SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13)

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13)

Kommunstyrelsens arbetsutskott

2021-03-01

Utdragsbestyrkande

Plats och tid Kullavägen 42, Tostared, digitalt, klockan 08.30-16.00. Paus klockan 09.10-09.20, 10.10-10.15, 11.10-11.15, 12.00-13.00, 14.30-14.40.

Beslutande S Jessica Rodén

S Christopher Thorsson tjänstgör för Niklas Herneryd C Lena Ferm Hansson

M Tomas Johansson KD Lars-Inge Andersson

Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare S Peter Landgren

C Stefan Brunander M Tomas Ekberg KD Elise Arnell

Tjänstemän

Karin Hydén, tillförordnad kommundirektör Ellen Player Pellby, kommunsekreterare, §§ 81-87 Malin Bexell, förvaltningschef samhällsbyggnadsförvalt- ningen § 82-83

Lina Sjöstrand, folkhälsosamordnare § 83 Lars Landrö, kanslichef § 84

Martin Bertilsson, upphandlingschef 85 Filip Berndtsson, upphandlare § 85

Matilda Johansson, skydd- och säkerhetschef § 86-87 Eva-Lena Julin Rydbo, utvecklingsledare § 87

Kristian Johansson, ekonom § 88 Lena Arvidsson, ekonomichef § 81, 88 Marita Haglund, verksamhetscontroller § 88 Pelle Pellby, HR-chef § 88

Utses att justera Tomas Johansson

Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, Kinna, den 15 mars 2021

Underskrifter Sekreterare § 81-88

Ellen Player Pellby §§ 81-87 Sekreterare

Kristian Johansson § 88

(2)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(13)

2021-03-01

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ordförande

Jessica Rodén Justerande

Tomas Johansson

(3)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(13)

2021-03-01

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Kommunstyrelsens arbetsutskott §§ 81-88 Sammanträdesdatum 2021-03-01

Datum för anslags

uppsättande 2021-03-15

Datum för anslags

nedtagande 2021-04-04

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret

Underskrift

Ellen Player Pellby

(4)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(13)

2021-03-01

Innehållsförteckning

Kommentar till granskning av intern kontroll avseende hantering av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar § 81 Utredning av exploatering på jordbruksmark § 82 Uppföljning av samverkansavtal avseende lokalt folkhälsoarbete

2020 § 83

Avstämning av obesvarade motioner och medborgarförslag § 84

Upphandling av skrivare § 85

Information om situationen angående Covid-19 § 86

Riktlinjer för informationssäkerhet § 87

Bokslutsberedning § 88

(5)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(13)

2021-03-01

§ 81/2021 Dnr 2021-15 007

Kommentar till granskning av intern kontroll avseende hantering av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen avger tjänsteskrivelsen daterad den 22 februari 2021 som sina synpunkter och kommentarer till valda revisorer.

Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut.

Ärendet

På uppdrag av förtroendevalda revisorer i Marks kommun har PwC genomfört en granskning av den interna kontrollen i hanteringen av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar. Valda revisorer önskar ta del av kommunstyrelsens kommentarer kring de iakttagelser, bedömningar och rekommendationer som framkommer i rapporten.

Ärendets behandling

Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande, den 22 februari 2021.

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsen avger tjänsteskrivelsen daterad den 22 februari 2021 som sina synpunkter och kommentarer till valda revisorer.

Dagens sammanträde

Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Ledamöternas förslag till beslut

Lena Ferm Hansson (C) föreslår att kommunstyrelsen avger tjänsteskrivelsen daterad den 22 februari 2021 som sina synpunkter och kommentarer till valda revisorer.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet antar eller avslår Lena Ferm Hanssons (C) förslag, och finner att förslaget antas.

Expedieras slutligt till:

Samtliga nämnder Valda revisorer ________________

(6)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(13)

2021-03-01

§ 82/2021 Dnr 2021-25 011

Utredning av exploatering på jordbruksmark

Kostnaden för kartläggning och klassificering av jordbruksmark beräknas till 400 tkr och finansieras genom kommunreserven.

Ärendet

Plan- och bygglagen slår fast att hantering och prioritering av mark och vat- ten är värden och förhållanden som ska tas hänsyn till vid planläggning och prövning enlig PBL.

Marks Kommun saknar i dag riktlinjer och kartering för hantering av jordbruksmark.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Kostnaden för kartläggning och klassificering av jordbruksmark beräknas till 400 000 kronor och finansieras genom kommunreserven.

Dagens sammanträde

Ledamöternas förslag till beslut

Tomas Johansson (M) föreslår att kostnaden för kartläggning och klassificering av jordbruksmark beräknas till 400 tkr och finansieras genom kommunreserven.

Jessica Rodén (S) och Christopher Thorsson (S) yrkar bifall till Tomas Johans- sons (M) förslag.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet antar eller avslår Tomas Johanssons (M) förslag, och finner att förslaget antas.

________________

(7)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(13)

2021-03-01

§ 83/2021 Dnr 2020-671 83

Uppföljning av samverkansavtal avseende lokalt folkhälsoarbete 2020

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen noterar informationen till protokollet.

Ärendet

Enligt samverkansavtal avseende lokalt folkhälsoarbete 2017 – 2020 tecknat mellan södra hälso- och sjukvårdsnämnden och Marks kommun ska parterna årligen följa upp folkhälsoarbetet. Uppföljningen ska senast den 25 januari vara Västra Götalandsregionen tillhanda. Uppföljningen ska även skickas som information till kommunstyrelsen i Marks kommun.

Ärendets behandling

Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande, den 16 december 2020.

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsen noterar informationen till protokollet.

Dagens sammanträde

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen till protokollet.

Förslaget antas.

________________

(8)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(13)

2021-03-01

§ 84/2021 Dnr 2021-162 101

Avstämning av obesvarade motioner och medborgarförslag

Arbetsutskottets beslut

Redovisningen avseende obesvarade motioner och medborgarförslag, daterad 2021-02-22, godkänns.

Ärendet

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 8 november 2010, § 176, i samband med aktuell redovisning av obesvarade motioner och medborgarför- slag, att kommunstyrelsens arbetsutskott ska få en avstämning avseende obesvarade motioner och kommunstyrelsens obesvarade medborgarförslag i mars och september varje år.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Redovisningen avseende obesvarade motioner och medborgarförslag, daterad 2021-02-22, godkänns.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att redovisningen avseende obesvarade motioner och medborgarförslag, daterad 2021-02-22, godkänns.

Förslaget antas.

________________

(9)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(13)

2021-03-01

§ 85/2021 Dnr 2021-78 054

Upphandling av skrivare

Arbetsutskottets beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att godkänna det bifogade upphandlingsdokumentet och medföljande bilagor.

Ärendet

Marks kommuns nuvarande avtal för skrivare kommer under året att löpa ut.

Detta har som följd att kommunen behöver genomföra en ny upphandling, i syfte att träffa ett nytt ramavtal på området. Ramavtalet kommer att göra det möjligt för kommunen att köpa in skrivare och tillhörande produkter på ett sätt som är förenligt med lagen om offentlig upphandling (LOU).

Inom avtalet kommer Multifunktionsprintrar (vanliga och för arkiv), Follow me print och tillbehör att kunna avropas. Specialskrivare har lämnats utanför upphandlingen.

Upphandlingsvärdet beräknas uppgå till 11 000 000kr, fördelat över 4 år.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att godkänna det bifogade upphandlingsdokumentet och medföljande bilagor.

Dagens sammanträde

Upphandlare Filip Berndtsson redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att god- känna det bifogade upphandlingsdokumentet och medföljande bilagor.

Förslaget antas.

________________

(10)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(13)

2021-03-01

§ 86/2021

Information om situationen angående Covid-19

Arbetsutskottets beslut Informationen noteras.

Dagens sammanträde

Skydd- och säkerhetschef Matilda Johansson ger arbetsutskottet information om situationen angående Covid-19.

En omvärldsbevakning per vecka 8 presenteras, innehållande information om ökad smittspridning i Västra Götalandsregionen samt enligt Folkhälsomyndig- heten en betydande risk för en tredje våg. Skärpta nationella restriktioner har kommit från regeringen.

Påverkansgraden hos de olika förvaltningarna och bolagen i kommunen presenteras.

Marks kommuns rapport till Länsstyrelsen den 26 februari 2021 visas.

Arbetsutskottets ledamöter och ersättare ges möjlighet att ställa frågor.

Ordföranden frågar om informationen kan noteras, och finner att så sker.

________________

(11)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(13)

2021-03-01

§ 87/2021 Dnr 2021-54 109

Riktlinjer för informationssäkerhet

Riktlinjer för informationssäkerhet i Marks kommun fastställs enligt upprättat förslag.

Ärendet

En del i kommunens kvalitetsledningsarbete är att ha tydliga riktlinjer som bi- drar till att kommunen i olika verksamheter arbetar på ett likvärdigt sätt, sä- kerställer kvalitet samt öppenhet och transparens. Riktlinjer kan bygga på en antagen policy och är stöd i hur arbetsuppgifter ska utföras samt anger ra- marna för handlingsutrymmet i en viss fråga. Riktlinjer för informationssäker- het är ett exempel på detta.

Kommunfullmäktige antog den reviderade Trygg och säkerhetspolicyn för Marks kommun 2020-02-27 §6. Av policyn framgår att den ska konkretiseras med riktlinjer som fastställs av kommunstyrelsen. Vidare framgår att ett väl förankrat och integrerat ledningssystem för informationssäkerhet ska tas fram. Ett förslag till riktlinje för informationssäkerhet har därför tagits fram i syfte att konkretisera policyn och ge en vägledning i hur kommunens medar- betare och förtroendevalda ska tillämpa densamma.

Informationssäkerhet är kommunens förmåga att hantera information så att lagmässiga, etiska, och verksamhetsmässiga intentioner upprätthålls. Målsätt- ningen med kommunens informationssäkerhetsarbete är att skydda kommunen, dess verksamhet och invånare som annars riskerar att skadas genom bristande informationssäkerhet. Sådant skydd uppnås bland annat genom att informationsklassning avseende all kommunens information genomförs. Klass- ningen sker genom att informationens skyddsbehov bedöms. Därefter ges informationen ett relevant skydd utifrån kartlagda konsekvenser/risker. Samt- liga bedömningar av skyddsbehov för information ska göras enligt kommunens modell för informationsklassning.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Riktlinjer för informationssäkerhet i Marks kommun fastställs enligt upprättat förslag.

Dagens sammanträde

Utvecklingsledare Eva-Lena Julin Rydbo redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att riktlinjer för informationssäkerhet i Marks kommun fastställs enligt upprättat förslag.

(12)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(13)

2021-03-01

Förslaget antas.

________________

(13)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(13)

2021-03-01

§ 88/2021

Bokslutsberedning

Genomgång av aktuella bokslutsfrågor

Föredragande Kristian Johansson, Lena Arvidsson, Marita Haglund, Pelle Pellby