Grunderna i Outlook 2010
Outlook 2010 används för e-post och tidsplanering. Den här handledningen är till för Dig som tidigare använt ett annat e-postsystem.
Om Du är van att använda Outlook 2003, kommer Du att upptäcka att programmet helt ändrat utseende. Det här beror på att Office-programmen med tiden fick en
oöverskådlig mängd av undermenyer och dialog- rutor. Microsoft beslöt att göra om programmens utseende helt och hållet för att användarna inte skulle gå vilse, och så introducerades det s k ”ribbon”-gränssnittet.
Namnet kommer av det engelska ordet ”ribbon”, som betyder ”band” – när Du börjar arbeta med programmet, kommer Du att se att menyerna ersatts av flikar och ”band” med kommandon. Tanken är att Du skall hitta det kommando Du behöver i det ”band” som motsvarar den fas Ditt arbete är i.
Det tar ett tag att komma in i det nya sättet att tänka men när man gjort det, upptäcker man att det faktiskt är ett mera logiskt arbetssätt än det gamla.
När Du klickar på de olika flikarna (Du kan också växla mellan dem genom att rulla musens scroll- hjul från eller mot Dig), ser Du att kommandona i ”bandet” nedanför ändras; om Du t ex klickar på Granska-fliken hittar Du bl a språk- och grammatikkontroll. Av utrymmesskäl går vi inte genom varje flik för sig, utan nöjer oss med att demonstrera de grundläggande arbetsmomenten.
När Du först startar Outlook 2010, kommer Du att få fram en bild som ser ut ungefär som nedan.
Skicka e-post
1. Starta Outlook 2010.2. Klicka på ”Nytt e-postmeddelande”. Du kan också trycka Ctrl + N, om Du vill snabba upp arbetet.
2. Det finns flera olika sätt att adressera brevet, beroende på var mottagaren finns.
Om han eller hon arbetar inom kommunens nätverk, är det enklast att använda adressboken. Klicka på Till- knappen i det tomma brevet och välj därefter mottagare i listan som kommer fram genom att dubbelklicka.
Se bilden nedan.
Du kan också skriva mottagarens e-postadress i Till-fältet. Inom Östhammars kommun använder vi formatet fornamn.efternamn@osthammar.se, som är det vanligaste sättet att skriva e-postadresser, i alla fall i
arbetslivet. Tänk på att å, ä, och ö inte kan användas i e-postadresser.
3. Skriv helst en ärendemening i raden Ämne – det underlättar för mottagaren och minskar risken att brevet fastnar i ett skräppostfilter. Flytta därefter markören till textfältet och skriv brevet.
4. Klicka på Skicka-knappen.
Blir Du avbruten innan Du hinner skicka e-postmeddelandet, kan Du bara klicka på knappen som ser ut som en diskett. Då sparas det i mappen Utkast, så att Du kan fortsätta att arbeta med det vid ett senare tillfälle.
Lägg inte in animeringar, färggranna bakgrunder och liknande i meddelandet – eftersom sådana används av skräppostare för att deras utskick skall dra till sig läsarens uppmärksamhet, ökar risken att brevet sorteras bort av ett skräppostfilter och därmed aldrig når mottagaren.
Du kan också ange prioritet för meddelandet (se bilden nedan). Använd möjligheten bara när det verkligen är befogat, eftersom mottagarna slutar reagera om någon ständigt markerar sina ärenden som högprioriterade.
Under fliken Alternativ kan Du också begära läskvitto (bilden nedan). Använd även den funktionen med sparsamhet, det blir snabbt irriterande om man begär läskvitto för rutinärenden.
Att skapa kontaktgrupper
Om Du vill skicka samma brev till många mottagare, t ex en grupp som driver ett projekt, skapar Du en kontaktgrupp.
1. Starta Outlook och välj ”Nytt objekt/Fler objekt/Kontaktgrupp”. Föredrar Du att arbeta med
tangentbordet kan Du i stället trycka Ctrl + Shift + L samtidigt, så kommer Du direkt till dialogrutan ”Ny kontaktgrupp”. Se bilden överst på nästa sida.
2. Klicka därefter på Lägg till medlemmar, välj mottagare ur adressboken eller kontaktlistan och dubbelklicka på namnet. När Du gjort listan klar och klickat OK, kommer Du att bli ombedd att kalla listan något – t ex Projektgrupp – och spara den.
3. På bilden nedan kan Du se hur Din skärm ser ut medan Du skapar Din distributionslista.
Infoga filer
En mycket sympatisk funktion i e-postprogrammet är möjligheten att bifoga dokument i e-post i stället för att skriva ut och skicka dem per brev till mottagaren. Så här går det till:
1. Skriv Ditt nya meddelande och välj därefter Infoga fil, som i bilden nedan.
2. Leta upp filen på det sätt som visas i dialogrutan Infoga fil (bilden överst på nästa sida). Markera sedan filen och klicka Infoga.
Att infoga filer är en funktion som emellertid bör användas med viss försiktighet. Att bifoga vanliga Word- och Excel-filer vållar sällan bekymmer, eftersom de inte är särskilt utrymmeskrävande. Ljud- eller bildfiler är däremot så stora att de inte skall infogas om det inte är nödvändigt – om mottagaren bara skall lyssna eller titta på något på Internet, är det bättre att skicka en länk. Dessutom går det ofta inte att skicka stora filer;
företags e-postservrar har vanligen en begränsning för bilagornas storlek och överskrids den begränsningen, får Du tillbaka brevet med ett felmeddelande
Ta emot och läsa e-post
Klicka på Inkorg-ikonen i mapplistan.
Titelraden visas nu i listan över meddelanden. För att läsa e-postmeddelandet dubbelklickar Du på det. Ett oläst e-postmeddelande symboliseras av en ikon som ser ut som ett förseglat kuvert, ett läst av en som ser ut som ett öppnat kuvert.
Organisera mappar i Outlook
När Du använt Outlook ett tag, kommer Du att upptäcka att Du behöver ha en bättre struktur än att bara ha gamla e-postmeddelanden liggande kvar i Inkorgen. Du kan skapa egna mappar genom att högerklicka i mapplistan, välja ”Ny mapp”, döpa mappen till något lämpligt och klicka OK.
För att flytta e-post från inkorgen till någon annan mapp, kan Du antingen dra meddelandet eller – om Du är ovän med musen – högerklicka på titeln och välj ”Flytta till mapp”. Dubbelklicka på den mapp Du vill lägga meddelandet i och klicka OK.
Säkerhet och juridiska frågor kring e-postanvändning
Det brukar sägas att e-post är lika säkert som att skicka vykort – Internet är ett medium som är mycket lätt att tappa på information. Du kan inte utgå från att det stora antalet användare gör att risken att just Din e-post fångas upp av obehöriga är liten; det är ett dystert faktum att offentliga institutioner ofta utsätts för försök till dataintrång eller tappning av e-post och Du skall därför tänka på vad Du skriver. Saker som inte skall komma till allmän kännedom är det bättre att diskutera direkt med den berörda parten. I H:\ finns kommunens instruktioner för hantering av e-post som innehåller sekretssbelagda uppgifter.
I tjänsten representerar Du kommunen, och Du skall därför inte sköta Din privata korrespondens via kommunens e-post. Du skall inte heller använda e-posten för att bjuda ut saker till försäljning, för att fråga om någon avdelning kan avvara möbler eller något liknande. Sådana brev uppfattas som mycket irriterande och helt ovidkommande. Använd köp- och säljrutan på intranätet i stället.
Tänk på att kommunal e-post kan vara offentlig handling – journalister och allmänhet kan ha rätt att ta del av Din korrespondens. Det här kan också innebära att e-post måste diarieföras – fråga assistenten på Din avdelning eller kommunens arkivarie om Du är osäker.
Eftersom kommunen polisanmäler hot, skall Du inte ta bort eventuella hotbrev.
Övriga funktioner i Outlook 2010
Outlook 2010 har fyra ytterligare moduler: Kalendern, Kontakter, Uppgifter och Anteckningar.
Kalendern
När Du klickar på Kalender-ikonen i genvägsfältet, kommer Du att se en bild som ser ut ungefär som den överst på nästa sida. Du kan välja hur Du vill att kalendern skall visas – dag, arbetsvecka, hel vecka eller månad. Standardinställningen är att Dag-vyn visas.
När Du vill planera in en tid, klickar Du på knappen Ny avtalad tid (bilden överst på nästa sida).
Du letar upp rätt dag och klockslag med bläddringsplarna (bilden överst på nästa sida). Om mötet börjar och slutar på jämna klockslag kan Du lägga in start- och sluttider med bläddringspilarna, eftersom Outlook visar tid i hel- och halvtimmar. Skulle mötet börja exempelvis 13:20 i stället för 13:30 kan Du ändra tiden genom att på vanligt sätt markera den (dra musen medan Du håller ned vänsterknappen), ta bort 13:30 genom att trycka på Delete och så skriva in 13:20.
Avsluta genom att klicka på Spara och stäng.
Om Du skall arrangera ett möte, kan Du förhöra Dig om de tilltänkta deltagarnas möjlighet att närvara genom att klicka på knappen Nytt möte (bilden nedan).
När Du klickar på Till, startas adressboken och Du väljer deltagare genom att dubbelklicka på deras namn, som i exemplet överst på nästa sida.
När Du valt deltagare till mötet, klickar Du OK. Nu skickas automatiskt en förfrågan om möjlighet att delta till mottagarnas e-postadresser och när de antingen tackat ja eller avböjt, kommer svaret till Din inkorg.
Kontakter
Med programmodulen Kontakter, som Du också hittar i genvägsfältet, organiserar Du det ordet säger – Dina kontakter. Det kan vara kollegor, leverantörer eller andra Du behöver komma i förbindelse med. Eftersom det är ganska självklart vad Du skall skriva in i de olika fälten, nöjer vi oss med att visa dialogrutan nedan.
Det tomma vita fältet kan Du använda för egna anteckningar. Klicka på Spara och stäng när Du skrivit in tillämplig information.
En funktion som dock bör nämnas innan vi går vidare, är knappen E-post till kontakten, som visas i bilden nedan. Med den kan Du skicka e-post till vederbörande utan att gå omvägen över e-postmodulen och adressboken.
Uppgifter
Den här delen av programmet kan Du använda för att lägga in påminnelser av olika slag. Du startar den genom att dubbelklicka på ikonen Uppgifter i genvägsfältet. Du kommer inte till dialogrutan direkt, utan Du måste först dubbelklicka på en tom rad när du vill lägga till en ny uppgift. Du kan också få fram dialogrutan genom att klicka på Nya objekt/Kontakt. Du ser de olika alternativen på bilden överst på nästa sida.
När Du gjort det, möts Du av bilden nedan.
Här kan Du, när Du skrivit in ett ämne, ange start- och slutdatum, välja hög, låg eller normal prioritet med bläddringspilarna och även ange status: Inte startat, Arbetar, Slutförd, Väntar på någon annan eller
Uppskjuten. Det tomma vita fältet längst ned kan Du använda för egna kommentarer. När Du fått med allt Du behöver, klickar Du som vanligt på Spara och stäng.
Anteckningar
Den sista komponenten vi skall titta på i Outlook 2010 är Anteckningar. Det är den digitala motsvarigheten till de gula Post It-lapparna man använder för att skriva ner idéer innan de försvinner och påminnelser i stil med ”Köp mjölk”.
Du startar programmet genom att klicka på Anteckningar i genvägsfältet. När det är gjort, måste Du klicka i det tomma vita fältet till höger eller knappen Ny anteckning (se bilden nedan), så öppnas en ny anteckning.
Nu skall Din skärm se ut ungefär som på bilden. Om Du tycker att skrivytan är för liten och att helskärm vore bättre, dubbelklickar Du på strecket som går tvärs över ”lappens” övre del. Sedan är det bara att sätta igång och skriva.
Anteckningar har inga Spara- och Stäng-knappar, utan Du avslutar genom att klicka på krysset i det övre högra hörnet (se bilden ovan).
Ta bort Outlook-objekt
Du kan ta bort gammal e-post, kontakter, uppgifter, anteckningar och möten genom att högerklicka på dem och välja Ta bort från snabbmenyn, alternativt kan Du markera dem med enkelklick och sedan trycka på Delete-tangenten eller genom att använda knappen i verktygsfältet som ser ut som ett kryss.
På bilden nedan visar vi de olika tillvägagångssätten.
När Du sedan vill bli av med dem permanent, går Du till Borttaget-korgen, markerar genom enkel-klickning och avslutar med att trycka på Delete-tangenten. I dialogrutan som följer, varnas Du för att objektet kommer att raderas. Klicka Ja om det är det Du vill, välj annars Nej. Kom ihåg att det som raderats när det hamnat i Borttaget-korgen inte går att få tillbaka.
Du kan också ställa in Outlook så att Borttaget-korgen töms varje gång Du avslutar Outlook.
Ta för vana att ibland gå genom Outlook och radera objekt som inte längre är aktuella. Det här är dels för att minska den mängd tid och band (båda är dyra) som krävs för backuptagningen, och dels för Din egen skull.
Om Du inte rensar ibland, kommer Outlook med tiden att börja gå väldigt långsamt när allt skall laddas in och när lagringsfilen når en storlek på 2 GB – det är inte en osannolik mängd i dag – går det helt enkelt inte att öppna den längre.
