli först med att tillämpa.
Handlingar som kommer in på papper och som hör till ärenden skapade från och med 2014-07-01 skannas, sparas i sex månader och kastas sedan.
Beslut om gallring har fattats enligt kommunstyrelsens delegationsordning både vad gäller gallring enligt dokumenthanteringsplanen och gallring av handlingar på papper i ärenden skapade från och med 2014-07-01.
Elisabeth Thelin Filip Olofsson
Chef för Miljö- och byggnadskontoret Senior adviser
Bilagor
1. Gallringsbeslut för bygglovsenheten
2. Dokumenthanteringsplan för bygglovsenheten inom miljö- och byggnadsnämnden
3. Gallring av handlingar i bygglovsärenden som har inkommit på papper
