7.2 Bilaga 2 Dokumenthanteringsplan UAN 2017 (exkl. Rudbeck)

(1)

Arkivbildare: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Arkivhandläggare: Linda Turula

Antagen, datum: 2017-xx-xx, § xx Gallringsbeslut fattat 2017-xx-xx

* Innefattar handlingstyper som förekommer inom flera eller samtliga verksamheter på utbildnings- och arbetsmarknadskontoret 1

RUTIN

handling

System/

medium

Sortering/

förvaring

Bevaras/

Gallras

Anmärkning

INFÖR SLUT- ARKIVERING:

Leverans till kommunarkiv

NÄMNDADMINISTRATION

Handlingar rörande förtroendevalda – närvarolistor, blanketter förlorad arbetsinkomst m.m., kopior

I-mappen, dvs.

kontorets digitala mapp på server (I:), papper

Kronologiskt Gallras vid

inaktualitet Original förvaras hos personalavdelningen.

Kallelser till utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens och arbetsutskottets sammanträden

Netpublicator, Sollentuna kommuns hemsida

Kronologiskt Gallras vid inaktualitet

Förutsatt att protokollsregister återfinns i nämndens och arbetsutskottets protokoll.

Protokoll med bilagor och register från utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens sammanträden

Public 360 Kronologiskt BEVARAS Nämndens och arbetsutskottets protokoll sorteras separat.

Registret skrivs ut årsvis ur Public 360. Originalprotokoll i arkivbeständigt papper bevaras. Kopior gallras vid inaktualitet. Bilagor kan t.ex. bestå av

protokollsanteckningar.

Efter 5 år

Protokoll med bilagor och register från utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens arbetsutskotts sammanträden

Public 360 Kronologiskt BEVARAS Samma som ovan. Efter 5 år

(2)

2

* Innefattar handlingstyper som förekommer inom flera eller samtliga verksamheter på utbildnings- och arbetsmarknadskontoret

kommunarkiv

ALLMÄN ADMINISTRATION UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADSKONTORET *

Delegationsbeslut Public 360 Diarieakt Se

anmärkning Beslut bevaras/gallras enligt fastställda gallringsfrister för respektive typ av ärende i vilket delegationsbeslutet ingår.

Dokumentation vid allvarligare

krissituationer Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

Kvittenser Aptusbricka Papper Låst skåp på

respektive verksamhet

Gallras vid inaktualitet

Larmkoder Papper Låst skåp på

Gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar utbildnings- och

arbetsmarknadsrådet I-mappen Kronologiskt Gallras vid

inaktualitet Utbildnings- och arbetsmarknadsrådet är inte ett beslutsfattande organ.

Nyckelkvittenser Papper Låst skåp på

Projekthandlingar Public 360 Diarieakt BEVARAS T.ex. direktiv, projektplan, ansökningar, beskrivningar,

protokoll, slutrapporter, utvärderingar m.m. Efter 5 år Rutiner, rutinbeskrivningar I-mappen/lokalt

hos varje enhet

Alfabetiskt Gallras vid inaktualitet

Styrdokument Public 360 Diarieakt BEVARAS Ingår i diarieförda handlingar. T.ex. budget, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse,

internkontrollplan, delegationsordning, riktlinjer.

Efter 5 år

DIARIUM OCH DIARIEFÖRDA HANDLINGAR *

Diarieförda handlingar/diarieakt Public 360 Årsvis efter diarieplanskod och löpnummer

BEVARAS Avser inkomna, upprättade och förvarade handlingar av

vikt för nämndens verksamhet. Efter 5 år

(3)

3

kommunarkiv

Diarium utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden

 Ärendekort

 Söklistor

Public 360

Pappersutskrift i resp.

diarieakt.

Årsvis efter diarieplanskod och löpnummer

BEVARAS – slutlig utskrift

Slutlig utskrift på papper görs när ärendet har avslutats.

Utskrift som görs under pågående handläggning får gallras vid valfri tidpunkt.

Efter 5 år, tillsammans med diarieakterna

Fristående dokument Public 360 Diarieakt årsvis

i löpnummer- ordning

Gallras efter

2 år Avser handlingar av tillfällig och/eller ringa vikt, som exempelvis meddelanden/information från kommunens övriga enheter och kontor. De fristående dokument som inkommer digitalt skrivs inte ut på papper.

KORRESPONDENS OCH INFORMATIONSMATERIAL *

Broschyrer och annat egenproducerat

informationsmaterial Papper Kronologiskt BEVARAS

2 ex. av varje

Observera att tryckår måste anges på alla trycksaker. Efter 5 år

Enkäter av vikt för verksamheten genomförda av utbildnings- och arbetsmarknadskontoret och dess verksamheter

Outlook, enkätverktyget ProofX, Public 360

Kronologiskt Se

anmärkning Sammanställningar av enkäter av vikt bevaras i Public

360. Enskilda enkätsvar gallras efter sammanställning. Efter 5 år

Enkäter och enkätsvar på externa enkäter Outlook Kronologiskt Gallras vid inaktualitet Information från andra myndigheter, t.ex.

Skolverket eller Arbetsförmedlingen

Outlook, Public 360

Diarieakt Gallras vid inaktualitet

Registreras som fristående dokument i Public 360.

Information till kommuninvånare eller andra externa intressenter på Sollentuna kommuns hemsida, via nyhetsbrev eller annat utskick

Sollentuna kommuns hemsida, Outlook

Korrespondens, rutinmässig Outlook,

papper Kronologiskt Gallras vid

inaktualitet För verksamheten oväsentliga framställningar, förfrågningar, upplysningar, korrespondens och

(4)

4

kommunarkiv

meddelanden av tillfällig, bagatellartad eller rutinmässig

karaktär.

Kurs- och konferensinbjudningar Outlook Kronologiskt Gallras vid inaktualitet

EKONOMI, STATISTIK OCH STATSBIDRAG *

Fakturahantering och

ekonomiadministration, kopior

Kommunens ekonomisystem /papper

Fakturanum- mer

Vid inaktualitet

Original förvaras hos budget- och redovisningsenheten som ansvarar för hantering enligt kommunens

dokumenthanteringsplan för ekonomihandlingar.

Statistik till andra myndigheter till Statistiska Centralbyrån, Skolverket m fl.

I-mappen/hos handläggare/

digitalt via respektive statlig myndighets hemsida

Statistik till utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

Public 360 Diarieakt Se

anmärkning

Statistik som är del av ärenden till nämnden (verksamhetsplan m.m.) bevaras. Statistikunderlag i enkätverktyget ProofX eller i annat system gallras vid inaktualitet. Statistik som lämnas till externa parter eller för interna ändamål på utbildnings- och

arbetsmarknadskontoret gallras vid inaktualitet.

Statsbidrag till utbildnings- och

arbetsmarknadsnämndens verksamheter - Ansökan

- Beslut - Rekvisition

- Uppföljning/redovisning av statsbidrag

Public 360 Diarieakt Gallras efter 10 år

(5)

5

kommunarkiv

PERSONALADMINISTRATION OCH SAMVERKAN *

Anhörigblankett/kontaktlista till anhöriga Papper på respektive verksamhet

Per anställd Gallras vid avslutad anställning/

uppdrag

Arbetsmiljöplan Public 360 Kronologiskt BEVARAS Efter 5 år

Dokumentation från skyddsronder I-mappen Kronologiskt Vid inaktualitet Fullmakt för postöppning, blankett Papper Kronologiskt Gallras vid

avslutad anställning Minnesanteckningar från utbildnings- och

arbetsmarknadskontorets ledningsgrupp eller andra arbetsgrupper/nätverk

I-mappen/lokalt

hos varje enhet Kronologiskt Gallras vid inaktualitet Personaladministrativa handlingar och

handlingar kopplade till rekryteringar, kopior

Hos respektive

chef Alfabetiskt/per sonnummer Vid

inaktualitet Original förvaras hos personalavdelningen som ansvarar för hantering enligt kommunens dokumenthanteringsplan för personalhandlingar.

Protokoll/minnesanteckningar från

arbetsplatsträffar (APT) I-mappen/lokalt

på varje enhet Kronologiskt Gallras efter 2 år

Protokoll samverkansmöten eller MBL- förhandlingar med fackliga organisationer, förvaltnings- eller enhetsnivå

Public 360 Diarieakt BEVARAS Protokollen diarieförs i samlingsärende per år. Protokoll som berör ett annat diariefört ärende läggs även som kopia i ärendet i fråga.

Efter 5 år

AVTAL, ÖVERENSKOMMELSER SAMT UPPHANDLING OCH INKÖP *

Avtal, kortfristiga och/eller för löpande

drift Public 360 Diarieakt Gallras efter

2 år T.ex. avtal gällande service eller tjänster.

Avtal, långfristiga Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

(6)

6

kommunarkiv

Avtal/överenskommelse om

interkommunal ersättning för enskilda elever på introduktionsprogram på

gymnasieskola i annan kommun, fristående gymnasieskola eller utanför den

gemensamma gymnasieregionen

UEDB, Public

360 Diarieakt Gallras efter

2 år Under förutsättning att betalning erlagts. Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter att ärendet avgjorts.

Beställningar/inköp Outlook/papper Kronologiskt Gallras vid

inaktualitet Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett.

Direktupphandling Public 360 Diarieakt Gallras efter

2 år Generella samverkansavtal eller

överenskommelser om utbildning,

arbetsmarknadsverksamhet och samverkan med andra kommuner eller myndigheter

Public 360 Diarieakt BEVARAS Avser t.ex. RIG-avtal (Riksidrottsgymnasium) mellan Sollentuna kommun och Svenska Friidrottsförbundet eller särskilt samverkansavtal gällande nationell

idrottsutbildning (NIU) mellan Sollentuna kommun och annan kommun eller gällande enskilda elever

folkbokförda i Sollentuna kommun. Samverkansavtal om utbildning med kommuner utanför den gemensamma gymnasieregionen.

Efter 5 år

Hyreskontrakt/avtal, kopior Public 360 /papper

Diarieakt/krono logiskt

Original förvaras på trafik- och fastighetskontoret.

Offertförfrågningar, spontanofferter och

leverantörsinformation Outlook/papper Kronologiskt Gallras vid inaktualitet Upphandlingar samt tillhörande

handlingar, kopior Kommunens

avtalsdatabas Per

upphandling Se

anmärkning Original förvaras hos inköpsenheten. Kopior gallras vid inaktualitet.

Övriga avtal av tillfällig betydelse Public 360/

Papper

Diarieakt/

kronologiskt

Gallras vid inaktualitet Övriga avtal som rör verksamhet och

uppdrag Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL, ÖVERKLAGANDEN SAMT INSYNS- ELLER TILLSYNSÄRENDEN *

Insynsbesök hos fristående huvudmän, rapporter/sammanställningar

Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

(7)

7

kommunarkiv

Synpunkter och klagomål samt svar Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

Tillsynsärenden Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

Överklaganden, beslut och handlingar Public 360 Diarieakt BEVARAS Avser ärenden som överklagats med stöd av

kommunallagen (laglighetsprövning), förvaltningslagen, skollagen eller annan tillämplig lag.

Efter 5 år

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER *

Anmälan av behandling av personuppgifter

till personuppgiftsombudet Outlook Kronologiskt Gallras vid inaktualitet Förteckning över behandling av

personuppgifter inom utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhet

Public 360 Alfabetiskt per

verksamhet BEVARAS Efter 5 år

Personuppgiftsbiträdesavtal Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

Registerutdrag enligt personuppgiftslagen,

begäran samt svar Public 360 Diarieakt Gallras efter

1 år Samtycke enligt personuppgiftslagen Public 360/

Procapita/Alvis

Diarieakt eller personnummer

Se

anmärkning

Gallras vid inaktualitet i de fall samtycket tillhör ett ärende som ska gallras efter en viss tid. Bevaras i de fall samtycket tillhör ett ärende som ska bevaras.

HANDLÄGGNING AV ELEVÄRENDEN INOM GYMNASIESKOLA OCH GYMNASIESÄRSKOLA PÅ UAK:S KANSLI

Anmälan av betydande frånvaro från

gymnasieskola/gymnasiesärskola Public 360 Diarieakt Gallras efter 1 år

Anmälan av studieavbrott från

gymnasieskola/gymnasiesärskola Public 360 Diarieakt Gallras efter

1 år Uppgift om studieavbrott registreras även i UEDB, se Kommunala aktivitetsansvaret ungdomar 16-19 år Anmälan om kränkande behandling till

huvudman

- Anmälan till huvudman - Utredning

Public 360 Diarieakt BEVARAS Ärendet i sin helhet bevaras på skolan. Efter 5 år

(8)

8

kommunarkiv

Antagning och beviljande av ersättning för

introduktionsprogram gymnasieelever - Ansökan och tillhörande bilagor - Beslut

Public 360 Diarieakt Gallras efter

3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett.

Antagning till gymnasieskola och

gymnasiesärskola – tillhörande dokument UEDB Personnummer Se

anmärkning Antagningskansliet Gymnasieantagningen Stockholms län ansvarar för registrering och arkivering. Undantag: Se raden nedan samt Yttrande/beslut och övriga handlingar avseende sökande till utbildning i annan kommun, från annan kommun till utbildning i Sollentuna kommun Antagning till gymnasieskola -

kompletterande underlag i form av bilaga fri kvot/särskilda skäl

Ersättning för förlängd studiegång inom gymnasieskolan

- Ansökan och tillhörande bilagor - Beslut

Ersättning för gymnasieelevers studier på svensk gymnasieskola utomlands

Godkännande av preliminär och slutlig antagning till gymnasieskola och gymnasiesärskola gällande elever folkbokförda i Sollentuna kommun

Public 360 Diarieakt BEVARAS Efter 5 år

Gymnasiesärskola

- Ansökan och tillhörande bilagor - Medgivande/samtycke för

utlämnande eller överlämnande av handlingar

- Målgruppsbeslut gymnasiesärskola - Tjänsteanteckningar - Överenskommelse/avtal om

ersättning till gymnasiesärskola

Public 360 Se anmärkning BEVARAS Förvaras i alfabetisk ordning i närarkivet, levereras till kommunarkivet i personnummerordning.

Efter 5 år

(9)

9

kommunarkiv

Inackorderingstillägg för elever i

gymnasieskola eller gymnasiesärskola - Ansökan och tillhörande bilagor - Beslut

Reseersättning för elever i gymnasieskola eller gymnasiesärskola

Tilläggsbelopp för gymnasieelever eller gymnasiesärskolelever

- Tjänsteanteckningar

Skolskjuts för gymnasiesärskoleelever - Ansökan och tillhörande bilagor - Beslut

Yttrande/beslut och övriga handlingar avseende sökande till utbildning i annan kommun, från annan kommun till utbildning i Sollentuna kommun

3 år Avser även yttrande/beslut ang. fjärde tekniskt år.

KOMMUNALA AKTIVITETSANSVARET UNGDOMAR 16-19 ÅR

Anmälan av studieavbrott, kopior UEDB, papper Alfabetiskt hos

ungdomscoach Gallras vid

inaktualitet Personuppgifter ska gallras ur registret när de inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med behandlingen, dock senast vid utgången av det kalenderår när ungdomen fyller 21 år.

Bankkontonummer för praktikersättning Outlook/papper Kronologiskt/

alfabetiskt hos ungdomscoach

Gallras vid

inaktualitet Samma som ovan.

Daganteckningar H-disk/papper Alfabetiskt hos

(10)

10

kommunarkiv

Kartläggning Papper Alfabetiskt hos

Tidsrapporter praktik Procapita,

Outlook, papper

Alfabetiskt/kro nologiskt hos ungdomscoach

Gallras vid

Korrespondens Outlook, sms Kronologiskt Gallras vid

Omdömen efter praktik Papper Alfabetiskt hos

Praktikavtal Papper Alfabetiskt hos

ungdomscoach

Samma som ovan.

Samtyckesblankett Papper Alfabetiskt hos

SOMMARJOBB

Ansökningshandlingar från ungdomar som

ansöker om lottningsbara sommarjobb Systemet Sommar AMEA

Personnummer Gallras efter 3 år

Blankett angående underlag för utbetalning

av ersättning Sommar

AMEA Per

kontaktperson på företag

Gallras efter 3 år

Daganteckningar Sommar

AMEA Personnummer Gallras efter 3 år

Ifyllt underlag för utbetalning av ersättning

samt lönespecifikationer Outlook Kronologiskt Se

anmärkning Original finns hos budget- och redovisningsenheten och hanteras enligt kommunens dokumenthanteringsplan för ekonomihandlingar.

Lista över ungdomar från socialkontoret vars arbetsgivare är berättigade till 100 % ersättning vid sommarjobb

Papper Alfabetiskt i pärm hos sommar- jobbsamord- nare

(11)

11

kommunarkiv

Meddelande om att ungdomen är med i

lottningen av sommarjobb Sommar

Meddelande om tilldelad plats Sommar

Tacka ja/nej till erbjuden plats Sommar AMEA

Personnummer Gallras efter 3 år

ARBETSMARKNADSENHETEN

Ekonomihandlingar, verksamhetsspecifika för arbetsmarknadsenheten

Bokföringsorder för olika typer av

arbetsmarknadsanställningar, kopior Visma/papper Kronologiskt Gallras vid

inaktualitet Original förvaras hos budget- och redovisningsenheten som ansvarar för hantering enligt kommunens

dokumenthanteringsplan för ekonomihandlingar.

Kassarapport för kök, textil, snickeri och

lego på arbetsmarknadsenheten, kopior Papper Kronologiskt Se

anmärkning Kassakvitton finns i original på arbetsmarknadsenheten och gallras efter 10 år. Övriga handlingar finns i kopia och gallras vid inaktualitet på AME. Ekonomiavdelningen ansvarar för bevarande och gallring av original i form av bokföringsorder och serviceboxkvitton.

Rekvisitioner för att ansöka om bidrag från Arbetsförmedlingen för deltagare eller anställda, kopior

Digitalt i systemet Arbetsförmed- liningens system Rekvirera, kopior i papper

Papperskopia:

månadsvis Gallras vid inaktualitet

Arbetscenter (AC)

Personakter deltagare Arbetscenter

Beslut om ersättning från

Arbetsförmedlingen gällande deltagare

Procapita Personnummer/

alfabetiskt

Gallras efter 5 år

(12)

12

kommunarkiv

Daganteckningar/tjänsteanteckningar och

korrespondens kring deltagare Procapita Personnummer/

alfabetiskt Gallras efter 5 år

Praktikbeslut Procapita Personnummer/

Samtycke om utlämnande och utbyte av

uppgifter med andra myndigheter Procapita Personnummer/

Schema Procapita Personnummer/

alfabetiskt

Gallras efter 5 år

Skriftligt utlåtande Procapita Personnummer/

alfabetiskt

Gallras efter 5 år Överenskommelse om plats för

arbetsträning inom jobb- och utvecklingsgarantin

Procapita Personnummer/

Personalakt ej stabsanställda

Daganteckningar/tjänsteanteckningar och

korrespondens Procapita Personnummer/

Schema Procapita Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid leverans av personalakt till

kommunarkivet

Möjligheternas kontor (MK)

Anställningsbevis från deltagare Procapita Personnummer/

CV Papper Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid inaktualitet

(13)

13

kommunarkiv

Dokumentation och underlag kring

utbetalningar Kommunens

ekonomisystem , Procapita

Faktura-

nummer Se

anmärkning Hanteras enligt kommunens dokumenthanteringsplan för ekonomihandlingar. Utbetalningar dokumenteras även i Procapita och dessa gallras efter 5 år.

Genomförandeplan Procapita,

papper

Personnummer/

alfabetiskt

Gallras efter 5 år

Handlingsplan Procapita Personnummer/

Närvarorapport Procapita Personnummer/

Korrespondens kring deltagare Procapita Personnummer/

Nyhetsbrev från Möjligheternas kontor

riktat till anordnare I-mappen Kronologiskt Gallras vid inaktualitet

Praktikbeslut Procapita Personnummer/

alfabetiskt

Gallras efter 5 år

Samtycke om utlämnande och utbyte av

uppgifter med andra myndigheter Procapita Personnummer/

KUNSKAPSPARKEN

Ansökan till komvux eller särskild

utbildning för vuxna Alvis Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid inaktualitet

Beslut om avslag på ansökan Alvis Personnummer/

alfabetiskt

Gallras vid inaktualitet Beslut om interkommunalt mottagande till

komvux, kopior Alvis Pärm hos

administratör Gallras efter

2 år Original till den kommun som ansökan gäller.

Beslut om mottagande till komvux Alvis Personnummer/

alfabetiskt Gallras efter

2 år Skickas till elev via e-post och SMS.

(14)

14

kommunarkiv

Betyg Alvis Personnummer/

alfabetiskt BEVARAS Levereras till kommunarkivet terminsvis i alfabetisk

ordning. Efter 5 år

Betygskatalog Alvis, Papper Närarkiv

Kunskaps- parken

BEVARAS Levereras till kommunarkivet i alfabetisk ordning efter

ämnets namn. Efter 5 år

Betygskopior av slutbetyg/

gymnasieexamen Alvis, Papper Personnummer/

alfabetiskt BEVARAS Enligt

överenskommelse Dokumentation kring disciplinära åtgärder

(t.ex. varning, avstängning) Public 360 Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid inaktualitet Elevregistreringar, t.ex. uppgift om

avhopp, ändrad studietakt

Alvis Personnummer/

alfabetiskt

Individuella studieplaner Alvis Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid inaktualitet Interkommunal ansökan till komvux,

kopior Digitalt som

notering i Alvis Pärm hos

administratör Gallras efter

2 år Original till den kommun som ansökan gäller.

Minnesanteckningar och dokumentation från möten med samarbetskommuner kring upphandlad verksamhet

- Handlingsplan - Svar på handlingsplan - Kompletteringar till

handlingsplan - Tillsynsrapport

Dropbox-yta samverkansko mmuner vuxenutbildnin g, Public 360

Per utförare i Dropbox, i diarieakt i Public 360

Se

anmärkning Tillsynsrapporter diarieförs i Public 360 och bevaras.

Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Efter 5 år

Nationella prov (gymnasial komvux och SFI)

Papper Personnummer/

alfabetiskt

Gallras efter 4 år

Under pågående avtal arkiveras proven på skolan. Vid avbrutet avtal skickas proven till Kunskapsparken för arkivering.

Nationella provresultat (gymnasial

komvux och SFI) Alvis Personnummer/

Närvarorapporter Alvis Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid inaktualitet Utskick till elever via Alvis Alvis Personnummer/

alfabetiskt Gallras vid

inaktualitet T.ex. bekräftelse på mottagen ansökan, hänvisning till vägledning, information saknas.