Lathund Teams
Innehåll
Kapitel 1 Generella tips 3
Ladda ner Teams appen till din dator och telefon 4
Se igenom dina notiser 4
Like knappen är inte till för känslor 5
Använd emojis för att visa dina känslor 5
Att skapa en chattgrupp 5
Aktivitet – din bästa vän 6
Kapitel 2 Chatt 7
Använd chatten för privata samtal 8
Använd brådskande inlägg när det är akut 8
Historiken kan anpassas 9
Döp dina chattgrupper 9
Filer som delas i en chatt sparas i OneDrive 10
Du kan ta bort filer från en chatt 10
Håll ordning och reda bland dina chattar 11
Kapitel 3 Möten och samtal 13
Bjud in en kanal om mötet berör ett specifikt Team (Mötesledare) 14
Du kan bjuda in vem som helst med en mejladress till ett Teams möte (Mötesledare) 15
Spontana möten när chatten in räcker till (Mötesledare) 15
Koordinerade möten när ni har specifika personer ni vill bjuda in under en specifik tid (Mötesledare) 16
Styr ditt Teamsmöte genom att ställa in mötesalternativ (Mötesledare) 17
Testa din teknik innan du deltar på mötet (deltagare och mötesledare) 19
Att skapa ett återkommande möte 19
Hur du använder dela knappen under ett möte (deltagare och mötesledare) 21
Hur du delar in i grupprum under ett möte (mötesledare) 23
Kapitel 1
Generella tips
I detta kapitel finner du generella tips som har
med Teams att göra.
Ladda ner Teams appen till din dator och telefon
Teams appen i din dator har fler funktioner än webben.
Genom att även ha Teams appen i mobilen har du access till det du har i din dator fast när du är på språng.
Se igenom dina notiser
Den snabbare kommunikationen i Teams i jämförelse med exempelvis mejl kan kännas överväldigande av notiserna som medföljer. Gå in på inställningar i din dator och mobil för att ställa in efter eget behag.
Du kan ställa in dina inställningar om du klickar på din bild i Teams och sedan väljer inställningar.
Like knappen är inte till för känslor
Använd tummen upp (Like) i liknelse som att skriva "ok", "låter bra", eller när du håller med. På detta vis kan vi hålla tråden
”renare”.
Använd emojis för att visa dina känslor
Tittar vi på de andra reaktionerna som älska, skratta, wow, ledsen och arg så kanske de ska användas i mindre formella sammanhang. Självfallet beror det på er organisation.
Att skapa en chattgrupp
Chattgrupp är bra om du vill diskutera med en grupp individer och det inte passar in i ett Team.
För att skapa en chattgrupp:
1. Stå i chatt och klicka på chattikonen
2. I nästa steg klickar du på pilen som pekar nedåt, du hittar den längst ut till höger
3. I till rutan skriver du namn eller e-postadress och börjar lägga till personer
4. Glöm inte att döpa chattgruppen under Gruppnamn (blir enklare att hitta tillbaka till det)
Aktivitet – din bästa vän
I aktivitet kommer du att hitta allt som berör dig kopplat till Teams. Har du ett missat samtal, någon har likat din
kommentar, svarat på den eller @ nämnt dig, en kanal eller Team du följer så kommer du få en sammanställning på detta under aktivitet.
Så länge vi använder Teams på ett korrekt sätt, där vi
framförallt @ nämner varandra kommer det vara enklare att sålla bland all kommunikation och individen kan på ett enkelt sätt få fram vilken information som är berör än själv.
Kapitel 2 Chatt
Kanalerna i dina olika Team är utmärkta när du vill samarbeta med flera personer, men ibland vill
man diskutera med enskilda personer som inte berör ett team.
Det är i dessa sammanhang som privata chattar kommer in i bilden, du kan se på den som andra
vanliga chattprogram såsom Messenger eller
Skype.
Använd chatten för privata samtal
När du väljer att chatta med någon är det bara de personer som ingår i chatten som kan se vad som delas.
Använd brådskande inlägg när det är akut
Väljer du att markera ditt inlägg som viktigt kommer
meddelandet att sticka ut, om du istället väljer brådskande kommer mottagaren att meddelas varann minut i 20 min om meddelandet. Använd med omsorg!
Se bild för beskrivning
Historiken kan anpassas
Bjuder du in nya personer till en chattgrupp har du möjlighet att ställa in hur mycket av historiken som ska synas.
Döp dina chattgrupper
Det blir enklare att hitta bland dina gruppchattar ifall du döper de
Filer som delas i en chatt sparas i OneDrive
Filer som laddas upp i en chatt sparas i OneDrive. De som är anslutna till chatten får även automatiskt access till filerna.
Om filen du delar är redan sparad i OneDrive sedan tidigare kommer den fortsatt vara sparad på samma plats i OneDrive.
Om filen du delar inte var sparad i OneDrive när du laddar
upp filen kommer nu en kopia av den filen att vara sparad i en mapp som heter Microsoft Teams Chattfiler i OneDrive.
Du kan ta bort filer från en chatt
Vill du sluta dela en fil i en chatt kan det vara lite svårt att hitta, men det går. Såhär gör du:
1. Stå i chatten och håll muspekaren över filen tills du ser tre prickar och emojis tittar fram
2. Klicka på de tre prickarna 3. Och välj ta bort
4. Nu raderas filen i chatten och under fliken filer men den kommer fortsatt vara sparad i din OneDrive.
Håll ordning och reda bland dina chattar
När du deltar i ett möte, blir inbjuden till en chattgrupp eller chattar med specifika personer kommer det att skapas nya chattar. Med tiden kommer det bli fler och fler vilket försvårar för dig att hitta rätt bland chattarna.
Därför kan det vara bra att rensa och organisera bland dina chattar, du har flera alternativ som du kan använda dig av.
Fästa chattar
Kan användas för att få enkelaccess till dina favorit chattar 1. Klicka på de tre prickarna till höger om din chatt
2. Och välj fäst
Dra och släppa fästa chattar
Kan användas för att ordna bland dina favoritchattar
1. Dra och släpp bland dina fästa chattar för att organisera de
Dölja chattar
Ett bra sätt att få bort chattar som är inaktuella. Skulle någon skriva i chatten efter att du dolt den kommer chatten att bli synlig igen.
1. Klicka på de tre prickarna till höger om din chatt 2. Och välj dölj
Gå ur en gruppchatt
Du kan lämna en gruppchatt, exempelvis när den blivit inaktuell för dig.
1. Klicka på de tre prickarna till höger om din gruppchatt 2. Och välj lämna
Kapitel 3 Möten och
samtal
Teams är inte bara till för chatt utan det är även ett program för att ha telefon och videosamtal. Passar bra för såväl ad hoc som
koordinerade möten. Här kommer du få fler tips för en positiv upplevelse av möten.
Du får tips utifrån mötesledare eller
mötesdeltagare.
Bjud in en kanal om mötet berör ett specifikt Team (Mötesledare)
Är det ett möte som berör ditt Team kan det vara bra att även bjuda in det teamet genom att publicera mötet i berörd kanal.
Medlemmarna i det Teamet kan nu gå tillbaka till mötet och se vad som skrivits och delades.
För att bjuda in till en kanal:
1. Alternativ 1 - Stå i Teams kalendern och skapa ett möte 1.1 Alternativ 2 - Du kan även göra detta genom att
gå in i en kanal och välja Möte och Schemalägg ett möte
2. Bjud in deltagare som inte ingår i Teamet som ska vara med på mötet och (inget måste)
3. Klicka på Lägg till kanal och välj det Team och Kanal som mötet passar in i
(De du specifikt bjöd in kommer att få en kalenderinbjudan, de som ingår i din kanal kommer att se mötet i inläggsfliken)
Du kan bjuda in vem som helst med en mejladress till ett Teams möte (Mötesledare)
Teams är inte till för enbart Microsoft användare utan även de med andra kommunikationsplattformer kan ansluta till både ett Teams möte och vara med i ett Team. Det enda du
behöver göra är att lägga till deras mejladress när du bjuder in och de kommer få en inbjudan med instruktioner för att delta.
Spontana möten när chatten in räcker till (Mötesledare)
Även kallat för "On the fly" möten passar bra när man känner att chatten inte räcker till utan vi vill diskutera närmare kring ett ämne. Vi har inte bestämt en specifik tid för mötet utan det kanske passar här och nu. Här kan du välja mellan att ta ett samtal eller videosamtal.
Såhär gör du:
1. Välj specifik chatt eller chattgrupp
2. Välj antingen att ringa upp med ljud eller video enligt bilden nedan (du hittar det längre upp till höger)
Koordinerade möten när ni har specifika personer ni vill bjuda in under en specifik tid (Mötesledare)
Med andra ord, ett vanligt möte fast vi tar det digitalt istället.
Denna inbjudan kan du antingen göra via Outlook eller Teams kalendern. Personligen föredrar jag att göra det via Outlook då det finns fler funktioner som jag kan använda mig utav.
För att bjuda in via Outlook:
1. Klicka på knappen nytt Teams möte
2. Fyll i informationen som ett vanligt möte
För att bjuda in via Teams:
1. Gå till Teams kalendern
2. Klicka på nytt möte och fyll i informationen
Styr ditt Teamsmöte genom att ställa in mötesalternativ (Mötesledare)
När du skapar ett Teamsmöte är det per automatik öppet där alla inbjudna kan presentera. Vill du sätta restriktioner för ditt möte har du möjlighet att styra detta.
För att ändra inställningarna klickar du på mötesalternativ som du hittar:
1. I Outlook inbjudan
2. I Teams kalendern
3. Eller när du befinner dig i mötet
3.1 Klicka först på deltagare knappen
3.2 Och sedan på ikonen nedan
Testa din teknik innan du deltar på mötet (deltagare och mötesledare)
Även om du leder eller deltar på mötet är det bra att testa sin teknik innan mötet. Testar vi så vet vi även att allt funkar som det ska och slipper onödigt tekniskt strul.
För att testa din teknik:
1. Ställ dig i sökrutan i Teams 2. Skriv /testcall och sedan enter
3. Nu ringer den upp ett testsamtal – följ instruktionerna 4. Efter samtalet får du statusrapport på fyra funktioner
• Wifi
• Mikrofon
• Högtalare
• Kamera
Att skapa ett återkommande möte
För dig som har återkommande träffar med samma individer har du möjligheten att använda dig av funktionen
återkommande möten.
All information som har delats i tidigare möten kommer att finnas kvar och det blir som att deltagarna återansluter till tidigare möten.
Såhär gör du:
1. Gå till din Outlook kalender 2. Välj nytt Teams-möte
3. Fyll i all nödvändig information
4. Klicka nu på knappen återkommande som du hittar bland menyalternativen
5. I den nya rutan som dyker upp fyller du i med information enligt dina önskemål
Att fylla i:
- Vilken tid mötet ska vara - Hur ofta (ex 1 gång i
veckan) - Vilken dag
- Slutar efter (hur många träffar ni ska ha)
- Därefter klickar du på OK
6. Nu skickar du bara inbjudan till deltagarna
Hur du använder dela knappen under ett möte (deltagare och mötesledare)
För att presentera i ett Teams möte klickar du på nedan knapp.
Beroende på vad du behöver utföra kan du dela olika saker i ett Teamsmöte. Vi ska bena ut här vad de olika alternativen betyder.
1. Inkludera systemljud
Väljer du detta alternativ kommer ljud som du har med i en PowerPoint att spelas upp. Har du inte den i klickad kommer deltagare inte att höra tillhörande ljud till din presentation.
2. Skrivbord
När du vill visa innehåll på din skärm och behöver hoppa mellan olika fönster är detta alternativet du ska välja. När du väljer att dela skrivbord så kan deltagarna se allt du gör på din dator.
3. Fönster
Vill du bara dela innehåll från ett specifikt fönster då ska du välja detta alternativ. Du kommer se alla dina fönster som är öppna för tillfället. Du väljer det fönstret du vill dela, även om du som presenterar öppnar upp ett annat fönster efter att du deltat kommer deltagarna enbart se det fönster du initialt delade.
4. PowerPoint
Vill du presentera en PowerPoint kan du välja ett av de alternativ som visas under "PowerPoint". Den föreslår de presentationer som du senast använde dig utav.
5. Bläddra
Hittar du inte den PowerPointen som du vill använda dig utav kan du klicka på bläddra och härifrån öppna upp den
presentation du vill använda dig utav.
6. Whiteboard
För er som saknar den fysiska whiteboarden under era möten så hittar du ett digitalt alternativ till den. Du och alla deltagare kan samtidigt rita på Whiteboarden och det kan användas
som ett verktyg för att förstärka mötet. Funkar bäst om du har en touchskärm, går även att använda för att rita med
muspekaren.
Funkar bara för internt anställda, externa personer som deltar på mötet kommer inte kunna se det ni ritar.
Hur du delar in i grupprum under ett möte (mötesledare)
En länge efterfrågad funktion i Teams-möten har varit möjligheten att dela in ett möte i grupper. Nu finns den möjligheten i Teams, såhär gör du.
Det är enbart mötesledaren som kan dela in i grupper
1. När du vill dela in i grupper klickar du på nedan knapp
2. Gör din gruppindelning genom att välja a- hur många rum
b- Automatisk uppdelning c- Eller manuell d- Välj skapa
rummet
3. Nu är gruppindelningen klar, när du känner dig redo för att starta de olika grupprummen klickar du på ”Starta rummen” nedanför står det ”Stäng rummen”
4. När du väljer att starta rummen kommer deltagarna per automatik flyttas in i sina egna grupprum, som
mötesledare kommer du att vara kvar i ordinariemötet
5. Deltagarna kan hoppa mellan sitt grupprum och ordinariemöte
6. Mötesledaren kan hoppa in i alla grupprum
7. När mötesledaren vill avsluta grupprummen klickar denne på ”Stäng rummen”, då förflyttas alla från sina grupprum till ordinarie mötet (se bild under punkt 3)
