KommunOffice
Bilagehantering
Copyright Triplan Oy
Innehållsförteckning
Allmänt 3
Skanna in bilaga 3
Bilaga från filsystem: 7
Textdokument som bilaga 9
Redigera bilaga 11
Kopiera bilaga till Diariet 12
Kopiera bilaga från Diariet 13
Lägga till bilagor i FPS 14
Sammanfattning 15
Allmänt
Elektroniska bilagor kan anslutas i de flesta moduler i KommunOffice: Postregister, Diarium, Arbetsbord och FPS. Bilagorna kan granskas i dessa moduler och även via Beslutsarkiv och KTWeb. Bilagorna kan vara inskannade dokument, färdiga, sparade filer av olika typer eller ett textdokument som kan skrivas direkt som bilaga.
När en bilaga läggs till ärendet, sker det med bilaga-funktion direkt till ärendet utom i diariet var bilagan läggs alltid till via ett behandlingsskede. Alla bilagor sparas automatiskt i rätt filformat i rätt lagringsplats i systemet.
Skanna in bilaga
Börja med att hämta fram önskat ärende (diariekort). Välj fliken
Behandlingsskeden på diariekortet och välj behandlingsskedet, som du vill koppla bilagan till och tryck på knappen Bilagor (om du vill först bilda ett nytt behandlingsskede, klicka på knappen Ny…)
Du får fram en förteckning över anslutna bilagor. I bilden nedan har ärendet inga bilagor anslutna. Klicka på knappen Lägg till.
När du trycker på Lägg till –knappen, får du fram följande ruta:
I Inläsning av bilaga -rutan anger du hur bilagan ansluts/varifrån den hämtas (t.ex.
från filsystem, med skanner, textdokument). Andra fält behöver du inte göra några ändringar i.
Filsystem: koppla en befintlig fil till ärendet från filsystem.
Textdokument: skriv ett textdokument
Eastman Imaging for Windows: skanna in dokument
Välj Eastman Imaging for Windows för Inläsning av bilaga och tryck på Fortsätt.
Ange andra styrningsuppgifter och tryck på Läs.
När skanningen är klar, tryck på Färdig.
Fyll i Bilagans uppgifter –fönster med beskrivning och rätt offentlighetsuppgift i Offentlighet -rutan.
Tryck OK för att spara bilagan.
Bilaga från filsystem:
Lägger du till en bilaga från filsystem, välj Filsystem i Inläsning av bilaga –rutan och tryck på Fortsätt.
Välj rätt katalog i filen ”Leta i:” och markera den fil du vill ansluta. Filens namn finns nu i Filnamn-fältet. Du kan hämta filer från alla de skivenheter du har tillgång till, t.ex. från diskett, CD-Rom, egen dators skivor, servern skivor osv.
Tryck på Öppna.
Fyll i beskrivning och offentlighet i Bilagans uppgifter –fönstret.
Textdokument som bilaga
Om du vill ansluta en textdokument till ärendet och texten är inte skriven och sparad än, kan du skriva den direkt som ärendets bilaga. Välj Inläsning av bilaga - Textdokument
Välj Fortsätt. Du kan välja vilken dokumentmall du önskar som mall till ditt ärende.
Dessa mallar är gemensamma för alla KommunOffice användare eller du kan även ha egna bilagemallar.
Markera den mall du vill använda och tryck på Fortsätt. Textbehandlingen öppnas och du kan börja skriva på vanligt sätt. Spara texten med textbehandlingens
Återgå -knapp.
Programmet frågar sedan om du vill spara bilagan i KommunOffice. Välj Lagra.
Fyll därefter bilagas beskrivning och offentlighet och spara med OK.
Redigera bilaga
Välj önskad bilaga i förteckningen och tryck på Editera. Bilagan öppnas i det program den är skapad med: .doc fil öppnas i Word, .xls fil öppnas i Excel osv.
Gör ändringar i filen och spara ändringarna med programmets Spara-funktion.
Bilagan sparas automatiskt till rätt ställe. Stäng redigeringsprogrammet.
Spara ändringarna även till KommunOffice, gör det med Lagra.
Bilagorna som läggs till i KommunOffice sparas i servern. När bilagan går vidare i systemet ihop med ärendet skapas det länkar/referenser till det sparade
dokumentet. Ett dokument kan alltså visas på flera olika sammanhang i systemet men själva dokumentet bakom är bara en. När bilagan redigeras, syns ändringarna på alla ställen bilagan visas. T.ex. om bilagan redigeras i protokollsskede, syns dessa ändringar även i föredragningslistan och på alla andra ställen bilagan finns med.
Om där finns flera referenser till bilagan (antalet referenser syns i bilagans
egenskaper) kan det vara bra att först ta en kopia på bilagan innan den redigeras.
Välj den ursprungliga bilagan i förteckningen och tryck på Kopiera. Nu bildas en ny bilaga som heter Kopia:bilagans namn. Du kan fritt redigera denna kopia och den ursprungliga förblir oförändrad. Bilagans namn kan du ändra i bilagans
Egenskaper.
Kopiera bilaga till Diariet
När beredaren har lagt till bilagor i Arbetsbordet och vill att bilagan skall synas även i Diariet, kan man kopiera bilagan till Diariekortet.
Välj önskat ärende och dess Bilagor. Markera rätt bilaga i förteckningen och välj Överför bilagan till Diariet.
Kopiera bilaga från Diariet
När ärendet överförs från Diariet till Arbetsbordet, följer alla de bilagor med som finns anslutna till diariekortet. Om det läggs till nya bilagor till diariekortet efter överföringen, kan du kopiera dessa bilagor till ditt ärende själv.
Välj Bilagor-snabbknapp. Välj därefter Kopiera från Diariet.
Du kan kopiera bilagor till ditt ärende med att markera ärendet först i den övre rutan och sedan tryck Kopiera>>. Bilagan syns nu i båda fönstren. Upprepa kopiering tills du fått alla behövliga bilagor med. Du kan granska bilagor med Visa.
Tryck Stäng när kopieringen är klar.
När ärenden hämtas från gamla protokoll till Arbetsbordet, kommer bilagor med ärendet bara om du sätter ett kryss i rutan Även bilagor. Om du inte gjort detta, kan du kopiera bilagorna från diariekortet med funktion Kopiera från Diariet.
Lägga till bilagor i FPS
Även i FPS kan bilagor läggas till på samma sätt som i de övriga modulerna:
inskanning, färdiga filer, textdokument.
Om man vill hämta bilagor från diariet, kopieras bilagorna till ärendet i FPS, se Kopiera bilaga från Diariet.
När besluten uppdateras från protokollet till Diariet, kopieras alla bilagor som inte än finns i Diariet med beslutet.
Själva paragraftexten kan också kopieras som bilaga till beslutet om så önskas (parameterstyrd egenskap). Om denna funktion är i bruk, syns paragraftexten i Diariekortets beslut och kan öppnas i textbehandlingen (Visa):
Bilagans namn innehåller paragrafnummer, nämndens namn samt sammanträdesuppgifter.
Sammanfattning
Bilagehanteringens funktionsknappar:
Stäng Stänger bilagor –fönstret
Egenskaper Visar bilagans uppgifter (t.ex. rubrik)
Visa Öppnar bilagan i granskningsprogrammet (tex. Imaging, Quick View)
Lägg till Lägger till en ny bilaga
Editera Öppnar bilagan för redigering Kopiera Gör en kopia av den valda bilagan
Radera Raderar bilagan
Kopiera från Diariet Om det har lagts till bilagor i Diariet efter att ärendet har överförts t.ex. till handläggare, kan dessa bilagor
kopieras från Diariet.
Överf. bilaga till Diar. Kopiera bilaga till Diariet.
OCR Startar teckenigenkänningen.
Upp/Ned Ändrar bilagors ordning i förteckningen.
