Arbetsmarknad och vuxenutbildning
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-04-19 Diarienummer 1366/16
Handläggare Hans Timan
Telefon 031-368 3033
E-post: hans.timan@arbvux.goteborg.se
Uppföljningsrapport 1 för Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning 2017 Förslag till beslut
Nämnden för Arbetsmarknad och vuxenutbildning beslutar att
godkänna uppföljningsrapport 1 för 2017 och översända den till kommunstyrelsen.
förklara beslutet omedelbart justerat.
Sammanfattning
Under året redovisas fyra uppföljningsrapporter som hanterar uppföljningen av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämndens ekonomi, mål, uppdrag och arbete i övrigt.
Utöver det sker en uppföljning av internkontrollplanen i april, vilken redovisas i uppföljningsrapport 1. Uppföljningen av mål och uppdrag sker i augusti i samband med uppföljningsrapport 2. Uppföljningen av nämndens grunduppdrag och kärnverksamhet sker i oktober i samband med
uppföljningsrapport 3. I uppföljningsrapport 3 görs även en uppföljning av privata utförare samt en redovisning utifrån skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete. Samtliga dessa sammanfattas även i årsrapporten.
I denna uppföljningsrapport (UR 1) återfinns därmed en uppföljning av ekonomi, personal, en kort beskrivning avseende verksamheten samt slutsatser vid granskningen av planen för intern kontroll.
Ekonomiskt prognostiseras ett nollresultat. En viktig förutsättning för detta är att statsbidrag avseende utbildning inflyter som budgeterat.
Ekonomiska konsekvenser
Den statliga styrningen inom områdena vuxenutbildning och arbetsmarknad är något som påverkar planeringsförutsättningarna för verksamheten.
Barnperspektivet
Arbete och utbildning är av stor betydelse i många avseenden. Det finns tydligt vetenskapligt stöd för att bland annat barns hälsa och skolresultat har ett tydligt samband med föräldrarnas utbildningsnivå och arbetssituation.
Såväl arbetsmarknadsinsatser samt vuxenutbildning är således långsiktiga investeringar för våra barn- och ungdomar.
Jämställdhetsperspektivet
Verksamheten inom arbetsmarknad och vuxenutbildning har som syfte att bryta traditionella könsmönster. NAV vänder sig till skilda målgrupper och tillgodoser olika behov varför insatsernas innehåll varierar. Oavsett insats är utgångspunkten att tillgodose en jämn könsfördelning och att verka för att jämställdhetssäkra verksamheten. Alla analyser och resultat som presenteras tar hänsyn till kön.
Mångfaldsperspektivet
Trots en generellt ökande sysselsättning i befolkningen som helhet är det fortsatt hög arbetslöshet bland utrikes födda personer liksom för personer med funktionsvariation. Såväl vuxenutbildningen som
arbetsmarknadsinsatserna har en viktig roll att fylla för att skapa
förutsättningar för dessa grupper att komma in på arbetsmarknaden. Att en så stor del av utrikes födda och personer med funktionsvariation står utanför arbetsmarknaden visar på behov av fortsatt fokus på anpassade utbildnings- och arbetsmarknadsinsatser för dessa grupper. Särskilt viktigt är att hitta former för att möjliggöra för dessa personer att få ett första arbete.
Miljöperspektivet
En uppföljning av miljöarbetet görs i samband med uppföljningsrapport 2.
Omvärldsperspektivet
Den verksamhet som bedrivs inom ramen för NAV:s uppdrag påverkas till stor del av händelser i det omgivande samhället. Konjunkturläget och flyktingsituationen är för närvarande av väsentlig betydelse. För att få största möjliga utväxling av de satsningar och insatser som görs är det av vikt att de anpassas och utformas efter den rådande situationen. Den statliga styrningen inom områdena vuxenutbildning och arbetsmarknad är vidare något som ständigt behöver tas i beaktande.
Samverkan
Dialog med de fackliga organisationerna skedde den 11april och samverkan sker den 24 april.
Beslutet ska skickas till
Kommunstyrelsen
Bilagor
1. Uppföljningsrapport 1 2017
Göteborgs Stad Arbetsmarknad och vuxenutbildning
Jan Elftorp Förvaltningschef
Hans Timan
Förvaltningscontroller
Uppföljningsrapport 1 2017 Facknämnder
Nämnden för Arbetsmarknad och Vuxenutbildning
Bilaga 1
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 3
2 Resultatredovisning och verksamhetsanalys ... 5
2.1 Väsentliga händelser och verksamhetens utveckling ... 5
2.1.1 Prioriterade utvecklingsområden ... 6
2.1.1.1 Skapa viktiga riktiga jobb ... 6
2.1.1.2 Etablera och implementera branschstegar ... 7
2.1.1.3 Etablera den stegvisa vägledningen... 7
2.1.1.4 Ingången till studier ... 8
2.1.1.5 Rusta individer ... 10
2.1.2 Övriga väsentliga händelser... 13
2.2 Utfall och prognos ... 15
2.2.1 Utfall till och med perioden ... 16
2.2.2 Prognos ... 16
2.3 Utveckling inom personalområdet ... 16
2.3.1 Personalvolym och lönekostnad ... 16
2.3.2 Övrig utveckling inom personalområdet ... 17
2.4 Uppföljning av särskilda beslut och uppdrag ... 17
2.4.1 Mottagning av nyanlända ... 17
2.4.2 Uppföljning av planen för intern kontroll ... 18
2.5 Kommunbidrag KF/KS ... 22
3 Resultaträkning ... 23
4 Balansräkning ... 24
1 Sammanfattning
Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning (NAV) har nu genomfört hela den organisationsförändring som kommunfullmäktige beslutade om 2014. Genom att ett kompetenscenter i Angered nu etableras så är sista pusselbiten på plats. Detta år
kommer till stor del att präglas av fortsatt utvecklingsarbete dels för att höja volymerna i ett antal insatser, dels för att uppnå bästa möjliga resultat och effekter. Samtidigt är det viktigt att påpeka att mycket av verksamheten är beroende av samverkan med andra parter såväl inom staden som externt. Exempel på det sistnämnda är
Arbetsförmedlingen (AF), bransch- och fackliga organisationer samt en rad arbetsgivare med rekryteringsbehov eller med intresse för att ta emot elever under utbildning för arbetsplatsförlagt lärande.
I budget 2017 betonas att rätten till arbete är grundläggande om målet om ett jämlikt Göteborg ska uppnås. Därav har NAV ett särskilt fokus kring uppdraget att "Skapa förutsättningar för arbete". Som ett led i denna strävan har förvaltningen utvecklat en modell som benämns "Det stegvisa jobb- och kunskapslyftet". Metoden syftar till att underlätta inträdet på arbetsmarknaden och därefter erbjuda stegvis utveckling genom att studier och arbete varvas. Inledningsvis byggs fem branschstegar inom områden på arbetsmarknaden där stora rekryteringsbehov kan identifieras. En utmaning i
sammanhanget är att erbjuda modeller där utbildning och arbete kan kombineras för att målgrupper med mindre ekonomiska resurser inte ska bli beroende av studielån vilket skulle kunna bli ett hinder för att ta del av utbildningsinsatser. Ett intensivt arbete för att sätta dessa stegar har pågått under första kvartalet. En viktig del i konceptet utgörs också av den stegvisa vägledningen. Rekryteringsbasen för denna modell kommer till stor del att utgöras av deltagare på våra kompetenscentra men också
Arbetsmarknadsenhetens deltagare samt SFI-elever kommer att få möjligheter genom denna insats.
Arbetsmarknadsläget är i sin helhet bättre än på många år med 7,4 procents arbetslöshet utifrån Arbetsförmedlingens statistik för gruppen 16-64 år i mars 2017. För kvinnor är den 6,6 procent och för män 8,1 procent. Det stora problemet är just nu kompetensbrist i många branscher samtidigt som vissa grupper så som funktionshindrade samt
invandrare och ungdomar med kort utbildningsbakgrund har svårare att få fäste på arbetsmarknaden. Arbetet med "Det stegvisa jobb- och kunskapslyftet samt
inventeringen av första möjligheten till "Ett viktigt riktigt jobb" är ett försök för att bana väg för de mer utsatta målgrupperna, vilket hittills ser lovande ut. Ett bra exempel på detta är det så kallade Talangkonceptet som visar mycket bra resultat. Ett ytterligare glädjeämne är projektet "Välkommen till Framtiden" som drivs tillsammans med stadens bostadskoncern och AF där målgruppen är nyanlända inom etableringen. Här erbjuds språkträning, praktik och yrkesutbildning och resultatet i den första gruppen är att alla som fullföljer sannolikt kommer att erbjudas anställning i fastighetsbranschen.
Tillsammans med BusinessRegionGöteborg (BRG) pågår för närvarande ett arbete för att etablera en plan för kompetensförsörjning i näringslivet som ska presenteras och beslutas om i juni.
Vuxenutbildningen visar på höga volymer under första kvartalet. Särskilt SFI ökar, dock är det inte flyktingarna som står för den stora ökningen utan det är många andra som kommer till eller redan finns i Göteborg som har behov av språkinlärning. Ett problem som identifierats är att alltför många sökande till vuxenutbildning väljer flex- eller rena distansvarianter framför gruppundervisning. Eftersom de varianterna ställer stora krav på självständig studieförmåga så blir resultaten inte alltid lyckade utan slutar i alltför stor utsträckning med studieavbrott. En översyn kring kursutbudet och hanteringen av sökande pågår i syfte att öka säkerheten kring antagning till rätt lärform för den sökande
och i förlängningen minskade avbrott.
Inom vägledningen pågår ett utvecklingsarbete specifikt kring yrkesvägledningen. Det är en naturlig följd av den ökade bredd som numera ryms inom NAV:s uppdrag.
Ekonomiskt är läget för närvarande svårbedömt eftersom utfallet av vissa statsbidrag samt beslut avseende stadens kompletteringsbudget ännu inte föreligger. Vi utgår nu från en nollprognos men det kan krävas mer eller mindre kraftfulla åtgärder beroende på hur intäktssidan utvecklas.
Inom personalområdet visar årets medarbetarundersökning på förbättrade resultat jämfört med den föregående. Måtten för NMI (Nöjd Medarbetar Index) och HME (Hållbart medarbetarengagemang) ligger nu nära snittet för alla fackförvaltningar. En särskild insats av Företagshälsovården pågår för att försöka komma åt problemen med alltför många upplevelser av kränkande särbehandling. En organisationsöversyn av en konsultfirma är också nyligen genomförd. Den har medfört att ett par interna
utredningar tillsatts för att fördjupa analysen av organisationens behov.
2 Resultatredovisning och verksamhetsanalys
2.1 Väsentliga händelser och verksamhetens utveckling
I reglementet anges att nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning har det övergripande ansvaret för den kommunala vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna. Vidare ska nämnden för hela stadens räkning anordna
arbetsmarknadspolitiska åtgärder och i övrigt ta de initiativ som behövs för att främja sysselsättningssituationen.
Det stegvisa jobb- och kunskapslyftet
I kommunfullmäktiges budget för 2017 betonas att rätten till arbete är ett
grundfundament för att nå målet om ett jämlikt Göteborg men också för att individer ska få möjlighet till ett tryggare och friare liv. Arbetsmarknad och vuxenutbildning har det övergripande ansvaret för Göteborgs Stads vuxenutbildning samt
arbetsmarknadsinsatser och förvaltningen arbetar efter mottos skapa förutsättningar för arbete.
Som ett led i detta har förvaltningen utarbetat en ny arbetsmetod, Det stegvisa jobb- och kunskapslyftet. Metoden syftar till att lösa den aktuella matchningsproblematiken på arbetsmarknaden genom att kombinera arbete och utbildning. Ambitionen är att först skapa nya vägar för människor att komma in i arbetet och därefter stegvis utvecklas mot högre utbildning och jobb.
Genom att utnyttja möjligheten med arbetsmarknads- och utbildningsinsatser i samma organisation kan förvaltningen bedriva ett parallellt arbete gentemot potentiella arbetsgivare och att samtidigt rusta arbetssökande. Genom kontakter med arbetsgivare och branschföreträdare identifieras arbetsintensiva områden där det råder efterfrågan på rätt utbildad arbetskraft. Tillsammans görs analyser kring tänkbara utbildningslösningar vilka tar hänsyn till såväl arbetsgivarnas krav som till de förutsättningar som finns hos de arbetssökande.
För att motverka inlåsning, och för att främja ett livslångt lärande, är nyckeln i det stegvisa jobb- och kunskapslyftet att förvaltningen inte enbart identifierar möjliga förstajobb och sätter samman skräddarsydd utbildning för dessa utan även utvecklar branschvisa ”stegar”.
Inom ramen för dessa stegar finns möjlighet att ta nya kliv på karriärstegen med hjälp av kompetensutveckling och stegvis vägledning från förvaltningens
vägledningsavdelning. Det handlar om etappvis utveckling för människor, där varje utbildningssteg ska vara strikt kopplat till anställningsbarhet. Grundtanken är att först identifiera möjliga vägar in på arbetsmarknaden och därifrån arbeta vidare.
Med återkommande kompetenshöjande insatser ökar chanserna att etablera sig på arbetsmarknaden på lång sikt samtidigt som identifieringen av och matchningen till ”det första jobbet” skapar möjligheter för individer som idag står långt från arbetsmarknaden att ta ett första steg in på arbetsmarknaden.
Under 2017 har förvaltningen, utöver nämndens mål och uppdrag, identifierat följande prioriterade utvecklingsområden:
• skapa viktiga riktiga jobb
• etablera och implementera branschstegar
• etablera den stegvisa vägledningen
• ingången till studier
2.1.1 Prioriterade utvecklingsområden
2.1.1.1 Skapa viktiga riktiga jobb Nuläge
Vägen till det första viktiga riktiga jobbet är lång för bl.a. många kortutbildade
nyanlända. Genom att arbeta med att förverkliga ”Det stegvisa jobb och kunskapslyftet”
skapas förutsättningar för att korta vägen till det första viktiga riktiga jobbet för många individer.
Inom de fem branschstegarna (hotell/restaurang, handel, äldreomsorg, industri och bygg) pågår ett arbete med att identifiera det första jobbet. Fyra av fem stegar har en huvudsaklig inriktning på det privata näringslivet
Samverkan sker med olika kommunala förvaltningar bl.a. ett antal stadsdelar där frågan om olika former av assisterande tjänster just nu prövas och diskuteras. Tillsammans med AB Framtiden prövas ett nytt arbetssätt med praktik och utbildning tidigt under etableringsperioden.
Ett antal kontakter har också tagits med det privata näringslivet och ett antal insatser prövas där olika former av kompetenshöjande åtgärder genomförs i kombination med en placering på olika arbetsplatser. Detta bland annat genom de så kallade Talangerna.
Avslutningsvis är också upphandlingar med social hänsyn ett viktigt verktyg där
förvaltningen aktivt deltar i samordningen med förvaltningen för inköp och upphandling kring upphandlingar där både kravprofil utifrån de målgrupper som finns och matchning mot tillgängliga platser finns.
Ett arbete pågår också med att identifiera och bygga upp den skräddarsydda kompetensutveckling som kompetenscenter och arbetsmarknadsenheten ska kunna erbjuda på en ständigt pågående basis.
2.1.1.2 Etablera och implementera branschstegar Nuläge
För närvarande pågår ett intensivt arbete med att utveckla stegmodellen inom fem olika branscher och avser hotell/restaurang, handel, äldreomsorg, industri samt bygg.
Utbildningsinnehåll tas nu fram för dessa och i det ingår även framtagning av förkunskapskrav.
Planeringen fokuseras just nu på augustistarten inom hotell/restaurang och industri.
Sökbarheten gäller från steg 2 medan steg 1 är reserverad för främst deltagare från kompetenscentra (KC), arbetsmarknadsenheten och SFI-elever.
Arbetet involverar ett stort antal medarbetare vid förvaltningen från såväl utbildnings- som arbetsmarknads- och vägledningsavdelningen.
2.1.1.3 Etablera den stegvisa vägledningen Nuläge
Vägledningen är inne i ett omfattande förändringsarbete., bl.a. för att öka
tillgängligheten. För närvarande utvecklas därför en ny modell för en stegvis vägledning liksom en metod för mer process- och upplevelsebaserad studie- och yrkesvägledning.
Modellen ska konkretisera och synliggöra arbetet med att vägleda människor vidare till eventuellt nya steg i jobb- och kunskapslyftet. Syftet med förändringarna är att öka antalet personer som går ut i jobb och minska avbrotten vid förvaltningens utbildningar.
Ett starkt fokus på kortutbildade och ett proaktivt uppsökande arbete, såväl i som
utanför arbetslivet präglar modellen för stegvis vägledning. Yrkesvägledningen kommer särskilt att prioriteras genom förmedling av en aktuell bild av den svenska
arbetsmarknaden, samarbete med yrkesbranscher kommer också att utvecklas vidare.
Verksamhet/aktiviteter
Den stegvisa vägledningen i det stegvisa jobb- och kunskapslyftet består av fyra delar.
I steg 1 möter deltagaren studie- och yrkesvägledare på kompetenscentrum (KC) eller
hos en extern utbildningsanordnare (UBA). Vägledaren erbjuder dels gruppvägledning/
-information och vid behov fördjupad vägledning på individnivå.
I detta steg är vägledningens syfte att hjälpa deltagaren att göra ett väl underbyggt val så att deltagaren har motivation och kapacitet att gå in i den aktuella stegen. Vidare ingår att kartlägga vad deltagaren har med sig för kunskaper och färdigheter samt att ge branschspecifik orientering.
Vägledaren samarbetar nära med de coacher som är anställda på kompetenscentrum respektive extern utbildningsanordnare. Coachernas insats är fokuserad på att ge ett stöd på vägen till ett jobb, t.ex. i form av praktik, hjälp med CV-skrivning mm.
I steg 2 är deltagaren i en insats eller har fått ett första arbete. Det innebär att insatsen ska vara allmänt sökbart och handlar ofta om ordinarie vux/yrk-kurser paketerade så att de går att kombinera med arbete. Här skapas olika väglednings-/informationsinsatser beroende på branschstege.
Steg 3 avser en individuell vägledning mot gymnasieexamen/yrkesbevis. Det innebär att arbeta fram en framtidsplan ihop med deltagaren, en plan som omfattar flera steg med olika delmål.
I steg 4 har deltagaren en fast anställning eller studerar en eftergymnasial utbildning.
Steget omfattar en vägledning mot högre studier. Det innebär att deltagarna/eleverna vet var vägledningen finns och söker upp den vid behov, alternativt vänder sig till
vägledning på universitet etc.
Aktiv och inspirerande miljö
Vidare har ett arbete gjorts för att skapa en välkommande och aktiverande miljö för brukaren. Dels handlar det om att skapa en inspirerande fysisk miljö och dels ett arbetssätt som skapar förutsättningar för brukaren att formulera och planera för sitt studie- och yrkesval.
Nyfiken på
Aktiviteten nyfiken på togs fram i samband med EuroSkills och yrkes EM som hölls i staden i slutet av året. Det är ett sorts öppet hus där potentiella elever får komma och prova på olika delar i en yrkesutbildning och skaffa sig en bild av vad utbildningarna går ut på.
Effekter
Det är ännu för tidigt bedöma effekterna av den stegvisa vägledningen eftersom
förvaltningen inte fullt ut har börjat med detta, men målet är att alla inledningsvis ska ha ett vägledningssamtal och att det under individens resa ska kunna erbjudas
vägledningssamtal.
2.1.1.4 Ingången till studier Nuläge
Översyn av flex och distans
Inom vuxenutbildningen finns tre tydliga studiealternativ, gruppundervisning dagtid, flexibla studier med ett mindre antal lektioner och handledningstillfällen samt distans i en mer renodlad form. Flex och distansutbildning har varit uppskattat av eleverna.
En konsekvens av detta är att de utbildningsanordnare som har gruppundervisning har fått väsentligt färre elever och vi har i många ämnen mycket svårt att fördela grupper
Ett problem som identifierats är att alltför många sökande till vuxenutbildning väljer flex- eller rena distansvarianter framför gruppundervisning. Eftersom de varianterna ställer stora krav på självständig studieförmåga så blir resultaten inte alltid lyckade utan slutar i alltför stor utsträckning med studieavbrott, se nedan.
Den statistisk som finns tillgänglig visar att andelen avbrott och andelen icke-godkända betyg är något högre i flexkurserna och distanskurserna jämfört med gruppundervisning.
Detta leder till att ju fler elever vi fördelar till flex- och distanskurserna, ju högre andel avbrott och icke-godkända betyg kommer vi att få, se diagram nedan.
Källa: statistik från verksamhetssystemet Alvis vid arbetsmarknads- och vuxenutbildningen
Det finns flera orsaker till att så många väljer flex- och distansstudier.
• Många starter gör det möjligt att starta snabbt. Detta prioriteras framför bästa möjliga lärform för den enskilde eleven.
• Bristande information om vad som krävs i form av självdisciplin, tidsåtgång, studie- och datorvana.
• Många uppfattar lärformen som enklare.
• Det går att välja en snabbare studietakt om 10, 15 eller 20 veckor jämfört med gruppundervisningens 20 veckor.
• Sociala hinder kan försvåra gruppundervisning såsom t ex sociala fobier.
• Bekvämt, eleven slipper ta sig till skolan.
• Studierna går i högre grad att kombinera med arbete.
En översyn kring kursutbudet och hanteringen av sökande pågår i syfte att öka säkerheten kring antagning till rätt lärform för den sökande och i förlängningen minskade avbrott.
Studieplaner
Avseende förvaltningens arbete och ansvar för att upprätta och följa upp studieplaner så genomförs just nu en nulägesanalys och utvärdering som utgångspunkt till förslag på förbättringsåtgärder.
Åtgärder för ökad måluppfyllelse
Utöver vad som nämnts ovan om ändringar avseende grupp, flex och
distansundervisning så har en översyn av förvaltningen genomförts i vintras av en konsult. Utifrån den har förvaltningsledningen kommit till slutsatsen att ingången till studier är en komplex fråga som kräver fördjupning i flera avseenden. Det handlar om ingången till både SFI och övrig vuxenutbildning som i sin tur inrymmer ett antal moment. Dessa omfattar den första informationen, kontakten med vägledningen, ansökan, antagningen och även helst genomförda studier. En utgångspunkt för detta fördjupade arbete är att sätta den sökande i centrum. Utmaningen består i vår förmåga att nyttja organisationen så bra som möjligt för göteborgarens bästa.
Målsättningen är primärt att föreslå bästa organisering och arbetssätt för ingången till vuxenstudier. Detta med göteborgarens bästa i fokus, samtidigt som lagstadgade krav efterlevs. Det sekundära målet för projektet är att identifiera eventuella nödvändiga organisationsförändringar.
Projektet startade den 8 mars 2017 och ett slutligt förslag och slutsatser ska vara klara den 30 april.
2.1.1.5 Rusta individer Nuläge
Kompetenscenter
Kompetenscenter Öster, Centrum-Väster samt Hisingen arbetade i mars sammanlagt med 452 deltagare, varav 214 kvinnor och 238 män. Av dem är 30 deltagare under 25 år, 14 kvinnor och 16 män. Under mars öppnade stadens fjärde kompetenscenter, i Angered, vilket därmed innebär att alla kompetenscenter nu är i full verksamhet.
Förvaltningens ambition är att öka inflödet till våra kompetenscentra och bl.a. har ett yrkande varit uppe på nämnden i november om en pilot för samverkan och utveckling av arbetssätt för att utveckla vägarna till jobb mellan Nämnden för Arbetsmarknad och Vuxenutbildning och stadsdelsnämnden Majorna-Linné.
För att öka inflödet av deltagare pågår arbete med stadsdelarnas socialsekreterare, se även avsnitt 2.4.2. Deltagare inskrivna på kompetenscenter söker arbete inom ett flertal olika yrken, men ett större antal söker inom städ/renhållning, hotell/restaurang,
butik/försäljning samt transport/lager. Av deltagarna har 147 personer bristande skolutbildning, 136 personer grundskolenivå, 84 personer har läst gymnasiet och 61 deltagare har eftergymnasial utbildning/högskola. Sex deltagare har inte svarat.
Sedan starten har kompetenscenter t.o.m. mars 2017 totalt arbetat med 672 personer varav 138 av dessa har blivit självförsörjande genom arbete och 23 har påbörjat studier.
Resterande grupp är ännu kvar vid kompetenscentan.
Inkluderande matchning
Inom ramen för projektet inkluderande matchning fortsätter serviceassistenterna att växla arbete med studier. I april börjar några deltagare arbeta heltid medan övriga fortsätter läsa svenska 1,5 dag/vecka. För närvarande deltar 17 personer i projektet,
pågår för att undersöka intresset för en start i september. Samtidigt förs dialog med kommunal angående befattningen serviceassistent.
Extratjänster i välfärden
Insatsen fortsätter att öka och i mars är 169 personer inskrivna vid
arbetsmarknadsenheten. Av dessa är 75 personer i anställning, varav 45 kvinnor och 30 män medan ytterligare 80 personer väntar på att börja sin praktik. Samtidigt noteras att ungefär hälften av de som hittills anvisats från Arbetsförmedlingen inte uppfyller kriterierna för en anställning vilket medför att dessa återremitteras till
Arbetsförmedlingen. Målgruppen är också i stort behov av stöd/kompetenshöjning i uppstarten av sin anställning vilket innebär ett ökat ianspråktagande av olika resurser.
Förändrade villkor för åtgärden från december 2016 har medfört en förnyad
samverkansprocess med de fackliga organisationerna vilket samtidigt bidragit till en fördröjning av anvisningarna. Under mars förväntas denna samverkan vara avslutad.
Därutöver har några verksamheter i stadsdelarna rapporterat att möjligheterna för att ta emot anvisningar är begränsat.
Lärvuxprojektet
Inom lärvuxprojektet innehar tio personer en tidsbegränsad ettårig
utvecklingsanställning, varav fem kvinnor och fem män. Ett av projektets syfte är att skapa underlag för ställningstagande för fortsatt anställning inom staden för målgruppen deltagare. Eftersom anställningarna påbörjades andra halvåret 2016 behövs ett
ställningstagande kring hur fortsättningen av insatsen skall formuleras.
Traineeprogrammet
Programmet som vänder sig till personer med funktionsnedsättning genomförs av Studium. Programmet arbetar årligen med omkring 40 deltagare. Nio deltagare har hittills blivit anställda under 2017, varav fem män och fyra kvinnor. Två deltagare har valt att studera varav en deltagare i kombination med praktik. Fjorton deltagare gör, eller ska börja göra, praktik. Tolv deltagare har hittills erhållit praktik genom programmet.
Samarbetet med Framtiden -Välkomna till Framtiden
Målgruppen är nyanlända under etableringstiden, både kvinnor och män i blandade åldrar. Den största gruppen omfattar män i åldrarna ca 25-55 år. Den första
femtigruppen nyanlända under etableringstiden har gått igenom första fasen i
programmet som är 10 veckors SFI på heltid, 40 timmar/vecka, samhällsorientering och en inledande omgång av kursen service och bemötande.
De är nu cirka tre månader in i sin praktiktid med handledning hos Bostadsbolaget, Poseidon och Familjebostäder. Gruppen fortsätter att läsa SFI och kursen service och bemötande. Samtidigt pågår kontakter med underleverantörer till AB Framtiden för att hitta möjliga anställningar för deltagarna. Redan idag finns det så många
jobbmöjligheter hos underleverantörerna att det går att säga att det finns ett möjligt arbete för alla som finns i programmet.
Av de som har avbrutit projektet går tre på en arbetsmarknadsutbildning hos
Arbetsförmedlingen, en har flyttat till Stockholm, tre går på utbildning på GY-nivå, två har fått arbete redan och fem har avbrutit på grund av förhinder.
Offentligt skyddad anställning
För närvarande är 324 personer aktuella i åtgärden, antingen genom anställning eller praktik. Av dessa är 238 mån och 86 kvinnor. Den manliga dominansen beror på lagverksamheten där få kvinnor deltar.
Sjukfrånvaron är fortsatt hög, och arbetsmarknadsenheten har startat upp ett rehabiliterande program för de personer som har högst frånvaro med syftet att öka frisknärvaron.
Antalet personer som erhåller anställning på den ordinarie arbetsmarknaden har ökat från samtliga arbetsmarknadsinsatser och denna trend förväntas fortsätta under 2017.
Behovet av anpassade utbildningsinsatser och kompetenshöjande insatser är stort och är ett fokusområde för arbetsmarknadsenhetens fortsatta arbete under 2017 för att fler av våra arbetstagare ska bli anställningsbara på den ordinarie arbetsmarknaden.
Trainee i välfärden
Insatsen vänder sig till de ungdomar i åldern 20-24 år, som har gymnasieutbildning och varit utan arbete i mer än tre månader. Traineejobben kan ges för yrken inom sjukvård, äldreomsorg, funktionshinderområdet, skola och fritidshem och övriga yrken där det finns en stor efterfrågan på arbetskraft (så kallade bristyrken). Efter en trög start med få deltagare återfinns i mars 22 personer i insatsen. Anledningen till det ljumma intresset kan i huvudsak härledas till den gynnsamma arbetsmarknaden för ungdomar med gymnasiekompetens.
Utbildningskontrakt
Utbildningskontrakt är en insats som vänder sig till ungdomar mellan 20-24 år och som saknar en fullständig gymnasieutbildning som kan få stöd att påbörja och fullfölja en gymnasieutbildning. Omkring 200 ungdomar har ingått ett utbildningskontrakt varav omkring hälften, 102 personer, kvarstår i insatsen. Av dem är 58 män och 44 kvinnor.
Det förhållandevis omfattande antalet som slutar förklaras av att många av deltagarna, trots möjlighet till individuellt stöd, upplever studietakten som alltför krävande. Det kan samtidigt vara värt att notera att fördelningen i insatsen mellan män och kvinnor också följer arbetslöshetens könsfördelning i ungdomsgruppens, 60 procent män och 40 procent kvinnor.
Ferieprocessen
Ferieprocessen för gymnasiet 2017 är uppstartad och i år finns det 1340 arbetsplatser att matcha sökande mot. Svårigheterna med att få fram tillräckligt med arbetsplatser
kvarstår. Antalet behöriga sökande omfattar 2971 ungdomar (av dem är 1507 flickor och 1464 pojkar).
Förändringar i årets ferieprocess har inneburit att ungdomar som hoppat av gymnasiet eller inte börjat gymnasiet också kunnat söka feriearbete. Även personer med tillfälligt personnummer som i övrigt uppfyller kriterierna för feriearbete har, till skillnad från tidigare år, kunnat söka.
Delegationen för unga till arbete, DUA
Åtgärden har fått ett utökat uppdrag och byter namn till Delegationen för unga och nyanlända till arbete. Inom insatsen pågår implementeringsarbete, fortsatt utveckling av en gemensam kommunikationsstruktur och uppstart av en entreprenörsutbildning.
Uppföljning av arbetsmarknadsinsatser
Utifrån nämndens ansvar för och kommunala arbetsmarknadsinsatser avser förvaltningen genomföra en uppföljning av utbildningsanordnarna utifrån en verksamhetslogik som bygger på struktur-, process- och resultatkvalité.
Uppföljningens syfte är att ge en bild över hur utbildningsanordnarnas verksamhet fungerar ifråga om genomförd planering och avsatta resurser når de uppsatta mål som angivits. Detta genom att identifiera och summera framgångsfaktorer men också finna utvecklingsområden. Ett arbete har påbörjats vid förvaltningen för att etablera en metod och skapa ett arbetssätt för att uppnå detta på samma sätt som inom
utbildningsverksamheten, se avsnittet om kvalitetsgranskning inom utbildningen.
2.1.2 Övriga väsentliga händelser Vuxenutbildning - kursdeltagare och individer
I tabellen nedan återfinns antal kursdeltagare respektive individer för hösten 2015 samt vår och höst 2016.
H15 H15 V16 V16 H16 H16 Totalt Totalt
Kurs- deltagare
Individer Kurs- deltagare
Individer Kurs- deltagare
Individer Kurs- deltagare
Individer
GR 4 117 2 944 3 767 2 762 3 816 2 791 11 700 8 497
GY 22 453 8 543 25 664 9335 23 530 8 749 71 647 26 627
SFI 8 658 7 837 10 001 8 595 9 211 8 227 27 870 24 659
SÄ 355 139 352 143 313 127 1 020 409
Totalt 35 583 19 463 39 784 20 835 36 870 19 894 11 2237 60 192
Källa: Verksamhetssystemet Alvis vid Arbetsmarknads- och vuxenutbildningen. Status Antagen, Betygsatt, Avbrott. Exklusive folkhögskolorna.
En närmare granskning och analys av antal ansökningar, andelen antagna, andelen avbrott och betyg sker i samband med uppföljningsrapport tre.
Uppstart av arbetet med nytt avtal inom utbildningsområdet from 2019
Inom kort startar arbetet med förberedelse inför ny upphandling av vuxenutbildning och arbetsmarknadsinsatser. Avtalet ska träda i kraft den 1 juli 2019. En intern processledare har utsetts vars roll kompletteras med en extern resurs inom upphandlingsområdet.
Därutöver kommer en styrgrupp och ett antal referensgrupper att bildas. En viktig fas i det inledande arbetet är att fånga upp erfarenheter från nuvarande avtal där många behöver medverka.
Kvalitetsgranskning inom utbildningsverksamheten
Förvaltningen följer upp och utvärderar i vilken utsträckning utbildningsanordnare (uba), som ingått avtal med Göteborgs stad, uppnår de nationella och kommunala målen för vuxenutbildningen. Kvaliteten på vuxenutbildningsuppdraget bedöms utifrån statliga styrdokument, ramavtal samt förvaltningens riktlinjer och årliga kommunala mål. Detta sker med hjälp av rektors uppföljning, kvalitetsgranskning, enkäter och statistik. Det sammanvägda resultatet från dessa kvantitativa och kvalitativa uppföljningar ligger till grund för nästkommande ekonomiska beställningsram (planerad beställning). För de
utbildningsanordnare som inte bedöms leva upp till tillräckligt god kvalitet, medför detta att inga nya elever antas till anordnaren samt krav på genomförande av
åtgärdsplaner.
För närvarande genomförs också en administrativ granskning av alla
utbildningsanordnare inom alla avtalsområden som omfattar elevregistrering och närvarorapport/frånvarorapport. Denna granskning sker under perioden september 2016 till mars 2017. Syftet är att säkerställa verksamhetens kvalitet, rättssäkerheten för eleverna, de ekonomiska förutsättningarna för såväl förvaltningen som för
utbildningsanordnarna samt att se till att statistik och uppföljningsmått är korrekta.
Vidare genomförs också en kvalitetsgranskning av de utbildningsanordnare som bedömdes ha brister våren 2016. Det avser sammanlagt fem avtal med tre
utbildningsanordnare. Fokus är systematiskt kvalitetsarbete, rättsäkerhet, betygssättning och likvärdig bedömning.
En sammanfattande rapport avseende UBA:s kvalitet kommer att redovisas till nämnden i augusti.
InVäst
InVäst är ett projekt som startat och som syftar till att stärka västsvenska organisationers kompetens i att ta emot nyanlända i Sverige. Göteborgsregionens kommunalförbund är projektägare och delregionerna Skaraborg, Boråsregionen och Halland samverkar kring genomförandet. Projektet delfinansieras av ESF och pågår mellan 2016 och 2019.
Eftersom språket är en nyckel till detta ligger stort fokus i projektet på att stärka kvaliteten inom sfi-verksamheter. Detta genom kompetensutveckling och
processledning av personal samt utveckling av en digital plattform för fortbildning.
Flera sfi-anordnare i Göteborgs Stad och utanför har anmält intresse för att delta, något som sfi-rektorerna på förvaltningen uppmuntrar. Också förvaltningen har gjort en intresseanmälan med förslag på insatser inom tre områden, som beskrivs närmare nedan, nämligen:
1. Utveckling av formatet för elevens pedagogiska planering 2. Utvecklingsinsats för en förbättrad elevkartläggning
3. Kompetensutveckling inom språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt.
Informationsträffar inom vägledningen
Nytt för i år är de informationsträffar och workshops som startats under det första kvartalet vid studie- och yrkesvägledningen i Rosenlund. Tanken är att man som
brukare ska kunna få svar på sina frågor genom dessa. Under våren 2017 äger minst två informationsträffar rum inom respektive sju områden.
• Att studera på komvux
• Att studera via Internet
• Lärvux - särskild utbildning för vuxna
• För dig som ska läsa sfi eller grundläggande nivå
• Yrkesutbildningar
• Arbetsmarknad
• Information om lärlingsutbildning
Till informationsträffarna är även så kallade vidareinformatörer inbjudna. Det vill säga socialsekreterare vid stadsdelarna och bland annat handläggare på Arbetsförmedlingen.
Här har responsen varit god.
som pågått sedan 2014 kring lärlingsutbildningar och som brukar ha ett 50-tal deltagare.
Dock sker ett antal informationsträffar först i maj och juni. Vid den första informationsträffen hade tio personer anmält sig, varav sex personer var män.
Kompetensutveckling inom vägledningen
Som en del i att kunna prioritera yrkesvägledningen för att sedan kunna förmedla en aktuell bild av den svenska arbetsmarknaden pågår också en kompetensutveckling av medarbetarna. Under det första kvartalet besökte bland annat alla medarbetare
Yrkeshögskolemässan. Vidare är studie- och yrkesvägledare delaktiga på de mässor som Arbetsförmedlingen anordnar, nu senast på servicemässan och vård- och omsorgsmässan.
Annonsering
Under våren kommer förvaltningen för första gången ha tre stycken så kallade
nativeannonser i tidningen Metro. Native annonsering är marknadsföring med annonser som ser ut och upplevs som det ”riktiga” innehållet i det medium där det presenteras.
Det framgår dock alltid tydligt vem som är avsändaren. Vårens annonser avser redaktionella annonser där förvaltningen kommer att fokusera på elever inom branscherna restaurang, bygg samt vård och omsorg med språkstöd.
Under första kvartalet har även ytterligare fem stycken filmer som blivit klara. De nya filmerna beskriver yrkesutbildningarna vård och omsorg, tunga fordon, lagerhantering och logistik, hotell samt sfi-introduktion på svenska men som även är översatta till engelska, persiska, arabiska, somaliska, turkiska, thailändska och pashto.
Organisationsöversyn
Konsulter från företaget Public Partner har sedan november haft i uppdrag att titta på vissa delar av förvaltningens organisation. Inom ramen för uppdraget har de genomfört ett stort antal intervjuer med chefer, fackliga företrädare och medarbetare. En dialog och workshop har hållits med chefer, HR-specialister och de fackliga representanterna där de presenterade sitt underlag.
Kosmos
I januari började förvaltningen använda det nya ärendehanteringssystemet KOSMOS.
De ärenden som är berörda är endast de som kommer in via studie- och yrkesvägledningen (infobrevlådan, telefon och besök) samt Alvis support.
2.2 Utfall och prognos Resultaträkning i sammandrag
Period Helår
Utfall Budget Avvikel se
Utfall fg
år Prognos Fg
prognos Budget Bokslut fg år Intäkter 55 023 61 803 -6 780 42 694 256 193 243 193 243 193 206 369 Kostnader -192 531 -198 821 6 290 -161 933 -831 593 -818 593 -818 593 -698 116 Kommunbidrag 143 850 143 850 0 129 225 575 400 575 400 575 400 516 900 Kommunbidrags
-tillägg 100
Utvecklingsfond 315
Resultat 6 342 6 832 -490 10 300 0 0 0 25 253
2.2.1 Utfall till och med perioden Intäkter
Avvikelse mot budget KSEK - 6 780. I huvudsak består avvikelsen av tre poster.
Statsbidrag som budgeterats inom utbildningsområdet (KSEK - 8 950) har inte bokats upp eftersom det fortfarande finns viss osäkerhet kring dessa. Statsbidrag inom arbetsmarknadsområdet (KSEK - 4 300) har inte influtit i den takt som budgeterats.
Intäkter för GR Yrkesvux ( KSEK 5 700) beror på en stor januariantagning och en hög volym fortsättare från 2016.
Kostnader
Total avvikelse mot budget KSEK - 6 290. Personalkostnaderna är KSEK 3 350 lägre än budgeterat. I huvudsak beror detta på förseningar i etableringen av kompetenscentra och i ESF-projektet "Göteborg tillsammans". Inom utbildningsområdet ökar kostnaden med ca KSEK 4 750 främst hänförligt till ökningen av GR Yrkesvux (se ovan).
Arbetsmarknad ligger KSEK 7 550 under budget och ca hälften av skillnaden beror på att sjukfrånvaro och tillströmning till OSA varit högre respektive lägre än förväntat.
2.2.2 Prognos Intäkter
Avvikelse mot budget KSEK + 13 000. I huvudsak består avvikelsen av högre
statsbidrag för "Extratjänster i välfärden" och en volymökning för GST, en insats med syfte att kompetensförstärka timanställda i staden så att de kan erhålla fast anställning.
Osäkerheten kring statsbidrag är ett återkommande problem vid budgetering och prognostisering. I denna prognos är utgångspunkten att statsbidrag gällande
rättighetslagstiftning för högskolebehörighet (KSEK 29 800) och statsbidrag avseende Yrkesvux (KSEK 7000) kommer att inflyta.
Kostnader
Avvikelse mot budget KSEK - 13000.
Personalkostnaden förväntas bli KSEK 6000 lägre än budget. I huvudsak kan detta hänföras till att rekryteringar kommer att ske senare än planerat.
Inom utbildningsområdet är söktrycket i allmänhet högt och i synnerhet gäller detta Sfi.
Sammantaget beräknas kostnaden överstiga budget med KSEK 17000.
Kostnaden för arbetsmarknadsinsatser antas i stort sett ligga i nivå med budget.
2.3 Utveckling inom personalområdet 2.3.1 Personalvolym och lönekostnad
Belopp i tkr Utfall tom mars 2017
Utfall tom mars
2016 Prognos 2017 Bokslut 2016 Lönekostn. exkl
arvoden 20 086 14 278 79 235 60 300
Arbetad tid
(årsarbetare) 51,2 36,2 206 156,5
Lönekostnad per
årsarbetare 392 394 384 385
något mindre än förväntat, vilket främst beror på att rekryteringarna har tagit längre tid än planerat och att det har funnits vissa svårigheter att få tag på efterfrågad kompetens inom några befattningar såsom till exempel studie- och yrkesvägledare. Rekryteringen har också till viss del försvårats av en tydligt ökad lönekonkurrens inom de sociala och pedagogiska yrkesgrupperna.
Lönekostnaden per årsarbetare är för perioden 1,8 procent högre jämfört med bokslut 2016. I huvudsak beror avvikelsen gentemot årsutfall 2016 på att kostnaderna för semester belastar resultatet utifrån arbetad tid och avräknas resultatet under
semesterledigheten. Prognostiserad lönekostnad 2017 är däremot något lägre än bokslut 2016 beroende på att personalvolymökningen främst avser yrkesgrupper som har en något lägre lönenivå än förvaltningens tidigare medellön.
I prognosen finns vissa osäkerhetsfaktorer som kan påverka utfallet. Det handlar främst om när i tid ny personal påbörjar sin anställning.
2.3.2 Övrig utveckling inom personalområdet
Inom personalområdet visar årets medarbetarundersökning på förbättrade resultat jämfört med den föregående. Måtten för NMI (Nöjd Medarbetar Index) och HME (Hållbart medarbetarengagemang) ligger nu nära snittet för alla fackförvaltningar. En särskild insats av Företagshälsovården pågår för att försöka komma åt problemen med alltför många upplevelser av kränkande särbehandling.
2.4 Uppföljning av särskilda beslut och uppdrag 2.4.1 Mottagning av nyanlända
En stor andel nyanlända blir initialt efter etableringsperioden beroende av försörjningsstöd. SCB gjorde en kartläggning av invandrade 1997-1999 där det framgick att av de flyktingar som invandrade åren 1997 till 1999 och stannade kvar i Sverige så var det 6 av 10 som hade förvärvsarbete efter 10 år.
Källa: SCB:s tidning välfärd nr 1 2015
Förvaltningen har ett uppdrag att skapa möjligheter för de som står utanför arbetsmarknaden att förstärka sin kompetens genom utbildning och/eller
arbetsmarknadsinriktade insatser. Många av dem som står utanför är nyanlända med kort utbildning som behöver rustas med rätt kompetens för att kunna få inträde och etablera sig på arbetsmarknaden på lång sikt. Detta möjliggörs genom att funktionerna vägledning, vuxenutbildning och arbetsmarknad finns samlat. Det kan röra sig om insatser i form av språkundervisning Sfi, skräddarsydda utbildningar som ex.
"Talangkonceptet" eller reguljära vuxenutbildningar.
Genom krav på social hänsyn i upphandlingar är ambitionen att skapa arbetstillfällen för bl.a. nyanlända för att komma in på arbetsmarknaden. Det stegvisa jobb- och
kunskapslyftet bygger på professionella kontakter med möjliga arbetsgivare för att identifiera tänkbara områden där det råder brist på personal och där en kortare utbildning skulle vara tillräcklig för att utföra arbetet. Förvaltningen bedömer att de insatser som gjorts ang. mottagande av nyanlända avseende språkutvecklande arbetsätt samt modersmålsundervisning ger bättre möjligheter att uppnå uppsatta mål oavsett elevens tidigare skolbakgrund och språkfärdigheter. Att ge dessa elever en god start är en stor och viktig utmaning för förvaltningen.
För att skapa förutsättningar för arbete genom tidiga insatser för denna målgrupp, har ett samarbete inletts med AF som resulterat i ett gemensamt ESF-projekt "Göteborg
Tillsammans" där bl.a. Talangerna en lärlingsmodell för nyanlända.
En liknande samarbete pågår tillsammans med AB Framtiden och Park- och naturförvaltningen
2.4.2 Uppföljning av planen för intern kontroll
Enligt hittills gällande riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs stad (KF 2009-03-26
§10, H 2009:36) som gällt under 2016 ska varje nämnd upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och anvisningar antas. Varje nämnd har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. I riktlinjerna anges också att nämnderna senast i december varje år ska anta en särskild kontrollplan för kommande verksamhetsår. Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning gjorde så i december 2016.
nämnden i den omfattning som fastställts i nämndens plan för intern kontroll. Denna rapportering ska ske inom ramen för nämndens samlade uppföljning. Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning beslutade i december 2016 att så skulle ske i samband med uppföljningsrapport 1, se nedan.
Nya riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll har under 2016 antagits av kommunfullmäktige och börjar gälla from januari 2017. Detta innebär att framtida arbete med intern kontroll kommer att utformas på något annorlunda sätt.
Område Riskbeskrivning Kontroll
Ansvarig för åtgärder / kontroll /datum för kontroll
Slutsats
Grund- uppdrag
Risk att vägledare / kommunikatör lämnar felaktig information till göteborgaren.
Detta beroende på att interna beslut från respektive avdelning, som t.ex. kursutbud, ansöknings- perioder mm, kommer till vägledningen för sent.
Få till stånd en struktur avseende
informationsflödet av intern kommunikation mellan avdelningarna för t.ex. kursutbud,
ansökningsperiod och söktryck. Kontroll att Arbvux internt fungerar och att informationen läggs in i tid, är relevant och uppdaterad.
Avd chef U och V samt personalchef / förvaltningscontroller / 20 mars 2017
Risken bedöms kvarstå. Ett visst problem finns med sena
beslut/ändringar som i bland sker och som skapar en osäkerhet i om informationen är uppdaterad och korrekt. Det finns också flera
informationskanaler (intranät, DL-listor, arbetsboken mfl) som skapar en osäkerhet om informationsflödet.
Förvaltningen arbetar med att kvalitetssäkra detta.
Grund- uppdrag
Risk att studieplan inte upprättas av hemkommunen.
Kontroll att ansvaret är tydligt och att studieplaner upprättas.
Förvaltningschef / förvaltningscontroller / 28 mars 2017
Avseende förvaltningens arbete och ansvar för att upprätta och följa upp
studieplaner så genomförs just nu en nulägesanalys och utvärdering som utgångspunkt till förslag på förbättringsåtgärder.
Grund- uppdrag
Lågtinflöde av deltagare till kompetenscentra.
Kontroll av att åtgärder genomförs i form av etablerande av
kontaktytor, mötesforum, driftgrupper, introduktion av socialsekreterare mm.
Avdelningschef och områdeschef / förvaltningscontroller / 28 mars 2017
Se kompletterande text nedan
Stöd- processer
Riskför felaktig utbetald lön inkl felaktig
registrering i Personec.
Avstämning av åtgärder samt stickprov ur Personec under feb-mars
Personalchef / förvaltningscontroller / HR-handläggare / 28 mars 2017
Se kompletterande text nedan
Stöd- processer
Bristande säkerhetsnivå i förvaltningens verksamhets- system ( Alvis).
Avstämning av
konsultrapporten under feb-mars. Hur har konsultens rekommendationer omhändertagits?
Ekonomi- och IT chef /
förvaltningscontroller / 28 mars 2017
Se kompletterande text nedan
Uppföljning avseende löneprocessen
I riskanalysen som låg till grund för planen för intern kontroll identifierades att följande åtgärder behövde vidtas:
• Utbildningsinsatser till chefer och medarbetare.
• Regelbunden information på intranätet och på APT.
• Nära dialog mellan HR och chefer inför lönekörning.
• Förstärkning av HR
Nedan anges status för dessa åtgärder. Risken bedöms som omhändertagen.
Generellt
Ett årshjul finns framtaget inom HR som avser vilka stickprov och avstämningar som sker, när de sker och vem som ansvarar för dem. Dessa avser bl.a. flexavstämning, kontroll av antal 65/67 åringar, avstämning av sjukfrånvaro, tjänsteldighet, lönetillägg, semesteruttag mm.
Vidare genomförs regelbundna stickprov där 15-20 medarbetare slumpvis väljs ut 4 gånger per år (motsvarar drygt 10 procent av årsarbetarna vid förvaltningen). Vid dessa tillfällen kontrolleras löneutbetalningar, anställningsavtal, frånvarorapportering samt övriga poster som påverkar lön såsom avdrag för västtrafikkort, cykelförmån, friskvård mm.
Ett arbete med att utveckla löneprocessen inom arbetsmarknadsenheten pågår och berör bl.a. feriearbeten.
Utbildningsinsatser och regelbunden information
Information avseende anställningen ges alltid vid den obligatoriska introduktionen av nyanställda. Därtill finns information på intranätet och ges dels på APT.
Nära dialog
Inför varje löneutbetalning erhåller varje chef ett underlag och en checklista för att stämma av kommande utbetalningsunderlag.
Förstärkning av HR funktionen
Under 2016 förstärktes HR funktionen med en medarbetare.
Uppföljning avseende Alvis
I riskanalysen som låg till grund för planen för intern kontroll identifierades att stadsrevisionen i granskningen avseende verksamhetsåret 2015 lämnade fyra rekommendationer:
• att säkerställa att identifierade brister i verksamhetssystemet Alvis åtgärdas eller att kompenserande kontroller införs.
• att säkerställa framtagande och etablering av rutiner för uppföljning av informationssäkerhetsnivån.
• att säkerställa ett adekvat skydd av känsliga personuppgifter genom särskild god it-säkerhet.
• att etablera rutiner för uppföljning av leverantörens säkerhetsarbete enligt lag, avtal och riktlinjer.
På nämndsammanträde den 26 april 2016 beslutades att ge förvaltningschefen i uppdrag att återkomma med förslag på åtgärder med anledning av stadsrevisionens kritik. Dessa har därefter hanterats och ett svar vilket nämndbehandlades i maj 2016 lämnades till
Under hösten 2016 anlitade förvaltningen E&Y för att genomföra en granskning av informationssäkerheten och penetrationstest av Alvis. En rapport lämnades den 5 december 2016. I den kommenterar E&Y systemsäkerheten i fem punkter. Av dessa har fyra åtgärdats och en (BankID-inloggning) ligger utanför förvaltningens möjligheter att agera och hanteras istället av intraservice.
Vidare uppdaterades informationsklassificeringar för Alvis sommaren 2016 och därefter har ett arbete påbörjats med risk- och sårbarhetsanalyser. Detta för att säkerställa att den konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet som beskrivs i
informationsklassificeringarna säkerställs. Detta arbete slutförs under april 2017.
Uppföljning avseende kompetenscentra
I riskanalysen som låg till grund för planen för intern kontroll identifierades att följande åtgärder behövde vidtas:
• Flera kontaktytor behöver utvecklas med stadsdelarnas socialtjänster för att uppnå en god samverkan kring kompetenscenter.
• En plan behöver tas fram där detta arbete systematiseras.
• Mötesforum behöver skapas där medarbetare möter socialsekreterare och samordnare träffar 1:e socialsekreterare.
• Grupper finns eller behöver skapas där berörda chefer kring varje KC möts och där även Arbetsförmedlingen är en viktig part som i viss mån kan påverka inflödet.
• En plan behöver också tas fram för hur nya socialsekreterare ska introduceras och utbildas i kompetenscenters arbete för att minska
Nedan anges status för dessa åtgärder.
Flera kontaktytor behöver utvecklas med stadsdelarnas socialtjänster för att uppnå en god samverkan kring kompetenscenter. En plan behöver tas fram där detta arbete systematiseras.
Alla socialsekreterare som arbetar med personer som kan vara berörda av kompetenscenters insatser har deltagit på utbildning om verksamheten vilket
genomförts av KC:s samordnare. För Angered sker detta i början av april. Samordnare deltar regelbundet i samverkansmöten på socialtjänsten i de flesta stadsdelarna.
Gemensamma metodmöten mellan socialsekreterare, coacher och studie- och
yrkesvägledare sker i flera stadsdelar. Detta arbete kommer att fortsätta att fördjupas.
Förvaltningens ambition är att öka inflödet till våra kompetenscentra och bl.a. har ett yrkande varit uppe på nämnden i november om en pilot för samverkan och utveckling av arbetssätt för att utveckla vägarna till jobb mellan Nämnden för Arbetsmarknad och Vuxenutbildning och stadsdelsnämnden Majorna-Linné.
Grupper finns eller behöver skapas där berörda chefer kring varje KC möts och där även Arbetsförmedlingen är en viktig part som i viss mån kan påverka inflödet.
Varje kompetenscenter har en lokal styrgrupp som möts två gånger per termin där enhetschefer från varje stadsdel samt chefer från Arbetsförmedlingen finns
representerade tillsammans med enhets- och områdeschef från kompetenscenter. En central styrgrupp för staden är under uppbyggnad. I den kommer från stadsdelarna två sektors- och fyra områdeschefer att delta, vidare ingår en chef från Arbetsförmedlingen samt avdelningschefen och områdeschefen från Arbetsmarknads- och vuxenutbildning.
Ett första möte planeras i maj. Därefter kommer regelbundna möten att äga rum.
En plan behöver också tas fram för hur nya socialsekreterare ska introduceras och
utbildas i kompetenscenters arbete för att minska risken att KC får för få deltagare.
I uppstarten av varje kompetenscenter har kompetenscenters samordnare genomfört ett introduktions-/utbildningsprogram med berörda socialsekreterare. Då
personalomsättningen är hög i vissa stadsdelar erbjuder samordnarna regelbundet utbildningsinsatser för nya handläggare så att dessa snabbt ska förstå kompetenscenters uppdrag och hur vägen in ser ut för berörda deltagare. Samordnarna finns också
tillgängliga på både mail och telefon för att svara på socialtjänstens frågor. Detta arbete kommer att fortsätta att fördjupas.
Mötesforum behöver skapas där medarbetare möter socialsekreterare och samordnare träffar 1:e socialsekreterare.
På kompetenscenter Öster, som varit igång längst, träffas handläggare och medarbetare på kompetenscenter någon/några gånger per termin. På de övriga kompetenscentren pågår samtal mellan enhetschefer, 1:e socialsekreterare och samordnare kring former och behov av att träffas lokalt.
2.5 Kommunbidrag KF/KS
Beslut Kommunbidrag i tkr
KF beslut i juni 2016 575 400
Av KS kompletterande budgetbeslut november 2016
Totalt 575 400
3 Resultaträkning
Resultaträkning
Utfall perioden
Periodiserad budget
Utfall period. fg
år
Prognos 2017
Budget 2017
VERKSAMHETENS INTÄKTER
Taxor avg ersättn 194 542 430 2 170 2 170
Bidrag 38 891 50 281 32 775 214 318 198 543
Försälj. av verk o entreprenad
15 938 10 980 9 482 37 905 42 480
Övriga intäkter 7
S:a verksamhetens intäkter
55 023 61 803 42 694 256 193 243 193
Löner ersättn. o förmåner -37 844 -44 933 -27 707 -196 691 -200 260 Soc. avgifter o
pensionskostnad
-14 390 -17 165 -10 574 -74 900 -76 667
S:A personalkostnader -52 233 -62 098 -38 281 -271 591 -276 927
Köp av huvudverksamhet -135 995 -121 247 -113 258 -469 099 -452 300
Lokalhyra etc -3 089 -3 309 -1 997 -13 235 -13 235
Förbrukningsmtrl. o reperationer
-108 -294 -357 -1 131 -1 131
Köp av entreprenad och tjänster
-7 597 -8 921 -6 215 -38 823 -38 296
Övriga
verksamhetskostnader
-3 246 -2 952 -1 826 -37 714 -36 704
S:A övriga
verksamhetskostnader
-140 297 -136 723 -123 652 -560 003 -541 666
S:A
Verksamhetenskostnader
-192 531 -198 821 -161 933 -831 593 -818 593
Verksamhetens nettokostnader
-137 507 -137 018 -119 239 -575 400 -575 400
Kommunbidrag 143 850 143 850 129 225 575 400 575 400
Kommunbidragstillägg
Utvecklingsfond 315
S:A kommuninterna fördelningar
143 850 143 850 129 540 575 400 575 400
Ränteintäkter
Räntekostnader -1 -1
S:A räntenetto -1 -1
RESULTAT 6 342 6 832 10 300 0 0
4 Balansräkning
Balansräkning
(Belopp i tkr) 2017-03-31 2016-03-31
TILLGÅNGAR
OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR
Kundfordringar 1 326 1 035
Icke räntebärande kortfristiga fordringar 127 645 516 429
Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 13 780 30 605
Kassa och bank 4 446 10 445
Summa omsättningstillgångar 147 198 558 514
SUMMA TILLGÅNGAR 147 198 558 514
EGET KAPITAL OCH SKULDER
EGET KAPITAL
Ingående eget kapital 50 253 37 288
Justeringar
Periodens resultat 6 342 10 300
Summa eget kapital 56 595 47 588
KORTFRISTIGA SKULDER
Kortfristiga skulder 43 349 41 887
Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 47 254 469 039
Summa kortfristiga skulder 90 603 510 926
SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 147 198 558 514
