SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13)

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13) Valnämnden

2018-05-15

Utdragsbestyrkande

Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 15.30-16.30

Beslutande M Kerstin Weimman-Lindén

C Bengt Axbrink MBP Henry Sandahl

(-) Lennart Svensson (-) tjänstgör för Niklas Herneryd (L) M

KD S MOD SD

Rolf Skarin (M) tjänstgör för Lars-Olof Sandberg (MP)

Annika Pehrsson (SD) tjänstgör för Rut-Marie Engström(KD) Håkan Andersson

Jan-Ola Gustafsson Anne-Li Glansin

Övriga närvarande Tjänstemän

Lena Olofsson, administratör

Utses att justera Rolf Skarin

Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna den 17 Maj 2018

Underskrifter Sekreterare §§ 30-37

Lena Olofsson

Ordförande

Bengt Axbrink

Justerande

Rolf Skarin

(2)

2018-05-15

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Lena Olofsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Valnämnd

Sammanträdesdatum 2018-05-15

Datum för anslags

uppsättande 2018-05-17

Datum för anslags

nedtagande 2018-06-05

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna

Underskrift

(3)

2018-05-15

Innehållsförteckning

Aprilrapport 2018 för valnämnden § 30

Budget 2019-2022 för valnämnden § 31

Beslut om avtal PostNord § 32

Beslut om hantering av valsedlar samt valsedelordning i vallokal

och röstningslokal vid RKL-valet § 33

Beslut om kvittering av värdeförsändelser § 34 Information från möte med kommunpolisen och Särf gällande

säkerheten kring valet § 35

Information kring utbildning av valnämnden § 36

Beslut om dataskyddsombud § 37

(4)

2018-05-15

§ 30/2018 Dnr 2018-4 042-1

Aprilrapport 2018 för valnämnden

Valnämndens beslut

Valnämnden godkänner förslag till aprilrapport 2018 och överlämnar denna till kommunstyrelsen.

Ärendet

Enligt det av kommunfullmäktige fastställda styrsystem för Marks kommun skall samtliga nämnder lämna en aprilrapport med redovisning och analys för ekonomi, personal och verksamhet.

Ärendets behandling

Kommunledningskontoret har utifrån anvisningar sammanställt en aprilrapport till valnämnden.

Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad 2018-05-08.

Dagens sammanträde

Ekonom Jasmine El-Nawajhah redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordförande föreslår att aprilrapporten 2018 för valnämnden godkänns.

Förslaget antas.

___________________

(5)

2018-05-15

§ 31/2018 Dnr 2018-3 041 -1

Budget 2019-2022 för valnämnden

Valnämnden godkänner redovisade förslag till Budget 2019-2022.

Reservationer

Håkan Andersson (S): Socialdemokraterna vill att man redan nu begär 0,1 miljoner kronor i extra tillskott för det underskott som redovisas i budgeten för 2022.

Ärendet

Enligt Marks kommuns styrsystem ska respektive nämnd och styrelse ta fram förslag till budget för den kommande planeringsperioden.

Detta blir underlag som budgetberedningen använder i sitt arbete med att ta fram förslag till budget för kommunens samlade verksamhet.

Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad 2018-05-08.

Ekonom Jasmine El-Nawajhah redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordförande föreslår att redovisade förslag till Budget 2019-2022 godkänns.

Förslaget antas.

Reservationer

Håkan Andersson (S): Socialdemokraterna vill att man redan nu begär 0,1 miljoner kronor i extra tillskott för det underskott som redovisas i budgeten för 2022.

__________________

(6)

2018-05-15

§ 32 /2018

Beslut om avtal med PostNord

Valnämnden beslutar att teckna avtal med PostNord för hantering av

förtidsröster på vardagar och valhelgen samt utkörning av valmaterial till en kostnad av 99.825 kronor.

Ärendet

Statistik visar att andelen förtidsröster ökar och därmed ökar även logistiken kring hanteringen av förtidsröster. För att underlätta valarbetet ämnar valnämnden att teckna ett avtal med en extern leverantör för hantering av förtidsröster samt transporter av valmaterial.

Administratör Lena Olofsson redogör för avtalsförslagen från PostNord.

Beslutsgång

Ordförande föreslår att man beslutar att teckna avtal med PostNord för hantering av förtidsröster på vardagar och valhelgen samt utkörning av valmaterial till en kostnad av 99.825 kronor.

Ordföranden finner att förslaget antas.

__________________

(7)

2018-05-15

§ 33/2018

Beslut om hantering av valsedlar samt valsedelordning i vallokal och röstningslokal vid RKL-valet

Valnämnden beslutar att alla valsedlar placeras i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, A-Ö uppifrån.

Partierna ansvarar själva för att namnvalsedlar kommer till val- och

röstningslokalerna.Namnvalsedlarna ska lämnas till en röstmottagare som sedan placerar valsedlarna i valsedelstället.

Ärendet

Det kommer att finnas blanka valsedlar, partivalsedlar och namnvalsedlar.

I ett valställ placeras blanka valsedlar och partivalsedlar. Dessa är valsedlar som enligt lag ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler.

Blanka valsedlar ska placeras överst i valsedelstället. Partivalsedlar placeras därefter i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, A-Ö uppifrån.

Namnvalsedlar placeras i nästa valsedelställ och det är valsedlar med partibeteckning och kandidatenas namn som partierna själva ansvarar för.

Namnvalsedlar placeras också i bokstavsordning utifrån partinamn på valsedeln, A-Ö uppifrån.

Administratör Lena Olofsson redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår följande:Alla valsedlar placeras i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, A-Ö uppifrån. Partierna ansvarar själva för att namnvalsedlar kommer till vallokaler och röstningslokaler, valsedlarna lämnas till en röstmottagare som sedan placerar valsedlarna i valsedelstället.

Ordföranden finner att förslaget antas.

___________________

(8)

2018-05-15

§ 34/2018

Beslut om kvittering av värdeförsändelser Valnämndens beslut

Valnämnden beslutar att följande personer får kvittera ut värdeförsändelser innehållande förtidsröster:

( Ordförande eller vice ordförande i vallokalerna samt nedanstående personal i kommunhuset.)

Kinna-Rydal-Kinnaström Anette Andersson eller Inger Jörneberg

Kinna-Näs-Vallås Anders Andersson eller Ulf Skoman

Kinna centrum Veronica Udd eller Lilian Jönsson Kinna-Marieberg-Kinnahult Ingvar Elvemo eller Bodil

Wennerström

Kinna-Aspäng Owe Eglinger eller Sabina

Stenström

Skene-Sandvallsäng Eva Ryberg eller Ulrika Scheller

Skene-Hedbo Sören Fägersten eller IngBritt

Spetz

Skene-Assberg Monique Öberg eller Kent Olsson Örby-Krok-Brättingstorp Sofia Sjöstrand eller Benny

Jakobsson

Örby centrum Magnus Nyman eller Ulla Hagman

Ubbhult-Sätila Anna-Leena Kuronen eller Jan Karlsson

Sätila Anders Lindh eller Ulla Modeland

Hyssna Jan-Ingmar Karlsson eller Christina

Minfors

Skephult-Fritsla Göran Ödman eller Kerstin Alm

Fritsla Bengt Davidsson eller Margrethe

Möller Berggen

Berghem-Hajom Martin Johansson eller Siv Haglund Fotskäl-Tostared-Björketorp Kerstin Ljunggren eller Lars Eriksson

Horred-Öxnevalla-Istorp Marita Sternfeldt eller Carina Samuelsson

Svansjö Bo Petersson eller Kent Persson

Kommunhuset Lena Olofsson, Peranders

Götesson eller Linda Blomster Ärendet

För att få kvittera ut värdeförsändelser som innehåller förtidsröster krävs ett prorokoll från valnämnden där det framgår vem som får kvittera dessa försändelser. Den som kvitterar ska kunna legitimera sig.

(9)

2018-05-15

Beslutsgång

Ordförande förelår att följande personer får kvittera ut värdeförsändelser innehål- lande förtidsröster:

Kinna-Rydal-Kinnaström Anette Andersson eller Inger Jörneberg

Kinna-Näs-Vallås Anders Andersson eller Ulf Skoman

Kinna centrum Veronica Udd eller Lilian Jönsson Kinna-Marieberg-Kinnahult Ingvar Elvemo eller Bodil

Wennerström

Kinna-Aspäng Owe Eglinger eller Sabina Stenström Skene-Sandvallsäng Eva Ryberg eller Ulrika Scheller

Skene-Hedbo Sören Fägersten eller IngBritt Spetz

Skene-Assberg Monique Öberg eller Kent Olsson Örby-Krok-Brättingstorp Sofia Sjöstrand eller Benny

Jakobsson

Örby centrum Magnus Nyman eller Ulla Hagman

Ubbhult-Sätila Anna-Leena Kuronen eller Jan Karlsson

Sätila Anders Lindh eller Ulla Modeland

Hyssna Jan-Ingmar Karlsson eller Christina

Minfors

Skephult-Fritsla Göran Ödman eller Kerstin Alm

Fritsla Bengt Davidsson eller Margrethe

Möller Berggen

Berghem-Hajom Martin Johansson eller Siv Haglund Fotskäl-Tostared-Björketorp Kerstin Ljunggren eller Lars Eriksson

Horred-Öxnevalla-Istorp Marita Sternfeldt eller Carina Samuelsson.

Svansjö Bo Petersson eller Kent Persson

Kommunhuset Lena Olofsson, Peranders

Götesson eller Linda Blomster

Ordförande finner att förslaget antas.

___________________

(10)

2018-05-15

§ 35/2018

Information från mötet den 2 maj med kommunpolisen och Särf gällande säkerheten kring valet

Valnämndens beslut Informationen noteras Informationen noteras

Ordförande Bengt Axbrink (C) redogör för möte den 2 maj med kommunpolisen samt Särf gällande säkerheten kring valet.

Valnämndens ledamöter ges möjlighet att ställa frågor.

Ordförande frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.

_________________

(11)

2018-05-15

§ 36/2018

Utbildning valnämnden

Valnämndens beslut Informationen noteras Informationen noteras

Administratör Lena Olofsson redogör för de utbildningtillfällen inför röstmottagningen som valnämndens ledamöter kan anmäla sig till.

Valnämndens ledamöter ges möjlighet att ställa frågor.

Ordförande frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.

_________________

(12)

2018-05-15

§ 37/2018 Dnr 2018-5 100-1

Beslut om dataskyddsombud

Marielle Neander utnämns till dataskyddsombud under perioden den 25 maj – 31 oktober 2018. Om rekryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december 2018.

Informationen noteras

Ärendet

EU:s dataskyddsförordning GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. Varje personuppgiftsansvarig inom kommunen ska då ha ett dataskyddsombud.

GDPR anger i artikel 37 att en myndighet som behandlar personuppgifter ska utnämna ett dataskyddsombud. Enligt artikel 39 är dataskyddsombudets uppgifter bland annat att övervaka efterlevnaden av GDPR samt att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige, dess anställda och vid behov till de personuppgiftsbiträden som anlitas. Dataskyddsombudet har även att vara kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling av personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträden ska enligt artikel 38 stödja dataskyddsombudet i utförandet av de uppgifter som avses i artikel 39. Dataskyddsområdet får inte avsättas eller bli föremål för

sanktioner av den personuppgiftsansvarige för att ha utfört sina uppgifter.

Varje nämnd och bolag inom kommunen är personuppgiftsansvarig och ska utnämna ett dataskyddsombud. Kommunens riktlinjer för

personuppgiftshantering anger att vid valet av dataskyddsombud ska samordning ske inom kommunen.

Kommunledningskontoret genomför en organisationsförändring där bland annan en ny skydd- och säkerhetsenhet kommer att skapas. Planeringen är att dataskyddsombudet ska vara organiserad under den enheten. En chef för skydd- och säkerhetsenheten anställs nu, som kommer att rekrytera personal till enheten och däribland ett dataskyddsombud. Då den rekryteringen inte kommer att kunna vara klar innan slutet av 2018, behöver ett tillfälligt dataskyddsombud utnämnas fram till dess. Det bedöms då vara lämpligt att utnämna en av kommunjuristerna till det uppdraget.

Enligt artikel 37.7 ska den personuppgiftsansvarige meddela dataskyddsombudets kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten.

Meddelande för de olika personuppgiftsansvariga inom kommunen skickas genom kommunledningskontoret.

(13)

2018-05-15

Beslutsgång

Ordförande föreslår att Marielle Neander utnämns till dataskyddsombud under perioden den 25 maj – 31 oktober 2018. Om rekryteringen av nytt

dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december 2018.

Förslaget antas.

_________________